BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

(1)

47

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Organisasi Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

Sejarah berdirinya BKKBN dimulai pada tahun 1957, yaitu suatu organisasi swasta, perkumpulan keluarga berencana nasional (PKBI). Kemudian pada tahun 1968, setelah mendapat dukungan dari pemerintah didirikanlah lembaga keluarga berencana nasional. Pada tahapan REPELITA I pada tahun 1970 pemerintah membentuk Badan koordinasi Keluarga Berencana Nasional yang disingkat BKKBN. BKKBN adalah lembaga pemerintah non-departemen yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada presiden.

BKKBN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya BKKBN mempunyai fungsi :

1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera.

2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKKBN 3. Pelancaran dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah,

swasta, lembaga sosial dan organisasi masyarakat dan masyarakat di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera.

(2)

4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan

Kepemimpinan sangat tergantung kepada Visi, Budaya kerja juga tergantung kepada Visi. Kunci dari sebuah organisasi adalah Visi. Visi harus disertai dengan tindakan yang mengubahnya menjadi kenyataan. Sedangkan Visi, harus jelas dan mampu menjadi dorongan serta inspirasi bagi setiap aparatur BKKBN. Adapun Visi BKKBN adalah : ”SELURUH

KELUARGA IKUT KB”.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Misi BKKBN menjadi fokus pada sasaran strategis yang mampu membangkitkan komitmen dari segenap komponen BKKBN. Misi BKKBN adalah : ”MEWUJUDKAN

(3)

3.1.3 Visi dan Misi Keluarga Berencana 3.1.3.1 Visi Keluarga Berencana

Pada awalnya visi program keluarga berencana nasional adalah pembangunan yang berwawasan kependudukan untuk menuju keadaan penduduk tumbuh seimbang dan penduduk tanpa pertumbuhan pada tahun 2020 dalam upaya mewujudkan pelembagaan dan pembudayaan norma keluarga kecil, bahagia dan sejahtera.

Namun pada perkembangan selanjutnya, visi program keluarga berencana nasional pada era baru telah ditetapkan menjadi “keluarga berkualitas 2015” visi ini dimaksudkan untuk mewujudkan keluaraga yang sejahtera, sehat, maju, mandiri, memiliki jumlah anak yang ideal, berwawasan ke depan, bertanggung jawab, harmonis dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Keluarga merupakan titik sentral pembangunan, oleh karena itu harus dapat dipenuhi kebutuhan pokoknya serta terjamin kesehatan jasmani, rohani, dan sosianya. Kemudian keluarga dikembangkan pengetahuan dan kemampuannya agar memiliki wawasan ke depan, peduli dan kreatif sehingga berperilaku tidak bergantung kepada orang lain selanjutnya keluarga didorong untuk memiliki tanggung jawab agar tercipta keserasian dan keharmonisan hubungan antar anggota keluarga dengan lingkungannya maupun terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

(4)

3.1.3.2 Misi Keluarga Berencana

Untuk mewujudkan visi tersebut dilaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam 7 misi sebagai berikut :

1. Memberdayakan dan menggerakkan masyarakat untuk membangun keluarga kecil berkualitas.

2. Menggalang kemitraan dalam peningkatan kesejahteraan, kemandirian, ketahanan keluarga dan kualitas pelayanan. 3. Meningkatkan kualitas pelayanan keluarga berencana dan

kesehatan reproduksi.

4. Meningkatkan upaya-upaya promosi, perlindungan dan upaya mewujudkan hak-hak reproduksi.

5. Meningkatkan upaya pemberdayaan perempuan dalam mewujudkan kesetaraan dan keadilan gender dalam pelaksanaan keluarga berencana nasional.

6. Mempersiapkan pengembangan sumber daya manusia potensial sejak pembuahan sampai dengan lanjut usia.

7. Menyediakan data dan informasi keluarga berskala mikro untuk pengelolaan pembangunan, khususnya menyangkut upaya pemberdayaan keluarga miskin.

