KOMITE TIMAH
TIN COMMITTEE
KERANGKA ACUAN KERJA
TERM OF REFERENCE
DAFTAR ISI
TABLE OF CONTENT
Page
1. Pembentukan/Constitution ... 1
2. Tanggung Jawab, Wewenang dan Kebijaksanaan/Responsibilities, Powers and Discretion ... 1
3. Prosedur Pelaporan/Reporting Procedures ... 3
4. Susunan Komite Timah/Composition of Tin Committee ... 3
5. Frekuensi Rapat/Frequency of Meeting ... 5
6. Kehadiran di Rapat/Attendance at Meetings ... 7
7. Kuorum/Quorum ... 7
8. Kerahasiaan dan Benturan Kepentingan /Confidentiality and Conflict of Interest ... 7
9. Rekomendasi Komite Timah/Tin Committee Recommendation ... 9
1 / 9
1. PEMBENTUKAN 1. CONSTITUTION
1.1 Direksi Bursa Komoditi dan Derivatif Indonesia ("Direksi") telah memutuskan untuk membentuk sebuah Komite yang dikenal sebagai Komite Timah dan mendelegasikan wewenang untuk memberikan pertimbangan atas hal-hal yang disebutkan di bagian 2 bawah ini. 1.2 Direksi memiliki wewenang untuk
mempertimbangkan, dan bertindak berdasarkan, rekomendasi yang dibuat oleh Komite Timah.
1.1 The Board of Directors of Indonesia Commodity and Derivatives Exchange (the “Directors”) has resolved to establish a committee of the Directors known as the Tin Committee and delegate consideration of the matters set out in 2 below.
1.2 The Directors has the power to consider, and to act on, recommendations made by the Tin Committee.
2. TANGGUNG JAWAB, WEWENANG, DAN KEBIJAKSANAAN
2. RESPONSIBILITIES, POWERS AND
DISCRETION
2.1. Komite Timah akan memiliki tanggung jawab, kekuasaan dan kebijaksanaan sebagai berikut:
a. Memantau dan meninjau ulang (i) kebijakan, prosedur, peraturan dan tata tertib terkait dengan peluncuran produk baru atau produk yang ada dan (ii) penerapan kebijakan, prosedur, peraturan dan tata tertib tersebut.
b. Memberi saran kepada Direksi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan, dan mengawasi kepatuhan terhadap hukum yang berlaku di Indonesia.
c. Memberikan keahlian pasar dan memberi saran kepada Direksi mengenai tren internasional, isu, tantangan, inisiatif strategis, peluang produk baru dan hal lainnya yang berkaitan dengan pasar timah.
d. Memastikan bahwa spesifikasi kontrak Timah mewakili kebutuhan industri, dan oleh karenanya memberikan rekomendasi kepada Direksi untuk mengadopsi usulan-usulan perubahan spesifikasi yang dianggap sesuai.
2.1 The Tin Committee shall have the following responsibilities, powers and discretion:
a. Monitor and review (i) policies, procedures, rules and regulations in relation to the launch of new product or existing product and (ii) the implementation of such policies, procedures, rules and regulations.
b. Advise the Directors on matters relating to, and oversee compliance with the prevailing laws in Indonesia.
c. Provide market expertise and advise to the Directors on international trends, issues, challenges, strategic initiative, new product opportunities and other matters relating to the tin market.
d. Ensuring that the contract specifications of the Tin contract represents the industry’s needs, and, as a consequence, recommending to the Directors for adoption any proposed specification changes it considers appropriate.
2 / 9 e. Mengawasi merek yang sudah ada
(termasuk keperluan Anggota Komite Timah untuk memberi saran kepada eksekutif Bursa tentang perubahan kepemilikan, perubahan nama, perubahan tanda merek produsen dan lainnya yang mereka ketahui). f. Meneruskan kepada eksekutif Bursa
pengaduan-pengaduan terkait kontrak Timah.
g. Pada umumnya mempromosikan penggunaan kontrak Timah.
h. Menanggapi konsultasi Logistik Berikat ICDX mengenai berbagai masalah pergudangan.
i. Komite Timah wajib
memperhitungkan "Keadaan Pasar" di setiap rapat. Ini harus dicatat dalam agenda dan minuta di setiap rapat. j. Merekomendasikan penambahan
atau penghapusan titik penyerahan sehubungan dengan kontrak Timah, untuk dipertimbangkan lebih lanjut oleh Direksi.
k. Membuat rekomendasi kepada Direksi mengenai isu kebijakan terkait kontrak Timah.
l. Mendiskusikan, merumuskan dan memberi saran mengenai hal-hal tersebut di atas sesuai dengan permintaan Direksi dari waktu ke waktu.
m. Menjalankan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Direksi dari waktu ke waktu.
