RANCANGAN PROJECT CHARTER
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PEMERINTAH KOTA DENPASAR DESA SANUR KAJA,,KECAMATAN DENPASAR SELATAN
MELAKSANAKAN PEMBINAAN DAN FASILITASI MASYARAKAT MELALUI SEKOLAH DALAM PENDAYAGUNAAN TEHNOLOGI TEPAT GUNA Dalam Rangka Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan sebagai Peserta
Diklat PIM IV Kota Denpasar
1.0 IDENTIFIKASI PROYEK
Nama Melaksanakan Pembinaan dan Fasilitasi Masyarakat melalui Sekolah dalam Pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna
Deskripsi a. Membantu Masyarakat Melalui Sekolah memecahkan permasalahan dibidang Tehnologi Tepat sesuai dengan kebutuhanan.
b. Meningkatkan kemampuan ,pengetahuan ,ketrampilan sekolah yang maju dan mandiri
c. Melipatgandakan pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna oleh Masyarakat melalui sekolah
Sponsor/ Mentor I Kade Reja,SH. SelakuKabid. Pengembangan Desa/kelurahan dan pemberdayaan Wawaasan perkotaan
Penanggung jawab/ pengarah Proyek (Project
Leader)
CokI Istri Juliawati,S.Sos selaku Kepala Sub Bidang Sumber Daya Alam dan pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Denpasar
Ketua Tim/ Anggota Tim Proyek
1.
2.
Tim I ( Persiapan kegiatan Melaksanan Pembinaan dan Fasilitasi Masyarakat melalui Sekolah dalam Pendayagunaan Tehnilogi Tepat Guna sebagai Ketua Tim adalah Kepala Bidang Pengembangan
Desa/Kelurahan I Made Reja SH, dengan anggota tim unsur dinas yang terkait dan staf pada bidang Pengembangan
Desa/Kelurahan
Tim II Melakasanakan Pembinaaan dan Fasilitasi Masyarakat melalui sekolah dalam Pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna sebagai ketua Tim II unsur Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga dengan
pelaksanaan Tupoksi para aparatur bertanggung jawab dalam pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat melalui sekolah
2.0 LATAR BELAKANG (Burning Platform)
Desa/Kelurahannmaupun kecamatan
Berdasarkann Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2010 tentang Pemberdayaan Masyarakat melalui Pengelolaan Tehnologi Tepat Guna adalah upaya pengembangan Masyarakat melalui penciptaan kondisi yang memungkinkan masyarakat melalui penciptaan kondisi yang memungkinkan masyarakat mampu membangun diri dan lingkungannya secara mandiri melalui pemberian sumber daya , kesempatan dan pengambilan keputusan serta peningkatan pengetahuan dan aketrampilan masyarakat sesuaia dengan kebutuhan masyarakat dapat menjawab permasalahan masyarakat tidak merusak lingkungan dapat dipelihara oleh masyarakat secara mudah serta mengasiilkan nilai tambah dari ekonomi dan aspek lingkungan
Untuk mewujudkan visi dan misi diperlukan adanya Peningkatan Pengembangan Ekonomi Kerakyatan serta pemenfaatn sumber daya alam dan pemberdayaan masyarakat dan pemerintahan Desa dengan visi terwujudnya prakarsa dan kreativitas masyarakat dalam pembangunan kota Denpasar yang berwawasan budaya dengan keharmonisan dalam keseimbangan dan aberkelanjutan
.