(5)

3.1.4 Struktur Organisasi 3.1.4.1 Struktur BKKBN KEPALA BKKBN SEKRETARIAT UTAMA INSPEKTORAT UTAMA DEPUTI BIDANG INFORMASI KELUARGA DAN PEMADUAN KEBIJAKAN PROGRAM DEPUTI BIDANG KELUARGA SEJAHTERA DAN PEMBERDAYAAN KELUARGA DEPUTI BIDANG KELUARGA

BERENCANA DAN KESEHATAN REPRODUKSI DEPUTI BIDANG PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN BKKBN DAERAH

Biro Keuangan dan Perencanaan Anggaran

Biro Perlengkapan dan Perbekalan Biro Kepegawaian

Biro Tata Usaha

Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksana

Direktorat Pelaporan dan Statistik

Direktorat Pengolahan dan Teknologi

Informasi Direktorat Analisis dan Evaluasi

Program Direktorat Pelayanan Informasi dan

Dokumentasi Direktorat Pemaduan Kebijakan

Program

(6)

3.1.4.2 Struktur Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi

Gambar 3.2 Struktur Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi

3.1.4.3 Struktur Biro Perlengkapan dan Perbekalan

(7)

3.1.5 Tugas dan Wewenang

1. Kepala BKKBN

Mempunyai tugas dan tanggung jawab

• Memimpin BKKBN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BKKBN.

• Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BKKBN yang menjadi tanggung jawabnya.

• Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain.

2. Inspektorat Utama

Mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan BKKBN. Dalam melaksanakan tugasnya Inspektorat Utama menyelenggarakan fungsi:

• Perumusan kebijakan teknis, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pengawasan fungsional.

• Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pengawasan fungsional

• Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.

(8)

3. Sekretariat Utama

Sekretariat utama mempunyai tugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, pengendalian terhadap program dan administrasi serta sumber daya. Dalam melaksanakan tugasnya sekretariat utama menyelenggarakan fungsi :

• Pengkoordinasian, sinkronisasi dan integrasi kegiatan di lingkungan BKKBN.

• Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis BKKBN.

• Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi dan tata Laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga BKKBN.

• Pengkoordinasian penyususnan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas BKKBN.

• Pengkoordinasian dalam penyusunan laporan BKKBN.

4. Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Dalam melaksanakan tugasnya, Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program menyelenggarakan fungsi :

(9)

• Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian, bimbingan dan pembinaan di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

• Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keuarga sejahtera.

• Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.

5. Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi

Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan di bidang keluarga berencana dan kesehatan reproduksi. Dalam melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi menyelenggarakan fungsi :

• Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang keluarga berencana nasional dan kesehatan reproduksi.

• Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang keluarga berencana nasional dan kesehatan reproduksi.

(10)

6. Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga

Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga. Dalam melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga menyelenggarakan fungsi :

• Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga.

• Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga.

7. Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan

Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang pelatihan dan pengembangan. Dalam melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan menyelenggarakan fungsi :

• Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di lingkungan BKKBN.

• Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pendidian dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di lingkungan BKKBN.

(11)

8. Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi

Mempunyai tugas melaksanakan pengolahan data dan pengembangan teknologi informasi program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Dalam melaksanakan tugasnya Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi menyelenggarakan fungsi :

• Pelaksanaan pengolahan bank data terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

• Pelaksanaan pengembangan sistem, program aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi pengolahan dan komunikasi data.

• Pelaksanaan pengeolaan dan pengendalian infrastruktur teknologi informasi program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

Direktorat pengolahan teknologi informasi terdiri dari : • Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data

Mempunyai tugas melaksanakan validasi dan pengolahan data serta pengelolaan bank data secara terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

(12)

Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data terdiri dari : o Seksi Validasi Data

Mempunyai tugas melakukan validasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

o Seksi pengolahan Data

Mempunyai tugas melakukan pengolahan data dengan program aplikasi, perekaman, editing dan penyimpanan data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

o Seksi Pengelolaan Bank Data

Mempunyai tugas melakukan pengelolaan data hasil pengelolaan dalam suatu bank data secara terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

• Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi

Mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan desiminasi sistem dan program aplikasi pengolahan dan komuniksasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi terdiri dari :

(13)

Mempunyai tugas melakukan penyusunan program pengembangan sistem dan program aplikasi pengolahan data keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

o Seksi Pengembangan Sistem Komunikasi Data

Mempunyai tugas melakukan penyusunan program aplikasi sistem komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Deseminasi Progam Aplikasi

Mempunyai tugas melakukan deseminasi program aplikasi pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

• Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi Mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur serta memberikan dukungan teknis pengolahan data dan teknologi informasi.

Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi terdiri dari :

o Seksi Pengembangan Infrastruktur

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pengembangan infrastruktur pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

(14)

o Seksi Pemeliharaan Infrastrukur

Mempunyai tugas melakukan pemeliharaan infrastruktur pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Dukungan Teknis Operasional

Mempunyai tugas melakukan pelayanan dan pemberian dukungan teknis operasional pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

9. Biro Perlengkapan dan Perbekalan

Mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan perbekalan. Dalam melaksanakan tugasnya Biro Perlengkapan dan Perbekalan menyelenggarakan fungsi :

• Perencanaan kebutuhan perlengkapan dan perbekalan • Pelaksanaan pengadaaan perlengkapan dan perbekalan

• Pelaksanaan penerimaan dan penyaluran perlengkapan dan perbekalan

Biro perlengkapan dan perbekalan terdiri dari : • Bagian Perencanaan Kebutuhan

Mempunyai tugas melaksanakan perencaanaan perlengkapan dan kebutuhan.

(15)

o Subbagian Pengolahan Data Kebutuhan

Mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan pengolahan data kebutuhan perlengkapan dan perbekalan.

o Subbagian Analisis Kebutuhan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan analisis kebutuhan perlengkapan dan perbekalan.

o Subbagian Penyusunan Kebutuhan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan kebutuhan dan perbekalan.

• Bagian Pengadaan

Mempunyai tugas melaksanakan pengadaan perlengkapan dan perbekalan.

Bagian Pengadaan terdiri dari : o Subbagian Tata Pengadaan

Mempunyai tugas melakukan penyusunan tata pengadaan perlengkapan dan perbekalan.

o Subbagian Pelaksanaan Pengadaan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pengadaan perlengkapan dan perbekalan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.

(16)

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pemantauan dan evaluasi pengadaan perlengkapan dan perbekalan.

• Bagian Penerimaan dan Penyaluran

Mempunyai tugas melaksanakan penerimaan dan penyaluran perlengkapan dan perbekalan.

Bagian Penerimaan dan Penyaluran terdiri dari : o Subbagian Tata Pergudangan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan tata pergudangan perlengkapan dan perbekalan.

o Subbagian Penerimaan dan Penyimpanan

Mempunyai tugas melakukan penerimaan dan penyimpanan perlengkapan dan perbekalan

o Subbagian Penyaluran

Mempunyai tugas melakukan penyaluran perlengkapan dan perbekalan

3.2 Subjek Data

Subjek data merupakan kumpulan data yang telah dikelompokkan pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subjek data merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif. Subjek data yang terdapat pada BKKBN adalah sebagai berikut :

(17)

No. Subjek Data Keterangan

1. Lokasi Data yang berhubungan dengan lokasi penggunaan dan persediaan alat kontrasepsi 2. Pasangan Usia

Subur (PUS)

Data tentang pasangan usia subur (PUS) yang menjadi peserta KB dan tidak menjadi peserta KB 3. Keluarga Sejahtera Data tentang tingkatan keluarga sejahtera

4. Contraceptive Type Data tentang jenis-jenis alat kontrasepsi 5. Contraceptive

Source

Data mengenai sumber pelayanan kontrasepsi yaitu dari pemerintah atau swasta

6. Contraceptive Stock Data mengenai jumlah persediaan alat kontrasepsi di tiap-tiap wilayah

7. Age Band Data mengenai kisaran umur PUS

Tabel 3.1 Subjek Data

3.3 Analisis Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis merupakan suatu kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Fungsi bisnis yang terdapat pada BKKBN adalah sebagai berikut :

No. Fungsi Bisnis Keterangan

1. Persediaan alat kontrasepsi Proses persediaan alat kontrasepsi untuk peserta KB

2. Penyaluran alat kontrasepsi Proses penyaluran alat kontrasepsi untuk peserta KB

3. Pendataan PUS Proses pendataan PUS yang menjadi peserta KB dan bukan peserta KB

(18)

4. Pemberdayaan keluarga yang berkualitas

Proses pemberdayaan keluarga yang berkualitas

5.

