Quality Management System

(1)

(2)

Mutu (Quality)?

The degree to which a set of inherent

properties of a product, system or

(3)

Industri farmasi harus membuat obat sedemikian

rupa agar sesuai dengan tujuan penggunaannya,

memenuhi persyaratan yang tercantum dalam

dokumen izin edar (registrasi) dan tidak

menimbulkan risiko yang membahayakan

penggunanya karena tidak aman,

mutu rendah

atau

tidak efektif

(4)

Kebijakan Mutu (Quality Policy)

• merupakan pernyataan formal dari manajemen puncak suatu

industri farmasi dan menyatakan arahan serta komitmen terhadap mutu produk.

• Kebijakan mutu hendaklah dirumuskan dan ditandatangani oleh

manajemen puncak (president director atau general manager atau chief executive officer) sebagai bentuk komitmen penerapan mutu di industri yang bersangkutan

• “Kebijakan Mutu” memerlukan partisipasi dan komitmen jajaran di

semua departemen di dalam perusahaan, para pemasok dan para distributor

(5)

(6)

QA v.s QC?

• Pemastian Mutu

adalah suatu konsep luas yang mencakup semua hal, baik secara tersendiri maupun secara kolektif, yang akan

memengaruhi mutu dari obat yang dihasilkan. Pemastian Mutu adalah

totalitas semua pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk

memastikan bahwa obat dihasilkan dengan mutu yang sesuai dengan tujuan pemakaiannya. Karena itu Pemastian Mutu mencakup CPOB ditambah dengan faktor lain di luar Pedoman CPOB, seperti desain dan pengembangan produk.

• Pengawasan Mutu

adalah bagian dari CPOB yang berhubungan dengan pengambilan sampel, spesifikasi dan pengujian, serta dengan

organisasi, dokumentasi dan prosedur pelulusan yang memastikan bahwa pengujian yang diperlukan dan relevan telah dilakukan dan bahwa bahan yang belum diluluskan tidak digunakan serta produk yang belum diluluskan tidak dijual atau dipasok sebelum mutunya dinilai dan dinyatakan memenuhi syarat.

(7)

(8)

Struktur organisasi

• Dalam organisasi, bagian Pemastian Mutu adalah bagian yang membangun,

mengembangkan dan memonitor pelaksanaan Sistem Mutu dari suatu perusahaan dan memastikan penerapan CPOB dalam tiap langkah pembuatan obat.

(9)

(10)

(11)

(12)

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

pengawasan mutu

• menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi;

• memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan;

• memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan sampel,

metode pengujian dan prosedur pengawasan mutu lain;

• memberi persetujuan dan memantau semua analisis berdasarkan kontrak;

• memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian pengawasan mutu;

• memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan; dan

• memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan

(13)

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

Manajemen mutu (Pemastian Mutu)

• memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem

mutu;

• ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan manual mutu perusahaan;

• memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri

berkala;

• melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu; • memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal

(14)

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

Manajemen mutu (Pemastian Mutu)

• memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi;

• memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) yang berkaitan dengan mutu produk jadi;

• mengevaluasi/mengkaji catatan bets; dan

• meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan

mempertimbangkan semua faktor terkait.

obat tidak dijual atau didistribusikan sebelum kepala Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) menyatakan bahwa tiap bets produksi dibuat dan dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam izin edar dan peraturan lain yang berkaitan dengan aspek produksi, pengawasan mutu dan pelulusan produk

(15)

Untuk mencapai tujuan mutu secara konsisten dan

dapat diandalkan, diperlukan

sistem Pemastian Mutu

yang didesain

secara menyeluruh

dan diterapkan

secara benar serta menginkorporasi Cara Pembuatan

Obat yang Baik termasuk

Pengawasan Mutu

dan

(16)

Quality Risk Management (Manajemen Risiko

Mutu)

(17)

Risiko (risk)

• “effect of uncertainty on objectives” and an effect is a

positive or negative deviation from what is expected

(ISO 31000 (2009), Risk Management)

• the combination of

the probability

of occurrence of

harm and

the severity

of that harm

(ICH Q9 Guideline, Quality Risk Management)

• kombinasi

kemungkinan

terjadi kerusakan (pada

kesehatan masyarakat) dan

tingkat keparahan

dari

kerusakan tersebut

(CPOB aneks 14)

(18)

CPOB 2012 aneks 14

• Berbagai pihak mungkin memiliki persepsi kerusakan

potensial yang berbeda, memberikan nilai probabilitas

yang berbeda dan tingkat keparahan yang berbeda bagi

tiap kerusakan yang terjadi

• Terkait dengan obat, walaupun terdapat kepelbagaian

pihak yang berkepentingan, termasuk pasien dan

praktisi kesehatan juga industri dan pemerintah,

perlindungan terhadap pasien

mutlak dipertimbangkan

sebagai

yang terpenting

dalam penilaian risiko terhadap

mutu produk

(19)

Manajemen Risiko Mutu

• Sebuah proses sistematis untuk

mengkontrol,

mengkomunikasikan, menilai, dan mengkaji risiko

terhadap

kualitas produk selama siklus hidup produk

• mendukung pengambilan keputusan

berbasis ilmu pengetahuan

dan

pengetahuan praktis

yang diintegrasikan ke dalam

sistem

mutu

(20)

• Penggunaan Manajemen Risiko Mutu yang tepat

tidak meniadakan keharusan industri untuk

mematuhi persyaratan Badan POM.

• Namun, Manajemen Risiko Mutu yang efektif dapat

memfasilitasi keputusan yang lebih baik dan lebih

informatif,

lebih meyakinkan Badan POM

bahwa

industri mampu mengelola risiko potensial dan

dapat

memengaruhi tingkat dan jangkauan

(21)

CPOB 2012 aneks 14

• penggunaan Manajemen Risiko Mutu dapat

membuat pengambilan keputusan lebih baik bila

terjadi masalah mutu

• Dua prinsip utama dalam Manajemen Risiko Mutu

adalah:

 Evaluasi risiko terhadap mutu hendaklah berdasarkan pengetahuan

ilmiah dan dikaitkan dengan perlindungan pasien sebagai tujuan akhir

Tingkat usaha, formalitas, dan dokumentasi pengkajian risiko mutu hendaklah setara dengan tingkat risiko yang ditimbulkan

(22)

Tujuan QRM terhadap Risiko

• Identifikasi

• Pengukuran

• Mengurangi

Hingga nil risiko???

(23)

Implementasi pengkajian risiko

• Implementasi sistem mutu

• Pengembangan produk

• Penentuan desain mesin, bangunan • Perawatan dan kalibrasi

• Validasi Proses, Validasi Pembersihan, Kualifikasi alat / perangkat lunak • Fungsi Pengawasan Badan POM

(24)

Langkah dalam memulai proses Manajemen Risiko

Mutu

• Tetapkan masalah dan/atau risiko yang dipersoalkan,

termasuk asumsi terkait yang mengidentifikasi potensi

risiko.

• Kumpulkan latar belakang informasi dan/ atau data bahaya

potensial, ancaman atau pengaruh pada kesehatan manusia

yang relevan untuk penilaian risiko.

• Tentukan pemimpin dan sumber daya yang diperlukan.

• Tetapkan batas waktu, hasil yang akan dilaporkan dan

tingkat pengambilan keputusan yang layak untuk proses

manajemen risiko.

(25)

Penilaian Risiko

• RISIKO, merupakan kombinasi dari:

Probabilitas terjadinya kerusakan (harm)

Keparahan (severity) dari kerusakan yang timbul

RISIKO = PROBABILITAS X KEPARAHAN

(probability)

(Severity)

*) Risiko dapat diperkecil dengan menurunkan nilai salah

satu aspek diatas

(26)

Penilaian Risiko

• Kemampuan Deteksi akan berpengaruh terhadap

Risiko

Kemampuan

deteksi tinggi,

risiko

rendah

Kemampuan

deteksi rendah,

risiko

tinggi

(27)

Penilaian risiko

What might go wrong?

What is likelihood (probability) it will go

wrong?

What are the consequences

(28)

Penilaian risiko

• Identifikasi risiko

• Analisis risiko

• Evaluasi risiko

Informasi digunakan secara sistematis untuk mengidentifikasi bahaya

Estimasi terhadap risiko terkait bahaya yg diidentifikasi

Membandingkan risiko yg diidentifikasi dan dianalisis terhadap kriteria risiko yg

(29)

Penilaian risiko

Kuantitatif

Kualitatif

OUTPUT

Numeris Deskripsi

e.g: “tinggi”, “sedang”, “rendah”

(30)

Pengendalian Risiko

• Penetapan keputusan untuk:

Mengurangi risiko hingga tingkat yg dapat diterima, dan atau

Menerima sisa risiko

Diperlukan pemahaman secara optimal mengenai risiko yg timbul (benefit-cost analysis)

(31)

Fokus dalam pengendalian risiko:

• Apakah risiko tersebut melebihi tingkat yang dapat

diterima?

• Apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau

menghilangkan risiko?

• Bagaimana keseimbangan yang layak antara keuntungan,

risiko dan sumber daya?

• Apakah muncul risiko baru sebagai hasil identifikasi risiko

(32)

METODOLOGI MANAJEMEN RISIKO

Perangkat (Tools) QRM (CPOB 2012):

• Metode dasar manajemen risiko (flowcharts, check sheets, dll) • Failure Mode Effects Analysis (FMEA)

• Failure Mode, Effects and Criticality Analysis (FMECA) • Fault Tree Analysis (FTA)

• Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) • Hazard Operability Analysis (HAZOP)

• Preliminary Hazard Analysis (PHA)

• Penyaringan dan pemberian skala (pemeringkatan) risiko

(33)

Metode dan tools

• Tidak ada tool yang salah

• Lebih baik menggunakan tool yang sederhana (simpel)

• Beberapa metode analisa umumnya bisa saling

menggantikan (interchangeable)

• Metode/tool dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan

• Informasi yang tersedia dan beberapa pertanyaan risiko

(34)

FMEA (Failure Mode Effects Analysis)

RISIKO RPN Prioritas Penyelesaian

Minor ≤4 Rendah

Mayor ≤8 Sedang

Kritikal ≥20 Tinggi

RPN (Risk Priority Number) =

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)

Studi kasus

• Sebuah perusahaan farmasi sedang merencanakan import vaksin dari produsennya

di luar negeri. Agar memperoleh biaya import yang murah, bagian supply chain telah mendisain cara pengiriman seperti pengiriman produk tablet yang pernah dilakukan ,yaitu:

 Kemasan menggunakan box biasa (bukan insulation box).

 Cara pengiriman/transportasi produk melalui laut (sea freight) dengan kondisi suhu kamar (ambient) dan tanpa dilengkapi dengan ice-pack.

 Selama pengiriman tidak dilengkapi dengan alat perekam suhu (data logger)

• Pada penandaan produk vaksin disebutkan “Simpan di tempat dingin (2-8o_C)”.

(40)

Penilaian tingkat S,O,D

severity nilai kondisi

Rendah 1 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko yang rendah terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta tidak menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien

Sedang 3 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang sedang terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien. tinggi 9 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang

tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang parah pada pasien.

(41)

Penilaian tingkat S,O,D

occurance nilai kondisi

Rendah 1 Kurang dari 1% produk akan mengalami risiko kerusakan

Sedang 3 > 1-5 % produk akan mengalami risiko kerusakan tinggi 9 > 5% produk akan mengalami risiko kerusakan

(42)

Penilaian tingkat S,O,D

detectability nilai kondisi

Rendah 9 Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama proses pengiriman berlangsung

Sedang 3 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat dilakukan namun ada delay waktu, misal: pembacaan suhu selama pengiriman dapat dilakukan setelah

produk sampai di gudang.

tinggi 1 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat dilakukan segera, misal: setiap box pengiriman

mempunyai pencatatan/pembacaan suhu produk selama proses pengiriman sedang berlangsung

(43)

Kriteria RPN

1 3 9 81 81 243 729 27 27 81 243 9 9 27 81 3 3 9 27 1 1 3 9 D SxO 1 3 9 1 1 3 9 3 3 9 27 9 9 27 81 SxO Risiko rendah 1-3 Risiko sedang 9-81 Risiko tinggi 243-729

(44)

Penilaian FMEA

Tahapan

Proses Kejadian yangdapat menyebabkan resiko pada mutu produk Kondisi kejadian yang dapat menyebabkan keparahan pada kualitas, keamanan, S Tingkat kemungkinan (probabilitas) kejadian terhadap keseluruhan produk O Kemampuan alat pendeteksian yang saat ini terpasang D RP N Importasi dan Pengirima n Vaksin Pengiriman vaksin pada suhu kamar (ambient) dan tanpa dilengkapi dengan datalogger Cara pengiriman Produk menunjukkan resiko kerusakan yang tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan

gangguan kesehatan yang parah pada pasien. 9 Semua atau > 5% produk akan mengalami resiko kerusakan 9 Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama proses pengiriman berlangsung 9 729

(45)

mitigasi

Tahapan Proses S O D RPN Tindakan perbaikan yg direkomendasikan Target implementasi S O D RPN Importasi dan Pengiriman Vaksin

9 9 9 729 Menggunakan box khusus yg dapat menjaga suhu

(insulation box)

Menggunakan ice packs agar suhu tetap dingin

Diberikan data logger untuk memantau suhu

Menggunakan air freight Akan dilakukan study

pengiriman dengan kondisi tersebut

Studi pengiriman akan dilakukan sebelum

importasi

Desain pengiriman akan diimplementasikan sejak impor lot pertama

(46)

Tugas

• Sebagai Apoteker yang bekerja di bagian Produksi, anda memperoleh laporan dari

Operator pencetakan tablet dimana bulk tablet PCT 500 mg yang sudah dicetak menjadi tablet terkontaminasi serpihan logam (stainless steel).

• Pada akhir proses produksi diketahui lebih dari 5% tablet di-reject oleh mesin

pendeteksi logam (metal detector) yang terpasang di mesin cetak tablet. Kondisi ini adalah out of trend (OOT).

• Setelah dilakukan investigasi diketahui ayakan (screen) mesin penghalus/milling yang digunakan rusak dan menyebabkan serpihan logam (stainless steel)

mengkontaminasi tablet yang sedang diproduksi.

(47)

Inspeksi diri

• mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri

farmasi memenuhi ketentuan CPOB

• Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan

dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan

• Anggota tim hendaklah dipilih personil yang:

1. menguasai CPOB dan mengetahui cara penerapannya,

2. berpengalaman pada bidangnya, dan

(48)

Inspeksi diri

Fokus pada tujuan: menemukan hal yg

perlu diperbaiki

Mencari kesalahan orang

Laporan:

(49)

Penanganan keluhan dan penarikan kembali

terhadap produk

• Untuk menangani semua kasus yang mendesak, hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran

secara cepat dan efektif.

Keluhan dan semua informasi terkait

kemungkinan kerusakan obat

dalam luar

Pengkajian dan penanganan secara teliti seusai prosedur

tertulis

Produksi, QC, gudang, pemasaran

Pasien, Apt, dr, paramedic, klinik, RS, distributor, BPOM

(50)

keluhan

• Tiap keluhan hendaklah diselidiki dan dievaluasi secara menyeluruh

dan mendalam serta mencakup:

a. pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau keluhan;

b. inspeksi atau pengujian sampel obat yang dikeluhkan dan diterima serta, bila perlu, pengujian sampel pertinggal dari bets yang sama; dan

c. pengkajian semua data dan dokumentasi termasuk catatan bets, catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yang

(51)

Penarikan kembali

• proses penarikan dari satu atau beberapa bets atau seluruh

bets produk tertentu dari rantai distribusi karena keputusan

bahwa produk tidak layak lagi untuk diedarkan.

• Keputusan ini dapat bersumber dari Badan POM atau dari

(52)

Pelaksanaan penarikan kembali

1.

Tindakan penarikan kembali produk hendaklah dilakukan

segera setelah diketahui ada produk yang cacat mutu atau

diterima laporan mengenai reaksi yang merugikan;

2. Pemakaian produk yang berisiko tinggi terhadap kesehatan,

hendaklah dihentikan dengan cara embargo yang dilanjutkan

dengan penarikan kembali dengan segera. Penarikan kembali

hendaklah menjangkau sampai tingkat konsumen;

3. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri

farmasi, hendaklah menjamin bahwa embargo dan penarikan

kembali dilaksanakan secara cepat, efektif dan tuntas;

4. Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhadap produk

hendaklah dibuat untuk memungkinkan embargo dan

penarikan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan efektif

dari seluruh mata rantai distribusi.

(53)

Dokumentasi

• Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen

• bagian esensial dari pemastian mutu.

• memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan

(54)

Jenis dokumen

DOKUMEN

INSTRUKSI: Perintah,

Persyaratan

(55)

• Semua catatan terkait dengan proses produksi dan

pemeriksaan bahan awal yaitu: Catatan Pengolahan Bets,

Catatan Pengemasan Bets produk, catatan pengambilan

sampel, pemeriksaan serta pelulusan bahan awal dan bahan

pengemasnya

• Disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal

(56)

Dokumen Spesifikasi

• Bahan awal

• Bahan pengemas

• Produk antara dan Produk ruahan • Produk jadi

(57)

Dokumen Produksi

• Dokumen Produksi Induk

, berisi formula produksi dari suatu produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu,

• Prosedur Produksi Induk

, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik

• Catatan Produksi Bets

, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-masing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan

(58)

Dokumen prosedur dan catatan

• Penerimaan ( tiap pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas

primer dan bahan pengemas cetak)

• Pengambilan Sampel

• Pengujian

• Lain-lain (validasi, perakitan, kualifikasi, kalibrasi peralatan,

perawatan, pembersihan, sanitasi, pemantauan lingkungan,

pengendalian hama, keluhan, penarikan kembali, prosedur pelulusan dan penolakan, catatan distribusi tiap batch, prosedur pengoperasian peralatan utama, log book, dll)

(59)

referensi

• ICH Q9 dan Q10

• Pedoman CPOB 2012

• POPPCPOB 2012 jilid II 2014

• Ganggas Cahyono, 2016, MANAJEMEN RISIKO MUTU (QUALITY RISK

MANAGEMENT) disampaikan dalam workshop dan rakerda HISFARIN JATIM 14 Mei 2016

(60)