44 3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Kompas Gramedia Group
Dirintis pertama kali oleh alm. Bapak PK. Ojong (1920-1980) dan Bapak Jacob Oetama untuk menembus situasi keterbatasan informasi pada saat itu (sekitar 1960-an) dan untuk memberikan informasi berkualitas dan efektif dengan tetap memperhatikan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat.
3.1.2 Pengelompokan Bidang Usaha
Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Kompas Gramedia Group sebagai perusahaan yang mempunyai keunggulan kompetitif yang tinggi sehingga mampu bersaing di wilayah Asia Tenggara, maka Kompas Gramedia perlu memiliki organisasi yang lebih efektif, baik dari sisi strategi, struktur, sistem, maupun kompetensi sumber daya manusianya. Mengantisipasi hal tersebut, terhitung sejak tahun 2008, ditetapkanlah pengelompokan unit-unit usaha di bawah manajemen Kompas Gramedia, yaitu :
a) Corporate Facility Management (CFM ) b) Corporate Human Resources (CHR) c) Corporate Communication
e) Corporate Finance
f) Corporate Information Technology & Information System g) Corporate Circulation
h) Corporate Advertising
i) Business Process Management j) Group of Magazine
k) Group of Books Publishing l) Group of Regional Newspaper m) Group of Printing
n) Group of Retail Business o) Group of Hotel & Resort p) Kompas
q) Kontan r) Warta Kota s) Surya
t) Sport & Health Media u) Kompas.com
v) Sonora
w) Graha Kerindo Utama x) Transito Adimanjati y) Jasatama
z) Universitas Multimedia Nusantara aa) KG TV
3.1.3 Corporate Value
Manusia pada hakikatnya terpanggil untuk bersama dengan sesamanya, berkarya demi pengembangan diri dan lingkungannya ke arah kebaikan dan kesempurnaan yang bersumber pada Tuhan Yang M aha Esa dan disarikan menjadi Corporate Value, dengan sebutan KG 5-C (lima keutamaan Kompas Gramedia), yaitu :
1. Caring / peduli terhadap sesama manusia.
Menghargai manusia, tanggung jawab sosial, cross cultural. 2. Credible / berintegritas.
Jujur, berwatak baik, loyal dan bertanggung jawab, transparan, etika bersih
3. Competent / berprestasi.
Berorientasi pada kinerja terbaik dan pengembangan diri, menggunakan sumber daya secara optiomal, efisiensi, efektif, sinergi / teamwork.
4. Competitive / berdaya saing.
Berani ambil resiko, open mind, berkompetisi, inovatif, ikuti perkembangan teknologi, speed, akseleratif.
5. Customer Delight / berorientasi pada kepuasan pelanggan.
Berorientasi pada penyediaan layanan dan produk berkualitas sesuai dengan kebutuhan pelanggan, fleksibelitas.
3.1.4 Perkembangan Kompas Gramedia Group
Diawali dengan menerbitkan Majalah Intisari, Kompas Gramedia Group juga mengembangkan usaha di luar bidang informasi dan media komunikasi (diversifikasi usaha) guna mendukung usaha inti dan memperluas lapangan kerja.