2.2. Komite Timah dapat meminta saran profesional yang independen jika diperlukan setelah mendapat persetujuan dari Direksi. Pengurusan dalam mencari
e. Monitor existing brands (including the need for Tin Committee Members to advise the Exchange executive of any producer change of ownership, producer change of name, brand marking changes, etc. of which they become aware).
f. Passing on to the Exchange executive relevant complaints on any aspect of brands or the Tin contract.
g. Generally promoting the use of the Tin contract.
h. Responding to ICDX Logistik Berikat consultations regarding various warehousing matters.
i. The Tin Committee shall consider the “State of the Markets” at every meeting. This shall be recorded in the agenda and minutes in each instance.
j. Recommending the addition or deletion of good delivery points in respect of the Tin contract, for onward consideration by the Directors.
k. Making recommendations to the Directors on policy issues related to the Tin contract.
l. To discuss, formulate and advise on the foregoing matters in accordance with the request of the Directors from time to time.
m. Performing other duties as determined from time to time by the Directors.
2.2 The Tin Committee shall have access to independent professional advice if necessary upon approval by the Directors. Arrangement to seek professional advice
3 / 9 saran profesional dapat dilakukan melalui sekretaris Komite Timah.
2.3. Komite Timah akan diberi sumber daya yang memadai dari eksekutif Bursa untuk melaksanakan tugasnya.
could be made through the secretary of the Tin Committee.
2.3 The Tin Committee shall be provided with sufficient resources from the Exchange executives to perform its duties.
3. PROSEDUR PELAPORAN 3. REPORTING PROCEDURES
3.1 Komite Timah wajib melaporkan kepada Direksi mengenai keputusan atau rekomendasi mereka kecuali terdapat hukum atau peraturan yang membatasi mereka untuk melakukan hal tersebut (seperti larangan pengungkapan berdasarkan ketentuan regulasi).
3.2 Ketua Komite Timah wajib menghadiri rapat umum tahunan Bursa. Apabila tidak hadir, anggota Komite lainnya atau wakil yang ditunjuknya wajib hadir dan siap untuk menjawab pertanyaan pada rapat umum tahunan.
3.1 The Tin Committee shall report to the Directors on their decisions or recommendations unless there are legal or regulatory restrictions on their ability to do so (such as a restriction on disclosure due to regulatory requirements).
3.2 The chairman of the Tin Committee shall attend the annual general meeting of the Exchange. In his absence, another member of the Committee or failing this his duly appointed delegate shall attend and be available to answer questions at the annual general meeting.
4. SUSUNAN KOMITE TIMAH 4. COMPOSITION OF TIN COMMITTEE
4.1 Seluruh anggota Komite Timah ("
Anggota") akan ditunjuk oleh Direksi dari
waktu ke waktu.
4.2 Komite Timah terdiri dari komponen perwakilan yang seimbang, termasuk perwakilan pedagang dan industri yang sesuai. Setiap anggota eksekutif Bursa dapat ditunjuk sebagai Anggota Komite Timah.
4.3 Ketua Komite Timah diangkat oleh Direksi
4.4 Seorang wakil ketua akan ditunjuk oleh ketua Komite Timah setelah berkonsultasi dengan Direksi. Setiap anggota eksekutif Bursa dapat ditunjuk sebagai wakil ketua Komite Timah.
4.5 Dalam hal tidak hadirnya ketua atau wakil ketua, anggota eksekutif Bursa dapat
4.1 The members of the Tin Committee (the “Members”) shall be appointed by the Directors from time to time.
4.2 The Tin Committee shall comprise balanced appropriate sectional representation, including appropriate trader and industry representation. Any member of the Exchange executive can be appointed as a Member of the Tin Committee.