Pengaturan akses dan kualitas pelayanan keluarga berencana

Proses pengaturan akses dan kualitas pelayanan keluarga berencana

Tabel 3.2 Analisis Fungsi Bisnis

3.4 Analisis Matriks

3.4.1 Matriks Unit Organisasi VS Subjek Data

Lokasi

Pasangan _{Usia Subur} (PUS) Keluarga Sejahtera

Contraceptive Type Contraceptive Source Contraceptive Stock Age Band Kepala BKKBN X X X Inspektorat Utama X Sekretariat Utama X X Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program X X X X Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi X X X Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga X X Unit Organisasi Subjek Data

(19)

Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan X X X Kepala Direktorat Pengolahan dan TI X X X X X X X Kepala Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data X X X X X X X Kepala Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi X X X X X X X Kepala Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur TI Kepala Biro Perlengkapan dan Perbekalan X X X X X Kepala Bagian Perencanaan Kebutuhan X X X X X Kepala Bagian Pengadaan X X X X X Kepala Bagian Penerimaan dan Penyaluran X X X X X

Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi VS Subjek Data

Dari matriks diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi yang memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut sangat penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan, serta fungsi tersebut memiliki peran besar dalam mendukung pengambilan keputusan yang tepat.

(20)

3.4.2 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

Persediaan Alat Kontrasepsi Penyaluran Alat

Kontrasepsi

Pendataan PUS Pemberdayaan Keluarga yang Berkualitas

Pengaturan Akses

dan Kualita

s

Pelayanan Keluarga Berencana

Kepala BKKBN R R R R R Inspektorat Utama RA Sekretariat Utama RA RA RA Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program I I A A Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi I AI I RA RA Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga I AI IE R R Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan I R AI Kepala Direktorat Pengolahan dan TI RA I I Kepala Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data IEW I Fungsi Bisnis Subjek Data

(21)

Kepala Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi IEW I Kepala Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur TI IEW I Kepala Biro Perlengkapan dan Perbekalan RA RA I I RA Kepala Bagian Perencanaan Kebutuhan IEW IEW I AI Kepala Bagian Pengadaan IEW IEW I AI Kepala Bagian Penerimaan dan Penyaluran IEW IEW I AI

Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

Keterangan :

R = Direct Management Responsibility

Unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis.

A = Executive / Policy Making Authority

Unit organisasi yang mempunyai wewenang membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.

(22)

I = Involved in Function

Unit organisasi yang ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak / kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.

E = Technical Expertise

Unit organisasi yang dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis.

W = Actual Execution of the Work

Menunjukkan unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang berjalan.

3.4.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data

Lokasi Pasangan Usia Subur (PUS) Keluarga Sejahtera Contraceptive Type Contraceptive Source Contraceptive Stock Age Band

Persediaan Alat Kontrasepsi R R R CRU Penyaluran Alat Kontrasepsi R R R R CRU

Pendataan Peserta KB R CRUD CRUD RU R RU

Pemberdayaan Keluarga yang Berkualitas R R CRU R Fungsi Bisnis Subjek Data

(23)

Pengaturan Akses dan Kualitas Pelayanan Keluarga Berencana

R R R R R R R

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data

Keterangan:

C : Create, menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.

R : Read, menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.

U : Update, menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis.

D : Delete, menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis.

Dari matriks diatas dapat dilihat bahwa masing-masing fungsi yang ada pada perusahaan melakukan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang berkaitan dengan fungsi tersebut, yaitu : berupa create, read, update, dan delete data.

3.5 Analisis Critical Success Factor

Perusahaan atau organisasi biasanya melakukan analisis untuk menentukan sampai sejauh mana keberhasilan yang telah dan akan dicapai. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menentukan keberhasilan tersebut adalah dengan melakukan analisis Critical Success Factor (CSF).

(24)

Adapun yang menjadi Critical Success Factor kantor BKKBN terutama berkaitan dengan Program KB Nasional adalah meningkatnya proporsi jumlah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan alat kontrasepsi atau mengikuti program KB. Dengan meningkatnya jumlah PUS yang mengikuti program KB dan terlayani, diharapkan jumlah keluarga kecil, bahagia dan sejahtera meningkat.

3.6 Spesifikasi Software dan Hardware pada BKKBN 3.6.1 Spesifikasi Software

Sistem Operasi : Windows XP Profesional SP 2 Development Tools : FoxPro

DBMS : Ms Access 2003

3.6.2 Spesifikasi Hardware

Spesifikasi hardware yang berjalan pada BKKBN adalah sebagai berikut : Spesifikasi Tipe Processor Pentium IV 2,4 GHz Hard Disk 40 GB 5400 rpm Memory DDRam 1 GB Motherboard Asus P4P800 SE CD-RW Lite On 52X VGA Card On Board

Modem Rockwell 56 Kbps Sound card On Board

Ethernet Card D-LINK PCI 10/100 Monitor LG 15 inch

(25)

Keyboard & Mouse Logitech Printer HP Switch CISCO

Tabel 3.6 Spesifikasi Hardware

(26)

(27)

3.8 Analisa Database

• Subjek Data Contraceptive Stock Nama Tabel : CONTRA_STK

Primary Key : PERIOD_ID, BRAND_ID, PROV_ID, DIST_ID

Keterangan : Tabel yang bersumber pada F V report, menjelaskan jumlah tipe alat kontrasepsi per bulan dalam tiap propinsi.

Field Tipe Data Length Null Keterangan

PERIOD_ID INTEGER 4 NOT NULL Kode ID dari

period

BRAND_ID CHAR 2 NOT NULL ID dari BRAND

kontrasepsi yang dijual

QTY INTEGER 4 NULL Jumlah stok

kontrasepsi

PROV_ID CHAR 2 NOT NULL ID dari propinsi

DIST_ID CHAR 3 NOT NULL ID dari district

Tabel 3.7 Tabel CONTRA_STK

• Subjek Data Contraceptive Type Nama Tabel : CONTRA_TYP Primary Key : CONTRA_TYP_CD

Keterangan : menjelaskan tipe dari alat kontrasepsi yang digunakan

CONTRA_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode dari tipe kontrasepsi CONTRA_TYP_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

(28)

menjelaskan metode spesifikasi

pengendalian kehamilan atau alat kontrasepsi

CONTRA_TYP_DSC_B VARCHAR 30 NULL Teks bahasa yang menjelaskan metode spesifikasi

pengendalian kehamilan atau alat kontrasepsi

CONTRA_CLASS_CD CHAR 1 NOT NULL Kode untuk mengelompokkan metode

pengontrolan kehamilan atau alat kontrasepsi apakah untuk long term atau short term

Tabel 3.8 Tabel CONTRA_TYP

Nama Tabel : BRAND Primary Key : BRAND_ID

Keterangan : menjelaskan brand dari tipe kontrasepsi.

BRAND_ID CHAR 2 NOT NULL

ID dari BRAND

(29)

NULL

CONTRA_TYP_CD CHAR 1 NOT

NULL

Kode dari tipe kontrasepsi

Tabel 3.9 Tabel BRAND

• Subjek Data Contraseptive Source Nama Tabel : CONTRA_SRC Primary Key : CONTRA_SRC_CD

Keterangan : Sumber seorang individu menerima servis alat kontrasepsi dari pemerintah atau swasta.

CONTRA_SRC_CD CHAR 1 NOT NULL Kode untuk mengidentifikasi sumber dari pelayanan kontrasepsi CONTRA_SRC_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Deskripsi dari

sumber

penerimaan alat kontrasepsi per individu

CONTRA_SRC_DSC_B VARCHAR 30 NULL penjelasaan Deskripsi dari sumber

penerimaan alat kontrasepsi per individu

(30)

• Subjek Data Lokasi Nama Tabel : PROVINCE Primary Key : PROV_ID

Keterangan : Tabel mengenai Propinsi

PROV_ID CHAR 2 NOT NULL ID dari propinsi PROV_NM VARCHAR 30 NOT NULL Nama dari propinsi

Tabel 3.11 Tabel PROVINCE

Nama Tabel : DISTRICT Primary Key : DIST_ID

Keterangan : Tabel mengenai Kota/Kabupaten

DIST_ID CHAR 3 NOT NULL ID dari district PROV_ID CHAR 2 NOT NULL ID dari propinsi DIST_NM VARCHAR 30 NOT NULL Nama dari district

Tabel 3.12 Tabel DISTRICT

• Subjek Data Period Nama Tabel : PERIOD Primary Key : PERIOD_ID

Keterangan : Tabel yang menjelaskan tanggal granular terendah dalam bulan.