• Periode 60-an
17 Agustus 1963 : Majalah Intisari edisi pertama diterbitkan.
28 Juni 1965 : Harian KOMPAS edisi pertama diterbitkan
http://www.kompas.com • Periode 70-an
2 Februari 1970 : Toko buku pertama kali dirintis dan sampai saat ini sudah lebih dari 50 outlet yang tersebar di
seluruh Indonesia
http://www.gramediabooks.com 25 November 1970 : Percetakan pertama kali didirikan
di Jakarta dan sejak tahun 1997 mulai mengembangkan cetak jarak jauh, antara lain di Palembang, Bawen, Aceh, Banjarmasin,
Surabaya, Kupang, dan Medan http://www.gramediaprinting.com 8 Agustus 1972 : Berdirinya Radio Sonora di
Jakarta, dan saat ini sudah mempunyai lima cabang, yaitu Sonora Yogyakarta (d/h Radio Bikima), Sonora Surabaya (d/h Radio Salvatore), Sonora Palembang (d/h Radio Atmajaya), Sonora Pangkal Pinang (d/h Radio Palupi), Sonora Pontianak(d/h
Radio Bornera)
http://www.sonora.co.id
25 Maret 1974 : Berdirinya Gramedia Pustaka Utama sebagai salah satu penerbit utama buku fiksi dan non-fiksi http://www.gramedia.com
• Periode 80-an
1981 : Hotel Santika pertama kali didirikan di Bandung, selain resort, hotel yang rata-rata berbintang 3 dan 4 ini sudah mempunyai cabang antara lain di Jakarta, Bali,
Cirebon, Jogjakarta, Semarang, Manado, Surabaya, Pontianak,
Malang, dan Bogor
http://www.santika.com
3 Maret 1984 : Tabloid Bola edisi pertama diterbitkan
http://www.bolanews.com
1984 : Didirikannya Graha Kerindo Utama, sebagai salah satu usaha menufaktur khususnya pada pembuatan tissue yang berkualitas, dengan merk antara lain Tessa,
Dynasty, dan Multi
http://www.gku.co.id
1985 : Berdirinya Elex Media
Komputindo, sebagai salah satu penerbit dan pemegang lisensi berbagai macam komik terbitan luar negeri.
1986 : Mendirikan Lembaga Pendidikan Bahasa Inggris (ELTI) dan Lembaga Pendidikan Komputer (LPKT), dan pernah mendirikan
Uninet sebagai salah satu provider jasa internet dan telekomunikasi. 1987 : Mendirikan Media Tour sebagai
salah satu penyedia jasa tour & travel.
1989 : Menerbitkan Harian Sriwijaya Post-Palembang
http://www.sripoku.com
Harian Serambi Indonesia-Aceh http://www.serambinews.com Harian Surya-Surabaya
http://www.surya.co.id • Periode 90-an
1990 : Menerbitkan Harian Bernas-Jogjakarta http://www.bernas.co.id 1991 : Menerbitkan Harian Pos Maluku,
Harian Pos Kupang, Harian Bangka Pos, Tribun Batam, Tribun Jabar, Tribun Kaltim, Tribun Pekanbaru, dan Tribun Timur. 1993 : Menerbitkan Majalah Foto Media. 1994 : Mendirikan Permata Puri Media,
/ real-estate http://www.permata-purimedia.com
1996 : Menerbitkan Tabloid Kontan http://www.kontan-online.com 1997 : Menerbitkan Harian Warta Kota
http://www.wartakota.co.id • Periode 2000-an
29 Mei 2008 : Launching portal Kompas.com (d/h Kompas Cyber Media) http://www.kompas.com
2008 : Mendirikan Universitas Media Nusantara.
2008 : Mendirikan KG TV
3.1.5 Visi dan Misi dari Group of Magazine - Kompas Gramedia Adapun visi dan misi dari Group of Magazine - Kompas Gramedia adalah sebagai berikut:
Visi dari Group of Magazine - Kompas Gramedia
Menjadi perusahaan penyaji informasi dan layanan edutainment yang terbesar, pilihan utama masyarakat Indonesia, dan memuaskan serta membanggakan bagi para stakeholders. Misi dari Group of Magazine - Kompas Gramedia
Menyediakan informasi dan layanan edutainment yang beretika, dan ikut serta dalam upaya mencerdaskan bangsa indonesia melalui pembentukan manusia yang kreatif, mandiri, dan berwawasan.