4.3 The chairman of the Tin Committee shall be appointed by the Directors.
4.4 A vice chairman will be appointed by the Tin Committee chairman in consultation with the Directors. Any member of the Exchange executive can be appointed as vice chairman of the Tin Committee. 4.5 In the event of the absence of the
4 / 9 ditunjuk sebagai ketua selama rapat.
4.6 Sekretaris perusahaan Bursa menjabat sebagai sekretaris Komite Timah. Komite Timah dari waktu ke waktu dapat menunjuk orang lain dengan kualifikasi dan pengalaman yang sesuai sebagai sekretaris Komite Timah.
4.7 Semua Anggota Komite Timah lainnya akan ditunjuk dan diangkat kembali oleh Direksi atas rekomendasi industri timah. 4.8 Eksekutif Bursa berhak menghadiri rapat
Komite Timah namun tidak memiliki hak suara dalam rapat.
4.9 Dengan memperhatikan 4.12 di bawah, masa kerja seluruh Anggota Komite Timah, termasuk ketua namun tidak termasuk Anggota yang ditunjuk dari eksekutif Bursa adalah tiga tahun, dengan masa kerja maksimal sembilan tahun apabila terus-menerus ditunjuk. Dalam hal ketua berpendapat seseorang perlu menjabat sebagai Anggota Komite Timah lebih dari sembilan tahun maka ketua mengajukan permohonan tersebut kepada Direksi. Permohonan memuat alasan, dan periode perpanjangan masa jabatan yang diusulkan dari individu tersebut. Akan menjadi keputusan dari Direksi mengenai apakah masa jabatan seseorang perlu diperpanjang.
4.10 Direksi dapat, atas kebijakannya sendiri, memperpanjang masa jabatan ketua lebih dari sembilan tahun. Dalam hal tersebut, Direksi akan mencatat alasan dan periode perpanjangan masa jabatan tersebut.
4.11 Ketua Komite Timah wajib meninjau kinerja Komite Timah setiap tahunnya untuk memastikan mekanisme operasinya
the Exchange executive can be appointed as chairman for the duration of the meeting.
4.6 The company secretary of Exchange shall be the secretary of the Tin Committee. The Tin Committee may from time to time appoint any other person with appropriate qualification and experience as the secretary of the Tin Committee. 4.7 All other Tin Committee Members will be
appointed and reappointed by the Directors upon recommendation of the tin industry.
4.8 The Exchange executives shall be entitled to attend meetings of the Tin Committee however they does not have the right to cast a vote.
4.9 Subject to 4.12 below, all Tin Committee Members, including the chairman but excluding Members appointed from the Exchange executive, shall be appointed for a period of three years, with a maximum term of nine years’ continuous service. In the event that the chairman feels that an individual should serve for more than nine years, the chairman shall make an application to the Directors. The application shall contain the reasons for, and the proposed period of, such extension to the individual’s term of service. It shall be the decision of the Directors as to whether that individual’s term of service should be extended. 4.10 The Directors may, at its sole discretion,
extend the term of service of the chairman beyond nine years. Where it does so, the Directors shall record the reasons for, and the proposed period of, such extension.
4.11 The chairman of the Tin Committee shall review annually the Tin Committee’s performance to ensure it is operating at
5 / 9 telah berjalan dengan optimal dan merekomendasikan jika diperlukan adanya perubahan untuk disetujui oleh Direksi. 4.12 Direksi atas kebijakannya berhak setiap
saat meminta agar setiap Anggota Komite Timah termasuk ketua dan wakil ketua mengundurkan diri dari Komite Timah, dan orang tersebut wajib mematuhi permintaan tersebut. Dalam melaksanakan wewenangnya, Direksi tidak perlu memberikan alasan atau jangka waktu. 4.13 Jika Anggota Komite Timah diberhentikan
dari tempat dimana mereka dipekerjakan pada saat pengangkatan mereka, maka mereka wajib mengajukan pengunduran diri dari Komite Timah (kecuali jika Direksi menyatakan sebaliknya).
4.14 Dengan mengacu pada 4.12, jika dua atau lebih Anggota Komite Timah menjadi bekerja dibawah perusahaan yang sama atau kelompok usaha yang sama sebagai akibat dari transaksi perusahaan, maka Direksi setelah berkonsultasi dengan Ketua Komite Timah akan menentukan Anggota mana yang akan tetap menjabat di Komite Timah.
maximum effectiveness and recommend any changes it considers necessary to the Directors for approval.
