BAB I BAB I
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
1.1
1.1 LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG Negosiasi
Negosiasi terjadi terjadi hampir hampir di di setiap setiap aspek aspek kehidupan kehidupan kita. kita. Negosiasi Negosiasi merupakan merupakan cara cara yangyang paling
paling efektif efektif untuk untuk mengatasi mengatasi dan dan menyelesaikan menyelesaikan konflik konflik atau atau perbedaan perbedaan kepentingan.kepentingan. Negosiasi
Negosiasi terjadi terjadi baik baik di di kehidupan kehidupan pribadi pribadi maupun maupun dalam dalam pekerjaan. pekerjaan. Mulai Mulai dari dari akanakan berangkat kuliah
berangkat kuliah harus harus mengambil keputusan mengambil keputusan pakaian apa pakaian apa yang akan yang akan digunakan. Sedangkandigunakan. Sedangkan dalam pekerjaan misalnya di kantor ada rapat bisnis.
dalam pekerjaan misalnya di kantor ada rapat bisnis.
Rapat bisnis dilakukan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Rapat bisnis dilakukan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
bisnis. Di Di dalam dalam rapat rapat bisnis bisnis kita kita akan akan saling saling berinteraksi berinteraksi untuk untuk mencapai mencapai kepentingankepentingan bersama. Dalam rapat bisnis kita juga akan melakukan negosiasi.
bersama. Dalam rapat bisnis kita juga akan melakukan negosiasi.
Jadi, kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Mulai dari kalangan sosial ke bawah Jadi, kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Mulai dari kalangan sosial ke bawah yang hanya orang biasa hingga kalangan atas seperti pebisnis sukses. Oleh karena itu, yang hanya orang biasa hingga kalangan atas seperti pebisnis sukses. Oleh karena itu, penting
penting bagi bagi kita kita untuk untuk memahami memahami tentang tentang bernegosiasi bernegosiasi terutama terutama di di dalam dalam rapat rapat bisnis.bisnis. Sehingga kita dapat melakukan negosiasi dengan baik dan membangun relasi untuk Sehingga kita dapat melakukan negosiasi dengan baik dan membangun relasi untuk kepentingan bisnis.
kepentingan bisnis.
1.2 RUMUSAN MASALAH 1.2 RUMUSAN MASALAH
a.
a. Apakah yang dimaksud dengan negosiasi?Apakah yang dimaksud dengan negosiasi? b.
b. Apa saja proses di dalam bernegosiasi?Apa saja proses di dalam bernegosiasi? c.
c. Apa saja keterampilan bernegosiasi Apa saja keterampilan bernegosiasi yang di perlukan?yang di perlukan? d.
d. Apa saja tipe negosiator?Apa saja tipe negosiator? e.
e. Apakah yang dimaksud dengan rapat bisnis?Apakah yang dimaksud dengan rapat bisnis? f.
f. Apa perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis?Apa perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis? g.
g. Apakah tujuan dari rapat bisnis?Apakah tujuan dari rapat bisnis? h.
h. Apa saja jenis-jenis rapat?Apa saja jenis-jenis rapat? i.
i. Apa saja perencanaan rapat bisnis yang diperlukan?Apa saja perencanaan rapat bisnis yang diperlukan? j.
j. Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis?Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis? k.
k. Apa saja tindak lanjut di dalam rapat bisnis?Apa saja tindak lanjut di dalam rapat bisnis?
1.3 TUJUAN 1.3 TUJUAN
a.
a. Untuk mengetahui pengertian negosiasi menurut beberapa ahli.Untuk mengetahui pengertian negosiasi menurut beberapa ahli. b.
b. Untuk mengetahui proses di dalam bernegosiasi.Untuk mengetahui proses di dalam bernegosiasi. c.
d.
d. Untuk mengetahui tipe-tipe negosiator.Untuk mengetahui tipe-tipe negosiator. e.
e. Untuk mengetahui pengertian rapat bisnis.Untuk mengetahui pengertian rapat bisnis. f.
f. Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis.Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis. g.
g. Untuk mengetahui tujuan dari rapat bisnis.Untuk mengetahui tujuan dari rapat bisnis. h.
h. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat.Untuk mengetahui jenis-jenis rapat. i.
i. Untuk mengetahui perencanaan dalam rapat bisnis.Untuk mengetahui perencanaan dalam rapat bisnis. j.
j. Untuk mengetahui pelaksanaan dalam rapat bisnis.Untuk mengetahui pelaksanaan dalam rapat bisnis. k.
