TATACARA PENGUKURAN KINERJA KEUANGAN
KELOMPOK MASYARAKA
TATA CARA PENGUKURAN KINERJA KEUANGAN
PENYELENGGARAAN REHABILITASI DAN REKONSTRUKSI
SEKTOR PERUMAHAN DAN PERMUKIMAN
PASCA BENCANA KOTA MANADO
A. Pendahuluan
Untuk menanggulangi terjadinya penyelewengan dalam Pengelolaan Keuangan Bantuan Dana Relokasi dan Rekonstruksi (zero corruption) sangat diperlukan Pengukuran Kinerja Keuangan Kelompok Masyarakat (POKMAS). Pengukuran kinerja keuangan POKMAS merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab Tim Fasilitator. Bertindak sebagai pengendali secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah Koordinator lapangan (KorLap), sedangkan Koordinator Lapangan (Korlap) harus memastikan dan jamin melalui pengendalian secara langsung kepadaTim Fasilitator, bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di tingkat POKMAS benar-benar sesuai dengan ketentuan yang berlakudalam Petunjuk Teknis.
Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan:
1. Merupakan wujud adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan secara langsung oleh tim fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan Kelompok Masyarakat (POKMAS) dalam mengelola keuangan. Bentuk nyata kemampuan tersebut diantaranya setiap kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan standar manajemen keuangan yang telah ditetapkan.
2. Pembelajaran kepada Kelompok Masyarakat (POKMAS) berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan keuanganyang baik dan benar untuk menjamin adanya akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan. Pembelajaran iniditunjukkan dengan dilakukannya proses pencatatan seluruh transaksi keuangan tepat waktu dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan yang telahdisusun dan diputuskan oleh Kelompok Masyarakat (POKMAS).
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pengukuran Kinerja Keuangan ini disusun bermaksud untuk menjadi acuan pelaksanaan kegiatan pengukuran kinerja pembukuan POKMAS, dengan harapan menjadi alat pembelajaran dan pengendalian bagi tim fasilitator dan POKMAS dalam memastikan sistem pengelolaan keuangan dilakukan dengan baik dan benar serta mendapatkan pelaporan keuangan yang transparan dan akuntabel.
2. Tujuan
a. Memastikan seluruh pengelolaan keuangan di POKMAS telah ditetapkan sesuai dengan Petunjuk Teknis.
b. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dikelola sesuai dengan prinsip dasar pengelolaan keuangan.
c. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan disajikan secara Layak.
d. Memastikan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pemberi dana dan penerima manfaat.
C. Ruang Lingkup
Pengukuran Kinerja Keuangan ini mengatur kegiatan pelaporan pembukuan POKMAS dalam penyelenggaraan rehabilitasi dan rekonstruksi pasca bencana kota Manado TA. 2015 sektor Perumahan dan Permukiman berbasis masyarakat
D. PelakuPengukuranKinerja Keuangan
Sebagai fungsi pengawasan dan bentuk pertanggungjawaban hasil fasilitasi yang telah dilakukan, maka dalam pelaksanaan pengukuran kinerja keuangan Kelompok Masyarakat(POKMAS) dilakukan oleh Fasilitator Ekonomi. Pengukuran kinerja ini sebagai wujud pernyataan tim fasilitator bahwa proses
pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh POKMAS, benar-benar telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Secara umum, pengukuran kinerja ingin memastikan tercapainya akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan POKMAS. Secara khusus proses fasilitasi pencapaiannya didampingi oleh Tim Fasilitator.
Uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh Koordinator Lapangan(KorLap) secara acak dan representatifdari sejumlah Kelompok Masyarakat(POKMAS) dampingan. Oleh sebab itu, Pengukuran Kinerja keuangan ini secaralangsung menjadi tanggung jawab Konsultan Pendamping secara berjenjang meliputi pendampingTingkat Kecamatan sampai Kota.
E. Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Keuangan
Tahapan proses Pengukuran Kinerja KeuanganKelompok Masyarakat (POKMAS), yaitu sebagai berikut:
1. Fasilitator ekonomi mempersiapkan format pengukuran kinerja KeuanganKelompok Masyarakat (POKMAS) (Lampiran-1)
2. Proses pengukuran kinerja keuangan POKMAS dilakukan secara menerus atau periodik, setelah POKMAS melakukan tutup buku diakhir bulan. Pada saat melakukan pengukuran kinerja keuangan, fasilitator ekonomi harus benar-benar memahami penjelasan cara pengisian (model skoring) di setiap aspek penilaian (Lampiran-1A: cara pengisian instrumen kinerja POKMAS). Senior Fasilitator menjadi penanggung jawab pada kegiatan tersebut.
