Diperbanyak oleh : Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumenep Tahun 2015

(1)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁

Diperbanyak oleh :

Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumenep

(2)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂ DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ... 1 DAFTAR ISI ... 2 KATA PENGANTAR ... 4 BAGIAN I ... 6 RINGKASAN EKSEKUTIF ... 6

1.1. Gambaran Umum Kondisi Sistem Informasi Teknologi Informasi Kabupaten Sumenep ... 6

1.2. Strategi ... 6

1.3. Program Strategi ... 7

1.4. Metodologi ... 7

1.5. Analisa ... 8

1.5.1. Aktifitas Fungsional Pemerintah ... 8

1.5.2. Aktifitas Kelembagaan Pemerintah ... 8

1.6. Target Portofolio Aplikasi ... 9

1.7. Infrastruktur ... 10

1.8. Organisasi dan Sumber Daya Manusia ... 11

1.9. Peraturan dan Kebijakan ... 12

1.9.1. Plan dan Organisasi ... 12

1.9.2. Acquire dan Implement ... 12

1.9.3. Deliver dan Support ... 13

1.9.4. Monitor dan Evaluate ... 13

BAGIAN II ... 14

Master Plan Kelembagaan Birokrasi Berbasis IT Kabupaten Sumenep Tahun 2016 – 2021 ... 14

2.1 Pendahuluan ... 14

2.1.1 Metodologi dan Pendekatan ... 14

2.1.2 Alur Proses Pengembangan Masterplan ... 15

2.2 Analisa GAP ... 16

(3)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃

2.2.1.1 Gap Aplikasi ... 18

2.2.1.2 Usulan Aplikasi ... 29

2.2.2 Analisa Gap Infrastruktur ... 34

2.2.2.1 Gap Infrastruktur ... 35

2.2.3 Analisa gap kapabilitas TI ... 38

2.2.3.1 Gap Kapabilitas TI ... 40

2.3. Analisa Portofolio ... 44

2.3.1. Target Portofolio Aplikasi ... 44

BAGIAN III ... 46

Hasil Pendampingan Kebutuhan dan Pengembangan Aplikasi Teknologi Informasi Kelembagaan Birokrasi Satuan Kerja Perangkat Daerah di Kabupaten Sumenep ... 46

3.1 Pendahuluan ... 46

3.2 Metodologi ... 46

3.2.1 Survei Lapangan ... 46

a. Studi Literatur ... 47

b. Wawancara dan Survey ... 47

c. Penyusunan Kebutuhan Informasi ... 47

d. Penyusunan Rencana Aplikasi ... 47

3.2.2. Aktivitas Pemerintahan Kabupaten Sumenep ... 47

a. Aktivitas Fungsional Pemerintah ... 47

b. Aktivitas Kelembagaan Pemerintah ... 49

3.3. Analisis Pengembangan Teknologi Informasi Pemerintahan Kabupaten Sumenep ... 49

3.3.1 Pemetaan dan Kebutuhan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ... 50

3.3.2 Alur Pengembangan Aplikasi ... 121

3.3.3 Target portofolio Aplikasi ... 122

3.4 Rencana Tindak Lanjut Master Plan Kelembagaan Birokrasi Berbasis Teknologi Informasi di Kabupaten Sumenep Tahun 2016 - 2021 ... 126

P E N U T U P ... 132

LAMPIRAN DATA INTERCHANGE ... 133

LAMPIRAN ISIAN DATA KUISIONER ... 201

(4)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄

KATA PENGANTAR

Dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah disebutkan bahwa pada hakikatnya Otonomi Daerah diberikan kepada rakyat sebagai satu kesatuan masyarakat hukum yang diberi kewenangan untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahannya yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh kepala daerah dan DPRD dengan dibantu oleh Perangkat Daerah dengan memperhatikan kearifan, potensi, inovasi, daya saing dan kreativitas daerah yang harus tetap bersinergis dengan kepentingan nasional untuk mendukung pencapaian tujuan nasional secara keseluruhan.

Setiap daerah sesuai karakter daerahnya akan mempunyai prioritas yang berbeda antara satu daerah dengan daerah lainnya dalam upaya menyejahterakan masyarakat, walaupun daerah sama-sama diberikan otonomi yang seluas-luasnya, namun prioritas Urusan Pemerintahan dan kelembagaan yang dikerjakan akan berbeda satu daerah dengan daerah lainnya sesuai dengan karakter daerah dan kebutuhan masyarakatnya.

Majunya suatu daerah sangat ditentukan oleh inovasi yang dilakukan daerah itu sendiri yang diperlukan adanya perlindungan terhadap kegiatan yang bersifat inovatif yang dilakukan di Daerah. Perlu adanya upaya memacu kreativitas Daerah untuk meningkatkan daya saing Daerah. Untuk itu perlu adanya kriteria yang obyektif yang dapat dijadikan pegangan bagi pejabat Daerah untuk melakukan kegiatan yang bersifat inovatif. Dengan cara tersebut inovasi akan terpacu dan berkembang tanpa ada kekhawatiran menjadi obyek pelanggaran hukum sebagai wujud pelayanan publik pemerintah kepada masyarakat.

Penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka pelayanan publik memerlukan good governance yang akan menjamin transparansi, akuntabilitas, efisiensi, dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan. Pemanfaatan teknologi informasi oleh institusi pemerintahan semakin meningkat, sehingga untuk memastikan pemanfaatan teknologi informasi tersebut benar-benar mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintahan.

(5)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅ diperlukan rencana teknologi informasi yang lebih harmonis, salah satu adalah data interchage atau metode pertukaran dokumen antar aplikasi komputer-antar dinas/instansi secara elektronik yang dihubungan dengan teknologi, sehingga memudahkan dalam pengawasan, koordinator dan pengelolaan yang lebih baik antar Organisasi Perangkat Daerah, sehingga tercipta peningkatan efisiensi dan efektivitas belanja teknologi informasi dan pendekatan yang dapat meningkatkan pencapaian nilai (value) dari implementasi teknologi informasi.

Dalam rangka untuk pencapaian rencana pengembangan good governance penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Sumenep, disusun Master Plan Kelembagaan Birokrasi berbasis Teknologi Informasi yang dimaksudkan sebagai landasan berpikir, standarisasi, pentahapan dan implementasi dalam tataran kelembagaan birokrasi penyelenggara pemerintahan yang komprehensif, efisien, efektif dan terpadu dalam Rencana Induk Pengembangan e-Government yang tetap berada dalam kerangka dan bagian dari penerapan e-Goverment secara nasional.

Secara umum tujuan penyusunan Master Plan Kelembagaan Birokrasi berbasis Teknologi Informasi di Kabupaten Sumenep adalah sebagai langkah Pengembangan sistem kelembagaan birokrasi, sistem manajemen dan proses kerja Birokrasi penyelenggara Pemerintahan di Kabupaten Sumenep. Untuk Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Sumenep, yang pada akhirnya akan dapat mewujudkan penyelenggaraan Pemerintahan yang bersih, transparan dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif dan dinamis.

(6)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₆

BAGIAN I

RINGKASAN EKSEKUTIF

1.1. Gambaran Umum Kondisi Sistem Informasi Teknologi Informasi Kabupaten

Sumenep

Sesuai dengan dengan peran Sistem Informasi Teknologi Informasi, di kabupaten Sumenep belum ada kebijakan dan bertanggung jawab mengenai pemanfaatan Sistem Informasi Teknologi Informasi. Pada hasil survey di setiap masing-masing SKPD pemanfaatkan Sistem Informasi Teknologi Informasi dan infrastruktur Sistem Informasi Teknologi Informasi belum merata, hal itu dikarenakan masing-masing SKPD mengadakan infrastruktur Sistem Informasi Teknologi Informasi sendiri-sendiri sehinga koordinasi pekerjaan antar SKPD menjadi tidak optimal dan mengakibatkan terjadinya duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan antar SKPD. Selain itu, sumber daya manusia yang ada di setiap masing-masing SKPD belum memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk pemanfaatan Sistem Informasi Teknologi Informasi dan Infrastruktur Sistem Informasi Teknologi Informasi secara optimal sehingga dibutuhkan pelatihan dan pendidikan yang berhubungan dengan Sistem Informasi Teknologi Informasi yang berguna untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia di Pemerintahan Kabupaten Sumenep.