(31)

PERIOD_YR_RANGE VARCHAR 20 NOT NULL Jangkauan waktu dalam tahun PERIOD_MTH_NBR SMALL INT 2 NOT NULL Angka yang

merepresentasikan bulan

PERIOD_MTH_NM VARCHAR 20 NOT NULL Nama dari bulan dari tahun

PERIOD_YR CHAR 4 NOT NULL Angka Tahun

Tabel 3.13 Tabel PERIOD

• Subjek Data PUS (Pasangan Usia Subur) Nama Tabel : FAMILY

Primary Key : HEAD_OF_FAM_ID

Keterangan : Berisi data informasi mengenai family

HEAD_OF_FAM_ID CHAR 16 NOT NULL ID dari kepala keluarga

PROSP_LVL_CD SMALL INT 2 NOT NULL Kode identifikasi dari level prosperity classification

FAM_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengindikasikan tipe unit keluarga CONTRA_SRC_CD CHAR 1 NOT NULL Kode untuk

mengidentifikasi sumber dari pelayanan kontrasepsi

(32)

NON_ACPTR_RS_CD CHAR 1 NOT NULL Kode untuk

menandakan alasan kenapa tidak memakai kontrasepsi

PROV_ID CHAR 2 NOT NULL ID dari propinsi

CONTRA_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang mengidentifikasi spesifikasi dari pengontrolan kelahiran atau alat kontrasepsi DIST_ID CHAR 3 NOT NULL ID dari district SUB_DIST_ID CHAR 2 NOT NULL ID yang unik dari

subdistrict dari BKKBN

VILLG_ID CHAR 3 NOT NULL ID yang unik dari village dari BKKBN

SUB_VILLG_ID CHAR 3 NOT NULL ID dari subvillage

NGBHD_ID CHAR 3 NOT NULL ID dari

neighbourhood FAM_SEQ_NBR CHAR 3 NOT NULL Angka yang di isi

oleh petugas untuk menyamakan dengan data pada peta lapangan POSTL_CD CHAR 5 NOT NULL Kode pos dari sub

district

ELCO_IND CHAR 1 NOT NULL Menandakan

(33)

dalam pasangan atau bukan IMP_REM_IND CHAR 1 NOT NULL Flag untuk

menandakan apakah implant akan

dicabut tahun ini

Tabel 3.14 Tabel FAMILY

Nama Tabel : INDIVIDUAL Primary Key : INDVDL_ID

Keterangan : Berisi data tentang individu

INDVDL _ID CHAR 16 NOT NULL ID dari individual HEAD_OF_FAM_ID CHAR 16 NOT NULL ID dari kepala

keluarga MARTL_STAT_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

menandakan status perkawinan

EDU_LVL_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

menandakan level edukasi

EMPL_STAT_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

menandakan status karyawan

FAM_MBR_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang menandakan hubungan individu dengan family

(34)

menandakan gender FULL_NM VARCHAR 30 NOT NULL Nama lengkap dari

individual

BIRTH_DT DATETIME 8 NOT NULL Tanggal lahir dari individu

Tabel 3.15 Tabel INDIVIDUAL

Nama Tabel : ELCO Primary Key : ELCO_IND

Keterangan : Menjelaskan apakah termasuk ke dalam pasangan atau bukan

ELCO_IND CHAR 1 NOT NULL Menandakan

apakah termasuk ke dalam pasangan atau bukan

ELCO_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

menjelaskan termasuk ke dalam pasangan atau bukan

ELCO_DSC_B VARCHAR 30 NULL Teks bahasa yang

menjelaskan termasuk ke dalam pasangan atau bukan

(35)

Nama Tabel : NON_ACPTR_REAS Primary Key : NON_ACPTR_RS_CD

Keterangan : Alasan sebuah keluarga untuk tidak mengikuti program KB

NON_ACPTR_RS_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan alasan untuk tidak menggunakan kontrasepsi NON_ACPTR_RS_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

menjelaskan alasan untuk tidak

menggunakan kontrasepsi

NON_ACPTR_RS_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa teks yang menjelaskan alasan untuk tidak

menggunakan kontrasepsi

Tabel 3.17 Tabel NON_ACPTR_REAS

Nama Tabel : MARTL_STAT Primary Key : MARTL_STAT_CD

Keterangan : Menjelaskan status nikah dari setiap anggota keluarga dan biasanya ditujukan pada individu yang berlaku sebagai kepala keluarga

(36)

MARTL_STAT_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan status nikah dari setiap anggota keluarga MARTL_STAT_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

menjelaskan status nikah yang

diberlakukan pada setiap anggota keluarga

MARTL_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa teks yang

menjelaskan status nikah yang

diberlakukan pada setiap anggota keluarga

Tabel 3.18 Tabel MARTL_STAT

Nama Tabel : GENDER Primary Key : GENDER_CD

Keterangan : kode yang mengidentifikasikan jenis kelamin dari setiap individu dan penjelasannya.

GENDER_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan jenis kelamin dari setiap anggota

(37)

keluarga

GENDER_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Deskripsi dari jenis kelamin

GENDER_DSC_B VARCHAR 30 NULL Deskripsi bahasa

dari jenis kelamin

Tabel 3.19 Tabel GENDER

Nama Tabel : FAM_TYP Primary Key : FAM_TYP_CD

Keterangan : Menjelaskan tipe klasifikasi keluarga yang dapat teridentifikasi sebagai pasangan

FAM_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengindikasikan tipe unit keluarga FAM_TYP_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

menjelaskan tipe unit keluarga

FAM_TYP_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa deskripsi

yang menjelaskan tipe unit keluarga

(38)

Nama Tabel : FAM_MBR_TYP Primary Key : FAM_MBR_TYP_CD

Keterangan : Menjelaskan status/ peran individual di keluarga

FAM_MBR_TYP_CD CHAR 1 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan hubungan

individual di keluarga

FAM_MBR_TYP_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks menjelaskan hubungan

FAM_MBR_TYP_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa deskripsi Teks menjelaskan hubungan

Tabel 3.21 Tabel FAM_MBR_TYP

Nama Tabel : AGE_BAND Primary Key : AGE_BAND_CD

Keterangan : Menjelaskan kisaran umur PUS

AGE_BAND_CD CHAR 2 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan kisaran umur PUS AGE_BAND_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks menjelaskan

(39)

kisaran umur PUS

AGE_BAND_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa deskripsi

Teks menjelaskan kisaran umur PUS

Tabel 3.22 Tabel AGE_BAND

Nama Tabel : HIST_MBR

Primary Key : PERIOD_ID, INDVDL_ID

Keterangan : Menjelaskan histori mengenai kisaran umur PUS berdasarkan periode tertentu

PERIOD_ID INTEGER 4 NOT NULL ID dari period INDVDL _ID CHAR 16 NOT NULL ID dari individual

AGE_BAND_CD CHAR 2 NOT NULL Kode yang

mengidentifikasikan kisaran umur PUS

Tabel 3.23 Tabel HIST_MBR

• Subjek Data Tahapan Keluarga Sejahtera Nama Tabel : PROSP_LVL

Primary Key : PROSP_LVL_CD

Keterangan : Menjelaskan prosperity level untuk keluarga berdasarkan berbagai macam faktor dan indikasi.

PROSP_LVL_CD SMALL INT 2 NOT NULL Kode identifikasi dari level prosperity

(40)

classification PROSP_LVL_DSC VARCHAR 30 NOT NULL Teks yang

menjelaskan level prosperity

classification PROSP_LVL_DSC_B VARCHAR 30 NULL Bahasa Teks yang

menjelaskan level prosperity

classification

Tabel 3.24 Tabel PROSP_LVL

3.9 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi

Pihak eksekutif tingkat atas pada kantor BKKBN memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat, dan tepat, sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak eksekutif untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak eksekutif BKKBN merupakan laporan yang bersifat ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak eksekutif BKKBN.

Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik untuk menunjukkan perbandingan dan kecenderungan dalam kurun waktu tertentu. Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak eksekutif BKKBN untuk menentukan langkah-langkah yang harus dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat untuk mendukung program Keluarga Berencana Nasional.