4.12 The Directors may at its sole discretion request that any Member of the Tin Committee including the chairman and vice chairman resign from the Tin Committee at any time, and such person shall comply with such request. No reason or period of notice need be given by the Directors.
4.13 Should a Tin Committee Member cease to be employed by the employer by whom they were employed at the time of their appointment, then they shall be required to tender their resignation from the Tin Committee (unless the Directors declares otherwise).
4.14 With reference to 4.12 should two or more Tin Committee Members become employed by the same employer or the same group as a result of a corporate transaction, then the Directors in consultation with the chairman of the Tin Committee shall decide which Member if applicable should remain on the Tin Committee.
5. FREKUENSI RAPAT 5. FREQUENCY OF MEETING
5.1 Komite Timah wajib bertemu paling sedikit satu tahun sekali dan lebih sering bila diperlukan, kecuali jika direkomendasikan lain oleh Ketua Komite Timah dan disetujui oleh Direksi. Komite Timah dapat menghadiri secara langsung atau melalui sarana komunikasi elektronik lainnya.
5.2 Ketua Komite Timah wajib menyetujui, setelah berkonsultasi dengan eksekutif Bursa, agenda untuk setiap rapat Komite Timah (dengan mempertimbangkan persyaratan 8.2)
5.1 The Tin Committee shall meet at least once a year and more frequently when appropriate, unless otherwise recommended by the Tin Committee chairman and approved by the Directors. The Tin Committee can either attend the meeting in person or through other electronic means of communication. 5.2 The Tin Committee chairman shall agree
in consultation with the Exchange executive the agenda for each Tin Committee meeting (taking into account the requirements of 8.2).
6 / 9 5.3 Tanggal rapat Komite timah wajib disetujui
terlebih dahulu dengan memperhitungkan bahwa pemberitahuan akan menghasilkan jumlah partisipasi yang maksimal.
5.4 Pemanggilan rapat akan dilakukan oleh sekretaris Komite Timah atas permintaan ketua Komite Timah dengan jangka waktu pemberitahuan yang wajar. Agenda dan bahan yang menyertainya diedarkan (melalui pos, email atau media lainnya) kepada semua Anggota tepat pada waktunya dan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal Rapat Komite Timah sepanjang dimungkinkan. Bahan dan materi terkait wajib dalam bentuk dan kualitas yang memungkinkan Komite Timah untuk membuat keputusan mengenai hal-hal yang telah dipersiapkan. Keputusan atau rekomendasi dapat diminta dan diterima di antara rapat, bila perlu, untuk menghindari penundaan dalam proses pengambilan keputusan. 5.5 Keputusan Komite Timah pada setiap rapat
diambil berdasarkan suara mayoritas Anggota yang hadir.
5.6 Minuta wajib disimpan oleh sekretaris Komite Timah. Draft dan versi akhir minuta wajib diedarkan dalam waktu yang wajar setelah rapat ke seluruh Anggota untuk komentar dan menjadi catatan mereka. Minuta tersebut terbuka untuk pemeriksaan Direksi.
5.7 Komite Timah bebas untuk mempublikasikan butir-butir agenda yang akan datang dengan persetujuan terlebih dahulu dari Ketua dan eksekutif Bursa untuk mendorong peran serta dari pihak luar, jika diperlukan.
5.3 Tin Committee meeting dates shall be agreed in advance affording adequate notice for maximum participation.
5.4 Meetings shall be summoned by the secretary of the Tin Committee at the request of the chairman of the Tin Committee with reasonable notice given. An agenda and accompanying Tin Committee papers shall be circulated (by post, email or other medium) to all Members in a timely manner and at least 3 days before the intended date of a Tin Committee meeting insofar as it is practicable. Such papers and related materials shall be in a form and quality as will enable the Tin Committee to make an informed decision on the matters placed before it. Decisions or recommendations may be solicited and received between meetings, where necessary, to avoid delays in the decision-making processes. 5.5 Resolutions of the Tin Committee at any
meetings shall be passed by a majority of votes of the Members present.