1.2. Strategi

Sesuai dengan gambaran umum dan hasil survey di Kabupaten Sumenep, maka strategi yang di usulkan oleh Tim Master Plan Universitas DR. Soetomo adalah :

● Mengadakan pelatihan Sistem Informasi Teknologi Informasi untuk meningkatkan sumber daya manusia di Pemerintahan Kabupaten Sumenep ● Mengembangkan Teknologi Informasi leadership dilingkungan Pemerintahan

(7)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₇ ● Memanfaatkan Sistem Informasi Teknologi Informasi untuk menciptakan dan

mengoptimalkan kinerja di setiap SKPD di Kabupaten Sumenep

● Menggunakan teknologi dengan platform yang umum dan user friendly

1.3. Program Strategi

Berdasarkan gambaran umum kondisi Pemerintahan Kabupaten Sumenep dan strategi yang di usulkan, makan tim masterplan Universitas DR Soetomo Surabaya membuat program strategi untuk menunjang dan meningkatkan kinerja. Antara lain :

● Mengembangkan rancangan e-government pendukung proses pemerintahan berbasiskan pada teknologi terbuka dan jaringan, dengan struktur modular sehingga dapat diimplementasikan secara bottom-up sesuai tahapan pada INPRES NO 3 TAHUN 2003 tentang Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-government Lembaga.

● Mengembangkan kerangka acuan yang menjadi standar, serta panduan untuk pengembangan e-government Kabupaten Sumenep yang dapat memanfaatkan berbagai sumber data yang ada.

● Melengkapi peralatan teknologi yang dimiliki oleh pemerintahan Kabupaten Sumenep dengan berbagai perangkat yang dapat meningkatkan produktifitas mereka serta meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia Pemkab Sumenep dalam memanfaatkan TI sebesar-besarnya untuk keperluan mereka. ● Membangun e-government yang sesuai untuk pimpinan dan struktural

Pemkab Sumenep

● Dalam jangka pendek membuat program-program yang terkait dengan kegiatan pemerintahan yang mendukung suksesnya program kerja waliKabupaten Sumenep.

1.4. Metodologi

Metode yang digunakan untuk menyusun Masterplan kelembagaan birokrasi berbasis Teknologi Informasi Kabupaten Sumenep, Tim Universitas DR Soetomo membuat langkah-langkah sebagai berikut :

(8)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₈  Survey lapangan, pada tahap ini dilakukan dengan cara penyebaran kuesioner

dan wawancara di masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep untuk mengetahui kondisi eksisting dan mengumpulkan sejumlah data penunjang.  Penyusunan model kebutuhan Sistem Informasi Teknologi Informasi

berdasarkan tugas dan fungsi di masing-masing SKPD di Pemerintahan Kabupaten Sumenep

 Penyusunan kebutuhan infrastruktur, keamanan dan perwatanya

 Penyusunan kebutuhan pelatuhan dan pendidikan untuk peningkatan sumber daya manusia di Pemerintahan Kabupaten Sumenep

1.5. Analisa

Pada tahap analisa, dari hasil survey dan wawancara di masing-masing SKPD di Pemerintahan kabupaten Sumenep dialkukan indentifikasi dan pengelompokan berdasarkan tugas dan fungsi di masing-masing SKPD yang dibagi menjadi 2 aktifitas, yaitu:

1.5.1. Aktifitas Fungsional Pemerintah

Pada aktifitas fungsional pemerintahan, seperti : Pelayanan administrasi dan manajemen, legislasi, pembangunan, keuangan dan kepegawaian.

1.5.2. Aktifitas Kelembagaan Pemerintah

Pada aktifitas kelembagaan pemerintah, seperti: pemerintahan, kewilayahan, kemasyarakatan, saranan dan prasarana.

(9)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₉

1.6. Target Portofolio Aplikasi

Gambar 1 Arsitektur Aplikasi

1. Aplikasi Dasar dan Umum: Sistem Operasi, DBMS (Database Management System), Office, Internet, E-mail.

2. Aplikasi Komunikasi dan Integrasi : WEB server dan Networking 3. Aplikasi Fungsional, Operasional SKPD & Lembaga Pemerintahan:

a. Pelayanan: Website Kabupaten Sumenep, Sistem informasi kependudukan & ketenagakerjaan, Sistem Informasi Perijinan, Sistem Informasi Pendidikan, Sistem Informasi Jaring Pengaman Sosial, Sistem Informasi Kesehatan, Sistem Informasi Pelaporan Masyarakat; Sistem Informasi Pajak Daerah, e-Procurement; e-Surat;

b. Pembangunan: GIS Kab Sumenep;

4. Aplikasi Pelaporan Data (Top Level Management): Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah; Dashboard Kab Sumenep.

Dalam hal mengimplementasikan aplikasi-aplikasi yang tertera diatas, tahap proses pengembangannya dibagi menjadi dua fase. Pertama, fase pengembangan master plan yang dikembangkan berdasarkan penerimaan masukan dari Pemkab Sumenep yaitu bermula dari Visi dan Misi Kabupaten Sumenep dan juga

(10)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₀ pengembangan Visi dan Misi e-Government dari Kabupaten Sumenep yang langsung mendukung Visi dan Misi Kabupaten Sumenep dengan melihat dari tupoksi masing-masing dari SKPD Kabupaten Sumenep. Kemudian fase yang kedua, yaitu fase implementasi dari semua pemikiran hasil master plan, yang dimulai dari tahap persiapan, pematangan, pemantapan, pemanfaatan. Demi terciptanya kelancaran dalam proses integrasi dari kedua fase ini, maka Pemkab Sumenep juga perlu mengimplementasikan program website, yaitu antara lain pembangunan situs website resmi Pemkab Sumenep dan harus selalu meng-update informasi data yang ada di dalam website tersebut.

Gambar 2. Fase Pengembangan & Implementasi Master Plan

1.7. Infrastruktur

Peningkatan kinerja Pemerintahan Kabupaten Sumenep, bisa ditingkatkan dengan cara memperbaiki infrastruktur jaringan komputer di masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep, pada tingkat ini juga akan dipersiapkan sebuah Data Center dan network operating center (NOC) yang kelak akan dikebangkan sebagai pusat sistem informasi. Data center dan network operating center (NOC) akan diletakan di tengah-tengah penyebaran lokasi masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep. Sesuai survei, saat ini ada beberapa SKPD yang sudah terhubung jaringan komputer mengunakan jaringan fiber optic ada 18 SKPD. Selain itu juga di sediakan koneksi internet untuk memberikan layanan akses

(11)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₁ informasi internet bagi masyarakat maupun bagi pegawai di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Sumenep. Dengan adanya internet memudahkan Pemerintah Kabupaten Sumenep memberikan layanan informasi kepada masyarakat dengan memasang website. Dengan memberikan akses ke internet, maka diperlukan tambahan server yang mendukung untuk penyediaan akses internet seperti DNS server, mail server dan proxy server. Pada tingkat ini juga masyarakat dimungkinkan untuk mengakses internet memanfaatkan fasilitas pemerintah dengan gratis via koneksi wireless. Titik akses bisa disediakan lewat SKPD yang sudah terhubung ke NOC dengan menyediakan tambahan peralatan Wireless Access Point.

Gambar 3 : Infrastruktur Teknologi Informasi Kabupaten Sumenep

1.8. Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Berdasarkan survei di masing-masing SKPD Pemerntahan Kabupaten Sumenep mengenai pengunaan teknologi Informasi dalam membatu pekerjaan sehari-hari, bahwa sebagian besar SKPD di Kabupaten Sumenep belum mengunakan teknologi informasi secara optimal. selain teknologi informasi, Infrastruktur yang berhasil di amati pada saat survei, masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep masih banyak teknologi komputer yang belum terhubung dalam sebuah jaringan komputer.

