ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
OBAT PADA POLIKLINIK BAPPENAS DENGAN METODOLOGI
BERORIENTASI OBYEK
Akbar Firdiansyah
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489
E-mail : akbar.firdiansyah@gmail.com
ABSTRAK
Saat ini teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari kehidupan manusia. Dengan memanfaatkan teknologi informasi manusia dapat melakukan berbagai kegiatan yang sebelumnya mustahil untuk dilakukan seperti bertukar informasi dalam hitungan menit bahkan detik. Teknologi informasi telah memungkinkan pekerjaan administrasi perkantoran dilakukan lebih cepat. Hal ini tentunya akan memberikan banyak keuntungan, diantaranya adalah meningkatnya produktifitas organisasi, efisiensi pekerjaan dan penghematan biaya.
Dalam proses bisnisnya, Poliklinik Bappenas sudah menggunakan komputer dalam kegiatan operasional seperti pembuatan dokumen permintaan obat, pengelolaan stok obat dan pencatatan data berobat pasien. Meski sudah menggunakan komputer, masih terdapat masalah dalam pengelolaan data persediaan obat. Banyaknya jumlah obat yang dikelola serta banyaknya jumlah pasien yang memanfaatkan layanan poliklinik Bappenas mengakibatkan proses perhitungan persediaan obat menjadi relatif lama.
Berdasarkan masalah tersebut, penulis melakukan penelitian dan memberikan solusi berupa rancangan sistem informasi persediaan obat berorientasi obyek. Diharapkan sistem informasi persediaan obat berorientasi obyek dapat membantu merekam semua data obat yang masuk dan keluar sehingga masalah di atas tidak terjadi lagi.
1. PENDAHULUAN
Poliklinik Bappenas adalah unit layanan kesehatan yang memberikan layanan kesehatan bagi para pegawai di Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional. Pegawai dapat
memperoleh layanan kesehatan berobat jalan secara cuma-cuma.
Persediaan obat yang sesuai dengan
kebutuhan poliklinik Bappenas dapat
memungkinkan poliklinik Bappenas untuk memberikan pelayanan terbaik kepada setiap pasien. Agar persediaan obat di poliklinik Bappenas selalu dapat dipenuhi, perlu dilakukan kontrol persediaan obat secara teratur.
Meski upaya kontrol persediaan obat telah dilakukan masih terdapat masalah dalam pengelolaan obat. Dengan jumlah persediaan obat yang mencap ai ribuan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mendapatkan informasi persediaan obat terkini ketika dibutuhkan juga saat pembuatan laporan persediaan obat.
Untuk menyelesaikan masalah tersebut, pemanfaatan sistem informasi terkomputerisasi dapat dijadikan solusi yang tepat. Dengan adanya sistem informasi terkomputerisasi, persediaan obat akan tercatat dengan jelas sehingga lebih akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu manfaat lainnya yang akan didapat adalah laporan persediaan dapat di hasilkan lebih cepat.
2. LANDASAN TEORI
2.1.PENGERTIAN SISTEM
Rudy Tantra (2012:1) mengatakan sistem adalah entitas atau satuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem (sistem yang lebih kecil) yang saling terhubung dan terkait untuk mencapai suatu tujuan [7].
2.2.PENGERTIAN INFORMASI
Informasi dapat dipahami sebagai
pemrosesan input yang terorganisir, memiliki
arti, dan berguna bagi orang yang
menerimanya. Data berbeda dengan informasi. Data dapat didefinisikan sebagai fakta-fakta yang masih mentah atau acak yang menjadi
input untuk proses yang menghasilkan
informasi [7].
2.3.PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah cara yang
terorganisir untuk mengumpulkan,
memasukkan, dan memroses data dan
menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [7].
2.4.KONSEP DASAR ANALISA SISTEM
Mulyanto (2009:125) menjelaskan bahwa
Analisa sistem adalah : “Teori sistem umum
yang sebagai sebuah landasan konseptual yang
mempunyai tujuan untuk memperbaiki
berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah
sasaran sistem yang sedang berjalan,
merancang atau mengganti output yang sedang
digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama
dengan seperangkat input yang lain (bisa jadi
lebih sederhana dan lebih interaktif) atau
melakukan beberapa perbaikan serupa” [5].
