RENCANA KEGIATAN TIM MANAJEMEN (RKTM)
LAPORAN PENGELOLAAN SATKER, LAYANAN
PERKANTORAN, PENINGKATAN MUTU MANAJEMEN
SATKER, SARANA DAN PRASARANA, PENINGKATAN
KAPASITAS SUMBER DAYA MANUSIA DAN
PENGENDALIAN INTERNAL DI BPTP BENGKULU
WILDA MIKASARI
BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN BENGKULU
2 0 1 3
1
LEMBAR PENGESAHAN
1. Judul RKTM : Laporan Pengelolaan Satker, Layanan Perkantoran, Peningkatan Mutu Manajemen Satker, Sarana Prasarana dan Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia dan Sistem Pengendalian Internal di BPTP Bengkulu.
2. Unit Kerja : Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Bengkulu 3. Alamat Unit Kerja : Jl.Irian Km.6,5 Kelurahan Semarang Kota
Bengkulu 4. Sumber Dana : APBN TA.2013. 5. Status Kegiatan (L/B) : Lanjutan 6. Penanggung Jawab :
a. Nama : Wilda Mikasari, S.TP. M.Si Dr. Erizal b. Pangkat/Golongan : Penata Tk.I/IIId
c. Jabatan Struktural : Kepala Subbagian Tata Usaha 7. Lokasi : Provinsi Bengkulu
8. Agroekosistem : - 9. Tahun Mulai : 2013 10. Tahun Akhir : 2013
11. Output Tahunan : Terlaksananya urusan tata usaha dan rumah tangga dan keuangan balai secara tertib, efisien, dan efektif dan SDM yang handal.
12. Output Akhir Meningkatnya kinerja pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi di BPTP Bengkulu melalui dukungan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan administrasi, keuangan, rumah tangga,sarana prasarana dan penerapan sistem managemen mutu sesuai standar ISO 9001:2008 serta pengendalian internal sesuai dengan prinsip SPI.
13. Biaya : Rp. 7.788.222.000. (Tujuh Miliyar Tujuh Ratus Delapan Puluh Delapan Juta Dua Ratus Dua Puluh Dua Ribu Rupiah)
Koordinator Program, Penanggung Jawab RKTM,
Dr. Ir. Wahyu Wibawa, MP.
NIP.19690427 199803 1 001 Wilda Mikasari, S.TP,M.SiNIP. 19690812199803 2 001 Mengetahui :
Kepala Balai Besar Pengkajian
dan Pengembangan Teknologi Pertanian, Meyetujui, Kepala BPTP Bengkulu
Dr. Ir. Agung Hendriadi, M.Eng Dr. Ir. Dedi Sugandi, MS
2
RINGKASAN
1 Judul : Laporan Pengelolaan Satker, Layanan Perkantoran,
Peningkatan Mutu Manajemen Satker, Sarana dan Prasarana, Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia dan Sistem Pengendalian Internal di BPTP Bengkulu.
2 Unit Kerja : Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Bengkulu 3 Lokasi : Provinsi Bengkulu, Jakarta dan Wilayah Indonesia 4 Agroekosistem : - Agroekosistem
5 Status (L/B) : Lanjutan LlaBaru
6 Tujuan : a. Meningkatkan akuntabilitas pengelolaan keuangan dan perlengkapan satker dan wilayah serta pengelolaan administrasi rumah tangga dan kepegawaian
b. Meningkatkan pelayanan perkantoran dan pemeliharaan fungsi sarana dan sarana balai selama 12 bulan
c. Meningkatkan penerapan Sistim Manajemen Mutu secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2008. di BPTP Bengkulu.
d. Meningkatkan transparansi, efisiensi dan efektifitas pengadaan sarana dan prasarana serta fasilitas perkantoran
e. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia melaui diklat dasar dan penjenjangan serta meningkatkan dedikasi dan kredibilitas PNS melalui perubahan perilaku yang lebih baik
f. Meningkatkan pengendalian internal secara komprehensif atas seluruh kegiatan yang ada di BPTP Bengkulu.
7 Keluaran : 1. Peningkatan pelayanan perkantoran (pembayaran gaji dan non gaji) dan penyelenggaraan operasional dan pemeliharaan perkantoran selama 12 bulan secara efisien dan efektif sesuai ketentuan.
2. Peningkatan akuntabilitas pengelolaan keuangan dan barang tingkat satker dan wilayah serta pelaporan pengeluaran (pembayaran gaji dan non gaji) dan penerimaan negara dan pengelolaan administrasi dan kepegawaian selama 12 bulan.