(12)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₂ Penggunaan teknologi informasi dan infrastruktur jaringan seharusnya menjadi tanggung jawab Dinas Informasi dan Komunikasi, namun pada Dinas Informasi dan Komunikasi memiliki masalah antara lain, keterbatasan sumber daya manusia yang menguasai/memahami teknologi informasi. sesuai arahan pemerintah pusat dalam bentuk e-goverment, diharapkan masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep memiliki sumber daya manusia memiliki kemampuan di bidang teknologi informasi. untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di masing-masing SKPD di Kabupaten Sumenep dengan melakukan seminar dan pelatihan teknologi informasi. sesuai hasil survei pelatihan yang di ajukan oleh tim DR Soetomo bagi staf/penjabat pemerintahan Kabupaten Sumenep adalah :

1. Pelatihan komputer bagi eksekutif

2. Pelatihan pengelolahan jaringan di setiap SKPD

3. Pelatihan desain web dan pengelolahan data elektronik di setiap SKPD

Berdasarkan kebutuhan dan urgensi pelatihan dilakukan pada tahap tahun pertama dalam pengembangan sumber daya manusia di Pemerintahan Kabupaten Sumenep adalah pelatihan komputer bagi eksekutif, pelatihan pengelolahan jaringan di setiap SKPD dan pelatihan desain web dan pengelolahan data elektronik di setiap SKPD.

1.9. Peraturan dan Kebijakan

Guna menjamin pengelolaan selama pengembangan dan operasional e-government, perlu dibuatkan peraturan dan kebijakan tentang tata kelola

teknologi informasi di Pemkab Sumenep pada proses :

1.9.1. Plan dan Organisasi

Menentukan rencana strategis TI, arsitektur TI, arah tehnologi, proses TI, organisasi dan hubungannya, mengelola investasi TI, SDM, kualitas, menetapkan dan mengelola resiko, serta mengelola proyek

1.9.2. Acquire dan Implement

Identifikasi solusi otomatis, mengadakan dan menerapkan aplikasi dan infrastruktur, dan lain-lain.

(13)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₃

1.9.3. Deliver dan Support

Mendifinisikan dan mengelola tingkat pelayanan, menjaminan pelayanan yang kontinu, memanajemen data dan operasional, dan lain-lain

1.9.4. Monitor dan Evaluate

Memantau dan menilai kinerja Teknologi Informasi dan kontrol internal, menyediakan tata laksana Teknologi Informasi, dan lain-lain.

(14)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₄

BAGIAN II

Master Plan Kelembagaan Birokrasi Berbasis IT Kabupaten Sumenep Tahun 2016 - 2021

2.1

Pendahuluan

Master Plan ini bertujuan untuk pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi bagi pemerintah kabupaten Sumenep untuk tahun 2016-2020. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Tim Konsultan Teknologi Informasi dari Universitas DR Soetomo Surabaya. Hasil akhir project ini adalah dukumen Master Plan Pengembangan Sitem Infromasi dan Teknologi Informasi Pemeritah Kabupaten Sumenep Tahun 2016-2020. Master Plan ini terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

a) Analisa Gap

b) Portfolio dan rencana dasar pengembangan c) Transisi Roadmap

2.1.1 Metodologi dan Pendekatan

Metodologi yang digunakan mengacu kepada lingkup penugasan dan metodologi IBM dalam menyusun Strategi Teknologi Informasi, seperti yang digambarkan pada bagan berikut :

(15)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₅

2.1.2 Alur Proses Pengembangan Masterplan

Gambar 2 : Alur Proses Pengembangan Masterplan Kelembagaan Birokrasi Berbasis IT

Kerangkan Desain yang di dapat dari penyebaran kuesioner pada setiap SKPD menggambarkan Visi TI pada Kabupaten Sumenep dalam bentuk target arsitektur TI. Laporan kerangkan Desain ini menjelaskan apa yang perlu di capai Kabupaten Sumenep dalam waktu 3 samoai 5 tahun mendatang dalam bidang teknologi informasi. Laporan Master Plan ini mendisukusikan bagaimana Kabupaten Sumenep mencapai visi TI tersebut. Pencapaian visi TI ini akan di jabarkan dalam Master Plan yang berisi roadmap untuk transisi.

Proses pengembangan Master Plan dimulai dengan proses analisa gap antara target arsitektur dengan arsitetktur dan kapablitias TI saat ini, yang dihasilalkan dari penyebaran kuesioner di setiap SKPD Kabupaten Sumenep. Hasil dari analisa gap ini adalah rekomendasi langkah untuk mengurangi,menutup atau menghilangkan gab tersebut. Rekomendasi langkah yang berhubungan dan mempunyai kesamaan akan di kelompokan kedalah satu work package. Setiap work package berisi garis besar deskripsi proyek untuk

mengimplementasikan target pengambangan teknologi informasi di Analisa Gap Rekomendasi Langkah Work Packages Arsitektur TI dan Kapabilitas TI Kab.Sumenep saat ini Target Arsitektur TI Pengelompokan Langakah Transisi Roadmap Prioritas dan Urutan

(16)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₆ Kabupaten Sumenep. Dalamm sembuah work package dapat merupakan sebuah proyek atau dipecah menjadi beberapa proyek. Kumpulan dari work package ini membentuk portofolio dari program transisi. Portofolio program transisi ini akan di analisa menerut prioritasnya. Hubungan dan ketergantungan antara work package yang satu dengan yang lain akan dianalisa sehingga membentuk urutan yang logis. Prioritas dan urutan logis daro work pakage ini kemudian disusun dalam bentuk estimasi jadwal implemtasi. Jadwal implemetasi inilah yang akan disebut Road Map untuk transisi.

2.2

Analisa GAP

Langkah pertama dalam pembentukan Master Plan transisi adalah menganalisa kesenjangan antara target arsitektur Teknologi Informasi dengan arsitektur saat ini. Hal ini dilakukan dalam 3 fokus area,antara lain :

a. Analisa gap aplikasi

Pada analisa gap aplikasi, gap antara visi aplikasi dimasa datang dengan aplikasi saat ini

b. Analisa gap infrastruktur

Pada gap infrastruktur, gap antara visi teknologi infrastruktur dengan infrastruktur yang ada saat ini

c. Analisa gap kapabilitas TI

Gap kapabilitas organisasi dalam pengelolaan dan penggunaan TI secara optimal untuk mendapatkan manfaat TI yang sebesar besarnya

2.2.1

Analisa Gap Aplikasi dan Usulan Aplikasi

Analisa gap aplikasi dilaksanakan dengan membandingkan arsitektur aplikasi saat ini dengan target arsitektur aplikasi. Pertanyaan penting untuk setiap aplikasi yang ada di dalam target arsitektur aplikasi adalah:

1. Apakah aplikasi sudah ada dan dipakai saat ini ?

2. Jika aplikasi sudah ada dan dipakai saat ini, apakah diperlukan dan dimungkinkan pengembangan untuk mencapai target arsitektur ?

(17)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₇ 3. Jika aplikasi sudah ada, dipakai saat ini dan sudah mencapai target

state, apakah integrasi dengan aplikasi lain sudah ada?

Jika aplikasi yang ada tidak memungkinkan untuk dikembangkan, maka perlu dilaksanakan evaluasi terhadap aplikasi yang ada di market Setiap gap yang diidentifikasikan kemudian dianalisa untuk menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk menutup gap tersebut :

(18)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₈

2.2.1.1

Gap Aplikasi

NO Basis Data Jenis Data Gap Aplikasi Penanggungjawab

1. EKSEKUTIF Informasi dari olahan basisdata

Belum ada Dinas Komunikasi dan Informatika

2. PERINDUSTRIAN Klasifikasi Usaha Investor Penggunaan tenaga kerja Produk industri Kontribusi terhadap daerah UMKM Koperasi Belum ada integrasi data antara Disperindag kop & UKM untuk investor dan pengunaan tenaga kerja

Disperindag, Diskoperasi & UKM

3. PERDAGANGAN Komoditi Penggunaan tenaga kerja Produk perdagangan Kegiatan eksport/impor Kontribusi terhadap daerah Belum ada integrasi data Disperindag kop & UKM untuk informasi komiditi perdagangan dan kegiatan ekspor dan impor Disperindag, Diskoperasi & UKM

4. KESEHATAN Klasifikasi Penyakit Frekwensi kejadian Epidemologi

Pencegahan dan penanganan

Belum ada data rekam medis dan SOP pada dinas kesehatan untuk pecegahan dan penanganan

(19)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₁₉

5. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Klasifikasi diklat Lokasi, waktu pelaksanaan Pelaksana Jenjang pendidikan Tujuan dan manfaat

