PERBAIKAN KINERJA WAREHOUSE FULL GOOD DI PERUSAHAAN COCA COLA BOTTLING INDONESIA PROYEK AKHIR

(1)

PERBAIKAN KINERJA WAREHOUSE FULL GOOD DI

PERUSAHAAN COCA COLA BOTTLING INDONESIA

PROYEK AKHIR

Oleh ANDRY SETIAWAN NIM: 29106033

Program Magister Administrasi Bisnis

Sekolah Bisnis dan Manajemen

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2008

(2)

PERBAIKAN KINERJA WAREHOUSE FULL GOOD DI PERUSAHAAN COCA COLA BOTTLING INDONESIA ANDRY SETIAWAN NIM: 29106388 Tanggal Lulus Ujian Akhir: Tanggal Wisuda: Program Pascasarjana Magister Administrasi Bisnis, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Togar M. Simatupang, Ph. D ABSTRAK

Untuk dapat terus bersaing dalam situasi bisnis sekarang ini, perusahaan dituntut selalu memiliki kemampuan yang terus berkembang dan selalu melakukan perubahan. Perbaikan‐perbaikan mutlak harus dilakukan pada suatu hal yang terindikasi mengalami suatu kemunduran.

Bagian warehouse merupakan bagian perusahaan yang penting dan harus diatur secara baik. Tetapi saat ini terdapat indikasi dimana warehouse full good yang dimiliki oleh perusahaan Coca Cola Bottling Indonesia (CCBI) mengalami masalah. Indikasi ini adalah tidak tercapainya Key Performance Index (KPI) dari warehouse full

good sesuai dengan target. Dari indikasi ini, kemudian akan dilakukan suatu

penelitian lebih lanjut dengan metode Root Cause Analysis (RCA) untuk mengetahui akar permasalahan di warehouse full good.

Proyek akhir ini fokus pada penyelesaian akar masalah yang didapatkan dari RCA yaitu kapasitas warehouse yang terbatas, komitmen pekerja kurang dan Standard Operating Procedure (SOP) dan Work Instruction (WI) yang perlu disempurnakan. Untuk akar masalah kapasitas akan dilakukan penambahan kapasitas dan kemudian diajukan tiga alternatif layout (didapatkan dari hasil wawancara,masukan dan ide) beserta dengan storage model (Dedicated,

Randomized,Class‐Based). Alternatif yang nantinya dipakai adalah alternatif 3 dengan

storage model yaitu Class‐Based Storage pada regular area dan Dedicated Storage pada

Direct Selling Distribution (DSD) area. SOP dan WI sebagai akar masalah yang lain

akan diberikan usulan berupa penyempurnaan berbagai SOP dan WI untuk bagian‐ bagian penting pada warehouse full good. Akar masalah terakhir yaitu komitmen pekerja kurang akan diusulkan berupa sistem reward/punishment.

Rencana implementasi diharapkan dapat dimulai secepat mungkin dan diperlukan juga peranan dan tanggungjawab dari seluruh bagian warehouse full

good. Dalam pelaksanaan implementasi usulan dilakukan dalam berbagai tahapan

yang telah diatur pada Gantt Chart sehingga diharapkan akan dilaksanakan sesuai dengan rencana dan berhasil mengatasi akar masalah yang sedang terjadi di

warehouse full good.

Kata Kunci: warehouse, storage model, Dedicated/Randomized/Class‐Based Storage, SOP, WI, Reward/Punishment, Gantt Chart.

(3)

PERFORMANCE IMPROVEMENT OF WAREHOUSE FULL GOOD AT COCA COLA BOTTLING INDONESIA COMPANY ANDRY SETIAWAN NIM: 29106388 Date of Final Examination: Date of Graduation: Graduate Program of Business Administration, Bandung Institute of Technology, 2008 Thesis Advisor: Togar M. Simatupang, Ph. D ABSTRACT

To compete in business situation nowadays, a company is required to always have ability to develop and to always evolve. Improvement is something that company must do especially in something that indicated have decreasing performance.

Warehouse is important part in the company and must to arrange well. But, there are trouble’s indications in the warehouse full good of Coca Cola Bottling Indonesia (CCBI). Key Performance Index (KPI)’s target not reachable is one of the indications. So, there is a research using Root Cause Analysis (RCA) method to know the root cause in warehouse full good.

