MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN

(1)

MODUL

BIASISWA SEKOLAH

MENENGAH (BSM YP)

SECARA ATAS TALIAN

(2)

[Pick the date]

ISI KANDUNGAN

Muka Surat PENGENALAN

Bab 1

1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2

1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) 2

1.3 Objektif BSM YP 2

1.4 Kriteria kelayakan pemohon 3

1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 3-4

1.6 Kadar BSM YP 4

1.7 Jawatankuasa BSM YP 5-6

PERMOHONAN BSM YP

Bab 2

2.1 Tatacara permohonan 8-9

PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

Bab 3

3.1 Proses kerja permohonan BSM YP 11

3.2 Carta alir proses permohonan BSM YP 12

3.3 Proses kerja semakan permohonan BSM YP 13

3.4 Carta alir proses semakan permohonan BSM YP 14

3.5 Proses bayaran BSM YP 15

3.5 Proses kerja semakan bayaran BSM YP 16

3.7 Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP 16

3.8 Penggunaan wang BSM YP 17

3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 17 3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri

Pahang

18

3.11 Penarikan semula BSM YP 19

3.12 Proses kerja penarikan semula BSM YP 20

3.13 Carta alir proses penarikan BSM YP 20

PEREKODAN DAN PEMFAILAN

(3)

Muka Surat PEMANTAUAN

Bab 5

5.1 Tatacara pemantauan 24

5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 25

5.3 Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP 26

PERTUKARAN GURU BIASISWA

Bab 6

6.1 Tatacara serah tugas 28

6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 28

6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa 29

LAMPIRAN

A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 30

B Penggantian kad ATM/Akaun 31

C Instrumen pemantauan BSM YP 32-33

(4)

[Pick the date]

BAB 1

(5)

1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG

Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983 oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan, kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri ini.

Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja dan masyarakat minoriti orang asli.

1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP)

Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkan pada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakan RM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun 2016.

1.3 OBJEKTIF BSM YP

Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan Negeri Pahang.

(6)

[Pick the date]

1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON

Kriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut: i. Warganegara Malaysia.

ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia. iii. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.

iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin di Pahang lebih dari 10 tahun.

v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain. vi. Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyai

ibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/OKU, ibu tunggal, atau peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).

vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.

viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.

ix. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut.

x. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.

1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG

PERMOHONAN

Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan

benar semasa membuat permohonan.

i. Salinan kad pengenalan pemohon. ii. Salinan sijil lahir pemohon.

iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.

iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.

(7)

vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.

vii. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.

viii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yang terkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji. ix. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM.

x. Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada)

1.6 KADAR BSM YP

1.6.1 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun.

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN

i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600

ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1

i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600

ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4

1.6.2 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun.

i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300

ii. Tingkatan 6 Atas (sediaada) RM300 RM300 RM600 Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah

(8)

[Pick the date]

1.7 JAWATANKUASA BSM YP

Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:

1.7.1 Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang

Pengerusi : Pengurus Besar

Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Bahagian Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian

Pendidikan

Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat

Juruaudit

Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun

Peranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang:

i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.

ii. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.

iii. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang. iv. Menyelia sistem atas talian BSM YP.

1.7.2 Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang (JPN Pahang)

Pengerusi : Ketua Sektor

Sektor Pembangunan Kemanusiaan Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal

Murid

Setiausaha : Pegawai Biasiswa

(9)

Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang:

i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa. ii. Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah.

1.7.3 Jawatankuasa BSM YP Sekolah

Pengerusi : Pengetua

Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM)

Setiausaha : Guru Biasiswa

Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru)

Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah:

i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP.

ii. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.

iii. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan baharu BSM YP secara atas talian.

iv. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.

(10)

[Pick the date]

BAB 2

PERMOHONAN

BSM YP

(11)

2.1 TATACARA PERMOHONAN

BSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut:

2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga

Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar.

2.1.2 Tanggungjawab Murid

Murid yang layak memohon perlu mengambilBorang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa.

2.1.3 Tanggungjawab Sekolah

i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteria yang telah ditetapkan.

ii) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen wajib disemak sebelum dihantar ke YP.

iii) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan penawaran BSM YP.

iv) Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yang berjaya.

v) Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan dan memastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid serta dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.

(12)

[Pick the date]

vi) Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kad akaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanya akuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak.

vii) Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.

viii) Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PK HEM.

ix) Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP.

