BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi
Sumber: (Peruri, 2020)
Gambar III. 1. Perum PERURI
Perum Peruri merupakan akronim dari Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia yang didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1971. Perum Peruri berdiri sejak tanggal 15 September 1971 yang mana perusahaan BUMN ini merupakan hasil peleburan (merger) dari dua perusahaan yaitu Perusahaan Negara (PN) Arta Yasa dengan PN. Pertjetakan Kebayoran (PERKEBA).
Sesuai PP 60 Tahun 1971 Pasal 3, dijelaskan bahwa mencetak uang kertas, uang logam dan barang cetakan, surat-surat berharga serta membuat barang-barang logam lainnya untuk pemerintah, BI, lembaga-lembaga Negara dan umum merupakan tujuan serta lapangan usaha Perum Peruri. Berdasarkan persetujuan Menteri Keuangan serta berpedoman pada dasar-dasar dan prinsip-prinsip ekonomi yang rasional, Perum Peruri dapat menyelenggarakan usaha-usaha sampingan selain usaha utamanya.
Bertumpu pada visi serta misi yang dimiliki Peruri menjadikan Peruri sebagai perusahaan yang mempunyai peran serta fungsi yang tidak hanya vital melainkan juga strategis. Pemberian sertifikat Obyek Vital Nasional bidang Industri (OVNI) dari Menteri Perindustrian menjadikan Perum Peruri sebagai salah satu obyek vital nasional strategis.
Di dalam perkembangannya berdasarkan PP 06 Tahun 2019 dengan pengaturan penugasan seperti yang tertera pada bagian ketiga mengenai Kegiatan dan Pengembangan Usaha Peruri, yaitu selain menjalankan kegiatan usaha mencetak uang RI untuk memenuhi permintaan BI, Peruri juga dapat menjalankan kegiatan usaha lainnya yaitu mencetak dokumen sekuriti untuk negara, seperti dokumen keimigrasian, pita cukai, meterai dan dokumen pertanahan atas permintaan instansi yang berwenang.
Selain produk di atas, atas permintaan negara yang bersangkutan Peruri dapat menyelenggarakan usaha mencetak barang cetakan logam non uang, mencetak uang dan dokumen sekuriti negara lain. Sesuai PP nomor 06 Tahun 2019 bahwa Peruri dapat melakukan kegiatan usaha lainnya dengan tujuan untuk kemanfaatan umum yang berupa logistik jasa digital sekuriti dan optimalisasi pemanfaatan potensi
sumber daya yang dimiliki (optimalisasi aset) dengan demikian hal ini menjadikan Perum Peruri dapat mengembangkan bisnisnya.
Dalam peraturan tersebut dikatakan bahwa Perum Peruri dapat melakukan kooperasi usaha dengan pihak lain, baik dalam negeri maupun luar negeri, membangun anak perusahaan dan ikut melakukan penanaman modal dalam badan usaha lain untuk mendukung pembiayaan dalam rangka mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Terkait dengan pengembangan usaha bisnis, Peruri telah memiliki 4 (empat) anak perusahaan yaitu PT Kertas Padalarang (PTKP), PT Peruri Wira Timur (PWT), PT Peruri Properti (PePro), PT Peruri Digital Security (PDS). PT Sicpa-Peruri Securink (SPS) merupakan perusahaan afiliasi Perum Sicpa-Peruri dari hasil kerjasamanya dengan Sicpa, SA (Swiss) yang bergerak di bidang usaha produksi tinta sekuriti untuk uang kertas.
3.1.2. Bidang Kegiatan Organisasi
Perum Peruri adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara yang berada di bawah naungan Menteri BUMN, yang bertindak sebagai pemilik modal dan sekaligus sebagai pembina teknis. Perum Peruri mempunyai legalitas sebagai pencetak uang resmi dan kertas berharga lainnya. Hal tersebut ditunjang dengan pengalaman yang lama dan kelengkapan sarana mesin cetak yang modern serta mempunyai jaringan lembaga-lembaga Pemerintahan, baik dalam maupun luar negeri.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) yang telah diperbaharui dan disempurnakan terakhir dengan PP No. 32 tahun 2006, maksud dan tujuan perusahaan adalah melaksanakan dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya dengan mengadakan usaha di bidang percetakan uang, barang, dan jasa yang mempunyai nilai sekuriti tinggi demi
keamanan dan kepentingannegara. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, perusahaan menyelenggarakan usaha mencetak uang rupiah Republik Indonesia untuk memenuhi permintaan Bank Indonesia dan melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
1. Mencetak barang cetakan berharga, surat berharga, dan barang cetakan
lainnya serta membuat barang cetakan logam,
2. Mencetak dokumen sekuriti untuk negara, yaitu dokumen keimigrasian, pita
cukai, materai, dan dokumen pertahanan atas permintaan instansi yang berwenang,
3. Mencetak dokumen sekuriti lainnya dan barang cetakan logam non
uang,Membuat bahan uang dan bahan cetakan berharga serta jasa yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan,
