1 RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
1. IDENTITAS PROYEK
Nama Peningkatan manfaat hasil diklat dengan menyelenggarakan forum knowledge sharing dan dokumentasinya melalui pembuatan pedoman kerjanya disertai Sosialisasi dan Ujicoba di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.
Deskripsi KPU belum mempunyai lembaga pendidikan dan pelatihan sendiri, sehingga belum dapat menyelenggarakan sendiri kegiatan diklat Jabatan. Beberapa diklat teknis diselenggarakan oleh KPU. Akan tetapi pada umumnya mengirimkan peserta diklat pada Kementerian/Lembaga lain yang berkompeten.
Bagian Diklat Biro SDM sebagai Bagian yang menyiapkan penyusunan diklat teknis, diklat jabatan pegawai, dan pelaksanaan urusan tata usaha biro perlu melakukan upaya perbaikan untuk mengoptimalkan hasil kegiatan diklat melalui penyusunan pedoman pelaporan, knowledge sharing, dan pendokumentasian hasil diklat di lingkungan Komisi Pemilihan Umum yang meliputi diklat jabatan, diklat teknis, seminar/workshop/study banding baik dalam negeri maupun luar negeri. Pengiriman peserta diklat secara berkala sudah dilaksanakan, tetapi transfer knowledge hasil diklat dari peserta diklat kepada Pejabat/staf lainnya di lingkungan KPU belum tersosialisasikan, serta forum sosialisasi hasil diklat belum terselenggara karena belum adanya Pedoman yang mengatur terkait penyusunan pelaporan, forum Sharing Knowledge dan pendokumentasian hasil Diklat. Selesai mengikuti diklat, peserta sudah langsung menangani kegiatan yang lain sehingga pelaporan hasil diklat tidak tersusun secara comprehensif dan tidak ada waktu untuk berbagi pengalaman hasil diklat tersebut. Hanya peserta diklat tersebut yang mendapatkan pengetahuan terkait substansi diklat dimaksud.
Target customers dalam Proyek Perubahan ini adalah Pejabat/Staf Sekretariat Jenderal KPU, Sekretariat KPU Provinsi, dan Sekretariat KPU Kabupaten/Kota.
Target Jangka Panjang: Masyarakat (dapat mengakses hasil diklat digital via website KPU)
Sponsor Kepala Biro Sumber Daya Manusia Project
Leader
2
Sumber Daya Tim
Kasubbag Diklat Jabatan
Kasubbag Diklat Teknis
Kasubag Tata Usaha
4 (empat) orang staf Subbag Diklat Jabatan
4 (empat) orang staf Subbag Diklat Teknis
2 (dua) orang staf Subbag Tata Usaha
3 (tiga) orang tenaga outsourcing
Tim ini akan dibentuk dengan melibatkan Key Partners, berdasarkan Surat Keputusan Sekretaris Jenderal tentang Tim Proyek Perubahan Penyusunan Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. 2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Project Perubahan ini dilatarbelakangi semangat dari salah satu Misi KPU yaitu membangun SDM yang kompeten sebagai upaya menciptakan penyelenggara Pemilu yang profesional. Bagian Pendidikan dan pelatihan sebagai satu bagian di Biro Sumber Daya Manusia Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, berdasarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, mempunyai tugas menyiapkan penyusunan diklat teknis, diklat jabatan pegawai, dan pelaksanaan urusan tata usaha biro.
Bagian Diklat Biro SDM Setjen KPU belum mempunyai Pusat Pendidikan dan Pelatihan, sehingga belum dapat menyelenggarakan sendiri kegiatan diklat-diklat teknis maupun diklat jabatan. Adapun untuk Diklat Jabatan (Diklatpim Tingkat I, dan Tingkat II) KPU mengirimkan peserta Diklat ke Pusdiklat LAN. Sedangkan pengiriman peserta Diklatpim Tingkat III, IV, dan prajabatan CPNS (golongan II dan III) KPU bekerjasama dengan Kementerian/Lembaga terkait dalam mengirimkan peserta Diklat. Beberapa kegiatan diklat teknis diselenggarakan secara mandiri di luar KPU, ataupun dilakukan pengiriman-pengiriman peserta diklat teknis ke lembaga-lembaga Diklat yang berkompeten.