2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD

i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

(13)

BAB 3

PROSES

KERJA DAN

CARTA ALIR

(14)

[Pick the date]

3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP

BIL PROSES KERJA TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menerima surat siaran permohonan baharu

daripada YP. Pengetua

2 Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 kepada

murid yang layak. 7 hari Guru Biasiswa

3 Mengisi dan melengkapkan Borang

Permohonan BSM YP 1.0/2.0 14 hari Murid/Ibu Bapa

4 Mengemas kini maklumat murid

berdasarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSM YP.

14 hari Guru Biasiswa

5 Mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap dan mendapatkan pengesahan murid, ibu bapa/penjaga, pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP.

6 Menyemak dan memastikan Borang Permohonan BSM YP 3.0 beserta dokumen-dokumen yang berkaitan dihantar ke YP.

7 Rekod dan pemfailan. _{Guru Biasiswa}

*Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan.

(15)

3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YP

Terima surat siaran BSM YP daripada YP

Taklimat kepada guru tingkatan

Kembalikan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 untuk pembetulan

Kumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

TAMAT Pengetua

PK HEM/Guru Biasiswa

Cetak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak

Jawatankuasa BSM YP menyemak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

Lengkap Tidak lengkap

Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0

Kemas kini data MPM Guru Tingkatan

Guru Biasiswa

MULA

Guru Biasiswa

(16)

[Pick the date]

3.3 PROSES KERJA SEMAKAN

PERMOHONAN BSM YP

DIRUJUK

1 Menyemak status permohonan.

3 bulan selepas tarikh tutup permohonan

Guru Biasiswa

2 Mencetak dan mengedar Surat Setuju

Terima tawaran BSM YP. 7 hari Guru Biasiswa

3 Menghantar Surat Setuju Terima

tawaran BSM YP kepada YP. 7 hari Guru Biasiswa

4 Mencetak dan mengedar surat tawaran

baharu murid yang berjaya. 7 hari Guru Biasiswa

*5 Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN).

30 hari dari tarikh surat

tawaran

Murid

*6

Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah.

30 hari dari tarikh surat

tawaran

Guru Biasiswa

7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

(17)

3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP

Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP

Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya

Guru Biasiswa

Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP

Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN)

Guru Biasiswa

Menyemak status permohonan

Rekod dan pemfailan Guru Biasiswa

TAMAT Guru Biasiswa

Murid

Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah MULA

(18)

[Pick the date]

3.5 PROSES BAYARAN BSM YP

3.5.1 Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN. 3.5.2 Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid

berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang berdekatan.

3.5.3 Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu ke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM dengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan.

3.5.4 Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawa surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untuk membuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surat tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untuk pembukaan akaun baharu.

3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerima BSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akan diteruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolah mengikut kadar yang telah ditetapkan.

3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

(19)

3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YP

DIRUJUK

1

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.

2

Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

3 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YP

Semakan nombor akaun dan amaun

Menghantar senarai bayaran 1.0 yang lengkap ke YP (satu salinan untuk simpanan sekolah)

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta

mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan Ti Guru Biasiswa Guru Biasiswa MULA Guru Biasiswa memaklumkan kepada YP Tepat Tidak tepat

(20)

[Pick the date]

3.8 PENGGUNAAN WANG BSM YP

3.8.1 Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.

3.8.2 Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP boleh dibuat.

3.8.3 Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2 bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.

3.8.4 Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A) 3.8.5 Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi Borang

Pengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSN untuk tujuan penggantian kad baharu.

3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI

PAHANG

DIRUJUK

1 _{Menerima surat pertukaran murid.}

PK HEM 2 _{Menyerahkan surat pertukaran murid}

kepada guru biasiswa. 3 hari

PK HEM 3 _{Menerima surat pertukaran murid dan}

mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP.

3 hari Guru Biasiswa 4 _{Rekod dan pemfailan.}

(21)

3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG

Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa

Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam

sistem atas talian BSM YP Menerima surat pertukaran murid

Ti PK HEM PK HEM Guru Biasiswa MULA MULA

wa

(22)

[Pick the date]

3.11 PENARIKAN SEMULA BSM YP

Pemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut:

3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia. 3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan

atau bukan kerajaan.

3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa permohonan BSM YP.

3.11.4 Murid bertukar sekolah luar Pahang/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii).

3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah.

*Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan.

(23)

3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YP

DIRUJUK

1 _{Menerima surat gantung/buang} sekolah/berhenti sekolah/bertukar sekolah/meninggal dunia.