4. Mencetak uang, barang cetakan berharga, membuat bahan uang, dan cetakan
berharga untuk Negara lain,
5. Usaha-usaha lainnya yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan.
Dari beberapa kegiatan yang dilakukan Perum Peruri, maka tugas utamanya adalah mencetak uang kertas dan uang logam untuk Bank Indonesia yang merupakan pangsa pasar terbesar hingga 70%. Di sisi lain, pihak Perum Peruri terus berusaha untuk mengembangkan pasar di luar Bank Indonesia (captive market) untuk mendapatkan order cetakan, baik dari dalam maupun luar negeri.
Sedangkan Core Business yang dikeluarkan oleh Perum Peruri adalah sebagai berikut:
1. Produksi Uang Kertas (UTAS)
2. Produksi Uang Logam (UGAM)
a. Pita cukai hasil tembakau
b. Paspor
c. Perangko, materai, dan benda pos berharga lainnya
d. Security seals, ijasah, STTB
e. Airline ticket, dokumen perbankan (cek, giro, dan lainnya), SAKO,
SAKB, dan SKSH
f. Stiker kaset, stiker video, CD, dan berbagai jenis stiker.
4. Produksi Logam Non Uang (GAMONANG) yang antara lain:
a. Stempel tera
b. Stempel cetak
c. Medali
d. Key holder
e. Piagam Lencana dan Tropi
f. Printing roll
Sumber: Peruri, 2019
Gambar III. 2. Struktur Organisasi
Secara garis besar fungsi dan tugas Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu) yaitu bertanggung jawab atas operasional dan administratif
Divisi Pengadaan dan Fasilitas Umum Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan Seksi Perencana Pengadaan dan Evaluasi Pemasok Unit Perencana Pengadaan Unit Pengevaluasi Pemasok Seksi Pergudangan dan Administrasi Jasa
Unit Gudang Area 1
Unit Gudang Area 2
Unit Gudang Area 3
Unit Pengelola Data Inventory dan Jasa
pengadaan barang dan jasa. Adapun fungsi dan tugas dari masing-masing unit kerja yang berada di Departemen Jakdagu adalah sebagai berikut:
1. Seksi Perencana Pengadaan dan Evaluasi Pemasok (Rendavaluasi)
a. Melakukan pengelolaan vendor dan menyusun kebijakan pengadaan
b. Melakukan pendataan dan evaluasi terhadap vendor dan updating data
vendor/pemasok
c. Merencanakan pengadaan barang dan jasa serta mengendalikan tingkat sediaan material/inventory
2. Seksi Pergudangan dan Administrasi Jasa
a. Menyimpan sediaan bahan baku, bahan penolong dan komponen mesin b. Mendistribusikan barang gudang
c. Mengawasi pelaksanaan pengadaan barang dan jasa baik investasi
3. Seksi Ekspor Impor
a. Mengelola kelengkapan administrasi/aspek legal kegiatan ekspor impor b. Melaksanakan kegiatan administrasi ekspor dan impor untuk barang/jasa
1) Pembukaan LC dan Stattlement LC 2) Pembayaran pajak barang impor
3) Melakukan pembayaran COD kepada kurir 4) Untuk proses penyimpanan barang-barang impor 5) Melaporkan pengeluaran barang impor
3.1.4. Gambar Peta Lokasi Organisasi
Kawasan Produksi:
Sumber: Penulis, 2020
Gambar III. 3. Peta Kawasan Produksi Perum Peruri
3.2. Pelaksanaan Kegiatan Magang 3.2.1. Metode Pelaksanaan
Dalam rangka mengembangkan ilmu yang dimiliki penulis, diharapkan mampu mengaplikasikan pengetahuan secara teoritis yang diperoleh selama melakukan kegiatan belajar didalam kelas terhadap dunia kerja. Maka kegiatan PMMB ini dilaksanakan pada:
LokasiKawasan Industri Mitra (KIM) Perum Griya Indah Kawasan Industri Suryacipta Pom
Bensin PT. Pindo Deli
Gerbang Tol Karawang Timur 2
1. Tempat Pelaksanaan
Kegiatan PMMB dilaksanakan di kawasan produksi Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indoneisa (Perum Peruri) yang berlokasi di Desa Parung Mulya, Kecamatan Ciampel, Karawang, Jawa Barat 41361 Telepon (021)7395000 Fax. (021)7221567.
2. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan magang disesuaikan dengan batas waktu yang ditetapkan yaitu selama 4 (empat) bulan, terhitung sejak tanggal 01 Maret 2019 sampai dengan 30 Juni 2019. Hari kegiatan pelaksanaan PMMB dilakukan setiap hari senin sampai dengan jum’at (weekdays) mulai pukul 07:45 WIB – 16:00 WIB.