Dalam upaya pendokumentasian hasil diklat dengan baik, maupun mensosialisasikan hasil diklat dari peserta diklat kepada Pejabat/Staf lainnya, perlu melakukan upaya untuk mengoptimalkan hasil kegiatan diklat yang meliputi diklat jabatan, diklat teknis, seminar/workshop/study banding baik dalam negeri maupun luar negeri.
Pada Diklat Jabatan dengan metode baru berdasarkan Peraturan Kepala (Perka) LAN Nomor 10 Tahun 2013 Tanggal 14 Agustus 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat I, Perka LAN Nomor 11 Tahun 2013 Tanggal 14 Agustus 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat II, Perka LAN Nomor 12 Tahun 2013 Tanggal 24 September 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat III, dan Perka LAN Nomor 13 Tahun 2013 Tanggal 24 September 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV, pada Tahun 2015 dan 2016 KPU telah mengirimkan Pejabat Eselon II, Eselon III, Eselon IV, Prajabatan ke Kementerian/Lembaga dengan jumlah sebagai berikut:
3
NO TAHUN JENIS DIKLAT JUMLAH PESERTA
1 2015 Diklatpim Tk. I -
Diklatpim Tk. II 2 orang
Diklatpim Tk. III 6 orang
Diklatpim Tk. IV 12 orang
Prajabatan Golongan II 14 orang
Prajabatan Golongan III 17 orang
2 2016 Diklatpim Tk. I 1 orang
Diklatpim Tk. II 4 orang
Diklatpim Tk. III 5 orang
Diklatpim Tk. IV 12 orang
Prajabatan Golongan II 11 orang
Prajabatan Golongan III 13 orang
Adapun Nama Peserta Diklat, Instansi Penyelenggara Kementerian/Lembaga, waktu penyelenggaraan, serta Judul Proyek Perubahan dilampirkan dalam Proyek Perubahan ini. Pada Tahun 2016 Bagian Diklat Setjen KPU telah mengirimkan 25 orang Pejabat/Staf Setjen KPU pada 11 Jenis Diklat Teknis ke Lembaga-lembaga penyelenggara diklat maupun kegiatan yang diselenggarakan oleh Kementerian/Lembaga, sebagai berikut: a) Diklat Sistem Akuntansi Pemerintahan Berbasis Akrual;
b) Diklat Sertifikasi Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah; c) Diklat Masa Persiapan Pensiun;
d) Local Training for IT Capacity Building for Central and Local Government; e) Pelatihan Certified Recruitment & Selection Professional (CRSP);
f) Pelatihan Effective Leadership; g) Pelatihan Maintenance Management; h) Pelatihan Analisa Kebutuhan Diklat;
i) Local Training for IT Capacity Building for Central and Local Government; j) Diklat Sertifikasi Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah;
k) Seminar Course on Information Officers and Journalists for ASEAN Countries di Tiongkok.
Adapun Nama Peserta, waktu pelaksanaan Diklat, serta Lembaga Penyelenggara Diklat dilampirkan dalam Rancangan Proyek Perubahan ini.