Belum ada sistem informasi untuk penjadwalan untuk pelatihan dan pengembahan SDM Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan 6. HUBUNGAN MASYARAKAT Klasifikasi (politik, pembanguna, dll) Laporan dan masukan masyarakat Promosi daerah Frekwensi Penanganan (penanggungjawab, waktu, detail penanganan) Pengumuman dari Pemerintah Daerah Event di Pemda Belum ada sistem informasi kegiatan pemerintahan dan sarana untuk masyarakat dalam menyampaikan pendapat Setda - Bagian Humas dan Protokol

(20)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₀

7. PERPUSTAKAAN Jenis-jenis koleksi (buku, kliping, sinopsis, micro film, dll) Pengelolaan koleksi Sirkulasi koleksi Pengelolaan perpustakaan keliling

Belum ada sitem informasi dan integrasi data Kantor

Perpustakaan dan Arsip yang berhubungan dengan asset dan sistem informasi perpustakaan

Kantor Arsip dan Perpustakaan

8. KEPEGAWAIAN Jenis Kepegawaian (CPNS, PNS)

Data pribadi pegawai Penempatan, mutasi dan promosi

Kepangkatan Pemberhentian/ pensiun

Diklat yang diikuti DP3 (Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan) Absensi Cuti, dll) Belum ada sistem informasi dan integrasi data kepegawain dan absensi secara online Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan

(21)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₁

9. KEUANGAN SKO SPMU Realisasi APBD Gaji pegawai, tunjangan dan potongan Akuntansi Daerah Surat Anggaran Belum ada sistem informasi dan integrasi data Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah untuk laporan angaran dan gaji

Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset

10. ASET DAERAH Klasifikasi barang (tanah, bangunan, alat transport, dll.) Spesifikasi barang Pengadaan Mutasi barang Penghapusan

Belum ada sitem informasi dan integrasi data Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah untuk masalah anggaran dana untuk perawatan dan pembangunan aset Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset

(22)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₂

11. KEPENDUDUKAN Catatan Sipil Rekap data dari seluruh Kota Data orang asing Data demografi Belum ada sistem informasi dan integrasi data Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil untuk pendataan penduduk Kabupaten Sumenep dan penduduk pendatang Kantor Kependudukan & Catatan Sipil 12. PENDAPATAN DAERAH Klarifikasi penerimaan Penerimaan asli daerah (PAD) Pajak daerah Retribusi daerah Bagian laba BUMD Penerimaan dari unitunit kerja Penerimaan lainlain Bagi hasil

pajak/bukan pajak Target dan realisasi penerimaan Pajak kendaraan bermotor Belum ada sistem informasi untuk data pendapatan Kabupaten Sumenep Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset

(23)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₃

13. KELEMBAGAAN Unit-unit organisasi Nama jabatan struktural per eselon Formasi jabatan struktural Penjenjangan khusus Formasi SDM Belum ada sistem informasi jabatan struktural di Kabupaten Sumenep Setda - Bagian Organisasi 14. PENGAWASAN DAERAH

Pola dasar dan Propeda Obyek pemeriksaan/unit kerja Bidang pemeriksaan (pemerintah,keuanga n,dll)

Hasil temuan (fakta, bukti, catatan) Laporan hasil pemeriksaan Belum ada sistem informasi hasil pengawasan hasil pemeriksaan seperti pemerintahan dan keuangan dll Inspektorat

(24)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₄

15. PROYEK DAERAH

Daftar proyek yang dimiliki oleh Pemda. Administrasi proyek (Dikda dan Dipda) Sumber pendanaan proyek (APBD, sektoral, Inpres) Realisasi fisik Realisasi keuangan Belum ada sistem informasi dan management proyek dan monitoring yang ada di Kabupaten Sumenep Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

16. PARIWISATA Obyek dan daya tarik wisata Sarana dan prasarana pariwisata (hotel, perhubungan dll) Data kunjungan wisatawan Museum Belum ada sistem informasi untuk obyek wisata dan prasarana pariwisata di Kabupaten Sumenep Dinas Pariwisata, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga

(25)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₅

17. LINGKUNGAN HIDUP Sarana umum Pelestarian (konservasi tanah, pertamanan, dll) Hasil analisa dampak medan dan lingkungan Penanggulangan pencemaran Pemanfaatan limbah Belum ada sistem informasi untuk anailsa pencemaran dan penanggulangan pencemaran lingkungan Badan Lingkungan Hidup 18. KETENAGAKER JAAN

Bursa tenaga kerja Penempatan tenaga kerja Produktifitas tenaga kerja Belum ada sistem informasi untuk bursa tenaga kerja Disnakertrans dan Dinas Sosial

19. GEOGRAFIS Kondisi jalan Data Demografi Pemetaan hutan, lahan pertanian, pertambangan, perikanan dll Rancangan Umum dan Tata ruang / RUTR (penataan dan peruntukan) Belum ada sistem informasi geografis untuk pemetaan hutan,perikanan dan pertambangan dll Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

(26)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₆

20. KESEJAHTERA AN SOSIAL Lembaga sosial Rehabilitasi tuna sosial Penyantunan penderita cacat Bantuan sosial Bencana alam dan penanggulangannya JPS

Belum ada sistem informasi untuk lembaga sosial dan belum ada integrasi data antara dinas sosial,tenaga kerja dan lingkungan hidup untuk penanggulangan bencana alam Dinas Sosial, Disnakertrans, BPPD dan Bagian Kesmas

21. PERIJINAN Semua Proses perijinan Belum ada sistem informasi untuk perijinan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu 22. ORGANISASI MASYARAKAT Klasifikasi (ORMAS, ORPOL, Olahraga dll) Penyandang dana Kegiatan Belum ada sistem informasi keorganisasian dan belum ada integrasi data Ormas dan Parpol

Bakesbangpol dan Linmas,

Dinas Sosial dan Disnakertrans

(27)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₇

23. PERTANIAN Klasifikasi produk pertanian Prasarana dan sarana Penyiapan, pengolahan, pengembangan Produk pertanian Dampak pada lingkungan Belum ada sistem informasi untuk hasil pertanian dan pengolahanya Dinas Pertanian dan Tanaman Pangan, Dinas Peternakan dan Dinas Kehutanan dan Perkebunan 24. KELAUTAN DAN PERIKANAN Dampak pada lingkungan

Klasifikasi hasil laut dan perikanan Potensi dan

pemanfaatan hasil laut dan perikanan Pengeloaan, pengolahan, pengembangan Pemasyarakatan teknologi kelautan dan perikanan Belum ada sistem informasi untuk hasil laut dan

pengolahanya

Dinas Kelautan dan Perikanan

(28)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₈

25. PRODUK HUKUM Katalog Peraturan Daerah, Keputusan-keputusan Walikota Undang-undang pemerintah pusat Belum ada sistem informasi untuk katalog peraturan daerah Setda - Bagian Hukum 26. POTENSI DAERAH Potensi Pertanian dan kehutanan Potensi Peternakan, perikanan dan kelautan Potensi Pariwisata Potensi Pertambangan dan Energi Perindustrian & perdagangan Belum ada sistem infromasi untuk data potensi daerah di Kabupaten Sumenep Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah 27. PERHUBUNGAN & TELEKOMUNIKA SI Data Transportasi Data Terminal & Pelabuhan Data Jalan & Jembatan Data Telekomunikasi Belum ada sistem infromasi management data trasporatasi, terminal, jalan dan telekomunikasi Dinas Perhubungan dan Dinas Komunikasi dan Informatika

(29)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₂₉

28. PERKANTORAN Surat Masuk-Keluar Surat Elektronik Dokumen Elektronik Kearsipan Kolaborasi & koordinasi Belum ada sistem informasi untuk kearsipan dokumen elektronik Setda - Bagian Umum 29. PELAYANAN LANGSUNG Manajemen, Administrasi dan SOP Pelayanan Kecamatan dan Desa

Belum ada sistem informasi untuk Pelayanan langsung kepada masyarakat di wilayah Kecamatan yang terintegrasi dengan Desa Kecamatan dan Desa