BAB II BAB II PEMBAHASAN PEMBAHASAN 2.1 NEGOSIASI 2.1 NEGOSIASI
Pengertian NegosiasiPengertian Negosiasi
Menurut Hartman, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang Menurut Hartman, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang siapa yang terlibat dalam suatu negosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan siapa yang terlibat dalam suatu negosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan penjual. Bagi pihak pembeli, negosiasi merupakan seni dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan penjual. Bagi pihak pembeli, negosiasi merupakan seni membeli sampanye Prancis yang berkualitas baik dengan harga sebotol bir. Sementara itu membeli sampanye Prancis yang berkualitas baik dengan harga sebotol bir. Sementara itu bagi penjual,
bagi penjual, negosiasi merupakan negosiasi merupakan seni menjual seni menjual mobil mewah mobil mewah kepada pembeli kepada pembeli yang berpura-yang berpura- pura hanya bisa membeli mobil kelas dua.
pura hanya bisa membeli mobil kelas dua. Lebih lanjut,
Lebih lanjut, HartmanHartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis.
atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Menurut
Menurut OliverOliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.
bersama.
Menurut
Menurut CasseCasse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan,
persepsi, kebutuhan, dan dan motivasi motivasi yang berbeda yang berbeda mencoba untuk mencoba untuk bersepakat bersepakat tentang suatu tentang suatu halhal demi kepentingan bersama.
demi kepentingan bersama.
Tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak Tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak dan untuk mendapatkan secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak dan untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain (Thong).
(Thong).
Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
perlu diperhatikan, antara lain:
Persiapan yang cermat.Persiapan yang cermat.
Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.kedua belah pihak.
Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.
Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankanPendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati.
Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromiKemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan.
bila terjadi kemacetan.
Proses BernegosiasiProses Bernegosiasi
Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi); menaksir posisi lawan antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi); menaksir posisi lawan negosiasi; membuat perencanaan yang baik; dan memilih serta mengatur tim
negosiasi; membuat perencanaan yang baik; dan memilih serta mengatur tim negosiasi.negosiasi.
Menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap Menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan/
perencanaan/ planning planning phasephase (sebelum negosiasi), tahap implementasi/ (sebelum negosiasi), tahap implementasi/implementationimplementation phase phase (selama negosiasi), dan tahap peninjauan/
(selama negosiasi), dan tahap peninjauan/reviewing phasereviewing phase (setelah negosiasi). (setelah negosiasi). Tahap
Tahap PerencaPerencanaannaan
Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: merencanakan sasaran Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: merencanakan sasaran negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses bernegosiasi.
negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses bernegosiasi.
a.
a. Sasaran NegosiasiSasaran Negosiasi
Sasaran negosiasi (negotiation objective) adalah apa hasil yang diharapkan dalam Sasaran negosiasi (negotiation objective) adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Penentuan sasaran atau
bernegosiasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiastarget dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagaii sangatlah penting sebagai arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai).
sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai). b.
b. Strategi NegosiasiStrategi Negosiasi
Komponen kedua adalah strategi negosiasi (negotiation strategy) yang merupakan cara Komponen kedua adalah strategi negosiasi (negotiation strategy) yang merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada beberapa strate
belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada beberapa strate gi negosiasi yanggi negosiasi yang dapat Anda gunakan dalam bernegosiasi, yaitu:
dapat Anda gunakan dalam bernegosiasi, yaitu: Strategi kooperatif
Strategi kooperatif
Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihakSasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak
Memakai semboyanMemakai semboyan win-win solutionwin-win solution (saling menguntungkan) (saling menguntungkan)
Mempercayai pihak lawanMempercayai pihak lawan
Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balikMelakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik
Menciptakan landasan dan kepentingan bersamaMenciptakan landasan dan kepentingan bersama
Sasaran Negosiasi Sasaran Negosiasi
Strategi
Strategi kompetitif Strategi kompetitif
Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawanSasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan
Tidak mempercayai lawan dan siap bertarungTidak mempercayai lawan dan siap bertarung
Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekananMenuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekanan
Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanyaTidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya Strategi analitis
Strategi analitis
Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalahMempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah (( problem solver problem solver ), bukan seorang petarung), bukan seorang petarung
Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah, danMemandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah, dan bukannya sebagai permainan
bukannya sebagai permainan
Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinyaBerusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya
Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusanMenggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan
Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar perasMembuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar peras aanaan c.
c. Proses NegosiasiProses Negosiasi
Komponen ketiga adalah proses negosiasi (
Komponen ketiga adalah proses negosiasi (negotiation processnegotiation process) merupakan suatu proses) merupakan suatu proses tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling mengun
pihak yang saling menguntungkan.tungkan. Menurut
Menurut CasseCasse dalam proses negosiasi ada enam tahapan penting yang perlu dalam proses negosiasi ada enam tahapan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
diperhatikan, antara lain:
Tahap pertama: persiapan
Tahap pertama: persiapan, merupakan tahapan yang berkaitan , merupakan tahapan yang berkaitan dengan pengumpulandengan pengumpulan informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan diikutsertakan dalam proses negosiasi.