4
Kondisi Bagian Diklat dapat digambarkan dengan analisa fishbone sebagai berikut:
Kondisi terkini pada Bagian Diklat adalah
a) Pengiriman peserta diklat secara berkala sudah dilaksanakan, tetapi transfer knowledge hasil diklat dari peserta diklat kepada Pejabat/staf lainnya di lingkungan KPU belum tersosialisasikan dan forum sosialisasi hasil diklat belum terfasilitasi secara maksimal, jadi hanya peserta diklat tersebut yang mendapatkan pengetahuan terkait substansi diklat dimaksud;
b) Belum adanya pengaturan terkait forum Sharing Knowledge dan pendokumentasian, dan pemanfaatan hasil Diklat;
c) Laporan Diklat yang disampaikan oleh peserta diklat belum disampaikan secara comprehensif, dan belum terdokumentasikan secara maksimal, baik hardcopy maupun secara digital online;
d) Tempat penyimpanan hasil diklat tidak memenuhi syarat;
e) Keterbatasan kualitas dan kuantitas alat scan untuk digitalisasi dokumen hasil diklat; f) Rendahnya kesadaran peserta dalam penyampaian laporan;
g) Keterbatasan jumlah sumber daya manusia yang menangani hasil diklat;
h) Hasil diklat belum ada dampak yang significan dalam meningkakan kompetensi Pejabat/Staf KPU lainnya. Dengan adanya knowledge sharing dari peserta diklat, diharapkan dapat menshare dan menerapkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap tersebut pada unit kerja masing-masing untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
5
Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Bagian Diklat Biro SDM sebagai Bagian yang menyiapkan penyusunan diklat teknis, diklat jabatan pegawai, dan pelaksanaan urusan tata usaha biro perlu melakukan upaya perbaikan untuk mengoptimalkan output kegiatan diklat melalui upaya Penyusunan Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, yang meliputi Diklat Jabatan, Diklat Teknis, Seminar/workshop/study banding baik dalam Negeri maupun Luar Negeri sehingga Peserta Diklat dapat mentranfer Pengetahuan kepada pejabat/staf lainnya, dan para pegawai dapat menerapkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap tersebut pada unit kerja masing-masing dalam rangka meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja. Serta Laporan Diklat dapat terdokumentasikan dan terbagi dengan baik secara hard copy maupun digital online.
3. TUJUAN
Tujuan yang akan dicapai dengan adanya proyek perubahan ini yaitu : a. Jangka Pendek :
Tersusunnya Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat disertai Sosialisasi dan Ujicoba di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.
b. Jangka Menengah :
Terselenggaranya Knowledge Sharing Forum hasil Pendidikan dan Pelatihan secara reguler di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.
c. Jangka Panjang :
Pendokumentasian hasil diklat secara electronic dan digital online pada website di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.
4. MANFAAT
Peningkatan manfaat hasil diklat dengan menyelenggarakan knowledge sharing forum dan dokumentasinya melalui pembuatan pedoman kerjanya disertai Sosialisasi dan Ujicoba di lingkungan Komisi Pemilihan Umum ini menjadi sangat strategis untuk direalisasikan karena diharapkan dapat memberikan manfaat berupa:
1. Tertib penyampaian laporan hasil diklat;
2. Terdokumentasinya hasil diklat baik hardcopy maupun digital online;
3. Menambah kompetensi Pejabat/Staf KPU lainnya dengan adanya knowledge sharing dari peserta diklat, dan menerapkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap tersebut pada unit kerja masing-masing untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja;
4. Sarana peningkatan kemampuan pejabat/staf dalam pemaparan dan public speaking; 5. Memudahkan Pejabat/staf KPU dan stakeholders lainnya dalam mengakses informasi
6 5. RUANG LINGKUP
Lingkup proyek yang akan dilaksanakan meliputi : a. Penyusunan SK Tim Perumus Pedoman b. Penyusunan Draft Pedoman
c. Rapat-rapat pembahasan draft Pedoman
d. Kegiatan ke daerah dalam mencari masukan terhadap draft pedoman e. Legal drafting dan pengajuan penandatanganan Pedoman
f. Sosialisasi kepada Biro-biro dan Inspektorat
g. Pengiriman Surat Edaran dan Sosialisasi kepada KPU Provinsi h. Ujicoba Pedoman berupa kegiatan knowledge sharing Forum i. Evaluasi Pedoman
6. OUTPUT KUNCI (VALUE PROVIDED)
Nama Deskripsi
Output yang rancangan Proyek Perubahan ini adalah: a. Tersedianya Pedoman Pelaporan, Knowledge
Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat;
b. Tersosialisasinya Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat di KPU RI dan beberapa KPU Provinsi;
c. Terselenggaranya Kegiatan Uji coba Knowledge Sharing Forum Hasil Diklat.