PK HEM 2 _{Mengemas kini status murid dalam}

sistem atas talian BSM YP. 7 hari

PK HEM/ Guru Biasiswa 3 _{Menyimpan dokumen berkaitan}

penarikan semula. Guru Biasiswa

4 _{Rekod dan pemfailan.} _{Guru Biasiswa}

3.13 CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YP

Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP

.

Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula

Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia Ti PK HEM PK HEM/Guru Biasiswa Guru Biasiswa MULA

wa

(24)

[Pick the date]

BAB 4

PEREKODAN DAN

PEMFAILAN

(25)

4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan pengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:

4.2.1 Fail pengurusan:  Carta organisasi.  Minit mesyuarat.

 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP.  Nota Serah Tugas.

 Surat siaran daripada YP.

4.2.2 Fail permohonan:

 Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

4.2.3 Fail keluar/masuk murid:  Surat pertukaran murid.  Surat gantung/buang sekolah.

(26)

[Pick the date]

4.2.4 Fail bayaran:

 Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu).  Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada).

(27)

BAB 5

(28)

[Pick the date]

5.1 TATACARA PEMANTAUAN

Pemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C.

Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut:

i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2 ii. Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.

iii. Temu bual murid penerima BSM YP.

Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN Pahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas pemantauan dijalankan.

(29)

5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YP

DIRUJUK

1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan.

Sekolah/PPD/JAIP/ JPN Pahang/YP 2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,

Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.

3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan.

4 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C)

5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti.

6 Mengambil tindakan susulan. 7 Rekod dan pemfailan.

(30)

[Pick the date]

5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSM

Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan

Ti

Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

MULA

Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi

Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan

Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C)

Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti

Mengambil tindakan susulan Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

(31)

BAB 6

PERTUKARAN

(32)

[Pick the date]

6.1 TATACARA SERAH TUGAS

6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.

6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk: i. Pengetua.

ii. Fail Pejabat.

iii. Guru yang bertukar.

iv. Guru baharu yang mengambil alih tugas.

6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D.

6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA

DIRUJUK

1 Mendapat surat kelulusan/arahan

bertukar. Guru Biasiswa

2 Menyediakan Nota Serah Tugas.

3 hari Guru Biasiswa 3 Menerima dan menyemak Nota Serah

Tugas. 1 hari PK HEM

4 Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada

(33)

5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa

baharu dalam sistem atas talian BSM YP. _{Serta merta} _{PK HEM} 6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota

Serah Tugas yang diterima. Serta merta Guru Biasiswa

7 Rekod dan pemfailan. _{Guru Biasiswa}

6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA

Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar

Ti

Guru Biasiswa

MULA

Menyediakan Nota Serah Tugas

Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas Guru Biasiswa

(34)

[Pick the date]

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu

Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima

TAMAT PK HEM

Guru Biasiswa Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

PK HEM Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM YP

(35)

Tarikh : ...

PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA

1. Nama :

2. Tingkatan : 3. No. Kad Pengenalan : 4. No. Biasiswa : 5. No. Akaun : 6. Jumlah yang diperlukan :

7. Tujuan wang dikeluarkan :-

7.1 : 7.2 : 7.3 : Pengetua RM: RINGGIT MALAYSIA : RM: RM: RM: RM: LAMPIRAN A

(36)

[Pick the date]

JUMLAH : ... ...

Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan. Kad Akaun mesti dikembalikan pada

... ...

(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh

... ...

(Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh

(37)

LAMPIRAN B

Pengurus

Bank Simpanan Nasional

Cawangan ...

PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUN

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswa BSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun;

1.1 Nama : 1.2 No.Kad Pengenalan : 1.3 Tingkatan : 1.4 No. Biasiswa : 1.5 No.Akaun : 1.6 No.Telefon Sekolah : ... ...

(38)

[Pick the date] LAMPIRAN C INSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YP SEKOLAH : PEGAWAI PEMANTAU : TARIKH : HARI : SKALA DISKRIPSI 0 Tiada

1 Ada tetapi tidak memuaskan

2 Ada tetapi tidak lengkap

3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap

(39)

PERKARA ITEM SKALA PEMANTAUAN SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU 1. FAIL PENGURUSAN 1.1 Carta Organisasi

1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa. 1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP 1.4 Nota Serah Tugas

1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP 1.6 Surat siaran dari YP

2. FAIL

PERMOHONAN

2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/2.0

2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0

PERKARA ITEM SKALA PEMANTAUAN SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU 3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID

3.1 Surat pertukaran murid 3.2 Surat gantung/buang sekolah 3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian 4. FAIL

PEMBAYARAN

4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 (Murid baharu)

4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada)

4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A) 4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi)

(40)

[Pick the date]

SKALA % DISKRIPSI

A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh

B 60 - 79 Baik dan lengkap

C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan

D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula

GRED SEKOLAH

Rumusan:

Tandatangan Tandatangan

Pihak Sekolah Pegawai Pemantau

………... ………...