3. Sistem Pelaksanaan
Sistem pelaksanaan yang dilaksanakan penulis selama 4 (empat) bulan kegiatan PMMB berlangsung yaitu tetap. Mulai dari awal masuk sampai dengan selesai dilaksanakannya PMMB penulis tetap melaksanakan kegiatan PMMB di Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan pada Seksi Rendavaluasi yaitu mengenai persiapan pengadaan barang.
3.2.2. Deskripsi Hasil Kegiatan Magang
Jum’at tanggal 01 Maret 2019 penulis mulai melakukan kunjungan pertama ke Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu) untuk memperkenalkan diri sebagai mahasiswa magang. Keesokan harinya pada hari senin penulis mulai merekap barang ATK dan belajar SAP, begitu juga dihari berikutnya hari selasa dan rabu. Karena hari kamis adalah hari raya nyepi, maka kantorpun diliburkan. Pada hari jum’at tugas penulis hanya merapikan lemari arsip nota pembelian barang dan jasa (NPB/NPJ).
Di minggu kedua, pekerjaan yang dilimpahkan kepada penulis mulai beragam yaitu melakukan pengecheckan rekap ATK apakah sudah release atau belum, merapikan NPJ & NPB di gudang, mencari SPPB & SPPJ yang bermasalah, dan membaca modul SAP. Kegiatan penulis selama minggu ketiga yaitu meng-update spesifikasi barang di Eproc. Namun pada hari selasa di minggu ketiga, penulis mulai belajar daily monitoring. Pada bulan kesatu di minggu terakhir, penulis membuat kode barang baru di Eproc dan SAP serta mengupload dan mendownload gambar barang di Eproc.
Awal minggu di bulan kedua, penulis mendapat tugas untuk mengupdate
Purchase Requisition (PR) di anggaran. Tanggal 09 April merupakan hari dimana
rumah kreatif di resmikan, bersamaan dengan itu Peruri menyelenggarakan pasar pangan murah yang berlokasi di Masjid Raya Puri Teluk Jambe, jadi penulis tidak pergi masuk kantor melainkan mendapat tugas sebagai panitia dalam acara tersebut. Karena sering ditemukan PR yang bermasalah sehingga terhambat untuk di proses lebih lanjut, di minggu ketiga penulis diajarkan untuk membuat OA (Nota Dinas). Kegiatan yang dilakukan penulis di minggu terakhir yaitu membuat surat untuk vendor, mengerjakan daily monitoring, serta membantu pengumpulan pemesanan barang keselamatan (APD). Namun yang lebih sering dilakukan penulis yaitu mengerjakan daily monitoring.
Kegiatan penulis selama bulan Mei dari minggu pertama sampai terakhir di Perum Peruri selalu mengerjakan daily monitoring. Sampai di bulan juni yaitu bulan terakhir penulis melaksanakan kegiatan PMMB, masih sering mengerjakan daily
monitoring. Disamping mengerjakan daily monitoring, penulis juga merekap barang
APD. Semua mahasiswa magang melakukan kunjungan ke gedung Uang Kertas (UTAS) untuk melihat secara langsung proses pembuatan uang kertas, kegiatan
tersebut sebagai kegiatan terakhir penulis melaksanakan kegiatan PMMB. Selain itu pada hari terakhir penulis melaksanakan kegiatan PMMB, penulis di ajak berkunjung ke semua gudang untuk berpamitan.
Akhirnya kegiatan PMMB telah selesai dilaksanakan penulis. Penulis berharap semoga ilmu yang didapat selama melaksanakan kegiatan PMMB dapat bermanfaat bagi banyak orang dan tentunya juga untuk penulis pribadi. Tak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada seluruh staff Perum Peruri yang telah banyak membantu penulis selama melaksanakan kegiatan PMMB.
3.2.3. Pembahasan
Pada sub bab ini, penulis mengangkat satu tema khusus yang paling sering dilakukan selama kegiatan PMMB berlangsung, kegiatan tersebut mengenai proses persiapan pengadaan barang yang terjadi di Perum Peruri dengan menerapkan aplikasi ERP SAP kedalam kegiatan tersebut sebagai instrumennya. Selama melaksanakan PMMB kegiatan tersebut menjadi kegiatan yang paling dominan dilakukan oleh penulis. Berikut dibawah ini merupakan penjelasan mengenai proses persiapan pengadaan barang yang terjadi di Peruri.