Untuk memudahkan tim perubahan fokus pada pencapaian, nilai perubahan yang ditawarkan dalam proyek perubahan ini adalah:
a. Ketertiban b. Kemudahan c. Kecepatan
a. Ketertiban dalam penyam-paian laporan hasil diklat;
b. Kemudahan dalam
mendapatkan pengetahuan dan pengalaman hasil diklat, dalam rangka meningkatkan kompetensi para pegawai lainnya dan menerapkan pengetahuan, ketrampilan, sikap tersebut pada unit kerja masing-masing guna peningkatan produktivitas dan kualitas kerja;
c. Kemudahan dalam
peningkatan kemampuan pemaparan dan public speaking;
d. Kecepatan dalam mengakses hasil diklat.
7 7. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap Utama Waktu
Tahapan Jangka Pendek
1) Penyusunan SK Tim Perumus Pedoman a. Penyusunan SK Tim perumus Pedoman
b. Pengajuan SK Tim Perumus kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM
c. Setelah ditandatangan penomeran SK
Pendistribusian SK Tim Perumus kepada Anggota Tim
Minggu ke-4 bulan Juni
2) Penyusunan Draft Pedoman
a. Pembagian Tugas kepada Anggota Tim untuk pengumpulan bahan/materi/referensi
b. Pengumpulan Bahan/Materi/Referensi untuk Penyusunan Draft Pedoman
c. Koordinasi dan konsultasi dengan pihak-pihak terkait
d. Penyusunan Draft Pedoman
Minggu ke-4 bulan Juni s.d Minggu ke-3 bulan Juli
3) Rapat-rapat pembahasan draft Pedoman
a. Pengajuan usulan rapat pembahasan Pedoman kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM b. Penyajian draft Pedoman
c. Pembahasan draft Pedoman
d. Perbaikan draft Pedoman hasil pembahasan pertama
e. Pengajuan usulan rapat pembahasan Pedoman revisi 1 kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM
f. Penyajian draft pedoman revisi 1 g. Pembahasan draft pedoman revisi 1
h. Perbaikan draft Pedoman hasil pembahasan revisi 1
i. Pengajuan usulan rapat finalisasi Pedoman kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM j. Penyajian draft pedoman revisi 2
k. Pembahasan draft pedoman revisi 2 l. Finalisasi draft pedoman
Minggu ke-3 bulan Juli
4) Kegiatan ke daerah (Jawa Barat) dalam mencari masukan terhadap draft pedoman. Kriteria Daerah: Jumlah Pegawai terbanyak ke-3 diseluruh Indonesia setelah Jatim dan Jateng, jarak tidak terlalu jauh dengan Jakarta sehingga tidak mengeluarkan biaya terlalu besar.
a. Pembuatan Surat Tugas ke Daerah b. Koordinasi ke daerah
8
c. Perjalanan dinas ke daerah mencari masukan untuk draft pedoman
d. Perbaikan draft pedoman berdasarkan masukan yang diperoleh.
5) Legal drafting dan pengajuan penandatanganan Pedoman
a. Pengajuan draft pedoman kepada Kepala Biro Hukum melalui Kepala Biro SDM untuk mendapatkan legal drafting
b. Penyesuaian draft pedoman setelah perbaikan legal drafting
c. Pengajuan penandatanganan draft pedoman kepada Bapak Sekjen melalui Kepala Biro SDM
Minggu ke-1 bulan Agustus
6) Sosialisasi Pedoman kepada Biro-biro dan Inspektorat a. Penggandaan pedoman yang sudah ditandatangan
untuk Biro-biro dan Inspektorat;
b. Pembuatan Surat Undangan Sosialisasi Pedoman c. Pendistribusian pedoman kepada Biro-biro dan
inspektorat;
d. Sosialisasi pedoman kepada Biro-biro dan inspektorat.
