PROSIDING Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia (SESINDO)

(1)

(2)

(3)

PROSIDING

Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia (SESINDO)

Surabaya, Indonesia

22 September 2014

Diterbitkan dan dicetak oleh:

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Raya ITS Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111

Telp: 031-5999944 Fax: 031-5964965

Penyelenggara

(4)

ii

PROSIDING

Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia (SESINDO)

Surabaya, Indonesia

22 September 2014

Website: www.2014.sesindo.org E-mail: [email protected]

Editor

Hanim Maria Astuti

Renny Pradina Kusumawardani Eko Wahyu Tyas Darmaningrat Aprill Yozha

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penulis atau penyelenggara SESINDO 2014

(5)

KEPANITIAAN

PELINDUNG : Ketua Jurusan Sistem Informasi ITS (Febriliyan Samopa)

KETUA PELAKSANA : Nisfu Asrul Sani

MITRA BESTARI : Abdul Munif, S.Kom., M.Sc Achmad Sholiq, S.T., M.T., M.SA Amalia Utamima, S.Kom., M.BA Amna Shifia Nisafani, S.Kom., M.Sc Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc Dr. Apol Pribadi Subriadi, S.T., M.T Arif Wibisono, S.Kom., M.Sc

Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom Edwin Riksakomara, S.T., M.T Effi Latiffianti, S.T., M.Sc

Eko Wahyu Tyas, S.Kom., M.BA Faizal Johan Atletiko, S.Kom., M.T Feby Artwodini Muqtadiroh, S.Kom., M.T Hatma Suryotrisongko, S.Kom., M.Eng Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc Prof. Dr-Ing. Ir. Iping Supriana Suwardi Irmasari Hafidz, S.Kom., M.Sc

Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D Kurniawan Teguh Martono, S.T., M.T Leon Andretti Abdillah, S.Kom., M.M Mahendrawathi Er, S.T., M.Sc., Ph.D Nila Firdausi Nuzula, S.Sos., M.Si., Ph.D Renny Pradina Kusumawardani, S.T., M.T Dr.Eng. Radityo Anggoro, S.Kom., M.Sc. Radityo P. Wibowo, S.Kom., M.Kom Raras Tyasnurita., S.Kom., M.BA Retno Aulia Vinarti, S.Kom., M.Kom Dr. Ir. Rinaldi Munir, M.T

Riska Asriana Sutrisnowati, S.Kom., M.Sc Rizky Januar Akbar, S.Kom., M.Eng. Rully Agus Hendrawan, S.Kom., M.Eng Drs. Sri Mulyana, M.Kom

Prof. Sudrajat Supian, Ph.D Victor Hariadi, S.Si., M.Kom

(6)

Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, 22 September 2014

ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN

MENGGUNAKAN KERANGKA COBIT 4.1 (STUDI KASUS: PT SMI)

Dedy Hermanto

1)

_{, Desy Iba Ricoida}

2)

1

_{Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP}

Jl.Rajawali 14, Palembang, 30113

Telp : (0711) 376400

E-mail :

[email protected]

1)

Abstrak

Penerapan teknologi informasi memiliki peranan penting untuk meningkatkan daya saing perusahaan terhadap kompetitor perusahaan, PT SMI sebagai perusahaan manufaktur mengharapkan hasil produksi akan menjadi lebih berkualitas dengan penerapan TI sehingga dibutuhkan suatu pengelolaan TI yang terstruktur. Tata Kelola TI merupakan suatu hubungan yang terstruktur dan terdapat proses untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi guna mencapai tujuannya .Penelitian ini menggunakan COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) 4.1 pada domain Deliver and Support (DS) dan Monitor and Evaluate (ME) yang bertujuan untuk mengetahui keselarasan penerapan teknologi informasi yang ada saat ini dengan yang diinginkan. Berdasarkan analisa dan pengukuran tingkat kematangan terdapat perbedaan antara level yang diharapkan dengan level maturity saat ini. Rekomendasi diberikan kepada PT SMI untuk mengatasi kekurangan level yang ada dengan mengacu pada ketentuan COBIT.