2.2.1.2

Usulan Aplikasi No Sistem

Informasi Keterangan Pemilik Pengelola

1. Portal Pemda Pengaduan Masyarakat Bisnis & Investasi Publikasi Info Umum & Kepemerintahan

Pengajuan perijinan secara online Sekretariat Daerah (Bagian Organi sasi/Humas/ Pumotoda/ Umum) Dinas Komunikasi dan Informatika

(30)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₀

No Sistem

2. SI Kependudukan dan

Ketenagakerjaan

Kependudukan Ketenagakerjaan

Modul untuk kecamatan

Dinas

kependuduk & Catatan Sipil

Dinas kependuduk & Catatan Sipil

3. SI Pelayanan Umum Terpadu (SIMSATU)

Pendaftaran Perijinan

Modul untuk kecamatan & SKPD Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Badan Pelayanan Perijinan Terpadu 4. SI Perencanaan Pembangunan Daerah Manajemen Data Pembangunan Perencanaan Pembangunan daerah Pengelolaan Proyek Monitoring Proyek

Dashboard Manajemen Data Interchange Tugas Fungsi antar SKPD BAPPEDA BAPPEDA/ Bagian Organisasi BAPPEDA BAPPEDA/ Bagian Organisasi 5. SI Pengawasan Daerah

Sistem Evaluasi & Informasi Hasil

Pembangunan

Inspektorat Inspektorat

6. SI Kepegawaian Pengadaan PNS Absensi & Penggajian Penilaian Kinerja PNS Kenaikkan Pangkat Pendidikan & Pelatihan

BKPP Dinas Komunikasi dan Informatika dan BKPP

(31)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₁

No Sistem

7. SI Keuangan Daerah Anggaran Akuntansi daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah 8. SI Kas dan Perbendaharaan

Kas & Perbendaharaan Perpajakan & Retribusi

Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah 9. SI Pengadaan dan Pengelolaan Barang Daerah

Pengelolaan Barang Daerah Katalog Barang Daerah Pengadaan Barang Daerah e-Procurement Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah 10. SI Pengelolaan Pendapatan Daerah Pengelolaan Pendapatan Daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah 11. SI Penyelenggaraan Pemerintahan Penyelenggaraan Pemerintahan Propinsi Penyelenggaraan Pemerintahan Kecamatan

Pelaporan dari kecamatan

Bagian Pemerintahan Umum Setda. Bagian Pemerintahan Umum Setda.

12. SI Geografis Tata ruang (GIS) BAPPEDA Dinas Komunikasi dan Informatika dan Bappeda

(32)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₂

No Sistem

13. SI Lingkungan Hidup dan Sarana Umum Lingkungan Hidup Sarana Umum Badan Lingkungan Hidup Badan Lingkungan Hidup

14. SI Pertanian Pertanian Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian

Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian 15. SI Pengairan Pengairan Dinas Kelautan,

Perikanan dan Pertanian Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian 16 SI Perikanan dan Kelautan

Perikanan & Kelautan Dinas Kelautan, Perikanan

Dinas Kelautan, Perikanan 17 SI Pariwisata,

Seni dan Budaya

Pariwisata Seni Budaya

Disbudpar Disbudpar

18 SI Kesehatan Kesehatan

Pelaporan dari Puskesmas

Dinas Kesehatan

19 SI Pendidikan Administrasi pendidikan data lembaga pendidikan e-learning data pengajar data murid Dinas Pendidikan Dinas Pendidikan 20 SI Industri dan Perdagangan

Industri & Perdagangan Pengelolaan Industri Kecil dan Menengah Disperindag Diskoperasi & UKM Disperindag Diskoperasi & UKM

(33)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₃

No Sistem

21 SI Perhubungan dan

Telekomunikasi

Transportasi

Terminal & Pelabuhan Jalan & Jembatan Telekomunikasi

Dinas

Perhubungan

Dinas Komunikasi dan Informatika

22. SI Eksekutif Manajemen Pelaporan Pemerintahan Sistem Pendukung Keputusan Dinas Komunikasi dan Informatika Dinas Komunikasi dan Informatika 23. SI Pengelolaan Hukum dan Perundang- Undangan

Katalog Hukum & Perundang- undangan Setda - Bagian Hukum Setda - Bagian Hukum 24. SI PATEN Integrasi Desa

Integrasi Manajemen dan Administrasi Pelayanan Kecamatan dan Desa

Kecamatan dan Desa

(34)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₄

2.2.2

Analisa Gap Infrastruktur

Sama dengan analisa gap applikasi, analisa gap infrastruktur menelaah perbedaan yang ada antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan di Kabupaten Sumenep sekarang ini.

Gambar 3 : Infrastruktur Gap Fisik

Gap utama (komponen) yang akan dibahas dalam halaman berikutnya adalah : a) WAN b) Server c) E-mail d) Security e) System management

(35)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₅

2.2.2.1 Gap Infrastruktur

No Gap Komponen Rekomendasi Langkah

1. Belum adanya WAN di Kabupaten Sumenep

WAN  Menganalisa konektivitas yang sudah ada saat ini, bandwidth dan isu-isu yang terkait dengan jaringan saat ini.  Menentukan dan menyetujui lingkup jaringan WAN yang diperlukan oleh Kabupaten Sumenep ke depannya.  Mengundang dan mendiskusikan

kebutuhan WAN Kabupaten

Sumenep ke vendor-vendor jaringan yang ada untuk mendapatkan

gambaran yang menyeluruh tentang teknologi dan solusi yang ada di pasar saat ini.

 Mengimplementasikan jaringan WAN secara bertahap

2. Konfigurasi LAN yang kurang terpadu

LAN  Mengidentifikasi divisi/biro SKPD yang belum tersambung ke kantor Pusat Kabupaten Sumenep

 Membenahi dan mengembangkan LAN yang terpadu di kantor pusat Kabupaten Sumenep dan kantor SKPD untuk mendukung seluruh kegiatan operasional

(36)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₆

3. Belum adanya DeMilitarized Zone (DMZ)

Security  Koordinasi dengan divisi/biro yang terkait sehingga akses terhadap internet hanya diperbolehkan melalui divisi TI Pusat

 Mengimplementasikan firewall 4. Terbatasnya fasilitas

email

dan akses internet

-email -Internet

 Mengidentifikasikan masalah-masalah yang menjadi faktor penghalang terhadap pengguna dalam memakai email yang telah disediakan

 Menyediakan jalan keluar untuk masalah-masalah yang telah teridentifikasi

 Mengembangkan dan menerapkan kebijakan email

 Mengimplementasikan penambahan fasilitas email termasuk penambahan pengguna

 Penambahan bandwidth internet akses 5. Belum diterapkannya standarisasi perangkat lunak (mencakup operating system, aplikasi, database, dll), perangkat keras

(mencakup jenis server, PC, printer, dll) dan perangkat jaringan (router, switch, dll) -Perangkat Lunak -Perangkat Keras -Perangkat Jaringan

 Merumuskan dan mensosialisasikan kebijakan standarisasi dari segi perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan

(37)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₇

6. Belum tersedianya dukungan teknis yang memadai dan terkoordinir -Help Desk -Site Support -Program training pengguna

 Bentuk site support yang terkoordinasi dengan baik  Bentuk help desk yang terpusat  Adakan program training untuk

pengguna secara berkala 7. Belum adanya

perangkat lunak system management

yang dapat mengawasi dan mengkontrol semua fasilitas IT

System Management

 Analisa kebutuhan untuk perangkat lunak system management

 Evaluasi dan pilih perangkat lunak system management

 Implementasi dan roll-out perangkat lunak system management

8. Lokasi server yang tersebar yang menyulitkan proses pemeliharaan dan tidak tersedianya ruangan server khusus

Server  Analisa kebutuhan penempatan server terpusat

 Membuat ruangan server terpusat yang memenuhi semua standar keamanan ruangan server yang diperlukan

 Sentralisasikan lokasi semua server divisi/ SKPD ke ruangan server terpusat

9. Belum adanya fasilitas single sign-on dan penerapan aging password

Security  Mendesain keseluruhan sistem security dengan kapabilitas single sign-on dan aging password

 Mengimplementasikan infrastruktur yang menunjang single sign-on dan aging password dan roll out ke semua aplikasi yang lain