2.5.VISUAL BASIC
Sugi Mulyono (2008) menjelaskan bahwa
Visual Basic adalah sebuah software untuk
membuat sebuah program aplikasi lain dengan bahasa pemograman yang dapat bekerja pada sistem Windows. Membuat program dengan Visual Basic sangat mudah, karena software ini
telah mengaplikasikan IDE (Integrated
Development Environment) atau suatu bidang
kerja yang dapat menghasilkan program aplikasi [6].
2.6.DATABASE
Windu Gata (2013:19) mengungkapkan
bahwa database merupakan kumpulan data
yang saling berhubungan. Hubungan antar data
dapat ditunjukkan dengan adanya field kunci
dari setiap table yang ada. Dalam satu file atau
table terdapat record-record yang sejenis, sama
besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam [3].
2.7.MYSQL
Muhammad Irsyad (2012) menjelaskan
bahwa MySQL adalah Relational Database
Management System (RDBMS) yang
didistribusikan secara gratis di bawah lisensi
bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang
bersifat closed source atau komersial [2].
2.8.TEORI PERSEDIAAN
Menurut Eddy Herjanto (2011:237),
persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barangjadi, ataupun suku cadang.
Beberapa fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, sebagai berikut.
Menghilangkan risiko keterlambatan
pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan
Menghilangkan risiko terhadap kenaikan
harga barang atau inflasi
Memberikan pelayanan kepada pelanggan
dengan tersedianya barang yang
diperlukan [4].
2.9.POLIKLINIK
Bagaskara (2012) menjelaskan bahwa poliklinik adalah salah satu unit pelayanan masyarakat yang bergerak pada bidang kesehatan. Sebuah poliklinik yang menawarkan
fasilitas perawatan kesehatan yang di
khususkan untuk perawatan pasien rawat jalan.
Tujuan utama dari poliklinik adalah melayani para pasien yang akan berobat dan
merupakan kegiatan utama, untuk itu
penyediaan informasi yang dapat mendukung
dan meningkatkan sistem sangatlah di
butuhkan [1].
3. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yang dilakukan secara bertahap yang secara garis besar adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan Data
Pengumpulan data melalui studi lapangan ke Poliklinik Bappenas, mengamati aktivitas yang berjalan.
Melakukan wawancara dengan
memberikan pertanyaan yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti kepada penanggung jawab poliklinik dan menganalisa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
permasalahan yang diteliti.
Selain itu, penulis juga melakukan
penelitian kepustakaan dengan cara
mempelajari literatur-literatur, buku-buku,
bahan kuliah, sumber bacaan lainnya yang
merupakan landasan teori yang erat
hubungannya dengan masalah yang diteliti.
b. Analisa Sistem
Merupakan kegiatan mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan sistem yang ada.
Setelahnya, menspesifikasikan sistem yaitu dengan menspesifikasikan masukan
yang digunakan, database yang ada, proses
yang dilakukan dan keluaran yang
dihasilkan.
Adapun tahapan – tahapan pada analisa
sistem antara lain pembuatan :
(1)Activity Diagram
Activity Diagram adalah alat untuk
memodelkan alur kerja atau workflow
sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas didalam suatu proses.
(2)Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah alat untuk
mendeskripsikan fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna.
(3)Use Case Description
Use Case Description adalah alat untuk
mendeskripsikan secara rinci mengenai
use case.
c. Rancangan Sistem
Tahap perancangan sistem adalah
merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang akan
diusulkan, dengan disertai rancangan
Adapun tahapan pada rancangan sistem antara lain pembuatan :
a) ERD (Entity Relationship Diagram)
b) Logical Record Structure
c) Normalisasi
d) Spesifikasi basis data
e) SequenceDiagram
f) Class Diagram
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.ULASAN SINGKAT ORGANISASI
Poliklinik Bappenas adalah unit layanan
kesehatan di Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional (Kemen PPN).