Kata kunci: Tata kelola TI, tingkat kematangan, COBIT, PT SMI Abstract

The implementation of information technology has an important rule to improve the competitiveness of company for against competitor. PT SMI as a manufacturing company expect the production has higher quality with implementation of IT that required IT structured management. IT Governance is relationship with structured and there are processes to direct and control an organization to achieve their goals. Study using COBIT ( Control Objective for Information and Related Technology) 4.1 in the domain Deliver and Support (DS) and Monitor and Evaluate (ME), aims to determine the alignment of information technology that is currently expected. Based on the analysis and measurement of maturity level there is a different between the expected levels with the current maturity. Recommendation has given to PT SMI to overcome the shortcoming of existing levels with reference to the provisions of COBIT

Keywords: IT Governance, Maturity Level, COBIT, PT SMI

1. PENDAHULUAN

PT SMI adalah sebuah perusahaan yang memproduksi dan memasarkan KWH digital, KWH digital ini berfungsi untuk mengukur penggunaan listrik secara otomatis sehingga mengurangi kegiatan pencatatan secara manual. Sebagai perusahaan yang memproduksi dan memasarkan langsung produknya, maka perusahaan harus dapat memproduksi perangkat dengan tepat waktu, akurat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna agar dapat menjaga kepercayaan pelanggan terhadap hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan. Hal ini juga sesuai dengan visi perusahaan yaitu perusahaan yang mendesain dan memproduksi peralatan listrik dengan teknologi tepat guna untuk menghasilkan produk yang berkualitas serta dapat memberikan banyak manfaat [6]. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) saat ini membantu perusahaan dalam peningkatan efisiensi dan proses bisnis yang lebih baik.

Pemanfaatan TI yang dilakukan oleh PT SMI dapat tercapai dengan baik apabila melakukan perencanaan dan memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal yang disesuaikan dengan proses bisnis pada perusahaan. Penerapan strategi TI yang baik hanya dapat terjadi apabila telah didukung oleh sistem Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) yang baik yaitu dimulai dari tahap perencanaan, implementasi dan evaluasi terhadap hasil yang telah dilakukan sebelumnya. Tata Kelola TI juga dapat digunakan untuk mengukur tingkat kematangan dari penerapan IT sehingga dapat diketahui sejauh mana manfaat penerapan teknologi informasi dalam

(7)

mendukung perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang diharapkan. Berdasarkan pemanfaatan TI yang diterapkan oleh PT SMI, harus dilakukan pengukuran hasil penerapan yang telah dilakukan salah satunya dengan menggunakan framework COBIT pada domain Deliver and Support (DS) dan Monitor and Evaluate (ME).

2. STUDI PUSTAKA

Tata Kelola TI merupakan tanggung jawab dari dewan direksi dan manajemen tingkat atas. Ini merupakan tingkatan atas pemerintahan yang terdiri atas kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses yang digunakan untuk memastikan bahwa organisasi TI menopang untuk memperluas strategi dan tujuan organisasi [3]. Tata kelola TI merupakan sebuah kegiatan yang melibatkan dewan, manajemen eksekutif dan manajemen TI untuk mengendalikan rencana dan implementasi strategi TI serta memastikan perpaduan dari bisnis dan TI [2]. Dari definisi yang telah dikemukan diatas terdapat beberapa perbedaan tetapi proses yang dilakukan, tetapi dari perbedaan tersebut dalam tata kelola TI yang menjadi bahasan utama yaitu permasalahan TI dimulai dari keputusan manajemen tingkat atas terkait TI sampai proses TI yang berjalan.

2.1 Area Kegiatan Tata Kelola Teknologi Informasi

Kegiatan dalam IT Governance sendiri mencakup beberapa area, setiap area yang ada akan fokus pada beberapa kegiatan antara lain [4]: Strategic Alignment, Value Delivery, Risk Management, Resource Management,

Performance Management.

Proses TI yang berjalan dengan menerapkan tata kelola TI, menurut [4] terdapat beberapa proses yang terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar. 1 Proses Tata Kelola TI [3] 2.2 Penelitian Terdahulu

Kegiatan yang dilakukan disini dilakukan dengan memberikan kesimpulan dari penelitian-penelitian terdahulu yang relevan dengan topik yang diambil. Adapun beberapa penelitian yang diambil dapat dilihat adalah:

Pengukuran Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 4.1: Studi Kasus di Pemerintah Kota Bogor, Ichsan Ramdhani 2012.

Penelitian yang dilakukan oleh Ichsan Ramdhais ini mengukur tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi di kota Bogor dengan menggunakan modelframework COBIT 4.1. berdasarkan penelitian yang dilakukan maka diperoleh nilai 2,18. Dari hasil yang didapat pada penelitian ini bahwa tata kelola teknologi informasi Pemerintah Kota Bogor berada pada level repeatable but intuitive [5].

Perancangan Tata Kelola Infrastruktur Teknologi Informasi Kabupaten Banyuwangi Dengan Kerangka Kerja COBIT 4.1, Nafi Ferdian 2012.

Sama dengan penelitian yang dilakukan oleh Ichsan Ramadhani, penelitian yang dilakukan oleh Nafi Ferdian juga menggunakan COBIT 4.1 untuk mengukur tingkat kemantangan penerapan tata kelola teknologi informasi di Kabupaten Banyumas. Tingkat kematangan yang didapatkan adalah berkisar antara dua sampai dengan tiga [1].

3. METODOLOGI PENELITIAN

(8)

27

Proses identifikasi masalah dilakukan untuk mendapatkan permasalahan yang terdapat pada PT SMI, dimana hasil dari masalah yang didapat akan digunakan sebagai masalah dalam penelitian yang diambil penulis.  Penelusuran kepustakaan

Penggunaan kepustakaan ini berkaitan dengan mengambil kembali litatur yang berhubungan dengan penelitian yang akan dibahas oleh penulis baik berupa paper atau berupa buku penunjang penelitian.

 Pengumpulan data

Proses ini berhubungan dengan proses pengambilan data yang sesuai dengan permasalahan yang diambil dalam proses yang berjalan pada PT SMI.

 Analisis dan penafsiran data

Analisa diambil atas proses pengumpulan data yang telah diambil sebelumnya untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan mengetahui permasalahan yang dimiliki oleh PT SMI

 Pengambilan keputusan

Proses ini dilakukan untuk membantu PT SMI dalam menentukan bagaimana menyelesaikan permasalahan yang ada dengan mengetahui permasalahan saat ini yang sedang berjalan.

Gambar 2 Tahapan Kegiatan Penelitian Hasil Penelitian 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan tingkat kematangan penggunaan tata kelola TI pada suatu perusahaan yaitu melakukan pemetaan dari setiap proses bisnis yang berjalan sesuai dengan proses penggunaan TI. Pemetaan proses bisnis ke proses penggunaan IT dilakukan dengan pendekatan framework cobit 4.1.

4.1 Identifikasi Bisnis Strategi dengan IT Goals

Proses identifikasi awal adalah memetakan tujuan bisnis perusahaan sesuai dengan tujuan bisnis yang terdapat pada COBIT. Tujuan bisnis yang digunakan dalam penelitian yaitu tujuan PT SMI, visi dan misi. Hasil pemetaan yang didapat yaitu:

Tabel 1 Pemetaan Tujuan Bisnis ke Tujuan TI

Tujuan Bisnis PT SMI Tujuan Bisnis COBIT Tujuan TI

Memberikan hasil berupa peningkatan hasil produksi dan pendapatan dalam penjualan

Provide a good return on investment of IT-enabled business investments

24

Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Improve Customer Orientation and

Service

3, 23 Mampu menciptakan produk yang inovatif, kreatif

dan berkualitas

Offer Competitive Products and Services

5, 24 Memberikan layanan bergaransi bagi pengguna

perangkat.

Establish Service Continuity and Availability 10, 16, 22, 23 Identifikasi Masalah Penelusuran Kepustakaan Wawancara Observasi Dokumentasi Internal Pengumpulan Data Identifikasi Tujuan Bisnis ke Tujuan TI Pemetaan Tujuan Bisnis ke Proses TI Pemetaan COBIT Data Cukup? Pembuatan Rekomendasi dan Kesimpulan

Hasil Tingkat Kematangan, Rekomendasi dan Kesimpulan Tidak Ya Analisa Kesesuaian Data Penilaian Tingkat Kematangan

(9)

Memberikan informasi tentang produk yang diproduksi dan meningkatkan inovasi.

Manage Products and Innovations 5, 25, 28

4.2 Identifikasi Proses TI COBIT

Proses ini dilakukan dengan cara melihat hasil pemetaan sebelumnya yaitu pemetaaan dari tujuan bisnis ke tujuan TI. Setelah tujuan TI didapat maka kegiatan tersebut akan memetakan proses-proses yang berhubungan dengan tujuan bisnis TI. Proses pemetaan diambil dari tabel yang dimiliki oleh COBIT 4.1 yaitu pemetaan dari IT Goals ke IT Process. Hasil pemetaan yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 2:

Tabel 2 Pemetaan IT Business Goals ke Proses IT Goals

IT Business Goals IT Goals

3 Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels PO8, AI4, DS1, DS2,

DS7,DS8,DS10,DS13

5 Create IT Agility PO2, PO4, PO7, AI3

10 Ensure mutual satisfaction of third-party relationships DS2

16 Reduce solution and service delivery defects and reworks AI4, AI6, AI7, DS10

22 Ensure minimum business impact in the event of an IT service disruption

or change PO6, AI6, DS4,DS12

23 Make sure that IT service are avaiable as require DS3, DS4,DS8, DS13

28 Ensure that IT demonstrate cost-efficient service quality, continuous

improvement and readiness for future change PO5, DS6, ME1,ME4 4.3 Penilaian dan Pengukuran Tingkat Kematangan

Pengukuran tingkat kematangan dapat dilakukan setelah mengetahui domain proses yang akan diukur berdasarkan pemetaan yang telah dilakukan sebelumnya yaitu domain Deliver Support (DS) serta Monitoring and Evaluate

(ME). Proses pengukuran tingkat kematangan didapatkan melalui proses wawancara terhadap respon berdasarkan

tabel RACI setiap proses yang terdapat pada framework Cobit 4.1.

Perhitungan tingkat kematangan dilakukan dengan memanfaatkan sebuah aplikasi dalam bentuk kuesioner yang terdapat pada Implementing and Continually Improving IT Governance-Supplemental Tools and Materials. Proses pengisian kuesioner dilakukan dengan cara seperti terlihat pada Gambar 3:

Gambar 3 Contoh Pengisian Kuesioner

Berdasarkan proses pengukuran yang dilakukan pada domain Deliver Support (DS) serta Monitoring and

Evaluate (ME) didapatkan hasil pengukuran tingkat kematangan TI pada PT SMI saat ini adalah pada level 3 dan

tingkat kematangan yang diharapkan berada pada level 4, dimana artinya tata kelola TI yang diinginkan ketika melakukan implementasi telah memiliki kegiatan yang terdokumentasi dan tertata dengan baik untuk setiap proses yang berjalan berdasar COBIT 4.1.

4.4 Rekomendasi Pencapaian Tingkat Kematangan TI

Berdasarkan hasil pengukuran didapatkan tingkat kematangan TI masih berada pada level 3 yang merupakan tingkatan dibawah dari yang diinginkan perusahaan SMI yaitu pada level 4, tingkat kematangan level 4 dibutuhkan oleh PT.SMI agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan pemanfaatan TI yang tepat guna. Berikut beberapa

(10)

29

1. DS 2 Manage Third-Party Services

Rekomendasi untuk menuju ke tingkat kematangan yang diinginkan:

a. PT SMI harus memastikan standarisasi tentang setiap keterlibatan setiap proses yang dilaksanakan telah sesuai dengan ruang lingkup, jadwal pekerjaan serta tanggung jawab yang diberikan.

b. Ketika melakukan hubungan dengan vendor yang akan diajak kerjasama maka kegiatan kualifikasi dan verifikasi yang telah dilakukan harus tetap dilakukan agar proses layanan yang diberikan pihak ketiga tetap sesuai.

c. Tujuan bisnis yang telah ditetapkan dalam kegiatan PT SMI harus dijalankan dan penilaian terhadap kinerja dari vendor harus dilakukan.

d. Memastikan kesepakatan yang sebelumnya telah dibuat agar tetap diawasi pelaksanaannya.

2. DS13 Manage Operations

Rekomendasi untuk menuju ke tingkat kematangan yang diinginkan:

a. Pengawasan terhadap penggunaan komputer dan kegiatan lainnya dilakukan secara terstruktur dan tetap dilakukan monitoring yang secara terus menerus.

b. Membuat sebuah pelatihan yang formal dan berkelanjutan untuk setiap kegiatan yang ada pada PT SMI. c. Membuat dokumentasi dan komunikasi tentang jadwal dan tugas, baik tentang fungsi TI ataupun terhadap

pelanggan bisnis.

d. Perlu adanya monitoring dan pencatatan terhadap kegiatan yang ada dalam penggunaan sumber daya komputasi serta memastikan pekerjaan yang berjalan diselesaikan.

3. ME1 Monitor and Evaluate IT Performance

Rekomendasi untuk menuju ke tingkat kematangan yang diinginkan:

a. PT SMI telah memiliki hubungan dengan lembaga yang mengontrol kegiatan manajemen dan proses yang berjalan, tetapi untuk proses TI tidak memiliki lembaga terkait yang digunakan untuk memantau pengontrollan proses TI yang berjalan.

b. Adanya pengembangan dan formalisasi terhadap histori suatu kegiatan yang telah dilakukan dan adanya kegiatan untuk menilai dan memantau tingkat layanan TI.

c. Pengukuran dilakukan terhadap tingkat layanan TI yang dijalankan PT SMI sesuai dengan kontribusi dari layanan informasi.

d. Proses pengukuran kepuasan pelanggan dan tingkat layanan harus sesuai dengan startegi dan kinerja dari TI.

5. SIMPULAN

Berdasar hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT SMI dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Tingkat kematangan tata kelola TI pada PT SMI rata – rata berada pada level 3 yaitu “defined” dan masih belum berada pada tingkat kematangan yang diharapkan perusahaan.

