FMEA - laboratorium.doc

(1)

MANAJEMEN RESIKO

PROSEDUR KERJA PELAYANAN LABORATORIUM

DI SUB UNIT LABORATORIUM PUSKESMAS WIROBRAJAN

MENGGUNAKAN FAILURE MOOD EFFECT ANALYSIS

Di Susun Oleh :

1. Galuh Nia Khairani

2. Nur Wahyuningsih

3.Kristiana Karolina

4.Elisabeth Fatlolon

5.Ria Saraswati

6.Husna Yaeni

MMR Reguler 2015

(2)

Langkah 1: Identifikasi Proses

PROSEDUR PELAYANAN

1. Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium 2. Petugas mencocokkan identitas pasien.

3. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta. 4. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;

a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen

b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .

c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya. d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien. 5. Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.

6. Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan . 7. Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.

DIAGRAM ALUR PELAYANAN

(3)

Langkah 2: Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Laboratorium

Tabel 1. FMEA Pelayanan Laboratorium

N

O PROSES/LANGKAH APA YANG MUNGKINGAGAL KEGAGALANPENYEBAB

EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN S V OCC DT RPN SOLUSI 1 Permohonan pemeriksaan laboratorium Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium 4 7 7 196

Pengecekan ulang setiap formulir permintaan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis

2 Pencocokan _{identitas pasien}

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaann ya 7 3 10 210

Adanya cross cek ulang identitas antara petugas pemanggil pasien dan petugas pengambil sample pemeriksaan berdasarkan kartu tanda berobat

3 Pengambilan sampel darah vena

Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang dibutuhkan

Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas Pasien harus di suntik ulang 6 8 10 480 Peningkatan ketrampilan dan teknik teknik

pengambilan sampel darah 4 Pelabelan sampel pemeriksaan, misalnya sampel urine

Labelisasi salah Petugas tidak langsung melakukan pelabelan Pasien menerima hasil pemeriksaan laboratorium 7 1 8 56 Labelisasi langsung dilakukan segera setelah menerima sampel urine

(4)

yang salah, sehingga dapat salah diagnosis 5 Pemeriksaan _spesimen Hasil pemeriksaan _{spesimen tidak akurat} Alat untuk pemeriksaan

tidak di kalibrasi

Salah

diagnosis dan terapi

7 2 5 70 Adanya kalibrasi dan jadwal perawatan alat secara rutin 6 Penulisan hasil pemeriksaan laboratorium pada blanko hasil pemeriksaan

Tulisan dalam blanko hasil pemeriksaan tidak jelas Petugas terburu-buru dalam menulis hasil pemeriksaan Waktu konsultasi dokter menjadi terganggu /kurang efektif 3 7 7 147 Hasil pemeriksaan Laboratorium dapat di print langsung dari alat pemeriksaannya 7 Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien

Pasien langsung pulang setelah menerima hasil

Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaann ya 3 6 10 180 Edukasi mengenai pentingnya konsultasi kepada dokter dan bahwa hasil pemeriksaan harus terekap dalam rekam medis yang berada di ruang dokter

(5)

Langkah 3 : Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka

menentukan skala prioritas pemecahan masalah

Tabel 2. Cut Point kegagalan Pelayanan Laboratorium

Tabel 2

menggambarkan

rumus Pareto

yang artinya

,apabila

kegagalan

dengan nilai

presentase

komulatif 80% atau mendekati (dalam hal ini 79 %) dapat terpecahkan, maka otomatis semuanya akan

terselesaikan.