diikutsertakan dalam proses negosiasi. Tahap kedua: kontak pertama
Tahap kedua: kontak pertama, merupakan tahap pertemuan secara langsung antara, merupakan tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Tahap ketiga: konfrontasi
Tahap ketiga: konfrontasi, merupakan tahap saling berargumentasi terhadap segala, merupakan tahap saling berargumentasi terhadap segala sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perdebatan sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perdebatan yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses
yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.negosiasi. Tahap keempat: konsiliasi
Tahap keempat: konsiliasi, merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar, merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar menawar. Anda mau menawarkan apa dan bagaimana pihak lawan merespons tawaran menawar. Anda mau menawarkan apa dan bagaimana pihak lawan merespons tawaran Anda. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang betul-betul disepakati Anda. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Tahap kelima: solusi
Tahap kelima: solusi, merupakan tahap di mana kedua belah pihak mulai saling, merupakan tahap di mana kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi. Para negosiator mulai menemukan titik-titik kesepakatan bagi menerima dan memberi. Para negosiator mulai menemukan titik-titik kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing.
Tahap keenam:
Tahap keenam: pascanegosiasipascanegosiasi, merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi bagi, merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi bagi kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi
kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi yang tersulit dalam menerjemahkanyang tersulit dalam menerjemahkan kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil.
kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil.
Tahap
Tahap ImplementasImplementasii
Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Oleh karenanya, tahapan ini bukan lagi sebagai wacana mencapai sukses dalam bernegosiasi. Oleh karenanya, tahapan ini bukan lagi sebagai wacana pemikiran
pemikiran atau atau ide ide lagi, lagi, tetapi tetapi sudah sudah berada berada pada pada tahapan tahapan perilaku perilaku dan dan tindakan tindakan yangyang diperlukan dalam bernegosiasi. Berikut ini beberapa taktik negosiasi yang sering digunakan diperlukan dalam bernegosiasi. Berikut ini beberapa taktik negosiasi yang sering digunakan dalam praktek bernegosiasi, antara lain:
dalam praktek bernegosiasi, antara lain: a.
a. Taktik Cara AndaTaktik Cara Anda Yang te
Yang termasuk dalam taktik “dengan cara anda” adalah bahwa Anda tahu tujuan yangrmasuk dalam taktik “dengan cara anda” adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah yang benar, Andalah yang berinisiatif dan mempertahankannya, Anda yang yang benar, Andalah yang berinisiatif dan mempertahankannya, Anda yang mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan.
mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan. b.
b. Taktik Bekerja SamaTaktik Bekerja Sama
Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan proaktif), siap bekerja sama ji
proaktif), siap bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan saska proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran Anda, Andaaran Anda, Anda setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat mereka berhasil.
mereka berhasil. c.
c. Taktik Tidak Bertindak Apa-apaTaktik Tidak Bertindak Apa-apa
Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh
bersikukuh pada pada pendirian pendirian sebelumnya sebelumnya dan dan tidak tidak mudah mudah berubah. berubah. Taktik Taktik ini ini dilakukandilakukan karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya untuk menilai secara perspektif.
untuk menilai secara perspektif. d.
d. Taktik Melangkah ke Tujuan LainTaktik Melangkah ke Tujuan Lain
Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak dibahas lagi.
dibahas lagi.
Tahap Peninjauan Negosiasi Tahap Peninjauan Negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi.
Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain:
lain:
o
o Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda.Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda. o
o Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangatJika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat
berharga bagi seorang negosiator. berharga bagi seorang negosiator.
o
o Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlahJika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah
kesuksesan Anda. kesuksesan Anda.
Keterampilan BernegosiasiKeterampilan Bernegosiasi Persiapan
Persiapan
Persiapan yang baik merupakan salah satu
Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik,yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau bahkan
bahkan mengalami mengalami kegagalan kegagalan yang yang pada pada akhirnya akhirnya menimbulkan menimbulkan kekecewaan kekecewaan bagi bagi keduakedua belah pihak.
belah pihak.
Memulai Negosiasi Memulai Negosiasi
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi, antara lain: Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi, antara lain: memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda, merumuskan menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda, merumuskan tawaran/posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan tawaran/posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat.
keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat. Strategi dan Teknik
Strategi dan Teknik
Menurut Kmus Webster, strategi dapat didefinisakan sebagai rencana atau metode yang teliti Menurut Kmus Webster, strategi dapat didefinisakan sebagai rencana atau metode yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mecapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam setiap metode yang digunakan untuk mecapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi. Baik
bernegosiasi. Baik strategi maupun strategi maupun taktik menuntut taktik menuntut keterampilan khusus keterampilan khusus dalam bernegosiasi.dalam bernegosiasi. Negosiasi yang sukses bukan saja
Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan atau hasil dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi jugapersiapan yang baik, tetapi juga implementasi yang baik dari sebuah negosiasi.