(41)

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan pada kantor BKKBN antara lain :

a. Untuk mengetahui jumlah PUS yang menjadi peserta KB baru dan aktif untuk setiap area, tingkat tahapan keluarga sejahtera, jalur pelayanan, kisaran umur PUS dan jenis alat kontrasepsi yang digunakan pada periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui keberhasilan program KB dilihat dari pertambahan jumlah PUS yang menjadi peserta KB.

b. Untuk mengetahui jumlah PUS yang tidak mengikuti program KB untuk setiap area, tingkat tahapan keluarga sejahtera, alasan tidak mengikuti program KB dan kisaran umur PUS pada periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui jumlah sasaran PUS yang harus dijadikan peserta KB dan mengetahui keberhasilan program KB dilihat dari proporsi PUS yang mengikuti program KB dengan PUS yang tidak mengikuti program KB

c. Untuk mengetahui jumlah alat kontrasepsi yang tersedia untuk setiap area berdasarkan jenis alat kontrasepsi dan merk alat kontrasepsi pada setiap periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui persediaan alat kontrasepsi.

3.10 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah 3.10.1 Masalah yang Dihadapi

Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak eksekutif BKKBN antara lain :

a. Laporan-laporan yang dihasilkan dari berbagai aplikasi sistem informasi yang ada pada BKKBN seringkali tidak mendukung kebutuhan laporan yang diinginkan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan masih berupa laporan detail

(42)

data operasional hasil transaksi yang belum begitu terintegrasi, sedangkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif adalah laporan ringkas yang dapat memberikan informasi tentang keadaan program Keluarga Berencana Nasional secara global.

b. Laporan – laporan yang dibutuhkan diantaranya adalah :

• Mengetahui jalur pelayanan peserta KB dari pemerintah atau swasta, karena jika semakin banyak jumlah peserta KB yang jalur pelayanannya dari swasta maka itu menunjukkan bahwa peserta KB sudah bersifat mandiri. Dari laporan ini maka dapat ditentukan daerah yang masih perlu dilakukan penyuluhan dan pendidikan mengenai KB dan daerah yang sudah tidak perlu dilakukan penyuluhan karena tingkat kesadarannya akan program KB sudah tinggi.

• Mengetahui jenis tahapan keluarga sejahtera para pasangan usia subur (PUS), karena bila semakin kecil jumlah keluarga PUS yang termasuk dalam tahapan pra sejahtera dan keluarga sejahtera I, maka menunjukkan kualitas keluarga Indonesia semakin baik. Dari laporan ini maka dapat ditentukan sasaran tahapan keluarga yang harus dilakukan pendekatan dan diberikan pengertian tentang kelangsungan hidup anak melalui penyelengaraan advokasi, komunikasi, informasi dan edukasi yang lebih terbuka, karena jika keluarga miskin tidak diatur kehamilannya dan mempunyai banyak anak, ini akan berakibat turunnya kualitas

(43)

SDM karena anak-anak tersebut tidak dapat diberikan pendidikan yang layak dan berakibat akan menambah pengangguran, sedangkan salah satu tujuan program KB adalah peningkatan upaya pemberdayaan keluarga dalam bidang ekonomi.

• Mengetahui jumlah PUS yang menjadi peserta KB dibandingkan dengan jumlah keseluruhan PUS yang ada, karena semakin banyak jumlah PUS yang menjadi peserta KB menunjukkan makin banyak kesertaan masyarakat yang ikut program KB, maka itu akan berdampak menurunnya tingkat pertumbuhan penduduk. Dari laporan ini maka dapat ditentukan daerah yang harus dibangun atau ditambahkan tempat pelayanan dan informasi KB, gunanya dalam rangka pemenuhan pelayanan keluarga berencana dan kesehatan repoduksi.

• Mengetahui jumlah persediaan alat kontrasepsi di setiap propinsi dan kabupaten/kota, karena diharapkan jumlah stok alat kontrasepsi setiap tahunnya bisa mencukupi kebutuhan permintaan PUS peserta KB yang baru dan aktif berdasarkan data historis dari tahun-tahun sebelumnya. Dari laporan ini maka dapat ditentukan diperlukan atau tidak dilakukannya penambahan stok alat kontrasepsi untuk setiap bulannya dengan melihat antusias PUS yang menjadi peserta KB setiap bulannya. Jika berdasarkan historis sebelumnya jumlah peserta KB semakin bertambah setiap bulannya, maka stok alat kontrasepsi juga harus ditingkatkan.

(44)

3.10.2 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user.

Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam OLTP dan informasinya sudah terangkum, sehingga mempermudah pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse.

Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan dalam bentuk tabel multi dimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih, sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil penganalisa.