This final project focus in solve the root causes which are got from RCA. The root causes are limited capacity of warehouse, lack of work commitment from worker and Standard Operating Procedure (SOP) and Work Instruction (WI) need to be revised. Limited capacity root cause will solve by adding capacity and then there are three proposals for the layout. The proposals of the layout are getting from writer idea and interview. Besides of the layout, there are suggestions for the storage model (Dedicated, Randomized, Class‐Based). The best proposal from the three of them is the third proposal and for the storage model to regular area is Class‐Based Storage but for Direct Selling Distribution (DSD) area is Dedicated Storage. SOP and WI root cause will solve by giving proposal to revise the SOP and WI for the important part of warehouse full good. The last root cause, lack of commitment, will solve by adding reward/punishment system.

Implementation plan is hoped to begin as soon as possible. It is also needed the commitment and responsibility from the whole warehouse full good. There are some steps to implement the proposal and it is arranged in Gantt Chart. It is hoped that the implementation will be done appropriate with the schedule and solve the root cause in warehouse full good.

Key word: warehouse, storage model, Dedicated/Randomized/Class‐Based Storage, SOP, WI, Reward/Punishment, Gantt Chart.

(4)

PERBAIKAN KINERJA WAREHOUSE FULL GOOD DI

PERUSAHAAN COCA COLA BOTTLING INDONESIA

Oleh

ANDRY SETIAWAN

NIM: 29106388

Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis

Sekolah Bisnis dan Manajemen

Institut Teknologi Banding

Menyetujui

Pembimbing Akademik:

__________________________

(Togar M. Simatupang, Ph. D)

iii

(5)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa. Berkat rahmat dan restu‐Nya lah maka proyek akhir tersebut dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Proyek akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat dalam meraih gelar Magister Administrasi Bisnis di Sekolah Bisnis dan Manajemen – Institut Teknologi Bandung (SBM‐ITB).

Penelitian yang telah dilakukan diharapkan dapat menjadi masukan mengenai perbaikan pada suatu warehouse sehingga dapat berguna dan terutama dalam memajukan perusahaan menjadi lebih baik lagi.

Banyak pihak yang membantu dalam memberikan masukan atas masalah yang dihadapi serta bimbingan dalam menyusun proyek akhir ini. Untuk itulah, penulis akan menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Togar M. Simatupang, Ph.D, sebagai pembimbing yang telah dengan sabar dalam membimbing dan memberikan saran berguna untuk penulisan proyek akhir ini.

2. Bapak Ridha Sukma, sebagai pembimbing dari perusahaan CCBI tempat magang dan penelitian dilakukan dan telah membimbing penulis dengan sabar dan selalu memberikan masukan dalam pemecahan masalah dan penulisan proyek akhir ini.

3. Bapak Bambang Setiawan, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat melakukan magang dan penelitian pada perusahaan CCBI.

(6)

4. Bapak Agus dari Manager W&T yang telah memberikan kesempatan dan masukan untuk penulis dalam menyelesaikan proyek akhir.

5. Bapak Mardaya, Parmo, Anton, Andri, Supoyo, Eko, Tridanan, Suwito, Adam dan banyak sekali bagian W&T di CCBI yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah memberikan masukan, data dan informasi bagi penulis dalam menyelesaikan penulisan proyek akhir. 6. Papa, Mama dan Koko yang telah memberikan doa dan dukungan yang

luar biasa untuk penulis dalam menyelesaikan proyek akhir.

7. Sylvia, yang telah memberikan dukungan penuh kepada penulis dan

selalu memberi semangat dan mendampingi penulis dalam

menyelesaikan penulisan proyek akhir ini.

8. Bapak Lukita, Bu Yanny, Bapak Akbar dan para pengajar dan staff MBA‐ ITB/SBM‐ITB yang telah membantu dalam dukungan dan informasi dalam pembuatan proyek akhir.

9. Rekan‐rekan Angkatan 36 MBA‐ITB yang saling memberikan dukungan untuk dapat menyelesaikan proyek akhir tepat pada waktunya.