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

(41)

LAMPIRAN D

FORMAT NOTA SERAH TUGAS

(NAMA SEKOLAH)

NOTA

SERAH TUGAS

OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :

(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS) (NO. KAD PENGENALAN)

(JAWATAN) (GRED)

KEPADA YANG MENERIMA:

PENGETUA

(42)

[Pick the date]

A. SENARAI DOKUMEN BSM YP

Kuantiti

1. Buku Manual Kerja BSM YP 2

2. Senarai fail

i. Fail pengurusan

ii. Fail permohonan

iii. Fail keluar/masuk murid

iv. Fail bayaran

B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI KEDUDUKAN SEKARANG TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN

(43)

C. KEWANGAN

*Nyatakan jika berkenaan

SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA

NOTA SERAH TUGAS

Bahagian A

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh

(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)

bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP.

Diserahkan oleh : Disemak oleh :

………..…. ………..….

Tandatangan Tandatangan

Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua :

(44)

[Pick the date]

Bahagian B

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh ……….. dan telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas.

Diterima oleh : Disemak oleh :

……….………… ……….…………

Tandatangan Tandatangan

Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua:

(45)

JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP 2016

PENGERUSI : ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRAN

BERSAMA PENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YP TUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALI

KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNP NAIB PENGERUSI : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN

PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP BAHAGIAN OPERASI

SETIAUSAHA : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN

PENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

BAHAGIAN OPERASI

ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI

PENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNP AHLI : ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD

PENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

BAHAGIAN OPERASI

PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD

PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM)

BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR

BAHAGIAN OPERASI

CIK NOORHIDAYAH BINTI IDERIS

BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAF PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG

(46)

[Pick the date]

ENCIK MOHD YUSOF BIN ABDUL WAHAB PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BERA ENCIK SUHAIMI BIN KASIM

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD JERANTUT ENCIK HARIS BIN IBRAHIM

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD KUANTAN ENCIK HAIRUMNIZAM BIN AHMAD

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD LIPIS ENCIK ABDUL SANI BIN RAZALI

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD MARAN ENCIK MOHAMAD TAUFIK BIN NGAH PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD PEKAN YM. TENGKU ABDOL HAKIM BIN TENGKU JAAFAR PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD RAUB

ENCIK MOHD ESAM BIN YAHYA

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD ROMPIN ENCIK JOHARI BIN ISMAIL

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD TEMERLOH PUAN HONG SIOK LIN

GURU SMK KATHOLIK

PUAN SHAHIDA BINTI SHAIKH BOKHDI GURU SMK MENGKARAK

PUAN LOH PEI MIN

GURU SMK KAMPUNG RAJA

PUAN AZLINA BINTI ABDUL WAHAB GURU SMK SUNGAI RETANG PUAN HASLIZA BINTI ABDULLAH GURU SMK GAMBANG

ENCIK RAFIDI BIN ABD JABAR

GURU SEKOLAH SUKAN MALAYSIA PAHANG ENCIK MOHAMED NAZIM BIN ISMAIL

(47)

ENCIK AHMAD FAHMI BIN SUHAIMI

KOLEJ VOKASIONAL SULTAN HAJI AHMAD SHAH AL-MUSTAIN BILLAH PUAN MARDHIAH BINTI MUHAMED

GURU SMK JENGKA 6 PUAN MARIAH BINTI MOIDIN GURU SK BANDAR 2, PALOH HINAI PUAN NOR HALIZA BINTI ABD HAMID SMK (P) METHODIST

ENCIK MOHD ASWAD BIN AZIZ GURU SMK ROMPIN PERMAI

PUAN WAN NUR HIKMAH BINTI WAN MUHAMMAD GURU MADRASAH TARBIAH ISLAMIAH

PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN