Kelas XI [BAHAN AJAR MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI ] A. Deskripsi Umum

(1)

A. Deskripsi Umum

Salah satu kompetensi yang ahrus dikuasai oleh peserta didik pada Program Keahlian Administrasi Perkantoran adalah Melakukan Prosedur Administrasi. Kompetensi ini memiliki tiga Kompetensi Dasar (KD), yaitu:

1. Proses dokumen-dokumen kantor. 2. Dasar surat menyurat

3. Mengurus atau menjaga sistem dokumen

Bahan Ajar ini disiapkan sebagai bahan pemelajaran kompetensi melakukan prosedur administrasi. Kompetensi ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khususnya di kalangan industry/dunia usaha. Kegiatan pencacatan atau tulis menulis selalu memegang peranan yang sangat pentingsebagai bagian dari setiap kegiatan.

B. Prasarat

Bahan Ajar ini merupakan modul awal bagi peserta didik pda program keahlian Administrasi Perkantoran. sebelum melanjutkan ke modul berikutnya, seperti Menangani Surat Masuk dan Keluar ( Mail Handling) dan Bekerja Sama dengan Kolega dan Pelanggan.

(2)

C. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada ”Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai paham.

c. Bila dalam proses memahami materi, Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu atau pun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas

dipelajari, maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. Guru/instruktur

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yanmg dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan. c. Selama Kegiatan Belajar Merngajar (KBM), tetaplah berada di dalam

kelas/tempat belajar.

3. Perlengkapan Yang Harus Disediakan Alat:

a. Macam-macam kertas b. Macam-macam amplop c. Macam-macam bentuk surat d. Kertas warna

(3)

Bahan:

a. Buku-buku yang berkaitan dengan surat menyurat b. Buku-buku kearsipan

D. Tujuan Akhir Pemelajaran

Kompetensi Dasar 1: Proses dokumen-dokumen kantor 1. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis dokumen.

2. Peserta didik dapat menyebutkan bagian-bagian surat dengan responsif. 3. Peserta didik dapat membedakan bentuk-bentuk surat.

Kompetensi 2: Dasar surat menyurat

1. Peserta didik dapat menggunakan tata bahasa dalam surat menyurat sesuai dengan kaidah.

2. Peserta didik dapat membedakan surat dinas, niaga, dan pribadi. Kompetensi 3: Mengurus/menjaga sistem dokumen

1. Peserta didik menjelaskan sistem indeks.

2. Peserta didik dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku.

(4)

A. Standar Kompetensi dan Cek Kemampuan

Standar Kompetensi: Melakukan Prosedur Administrasi

Kompetensi Dasar 1 Proses Dokumen-Dokumen Kantor

Apakah Anda telah memahami

pengetahuan tentang: Sudah Belum

1 Jenis-jenis dokumen dan surat 2 Fungsi-fungsi surat

3 Macam-macam kertas dan sampul surat

4 Bagian-bagian surat Apakah Anda telah mampu dan

terampil dalam: Sudah Belum

1 Memilih jenis kertas yang akan digunakan

2 Memilih jenis sampul/amplop surat yang akan digunakan

3 Membuat bermacam-macam

lipatan surat

Apakah Anda telah memiliki sikap: _Sudah _Belum 1 Teliti dan cermat dalam

memilih/menentukan jenis kertas yang akan digunakan

2 Teliti dan cermat dalam memilih/menentukan jenis sampul/amplop yang akan digunakan

3 Rapi dalam membuat bermacam-macam lipatan surat

Tindak Lanjut Jika sudah

.

Anda harus menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat melanjutkan ke materi berikutnya

Jika belum Anda diminta untuk

mengulang dan berlatih kembali secara insentif di bawah bimbingan

(5)

Kompetensi Dasar 2 Dasar Surat Menyurat Apakah Anda telah memahami

1 Ciri-ciri bahasa surat

2 Pengertian surat dinas dan surat niaga

3 Macam-macam surat dinas dan surat niaga

Apakah Anda telah mampu dan

1 Memilih penggunaan bahasa dalam membuat surat

3 Membuat surat dinas dan surat niaga

Apakah Anda telah memiliki sikap: Sudah Belum 1 Teliti dan cermat dalam

2 Teliti dan cermat dalam membuat surat dinas dan niaga

.

(6)

Kompetensi Dasar 3 Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen

Apakah Anda telah memahami

1 Pengertian indeks

2 Cara mengindeks nama orang dan nama perusahaan

Apakah Anda telah mampu dan

1 Mengindeks nama orang 3 Mengindeks nama perusahaan Apakah Anda telah memiliki sikap:

Sudah Belum 1 Teliti dan cermat dalam

2 Teliti dan cermat dalam membuat surat dinas dan niaga

.

(7)

Pengertian Dokumen

Sebetulnya masih banyak orang yang belum mengerti mengenai pengertian dari dokumen, yang mereka ketahui dari dokumen hanyalah sebatas dari surat. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dappat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebi meyakinkan.

Sedangkan dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Jenis-jenis Dokumen

I. Berdasarkan kepentingannya

a) Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan Ijazah.

b) Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: Cek, Obligasi, dan Saham.

c) Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: Fosil, Tugu, dan Naskah Proklamasi.

Dokumen-Dokumen Kantor

1

(8)

d) Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU. II. Berdasarkan bentuk fisiknya

a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: Buku. Majalah, dan Film.

b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

Ruang Lingkup Dokumentasi

Meliputi:

a. Dokumentasi literer, merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur, dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diperlukan.

b. Dokumentsi kopril, merupakan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

c. Dokumentasi privat, merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

A. Dokumen Kantor (Surat)

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas nama organisasi kantor.

Fungsi surat selain sebagai alat komunikasi adalah juga sebagai:

a. Alat bukti tertulis, surat dapat dijadikan alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar ohrganisasi/perorangan yang telah melakukan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.

b. Alat pengingat, surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: akta jul-bel;i.