10. Teman‐teman eks TI Unpar Angkatan 2002, yang selalu membantu penulis terutama untuk melepaskan dari kejenuhan.

11. Semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu per satu.

Kritik dan saran untuk membuat proyek akhir ini menjadi lebih sempurna sangat diharapkan dan semoga dapat memberikan manfaat bagi pihak‐pihak yang membutuhkan. Bandung, 17 Mei 2008 Andry Setiawan v

(7)

DAFTAR ISI

Abstrak ……… i Abstract ……….... ii Halaman Pengesahan ……… iii Kata Pengantar ………... iv Daftar Isi ……….. vi Daftar Gambar ………... viii Daftar Tabel ……… x Daftar Lampiran ……….... xiii BAB I PENDAHULUAN ………... 1 1.1. Sejarah Perusahaan .….……….... 1 1.1.1. Visi, Misi, Nilai dan Budaya Perusahaan ………... 4 1.1.2. Lima Pilar – 2007 Key Strategies CCBI & System CCBI ………... 6 1.1.3. Struktur Organisasi Coca Cola Bottling Indonesia …. 8 1.2. Lingkup Bidang Usaha ……… 9 1.2.1. Produk‐Produk yang Dihasilkan ………. 9 1.2.2. Cakupan Wilayah Operasi dan Pemasaran ………… 11 1.2.3. Proses Bisnis Utama ………... 11 1.3. Unit Analisis ……….. 21 1.4. Isu Bisnis ……….... 31 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS ……… 33 2.1. Kerangka Konseptual ………... 33 2.2. Analisis Situasi Bisnis ……….. 34 2.2.1. Kapasitas ………... 34 2.2.2. Inflow dan Outflow ………... 37 2.2.3. Stock Keeping Unit (SKU) ………... 39 2.2.4. Key Performance Indicator (KPI) ……… 40 2.2.5. Proses Bisnis ……… 45 2.2.6. Kondisi Internal ……….. 47 2.2.7. Aturan Penyimpanan ……… 52 2.3. Akar Masalah ………... 52 BAB III SOLUSI BISNIS ……… 63 3.1. Alternatif Solusi Bisnis ……… 63 3.2. Pemecahan Masalah Kapasitas Warehouse Kurang dan Analisisnya ……… 63 3.3. Pemecahan Masalah WI dan SOP dan Analisisnya ……… 129 3.4. Pemecahan Masalah Komitmen Pekerja Kurang dan Analisisnya ……… 134 vi

(8)

BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI ………... 147 4.1. Kesimpulan ………. 147 4.2. Rencana Implementasi ……….. 150 4.3. Kebutuhan Sumber Daya ………. 153 4.4. Usulan Untuk Penelitian Berikutnya ………. 154 Daftar Pustaka ………. 155 Lampiran ……….. 157 vii

(9)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Perusahaan CCBI ……….. 9 Gambar 1.2. Proses Bisnis Utama dari CCBI ………... 12 Gambar 1.3. Proses Produksi Singkat ……….. 17 Gambar 1.4. Supplier dan Distribusi CCBI ……….. 18 Gambar 2.1. Kerangka Konseptual ………... 33

Gambar 2.2. Perbandingan Kapasitas & Actual Pallet di Warehouse ……… 36 Gambar 2.3. Perbandingan Inflow dan Outflow ………... 38 Gambar 2.4. Perbandingan Gabungan ………. 38 Gambar 2.5. Accuracy Maret – Desember 2007 ……….... 41 Gambar 2.6. Variant Maret – Desember 2007 ……….. 43 Gambar 2.7. Delivery Fullfilment Maret – Desember 2007 ……... 44 Gambar 2.8. Proses Penerimaan Barang dari Luar National Plant 46 Gambar 2.9. Proses Penerimaan Barang Hasil Produksi ………... 46 Gambar 2.10. Proses Pengiriman Barang ke Konsumen …………. 47 Gambar 2.11. Proses Serah Terima Produksi ……… 48 Gambar 2.12. Proses Pengaturan Barang ………... 48 Gambar 2.13. Proses Stock Take Shift 3 dan Pemeriksaan Shift 1 … 49 Gambar 2.14. Proses Pengambilan Barang Oleh Forklift ………….. 50 Gambar 2.15. Proses Pengecekan Barang Oleh Shipper …………... 50

Gambar 2.16. Proses Penerimaan SPM, Pembuatan LO, dan Pembuatan Surat Jalan ………. 51 Gambar 2.17. Proses Penerimaan Komplain dari Konsumen …… 51 Gambar 2.18. Fish Bone Diagram Untuk KPI Accuracy ……….. 56 Gambar 2.19. Fish Bone Diagram Untuk KPI Losses ………... 57 Gambar 2.20. Fish Bone Diagram Untuk KPI Delivery Fullfilment … 58 Gambar 2.21. Current Reality Tree Diagram Untuk KPI Accuracy … 59 Gambar 2.22. Current Reality Tree Diagram Untuk KPI Losses ……. 59