3. Peningkatan pengelolaan rumah tangga balai selama 12 bulan dan terpeliharanya fungsi sarana dan prasarana (Gedung Kantor (694 m2), Auditorium/perpustakaan (500
m2),Laboratorium (200 m2) dan Klinik Agribisnis (76 m2),
Gudang arsip (25m2)), Halaman Kantor (2.000 m2),
Peralatan dan Mesin (Komputer/laptop dan printer (21 unit), AC (11 unit), Mesin Potong Rumput (1 unit)), Mesin jenset (2 unit), dan peralatan alsintan dan alat laboratorium, Kendaraan Bermotor (Roda 4 (6 Unit) dan Roda 2 (8 unit)), Jaringan (Listrik,Telepon, Air dan Gas serta LAN) serta Pemeliharaan Inventaris Kantor untuk 74 Pegawai.
4. Penambahan sarana/prasarana kantor berupa
Pembangunan gedung bangunan masing-masing 1 paket berupa rehabilitasi rumah kaca, rehabilitasi pagar kantor BPTP dan pembuatan identitas BPTP, rehabilitasi gudang
3
dan workshop pascapanen, Rehabilitasi gedung aula, Penataan interior ruang display,
Peralatan IT berupa printer (5 unit), PC (4 unit), UPS (5 unit), infokus (2 unit),
Pengolah data Lab Diseminasi berupa kamera digital besar (1set), Kamera video pro HDV (1 unit), Tripod kamera video (1 unit), LCD proyektor dan screen (1 paket), Audio mixer+keybord (1 paket), Speaker aktif (1 unit), Clip on kamera video (1 unit), Printer multiple purpose (1 unit), PC multimedia HD 1 TB,RAM 16 (1 paket), Lapotop Corei7 (2 unit), Printer A3 (1 unit), GPS (1 unit).
Peralatan labdis dan high profile UPBS berupa AC 5 PK (2 unit), Stabilizer besar (1 unit), Mesin Laminating (1unit), Mesin fotocopi warna (1 unit), LED TV 42” (1unit),
Showcase ( 1 unit), Almari penyimpanan alat elektronik ( 1 Unit), Penambahan daya listrik 23000 kwh ke 41.000 kwh (1 paket).
High profile UPBS berupa Mesin penjahit karung (1unit), alat sablon plastik kemasan (1unit), mesin pemipil jagung (1 unit), Sealer besar (1 unit), mesin seed blower (1unit), seed cleaner (1 unit), timbangan digital ( 1 unit), thermometer max mini (1unit), macrowave 91 unit), Peralatan dan Fasilitas Kantor berupa kursi tamu (1 set), Sofa tamu bahan jati (1 set), meja pertemuan ( 2 set), portable pH meter (1unit), digester slove (1 unit), material buangan cerobong ( 1 lot), penggantian blower centrifugal ppdt anti corosive (1 unit), Brangkas (ext.size 800x600x620mm) ( 1 unit), CCTV ( 1 unit), mesin pemotong kertas (1 unit), Podium ( 1 unit), Refractometer (1 unit), Fruit hardness tester (1 unit), sealer continus ( 1 unit).
5. Peningkatan kompentensi 15 orang peneliti, 6 orang penyuluh, 13 orang calon peneliti, 2 orang calon penyuluh, 42 orang teknisi dan tenaga administrasi, kebersihan, pengemudi dan keamanan melalui diklat dasar, dan non diklat (sertifikasi, seminar,workshop) dengan PNS yang berdedikasi tinggi, bertanggungjawab, bersih dan jujur. 6. Peningkatan pengendalian internal BPTP Bengkulu dengan
menyelenggarakan kegiatan yang efektif dan efisien.e
8 Hasil : Terlaksananya urusan tata usaha dan rumah tangga dan keuangan Balai secara tertib, efisien, dan efektif dan SDM yang handal.
9 Prakiraan Manfaat : Meningkatnya kinerja pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi di BPTP Bengkulu melalui dukungan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan administrasi, keuangan, rumah tangga,sarana prasarana dan penerapan sistem managemen mutu sesuai standar ISO 9001:2008 serta pengendalian internal sesuai dengan prinsip SPI.pembangunan pertanian wilayah
10 Prakiraan Dampak : Terjadinya peningkatan kinerja pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi di BPTP Bengkulu melalui dukungan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan administrasi, keuangan, rumah tangga,sarana prasarana dan penerapan sistem managemen mutu sesuai standar ISO 9001:2008 serta pengendalian
4
internal sesuai dengan prinsip SPI.p
11 Metodologi : Laporan Pengelolaan Satker. Pengelolaan keuangan dan administrasi balai dilakukan secara transparan, efisien, efektif, dan tertib sesuai dengan ketentuan.
Layanan Perkantoran. Pengelolaan rumah tangga balai dilaksanakan sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku. Sedangkan pengelolaan sarana/prasarana dilakukan melalui pemeliharaan dan operasionalisasi sarana/prasarana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Peningkatan Mutu Manajemen Satker. Meningkatkan kinerja satker dan mutu manajemen agar dapat terlaksana dengan terukur
Sarana dan Prasarana. Pengadaan sarana dan prasarana dilakukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi balai. Pengadaan sarana dan prasarana dilaksanakan sesuai dengan Perpres 70 tahun 2012 dan perubahan-perubahannya.
Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia. Pengembangan dan kompetensi SDM dilaksanakan melalui DIKLAT dan Non DIKLAT.d
Pengendalian Internal dengan cara menilai dan membuat laporan pelaksanaan SPI serta mengikuti workshop SPIPgkajian akan difokuskan di 7 provinsi erpi yang dibahas.
12 Jangka Waktu : I tahun
13 Biaya : Rp. 7.788.222.000. (Tujuh Miliyar Tujuh Ratus Delapan Puluh Delapan Juta Dua Ratus Dua Puluh Dua Ribu Rupiah)
5
I. PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang
BPTP Bengkulu dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian No. 16/Permentan/OT.140/3/2006 tanggal 1 Maret 2006. BPTP Bengkulu dikoordinir secara langsung oleh Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian (BBP2TP). BPTP Bengkulu dipimpin oleh pejabat struktural Eselon IIIa sebagai Kepala Balai dan dibantu oleh dua pejabat struktural Eselon IVa yaitu Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi Pelayanan Pengkajian (KSPP).
Dasar hukum pembentukan BPTP Bengkulu tersebut sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menteri Pertanian No. 350/Kpts/OT.210/6/2001 tanggal 14 Juni 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengkajian Teknologi Pertanian.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian No. 16/Permentan/OT. 140/3/2006 tentang Organisasi dan Tata Laksana Kerja Balai Pengkajian Teknologi Pertanian dan berdasarkan Surat keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor: 161/Kpts/OT.160/J/7/2006 tentang Koordinasi Kegiatan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian, disebutkan bahwa BPTP mempunyai tugas melaksanakan pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi. BPTP Bengkulu tahun 2013 mempunyai 79 pegawai terdiri dari 15 orang fungsional peneliti, 6 orang fungsional penyuluh, 13 orang calon peneliti, 2 orang calon penyuluh, 42 orang Teknisi, tenaga administrasi, kebersihan, pengemudi dan keamanan. Pegawai BPTP Bengkulu memiliki latar belakang pendidikan dari SMP sampai S3 (Doktor). Untuk mendukung operasional program dan kegiatan, BPTP Bengkulu dilengkapi alat transportasi berupa kendaraan roda 4 (6 unit) dan roda dua (8 unit), laboratorium tanah, laboratorium diseminasi, laboratorium pasca panen, unit prosesing padi, klinik agribisnis, rumah kaca, dan perpustakaan digital.
Untuk menunjang jalannya organisasi maka perlu adanya Rencana Kegiatan Tim Manajemen, yang meliputi aspek manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan, manajemen Fasilitas/Barang Milik Negara (BMN) dan manajemen Kerumahtanggaan, manajemen mutu satker sesuai dengan standar ISO 9001:2008 sehingga diharapkan tercapainya sasaran yang sesuai dengan mandat dan fungsi dari BPTP Bengkulu.
Untuk menciptakan sumberdaya manusia aparatur yang memiliki kompetensi diperlukan peningkatan mutu Profesionalisme, sikap pengabdian dan pengembangan PNS melalui pendidikan dan pelatihan maupun non pendidikan dan pelatihan. Pada
6
bidang keuangan, pengelolaan belum dilakukannya secara optimal, sehingga perlu dilaksanakan secara efektif, efisien, terukur dan akuntabel, Selain itu pengelolaan sarana dan prasarana belum dilakukan perawatan, pemeliharaan, dan pengadministrasiannya secara tertib sehingga diperlukan ketersediaan anggaran yang cukup untuk pengelolaan ketiga aspek kegiatan tersebut.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, diharapkan digunakan sebagai acuan pengendalian pada setiap unit kerja tanpa terkecuali dari lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah diselenggarakan secara menyeluruh. SPI adalah proses integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi dengan menyelenggarakan kegiatan yang efektif dan fisien. Sistem Pengendalian Intern secara mendasar dicirikan pada 5 (lima) unsur SPI, yaitu : 1) Lingkungan Pengendalian, 2) Penilaian Resiko, 3) Kegiatan Pengendalian 4) Informasi dan Komunikasi, dan 5) Pemantauan dan Pengendalian Intern.
1.2. Dasar Pertimbangan
Dalam rangka mendukung Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Bengkulu, diperlukan adanya Sumber Daya manusia dan Sarana dan prasara yang memadai. Dukungan SDM serta sarana dan prasarana akan sangat menunjang kelancaran kegiatan pengkajian dan administrasi yang dilakukan oleh BPTP Bengkulu.
Jumlah pegawai BPTP Bengkulu pada tahun 2013 sebanyak 79 pegawai, terdiri dari 15 orang fungsional peneliti, 6 orang fungsional penyuluh, 13 orang PNK, 2 orang calon penyuluh, 42 orang Teknisi, tenaga administrasi. Pegawai BPTP Bengkulu memiliki latar belakang pendidikan dari SMP sampai S3 (Doktor).
Sarana pendukung kegiatan terdiri dari kendaraan roda 4 yang ada saat ini dan dapat dioperasionalkan sebanyak 6 unit, terdiri dari 1 unit kendaraan operasional Kepala Balai dan 5 unit kendaraan operasional untuk mendukung kegiatan pengkajian, diseminasi dan administrasi. Sedangkan kendaraan roda 2 yang ada sebanyak 10 unit. Demikian juga gedung beserta sarananya yang terdiri dari gedung kantor induk (kantor utama, lab diseminasi, perpustakaan dan aula), gedung laboratorium tanah dan pascapanen. Peralatan lain yang sangat diperlukan dalam kondisi siap dioperasionalkan untuk mendukung tupoksi balai yaitu peralatan pengolah data (komputer, printer dan alat lain).
7
BPTP Bengkulu sebagai entitas akutansi wajib membuat laporan keuangan dan barang milik negara kepada UAPPA-B/W dan UPPPAE-1. Laporan keuangan tersebut harus didasari oleh tata kelola keuangan dan barang milik negara yang baik. Pengelolaan keuangan dan BMN harus mengacu kepada ketentuan yang berlaku sehingga memiliki akutanbilitas yang tinggi. Laporan keuangan dan Barang Milik Negara disusun berdasarkan dokumen sumber berupa SPM, SP2D, SSBP dan SSPB, DIPA, RKAKL, SKPA dan POK beserta perubahan-perubahannya. Untuk data pegawai BPTP Bengkulu perlu mengentri dalam program SIMPEG dan SAPK dan diupdate setiap awal bulan.
1.3. Tujuan
1. Meningkatkan akuntabilitas pengelolaan keuangan dan perlengkapan tingkat satker dan wilayah serta pengelolaan administrasi rumah tangga dan kepegawaian
2. Meningkatkan pelayanan perkantoran dan pemeliharaan fungsi sarana dan sarana balai selama 12 bulan
3. Meningkatkan penerapan Sistim Manajemen Mutu secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standart ISO 900:2008 di BPTP Bengkulu
4. Meningkatkan transparansi, efisiensi dan efektifitas pengadaan sarana dan prasarana serta fasilitas perkantoran.
5. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia melalui diklat dasar dan penjenjangan serta meningkatkan dedikasi dan kredibilitas PNS melalui perubahan perilaku yang lebih baik
6. Meningkatkan pengendalian internal secara komprehensif atas seluruh kegiatan yang ada di BPTP Bengkulu
1.4. Keluaran Yang Diharapkan
Peningkatan pelayanan perkantoran (pembayaran gaji dan non gaji) dan penyelenggaraan operasional dan pemeliharaan perkantoran selama 12 bulan secara efisien dan efektif sesuai ketentuan.
1. Peningkatan pelayanan perkantoran (pembayaran gaji dan non gaji) dan penyelenggaraan operasional dan pemeliharaan perkantoran selama 12 bulan secara efisien dan efektif sesuai ketentuan.
2. Peningkatan akuntabilitas pengelolaan keuangan dan perlengkapan di satker dan wilyah serta pelaporan pengeluaran (pembayaran gaji dan non gaji) dan
8
penerimaan negara dan pengelolaan administrasi dan kepegawaian selama 12 bulan.
3. Peningkatan pengelolaan rumah tangga balai selama 12 bulan dan terpeliharanya fungsi sarana dan prasarana (Gedung Kantor (694 m2), Auditorium/perpustakaan (500 m2),Laboratorium (200 m2) dan Klinik Agribisnis (76 m2), Gudang arsip (25m2)), Halaman Kantor (2.000 m2), Peralatan dan Mesin (Komputer/laptop dan printer (21 unit), AC (11 unit), Mesin Potong Rumput (1 unit)), Mesin jenset (2 unit), dan peralatan alsintan dan alat laboratorium, Kendaraan Bermotor (Roda 4 (6 Unit) dan Roda 2 (8 unit)), Jaringan (Listrik,Telepon, Air dan Gas serta LAN) serta Pemeliharaan Inventaris Kantor untuk 74 Pegawai.
4. Penambahan sarana/prasarana kantor berupa Pembangunan gedung bangunan masing-masing 1 paket berupa rehabilitasi rumah kaca, rehabilitasi pagar kantor BPTP dan pembuatan identitas BPTP, rehabilitasi gudang dan workshop pascapanen, Rehabilitasi gedung aula, Penataan interior ruang display.
Peralatan IT berupa printer (5 unit), PC (4 unit), UPS (5 unit), infokus (2 unit), Pengolah data Lab Diseminasi berupa kamera digital besar (1set), Kamera video
pro HDV (1 unit), Tripod kamera video (1 unit), LCD proyektor dan screen (1 paket), Audio mixer+keybord (1 paket), Speaker aktif (1 unit), Clip on kamera video (1 unit), Printer multiple purpose (1 unit), PC multimedia HD 1 TB,RAM 16 (1 paket), Lapotop Corei7 (2 unit), Printer A3 (1 unit), GPS (1 unit).
Peralatan labdis dan high profile UPBS berupa AC 5 PK (2 unit), Stabilizer besar (1 unit), Mesin Laminating (1unit), Mesin fotocopi warna (1 unit), LED TV 42” (1unit), Showcase ( 1 unit), Almari penyimpanan alat elektronik ( 1 Unit), Penambahan daya listrik 23000 kwh ke 41.000 kwh (1 paket).
High profile UPBS berupa Mesin penjahit karung (1unit), alat sablon plastik kemasan (1unit), mesin pemipil jagung (1 unit), Sealer besar (1 unit), mesin seed blower (1unit), seed cleaner (1 unit), timbangan digital ( 1 unit), thermometer max mini (1unit), macrowave 91 unit),
Peralatan dan Fasilitas Kantor berupa kursi tamu (1 set), Sofa tamu bahan jati (1 set), meja pertemuan ( 2 set), portable pH meter (1unit), digester slove (1 unit), material buangan cerobong ( 1 lot), penggantian blower centrifugal ppdt anti corosive (1 unit), Brangkas (ext.size 800x600x620mm) ( 1 unit), CCTV ( 1 unit), mesin pemotong kertas (1 unit), Podium ( 1 unit), Refractometer (1 unit), Fruit hardness tester (1 unit), sealer continus ( 1 unit).
9
5. Peningkatan kompentensi 15 orang peneliti, 6 orang penyuluh, 13 orang calon peneliti, 2 orang calon penyuluh, 42 orang teknisi dan tenaga administrasi, kebersihan, pengemudi dan keamanan melalui diklat dasar, dan non diklat (sertifikasi, seminar,workshop) dengan PNS yang berdedikasi tinggi, bertanggungjawab, bersih dan jujur.
6. Peningkatan sistim pengendalian internal BPTP Bengkulu dengan menyelenggarakan kegiatan yang efektif dan efisien.e
1.5. Perkiraan Manfaat dan Dampak
Meningkatnya kinerja pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi di BPTP Bengkulu melalui dukungan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan, rumah tangga dan sarana prasarana.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Bengkulu merupakan UPT eselon III Badan Litbang Pertanian di daerah dengan wilayah kerja meliputi seluruh daerah di Provinsi Bengkulu. Lembaga ini merupakan UPT Badan Litbang di daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian yang berkedudukan di Bogor Jawa Barat.
Tugas pokok BPTP melaksanakan pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, BPTP menyelenggarakan fungsinya yaitu :
a) Melaksanakan inventarisasi dan identifikasi kebutuhan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi;
b) Melaksanakan penelitian, pengkajian dan perakitan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi;
c) Melaksanakan pengembangan teknologi dan diseminasi hasil pengkajian serta perakitan materi penyuluhan;
d) Melakukan kerjasama, informasi, dokumentasi, serta penyebarluasan dan pendayagunaan hasil pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi;
10
e) Memberikan pelayanan teknik kegiatan pengkajian, perakitan dan pengembangan teknologi pertanian tepat guna spesifik lokasi;
f) Melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Balai.
Dalam melakukan operasional bidang administrasi perkantoran BPTP Bengkulu memiliki Sub Bagian Tata usaha yang terdiri dari beberapa sub urusan yaitu : 1) Sub urusan kepegawaian/RT, 2) Sub urusan keuangan/ perlengkapan, 3) Penyusunan database keuangan (SAK/SIMAK-SABMN), SIMPEG, 4) Kearsipan dan surat menyurat serta 5) Penyelenggaraan rapat/pertemuan.
Dari masing-masing sub urusan mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif. Selain itu, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Secara teoritis apabila tidak terbinanya administrasi perkantoran secara baik maka akan berakibat tidak lancarnya atau bahkan terhambatnya pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan dan menghambat perkembangan dan kemajuan organisasi.
Untuk menjalankan tugas dan fungsinya kegiatan Administrasi merupakan bagian penting dalam siklus pengelolaan suatu kegiatan baik ditinjau dari segi penganggaran keuangan, teknis kegiatan dan keseluruhan aktivitas organisasi keuangan. Keberhasilan dalam mencapai tujuan yang diinginkan akan terpenuhi apabila pelaksanaan dimulai dari persiapan hingga perencanaan yang efektif dan efisien.
Perencanaan kegiatan haruslah memperhatikan berbagai faktor pendukung, salah satunya administrasi yang merupakan alat untuk membantu kegiatan perencanaan itu sendiri. Suatu bentuk administrasi yang baik harus dapat dilaksanakan secara rapi dan tertib dalam mencapai tingkat keberhasilan yang memadai.
Administrasi saling berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan karena tanpa dukungan administrasi yang baik akan menyebabkan kegagalan dalam pelaksanaan setiap kegiatan. Oleh karena itu, proses pelaksanaan administrasi merupakan salah satu alat ukur untuk menentukan keberhasilan baik fisik maupun teknis.