(9)

c. Bukti historis, surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh: bukti-bukti transaksi.

d. Duta organisasi, surat dapat men cerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e. Pedoman, surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas.

f. Surat promosi, surat dapat dijadikan sebagai sarana promosi bagi perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum identitas perusahaan pada kepala surat.

Jenis-jenis surat meliputi:

a. Berdasarkan wujudnya meliputi kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, serta surat tanda bukti.

b. Berdasarkan tujuannnya surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, suratpemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain.

c. Berdasarkan sifat isinya meliputi surat dinas, surat pribadi, surat niaga, surat sosial, surat pengantar, telegram.

d. Berdasarkan penerimanya meliputi surat biasa, surat edaran, surat pengumuman.

e. Berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi surat sangat rahasia (SRHS/SR), surat rahasia (RHS/R), dan surat biasa.

f. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya ada surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.

(10)

Perlengkapan surat antara lain: 1. Kertas surat

Jenis kertas surat Ukuran (cm) Kegunaan Kertas folio 33 x 21,5 Untuk menulis surat

yang isinya panjang Kertas kuarto 28 x 21,5 Untuk menulis surat

yang isinya pendek Kertas oktavo 20,5 x 12,7 Untuk menulis memo

dan nota

Kertas sikmo 20,5 x 16,5 Untuk menulis surat yang merupakan kertas ukuran inggris Kertas A4 29,7 x 21 Untuk menulis surat

dins

Kertas A5 14,8 x 21 Untuk menulis surat yang merupakan kertas internasional Kertas A6 10,5 x 14,8 Untuk menulis surat

pengantar

Kertas A7 7,4 x 10,5 Untuk menulis surat yang merupakan kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai untuk surat-menyurat adalah:

 Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa digunakan surat-menyurat untuk ke luar negeri.

 Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.

 Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.

 Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

(11)

B. Bagian-bagian Surat

Keterangan: a. Kepala Surat b. Nomor Surat c. Tanggal Surat d. Alamat dalam surat e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup i. Nama organisasi j. Nama penandatangan k. Jabatan l. Lampiran m. Tembusan n. Inisial a b c d e f g h j i k l m n

(12)

Berikut adalah cara menulis bagian-bagian surat: 1. Kepala surat

Hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik karenaa selain berfungsi sebagai informasi tentang organisasi atau perusahaan juga sebagai alat promosi. Adapun yang terdapat pada kepala surat adalah: a. Nama organisasi/perusahaan

b. Alamat kantor

c. Nomor telepon/faximili/kode pos d. Alamat e-mail

e. Nama bankir f. Logo perusahaan

g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan) Contoh:

2. Nomor surat

Penomoran surat sanagt penting karena untuk: a. Mempermudah dalam pengarsipan.

b. Mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi.

c. Mempermudah dalam mengetahui waktu saat melakukan surat-menyurat.

Contoh:

Nomor : 235/PP/XI/08

 235 menunjukan nomor urut surat

 PP menunjukan kode intern perusahaan

 XI menunjukan bulan pembuatan surat

PENERBIT ERLANGGA

Jl. H. BAPING RAYA NO. 100, CIRACAS PASAR REBO, JAKARTA 13740

(13)

 08 menunjukan tahun pembuatan surat

3. Tanggal surat

Dalam penulisan surat yang berkop, tanggal surat ditulis dengan tanggal, bulan, dan tahun. Tapi jika tanggal diletakkan dikanan bawah maka wajib diberi nama kota.

Contoh:

 Jika ditulis di atas (bawah kop surat): 25 November 2008

 Jika ditulis dikanan bawah: Jakarta, 25 November 2008

4. Lampiran

Lampiran adalan suatu data dokumen yang disertakan dalam surat. Misalnya faktur, daftar harga, tanda pembayaran dan lain-lain. Penul;isan lampiran diletakkan dibawah nomor surat.

Contoh:

Lampiran : 3 halaman daftar harg

5. Perihal/Hal

Fungsi dari perihal adalah sebagai penunjuk bagi pembaca mengenai isi pokok surat. Secara umum tata cara penulisan suarat adalah sebagai berikut:

 Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata depan dan kata tugas.

 Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kcuali digunakan pada surat yang memakai judul.

 Pada penulisan akhir tidak perlu diberi tanda titik.

Sedangkan tata cara penulisan perihal surat niaga adalah sebagai berikut:

 Sebelum penulisan alamat dalam/setelah lampiran Contoh:

(14)

Lampiran : 3 halaman daftar harga Perihal : Pesanan Barang Elektronik

 Setelah alamat dalam atau sebelum pembuka (ditulis di sebelah kiri tengah)

Cintoh:

Yth. Ibu Salsabila Putri Direktur PT Sejahtera Jalan Mawar 100 Jakarta

Hal : Pesanan Barang elektronik Dengan hormat,

 Setelah salam pembuka (ditulis di tengah) Contoh:

Dengan hormat,

Hal : Pesanan Barang elektronik

6. Alamat dalam/alamat tujuan

Penulisan alamat harus jelas karena petunjuk langsung bagi penerima surat. Kata “Kepada” pada alamat dalam tidak wajib dituliskan, sedangkan “Yth.” dipergunakan jika diikuti oleh nama orang atau jabatan seseorang dalam suatu organisasi.

(15)

Contoh:

7. Salam pembuka

Salam pembuka berguna agar surat tidak kaku. Contoh: Dengan hormat, Assalamu’alaikum wr. wb Salam sejahtera, 8. Isi surat Terdiri atas: a. Alinea pembuka

Merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat. Berikut contoh alinea pembuka pada surat:

Nomor Keterangan Contoh Kalimat

1. Alinea pembuka yang

berifat pemberitahuan atau pertanyaan

 Kami beritahukan bahwa ....

 Dengan ini kami sampaikan bahwa ....

 Bersama ini kami kirimkan ....

 Perkenankanlah kami melaporkan ....

2. Alinea pembuka pada

jawaban surat

 Sehubungan dengan surat Saudara ....

(16)

Saudara ....  Menunjuk dengan surat Saudara .... 3. Alinea pembuka berdasarkan informasi atau iklan  Berdasarkan surat Saudara dalam harian ....