3. 0
PROYEK OBJECTIVES ( PURPOSE ) / TUJUAN
a. Pelaksanaan tupoksi Aparatur Pemerintahan Desa yang optimal b. Sarana, prasarana dan anggaran pendukung pelaksanaan
pelayanan,dapat digunakan secara optimal
c. Tersedianya rancangan SOP dalam melaksanakan Pembinaan
4. 0
MANFAAT
melalui kondisi yang memungkinkan masyarakat mampu membangun diri dan lingkungannya secara mandiri melalui pemberian sumber daya , kesempatan dalam pengambilan keputusan,serta peningkatan pengetahuan dan ketrampilan .melalui tehnologi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat dapat menjawab permaslahan,tidak merusak lingkungan dapat dipelihara oleh masyarakat secara mudah serta mengasilkan nilai tambah dari aspek ekonomi dan Lingkungan seperti pengolahan sampah organik dan non organik dan atau potensi lainnya
5. 0
RUANG LINGKUPmelalui
Ruang lingkup yang menjadi area perubahan adalah yaitu pada Pembinaan dan Fasilitasai Masyarakat melalui sekolahdalam Pendayagunanan Tehnologi Tepat Guna pada Badan Pemeberdayaan Madsyarakat dan Pemerintahan Desa masalah yaitu Rendahnya Pemafaman masyarakat tentang Tehnologi Tepat Guna.
6.0 OUTPUT KUNCI
Nama Deskripsi
Koordinasi dengan mentor dan pihak-pihak yang terkait
Tercapainya kesepakatan dengan mentor dan pihak-pihak terkait pelayanan adminduk ( staf pelayanan, para kepala lingkungan, dan babinkamtibmas)
Diagnostic Reading pengumpulan informasi
Data dan informasi terkait area perubahan.
Dapat Menentukan faktor-faktor penghambat dan pendukung yang akan dijadikan proyek perubahan
Penyusunan proposal
proyek perubahan
Tersusunnya proposal proyek perubahan Tersusunnya Kesepakatan area
perubahan
Diklat Pim IV
STeke Folder : Proyek Perubahansudah selesai dalam waktu 2 bulan
8.0 TATA KELOLA PROYEK
STUKTUR DESKRIPSI
Sponsor proyek (Lurah Lelateng ) Memberikan persetujuan,
dukungan dan arahan pada seluruh pelaksanaan program Membantu menyelesaikan
hambatan / permasalahan
Project Leader (Kasubid Sumber Daya Alam dan Pengembangan Sumber Daya Manusia )
Menunjuk ketua tim
Mendorong pencapaian kinerja Memantau dan menindaklanjuti
kemajuan Kegiatan
Membantu penyelesaian hambatan / permasalahan Pengarah Internal (Coach)
Mendukung project leader PROJECT
LEADER
TIM 1 (Kabid)
MASYARAKAT/Sekolah TIM 2 (Dikpora )
KALING) SPONSOR
dalam mencapai tujuan Memberikan metodologi /
dukungan proses kepada tim dan pimpinan
Membantu proses pelaksanaan program
Memfasilitasi pertemuan dan memonitor informasi serta hasil yang diharapkan
Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa proyek
9.0 ESTIMASI BIAYA
TOTAL DESKRIPSI
Rp.
1.000.0000,-(rincian biaya terlampir )
Biaya penyusunan, penyebaran Surat Keputusan dan Surat dalam rangka Pembinaaan kepada unsure terkait dan Para Camat dan Desa Lurah serta sekolah yang ditujuk dalam Pembinaan Tehnologi Tepat Guna
10.0 POTENSI MASALAH UTAMA
No DESKRIPSI
1. Kualitas dan kuantitas SDM belum memadai
2. Sarana dan Prasarana masih kurang/terbatas
3.
4.
Anggaran yang tersedia sangat terbatas
Pengelolaan usaha ekonomi Desamasih kurang profesional
11.0 RESIKO
1. Penggunaan Tehnologi di tengah-tengah masyrakat dapat mengikibatkan perubahan terhadap lingkungan ( polusi ) kebisingan.