11
III. PROSEDUR3.1. Ruang Lingkup
3.1.1. Laporan Pengelolaan Satker
1. Melaksanakan penatausahaan pengeluaran dan penerimaan (SPTB, SPP, SPM dan LPJ).
2. Penyusunan Laporan Keuangan (bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan) 3. Penyusunan Laporan Keuangan dan barang Tingkat Wilayah Propinsi Bengkulu 4. Penyusunan Laporan Kepegawaian dengan database kepegawaian (SIMPEG)
dan SAPK
3.1.2. Layanan Perkantoran
1. Sarana dan prasarana (Gedung Kantor (694 m2), Auditorium/perpustakaan (500 m2),Laboratorium (200 m2) dan Klinik Agribisnis (76 m2), Gudang arsip (25m2)), Halaman Kantor (2.000 m2), Peralatan dan Mesin (Komputer/laptop dan printer (21 unit), AC (11 unit), Mesin Potong Rumput (2 unit)), Kendaraan Bermotor (Roda 4 (6 Unit) dan Roda 2 (8 unit)), Jaringan (Listrik,Telepon, Air dan Gas serta LAN) serta Pemeliharaan Inventaris Kantor untuk 77 Pegawai. 2. Kebutuhan rumah tangga balai meliputi kebutuhan sehari-hari perkantoran,
langganan daya dan jasa (telepon dan listrik), internet, jasa pramubakti, dan satuan pengaman selama 1 tahun.
3. Melaksanakan pembayaran gaji, tunjangan dan honorarium bagi pegawai BPTP Bengkulu.
4. Penatausahaan Barang Milik Negara (SIMAK BMN dan Aplikasi Persediaan) (Bulanan, Triwulanan, Semesteran dan Tahunan).
3.1.3. Meningkatkan kinerja satker dan mutu manajemen
1. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja balai sesuai dengan SMM ISO 9001:2008
2. Melakukan perbaikan pada manajemen ketatausahaan, KSPP dan Kelji. 1.1.4. Sarana dan Prasarana
a. Penambahan sarana/prasarana kantor berupa Pembangunan gedung bangunan masing-masing 1 paket berupa Rehabilitasi Rumah Kaca, Rehabilitasi pagar kantor BPTP dan pembuatan identitas BPTP, Rehabilitasi gudang dan workshop pascapanen, Rehabilitasi gedung aula, Penataan interior ruang display,
12
b. Peralatan IT berupa printer (5 unit), PC (4 unit), UPS (5 unit), infokus (2 unit).
c. Pengolah data Lab Diseminasi berupa kamera digital besar (1set), Kamera video pro HDV (1 unit), Tripod kamera video (1 unit), LCD proyektor dan screen (1 paket), Audio mixer+keybord (1 paket), Speaker aktif (1 unit), Clip on kamera video (1 unit), Printer multiple purpose (1 unit), PC multimedia HD 1 TB,RAM 16 (1 paket), Lapotop Corei7 (2 unit), Printer A3 (1 unit), GPS (1 unit).
d. Peralatan labdis dan high profile UPBS berupa AC 5 PK (2 unit), Stabilizer besar (1 unit), Mesin Laminating (1unit), Mesin fotocopi warna (1 unit), LED TV 42” (1unit), Showcase ( 1 unit), Almari penyimpanan alat elektronik ( 1 Unit), Penambahan daya listrik 23000 kwh ke 41.000 kwh (1 paket).
e. High profile UPBS berupa Mesin penjahit karung (1unit), alat sablon plastik kemasan (1unit), mesin pemipil jagung (1 unit), Sealer besar (1 unit), mesin seed blower (1unit), seed cleaner (1 unit), timbangan digital ( 1 unit), thermometer max mini (1unit), macrowave 91 unit),
f. Peralatan dan Fasilitas Kantor berupa kursi tamu (1 set), Sofa tamu bahan jati (1 set), meja pertemuan ( 2 set), portable pH meter (1unit), digester slove (1 unit), material buangan cerobong ( 1 lot), penggantian blower centrifugal ppdt anti corosive ( 1 unit), Brangkas (ext.size 800x600x620mm) ( 1 unit), CCTV ( 1 unit), mesin pemotong kertas (1 unit), Podium ( 1 unit), Refractometer (1 unit), Fruit hardness tester (1 unit), sealer continus ( 1 unit) sesuai dengan Keppres 80 tahun 2003 beserta dengan perubahan-perubahannya.
1.1.5. Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia
Mengikuti diklat (Prajabatan dan diklat dalam jabatan) serta mengikuti pengembangan SDM Non Diklat.
1.1.6. Peningkatan Pengendalian Internal Mengikuti workshop SPI
13
3.2. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan3.2.1. Laporan Pengelolaan Satker
1. Inventarisasi kegiatan dan kelengkapan dokumen sumber penatausahaan pengeluaran dan penerimaan serta menyusun organisasi dan tatakelola pelaksanaan anggaran.
2. Penatausahaan pengeluaran dan penerimaan negara serta mengajukan Pencairan dana dan Penyetoran Penerimaan Negara.
3. Mengevaluasi kegiatan pengelolaan keuangan (per triwulan) dan menyusun Laporan Keuangan (bulanan, triwulan, semester, tahunan) serta melakukan rekonsiliasi dengan KPPN Bengkulu.
4. Menyusun laporan keuangan dan barang tingkat UAPPAB/W Propinsi Bengkulu 5. Mendokumentasikan dan mengkompilasi dokumen administrasi kepegawaian 6. Melaksanakan pelayanan administrasi dan database kepegawaian (SIMPEG)
dan SAPK
7. Mengevaluasi pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian dan menyusun laporan kegiatan kepegawaian
3.2.2. Layanan Perkantoran
a. Menginventarisir kebutuhan rumah tangga balai meliputi kebutuhan sehari-hari perkantoran, langganan daya dan jasa (telepon dan listrik), internet, jasa pramubakti, dan satuan pengaman.
b. Mengusulkanpembayaran gaji, tunjangan dan honorarium bagi pegawai BPTP Bengkulu
c. Pengadaan, penatausahaan, pendistribusian dan evaluasi kebutuhan rumah tangga balai sesuai dengan kebutuhan dan tahapan.
d. Menginventarisir kebutuhan pemeliharaan gedung, halaman, kendaraan bermotor, peralatan dan mesin dan inventaris kantor.
e. Pelaksanaan dan evaluasi pemeliharaan gedung, halaman, kendaraan bermotor, peralatan dan mesin dan inventaris kantor.
f. Pelaporan kegiatan pengelolaan rumah tangga dan sarana/ prasarana balai. 3.2.3. Meningkatkan kinerja satker dan mutu manajemen
1. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja balai
2. Melakukan perbaikan pada manajemen ketatausahaan, KSPP dan Kelji. 3. Membuat laporan kinerja balai dan tinjauan managemen balai
14
3.2.4. Sarana dan Prasarana
a. Bangunan masing-masing 1 paket berupa Rehabilitasi Rumah Kaca, Rehabilitasi pagar kantor BPTP dan pembuatan identitas BPTP, Rehabilitasi gudang dan workshop pascapanen, Rehabilitasi gedung aula, Penataan interior ruang display.
b. Peralatan IT berupa printer (5 unit), PC (4 unit), UPS (5 unit), infokus (2 unit).
c. Pengolah data Lab Diseminasi berupa kamera digital besar (1set), Kamera video pro HDV (1 unit), Tripod kamera video (1 unit), LCD proyektor dan screen (1 paket), Audio mixer+keybord (1 paket), Speaker aktif (1 unit), Clip on kamera video (1 unit), Printer multiple purpose (1 unit), PC multimedia HD 1 TB,RAM 16 (1 paket), Lapotop Corei7 (2 unit), Printer A3 (1 unit), GPS (1 unit).
d. Peralatan labdis dan high profile UPBS berupa AC 5 PK (2 unit), Stabilizer besar (1 unit), Mesin Laminating (1unit), Mesin fotocopi warna (1 unit), LED TV 42” (1unit), Showcase ( 1 unit), Almari penyimpanan alat elektronik ( 1 Unit), Penambahan daya listrik 23000 kwh ke 41.000 kwh (1 paket)
e. high profile UPBS berupa Mesin penjahit karung (1unit), alat sablon plastik kemasan (1unit), mesin pemipil jagung (1 unit), Sealer besar (1 unit), mesin seed blower (1unit), seed cleaner (1 unit), timbangan digital ( 1 unit), thermometer max mini (1unit), macrowave 91 unit),
f. Peralatan dan Fasilitas Kantor berupa kursi tamu (1 set), Sofa tamu bahan jati (1 set), meja pertemuan ( 2 set), portable pH meter (1unit), digester slove (1 unit), material buangan cerobong ( 1 lot), penggantian blower centrifugal ppdt anti corosive ( 1 unit), Brangkas (ext.size 800x600x620mm) ( 1 unit), CCTV ( 1 unit), mesin pemotong kertas (1 unit), Podium ( 1 unit), Refractometer (1 unit), Fruit hardness tester (1 unit), sealer continus ( 1 unit) sesuai dengan Keppres 80 tahun 2003 beserta dengan perubahan-perubahannya.
3.2.5. Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia
Penilaian kebutuhan diklat dan pengembangan SDM bagi organisasi BPTP Bengkulu oleh Tim SDM :
1. Menyusun jadwal Rencana Pelatihan baik DIKLAT Dasar maupun penjenjangan/ Penilaian kebutuhan DIKLAT.
2. Mengatur dan menyiapkan alokasi penganggarannya
15
4. Mengevaluasi pegawai yang telah mengikuti DIKLAT, baik DIKLAT dasar maupun pelatihan penjejangan.
5. Membuat pelaporan hasil DIKLAT.
6. Memberi masukan kepada bagian kepegawaian untuk segera
mengirimkan berkas- berkas yang diperlukan untuk jabatan fungsional. 7. Mengatur jadwal pertemuan setelah pelatihan untuk dipresentasikan. 3.2.6. Peningkatan Pengendalian Internal
a. Membentuk dan menetapkan satlak SPI
b. Menilai dan membuat laporan pelaksanaan SPI
c.