5.6 Minutes shall be kept by the secretary of the Tin Committee. Draft and final versions of minutes shall be circulated to all Members for their comment and records respectively, in both cases within a reasonable period of time after the meeting. Such minutes shall be open for the Directors inspection.
5.7 The Tin Committee shall be at liberty to publicise forthcoming agenda items with the chairman’s and the Exchange executive’s prior approval in order to encourage outside contributions, where appropriate.
7 / 9
6. KEHADIRAN DI RAPAT 6. ATTENDANCE AT MEETINGS
6.1 Atas undangan Komite Timah, Direktur Utama, penasihat eksternal dan pihak lain dapat diundang untuk menghadiri seluruh atau sebagian dari setiap rapat.
6.2 Hanya Anggota yang memiliki hak suara pada rapat tersebut. Tidak ada anggota Direksi atau eksekutif Bursa lainnya yang dapat terlibat dalam pengambilan keputusan.
6.3 Kegagalan untuk menghadiri tiga rapat Komite Timah secara berturut-turut dianggap sebagai pengunduran diri dari keanggotaan Komite Timah, tunduk pada kebijakan ketua Komite Timah dan Direksi.
6.1 At the invitation of the Tin Committee, the chairman of the Directors, external advisers and other persons may be invited to attend all or part of any meetings. 6.2 Only Members are entitled to vote at the
meetings. No other member of the Directors or the Exchange executive shall be involved in any decision.
6.3 Failure to attend three consecutive Tin Committee meetings will result in the withdrawal of Tin Committee membership, subject to the discretion of the Tin Committee chairman and the Directors.
7. KUORUM 7. QUORUM
7.1 Kuorum yang diperlukan bagi Komite Timah untuk memulai rapat paling sedikit adalah 50% dari seluruh Anggotanya hadir pada rapat tersebut, termasuk ketua atau wakil ketua (yang bertindak sebagai ketua). Anggota Komite Timah dilarang untuk diwakili oleh kuasanya.
7.2 Keputusan rapat yang ditandatangani oleh seluruh Anggota berlaku sah dan efektif seolah-olah telah disahkan melalui rapat Komite Timah.
7.1 The quorum necessary for the Tin Committee to start the meeting shall at least 50% of its Members present at its meeting, including its chairman or vice chairman (acting chairman). Tin Committee Members are prohibited from appointing alternates.
7.2 A resolution in writing signed by all the Members shall be as valid and effectual as if it had been passed at a meeting of the Tin Committee duly convened and held.
8. KERAHASIAAN DAN BENTURAN
KEPENTINGAN
8. CONFIDENTIALITY AND CONFLICT OF INTEREST
8.1 Anggota Komite Timah harus memastikan bahwa, kecuali jika konsultasi dari luar telah disepakati secara khusus, semua hal yang dibahas dan semua bahan dan data yang tersedia bagi mereka sehubungan dengan kegiatan Komite Timah selalu dijaga kerahasiaannya. Selanjutnya, Anggota Komite Timah tidak boleh menyalahgunakan status Komite Timah mereka dan tidak boleh dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan jika mengalami benturan kepentingan. Apabila Anggota Komite Timah menganggap
8.1 Tin Committee Members must ensure that, unless outside consultation is specifically agreed, all matters discussed and all materials and data made available to them in respect of their Tin Committee-related activities are kept confidential at all times. Further, Tin Committee Members must not abuse their Tin Committee status and must not be involved in any decision-making processes in respect of which they may have a conflict of interest. Where Tin Committee Members think they may have a conflict
8 / 9 bahwa mereka memiliki benturan kepentingan sehubungan dengan masalah apa pun yang sedang atau akan dibahas dalam rapat Komite Timah, mereka wajib untuk tidak menghadiri bagian pertemuan di mana masalah tersebut dibahas dan minuta rapat harus mencatat alasan ketidakhadiran tersebut. Selanjutnya, apabila ketua berpendapat bahwa mungkin ada benturan kepentingan sehubungan dengan hal apa pun yang akan atau sedang dibahas dalam rapat Komite Timah dan karenanya anggota Komite Timah harus meninggalkan seluruh atau sebagian rapat, ketua akan meminta Anggota untuk meninggalkan rapat. Tidak ada alasan yang perlu diberikan. Anggota yang mungkin memiliki benturan kepentingan akan menerima minuta rapat dengan redaksi yang berkenaan dengan benturan kepentingan mereka telah dihilangkan dari salinan minuta yang mereka terima.