3. Setelah melakukan pengukuran kinerja keuanganPOKMAS, fasilitatormenyerahkan copy dokumen pengukuran kinerja kepada Koordinator Lapangan (KorLap). Berdasarkan dokumen tersebut, KorLap menyusun agenda pembahasan dalam rapat rutin bulanan bersama TA.Manajemen Keuangan atau dalam rapat khusus. Agenda pembahasan hendaknya termasuk juga penyusunanrencana tindak, jika hasil laporan pengukuran kinerja tersebut terdapat hal-hal yang dipandang serius seperti : adanya indikasi penyimpangan dana, ditemukan bukti transaksi yang tidak ada/ lengkap, uang kas terlampau besar, dll.
Copy dokumen hasil pengukuran kinerja POKMAS dipastikan tersimpan/terarsip dengan baik oleh POKMAS.
4. Tim Fasilitator melakukan monitoring terhadap rencana tindak dan kesepakatan yang dihasilkan melalui pertemuan anggota POKMAS dan memastikan telah ada langkah perbaikan yang telah dilakukan.
5. Koordinator Lapangan (KorLap) harus mempunyai data rekapitulasi pengukuran kinerja keuangan POKMAS setiap bulan di seluruh POKMAS. Rekap data menjadi alat analisis terhadap pemenuhan indikator kinerja dan menjamin kualitas hasil dampingan juga sebagai bahan uji petik.
6. Setiap bulan KoorLap melakukan uji petik untuk menguji tingkat akurasi datapengukuran kinerja (membandingkan data hasil fasilitator dengan data sesungguhnya di POKMAS), dengan cara berkunjung langsung ke POKMAS. Hasil ujipetik KoorLap secara periodik (bulanan) dilaporkan ke TA.Manajemen Keuangan.
Pengukuran Kinerja Keuangan POKMAS merupakan bagian terpenting dalam menjamin kualitaspembukuan POKMAS yang baik secara akuntabilitsas dan transparansi.
Dalam prakteknya selalu mengedepankan pemenuhanaspek kebijakan keuangan sesuai dengan prinsip yang berlaku, dan menerapkan sistem akuntansi danpelaporan yang ditetapkan. Oleh sebab itu peran dan fungsi pendamping (fasilitator) menjadi sangatdiperlukan untuk membelajarkan dan mencapai kinerja pembukuan yang sangat baik.
Selain melihat aspek kebijakan, akuntabilitas dan transparansi dalam melakukan pengukuran kinerja POKMASjuga melihat keseluruhan bukti transaksi, pencatatan dan pelaporan.
.
F. Aspek Dan Kategori
Terdapat 9 aspek dalam pengukuran kinerja keuanganPOKMAS. Setiap aspek akandiberi nilai 1 jika jawaban atas aspek yang bersangkutan adalah ”ya” dan akan diberikan nilai 0 jikajawaban atas aspek yang bersangkutan adalah
“tidak”. Secara rinci aspek-aspek pengukuran kinerjakeuangan
NO ASPEK PENGUKURAN KINERJA KEUANGAN
1 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh anggota POKMAS
2 Seluruh transaksi penerimaan & pengeluaran dicatat & diarsipkan sesuai tanggal transaksi
3 Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya
4 Rekening Bank menggunakan nama lembaga bukan nama pribadi 5 Rekening Bank ditandatangani oleh Ketua, Bendahara dan Sekretaris
POKMAS
6 Dana operasional tunai tidak lebih Rp.480.000,- 7 Saldo Buku Bank sama dengan saldo rekening bank 8 Saldo Buku Kas sama dengan jumlah dana tunai
9 Laporan bulanan dipasang atau ditempel ditempat strategis
Berdasarkan nilai tiap-tiap aspek tersebut di atas, ditetapkan katagori penilaian sebagai berikut:
• Pengukuran Kinerja dinyatakan Sangat Baik, jika total skor mencapai angka 9. • Pengukuran Kinerja dinyatakan Memadai, jika total skor mencapai angka ≥ 7, • Pengukuran Kinerja Tidak Memadai, jika total skore <7 atau total skor =6
LAMPIRAN 1
INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA
KEUANGANKELOMPOK MASYARAKAT (POKMAS)
BULAN ...
Nama POKMAS : ... Kecamatan : ... Kota : ...
No Aspek Pengukuran Nilai Catatan
Kebijakan Keuangan
1 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan
diketahui oleh anggota POKMAS
Sistem Akuntansi
2 Seluruh transaksi penerimaan & pengeluaran
dicatat & diarsipkan sesuai tanggal transaksi
3 Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan
berikutnya
4 Rekening Bank menggunakan nama lembaga
bukan nama pribadi
5 Rekening Bank ditandatangani oleh Ketua,
Bendahara dan Sekretaris POKMAS
6 Dana operasional tunai tidak lebih Rp.480.000,-
7 Saldo Buku Bank sama dengan saldo rekening
bank
8 Saldo Buku Kas sama dengan jumlah dana
tunai
Pelaporan dan Monitoring
9 Laporan bulanan dipasang atau ditempel
ditempat strategis
...,...20...