2. Terdapat gap tingkat kematangan saat ini dan yang diharapkan. Untuk dapat mencapai tingkatan tersebut dibutuhkan tahapan yang harus dilakukan berdasarkan rekomendasi pencapaian tingkat kematangan proses TI. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan hasil produksi yang maksimal dan hubungan dengan pelanggan dapat tetap berjalan dengan baik.

3. Belum maksimalnya aturan dan dokumentasi yang terkait TI, serta belum ada standar yang digunakan oleh manajemen untuk pengukuran TI.

6. DAFTAR RUJUKAN

[1] Ferdian, Nafi. 2012. Perancangan Tata Kelola Infrastruktur Teknologi Informasi Kabupaten Banyuwangi

Dengan Kerangka Kerja COBIT 4.1. September 15, 2013. Surabaya: Institute Teknologi Surabaya.

[2] Grembergen, Wim Van. 2004. Strategies in Information Technology Governance. USA: Idea Group Publishing.

[3] IT Governance Institute. 2003. Board Broefing IT Governance (2nd _{Ed). USA: IT Governance Institute.}

[4] IT Governance Institute. 2007. COBIT 4.1 Framework Control Objectives Management Guidelines,

Maturity Models. Rolling Meadows, USA: IT Governance Institute.

[5] Ramdhani, Ichsan. 201. Pengukuran Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 4.1: Studi Kasus di Pemerintahan Kota Bogor. Jakarta: FASILKOM Universitas

Indonesia.

(11)

(12)

Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, 22 September 2014

ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM PADA DIVISI MEKANIK PT.ABC

Iis Pradesan

1)

_{, Desy Iba Ricoida}

2)

1

_{Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP}

Jl.Rajawali 14, Palembang, 30113

Telp: (0711) 376400, Fax : (0711) 376360

E-mail:

[email protected]

1)

Abstrak

Salah satu faktor yang berperan penting dalam mencapai rencana strategis sebuah perusahaan adalah intensitas komunikasi khususnya dalam hal berbagi pengetahuan antar sumber daya manusia di dalamnya. Hal tersebut menjadi penting ketika berhadapan dengan entitas lain di luar perusahan yang membutuhkan solusi tepat dari individu atau kelompok dalam perusahaan. Berangkat dari permasalahan tersebut muncul sebuah kebutuhan sistem yang dapat memediasi komunikasi berbagi pengetahuan guna menunjang proses bisnis perusahaan. Adapun tujuan penelitian ini adalah menghasilkan rancangan sistem manajemen pengetahuan yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan antar divisi mekanik dan customer service pada PT.ABC. Penelitian ini menggunakan metodologi RUP yang fokus pada tahap inception dan elaboration. Analisis SWOT dan SECI Model digunakan untuk pengindetifikasian pengetahuan, sertaUML sebagai notasi rancangan sistemnya. Hasil analisis dan perancangan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan karyawan terutama mengenai layanan perbaikan motor pada divisi mekanik dan customer service dalam PT.ABC

Kata kunci: Sistem, Informasi, sistem manajemen pengetahuan, RUP, SWOT, SECI, UML Abstract

One of the important roles in achieving a company's strategic plan is the intensity of communication, especially in the terms of knowledge sharing among human resources therein.this case becomes important when dealing with another entities outside the companies who need a solution right of individuals or groups within the company. Based from those problems arose a need for a system that can mediated communication to share knowledge in order to support the company's business processes.The purpose of this research is to produce a design knowledge management system which can be used to document and share knowledge between mechanic and customer service department in PT.ABC. This research uses the RUP methodology that focuses on the inception and elaboration phases.SWOT Analysis and SECI model used for identification of knowledge, and UML which used as system design notation. The results of the analysis and design of these systems is expected to increase the knowledge of the employees, especially motorcycle repair on the mechanic department and customer service department in PT.ABC

Keywords: System, Information, Knowledge Management System, RUP, SWOT, SECI, UML

1. PENDAHULUAN

Seiring perkembangan zaman, hampir semua perusahaan menerapkan teknologi informasi dalam bisnisnya. Hal ini tentu membuat setiap perusahaan harus memiliki strategi lain agar lebih unggul dari saingannya. Strategi yang unggul didapatkan dengan pemanfaatan teknologi informasi yang maksimal disertai dengan peningkatan sumber daya manusia pada perusahaan tersebut. Seringkali dijumpai pengetahuan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan hanya tergantung pada personal karyawan, Padahal jika pengetahuan setiap karyawan ini didokumentasikan dan digabungkan akan dihasilkan pengetahuan baru yang kreatif dan inovatif yang kemudian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan agar lebih unggul dalam persaingan.