2. Pemahaman Masyarakat terhadap Aplikasi Tehnologi Tepat Guna
masih rendah
12.0 KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK ( TERUKUR )
No DESKRIPSI
1. Tersedianya SOP
2. Meningkatnya Minat Masayarakat dalam TTG
13.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
No DESKRIPSI
1. Adanya UU No 20 Tahun 2010
2. Adanya Pemberdayaan Masyarakat melalui TTG
14.0 DISETUJUI
Tanggal :
Sponsor Proyek
Kasubid Sumber Daya Alam dan Pengembangan Sumber Daya Manusia ,
RANCANGAN PROJECT CHARTER
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PEMERINTAH KOTA DENPASAR ,KELURAHAN KELURAHANSANUR KAJA ,KECAMATAN DENPASAR SELATAN
KABUPATEN JEMBRANA
MELAKSANAKAN PEMBINAAN DAN FASILITASI SEKOLAH DALAM PENDAYAGUNAAN TEHNOLOGI TEPAT GUNA
Dalam Rangka Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan sebagai Peserta Diklat PIM IV Kota Denpasar
1.0 IDENTIFIKASI PROYEK
Nama Melaksanakan Pembinaan dan Fasilitasi Sekolah dalam Pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna
Deskripsi a. Penumbuh Kembangkan , Belum optimalnya pelaksanaan tupoksi Aparatur Kelurahan.
b. Terbatasnya sarana, prasarana dan anggaran pendukung pelaksanaan pelayanan.
c. Belum adanya prosedur tetap dalam melaksanakan pelayanan.
Sponsor/ Mentor I Kade Suardana, SH. Selaku Lurah Lelateng
Penanggung jawab/ pengarah Proyek (Project Leader)
A.A. Ayu Rah Ayu Dari Savitri, S.Sos selaku Kepala Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Umum pada Pemerintah Kelurahan Lelateng
Ketua Tim/ Anggota Tim Proyek
1.
2.
Tim I ( Persiapan kegiatan Peningkatan Mutu Pelayanan Administrasi Kependudukan)
Sebagai Ketua Tim I adalah Sekretaris Lurah, I Made sebagai Ketua Tim II adalah Kepala Lingkungan Terusan dengan anggota tim Kepala Lingkungan Lainnya dan staf pelayanan 1 orang
Sekretaris Lurah sebagai ketua tim I memiliki tugas menyusun, dan mengontrol
pelaksanaan Tupoksi para aparatur kelurahan
Kepala Lingkungan Terusan dan seluruh anggota tim bertanggung jawab dalam pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat
2.0 LATAR BELAKANG (Burning Platform)
Suatu birokrasi pemerintah memiliki tugas dan fungsi sebagai pelayanan publik ( masyarakat ). Menurut Peter M Blau (2000.4), birokrasi adalah tipe organisasi yang dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas publik dalam skala besar dengan cara mengkoordinasi pekerjaan banyak orang secara sistematis.
Undang-Undang No 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.menyebutkan bahwa Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan 10administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Berdasarkan Undang-Undang Pelayanan Publik Ruang lingkup pelayanan 10publik meliputi pelayanan barang 10publik dan jasa 10publik serta pelayanan 10administratif yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Dalam ruang lingkup tersebut, termasuk pendidikan, pengajaran, pekerjaan dan usaha, tempat tinggal, komunikasi dan informasi, lingkungan hidup, kesehatan, jaminan 10publik, 10publik, perbankan, perhubungan, sumber daya alam, pariwisata, dan 10publik strategis lainnya. (Pasal 5 UU No 25 Tahun 2009).
Visi dan misi juga diperlukan dalam suatu birokrasi karena visi dan misi tersebutlah yang akan dijadikan motor penggerak birokrasi. Dalam rencana peningkatan mutu pelayanan administrasi kependudukan, Pemerintah Kabupaten Jembrana memiliki misi yaitu “Meningkatkan Kualitas Pelayanan Bidang Kesehatan, Pendidikan, dan Sosial Dasar lainnya”.
3. 0
PROYEK OBJECTIVES ( PURPOSE ) / TUJUAN
d. Pelaksanaan tupoksi Aparatur Kelurahan yang optimalnya
e. Sarana, prasarana dan anggaran pendukung pelaksanaan pelayanan,dapat digunakan secara optimal
f. Tersedianya rancangan SOP dalam melaksanakan pelayanan,
0
Manfaat diselenggarakannya proyek perubahan bagi mutu pelayanan administrasi kependudukan di Kelurahan Lelateng adalah meningkatnya
mutu pelayanan administrasi kependudukan karena didukung oleh telah terlaksananya tupoksi aparatur kelurahan, dengan melaksanakan kegiatan pelayanan dengan memanfaatkan sarana, prasarana dan anggaran yang tersedia secara optimal, kegiatan pelayanan yang sesuai dengan SOP, serta meningkatnya pemahaman masyarakat terhadap pentingnya administrasi kependudukan , melalui sosialisasi.