Setiap Surat Permintaan Pengadaan Barang (SPPB) atau Purchase
Requisition (PR) di SAP yang telah dibuat oleh unit kerja (user) selanjutnya akan
diverifikasi oleh seksi Perencana Pengadaan dan Evaluasi Pemasok (Rendavaluasi) tepatnya unit Renda untuk proses perencanaan pengadaan lebih lanjut. Verifikasi data meliputi:
1. Material tersebut termasuk kedalam type barang nonstock atau bukan. Dan purchasing group barang tersebut apakah barang lokal atau impor.
2. Requisitioner merupakan pemesan barang atau bisa dikatakan sebagai
3. Quantity adalah jumlah barang yang diperlukan user.
4. Anggaran berkaitan dengan quantity, jangan sampai pesanan user melebihi
anggaran yang tersedia.
5. Lead time pengadaan pada barang lokal atau umum membutuhkan waktu
sampai 5 (lima) bulan sedangkan pada barang impor 6 (enam) bulan lamanya tetapi khusus untuk ink offset (tinta uang) bisa sampai 3 (tiga) hari saja. Apabila ditemukan anggaran yang tidak mencukupi, maka unit Renda akan memberikan konfirmasi kepada user untuk membuat pengalihan anggaran jika ingin tetap diproses lebih lanjut. SPPB yang telah di cek oleh unit Renda kemudian akan dilakukan verifikasi ulang oleh Kasek Rendavaluasi sebelum akhirnya di setujui. SPPB yang belum di approve akan direvisi oleh unit Renda. Sedangkan SPPB yang telah disetujui agar dapat di release akan diverifikasi kembali untuk yang terakhir kalinya oleh Kadept. Jakdagu. Jika masih ditemukan kejanggalan maka akan diserahkan kembali ke unit Renda. Oleh sebab itu, SPPB yang dapat diserahkan kepada Departemen Pengadaan hanya untuk SPPB yang telah disetujui oleh Kadept. Jakdagu saja. Disamping memiliki wewenang dalam merelease SPPB, hanya Kadept. Jakdagu saja yang dapat mengubah planned order menjadi SPPB. Dibawah ini adalah alur sub proses persiapan pengadaan barang.
Persiapan Pengadaan Barang
Unit Kerja Seksi Rendavaluasi Dept. Jakdagu
-Realisasi Perencanaan Produksi -Perencanaan Pengadaan -Pembuatan Produk Baru dan Pengembangan Produk -Pengeluaran Barang Rutin
(Inventory Stock)
ERP Koreksi SPPB & Validasi ketersediaan anggaran Anggaran tersedia? 1 Pengalihan/ Penyimpangan anggaran ERP Lakukan appove SPPB oleh
Kasek Rendavaluasi Setuju? 1 tidak tidak ya ERP Lakukan verifikasi dan
release SPPB Setuju? 1 SPPB tidak ya ERP Menerbitkan SPPB Approve ERP Buat SPPB ERP Crosscheck SPPB & Validasi ketersediaan anggaran ya ERP Buat SPPB (Khusus Barang
ATK & Umum)
3.2.4. Kendala Magang dan Cara Mengatasinya
Pada saat melaksanakan kegiatan PMMB selama 4 (empat) bulan di Perum Peruri ada beberapa kendala yang dihadapi oleh penulis. Adapun kendala-kendala yang dihadapi penulis antara lain:
1. Pada saat penulis memvalidasi ketersediaan anggaran, masih ditemukan
pesanan yang tidak mencukupi anggaran atau bahkan tidak memiliki anggaran sama sekali pada periode kerja tersebut.
2. Terdapat kesalahan atau kekurangan dalam pembuatan Surat Permintaan
Pembeliaan Barang (SPPB) dikarenakan unit kerja (user) tidak teliti atau terdapat suatu hal yang tidak diketahui oleh user.
3. Hilangnya hardcopy Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) yang sudah
diserahkan ke Dept. Pengadaan.
4. Untuk mencantumkan nomor SPPB agar anggaran barang tersebut terpotong
masih menggunakan file Microsoft Excel, sehingga pengerjaannya tidak dapat dilakukan secara bersamaan.
Walaupun terdapat kendala yang dihadapi penulis selama melaksanakan PMMB, tetapi penulis berusaha sebisa mungkin dapat menyelesaikan kendala-kendala tersebut. Untuk mengatasi apa yang menjadi kendala-kendala penulis selama melaksanakan kegiatan PMMB berusaha penulis atasi dengan cara :
1. Segera melakukan konfirmasi kepada unit kerja (user) yang bersangkutan
mengenai permasalahan yang terjadi dengan mengirim nota dinas dan menghubungi user tersebut melalui via telpon.
2. Agar Dept. Jakdagu mengetahui siapa pihak Dept. Pengadaan yang menerima
SPPB maka selain adanya paraf di dalam buku ekspedisi, penerima juga harus mencantumkan nomor pegawai (NP).
3. Memberikan modul SAP mengenai pembuatan purchase requisition (PR) kepada unit kerja (user) supaya membuat PR kembali dengan benar.