(38)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₈

10. Belum adanya pemuktahiran anti virus

secara berkala

Security  Merumuskan dan mensosialisasikan kebijakan mengenai standar security  Koordinasi pemutakhiran anti virus

dengan divisi/biro

 Memastikan kebijakan security dilaksanakan dengan baik 11. Belum adanya

pengelolaan proses back up yang

terstruktur sehingga resiko kehilangan data cukup besar

Security  Merumuskan dan mensosialisasikan kebijakan mengenai standar back up  Merancang dan

mengimplementasikan sistem backup yang terpadu

 Membuat dan mengimplementasikan prosedur proses back up secara berkala dan tape back up disimpan di lokasi yang offsite

12. Belum adanya disaster recovery plan

Security  Merumuskan disaster recovery plan untuk memastikan kontinuitas bisnis jika terjadi bencana

2.2.3

Analisa gap Kapabilitas TI

Pada analisa gap infrastruktur di Kabupaten Sumenep, team menggunakan metodelogi IBM yang disebut “IT Management Whell” yang digambarkan melalui diagram yang digunakan untuk mengevaluasi kapabiltas TI di Kabupaten Sumenep. Dua dari lima analisa gap berhubungan dengan aspek teknologi dari TI. Tiga analisa gap yang lain digunakan untuk mengukur kapabilitas organisasi dalam mengimplementasikan teknologi dan memanfaatkan TI secara efektif.

(39)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₃₉

Gambar 4 : IT Management Whell

Analisa gap aplikasi dan infrastruktur akan membahas aspek Systems dan Technology dari ITM wheel. Bagian akhir dari bab ini akan membahas aspek Strategy, Delivery dan People dari ITM wheel. Berikut ini adalah pertanyaan penting untuk ketiga aspek tersebut:

a. Strategy

Apa yang harus dilakukan untuk memastikan IT strategy mensupport bisnis secara efektif ? Bagaimana bisnis melakukan kontrol terhadap TI ?

b. Delivery

Apakah SDM sudah diorganisasi, dimonitor dan dikontrol sedemikian rupa sehingga dapat memberikan pelayanan TI yang efektif? Bagaimana nilai dari pelayanan TI diukur dan dimonitor? Bagaimana kaitan biaya TI dengan tingkat pelayanan TI?

c. People

Bagaimana organisasi mengelola sumber daya manusia TI (skill, attitude, responsiveness dan process effectiveness)?

(40)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₀

2.2.3.1

Gap Kapabilitas TI

No Gap Area Rekomendasi Langkah

1. Belum terdapat penyelarasan (alignment)

antara TI dengan strategi

Strategi  Membentuk executive

sponsorship melalui IT Steering Committee (Komite Pengarah TI)  Menetapkan master plan TI

sebagai acuan pengembangan 2. Kebijakan TI saat ini

belum

terdokumentasikan dan terkomunikasikansecara luas

Strategi  Menyusun dan

mendokumentasikan kebijakan TI

 Mensosialisasikan kebijakan TI

3. Sistem yang terpisah-pisah dan tidak

terintegrasi merupakan hasil dari perencanaan dan eksekusi yang terpisah-pisah juga

Delivery  Membentuk organisasi TI pusat sesuai arahan

 Menyusun proses bisnis erencanaan TI

 Menyusun proses monitoring TI

4. Manajemen proyek TI belum mendapat perhatian yang cukup sehingga sering terjadi permasalahan delivery pada proyek-proyek TI

Delivery  Membentuk subunit TI pusat yang berfokus pada manajemen program.

 Menyusun kebijakan dan proses pengelolaan program TI

 Menyusun standard dan panduan manajemen proyek TI

 Menerapkan standard

manajemen proyek TI pada semua proyek TI

(41)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₁

5. Belum ada mekanisme feedback terhadap kinerja atau biaya

Delivery  Menyusun mekanisme feedback  Menyusun proses kinerja untuk

melakukan mekanisme feedback  Mengimplementasikan proses

mekanisme feedback 6. Aspek-aspek manajemen

kualitas TI, backup & recovery data, serta security

belum mendapat perhatian yang cukup

Delivery  Menyusun standard dan kebijakan security  Menyusun SOP backup &

recovery

 Membentuk dan menjalankan fungsi audit TI

7. Support terhadap user dideliver secara

terpisah-pisah. Kualitas support sangat

bergantung pada staf pendukung TI di masing-masing SKPD

Delivery  Membentuk organisasi TI pusat sebagai sentral perencanaan dan pelayanan TI

 Membentuk struktur support termasuk help desk dan on-site support

 Merancang dan menerapkan proses kinerja dengan dukungan TI

 Membentuk mekanisme feedback kinerja dukungan user

(42)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₂

8. Organisasi TI yang tersebar tanpa koordinasi sentral merupakan kendala untuk pengembangan dan pembinaan skill TI secara terpadu sesuai dengan

kebutuhan strategis perusahaan. Spesialis TI tersebar di dalam organisasi

tanpa ada koordinasi atau pembinaan terpusat

People  Membentuk organisasi TI pusat  Mengembangkan model

kompetensi yang dibutuhkan  Mengembangkan program

engembangan dan pembinaan skill TI

 Mengembangkan program pengembangan karir TI

9. Job description untuk TI perlu didokumentasikan dan peran serta

tanggung jawab TI perlu diperjelas.

People  Melakukan analisa jabatan  Menyusun struktur organisasi TI  Menyusun mekanisme kerja TI

10. Pembinaan karir untuk staf yang berprofesi di bidang TI belum terstruktur

People  Membentuk organisasi TI pusat  Mengembangkan model

kompetensi yang dibutuhkan  Mengembangkan program

pengembangan dan pembinaan skill TI

 Mengembangkan program pengembangan karir TI

(43)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₃

11. Training untuk penggunaan TI sudah ada namun belum

dirancang secara terpadu

People  Mengembangkan model kompetensi TI

 Melakukan analisa kebutuhan pelatihan

 Mengusulkan program pelatihan dan program pengembangan SDM lainnya (knowledge

sharing, focus group discussion, mentoring, coaching, dll.) 12. Belum terbentuk budaya

pelayanan di kalangan spesialis IT

People  Mengembangkan mekanisme feedback kualitas pelayanan TI keseluruhan

 Mengaitkan pelayanan TI dengan kinerja staff pendukung

(44)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₄

2.3. Analisa Portofolio

Gambaran Umum Rekomendasi dan Target Portofolio Aplikasi

Pada bab ini akan menganalisa adanya gap antara arsitektur saat ini dengan target Kabupaten Sumenep. Langkah yang diperlukan untuk menutup gap telah direkomendasikan. Langkah yang di perlukan untuk menutup gak telah direkomendasikan. Langkah langkah ini akan dikelompokan dalam beberaoa program yang akan membentuk roadmap untuk Kabupaten Sumenep dalam mencapai visi TI dimasa 3 sampai 5 tahun mendatang.

Langkah langkah yang direkomendasikan akan dikelompokan menjadi beberapa work package. Satu work package dapat merupakan satu proyek tetapi beberapa work packages dapat dipecah menjadi beberapa proyek pada waktu implementasi. Sebaliknya juga mungkin terjadi, beberapa work packages dapat digabungkan menjadi satu proyek. Suatu work package didesain mempunyai ruang lingkup tertentu sehingga estimasi kasar sumber daya yang diperlukan dapat dijabarkan. Dengan cara ini, estimasi total biaya investasi yang diperlukan oleh Jasa Marga untuk mencapai visi TI dapat dihitung.

2.3.1. Target Portofolio Aplikasi

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, maka diperoleh aplikasi-aplikasi yang menjadi target untuk dikembangkan. Aplikasi-aplikasi tersebut adalah sebagaimana diterangkan berikut ini.