Poliklinik Bappenas memberikan pelayanan kesehatan seperti pemeriksaan, konsultasi dan pengobatan rawat jalan secara cuma-cuma kepada para pegawai di lingkungan Bappenas dan beroperasi setiap hari kerja dari pukul
07.30 – 16.00.
4.2.PROSES BISNIS SISTEM BERJALAN
a. Proses Permintaan Obat
Petugas membuat memorandum
permintaan pengadaan obat yang berisi daftar obat yang diminta beserta rincian
jumlah berikut harganya, setelahnya
dikirimkan kepada kepala poliklinik
(Kepala Biro Sumber Daya Manusia) untuk mendapatkan persetujuan dan selanjutnya diteruskan kepada Kepala Biro Umum untuk dibelikan obat yang diminta.
b. Proses Penerimaan Obat
Setelah surat permintaan pengadaan obat diterima dan persediaan obat yang
diminta dibeli. Petugas poliklinik
menerima pengiriman obat dari supplier
beserta surat pengiriman obat.
Petugas melakukan pemeriksaan
kesesuaian obat yang diminta dan obat yang
diterima, jika tidak sesuai petugas
mengembalikan obat beserta surat
pengiriman obat untuk diganti, jika obat
yang dikirim sudah sesuai petugas
menandatangani surat penerimaan obat dan memberikan salinannya kepada pengirim.
c. Proses Registrasi Berobat
Pegawai yang ingin mendapatkan pelayanan kesehatan di polikinik Bappenas
melakukan registrasi berobat terlebih
dahulu. Petugas mencatat data registrasi pasien pada dokumen registrasi berobat dan pasien menunggu giliran berobat.
d. Proses Pencatatan Hasil Pemeriksaan
Pasien mendapat giliran berobat, lalu dokter memeriksa pasien dan memberikan
therapic. Setelahnya dokter akan mencatat
hasil pemeriksaan pasien yang isinya
berupa diagnosa penyakit, dan therapic
yang diberikan kepada pasien pada
selembar kartu hasil pemeriksaan atau dikenal juga dengan nama kartu rekam medis atau kartu riwayat berobat.
e. Proses Penukaran Resep
Setiap kali pasien berobat, dokter akan membuatkan resep obat apabila dibutuhkan oleh pasien. Kemudian pasien
dapat menukarkan resep obat yang
diperoleh dari dokter di poliklinik Bappenas dengan obat yang tersedia pada poliklinik
Bappenas. Petugas akan mencatat
pengeluaran obat pada dokumen
pengeluaran obat
f. Proses Pembuatan Laporan Registrasi
Berobat
Setiap bulan, petugas poliklinik
membuat laporan kunjungan pasien yang dibuat berdasarkan dokumen registrasi berobat pasien dan diberikan kepada kepala poliklinik.
g. Proses Pembuatan Laporan Persediaan Obat
Setiap bulan, petugas poliklinik
membuat laporan persediaan obat
bulananyang berisi informasi obat yang keluar dari poliklinik dibuat berdasarkan dokumen penukaran resep obat beserta stok terbaru dari obat yang ada di poliklinik untuk kemudian diserahkan kepada kepala poliklinik
4.3.ANALISA SISTEM SUSULAN
a. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
Dari hasil analisa sistem berjalan, penulis menemukan bahwa Poliklinik Bappenas membutuhkan sebuah sistem informasi persediaan obat yang memiliki
fitur untuk dapat memasukan dan
menyimpan data supplier, data obat, data
pasien, data dokter, cetak memorandum
permintaan obat, penerimaan obat,
b. FISHBONE DIAGRAM
Kesulitan mengelola data obat dan Pembuatan laporan
persediaan obat butuh waktu relatif lama Metode
Obat
Data
Petugas Jumlah data yang
dicatat banyak
Kurang teliti mencatat data obat Jumlah obat yang dikelola
cukup banyak Metode pencatatan transaksi
tidak tepat Metode pembuatan laporan
tidak tepat