implementasi yang baik dari sebuah negosiasi. Menghindari Kesalahan Teknis
Menghindari Kesalahan Teknis Agar negosiasi suskses, berikut ini
Agar negosiasi suskses, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam madalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukanelakukan negosiasi, antara lain: mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk negosiasi, antara lain: mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu c
penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi saat epat, bernegosiasi saat terkejut, menghargai tawaranterkejut, menghargai tawaran yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan memaksakan
Menurut Casse,
Menurut Casse, keterampilan keterampilan bernegosiasi dabernegosiasi dapat dibedakan pat dibedakan ke ke dalam dalam dua kelompokdua kelompok besar,
besar, yaitu yaitu keterampilan keterampilan konvensional/konvensional/conventional skillsconventional skills (untuk negosiator konvensional)(untuk negosiator konvensional) dan nonokonvensional/
dan nonokonvensional/nonconventional skillsnonconventional skills (untuk negosiator nonkonvensional).(untuk negosiator nonkonvensional).
Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan, antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan, penawaran,
penawaran, dan dan persetujuan. persetujuan. Masing-masing Masing-masing kunci kunci dasar dasar dalam dalam bernegosiasi bernegosiasi tersebut tersebut dapatdapat dijelaskan berikut ini:
dijelaskan berikut ini: a.
a. Persiapan yang BaikPersiapan yang Baik Negosiasi
Negosiasi yang yang tidak tidak disertai disertai persiapan persiapan yang yang baik baik tidak tidak akan akan mampu mampu menghasilkanmenghasilkan kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak persiapan kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak persiapan yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial, rintangan , kesempatan, dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial, rintangan , kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana Anda buat dan itu dapat kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan Anda.
pihak lawan Anda. b.
b. BerlatihBerlatih
Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu pembuka
pembuka besar besar atau atau kecil kecil masalah masalah dan dan kesulitan kesulitan yang yang akan akan muncul. muncul. Cobalah Cobalah rincirinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, penyataan kunci apa bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, penyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan pihak lawan yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan pihak lawan Anda. Jangan bimbang dan ragu.
Anda. Jangan bimbang dan ragu. c.
c. Menggambarkan Posisi AndaMenggambarkan Posisi Anda
Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda adalah bagaimana memeberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang adalah bagaimana memeberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai
berbagai hal hal yang yang berkaitan berkaitan dengan dengan apa, apa, bagaimana, bagaimana, kapan, kapan, dimana, dimana, dan dan mengapamengapa negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya Anda negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya Anda lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Semakin banyak pihak lawan lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Semakin banyak pihak lawan Anda berbicara, semakin baik bagi Anda untuk mengetahui tentang pihak lawan Anda. Anda berbicara, semakin baik bagi Anda untuk mengetahui tentang pihak lawan Anda. Berikan umpan pertanyaan yang memungkinkan pihak lawan terus berbicara tentang apa Berikan umpan pertanyaan yang memungkinkan pihak lawan terus berbicara tentang apa dan bagaimana posisi dia dalam bernegosiasi. Oleh karena itu, Anda harus dapat memetik dan bagaimana posisi dia dalam bernegosiasi. Oleh karena itu, Anda harus dapat memetik hikmah dari semua itu untuk memosisikan diri Anda dalam bernegosiasi.
hikmah dari semua itu untuk memosisikan diri Anda dalam bernegosiasi. d.
d. Membuat suatu Usulan/ProposalMembuat suatu Usulan/Proposal
Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu
juga
juga akan akan memberikan memberikan suatu suatu konsesi konsesi yang yang terlalu terlalu dini dini oleh oleh pihak pihak lawan. lawan. NamunNamun demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan lebih kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut dalam bernegosiasi.
lanjut dalam bernegosiasi. e.
e. PenawaranPenawaran
Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran bagi
bagi pihak pihak lawan lawan dengan dengan cara-cara cara-cara yang baik. yang baik. Bagaimanapun, proses Bagaimanapun, proses bernegosiasi bernegosiasi tidaktidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya.
dengan sebaik-baiknya. f.
f. PersetujuanPersetujuan
Dalam proses penawaran yang intens, sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah Dalam proses penawaran yang intens, sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah disetujui sebelumnya. Sasaran dari setiap kali bernegosiasi adalah untuk mencapai disetujui sebelumnya. Sasaran dari setiap kali bernegosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan. Suatau kesepakatan tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan, kesepakatan. Suatau kesepakatan tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan, tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting yang tak tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting yang tak terpisahkan dalam proses bernegosiasi. Ingat, proses negosiasi yang baik harus mampu terpisahkan dalam proses bernegosiasi. Ingat, proses negosiasi yang baik harus mampu menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Tak ada menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Tak ada yang harus dikalahkan atau dirugikan dalam bernegosiasi. Yang terpenting adalah yang harus dikalahkan atau dirugikan dalam bernegosiasi. Yang terpenting adalah bagaimana menghasilkan sebuah kemenangan
bagaimana menghasilkan sebuah kemenangan bersama.bersama.
Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan.
pihak lawan.
Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak lawan Anda, antara lain:
pihak lawan Anda, antara lain:
Merasa nyaman akan dirinya sendiriMerasa nyaman akan dirinya sendiri
Tidak merasa dibohongiTidak merasa dibohongi
Sekutu yang kekalSekutu yang kekal
Mengetahui dan memahami lebih banyakMengetahui dan memahami lebih banyak
Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kerasMenyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras
Uang, barang, dan pelayanan yang bagusUang, barang, dan pelayanan yang bagus
Diperlakukan dengan ramah, artinya didengarkanDiperlakukan dengan ramah, artinya didengarkan
DisenangiDisenangi
Komunikasi yang jelasKomunikasi yang jelas
Tipe Tipe NegosiatorNegosiator
Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi. Menurut Casse, ada membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi. Menurut Casse, ada empat tipe negosiator (
empat tipe negosiator (types of negotiator types of negotiator ) yaitu: negosiator curang, negosiator professional,) yaitu: negosiator curang, negosiator professional, negosiator bodoh, dan negosiator naïf. Masing-masing tipe negosiator dapat dijelaskan berikut negosiator bodoh, dan negosiator naïf. Masing-masing tipe negosiator dapat dijelaskan berikut ini.
ini. a.
a. Negosiator Curang Negosiator Curang
Anda harus hati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada Anda harus hati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang penting baginya adalah dapat memenang
penting baginya adalah dapat memenangkan negosiasinya.kan negosiasinya. b.
b. Negosiasi Profesional Negosiasi Profesional
Seorang negosiator yang professional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu Seorang negosiator yang professional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki
bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilanpengetahuan dan keterampilan bernegosiasi
bernegosiasi yang baik. yang baik. Yang tYang tak ak kalah kalah pentingya adalah pentingya adalah ia ia tahu tahu banyak banyak hal hal tentang tentang lawanlawan negosiasinya.
negosiasinya. c.
c. Negosiator Bodoh Negosiator Bodoh
Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak. Tiak peduli apapun y
pihak. Tiak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak adaang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tida ada pemenang dalam yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tida ada pemenang dalam negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam ini, Anda harus memahami negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam ini, Anda harus memahami apa yang sebenarnya terjadi di balik perilaku pihak lawan yang bodoh atau pura-pura bodoh apa yang sebenarnya terjadi di balik perilaku pihak lawan yang bodoh atau pura-pura bodoh tersebut. Jika ia takut kalah, yakinkanlah agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk tersebut. Jika ia takut kalah, yakinkanlah agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk bernegosiasi
bernegosiasi dengan dengan baik. baik. Jika Jika ia ia tidak tidak tahu tahu berilah berilah pengertian pengertian yang yang sejelas-jelassejelas-jelasnya,nya, sehingga ia memahaminya dengan baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan sehingga ia memahaminya dengan baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan bijak dalam bernegosiasi.
bijak dalam bernegosiasi. d.
d. Negosiator Naif Negosiator Naif
Bagaimana dengan seorang negosiator yang naif? Pada umumnya ia adalah negosiator yang Bagaimana dengan seorang negosiator yang naif? Pada umumnya ia adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan seorang memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan seorang negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah. Namun, pihak lawan negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah. Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak mungkin ia sedang sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak mungkin ia sedang membunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga membunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga
menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.
yang menurutnya sangat berarti baginya.
2.2. RAPAT BISNIS 2.2. RAPAT BISNIS
Pengertian Rapat BisnisPengertian Rapat Bisnis
Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik
baik di di dalam dalam maupun maupun di di luar luar kantor kantor untuk untuk membahas membahas hal-hal hal-hal yang yang berkaitan berkaitan dengan dengan kegiatankegiatan bisnis.
bisnis.
Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor perusahaan. Rapat
perusahaan. Rapat bisnis yang disebisnis yang diselenggarakan di lenggarakan di dalam perusahaan dalam perusahaan pada umumnya pada umumnya membahasmembahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan, hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah.
menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah. Namun,
Namun, manakala manakala pertemuan pertemuan yang yang diselenggarakan diselenggarakan oleh oleh pimpinan pimpinan perusahaanperusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup banyak,
banyak, rapat rapat bisnis bisnis yang yang diselenggarakan diselenggarakan di di luar luar perusahaan, perusahaan, misalnya misalnya di di hotel. hotel. Hal-hal Hal-hal yangyang sifatnya khusus dan strategis, misalnya perusahaan sedang menyiapkan visi dan misi perusahaan sifatnya khusus dan strategis, misalnya perusahaan sedang menyiapkan visi dan misi perusahaan yang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor, yang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor, merencanakan akuisisi (pengambilalihan) terhadap perusahaan lain.
merencanakan akuisisi (pengambilalihan) terhadap perusahaan lain.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungny
pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.a.
Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat NonbisnisPerbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Di samping itu, rapat bisnis bersifat resmi atau formal dan cenderung tujuannya adalah bisnis. Di samping itu, rapat bisnis bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler serimonial.
protokoler serimonial.
Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan berorientasi Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan berorientasi pada
pada bisnis. bisnis. Dilihat Dilihat dari dari sisi sisi formalitasnya, formalitasnya, rapat rapat nonbisnis nonbisnis sifatnya sifatnya adalah adalah formal formal (( formal formal meeting
meeting ) dan tidak formal () dan tidak formal (informal meeting informal meeting )).. Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh intansiRapat nonbisnis yang dilakukan oleh intansi pemerintah
pemerintah memliki memliki sifat sifat yang yang formal. formal. Sedangkan Sedangkan rapat rapat nonbisnis nonbisnis yang yang dilakukan dilakukan oleh oleh wargawarga masyarakat (rapat warga/rapat kampong) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan masyarakat (rapat warga/rapat kampong) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan sekitarnya termasuk yang tidak formal.
Tujuan RapatTujuan Rapat Menurut Locker
Menurut Locker dalam bukunya Bdalam bukunya Business Communication: usiness Communication: Building Critical Skills menyBuilding Critical Skills menyatakanatakan bahwa sebuah rapat pada umuny
bahwa sebuah rapat pada umunya mempunyai enam tujuan yaitu :a mempunyai enam tujuan yaitu :
Berbagai informasiBerbagai informasi
Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Evaluasi ide/gagasanEvaluasi ide/gagasan
Pengambilan keputusanPengambilan keputusan
Membuat dokumenMembuat dokumen
Memotivasi pesertaMemotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oelh sebuah perusahaan bisa saja hanya tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oelh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat,
peserta rapat, diikuti sesi diikuti sesi tanya jawab. tanya jawab. Namun, bisa Namun, bisa saja sesaja sebuah rapat buah rapat bisnis dimaksudkan bisnis dimaksudkan untukuntuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.
ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.
Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan
penting bagi perusahaan yang sangat yang sangat bermanfaat bagi bermanfaat bagi penyusunan strategi penyusunan strategi perusahaan ke perusahaan ke depan.depan. Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, dan menjadi dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, dan menjadi dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Cara pendokumentasikannya dapat dilakukan dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Cara pendokumentasikannya dapat dilakukan dalam bentuk print-out (cetakan) maupun soft copy ( tersimpan dalam format digital).
dalam bentuk print-out (cetakan) maupun soft copy ( tersimpan dalam format digital).
Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Contohnya, Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Contohnya, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oelh semua sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oelh semua karyawan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut manajer pemasaran memberikan karyawan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut manajer pemasaran memberikan motivasi kepada semua karyawan untuik selalu meningkatkan kinerja.
motivasi kepada semua karyawan untuik selalu meningkatkan kinerja.
Jenis-Jenis RapatJenis-Jenis Rapat Oliver Serrat
Oliver Serrat dalam Conducting dalam Conducting effective Meetings mengelompokkan effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima rapat ke dalam lima jenisjenis yaitu :
yaitu : 1.
1. Pengarahan (Briefing)Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Karena dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau Karena dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dala
memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukanm suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Selain itu, briefing dimaksudkan untuk atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Selain itu, briefing dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan. 2.
2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Selain itu, rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Selain itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.
peserta rapat. 3.
3. Rapat Komite ( Committee Meeting)Rapat Komite ( Committee Meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang
belakang profesi profesi atau atau pekerjaan pekerjaan yang yang berbeda-beda berbeda-beda untuk untuk memutuskan memutuskan suatu suatu masalahmasalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Karena peserta rapat komite tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Karena peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan dan tanpa hasil. Sehingga perlu dil
berkepanjangan dan tanpa hasil. Sehingga perlu dil akukan voting dengan suara terbanyakakukan voting dengan suara terbanyak untuk mengambil sebuah keputusan. Namun, yang terpenting adalah setelah ada untuk mengambil sebuah keputusan. Namun, yang terpenting adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di dalamnya harus sepakat kesepakatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di dalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.
menerima keputusan bersama tersebut. 4.
4. Rapat Dewan ( Council Meeting)Rapat Dewan ( Council Meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang
belakang minat minat yang yang berbeda-beda berbeda-beda untuk untuk memutuskan memutuskan masalah masalah tertentu tertentu dengan dengan caracara mencari ko
mencari konsensus bersama nsensus bersama di antara di antara mereka. mereka. Proses pengProses pengambilan keputusan ambilan keputusan selaluselalu diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama dan tetap diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting.
menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting. 5.
5. Negosiasi (Negotiation) Negosiasi (Negotiation)
Dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud Dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Memlaui proses negosiasi di antara mereka diharapkan dan tujuan yang berbeda-beda. Memlaui proses negosiasi di antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah masing-masing yang terlibat dalam menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah masing-masing yang terlibat dalam bernegosiasi bisa
bernegosiasi bisa saling menerima saling menerima dan member, sdan member, sehingga menemukan suatu ehingga menemukan suatu kesepakatankesepakatan yang baik dan saling menguntungkan.
yang baik dan saling menguntungkan.
Sementara menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat dapat Sementara menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat dapat dikelompokan dalam tiga jenis yaitu :
1.
1. Rapat Informasional (Informasional Meeting)Rapat Informasional (Informasional Meeting)
Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan infromasi rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan infromasi yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik. yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik. Misalnya dalam menyampaikan informasi usahakan informasi tersebut disampaikan Misalnya dalam menyampaikan informasi usahakan informasi tersebut disampaikan dengan jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertel-tele.
dengan jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertel-tele. 2.
2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
Rapat motivational merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu Rapat motivational merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contohnya, tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contohnya, pimpinan
pimpinan rapat rapat yang yang sekaligus sekaligus sebagai sebagai seorang seorang manajer manajer pemasaran pemasaran memotivasi memotivasi parapara peserta
peserta rapat rapat bisnis bisnis untuk untuk bekerja bekerja dengan dengan lebih lebih semangat, semangat, meningkatkan meningkatkan komitmennya,komitmennya, meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3.
3. Rapat Partisipasif (Partisipatory Meeting)Rapat Partisipasif (Partisipatory Meeting)
Rapat partisipasif adalah suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat Rapat partisipasif adalah suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik
peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Salah satu cara. Salah satu cara menjadi pendengar yang baik adalah mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak menjadi pendengar yang baik adalah mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak menyela pembicaraan peserta yang lain. Sehingga dapat memahami cara berpikir orang menyela pembicaraan peserta yang lain. Sehingga dapat memahami cara berpikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat
lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.bisnis yang lain.
PerencaPerencanaan Rapat naan Rapat BisnisBisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Agenda rapat bisnis akan akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
dan lancar.
Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain :
antara lain :
Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
Cantumkan siapa saja yang hadir.Cantumkan siapa saja yang hadir.
Alokasi waktu untuk setiap tAlokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.opik yang dibahas.
Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai,Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai,
Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya semingguBahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
sebelum rapat bisnis diadakan.
Contoh dari berbagai agenda bisnis pada perusahaan Contoh dari berbagai agenda bisnis pada perusahaan
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi yang Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu :
bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu : 1.
1. UndanganUndangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis
bisnis berlangsung, misalnya berlangsung, misalnya seminggu sseminggu sebelumnya dan ebelumnya dan dilengkapi dengan dilengkapi dengan bahan-bahanbahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. 2.
2. Waktu dan TempatWaktu dan Tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan,
bulan, tahun, tahun, dan dan jam jam berapa berapa rapat rapat bisnis bisnis akan akan dilaksanakan. dilaksanakan. Sedangkan Sedangkan mengenaimengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.
tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci. 3.
3. Berapa Lama Waktu Rapat BisnisBerapa Lama Waktu Rapat Bisnis
Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai
Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktudan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting bagi para peserta akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 h
bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00.ingga jam 16.00. 4.
4. Pembawa AcaraPembawa Acara
Pembawa acara (MC) adakalanya diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan Pembawa acara (MC) adakalanya diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. 5.
5. Ketua Panitia PenyelenggaraKetua Panitia Penyelenggara
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional (misalnya: departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan (misalnya: departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi).
teknologi informasi). 6.
6. Jumlah PesertaJumlah Peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundangan dalam rapat bisnis Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundangan dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut. menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut. 7.
7. Peserta yang DiundangPeserta yang Diundang
Peserta bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar Peserta bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan.
perusahaan. Dalam Dalam hal hal ini, ini, perlu perlu dipastikan dipastikan nama nama peserta peserta dan dan jabatan jabatan fungsional fungsional dalamdalam suatu perusahaan.
suatu perusahaan. 8.
Pada umumnya, pimpinan
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu tertinggi suatu perusahaan, departemen perusahaan, departemen atau divisi atau divisi fungsionalfungsional diberi kesempatan untuk membuka dan meutup secara resmi agenda rapat bisnis. Namun, diberi kesempatan untuk membuka dan meutup secara resmi agenda rapat bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan meutup suatu rapat bisnis dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan meutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat
dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda.yang berbeda. 9.
9. Narasumber Narasumber
Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para professional atau para ahli di bidangnya.
professional atau para ahli di bidangnya. 10.
10. Alokasi Waktu untuk NarasumberAlokasi Waktu untuk Narasumber
Dalam rancangan agenda rapat bisnis, pada umumnya dicantumkan dengan jelas berapa Dalam rancangan agenda rapat bisnis, pada umumnya dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.
rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab. 11.