Ketua POKMAS Senior Fasilitator Fasilitator Ekonomi
LAMPIRAN 1A
CARA PENGISIAN / PENJELASAN
INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN
POKMAS
Aspek Pengukuran
Penjelasan
1. Semua penerimaan dan
pengeluaran keuangan
diketahui oleh anggota
POKMAS
Semua penerimaan dan pengeluaran POKMAS
menggunakan bukti kas masuk dan keluar serta bukti-bukti kwitansi dari toko ditandatangani oleh salah satu Pengurus POKMAS (Ketua,Bendahara dan Sekretaris)
2. Seluruh transaksi
penerimaan & pengeluaran dicatat & diarsipkan sesuai tanggal transaksi
Pencatatan transaksi memakai pembukuan yang ada
di Pedoman Teknis
Pencatatan transaksi keuangan(keluar/masuk)
dilakukan tepat waktu
Fasilitator melakukan crosscek penjumlahan kebawah
dan kesamping(Lampiran 2)
Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti
pendukung yang cukup, seperti (bon,kwitansi, atau bukti lainya)
Jika terdapat satu transaksi saja tdk dicatat (paling lambat 4 hari) maka jawabanya tidak = 0
3. Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya
Laporan keuangan penerimaan & pengeluaran pada bulan berjalan disajikan pada tgl.5 bulan berikutnya
Jika Lap.Keuangan tidak disajikan maksimal
sebelum tgl.5 maka jawaban tidak = 0 bila ya = 1
4. Rekening Bank
menggunakan nama
lembaga bukan nama
pribadi
Nama Rekening Bank memakai nama POKMAS
Jika Rekening Bank tidak memakai nama POKMAS maka jawaban tidak = 0
5. Rekening Bank
ditandatangani oleh Ketua, Bendahara dan Sekretaris POKMAS
Penandatangan rekening bank ditandatangani oleh Ketua, Bendahara dan Sekretaris POKMAS
Jika rekening POKMAS tidak ditantangani oleh 3 org Pengurus POKMAS, maka jawaban tidak =0
6. Dana operasional tunai
tidak lebih Rp.480.000,-
Dana operasional tunai POKMAS maksimal
Rp.480.000,- dalam 2 hari kerja
Jika terdapat dana tunai melebihi Rp.480.000,- harus
dapat dijelaskan keperuntukanya dan buktikan dengan dokumen pendukung.
Jika tidak memenuhi ke 2 unsur diatas, maka jawabanya tidak = 0
7. Saldo Buku Bank sama
dengan saldo rekening
bank
Rekonsilasi saldo buku bank POKMAS dan rekening bank pada tanggal yang sama harus sama, bila tidak = 0 8. Saldo Buku Kas sama
dengan jumlah dana tunai
Kas opname dana tunai pada POKMAS dicocokan pada buku kas POKMAS harus sama, bila tidak = 0
9. Laporan bulanan dipasang
atau ditempel ditempat
strategis
Laporan keuangan POKMAS harus ditempelkan
LAMPIRAN 2
HASIL PEMERIKSAAN DANA POKMAS
Periode ... s/d ...
Saldo awal xxxxxxxxxxx
PENERIMAAN
Transfer dari KPPN xxxxxxxxxx
Bunga Rekening POKMAS xxxxxxxxxxx
Penerimaan Lain-lain xxxxxxxxxxx +
Total Penerimaan . xxxxxxxxxx +
PENGELUARAN
Pencairan ke POKMAS
Sarana Prasarana xxxxxxxxxxx
Biaya operasional POKMAS
(Adm,Umum,dll) xxxxxxxxxxx
Pajak dan Adm xxxxxxxxxxx
Pengeluaran Lain-lain xxxxxxxxxxx +
Total Pengeluaran . xxxxxxxxxxxx -
Saldo (Saldo Awal + Total Penerimaan) -
Pengeluaran xxxxxxxxxxx Uang Tunai : Pecahan 100.000 = ... Lembar Pecahan 50.000 = ... Lembar Pecahan 20.000 = ... Lembar Pecahan 10.000 = ... Lembar Pecahan 5.000 = ... Lembar Pecahan 2.000 = ... Lembar
Saldo Hasil Perhitungan tersebut harus dapat dibuktikan secara fisik dalam saldo yg terdapat direkening, serta uang tunai ditangan POKMAS melalui Pemeriksaan rekening dan cash opname
..., ...20...
Diperiksa oleh Diketahui oleh
Fasilitator Koordinator Lapangan