Gambar 1: Fishbone Diagram
c. USE CASE DIAGRAM
Petugas
Entry Supplier
Entry Dokter
Entry Obat
Entry Pasien
Gambar 2: Use Case Master
Petugas
Cetak Permintaan Obat
Entry Penerimaan Obat
Entry Registrasi Berobat
Entry Penukaran Resep
Entry Hasil Pemeriksaan
Gambar 3: Use Case Transaksi
Petugas
Cetak Laporan Rekap Registrasi Berobat
Cetak Laporan Rekap Persediaan Obat
Kepala Poliklinik
Gambar 4: Use Case Laporan
4.4.MODEL DATA
a. CLASS DIAGRAM
+getkddokter()
Gambar 5: Class Diagram
b. LOGICAL RECORD STRUCTURE
pasien
4.5.DESIGN GUI
a. STRUKTUR MENU
Sistem Informasi Persediaan Obat Poliklinik Bappenas
Master Transaksi Laporan
Entry Dokter
Entry Supplier
Entry Obat
Entry Pasien
Cetak Permintaan Obat
Entry Penerimaan Obat
Entry Registrasi Berobat
Cetak Laporan Permintaan Obat
Cetak Laporan Penerimaan Obat Cetak Laporan Rekap Registrasi
Berobat Cetak Laporan Hasil
Berobat
Cetak Laporan Penukaran Resep Entry Hasil Berobat
Entry Penukaran Resep
Cetak Laporan Rekap Persediaan
Obat
Gambar 7: Struktur Menu
b. RANCANGAN FORM
Gambar 8: Rancangan Halaman Utama
Gambar 9: Rancangan Entry Supplier
Gambar 10: Rancangan Entry Dokter
Gambar 11: Rancangan Entry Obat
Gambar 12: Rancangan Entry Pasien
Gambar 13: Rancangan Cetak Permintaan Obat
Gambar 14: Rancangan Entry Penerimaan Obat
Gambar 16: Rancangan Entry Hasil Pemeriksaan
Gambar 17: Rancangan Entry Penukaran Resep
Gambar 18: Rancangan Cetak Laporan Permintaan Obat
Gambar 19: Rancangan Cetak Laporan Penerimaan Obat
Gambar 20: Rancangan Cetak Laporan Rekap Registrasi Berobat
Gambar 21: Rancangan Cetak Laporan Penukaran Resep
Gambar 22: Rancangan Cetak Laporan Hasil Pemeriksaan
5. PENUTUP
5.1.KESIMPULAN
Setelah mempelajari pemasalahan dan melakukan analisa sitem berjalan pada Poliklinik Bappenas, dapat diambil kesimpulan
bahwa pengembangan sistem informasi
persediaan obat sangat diperlukan.
Sehingga setiap persediaan obat yang masuk dan keluar dapat tercatat dengan jelas dan akurat, dan kontrol terhadap persediaan obat dapat berjalan lebih baik.
5.2.SARAN
Untuk mendapatkan manfaat dan hasil yang diharapkan penulis juga menyarankan hal berikut:
a. Menyediakan fasilitas hardware dan
software yang sesuai kebutuhan untuk menerapkan rancangan sistem informasi persediaan obat ini.
b. Melakukan back-up data yang ada secara
rutin untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data.
c. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak
dan perangkat keras.
d. Melakukan evaluasi penggunaan sistem
informasi persediaan obat secara berkala.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Bagaskara, R. Edith Inder, Wahyul Amien
Syafei, and R. Rizal Isnanto. Perancangan
Sistem Informasi Poliklinik. TRANSIENT,
2012
[2] Irsyad, Muhammad, Cepy Slamet, Ate
Susanto. Perancangan Website Sekolah
Pada SubSystem User Interface. Sekolah
Tinggi Teknologi Garut, 2012
[3] Gata, Grace, Windu Gata. Sukses
Membangun Aplikasi Penjualan dengan
Java. Jakarta : Elex Media Komputindo,
2013
[4] Herjanto, Eddy. Manajemen Operasi Edisi
3. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,
2011
[5] Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep
dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka
Pelajar, 2009
[6] Mulyono, Sugi dan Sartono Agus.
Kumpulan Software Pilihan Paling Dicari. MediaKita:Jakarta, 2008
[7] Tantra, Rudy.Manajemen Proyek Sistem