3.1.6 Kegiatan Bisnis Perusahaan
Berdasarkan Surat Keputusan CEO Kompas Gramedia no. CS/SK/104/X/2008 tertanggal 30 oktober 2008, Group of Magazine dibagi kedalam 4 kelompok, yaitu :
• Publishing I Division : Terdiri dari :
o Children’s Media
Bobo Editorial Department (sejak 14 April 1973) Mombi Editorial Department (sejak 3 Oktober) Bobo Editorial Department (sejak 5 Juni 1975) Bobo Editorial Department (sejak 4 Agutus 2003) ORI Editorial Department (sejak 6 Juni 2001) Sanggar Kreativitas Bona Department
Bobo Club Department
o Women’s I Media
Nova Editorial Department (sejak 25 Februari 1988) http://www.tabloidnova.com
Majalah Sedap sejak 1 Desember 1999 http://www.sedap-sekejap.com
Majalah Saji sejak 28 Agustus 2003 http://www.tabloidsaji.multiply.com
Nakita Editorial Department (sejak 6 April 1999) http://www.tabloid-nakita.com
Nova Club Department
o Women’s II Media Project
Kawanku Editorial Department (sejak 5 Agustus 1970) http://www.kawanku-online.com
Chic Editorial Department (sejak 2 Maret 2005) http://www.chicmag.multiply.com
Prevention Editorial Department (sejak 22 April 2008) http://www.preventionindonesia.com
Sekar Editorial Department (sejak 25 Maret 2009)
• Publishing II Division : Terdiri dari :
o Automotive Media
Otomotif Editorial Department (sejak 10 Mei 1991) http://www.otomotifnet.com
Motor Editorial Department (sejak 13 September 1995)
Motor Pus Editorial Department (sejak 6 maret 1999) http://www.motorplus-online.com
Autobild Editorial Department (sejak 6 Mei 2003) JIP Editorial Department (sejak 4 November 2002) Oto Plus Editorial Department
o General Media
Intisari Editorial Department (sejak 17 Agustus 1963) http://www.intisari-online.com
Idea Editorial Department (sejak 9 Februari 2004) http://www.ideaonline.co.id
Flona Editorial Department (sejak 8 Maret 2004) What HiFi Editorial Department (sejak 28 Maret
2004)
o Men’s Media
Hai Editorial Department (sejak 4 Januari 1977) http://www.hai-online.com
Soccer Editorial Department (sejak 6 juni 2000) http://www.duniasoccer.com
Hotgame Editorial Department (sejak 18 Oktober 1999) http://www.hotgame-online.com
Angkasa Editorial Department (sejak 4 Oktober 1989) http://www.angkasa-online.com
National Geographic Indonesia Editorial Department
(sejak 28 Maret 2005)
http://www.nationalgeographic.co.id o Prima Info Media
Chip Editorial Department http://www.chip.co.id Prima Info Editorial Department, terdiri dari :
IT :
Infokomputer Editorial Department http://www.chip.co.id
PC plus Editorial Department http://www.tabloidpcplus.com
Sinyal Editorial Department
Non IT : Rumah dan Serial Rumah Editorial Department http://www.tabloidrumah.com
• Sales & Marketing Division: o Advertising Sales Departement o Marketing Departement
o Research Departement
o HR (Human Resource) Departement o GA (General Affairs) Departement • Budgeting Department
• IT (Information Technology) Department • Pre Press Department
• Motion Radio (97,5 FM) Department (sejak 4 Juli 2005) http://otomotionfm.com
• Activation Department
3.1.7 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar di bawah ini merupakan struktur organisasi dari Group of Magazine – Kompas Gramedia bagian Human Resource Department
3.1.8 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan oleh Group of Magazine Kompas Gramedia bagian Human Resource Department
1. Kepala bagian
Mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya manusia (meliputi: pengadaan, pengembangan, penghargaan, dan hubungan industrial) di kelompok majalah
2. Wakil kepala bagian
Mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya manusia (meliputi: pengadaan, pengembangan, penghargaan, dan hubungan industrial) di kelompok majalah ; berkoordinasi dengan kepala bagian
3. Kepala seksi hubungan industrial