 Setal membaca surat Saudara dalam

tabloid ....

 Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara yang dimuat dalam harian ....  Kami telah membaca iklan Saudara pada harian ....

b. Alinea isi

Alinea isi berisikan pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Penulis harus dapat menyampaikan pesan secara ringkas (tidak bertele-tele), lengkap (data dan fakta yang disajikan harus tersaji secara lengkap), jelas (isi surat dapat dimengerti secara tuntas), sopan (bahasa yang digunakan harus memperhatikan norma kesopanan dan menghargai penerima surat).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alineaa isi: 1) Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat/pokok

pembicaraan.

2) Rumuskan pokok pembicaraan secara urut dan logis serta menarik.

3) Pergunakan kata yang menarik dan mudah dimengerti.

4) Hindarkan penggunaan singkatan kata dan istilah yang tidak biasa dipakai.

(17)

c. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Alinea penutup harus singkat dan tegas.

Contoh:

 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

 Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian Saudara.

 Harapan kami, semoga kerjasama yang kita bina ini dapat terus ditingkatkan.

9. Salam penutup

Slam penutup tidak diwajibkan ditulis. Namun, salam penutup berguna untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.

Contoh:

Hormat kami,

10. Nama organisasi/perusahaan

Nama organisasi/perusahaan setelah salam penutup sudah jarang digunakan, namun masih dibutuhkan jika:

a. Surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak mengguanakan kepala surat sehingga penggunaan nama organisasi/perusahaanmasih dibutuhkan.

b. Surat yang tidak menggunakan kepala surat, nama organisasi/perusahaan dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi dikepala suratnya tetap tertera nama induk organisasi.

(18)

Contoh: 1) Hormat kami, CV Buana Mas 2) Hormat kami, Divisi Keuangan PT SBG 11. Jabatan

Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama penanggung jawab surat karena surat niaga jarang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi.

Contoh:

Hormat kami, CV Buana Mas

Bella Kasih Direktur

Dalam surat dinas pemerintah, namajabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda tangan karena suurat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggung jawab surat. Contoh:

Hormat kami,

Kabag. Kepegawaian

Drs. Ali Mustafa NIP ...

12. Penanggung jawab surat

Orang yang berwenang untuk menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertangguang jawab terhadap organisasi atau kegiatan yang

(19)

dilaksanakannya, baik atas nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

Berikut ini dijelaskan lebih lanjut mengenai pelimpahan wewenang penanggung jawaban surat.

a. Atas nama, disingkat menjadi a.n.

Cara ini dipakai pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama. Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga Sekertaris Jendral

Drs. Subagio NIP ...

b. Beliau, disingkat dengan u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang ada dibawahnya dan memberi kuasa untuk menanda tangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.

Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga Sekertaris Jendral

u.b.

Kepala Biro Keuangan

Permata Kasih, S.E. NIP ...

(20)

Dalam kegiatan korespondensi swasta/perusahaan, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem), yaitu seseoang diberika kuasa oelh pimpinan perusahaan.

Contoh:

p.p. Sultan Batik Galeri

Galang Hakiki Manajer Pemasaran

13. Tembusan/tindasan/carbon copy (c.c.)

Surat diberi tembusan surat apabila salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisan diletakkan di kiri bawah. Contoh: Tembusan: 1. Divisi Keuangan 2. Divisi Pemasaran 3. Arsip 14. Inisial

Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat. Biasanya pengonsep ditulis dengan huruf kapital dan pengetik ditulis dengan huruf kecil.

Contoh:

BK/sd

(21)

C. Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat yang biasa digunakan adalah sebagai berikut: 1. Bentuk surat lurus penuh (full block style)

Pada surat bentuk lurus penuh, p-enulisan bagian-bagian surat semua dimulai dari kiri. Ukuran batas pinggir 20 dan kanan 80 (elite) atau bats pinggir kiri 15 dan kana 75 (pica).

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaa n l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial

(22)

2. Bentuk surat lurus (block style)

Mirip dengan bentu surat lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang, dan nama jabatan yang diketik disebelah kanan kertas.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda

tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial

(23)

3. Bentuk surat setengah lurus (semi block style)

Dimana merupakan campuran antara bentuk surat lurus dengan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus, sedangkan isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap awal alinea masuk lima hentakan.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran

o. Tembusan p. Inisial

(24)

4. Bentuk surat lekuk (indented style)

Bentuknya hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Perbedeaannya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi. Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua dan seterusnya menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, serta nama dan jabatan diketik sebelah kanan (dari tengah-tengah kertas), sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran

o. Tembusan p. Inisial

(25)

5. Bentuk surat menggantung (hanging paragraph style)

Bentuknya sama dengan bentuk surat lurus, hanya pada saat pengetikan surat pada baris pertama setiap alinea diketik sebelah kiri, kemudian baris berikutnya diketik masuk lima sepasi sampai pergatian alinea.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaa n l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan

(26)

6. Bentuk surat resmi (official style) Bentuk surat resmi dibedakan menjadi: 1) Bentuk surat resmi Indonesia lama

Untuk pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan di sebelah kiri surat, kemudian tanggal surat diletakkan di sebelah kanan atas, dan alamat surat diletakkan bawah tanggal surat dengan baris pertamanya sejajar dngan perihal, untuk nama kota pada alamat tujuan diketik masuk lima hentakan. Penulisan nama lembaga/organisasi, nama jabatan, dan nama penanda tangan menggunakan centering.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal f. Alamat yang dituju g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan k. Nama penanda tangan l. NIP m. Tembusan

Bentuk surat resmi Indonesia lama

(27)

2) Bentuk surat resmi Indonesia baru

Pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada sebelah kiri surat, tanggal surat diletakkan pada sebealah kanan atas, penulisan alamat surat diletakkan pada sebelah kiri beberapa sepasi di bawah perihal, tapi tidaksejajar terhadap perihal.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal

f. Alamat yang dituju g. Pembuka

h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan

k. Nama penanda tangan l. NIP

m. Tembusan

Bentuk surat resmi Indonesia baru

(28)

3) Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas

Sebetulnya sama dengan surat resmi Indonesia baru tetapi menurut Depdiknas penulisan tujuan dan isi surat diletakkan dibawah nomor, lampiran, dan hal surat.

Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal

f. Alamat yang dituju g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan k. Nama penanda tangan l. NIP m. Tembusan

Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas

(29)

RANGKUMAN

 Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

 Be rdasarkan kepentingannya antara lain: dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah, dokumen pemerintah

 Berdasarkan bentuk fisiknya antara lain: dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen privat

 Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas nama organisasi kantor

 Fungsi surat antara lain: alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, duta organisasi, pedoman, dan surat promosi

 Jenis-jenis surat

1. Berdasarkan wujudnya meliputi kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, serta surat tanda bukti.

2. Berdasarkan tujuannnya surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, suratpemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain.

3. Berdasarkan sifat isinya meliputi surat dinas, surat pribadi, surat niaga, surat sosial, surat pengantar, telegram.

4. Berdasarkan penerimanya meliputi surat biasa, surat edaran, surat pengumuman.

5. Berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi surat sangat rahasia (SRHS/SR), surat rahasia (RHS/R), dan surat biasa.

6. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya ada surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.

(30)

Tes Formatif

a. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Dokumen dengan bentuk arsip dan disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan disebut juga dokumen . . . .

a. Literer d. Primer

b. Korporil e. Sekunder

c. Privat

2. Berikut ini merupakan contoh dokumen korporil, kecuali . . . .

a. Patung d. Akte pendirian perusahaan

b. Prasati e. Batu tulis

c. Piala

3. Berdasarkan kepentingannya, cek, obligasi, dan saham dapat digolongkan ke dalam dokumen . . . .

a. Pribadi d. Sejarah

b. Niaga e. Hukum

c. Pemerintah

4. Apabila sebuah surat dapat dijadikan sebuah sumber pemecahan dari perselisihan, maka surat berfungsi sebagai . . . .

a. Bukti historis d. Pedoman

b. Alat pengingat e. Duta organisasi c. Alat bukti tertulis

5. Di bawah ini yang merupakan jenis surat yang berdasarkan wujudnya adalah . . . .

a. Surat tugas d. Surat perjanjian

b. Surat dinas e. Wqarkat pos

c. Surat rahasia

6. Kertas yang berukuran 28 x 21,5 cm adalah . . . .

a. Kertas folio d. Kertas A5

b. Kertas kuarto e. Kertas A7

c. Kertas A4

7. Kertas yang biasanya digunakan untuk surat-menyurat ke luar negeri adalah . . . .

(31)

a. Kertas union skin d. Kertas doorslag b. Kertas HVS skin e. Kertas stensil c. Kertas HVS

8. Jika ingin alamat dalam terlihat dari luar, amplop/sampul surat yang digunakan adalah . . . .

a. Commercial d. Card

b. Official e. Bifold

c. Window

9. Penulisan surat yang ditulis dari sebelah kiri semua (rata kiri) disebut bentuk . . . .

a. Official d. Block style

b. Idented style e. Semi block style c. Full block style

10. Penulisan tanggal surat yang benar pada kepala surat adalah . . . . a. Yogyakarta, 17 agustus 2009 d. 17 Agust’09 b. 17 Agustus 2009 e. 17/08/2009 c. 17-08-2009

b. Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar!

1. Jelaskan mengapa surat merupakan media komunikasi yang efektif dan ekonomis!

2. Jelaskan bahwa surat merupakan dutas organisasi!

3. Jelaskan jenis-jenis surat!

4. Buatlah 5 contoh kalimat alinea pembuka!

(32)

Surat Sekretaris

Pengertian Surat Sekretaris

Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani surat-surat intern ketatausahaan seperti:

1. Surat Undangan

a. Pengertian Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.

b. Tatacara Menulis Surat Undangan

Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai

Dasar Surat Menyurat

2

(33)

berikut:

1) Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik.

2) Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya. 3) Perlu mencantumkan perihal surat.

4) Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan. 5) Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan

kegiatan.

6) Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.

c. Menulis Surat Undangan di Kartu

Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.

2. Surat Ucapan

Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat. Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim.

3. Surat Referensi

Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya.

(34)

Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang.

Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.

4. Memo dan Nota

Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap.

Surat Pemberitahuan, Pengumuman dan Edaran

1. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

Jenis-jenis surat pemberitahuan: 1. Pemberitahuan nomor telepon 2. Pindah alamat

3. Pembukaan kantor cabang baru 4. Perubahan harga

5. Perubahan rekening nasabah bank

6. Penaikan dan penyusutan suku bunga bank 7. Pemberitahuan posisi saham

(35)

1. Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.

2. Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.

3. Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang diterimanya

2. Surat Pengumuman

Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.

Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:

a. Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang memberikan pengumuman, petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.

b. Bagian isi memuat isi pengumuman

c. Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabatan penanggung jawab yang memberikan pengumuman.

Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk, cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya.

Surat pemberitahuan pada umumnya:

1. Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.

2. Pemberitahuan langsung kepada orang yang dituju, sedangkan pengumuman umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.

3. Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan dalam pengumuman tidak.

4. Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia sedangkan pengumuman tidak rahasia.

(36)

3. Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.

Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam : 1. Surat edaran umum

2. Surat edaran khusus

Format Surat Edaran:

Surat-Surat Niaga

Kepala Surat SURAT EDARAN Nomor:... Lampiran:... Hal :... Yth. ... ... Tanggal Tanda tangan Nama jelas Jabatan

Bagian-bagian surat edaran: 1. Kepala surat : berisi nama dan

alamat instansi yang

bersangkutan, petunjuk surat edaran, nomor, dan perihal. 2. Isi surat edaran

3. Kaki surat : berisi tanggl

dibuatnya surat edaran, bagian yang mengeluarkan edaran, Nomor Induk Pegawai.

(37)

Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba.

Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain.

Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat.

Adapun surat-surat niaga adalah sebagai berikut:

1. Surat Perkenalan

Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–keterangan selengkapnya.

Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:

1. Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat. 2. Perlu memperkenalkan:

a. Nama perusahaan.

b. Alamat perusahaan dan nomor telepon. c. Bidang usaha.

d. Manfaat atas barang yang diperkenalkan.

3. Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.

4. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.

5. Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:

a. Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).

b. Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya. c. Susunan pengurus perusahaan.

(38)

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya.

Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah : a. Menetapkan barang yang diperlukan.

b. Menentukan kapan barang diperlukan.

c. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang. d. Menanyakan diskon.

e. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang diperlukan.

3. Surat Pesanan & Balasannya

Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli barang atau jasa yang diperlukan.

Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan: a. Apakah persediaan uang cukup atau tidak

b. Apakah barang yang dipesan sesuai kebutuhan c. Bagaimana dengan syarat pembayaran

d. Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.

4. Surat Tuntutan/Klaim

Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi.

Dasar pembuatan surat klaim: a. Pengiriman barang terlambat

(39)

c. Adanya kerusakan barang yang dikirim

d. Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya maupun jumlah) e. Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim

5. Surat Tagihan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama.

Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat penagihan haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:

a. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.

b. Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai: 1) Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya

2) Jumlah uang yang belum dilunasi;

3) Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya. c. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan

pertama yang sifatnya mengingatkan pembeli.

d. Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama.

e. Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan, kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua. f. Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban

sebagimana mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat dan

(40)

membuat surat tuntutan atau gugatan.

Dokumen Niaga

a. Faktur

Faktur adalah ikhtisar sejumlah barang yang sudah dikirim kepada pemesan. Faktur

terdiri atas bagian-bagian kepala faktur, tanggal, nomor, alamat tujuan, isi dan perincian

barang, tanda tangan, dan penutup (biasanya menyatakan faktur tersebut telah dilunasi).

Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur adalah sebagai berikut: 1) Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan

lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.

2) Keterangan-keterangan barang pada faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan-keterangan yang tertera dalam surat pesanan.

3) Keterangan tentang harga pokok, potongan, nomor pokok wajib pajak (NPWP), materai seperlunya dan mencantumkan petunjuk tertentu.

4) Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang berhak menjual atau kuasanya dan dibubuhi stempel oleh penjual.

5) Pada umumnya faktur dibuat rangkap tiga dengan perincian penggunaan sebagai

berikut: salinan berwarna diberikan sebagai arsip bagian penjualan, untuk pembeli barang yang sudah melunasi pembayarannya, dan untuk laporan keuangan pada bagian penjualan.

b. Kuitansi

Kuitansi adalah tanda penerimaan pembayaran atau bukti pembayaran yang dikeluarkan atau diberikan oleh yang menerima uang. Pihak yang membayar atau menerima kuitansi biasanya dibebankan tambahan pembayaran materai

(41)

beberapa rekaman karbon sesuai dengan keperluan. Di dalam kuitansi harus memuat: a. nomor kuitansi;

b. nama orang yang membayar dan alamatnya;

c. jumlah orang yang dibayarnya (dinyatakan dalam huruf dan angka); d. tujuan pembayaran;

e. tempat dan tanggal pengeluaran kuitansi; f. tanda tangan yang menerima.

c. Packing List

Packing list disebut juga dengan daftar perincian harga barang. Daftar

perincian harga barang adalah suatu data yang berguna untuk mengetahui jenis barang yang sudah dikirimkan, berat dan isinya, serta dapat dijadikan petunjuk bagi petugas bea cukai pada saat pemeriksaan. Daftar perincian barang biasanya berbentuk kolom-kolom yang berisikan: nomor faktur, nomor peti; isi atau nama barang; ukuran peti; berat (neto atau bruto).

Laporan, Notulen dan Proposal

1. Laporan

(42)

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas atau pejabat kepada petugas atau pejabat-pejabat yang lain. Laporan bisa berbentuk lisan, tulisan, visual dan audiovisual. Isi laporan adalah hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan, dan lain-lain yang ditunjang adanya data dan fakta.

b. Fungsi

1. Sumber informasi bagi pejabat untuk pengawasan atau pengambilan keputusan.

2. Untuk mempertanggungjawabkan tugas kepada atasan atau pemberi tugas.

c. Jenis Laporan 1. Dari Isinya:  Laporan informatif  Laporan rekomendasi  Laporan Analitis  Laporan pertanggungjawaban  Laporan kelayakan 2. Dari Bentuknya:

 Laporan berbentuk memo

 Laporan berbentuk surat

 Laporan berbentuk naskah

a. Sistematika Laporan Berbentuk Naskah Hal-hal yang harus ada :

1. Pendahuluan 2. Isi Laporan 3. Uraian/analisis 4. Penutup/saran

Untuk keperluan yang sangat formal laporan dilengkapi dengan ikhtisar/abstrak, apendiks dan bibliografi.

b. Kerangka Laporan

(43)

1.Sistem campuran huruf dan angka 2.Sistem angka dengan tambahan huruf

Contoh 5 a.

1. Angka Romawi Besar (untuk Bab)

A. Huruf Romawi Besar (untuk sub bab) 1. Angka Arab Besar

a. Huruf Romawi Kecil i. Angka Romawi Kecil

(a) Huruf Romawi Kecil dalam Kurung (1) Angka Arab dalam Kurung

Contoh 5 b. . 1.1. 1.1.1. 1.1.1. (a) 1.1.1. (a). i 2. Notulen a. Pengertian

Notulen adalah catatan atau garis besar isi pembicaraan atau jalannya rapat atau pertemuan formal.

b. Pokok Masalah yang harus dicatat - nama rapat

- nama organisasi / unit organisasi - tanggal rapat

- tempat - waktu rapat - peserta rapat - pimpinan rapat

- ringkasan jalannya rapat - keputusan rapat

(44)

- notulen ditutup dengan:

1) nama dan tanda tangan orang yang bertanggungjawab atas notulen 2) nama dan tanda tangan pimpinan rapat

c. Syarat untuk menjadi Notulis - Tahu pola penulisan notulen - Menguasai pokok pembicaraan