1. Website Kabupaten Sumenep,

yaitu website resmi Pemkab Sumenep yang berisi informasi-informasi umum yang banyak dibutuhkan oleh masyarakat, seperti: perijinan penyelenggaraan/perpanjangan berbagai usaha dan kegiatan, standarisari kemetrologian, informasi kegiatan, produk dan potensi Kabupaten Sumenep

2. Portal Pemerintah Daerah

3. Sistem Informasi Kependudukan dan Ketenagakerjaan 4. Sistem Informasi Pelayanan Umum Terpadu (SIMSATU) 5. Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah

(45)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₅ 7. Sistem Informasi Pengawasan Daerah

8. Sistem Informasi Kepegawaian 9. Sistem Informasi Keuangan Daerah

10. Sistem Informasi Kas dan Perbendaharaan

11. Sistem Informasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang 12. Sistem Informasi Pengelolaan Pendapatan Daerah 13. Sistem Informasi Penyelenggaraan Pemerintahan 14. Sistem Informasi Geografis

15. Sistem Informasi Lingkungan Hidup dan Sarana Umum 16. Sistem Informasi Ketahanan Pangan dan Pertanian 17. Sistem Informasi Pengairan

18. Sistem Informasi Perikanan dan Kelautan 19. Sistem Informasi Pariwisata, Seni dan Budaya 20. Sistem Informasi Kesehatan

21. Sistem Informasi Pendidikan

22. Sistem Informasi Industri dan Perdagangan

23. Sistem Informasi Perhubungan dan Telekomunikasi 24. Sistem Informasi Eksekutif

25. Sistem Informasi Pengelolaan Hukum dan Perundang-Undangan 26. Sistem Informasi Program Pelayanan Terpadu Kecamatan

Terintegrasi Desa

Namun selain aplikasi-aplikasi di atas, Pengembangan Teknologi Informasi juga membutuhkan aplikasi-aplikasi yang dapat dikelompokkan menjadi:

1. Aplikasi dasar umum, yaitu aplikasi-aplikasi yang banyak digunakan oleh semua SKPD dan aplikasi untuk sistem operasi dan memanajemen data, seperti: Sistem Operasi; Internet; E-mail; Office; DBMS;

2. Aplikasi komunikasi dan integrasi, yaitu aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung terjadinya komunikasi antar komputer dan menjamin security service, seperti: WEB Server; Networking

(46)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₆

BAGIAN III

Hasil Pendampingan Kebutuhan dan Pengembangan Aplikasi Teknologi Informasi Kelembagaan Birokrasi

Satuan Kerja Perangkat Daerah Di Kabupaten Sumenep

3.1 Pendahuluan

Sebagian besar dari SKPD yang ada di Pemerintahan Kabupaten Sumenep dapat dipastikan memiliki komputer dan infrastruktur Teknelogi informasi. Hanya saja pemanfaatan yang belum optimal di Pemerintahan Kabupaten Sumenep. Sementara itu, Pemerintahan Kabupaten Sumenep dituntut untuk menjadi institusi yang modern yang sesuai visi dan misi Pemerintahan Kabupaten Sumenep. Hasil analisi dan Pendampingan pengembangan aplikasi teknologi informasi digunakan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

3.2 Metodologi

Pada analisis Sistem dan setelah dilakukan pendampingan di masing-masing SKPD Pemerintahan Kabupaten Sumenep, dilakukan penyusunan rencana pengembangan Sistem Informasi dan teknologi Informasi dengan menggunakan metodologi dan langkah-langkah sebagai berikut :

2.2.4

Survei Lapangan

Dalam kegiatan survey lapangan, dapat dikumpulkan data dan informasi dari masing-masing SKPD di Pemerintahan Kabupaten Sumenep, dengan cara :

a. Studi Literatur

Pada tahap studi literatur data dan informasi dapat dikumpulkan dari website Pemerintahan Kabupaten Sumenep

(www.sumenep.go.id) b. Wawancara dan Survey

Pada tahap wawancara dan survei dilakukan pada pimpinan dari masing-masing SKPD Pemerintahan Kabupaten Sumenep yang berhubungan

(47)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₇ dengan pengolahan dan penyajian data/informasi di setiap unit kerja sesuai dengan kondisi eksisting Sistem Infromasi dan Teknologi Informasi yang sudah ada di masing-masing SKPD.

c. Penyusunan Kebutuhan Informasi

Dalam penyusunan kebutuhan informasi harus sesuai dengan Tugas dan Fungsi dari masing-masing SKPD Pemerintahan Kabupaten Sumenep yang dapat di dukung oleh TI, serta harapan dan tantangan yang dihadapi guna meningkatkan kinerja dan mendukung program kerja Bupati Kabupaten Sumenep.

d. Penyusunan Rencana Aplikasi

Penyusunan rencana aplikasi sistem informasi pada Pengembangan Teknologi Informasi. Berdasarkan data dan pemetaan kebutuhan informasi disusun portfolio aplikasi Pengembangan Teknologi Informasi yang nantinya akan diterapkan.

Penyusunan strategi dan kebijakan pemanfaatan TI dilakukan dengan menganalisis data tentang penggunaan TI yang sudah diterapkan di SKPD. Kemudian dilakukan rancangan penerapan teknologi untuk memenuhi kebutuhan Pemkab Sumenep. Keluaran dari metodologi tersebut, akan diuraikan pembahasannya pada bagian-bagian berikut ini, yang secara garis besar terdiri dari analisis Pengembangan Teknologi Informasi di Pemkab Sumenep dan target portofolio aplikasi.

3.2.2 Aktivitas Pemerintahan Kabupaten Sumenep

Berdasarkan data dan infromasi dari website Pemerintahan Kabupaten Sumenep (www.sumenep.go.id) aktivitas pemerintah dapat di bagi menjadi 2, yaitu aktivitas fungsional pemerintah dan aktivitas kelembagaan pemerintah.

a. Aktivitas Fungsional Pemerintah

 Pelayanan

Aktifitas pemerintah daerah dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat seperti pelayanan dalam permasalahan kependudukan dan catatan sipil, perpajakan dan retribusi, pendaftaran dan perijinan

(48)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₈ bisnis, perkembangan bisnis dan investasi, pengaduan masyarakat berkaitan dengan pelayanan mereka terima, serta publikasi tentang hal-hal umum kepemerintahan.

 Administrasi dan Manajemen

Aktifitas yang mempermudah pemerintah daerah melakukan pertukaran informasi antar individu dan SKPD, penyimpanan dan pendokumentasian data, membantu dalam pengambilan keputusan, kolaborasi dan koordinasi, serta melaksanakan sistem pelaporan.  Legislasi

Aktifitas pemerintah daerah untuk membantu pelaksanaan administrasi kerja DPRD, Pemilu Daerah, serta pembuatan katalog elektronik berkaitan dengan hukum, peraturan dan perundangan.

 Pembangunan

Aktifitas pemerintah daerah yang mempermudah dan mendukung penyimpanan dan mengolah data, perencanaan pembangunan daerah, pengadaan barang dan jasa, pengolahan dan monitoring proyek, serta proses evaluasi dan informasi pembangunan daerah.

 Keuangan

Aktifitas pemerintah daerah untuk menyimpan dan mengolah data keuangan dan sistem akuntansi.

 Kepegawaian

Aktifitas pemerintah daerah dalam melakukan sistem rekruitman CPNS, absensi dan penggajian pegawai, pemberian kebutuhan pelatihan dan pendidikan, serta penilaian kinerja PNS.

b. Aktivitas Kelembagaan Pemerintah

 Kepemerintahan

Yaitu aktifitas pemerintah daerah dalam mengolah dan mendaftar barang dan pendapatan daerah, serta perusahaan daerah.

 Kewilayahan

Aktifitas pemerintah daerah dalam mengolah potensi daerah dibidang pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan, kelautan,

(49)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₄₉ pertambangan dan energi, pariwisata, IKM, serta pengawasan tata ruang kota dan lingkungan hidup.

 Kemasyarakatan

Aktifitas pemerintah daerah dalam program pelaksanaan kesehatan, pendidikan, ketenagakerjaan, industri dan perdagangan, serta keefektifan pemberian JPS.

 Sarana dan prasarana

Aktifitas daerah dalam pelaksanaan perijinan dan pengawasan trayek angkutan darat, laut, udara, serta program pengembangan dan perawatan jalan, jembatan, terminal, pelabuhan, dan sarana umum.