Minggu ke-2 bulan Agustus
7) Pengiriman surat Edaran tentang Pedoman dan Sosialisasi Pedoman kepada Sekretariat KPU Provinsi
a. Penggandaan pedoman yang sudah ditanda tangan untuk Sekretariat KPU Provinsi
b. Pengajuan surat edaran pengantar Pedoman untuk Sekretariat KPU Provinsi kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM
c. Pengiriman Surat Edaran tentang Pedoman yang sudah ditanda tangan kepada Sekretariat KPU Provinsi
d. Sosialisasi pedoman kepada Sekretariat KPU Provinsi.
Minggu ke-2 bulan Agustus
8) Ujicoba Pedoman berupa kegiatan knowledge sharing Forum
a. Pengajuan usulan kegiatan knowledge sharing forum untuk ujicoba pedoman
b. Koordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk pelaksanaan kegiatan knowledge sharing forum c. Pelaksanaan kegiatan knowledge sharing forum
9
9) Evaluasi Pedoman
a. Pengajuan usulan kegiatan evaluasi pedoman kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM b. Rapat pembahasan evaluasi seluruh rangkaian
kegiatan penyusunan pedoman mulai dari penyusunan SK Tim sampai dengan ujicoba pedoman
c. Penyampaian laporan evaluasi pedoman kepada Sekjen KPU melalui Kepala Biro SDM
Minggu ke-4 bulan Agustus
Tahapan Jangka Menengah
a. Pembentukan Tim Pokja Knowledge sharing dan Dokumentasi hasil Diklat
Minggu ke-1 bulan Januari 2017
b. Rapat-rapat Tim Pokja Reguler setiap minggu ke-3
sebulan sekali c. Sosialisasi Pedoman kepada Sekretariat KPU
Provinsi
Minggu ke-3 bulan Februari 2017
d. Update data peserta dan diklat teknis, diklat jabatan, seminar, short course, workshop, study banding yang pernah diikuti
Minggu ke-2 bulan Maret 2017
e. Penyusunan Jadwal Knowledge Sharing Minggu ke-3 bulan Maret 2017 f. Pemberitahuan kepada peserta terkait jadwal
Knowledge Sharing
Minggu ke-4 bulan Maret 2017 g. Pengumpulan materi dan laporan dari peserta
Knowledge Sharing
Minggu ke-1 bulan April 2017 h. Penyelenggaraan kegiatan Knowledge Sharing
secara regular
Sebulan 2 kali, di minggu kedua dan keempat
i. Evaluasi Kegiatan Knowledge Sharing Minggu ke-1 bulan Desember 2017
Tahapan Jangka Panjang
a. Pembentukan Tim Pokja Knowledge Sharing dan Pendokumentasian hasil diklat secara electronic dan digital online pada website di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.
Minggu ke-1 bulan Januari 2018
b. Rapat-rapat Tim Pokja Reguler setiap minggu ke-3
sebulan sekali
c. Sosialisasi Pedoman ke KPU Provinsi Minggu ke-3 bulan Januari 2018 d. Update data nama peserta dan nama diklat teknis,
diklat jabatan, seminar, workshop, study banding yang pernah diikuti
Minggu ke-4 bulan Januari 2018
e. Update Penyusunan Jadwal Knowledge Sharing Tahun 2017
Minggu ke-1 bulan Februari 2018
f. Pemberitahuan kepada peserta terkait jadwal Knowledge Sharing Tahun 2017
Minggu ke-2 bulan Februari 2018
10
Knowledge Sharing Tahun 2017 secara reguler 2018
h. Penyelenggaraan kegiatan Knowledge Sharing secara regular
Sebulan 2 kali, di minggu ke-2 dan ke-4
i. Digitalisasi document hasil diklat secara reguler Minggu ke-1 bulan Maret 2018 dan reguler pada minggu ke-1 setiap bulan
j. Digitalisasi online dokument hasil diklat secara reguler
Minggu ke-1 bulan April 2018 dan reguler pada ke-1 setiap bulan
k. Evaluasi kegiatan pendokumentasian dan digitalisasi online hasil diklat
Minggu ke-4 di Bulan April, Juli, Oktober, Desember 2018
Adapun Tahapan Jadwal (milestone) secara rinci dilampirkan dalam lampiran Proyek Perubahan berikut ini.