- Menguasai struktur karangan: bahasa, kalimat, alinea - Menyimak pembicaraan, menulis/mengetik dengan cepat - Teliti, cermat menangkap ide dan menulis kembali

d. Cara Meringkas

- Membaca naskah atau menyimak uraian lisan penulis/pembicara

- Menyeleksi dan mencatat pokok pikiran atau gagasan utama pembicara - Menuliskan inti pikiran pembaca

- Memeriksa dan membandingkan ringkasan dengan aslinya (bila ada pembicaraan direkam)

3. Proposal

a. Pengertian

Proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau lembaga untuk melakukan suatu pekerjaan bisa terjadi proposal itu sama sekali tidak dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul itu tersebut, tetapi dengan harapan bahwa orang atau lembaga itu dapat melakukan apa yang diharapkan oleh proposal tersebut.

b. Jenis Proposal berdasarkan isinya: - Penelitian

- Pengembangan - Perencanaan - Pemasaran

(45)

c. Syarat proposal yang baik:

Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama: - Bagian Pendahuluan

- Isi Proposal - Bagian Penutup

d. Bagian Pendahuluan berisi:

Surat pengantar atau memorandum pengantar - Halaman judul

- Ikhtisar atau abstrak - Daftar Isi

- Penegasan Permintaan

e. Isi Proposal

Isi dan rincian proposal tidak harus seragam, tetapi disesuaikan dengan jenis, tujuan,kepentingan dan situasi yang dihadapi. Berikut ini beberapa topik yang bisa dipilih sesuai tujuan, situasi dan kondisi :

- Masalah - Tujuan - Latar Belakang - Luas Lingkup - Metodologi - Fasilitas - Personalia

- Keuntungan dan Kerugian - Lama waktu

- Biaya

- Tahap-tahap laporan c. Bagian Penutup

Sama seperti pada laporan dan tulisan formal bagian ini berisi bahan kepustakaan, lampiran, gambar, tabel dan berbagai hal yang diperlukan dalam proposal itu.

(46)

 Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan.

 Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi

 Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.

 Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.

 Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba.

 Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas atau pejabat kepada petugas atau pejabat-pejabat yang lain. Laporan bisa berbentuk lisan, tulisan, visual dan audiovisual.

 Notulen adalah catatan atau garis besar isi pembicaraan atau jalannya rapat atau pertemuan formal.

 Proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau lembaga untuk melakukan suatu pekerjaan bisa terjadi proposal itu sama sekali tidak dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul itu tersebut, tetapi dengan harapan bahwa orang atau lembaga itu dapat melakukan apa yang diharapkan oleh proposal tersebut.

Tes Formatif

(47)

1. Surat pemberitahuan yang sifatnya diharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu di sebut...

a. Surat pemberitahuan d. Surat undangan b. Surat perintah e. Surat panggilan c. Surat tugas

2. Kalimat yang merupakan kalimat penutup surat undanganadalah... a. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu

b. Kami menunggu kabar saudara secepatnya

c. Kehadiran anda merupakan kebahagiaan buat kami

d. Kami mohon perhatian saudara untuk diselesaikan secepatnya e. Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terima kasih

3. Yang merupakan undangan resmi adalah...

a. Undangan pesta perkawinan d. Undangan rapat keluarga b. Undangan syukuran e. Undangan pelantikan pejabat c. Undangan makan

4. Surat yang berisi kelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat kepada orang lain disebut...

a. Memo d. Surat referensi

b. Surat rekomendasi e. Surat kuasa c. Nota dinas

5. Surat yang diminta langsung oleh pimpinan untuk memberikan keterangan yang positif adalah...

a. Surat rekomendasi d. Surat keterangan b. Surat referensi e. Surat memo c. Surat pernyataan

6. Surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor disebut...

a. Pemberitahuan d. Memo

b. Surat Kuasa e. Surat dinas c. Surat undangan

7. Surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan (vertikal) atau anatara pejabat-pejabat dalam suatu kantor disebut...

(48)

b. Surat perintah e. Surat edaran c. Surat nota dinas

8. Surat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada bebrapa orang/kantor atau kepada banyak pihak disebut...

a. Surat edaran d. Surat undangan b. Surat perintah e. Surat panggilan c. Surat tugas

9. Surat menyurat yang digunakan seseorang atau organisasi perusahaan untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan keniagaan disebut...

a. Surat promosi d. Surat niaga

b. Surat dagang e. Surat nota penjualan c. Surat jualan

10. Surat yang dagang dari penjual adalah...

a. Surat penawaran d. Surat pengiriman pembayaran

b. Surat permintaan penawaran e. Surat niaga c. Surat pengaduan

b. Esai

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat, jelas dan benar!

1. Apa yang dimaksud bahasa surat?

2. Tuliskan tata cara dalam membuat surat lamaran kerja?

3. Sebutkan dan jelaskan surat-surat yang termasuk surat niaga?

4. Jelaskan mengapa bahasa surat dinas harus resmi sedangkan bahasa surat niaga bersifat komplementer?

(49)

49

5. Jelaskan bagaimana penulisan surat agar pembaca dapat respon yang positif terhadap isi suarat?

Menjaga Sistem Dokumen

3

(50)

Indeks

1. Pengertian indeks

a. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat.

b. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai, judul buku, deskrispsi buku, judul masalah, nomor klarifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai klarifikasinya.

c. Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda membuthkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

2. Kegunaan indeks

Indeks mempunyai banyak kegunaan dalam dunia administrasi. Kegunaan indeks antara lain:

a. Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas.

b. Sebagai media penemuan kembali dokumen.

3. Syarat-syarat mengindeks

Untuk memudahkan dalam mengindeks, perlu diperhatikan dalam mengindeks adalah:

a. Singkat, jelas, dan mudah dipahami.

b. Menggunakan kata yang mudah dimengerti. c. Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai.

(51)

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap atau caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung sistem penyimpanan yang diguanakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.

1. Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling

system), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama

badan/lembaga/perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.

2. Jika menggunakan penyimpanan sistem subjek (subjectical filling

system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip

yang disimpan.