5. 0
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup yang menjadi area perubahan adalah yaitu pada Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Umum Pemerintah Kelurahan Lelateng, dengan identifikasi masalah yaitu belum meningkatnya mutu pelayanan administrasi kependudukan.
6.0 OUTPUT KUNCI
Nama Deskripsi
Koordinasi dengan mentor dan pihak-pihak yang terkait
Tercapainya kesepakatan dengan mentor dan pihak-pihak terkait pelayanan adminduk ( staf pelayanan, para kepala lingkungan, dan babinkamtibmas)
Diagnostic Reading
pengumpulan informasi
Data dan informasi terkait area perubahan.
Dapat Menentukan faktor-faktor penghambat dan pendukung yang akan dijadikan proyek perubahan
Penyusunan proposal
proyek perubahan
Tersusunnya proposal proyek perubahan Tersusunnya Kesepakatan area
Tersusunnya Formulir kegiatan peserta Diklat Pim IV
7.0 MILESTONE / PENTAHAPAN
No Major Events (milestone) / Pentahapan
TAHAP UTAMA WAKTU
1. Melaksanakan rapat koordinasi dan pemantapan mengenai administrasi
kependudukan
Tgl 16 Mei 2014 s/d Tgl 19 Mei 2014
2. Merancang dan mengajukan Surat Edaran Pemantapan
Pelaksanaan Tupoksi dan
Tgl 23 Mei 2014 s/d Tgl 26 Mei 2014
3. Merancang duplikat file
administrasi pelayanan Tgl 28 Mei 2014
4. Merancang SOP Tgl 2 Juni 2014 s/d 6 Juni 2014
8.0 TATA KELOLA PROYEK
STUKTUR DESKRIPSI
Sponsor proyek (Lurah Lelateng ) Memberikan persetujuan,
dukungan dan arahan pada
12
PROJECT LEADER
TIM 1
(SEKRETARIAT) (KALING)TIM 2 SPONSOR
seluruh pelaksanaan program Membantu menyelesaikan
hambatan / permasalahan
Project Leader (Kasi Pem dan Yanum ) Menunjuk ketua tim
Mendorong pencapaian kinerja Memantau dan menindaklanjuti
kemajuan program
Membantu penyelesaian hambatan / permasalahan Pengarah Internal (Coach)
Mendukung project leader dalam mencapai tujuan Memberikan metodologi /
dukungan proses kepada tim dan pimpinan
Membantu proses pelaksanaan program
Memfasilitasi pertemuan dan memonitor aliran informasi serta hasil yang diharapkan
Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa proyek
TOTAL DESKRIPSI
Rp.
440.000,-(rincian biaya terlampir )
Biaya penyusunan, penyebaran Surat Keputusan dan Surat Edaran Lurah, pengadaan Flashdisc dalam rangka menyediakan soft copy untuk penambahan data-data administrasi kependudukan
10.0 POTENSI MASALAH UTAMA
No DESKRIPSI
1. Tidak semua aparatur kelurahan memahami dan mau
mengerjakan tupoksinya
2. SDM yang dapat mengoperasikan komputer terbatas
3. Anggaran untuk mendukung pelaksanaan proyek belum
tersedia di tahun anggara 2014
11.0 RESIKO
No DESKRIPSI
1. Komputer yang digunakan untuk melayani administrasi publik
rusak atau mengalami gangguan.
2. File atau data administrasi pelayanan hilang atau tidak bisa diakses
12.0 KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK ( TERUKUR )
No DESKRIPSI
1. Tersedianya SOP
2. Adanya respon positif dari masyarakat
No DESKRIPSI
1. Adanya UU No 25 Tahun 2009
2. Adanya SOP administrasi pelayanan publik
14.0 DISETUJUI
Tanggal :
Sponsor Proyek Lurah Lelateng,