N

O TERHADAP PASIENEFEK KEGAGALAN RPN KOMULATIF

PRESENT ASE KOMULAT

IF

1 Pasien harus di suntik ulang 480 480 36 % 2 Pengulangan pengambilan sampel 210 690 51 % 3 Pasien menunggu proses konfirmasi administrasi 196 886 66 % 4 Pasien tidak mengetahui kondisi terkait hasil pemeriksaan laboratoriumnya 180 1066 79 % 5 Waktu konsultasi dokter menjadi kurang

efektif 147 1213 90 %

6

Salah diagnosisi dan

terapi 70 1283 96 %

7

Hasil pemeriksaan

(6)

Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 3. Solusi dan indicator keberhasilan

NO PROSES/LANGK_AH APA YANGMUNGKIN GAGAL PENYEBAB KEGAGALAN EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN

SOLUSI _KEBERHASILANINDIKATOR _EVALUASIWAKTU

1 Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien Pasien langsung pulang setelah menerima hasil Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaannya KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis 100 % pasien melakukan konsultasi ke dokter paska pemeriksaan laboratorium Setiap 3 bulan 2 Permohonan pemeriksaan laboratorium Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium

Adanya cross cek oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium 100 % data pasien tertulis lengkap dalam blanko permintaan pemeriksaan laboratorium Setiap bulan 3

. Pencocokan identitas pasien

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaannya Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan Tidak terdapat (0%) kejadian salah identitas pada saat penambilan sampel darah Setiap bulan 4 Pengambilan sampel darah vena Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas Pasien harus di suntik ulang Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan Angka kejadian pengulangan penyuntikan ulang untuk memperoleh sampel darah Setiap bulan

(7)

dibutuhkan sampel darah vena vena naksimal 5 %_{tiap bulan}

Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan

PROSEDUR PELAYANAN

1. Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium

2. Crosssek kelengkapan formulir permohonan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis 3. Petugas mencocokkan identitas pasien.

4. Cross cek identitas pasien dengan kartu tanda berobat yang dimiliki

5. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta. 6. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;

a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen

b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas . c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.

d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien. 7.Petugas mengecek kondisi alat (kalibrasi)

8.Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.

9.Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan langsung dari alat

10.Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.

(8)

ALUR PELAYANAN

Permohonan pemeriksaan laboratorium dan kwitansi pembayaran Crosscek kelengkapan permohonan laboratorium Paramedis mengembalikan formulir permohonan laboratorium kepada dokter pemberi formulir Petugas laboratorium mencocokkan identitas pasien Tidak lengkap Petugas laboratorium melakukan crosscek identitas pasien dengan kartu tanda berobat

Tidak sesuai Petugas meminta pasien yang tertulis di formulir yang melakukan pemeriksaan Petugas mengambil spesiemen sesuai permintaan Petugas memeriksa

kondisi / kalibrasi alat Pemeriksaan spesimen

Pencatatan / print out hasil pemeriksaan

Lengkap

(9)

Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah

N O PROSES/LANGKAH APA YANG MUNGKIN GAGAL PENYEBAB KEGAGALAN EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN SV OC_C DT RPN KETERANGAN

1

KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis Pemahaman dari pasien menganai KIE yang diberikan oleh petugas Kemampuan petugas dalam memberikan KIE kurang Pasien tidak mendapatkan penjelasan dari dokter 4 4 3 48

Terjadi penurunan nilai RPN

2

Adanya cross cek

oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium

Proses cross cek tidak rutin dilakukan

Kurangnya jumlah petugas atau adanya tugas luar dari instansi sehingga jumlah petugas berkurang Pasien menunggu proses konfirmasi data 5 4 2 40

3

Adanya mekanisme

pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan Proses pencocokan tidak dilakukan dengan detail Keterbatasan

waktu petugas Salah identitas dan salah jenis pemeriksaan laboatorium yang diinginkan

7 2 2 28

Penyerahan hasil pemeriksaan ke pasien KIE kepada pasien

mengenai pentingnya konsultasi ke dokter

(10)

4

Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan sampel darah vena

Tidak semua petugas menerima diklat yang optimal Keterbatasan dana dan SDM pengganti saat proses diklat

Proses penyuntikan untuk pengambilan sampel darah vena dapat diulang beberapa kali

7 4 2 56