Mengikuti workshop SPI lingkup Badan Litbang dan KementanIV. ANALISIS RISIKO 4.1. Daftar Resiko
No. Resiko Penyebab Dampak
1. Rendahnya realisasi
anggaran Lemahnya perencanaan dan evaluasi terhadap anggaran
Waktu tidak sesuai dengan jadwal palang
4.2. Daftar Penanganan Resiko
No Resiko Penyebab Dampak Upaya Penanganan 1. Rendahnya realisasi anggaran Lemahnya perencanaan dan evaluasi terhadap anggaran Kurang lancarnya kegiatan manajemen, Melakukan evaluasi perencanaan dan realisasi anggaran setiap triwulan
16
V. TENAGA DAN ORGANISASI PELAKSANAAN5.1. Tenaga Yang Terlibat dalam Kegiatan
No. NAMA/NIP JABATAN DALAM KEGIATAN URAIAN TUGAS
ALOKASI WAKTU (Jam/min ggu) 1. Wilda Mikasari,M.Si Penanggung Jawab RKTM Mengkoordinir kegiatan mulai perencanaan sampai pelaporan 25 2. Andi Ishak, M.Si Penjab ROKTM laporan Pengelolaan Satker Mengkoordinir kegiatan mulai perencanaan sampai pelaporan 20 3 Siswani D.Daliani Penjab ROKTM Pengembangan SDM Mengkoordinir kegiatan mulai perencanaan sampai pelaporan 20 4 Y o y o Penjab ROKTM Pemeliharaan sarana dan prasarana Mengkoordinir kegiatan mulai perencanaan sampai pelaporan 20 Sanusi Musa Kordinator Administrasi Kepegawaian Melaksanakan tugas sebagai pemroses kepegawaian 20 Sri hartati Pemroses Kepegawaian dan arsip Melaksanakan tugas sebagai pemroses kepegawaian dan
penatausahaan kearsipan 15 3. Yoyo Kordinator Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan Melaksanakan kegiatan rumah tangga balai dan perlengkapan
sampai pelaporan 25 Sudarwati
Ahmad Safitri Pengelola BMN dan Gudang
Melaksanakan penatausahaan
perlengkapan sampai pelaporan 15 M.Nur Pelaksana bidang Rumah tangga Melaksanakan tugas rumah tangga balai 15 Muchtarmin Penjaga Keamanan Melaksanakan tugas keaman dan ketertiban kantor. 20 Ryan Penjaga Keamanan Melaksanakan tugas keaman dan ketertiban kantor. 20 Joko Giyamdin Penjaga keamanan Melaksanakan tugas keaman dan ketertiban kantor. 20 Iwan Wahyudi Penjaga Keamanan Melaksanakan tugas keaman dan ketertiban kantor. 20 Jumedi Penjaga Keamanan Melaksanakan tugas keaman dan ketertiban kantor. 20 Siti Komariah Cleaning service Melaksanakan tugas kebersihan dan kenyamanan kantor. 20 Sulasih Cleaning service Melaksanakan tugas kebersihan dan kenyamanan kantor. 20 Basuni Asnawi Pengelola kearsipan Melaksanakan penatausahaan kearsipan. 20
17
5.2. Jangka Waktu KegiatanNo Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Persiapan X X
2. Konsultasi dan Koordinasi
dengan instansi terkait x X x x x x x x x x 3. Identifikasi kebutuhan X X x 4. Pelaksanaan X X x X x x x x x x x x 5. Evaluasi Kegiatan x x x 6. Monitoring X X x X x x x x x x x x 7. Pengolahan Data x x x 8. Pembuatan Laporan X X x X x x x x x x x x 9. Pengadaan dan pendistribusian laporan x x 5.3. Pembiayaan No
. Jenis Pengeluaran Volume Satuan (Rp) Harga Jumlah (Rp)
1 Laporan Pengelolaan Satker 1 Tahun 2 Layanan Perkantoran 1 Tahun 3 Peningkatan Mutu Manajemen
Satker 1 Tahun 30.000.000 30.000.000
4 Sarana dan Prasarana 1 Tahun 5 Peningkatan Kapasitas Sumber
Daya Manusia 1 Tahun 85.000.000 85.000.000 6 Sistem Pengendalian Interna 1 Tahun 58.771.000 58.771.000
18
DAFTAR PUSTAKA
Renstra BPTP Bengkulu Tahun 2010 – 2014
SK Kepala Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Tahun 2013 SK Kepala Badan Litbang Pertanian