3.3 Analisis Pengembangan Teknologi Informasi Pemerintahan Kabupaten Sumenep

Analisis Pengembangan Teknologi Informasi kabupaten Sumenep merupakan langkah awal untuk mengetahui kondisi Pengembangan Teknologi Informasi yang ada, dan menjaring kebutuhan-kebutuhan Pemkab Sumenep akan Pengembangan Teknologi Informasi. Dalam analisis ini, akan memetakan program kerja Bupati Sumenep ke aktifitas pemerintah. Selanjutnya pada setiap aktifitas pemerintah akan diidentifikasikan tugas dan fungsi pokok apa saja yang dilakukan oleh seluruh SKPD Pemkab Sumenep. Pemetaan dan identifikasi tersebut untuk menggambarkan keterkaitan antara program kerja Bupati, aktifitas pemerintah dan tugas dan fungsi pokok di Pemkab Sumenep. Keluaran dari analisis ini diperoleh tabel yang berisi potensi aplikasi atau sistem informasi. Tabel ini juga menunjukkan tugas dan fungsi pokok seluruh SKPD di Pemkab Sumenep berikut kebutuhan aplikasinya, gambaran susunan data yang dibutuhkan dan informasi yang dihasilkan oleh aplikasi-aplikasi tersebut.

3.3.1 Pemetaan dan Kebutuhan Pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Setelah dilakukan survei, wawancara dan pendampingan di Pemerintahan Kabupaten Sumenep guna mengetahui kondisi eksiisting penggunaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Tahap selanjutnya akan di

(50)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₀ uraikan lebih terinci fungsi dari modul aplikasi yang teridentifikasi yang sudah digunakan dan akan dikembangkan sesuai tugas dan fungsi masing-masing SKPD di Pemerintahan Kabupaten Sumenep.

Nama SKPD BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

Modul - Pengembangan website Bagian Umum, sebagai sarana

media informasi kepada masyarakat.

- Pembuatan aplikasi Surat Secara Elektronik - Pembuatan aplikasi Management Asset

Fungsi  Pengembangan website Bagian Umum

 Memberikan informasi kegiatan Bagian Umum kepada masyarakat.

 Pembuatan Aplikasi Surat Secara Elektronik

 Mempermudah dalam delivery Surat, jika surat yang dikirim diperuntukkan ke banyak SKPD. Termasuk mengefisiensikan waktu dalam penyampaian surat  Dapat memonitor keluar masuknya Surat dengan

mencari nomor unik surat  Aplikasi Management Asset

 Bagian Umum dapat mengatur dan melihat rekapan asset yang.

Narasi Website :

Pengembangan website pertanian dengan menambahkan informasi dan juga serta menambahkan modul saran dan kritik dari masyarakat Kabupaten Sumenep dan masyarakat umum. e-Surat :

(51)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₁ mengatur Surat yang beredar di Kab Sumenep

Aplikasi Mangement Asset : memberikan informasi untuk asset yang dimiliki oleh Bagian Umum.

Integrasi Data SKPD yang terintegrasi :

Seluruh SKPD

Info Tambahan Nama aplikasi :

- www.bag-umum.sumenepkab.go.id

- e-Surat

- Management Asset Rekomendasi :

- Pembuatan website dan Management Asset sebagiknya satu website. Agar tidak terjadi banyak penumpukkan. Menggunakan framework dan googleAPI agar tingkat keamanan lebih baik dan pengembangan aplikasi website lebih mudah saat akan dikembangkan.

(52)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₂

Nama SKPD BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH

Modul - Pengembangan website bagian organisasi dengan

tambahan informasi structural dan fungsional kepegawaian.

- Pembuatan aplikasi Penyusunan Evaluasi Jabatan dan Analisa Beban Kerja (Renumerasi) di Kabupaten Sumenep

Fungsi Pengembangan Website Bagian Organisasi

 Memberikan informasi mengenai Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.

 Memberikan layanan kepada SKPD dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. (Indikator Kinerja, Renstra SKPD).

 Informasi dalam pelaporan SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah)

 Sistem Penyusunan Evaluasi Jabatan dan Analisis Beban Kerja (SPJKB)

 Sistem akan include dalam website Bagian Organisasi, dan aka nada fitur Laporan Kinerja Instansi Pemerintah di tiap SKPD dalam hal evaluasi Jabatan dan Renumerasi.

Pengembangan website bagian organisasi dengan menambahkan modul informasi Struktural dan fungsional Jabatan

SPJKB :

Sistem Penyusunan Evaluasi Jabatan dan Analisis Beban Kerja. Untuk melakukan renumerasi structural dan fungsional Jabatan

(53)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₃ Dashboard Data Interchange

Sistem koordinasi dan hubungan kinerja antar SKPD sesuai Tugas Fungsi Masing-masing.

Seluruh SKPD

- www.bag-organisasi.sumenepkab.go.id

- SPJBK (Sistem Penyusunan Evaluasi Jabatan dan Analisis Beban Kerja)

- Dashboard Data Interchange Rekomendasi :

- Pembuatan website dengan memunculkan informasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah sekaligus dengan modul SPJBK dikembangkan dengan framework OOP (CI).

(54)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₄

Nama SKPD BAGIAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT

SEKRETARIAT DAERAH

Modul - Pengembangan website interaktif yang memberikan

informasi Bantuan Hibah Sosial. - Sistem Hibah Bansos

Fungsi Pengembangan website Bagian Kesejahteraan Masyarakat

 Memberikan informasi kepada masyarakat mengenai data lembaga yang berhak mendapatkan hibah bansos

 Memberikan layanan masyarakat sumenep untuk memberikan saran dan kritik bagi Bagian Kesejahteraan Masyarakat

 Lembaga yang ingin mendapatkan dana Hibah Bansos dapat mengupload proposal.

Sistem Hibah Bansos

 Pendataan langsung dengan Lembaga yang berhak mendapatkan Bah Sos.

 Dapat memonitor lembaga yang belum dan sudah mendapatkan Hibah Bansos

Pengembangan website interaktif Bagian KesMas dengan menambahkan modul upload proposal didalam websitenya. Mempermudah lembaga yang ingin mendapatkan hibah Bansos.

SBS :

Sistem hiBah Sosial merupakan system yang akan memetakan data lembaga yang berhak mendapatkan Bah Sos.

(55)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₅

Dinas Sosial, Dina Kependudukan dan Capil, dinas Pendidikan dan Bappeda

- www.bag-kesmas.sumenepkab.go.id

- SBS (Sistem hibah Sosial) Rekomendasi :

- Pembuatan website dan SBS sebaiknya menjadi satu frame. Dengan menggunakan googleAPI sehingga keamanan lebih baik.

(56)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₆

Nama SKPD BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH

Modul - Pengembangan website agar lebih interaktif, karena

sebagai informasi bagi masyarakat untuk mengetahui kegiatan Kab Sumenep.

Fungsi Pengembangan website Bagian Humas & Protokol

 Memberikan informasi mengenai kegiatan dari pimpinan di Kab Sumenep

Pengembangan website interaktif dengan menambahkan modul informasi LIVE kepada masyarakat dengan hal kegiatan pimpinan di Kab. Sumenep.

Seluruh SKPD

- www.bag-humas.sumenepkab.go.id

Rekomendasi :

- Pembuatan website interaktif mengunakan framework dan googleAPI agar tingkat keamanan lebih baik dan pengembangan aplikasi website lebih mudah saat akan dikembangkan.

(57)

| Master Plan IT Kelembagaan Sumenep 2016-2021 ₅₇

Nama SKPD BAGIAN PEMERINTAHAN UMUM DAN OTONOMI DAERAH

SEKRETARIAT DAERAH

Modul Pembuatan website Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda

Fungsi Pengembangan Website Bagian Pemerintahan Umum dan

Otoda

 Memberikan informasi profile SKPD Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda

 Memberikan informasi struktur organisasi SKPD Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda

 Memberikan layanan masyarakat sumenep untuk memberikan saran dan kritik bagi SKPD Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda

Narasi Pengembangan website SKPD Badan Bagian Umum dan Otoda:

Pembuatan website dan domain SKPD Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda “www.bag-pumotoda.sumenepkab.go.id “ yang mempermudah bagi SKPD dalam memberikan informasi kepada masyarakat Kabupaten Sumenep dan masyarakat umum.

Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda dan Kecamatan

- Website Badan Bagian Umum dan Otoda

(www.bag-pumotoda.sumenepkab.go.id)

Rekomendasi :

- Pengembangan website Bagian Pemerintahan Umum dan Otoda mengunakan framework agar tingkat keamanan lebih baik dan pengembangan aplikasi website lebih mudah saat akan dikembangkan