8.2 Bursa wajib memperhatikan persyaratan-persyaratan yang berkaitan dengan pengelolaan informasi orang dalam dan informasi yang sensitif secara komersial sebagaimana ditentukan oleh Bursa dan diberitahukan kepada Komite Timah dari waktu ke waktu. Dalam prakteknya, untuk beberapa hal yang dianggap sebagai informasi orang dalam atau informasi yang sensitif secara komersial tidak perlu disampaikan dalam rapat Komite Timah sampai informasi tersebut telah diketahui umum.
of interest in relation to any matter to be discussed at a Tin Committee meeting or that comes under discussion at a Tin Committee meeting, they must absent themselves from the part of the meeting at which that matter is discussed and the minutes of the meeting must record the reason of such absence. Further, where the chairman feels that there may be a conflict of interest in respect of any matter to be discussed at a meeting or that comes under discussion at a Tin Committee meeting and it is appropriate for a Tin Committee Member to leave all or part of a meeting, the chairman shall ask the Member to leave the meeting. No reason need be given. Members that may have a conflict of interest shall receive minutes of the meeting with the matter in respect of which they may have a conflict of interest redacted from the copy of the minutes they receive.
8.2 The Exchange shall observe the requirements relating to the management of inside information and commercially sensitive as prescribed by the Exchange and notified to the Tin Committee from time to time. In practice, this may mean that consideration of certain items which may be considered to be inside information or commercially sensitive information shall be withheld from meetings of the Tin Committee until such information is within the public domain.
9. REKOMENDASI KOMITE TIMAH 9. TIN COMMITTEE RECOMMENDATION
9.1 Direksi berhak untuk menerima, menolak atau mengubah rekomendasi apapun yang dibuat kepadanya. Direksi harus memiliki keyakinan yang cukup bahwa setiap rekomendasi yang dibuat oleh Komite Timah dapat dilaksanakan tanpa perlu melakukan tinjauan lebih lanjut. Oleh karena itu, adalah kewajiban Komite Timah untuk memastikan kualitas dari
9.1 The Directors has the right to accept, reject or modify any recommendations made to it. The Directors should have sufficient confidence that any recommendation made to it by the Tin Committee is capable of endorsement without further detailed review being necessary by the Directors members. Accordingly, it is incumbent upon the Tin
9 / 9 analisis, penelitian dan dokumen pendukung yang diberikannya kepada Direksi untuk mendukung setiap rekomendasi cukup bagi Direksi untuk meratifikasi rekomendasi tersebut tanpa perlunya peninjauan lebih lanjut.
9.2 Dalam hal rekomendasi Komite Timah ditolak oleh Direksi, ketua Komite Timah memiliki hak untuk mengajukan banding ke Dewan Komisaris Bursa.
Committee to ensure that the quality of analysis, research and supporting paperwork it provides to the Directors in support of any recommendation is sufficient for the Directors to ratify such a recommendation without further enquiry being necessary.
9.2 In the event that a Tin Committee recommendation is rejected by the Directors, the Tin Committee chairman has the right to appeal to the Directors of Commissioners of the Exchange.
10. REVISI KERANGKA ACUAN KERJA 10. REVISION OF TERMS OF REFERENCE
10.1 Kerangka Acuan Kerja ini akan ditinjau ulang dan bila perlu, dapat direvisi oleh Direksi dari waktu ke waktu.
10.1 These Terms of Reference should be reviewed and, when necessary, can be revised by the Directors from time to time.
Disclaimer:
The English translation is being provided for informational purposes only and to promote better understanding of the Exchange by non-resident members. While care has been taken to ensure that the translation is accurate and complete, Indonesia Commodity and Derivatives Exchange and/or Indonesia Clearing House accepts no liability or responsibility for any losses or damages, including trading losses, which may be incurred from any inaccuracy or omission in the English translation. In the event of discrepancies between the English version and original Indonesian version, the Indonesian version shall prevail. Any dispute that may arise within or without a court of law with regard to the meaning of the words, provisions and stipulations of the rules, regulations and agreements shall be resolved in accordance with the Indonesian texts.