12 Jabatan dalam
Organisasi Proyek Perubahan
Peran yang Dilaksanakan
Atasan Mentor/Sponsor Sekretaris Jenderal memberikan arahan, dukungan dan masukan kepada project leader dalam pelaksanaan proyek perubahan. Mentor Mentor yang dijabat oleh Kepala Biro Sumber Daya Manusia
adalah atasan langsung dari project leader yang memberikan konsultasi dan persetujuan terhadap rancangan proyek perubahan yang akan dilaksanakan
Mengarahkan project leader agar setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan rencana yang ditetapkan;
Membantu Project Leader memobilisasi dukungan.
Coach Mengevaluasi rancangan proyek perubahan yang diajukan oleh project leader;
Mengevalusasi kemajuan setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan;
Memberikan masukan dan solusi kepada project leader terhadap hal-hal yang menjadi kendala pada setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan.
Project Leader Melaksanakan dan mengendalikan proyek perubahan bersama Anggota Tim (key resource) sesuai dengan rancangan yang telah disepakati bersama dengan mentor dan coach
Mengkomunikasikan dan meminta dukungan pelaksanaan proyek perubahan kepada pengarah, customers, key partner
Mendokumentasikan dan mengevaluasi keseluruhan langkah yang dilaksanakan dalam proyek perubahan
Key Partners a. Para Kepala Biro (Karo) dan Inspektur diharapkan dapat
memberikan dukungan dengan:
Memberikan masukan terhadap Draft Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian Hasil Diklat disertai Sosialisasi dan Ujicoba di lingkungan Komisi Pemilihan Umum;
Mensosialisasikan Pedoman kepada Pejabat/Staf yang berada di lingkungan Bironya;
Memberikan dukungan dalam memberikan ijin bagi Pejabat/staf yang telah mengikuti diklat untuk melakukan knowledge sharing;
Memberikan dukungan dalam memberikan ijin bagi Pejabat/staf untuk mengikuti knowledge sharing.
b. Karo Perencanaan dan Data melalui Kabag Antar Lembaga/ Kasubag Antar Lembaga, memberikan dukungan
13
memberikan data nama peserta dan nama seminar, short course, workshop, study banding luar negeri yang pernah diikuti.
c. Karo Perencanaan dan Data melalui Kabag Data dan Informasi/ Kasubag Pengembangan Jaringan Komunikasi Data, memberikan dukungan memberikan akses jaringan untuk hasil diklat digital melalui jaringan internet.
d. Karo Hukum melalui Kabag Perundang-undangan/Kasubag Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU, memberikan masukan terhadap legal drafting Surat Keputusan (SK) Sekretaris Jenderal (Sekjen KPU) tentang Tim Penyusunan Pedoman, serta Draft Pedoman Pelaporan, Knowledge Sharing, dan Pendokumentasian disertai Sosialisasi dan Ujicoba Hasil Diklat di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. e. Karo Umum melalui Kabag Persidangan dan
Protokol/Kasubag Perpustakaan dan Media Centre, memberikan dukungan terhadap pengumpulan dan penataan hasil diklat untuk menarik minat Pejabat/Staf KPU untuk membacanya.