PT ABC merupakan perusahaan retailer sepeda motor Honda yang melayani konsumen dalam penjualan sepeda motor, sparepart, dan pemeliharaan. Tentu saja perusahaan ini memiliki banyak saingan, mengingat pertumbuhan

dealer motor Honda selalu meningkat setiap tahunnya. Agar dapat unggul dalam persaingan dengan sesama dealer

motor Honda, maka diperlukan strategi yang kreatif dan inovatif. Strategi ini dapat diperoleh dari pengetahuan dan ide-ide dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dengan mengkolaborasikan pengetahuan sumber daya manusia dari seluruh bagian perusahaan dan sebuah wadah untuk menampung pengetahuan dan ide-ide

(13)

tersebut. Sementara itu, pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawan pada PT.ABC belum memiliki wadah untuk menampung dan membagi pengetahuan mereka, khususnya antar cabang perusahaan.

Berdasarkan permasalahan tersebut penulis berusaha menemukan solusi dengan melakukan analisis serta merancang sistem informasi manajemen pengetahuan dengan judul “Analisis dan Perancangan Knowledge

Management System pada Divisi Mekanik PT. ABC”, yang nantinya dapat menjadi sarana berbagi pengetahuan

yang dimiliki oleh divisi mekanik kepada divisi Customer Service.

2. LANDASAN TEORI 2.1 Knowledge Management

Menurut James A.F. Stoner manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan [3], sedangkan menurut Batgerson mendefinisikan manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan [5].

2.2 Knowledge Goal

Knowledge goal adalah aktifitas untuk melakukan pengukuran sejauh mana proses pembelajaran dalam sebuah

organisasi dinilai berhasil [6]. Dalam tahap ini digolongkan tujuan knowledge skill apa saja yang akan dibangun,

dan pada level berapa knowledge ini akan didistribusikan.

a. Normative knowledge goal ditujukan untuk menciptakan kesadaran akan budaya sebuah organisasi dimana

keahlian dari setiap individu akan dibagi dan dikembangkan.

b. Strategic knowledge goal mendefinisikan inti knowledge (core knowledge) dalam sebuah organisasi dan

menspesifikasikan keahlian-keahlian apa saja yang nantinya akan dibutuhkan di masa mendatang.

c. Operational knowledge goal difokuskan dengan tahap pengimplementasian dari knowledge management, dalam operational knowledge goal ini normative dan strategic goals diubah ke dalam

tujuan yang lebih konkrit.

2.3 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah kegiatan untuk meelihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian m

ana yang bagus dan tidak bagus dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru [1].

2.4 Rational Unified Process (RUP)

RUP adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan secara berulang-ulang (iterative), fokus pada arsitektur, lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use case driven). Gambar 1 menunjukan gambaran fase pada RUP [4].

Gambar 1. RUP Phases [4]

a. Inception

Tahap ini lebih pada memodelkan proses bisnis yang dibutuhkan (business modeling) dan mendefinisikan kebutuhan akan sistem yang dibuat (requirements), hal ini dilakukan dengan cara observasi lapangan, wawancara dan studi literatur.

b. Elaboration

Tahap ini lebih difokuskan pada perencanaan arsitektur sistem. Pada tahapan ini dilakukan kegiatan analisis dan desain sistem serta implementasi sistem yang fokus pada purwarupa sistem (prototype).

c. Construction

Selama tahap construction, semua component atau fitur pada aplikasi dikembangkan dan telah diuji sebelumnya untuk di integrasikan dalam sebuah produk. Tahap construction menekankan pada pengelolaan/pengendalian sumber daya seperti biaya, jadwal, dan kualitas ketika sistem atau aplikasi sedang digunakan oleh end-user [7].

(14)

369

d. Transition

Pada tahapan ini lebih pada deployment atau instalasi sistem agar dapat dimengerti oleh user. Setelah aplikasi

running maka dilakukan uji coba terhadap sistem berjalan. 2.5 Unified Modelling Language (UML)

UML adalah notasi yang digunakan untuk mendeskripsi dan merancang sistem perangkat lunak yang dibangun menggunakan pendekatan objek [2].

3. METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian menggunakan pendekatan RUP, adapun tahapan – tahapan yang dilakukan pada penelitian ini yaitu:

a. Inception

Pada tahap ini menghasilkan definisi kebutuhan akan sistem yang dibuat . Proses ini dilakukan dengan cara observasi lapangan, wawancara dan studi literatur serta menggunakan teknik analisis SWOT dan analisis

knowledge untuk mengidentifikasi permasalahan model bisnis perusahaan dan sistem yang dibutuhkan.

b. Elaboration

Hasil analisis sistem yang telah dilakukan, maka akan dilanjutkan ke tahap perancangan sistem. Pada tahap ini dilakukan desain sistem menggunakan UML yaitu activity diagram dan rancangan antar muka sistem.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada penelitian ini hanya dilakukan analisis dan rancangan sistem sehingga tahapan yang dilakukan hanya fase

inception dan elaboration. 4.1 Inception

Pada tahap ini dilakukan Analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat (SWOT) dan analisis knowledge untuk mengidentifikasi permasalahan, model bisnis perusahaan dan sistem yang dibutuhkan.

4.1.1 Analisis Internal dan Eksternal SWOT

Berdasarkan analisis SWOT pada Tabel 1, maka didapatlah strategi-strategi bisnis yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk merancang sebuah sistem informasi knowledge management karena terdapat permasalahan dalam pelayanan perbaikan kendaraan dan berbagi pengetahuan antar mekanik antara lain:

a. Membangun suatu aplikasi yang dapat menampung pengetahuan layanan perbaikan motor dari mekanik.

b. Mendokumentasikan pengetahuan mekanik sehingga pengetahuan tersebut dapat digunakan oleh perusahaan

ketika dibutuhkan.

c. Meningkatkan pengetahuan mengenai layanan perbaikan motor bagi karyawan guna peningkatan layanan

perbaikan motor.

d. Membuat sebuah forum yang memungkinkan mekanik untuk berbagi pengetahuan.

4.1.2 Analisis Knowledge

Analisis knowledge dilakukan untuk mengetahui bentuk manajemen pengetahuan yang akan dirancang dalam sistem informasi untuk peningkatan pengetahuan karyawan pada divisi mekanik. Adapun hasil dari analisis

knowledge sebagai berikut:

a. Knowledge Goal

1. Normative: menciptakan budaya berbagi pengetahuan dalam perusahaan khususnya pada divisi mekanik

serta budaya belajar secara mandiri dalam perusahaan.

2. Strategic: membuat sistem pendokumentasian pengetahuan layanan perbaikan motor dan mendayagunakan

pengetahuan layanan perbaikan motor.

3. Operational: meningkatkan pelayanan kepada pelanggan agar perusahaan semakin berkembang b. Identifikasi Knowledge

Untuk mengidentifikasi penciptaan pengetahuan pada divisi mekanik PT.ABC yang mengacu pada SECI model [5] seperti yang terlihat pada Tabel 2.

(15)

Tabel 1 Analisis SWOT Internal dan Eksternal

Strength Weakness

● Sumber Daya Manusia yang berkualitas.

● Reputasi perusahaan yang baik dimata pelanggan, pesaing maupun mitra kerja

● Bengkel resmi.

● Bagian customer service memiliki

pengetahuan yang kurang memadai

mengenai layanan perbaikan motor. ● Pengetahuan mekanik yang berbeda-beda. ● Tidak ada dokumentasi mengenai cara-cara

perbaikan motor bagi mekanik.

Opportunities Threats

● Perkembangan teknologi informasi sebagai media

sharing pengetahuan .

● Meningkatnya jumlah pengguna motor.

● Peningkatan sharing pengetahuan antar karyawan dalam satu divisi maupun berbeda divisi

● Meningkatnya jumlah pesaing.

● Meningkatnya jumlah bengkel umum untuk motor.

● Mekanik yang mengundurkan diri.

Tabel 2. Konversi pengetahuan dengan SECI model Konversi

Pengetahuan

Hasil

Socialization

(Tacit to tacit)

Proses ini dapat dilakukan pada media forum ketika ada staf customer service yang bertanya kepada mekanik mengenai penanganan awal permasalahan layanan perbaikan motor ringan.

Externalization

(Tacit toExplicit)

Proses ini terlihat dimana mekanik pengalaman (pakar) membuat suatu artikel atau tulisan mengenai cara perbaikan motor dan tips cara perbaikan yang cepat . hal ini terdapat pada menu kelola pengetahuan

Combination

(Explicit to Explicit)

Konversi pengetahuan ini terdapat pada proses dimana adanya pakar yang telah membuat tulisan sebelumnya mengenai cara penanganan perbaikan motor, Kemudian ada karyawan lain yang memiliki pengetahuan cara penanganan perbaikan motor dengan cara berbeda maka karyawan tersebut akan menginformasikan kepada pakar melalui kelola pengetahuan dan akan divalidasi oleh pakar apakah cara tersebut bisa digunakan untuk penanganan perbaikan motor. Jika ternyata cara tersebut dapat digunakan maka akan dibuat artikel baru oleh pakar yang berisi cara penangan perbaikan motor dari pakar dan cara baru dari karyawan tersebut.