3. Jika menggunakan penyimpanan sistem tunggal (cronological filling

system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip

yang disimpan.

4. Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling

system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah

dari surat yang disimpan.

5. Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling

system), yang menjadi kata tangkap adalah dari nomor urut yang

terdapat dalam buku arsip.

Istilah lain yaitu uniot. Unit adalah bagian kecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam

(52)

menyusun urutan abjad yang berpatokan pada unit demi unit dan huruf demi huruf.

Peraturan Mengindeks

Untuk mempermudah dalam menyusun urutan abjad perlu dibuat peraturan-peraturan khusus yang seragam untuk menentukan bagian-bagian kata yang akan dijadikan dasar dari urutan abjad.

1. Peraturan mengindeks nama orang

a. Nama orang Indonesia

Nama orang terdiri dari dua maam yaitu nama tunggal dan nama ganda (lengkap). Nama tunggal adalah nama orang yang terdiri dari satu unit, contoh: Arifin, Saifudin, dan Ramdhani. Nama ganda adalah nama orang yang terdiri dari dua unit atau lebih, contoh: Ria Ariana, Rusi Widyanti, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo.

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia berikut.

1) Nama tunggal dalam abjad mendahului nama tunggal lai yang sama, yang mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Perhatikan contoh berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3

Crisnandi S.Crisandi Crisnandi Crisnandi S Cr Cr 1 2

(53)

Setyo Crisnandi Crisnandia A.Crisnandia Crisnandi Crisnandia Crisnandia Setyo A Cr Cr Cr 3 4 5

Kode Abjad dalam mengindeks diambil dari dua huruf pertama pada unit 2) Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang. Perhatikan

pengindekan nama ganda berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Adinda Nur Aisyah Aryo Wibisono Susanto Wibowo Aisyah Wibisono Wibowo Adinda Aryo Susanto Nur Ai Wi Wi 1 2 3

Untuk nama yang menggunakan marga/keluarga/suku, nama diindeks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama.

Berikut pengindeksan nama ganda menggunakan nama marga.

Nama Indeks Kode

Abjad

Cindy Harahab Sony Tulung Jody Gondokusuma Harahab Tulung Gondokusu ma Cindy Sony Jody Haris Ha Tu Go 1 2 3

3) Jika nama diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit

(54)

terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir. Ada beberapa gelar yang umum digunakan, yaitu sebagai berikut.

a) Gelar akademis, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang sudah menyelesaikan satuan tingkat pendidikan tertentu. Contoh: Dr., Ir., Dra., dan lain-lain.

b) Gelar kebangsawanan, merupakan gelar yang diperoleh karena berasal dari keturunan bangsawan. Contoh: Raden, RA (Raden Ajeng), RAy (Raden Ayu), dan lain-lain.

c) Gelar keagamaan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang dianggap ahli atau mempunyai pengetahuan yang luas dibidang keagamaan. Contoh: Haji, Hajjah, Pendeta, Ustad, dan lain-lain.

d) Gelar kepangkatan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang mempunyai pekerjaan dilingkungan ABRI. Contoh: Marsekal, Laksamana, jenderal, Kopral, dan lain-lain.

e) Gelar jabatan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang menduduki suatu jabatan tertentu dalam pekerjaannya. Contoh: Presiden, Gurbernur, Bupati, dan lain-lain.

Perhatikan contoh pengindeksan nama dengan gelar berikut.

Nama Indeks Kode Abja d Uruta n Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3

(55)

Prof. Dr. Agus Hermawan

KH. Abdullah Nasution, S.E.

AKBP. Teguh Waskito, S.H Hermawa n Nasution Waskito Agus Abdulla h Teguh Prof. Dr. KH,S.E AKBP,S. H He Na Wa 2 4 5

4) Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks terlebih dahulu nama jelasnya. Tetapi tidak diketahui kepanjangannya, diindeks terlebih dahulu kepanjangannya.

Perhatikan contoh pengindeksan nama yang menggunakan singkatan berikut. Indeks Kode Abjad Uruta n Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3

M. Baharudin M. Galih P BJ. Habibie Baharudi n Galih Habibie M M Burhanudi n P Jusuf Ba Ga Ha 1 2 3

5) Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali), diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

Perhatikan pengindeksan nama dengan urutan kelahiran berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Uruta n Abjad

(56)

Unit 1 Unit 2 Unit 3 I Wayan Widiadi Ni Made Desiana I Ketut Rajasa Widiadi Desiana Rajasa I Wayan Ni Made I Ketut Wi De Ra 4 1 3

b. Nama orang asing

1) Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama keluarganya terletak di depan).

Perhatikan pengindeksan nama orang asing dengan nama keluarga berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Uruta n Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3

I Wayan Widiadi Ni Made Desiana I Ketut Rajasa Widiadi Desiana Rajasa I Wayan Ni Made I Ketut Wi De Ra 4 1 3

2) Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit. Perhatikan contoh pengindeksan nama orang Eropa berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

(57)

William Jefferson Clinton Barack Obama David Beckham Clinton Obama Beckham William Barack David Jefferso n Cl Ob Be 2 7 1

3) Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, La, Le, dan lain-lain) dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama tersebut diabaikan.

Perhatikan pengindeksan nama yang memakai awalan nama keluarga berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Harun Al Rasyid Leonardo da Vinci Bartje van Houten

Al Rasyid da Vinci van Houten Harun Leonardo David Ra Vi Ho 3 4 2

4) Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II , III) dalam indeks diletakkan pada unit terakhir. Berikut contohnya.

Nama Indeks Kode

Abjad

Uruta n Abjad

(58)

Unit 1 Unit 2 Unit 3 George Bush, Sr John F Kennedy, Jr King Edward, I Bush Kennedy Edward George John King Sr F I Bu Ke Ed 1 3 2

2. Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi

a. Untuk nam perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya.

Berikut contohnya.

Nama Indeks Kode

Abjad

PT Mekarsari CV Bahagia Salon Johny Anderason Mekarsari Bahagia Johny PT CV Salon Me Ba Jo 5 1 4

Untuk nama perusahaanyang menggunakan singkatan, singkatannya diperpanjang dahulu, kemudian baru diindeks. Tetapi untuk nema perusahaan yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronim tersebut selanjutnya diberi tunjuk silang.

(59)

Nama Indeks Kode Abjad

GIA BRI IBM Garuda Rakyat Indonesia Internasional Indonesia Bank Business Airways Machine Ga Ra In 2 4 3

b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit. Perhatikan contoh pengindeksannya.

Nama Indeks Kode

Abjad

Toko 234 Club 77 Bengkel Motor 202 Dua Tiga Empat Tujuh Tujuh Dua Nol Dua

Toko Club Bengkel Motor Du Tu Du 2 3 1

c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada ataupu and, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurang.

Berikut contohnya.

Nama Indeks Kode

Abjad

(60)

Fandy & Motor Service Bank of America Modern Fashion and Make-Up Andi (&) Rakyat America Modern Motor Service Bank (of) Fashion (and) Make-Up An Am Mo 2 1 3

d. Nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan seperti sekolah, akademi, dan universitas diletakkan pada unit terakhir. Berikut contohnya.

Nama Indeks Kode

Abjad

Universitas Indonesia IPB SMK Walisongo Indonesia Pertanian Bogor Walisongo Universita s Institut SMK In Pe Wa 2 3 4

e. Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor, jawatan, lembaga, dan sebagainya ditempatkan di unit terakhir.

Berikut ini contohnya.

Nama Indeks Kode

Abjad

Uruta n Abjad

(61)

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Departemen Dalam Negeri Pemprov DKI Lembaga Administrasi Negara Dalam Negeri DKI Administrasi Negara Departemen Pemprov Lembaga In Dk Ad 2 1 3

f. Nama organisasi/penghimpun, yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhimpunan, partai, dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir. Perhatikan contoh pengindeksan berikut.

Nama Indeks Kode

Abjad

Partai Golkar Yayasan Gotong Royong IDI Golkar Gotong Royong Dokter Indonesia Partai Yayasan Ikatan Go Go Do 3 4 2 RANGKUMAN

 Indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda membuthkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

 Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap atau caption yang akan disusun menurut abjad.

(62)

Tes Formatif

Pilihlah salah satu jawaban yang benar!

1. 1) Ira Tarida Hutauruk 2) Ira Farida Hutauruk

(63)

4) Soeharto 5) B. Soehartono

Apabila nama-nama tersebut diindeks dan diurutkan sesuai abjad, maka urutan yang tepat adalah...

a. 5-2-3-1-4 d. 2-3-1-4-5

b. 2-3-1-5-4 e. 1-2-3-4-5

c. 5-4-2-3-1

2. Apabila “Drs.Rizal Syarif Hussein” diindeks menjadi...

a. Rizal, Syrif, Hussein, Drs d. Rizal, Hussein, Syarif, Drs b. Hussein, Syarif, Rizal, Drs e. Hussein, Rizal, Syarif, Drs c. Drs, Rizal, Syarif, Hussein, Drs

3. Dari nama berikut yang mempunyai kode Ta adalah...

a. Tati Maliati, Ws d. Hj. Sri Tati Kartika b. Amanda Tatina Sari e. Arinda Tatiana Putri c. PT Armada Tani

4. Jika nama “Jendral Abdul Haris Nasution” diindeks, maka yang menjadi unit ke-2 adalah...

a. Jendral d. Abdul

b. Haris e. Nasution

c. Abdul Haris

5. William Jefferson Gerard, Jr adalah contoh nama asing. Surname dari nama itu adalah...

a. William d. Jr

b. Jefferson e. Bill

c. Gerard

6. Urutan indeks dari nama Sekolah Tinggi Akuntansi Negara adalah... a. Sekolah, Tinggi, Akuntansi, Negara

b. Sekolah Tinggi, Akuntansi Negara c. Akuntansi Negara, Sekolah, Tinggi d. Akuntansi Negara, Sekolah Tinggi e. Negara, Sekolah Tinggi Akuntansi

7. Dari beberapa nama marga berikut ini yang merupakan nama marga dari Tapanuli adalah...

(64)

b. Sahertian, Tumewu, Mathalata, Kondologit c. Gultom, Panie, Pohan, Hasibuan

d. Patirajawane, Patisena, Latuihamalo, Malaiholo e. Rondonuwu, Waworuntu, Sahanaya, Drakel

8. Diatara nam berikut yang merupakan nama tunggal adalah... a. Ir . Arifin Gunadi d. M. Teguh

b. Prof. Dr. Ir. Salsabilawati e. Jaya Hadikusuma,S.H. c. Sato Ito

9. Dari nama berikut ini yang mempunyai kode abjad La adalah... a. Liliana Purba, S.H. d. Ni Ketut Lani Irawati b. Lee Kwong Li e. Asuransi Lambang Idaman c. Lili van De Bosch

10. 1. Susanti 2. Susanto 3. Santoso 4. Sentosa

5. Santoso Bahri

Urutan abjad dari nama-nama tersebut yang paling tepat adalah...

a. 3-5-4-1-2 d. 4-3-5-1-2

b. 5-3-4-1-2 e. 4-2-1-5-3

c. 3-2-5-1-4

b. Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!

1. Indekslah nama-nama berikut ini kemudian beri kode dan urutkan abjadnya!

Nama Indeks Kode

Abjad

Crisnandi S.Crisandi Setyo Crisnandi

(65)

Crisnandia

2. Indekslah nama-nama berikut ini kemudian beri kode dan urutkan abjadnya! Indeks Kode Abjad Uruta n Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3

M. Baharudin M. Galih P BJ. Habibie

3. Indekslah nama perusahaan atau organisasi berikut ini, kemudian beri kode dan urutkan abjadnya!

Nama Indeks Kode

Abjad

GIA BRI IBM

4. Indekslah nama perusahaan atau organisasi berikut ini, kemudian beri kode dan urutkan abjadnya!

Nama Indeks Kode

Abjad

Departemen Dalam Negeri Pemprov DKI Lembaga