f. Karo Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat (Hupmas) melalui Kabag Sosialisasi dan Publikasi Informasi Pemilu/Kasubbag Pemberitaan dan Penerbitan Informasi Pemilu diminta dukungannya untuk menerbitkan informasi laporan hasil diklat di website KPU.
g. Sekretaris KPU Provinsi melalui Kabag Program, Data, dan Organisasi Sumber Daya Manusia, memberikan dukungan dalam hal:
Mensosialisasikan Pedoman kepada Pejabat/Staf yang berada di lingkungan Provinsi dan Kabupaten/Kota;
Memberikan dukungan dalam memberikan ijin bagi Pejabat/staf KPU Provinsi yang telah mengikuti diklat untuk melakukan knowledge sharing;
Memberikan dukungan dalam memberikan ijin bagi Pejabat/staf KPU Provinsi untuk mengikuti knowledge sharing.
h. Sekretaris KPU Kabupaten/Kota memberikan dukungan dalam hal:
Mensosialisasikan Pedoman kepada Pejabat/Staf yang berada di KPU Kab/Kota;
14
Pejabat/staf KPU Kab/Kota yang telah mengikuti diklat untuk melakukan knowledge sharing;
Memberikan dukungan dalam memberikan ijin bagi Pejabat/staf KPU Kab/Kota untuk mengikuti knowledge sharing.
9. ANGGARAN
Biaya Kegiatan Rancangan Proyek Perubahan ini dibebankan pada DIPA KPU Tahun 2016 yang meliputi :
No. Kegiatan Biaya (Rp)
1 Penyusunan SK Tim Perumus Pedoman -
2 Penyusunan Draft Pedoman -
3 Rapat-rapat Pembahasan draft Pedoman 35.613.000,-
4 Kegiatan ke daerah dalam mencari masukan terhadap draft pedoman
8.910.000,-
5 Legal drafting dan pengajuan penandatanganan Pedoman -
6 Sosialisasi Pedoman kepada Biro-biro dan Inspektorat 21.728.000,- 7 Pengiriman surat Edaran Pedoman dan Sosialisasi Pedoman
kepada KPU Provinsi
8.910.000,- 8 Ujicoba Pedoman berupa kegiatan knowledge sharing Forum 12.003.000,-
9 Evaluasi Pedoman 12.003.000,-
TOTAL 99.167.000,-
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
15
a. Promoters (Kuadran I)
Merupakan Stakeholders yang mempunyai minat/kepentingan dan punya pengaruh yang besar terhadap suksesnya Proyek Perubahan. Pejabat yang ada pada kuadran ini adalah Sekretaris Jenderal KPU, di Tingkat Eselon II adalah: Kepala Biro Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai Mentor, Kepala Biro Perencanaan dan Data, Kepala Biro Hukum, Kepala Biro Umum, dan Kepala Biro Teknis dan Hupmas. Di Tingkat Eselon III adalah: Kepala Bagian (Kabag) Kerjasama Antar Lembaga, Kabag Data dan Informasi, Kabag Publikasi dan Sosialisasi Informasi Pemilu, Kabag Perundang-undangan, Kabag Perencanaan dan Pengadaan Biro SDM, serta Kabag Tata Laksana, Kabag Persidangan dan Protokol. Di Tingkat Eselon IV adalah: Kasubag Kerjasama Antar Lembaga, Kasubag Jaringan, Kasubag Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU, Kasubag Pemberitaan dan Penerbitan Informasi Pemilu, Kasubag Pengolahan Data dan Informasi SDM. Strategi yang digunakan untuk mengoptimalkan potensi dukungan adalah dengan melaporkan rencana pelaksanaan Proyek Perubahan tersebut, melaporkan secara berkala perkembangan tahapannya. Meminta arahan dan petunjuk Bapak Sekjen KPU sebagai atasan dari Mentor dan Kepala Biro Sumber Daya Manusia sebagai Mentor, serta mempresentasikan dengan cara yang menarik dan bersemangat, serta meminta masukan dari Bapak dan Ibu kepada Biro guna mendapatkan dukungan dari pimpinan dan terlaksananya proyek perubahan dengan baik.
b. Defenders (Kuadran II)
Merupakan Stakeholders yang mempunyai minat/kepentingan yang tinggi, tetapi mempunyai pengaruh yang rendah. Pejabat/Staf yang ada pada kuadran ini adalah: Staf Subbag Diklat Teknis, Staf Subbag Diklat Jabatan, dan Staf Subbag TU Biro pada Bagian Diklat, Kasubag Evaluasi dan Pelaporan, serta Kasubag Pengembangan Karir. Strategi yang digunakan untuk mengoptimalkan potensi dukungan adalah dengan memperlakukan pemangku kepentingan pada kuadran II dengan respek, memberikan informasi apapun terkait proyek perubahan, melibatkan, menjaga semangat melalui strategi komunikasi terbuka, komunikasi terstruktur dan komunikasi bersemangat sehingga koordinasi dapat tercipta yang pada akhirnya bisa sangat membantu dalam pelaksanaan proyek perubahan.
c. Apathetic (Kuadran III)
Merupakan Stakeholders yang mempunyai minat/kepentingan yang rendah dan tidak mempunyai pengaruh yang tinggi terhadap Proyek Perubahan. Pegawai yang ada pada Kuadran adalah Pejabat Fungsional yaitu auditor dan tenaga medis. Strategi yang digunakan untuk mengantisipasi potensi penghambat adalah dengan tetap diberikan perhatian dan informasi terkait proyek perubahan, akan tetapi jangan terlalu berlebihan karena akan mengakibatkan kebosanan.
16
d. Latens (Kuadran IV)
Merupakan Stakeholders yang mempunyai pengaruh yang besar, tetapi tidak terlalu mempunyai minat/kepentingan. Pejabat yang ada pada Kuadran ini adalah: Inspektur, Karo Keuangan, Karo Logistik, Sekretaris KPU Provinsi, Sekretaris KPU Kab/Kota, Kabag Mutasi dan Disiplin. Strategi yang digunakan untuk mengantisipasi potensi penghambat adalah dengan tetap mengundang para pejabat tersebut untuk menghadiri rapat-rapat terkait pelaksanaan Proyek Perubahan, dan menginformasikan perkembangan tahapan kegiatan.
11. KRITERIA KEBERHASILAN
Dalam waktu 60 hari, output sekaligus proyek ini direncanakan mampu menghasilkan keberhasilan perubahan antara lain sebagai berikut:
a. Peningkatan ketertiban dalam penyampaian pelaporan hasil diklat. Karena dalam kurun waktu seminggu setelah pelaksanaan diklat, peserta sudah harus menyerahkan laporan diklat dalam bentuk hard copy sebanyak 2 (dua) eks, soft copy, dan power point presentasi.
b. Peningkatan pendokumentasian hasil diklat baik hardcopy maupun digital online. Hasil Diklat dapat terdokumentasi pada Bagian Diklat 1 eks, pada Biro Umum (Perpustakaan dan Media Centre) sebanyak 1 (satu) eks untuk dapat diakses oleh Pejabat/Staf di lingkungan KPU.
c. Peningkatan kompetensi Pejabat/Staf KPU lainnya dengan adanya knowledge sharing dari peserta diklat, dan menerapkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap tersebut pada unit kerja masing-masing dalam rangka meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja. d. Peningkatan kemampuan pejabat/staf KPU dalam pemaparan dan public speaking. e. Peningkatan kemudahan mengakses informasi hasil diklat bagi pejabat/Staf KPU
lainnya.
12. Persetujuan
DISETUJUI Sponsor/Mentor
Project :
Lucky Firnandy Majanto
(Kepala Biro Sumber Daya Manusia)