Internalization

(Explicit toTacit)

Hal ini terlihat pada saat karyawan membaca artikel mengenai cara penangan perbaikan motor , maka karyawan baik divisi mekanik maupun divisi customer service akan mendapatkan pengetahuan baru atau bertambahnya pengetahuan mengenai cara perbaikan motor.

4.1.3 Analisis Kebutuhan

Untuk menggambarkan interaksi antar aktor dengan sistem yang dibangun digunakan diagram use case. Diagram

use case dari sistem dapat dilihat pada Gambar 2.

Kepala Mekanik Mekanik

Customer Service Kelola Pengetahuan Kelola Forum

Login Kelola Pengguna

«extends» <<include>>

<<include>> <<include>>

Gambar 2. Use Case Diagram

Use case diagram ini terdiri dari 3 aktor dan 4 use case, adapun aktor yang berhubungan dengan sistem yaitu

mekanik, kepala mekanik dan customer service, sedangkan use case terdiri dari login, pengguna yang bertujuan untuk menambah dan memelihara data pengguna, kelola pengetahuan dan kelola forum yaitu sarana berbagi informasi dan sharing pengetahuan antar karyawan.

4.2 Elaboration

(16)

371

4.2.1 Activity Diagram

Activity diagram kelola pengetahuan menggambarkan urutan aktivitas user dalam berinteraksi dengan sistem

untuk menambah data pengetahuan dan mengubah data pengetahuan. Kegiatan kelola pengetahuan.User yang dapat melakukan kelola pengetahuan adalah kepala mekanik. Sedangkan Activity diagram kelola aktivitas forum menggambarkan urutan aktivitas user yaitu karyawan customer service dalam berinteraksi dengan sistem untuk menambah topik, mengubah topik, mengubah post. Berikut activity diagram kelola pengetahuan dan kelola forum yang dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3.Activity diagram kelola Pengetahuan dan kelola forum 4.2.2 Rancangan Antar Muka

a. HalamanForum

Halaman depan forum yang terlihat seperti Gambar 4, merupakan halaman depan bagi member atau pengguna yang berisi akan informasi-informasi seperti pengetahuan-pengetahuan hingga forum pemecahan masalah.

Gambar 4. Halaman Forum

b. Halaman Menu Validasi Pengetahuan

Halaman Menu Validasi Pengetahuan merupakan halaman yang tersedia hanya pada kepala mekanik yang gunanya untuk memvalidasi pengetahuan yang telah diinput oleh karyawan. Apakah pengetahuan tersebut layak untuk di tampilkan atau tidak.

(17)

Gambar 5. Halaman Menu Validasi Pengetahuan 5. SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan analisa dan perancangan sistem informasi knowledgemanagement pada perusahaan PT.ABC , maka diambil kesimpulan sebagai berikut.

a. Rancangan sistem informasi knowledgemanagementsystem pada divisi mekanik dapat dibangun serta diterapkan pada PT.ABC.

b. Dengan adanya sistem ini dapat digunakan untuk menciptakan budaya sharing knowledge antar karyawan . c. Sistem ini dapat mengurangi ketergantungan terhadap mekanik tertentu dalam layanan perbaikan motor.

5.2 Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, penulis memberikan saran yang dapat digunakan untuk sistem informasi knowledge management system pada divisi mekanik PT ABC

a. Sistem sebaiknya dibangun dan diimplementasikan menggunakn aplikasi berbasis website .

b. Sistem Informasi Knowledege Management dapat dikembangkan untuk seluruh divisi pada PT ABC.

6. DAFTAR PUSTAKA

[1] A.S, Rosa., 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak.Bandung. Modula.

[2] Fowler, Martin., 2003. UML Distilled : A Brief Guide to The Standard Object Modeling Language. 3rd ed. Massachussets.

[3] Handoko, Hani., 2008. Manajemen Edisi Ke-2. Yogyakarta. BPFE.

[4] Kroll, Per., 2003. Rational Unified Process Made Easy: A Practitioner's Guide to the RUP. Boston. Addison

Wesley.

[5] Nawawi, Ismail., 2012. Knowledge Management, Jakarta. Ghalia Indonesia.

[6] Probst, Gilbert., 2000. Managing Knowledge:Building Blocks for Succes. New York. John Wiley & sons. [7] Rational Software White Paper, 1998. Rational Unified Process: Best Practices for Software development

(18)