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan hubungan industrial dalam rangka terciptanya iklim/hubungan kerja yang harmonis dan kondusif di kelompok majalah
4. Staf hubungan industrial
Menangani kegiatan hubungan industrial dalam rangka terciptanya iklim/hubungan kerja yang harmonis dan kondusif 5. Kepala seksi penerimaan dan penempatan
Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan sumber daya manusia
6. Wakil kepala seksi penerimaan dan penempatan
Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan sumber daya manusia ; berkoordinasi dengan kepala seksi penerimaan dan penempatan
7. Staf penerimaan dan penempatan
Menangani kegiatan pengadaan sumber daya manusia 8. Staf rekrutmen
Menangani kegiatan pengadaan sumber daya manusia 9. Penata administrasi penerimaan dan penempatan
Menyelenggarakan kegiatan administrasi seksi penerimaan dan penempatan
10. Kepala seksi pendidikan pelatihan
Mengkoordinasikan kegiatan pengembangan sumber daya manusia melalui program pendidikan dan pelatihan
11. Staf pendidikan pelatihan
Menangani pengembangan sumber daya manusia melalui program pendidikan dan pelatihan
12. Pelaksana kegiatan pendidikan dan pelatihan
Melakukan kegiatan operasional berupa penyiapan, penyediaan materi, sarana dan prasarana untuk mendukung pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan
13. Penata administrasi pendidikan pelatihan
Menyelenggarakan kegiatan administrasi bidang pendidikan dan pelatihan
14. Kepala seksi remunerasi dan kesejahteraan
Mengkoordinasikan kegiatan penghargaan sumber daya manusia, melalui sistem remunerasi dan kesejahteraan karyawan
15. Wakil kepala seksi remunerasi dan kesejahteraan
Mengkoordinasikan kegiatan penghargaan sumber daya manusia, meliputi sistem remunerasi dan kesejahteraan karyawan ; berkoordinasi dengan kepala seksi remunerasi dan kesejahteraan
16. Penata administrasi remunerasi dan kesejahteraan
Menyelenggarakan kegiatan administrasi seksi remunerasi dan kesejahteraan untuk karyawan di kelompok majalah 17. ODTM (Organization Developmnet Talent Management)
Menciptakan, mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengimplementasikan program pengembangan organisasi ; mempersiapkan, mengelola, mengawasi, dan mengembangkan sumber daya manusia dalam organisasi yang dimulai dari proses rekrutmen, seleksi, penempatan, pengembangan, penilaian kerja, jenjang karir, hingga kaderisasi
18. Staf kepala bagian bidang informasi SDM
Menyediakan dan mengembangkan sistem informasi manajemen (SIM) SDM
19. Pengelola data SDM
Mengelola data SDM, baik dalam bentuk hardcopy maupun database di dalam aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) SDM
20. Sekretaris bagian
Menyelenggarakan jasa kesekretariatan di bagian sumber daya manusia dan mengkoordinasikan tugas/pekerjaan bidang sekretariat dan rumah tangga
21. Petugas rumah tangga
Mengerjakan tugas kerumahtanggan di bagian SDM
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
Gambaran sistem yang sedang berjalan dijelaskan seperti dibawah ini:
A. Prosedur Penawaran dan pendaftaran Pelatihan
Prosedur penawaran dan pendaftaran pelatihan adalah sebagai berikut:
1. Staff HRD bagian Training & Development menganalisis kinerja kerja karyawan.
2. Kemudian bersama dengan manager HR membuat atau melihat kalender pelatihan dalam satu tahun kedepan.
3. Staff HRD bagian Training & Development Merancang pelatihan yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat. Biasanya dengan menentukan trainer, tempat training, dan data calon peserta yang akan diikutkan training.
4. Staff HRD bagian Training & Development memberikan surat undangan pelatihan kepada manager masing-masing department.
5. Manager masing-masing department mendapatkan surat undangan yang berisi calon peserta pelatihan. Manager tersebut dapat menawarkan pelatihan tersebut kepada karyawan yang ingin mengikuti pelatihan.
6. Nama karyawan yang sudah ada di dalam surat undangan wajib untuk mengikuti pelatihan tersebut. Untuk karyawan yang namanya tidak ada di dalam surat undangan tetapi ingin mengikuti pelatihan yang akan dilaksanakan, dipersilahkan untuk mendaftarkan dirinya kepada manager.
7. Manager masing-masing department kemudian membuat daftar atau list karyawan yang akan mengikuti pelatihan tersebut dalam bentuk dokumen.
8. Dokumen tersebut kemudian diserahkan kepada staff HRD bagian Training & Development untuk pendataan peserta pelatihan yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat.
B. Prosedur Pelaksanaan Pelatihan
Prosedur Pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut: 1. Karyawan datang ke tempat pelatihan
2. Karyawan mengisi absensi 3. Mengikuti Pelatihan dalam kelas
Gambar 3.3 prosedur pelaksanaan pelatihan
C. Prosedur Evaluasi Pelatihan
Prosedur evaluasi Pelatihan adalah sebagai berikut:
1. Trainer mengadakan Seminar Penutup pada Hari akhir Pelatihan.
2. Karyawan diminta untuk mengisi questionnaire untuk evaluasi Pelatihan Tersebut.
3. Kemudian mengumpulkan jawaban dari questionnaire tersebut ke HRD.
4. HRD Mengumpulkan jawaban dari questionnaire tersebut dalam bentuk dokumen.
5. Dokumen tersebut disimpan untuk menjadi bahan laporan evaluasi pelatihan.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Informasi
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada Group of Magazine – Kompas Gramedia bagian Human Resource Department, data-data yang dibutuhkan pada proses pelatihan antara lain :
Penyimpanan informasi data yang mencakup :
o Pencatatan Data Karyawan , Baik itu Manager , Direktur , Admin dll
o Pencatatan Data Vendor Yang di pakai dalam Training o Pencatatan Data Training Mencakup :
Jadwal Berlangsungnya Training Data dari Trainer
Jenis-jenis dari Training
o Pencatatan Data Transaksi yang berlangsung Mulai dari biaya yang di keluarkan untuk
training yaitu biaya vendor/trainer , gedung , akomodasi maupun konsumsi
o Rekap Data Evaluasi
Setelah Training berlangsung maka diadakan evaluasi baik dari materi , trainer maupun fasilitas gedung
o Laporan Hasil Training
Laporan yang berisikan karyawan siapa saja yang telah mengikuti training.
Fasilitas yang mendukung :
o Ruang/Gedung yang digunakan
o Akomodasi atau transport dari peserta training o Konsumsi
3.2.3 Permasalahan yang dihadapi
Berikut adalah penjelasan mengenai permasalahan yang dihadapi oleh Group of Magazine – Kompas Gramedia bagian Human Resource Department :
1. Belum ada alat bantu aplikasi yang dapat dengan mudah memberikan informasi dalam bentuk laporan, yang dapat membantu pihak HRD untuk melihat dan menganalisis hasil yang ada secara cepat.
2. Perhitungan budget pelatihan yang dilakukan masih manual. 3. Hasil evaluasi pelatihan karyawan masih belum mempunyai
informasi grafik.
3.2.4 Solusi Pemecahan Masalah
Dari analisis kebutuhan informasi dan permasalahan yang dihadapi, solusi-solusi pemecahan masalah yang diajukan adalah sebagai berikut :
1. Membuat Aplikasi database Pelatihan. Yang dimana dengan menggunakan Aplikasi tersebut, maka akan mempercepat
proses pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh HRD Kompas Gramedia.
2. Budget pelatihan karyawan akan dihitung secara otomatis pada aplikasi database pelatihan karyawan yang telah dibuat. 3. Dengan menggunakan Aplikasi tersebut, hasil dari laporan
evaluasi dapat disajikan dengan grafik yang akan mempermudah dalam menganalisis hasil pelatihan karyawan.