11. Waktu IstirahatWaktu Istirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk isitirahat, Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk isitirahat, sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta
peserta untuk untuk penyegaran penyegaran kembali kembali energy energy yang yang terkuras terkuras selama selama berjam-jam berjam-jam di di dalamdalam ruang rapat bisnis.
ruang rapat bisnis. 12.
12. Presensi PesertaPresensi Peserta
Dalam hal ini petugas presensi sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, Dalam hal ini petugas presensi sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik
baik jumlah jumlah maupun maupun penulisan penulisan namanya. namanya. Di Di samping samping itu, itu, bila bila memungkinkan, memungkinkan, setiapsetiap peserta
peserta bisnis bisnis sudah sudah disiapkan disiapkan tanda tanda pengenalnya. pengenalnya. Apabila Apabila ada ada bahan-bahan bahan-bahan tambahantambahan yang belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi bis
yang belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi bis a menyiapkannya.a menyiapkannya. 13.
13. AkomodasiAkomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis. Bidang akomodasi mencakup kesiapan peninapan (blia kesuksesan sebuah rapat bisnis. Bidang akomodasi mencakup kesiapan peninapan (blia menginap) dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidakpastian menginap) dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidakpastian bagian konsumsi
bagian konsumsi dalam dalam menyediakan hidangan menyediakan hidangan tentu tentu dapat dapat menggangu kelancaran menggangu kelancaran rapatrapat bisnis.
bisnis. Oleh Oleh karena karena itu, itu, petugas petugas yang yang bertanggung bertanggung jawab jawab atas atas bidang bidang konsumsi konsumsi harusharus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di
menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi jugasamping itu, bagian konsumsi juga perlu
perlu koordinasi koordinasi dengan dengan panitia panitia pelaksana pelaksana untuk untuk memastikan memastikan bahwa bahwa konsumsi konsumsi telahtelah tersedia pada saat yang tepat dan s
tersedia pada saat yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.esuai dengan yang dibutuhkan. 14.
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi
berfungsi dengan dengan baikdan baikdan tidak tidak ada ada yang yang bermasalah. bermasalah. Pastikan Pastikan bahwa bahwa mikrofon mikrofon bagibagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ad
berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema.a suara feedback atau gema. 15.
15. Komputer Portable, LCD Projector dan Flip ChartsKomputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts
Ketersediaan media presentasi di era teknologi dan informasi yang semakin besar seperti Ketersediaan media presentasi di era teknologi dan informasi yang semakin besar seperti Komputer p
Komputer portable (laptop) Lortable (laptop) LCD projector, CD projector, dan flip dan flip charts charts pada forum pada forum rapat bisnisrapat bisnis tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi yang telah mereka siapkan.
yang telah mereka siapkan. 16.
16. Fasilitas Pendukung LainnyaFasilitas Pendukung Lainnya
Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat bisnis adalah ketersediaan
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan kamar kecil (toilet) dan musholla. Karena kegiatan rapat musholla. Karena kegiatan rapat bisnisbisnis bisa berlangsung cukup
bisa berlangsung cukup lama, maka lama, maka ketersediaan fasiketersediaan fasilitas kamar litas kamar kecil dan kecil dan musholla akanmusholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.
sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.
Pelaksanaan Rapat BisnisPelaksanaan Rapat Bisnis
Setelah panitia melakukan persiapan rapat bisnis, berikutnya adalah melaksanakan rapat bisnis Setelah panitia melakukan persiapan rapat bisnis, berikutnya adalah melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan efektif. Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen agar berjalan lancar dan efektif. Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting,
penting, yaitu yaitu kesiapan kesiapan panitia panitia penyelenggara, penyelenggara, kesiapan kesiapan narasumber narasumber dalam dalam mempersiapkanmempersiapkan materi yang disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat materi yang disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
bisnis tersebut.
Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh panitia penyelenggara, narasumber, dan Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh panitia penyelenggara, narasumber, dan peserta selama rapat bisnis, sebagai berikut ;
peserta selama rapat bisnis, sebagai berikut ; Panitia Panitia penyelenggara penyelenggara (organizer) (organizer)
Ruangan, dekorasi, dan sound system siap diRuangan, dekorasi, dan sound system siap digunakan.gunakan.
Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal.Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal.
Melakukan registrasi peserta.Melakukan registrasi peserta.
Penyambutan peserta secara ramah, sopan, dan santun.Penyambutan peserta secara ramah, sopan, dan santun.
Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepatPembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.
waktu.
Acuan agenda rapat sudah disiapkanAcuan agenda rapat sudah disiapkan
Semua fasilitas tersedia cSemua fasilitas tersedia cukup dan siap digunakan dengan baik.ukup dan siap digunakan dengan baik.
Moderator siap memandu rapat bisnisModerator siap memandu rapat bisnis
Menyiapkan notulen yag cekatan dan terampil.Menyiapkan notulen yag cekatan dan terampil.