Gambar 2.23. Current Reality Tree Diagram Untuk KPI Delivery Fullfilment ………... 60 Gambar 2.24. Current Reality Tree Diagram Gabungan ………. 61 Gambar 3.1. Pemetaan Solusi Masalah ……….... 63 Gambar 3.2. Current Layout yang Tidak Sesuai Aturan ……….... 67 Gambar 3.3. Current Layout yang Sesuai Aturan ……….... 68 Gambar 3.4. Metodologi Pemilihan Alternatif Layout dan Model Storage Terbaik ……….. 69 Gambar 3.5. Luas Ekspansi yang Diinginkan Perusahaan ……... 70 viii

(10)

Gambar 3.6. Layout Usulan Alternatif 1 .………... 71 Gambar 3.7. Layout Usulan Alternatif 2 ………... 72 Gambar 3.8. Layout Usulan Alternatif 3 ………... 73 Gambar 3.9. Area‐Area Class‐Based Storage Model Pada Alternatif 3 ………... 123 Gambar 3.10. Penambahan Jumlah Storeman ……….... 130

Gambar 3.11. Penyempurnaan Prosedur Pada Storeman Mengenai Pencatatan ………... 131

Gambar 3.12. Penyempurnaan Prosedur Pada Storeman Mengenai Aproval Pengambilan ………... 132

Gambar 3.13. Penyempurnaan Prosedur Tanda Tangan Storeman Bahwa Mengambil Barang Dengan Benar ... 133

Gambar 3.14. Pencatatan Komplain dan Tindakan yang Harus Dilakukan ………... 134

Gambar 3.15. Implementation Levers ……… 135

Gambar 3.16. The Change Process ………. 136

Gambar 3.17. Flow Chart Penilaian Accuracy Storeman ………….... 137

Gambar 3.18. Flow Chart Penilaian Availability Storeman …………. 138

Gambar 3.19. Flow Chart Penilaian Keteraturan Barang dan Kerapihan Barang ………. 139 Gambar 3.20. Flow Chart Penilaian Accuracy Customer Service ... 140 Gambar 3.21. Flow Chart Penilaian Accuracy Shipper …………... 141 Gambar 2.22. Flow Chart Penilaian Quantity Shipper ……… 142 Gambar 2.23. Flow Chart Penilaian Accuracy Forklift ……… 143 Gambar 2.24. Flow Chart Penilaian Losses Forklift ………. 144 Gambar 2.25. Flow Chart Penilaian Loading/Unloading Forklift ... 145 Gambar 4.1. Pemecahan Masalah Kapasitas Warehouse ……….... 147 Gambar 4.2. Pemecahan Masalah WI dan SOP Perlu Ditambah . 148 Gambar 4.3. Pemecahan Masalah Komitmen Pekerja Kurang …. 149 Gambar 4.4. Gantt Chart Rencana Implementasi ……….... 153 ix

(11)

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Cara Pemilihan Supplier ………. 14 Tabel 1.2. Jumlah Sales Center Dalam Tiap Area Operasional …... 18 Tabel 1.3. KPI dari Bagian W&T dan Targetnya ……….. 29 Tabel 2.1. Data Inventory dari Maret 2007 – Januari 2008 ………... 35 Tabel 2.2. Penambahan Produk dan Tahun Beredarnya …………. 39

Tabel 3.1. Jumlah Storage Area Model Dedicated Storage Pada

Baris = 16 Pallet Alternatif 1 ……… 77

Tabel 3.2. Jumlah Storage Area Dedicated Storage Model Pada Baris

= 13 Pallet Alternatif 1 ……….. 78

Tabel 3.3. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse

Dedicated Storage Alternatif 1 ……….. 79

Tabel 3.4. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada

Tabel 3.5. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada

Tabel 3.6. Jumlah Pallet dan Floor Pallet di Luar Warehouse

Randomized Storage Alternatif 1 ……….. 82

Tabel 3.7. Pembagian Subkelas RGB Sesuai Dengan Demand

Weekly ………. 83 Tabel 3.8. SKU Can 330&Can 250‐Fast&Medium Moving …………. 84 Tabel 3.9. SKU PET‐Fast Moving ……….. 85 Tabel 3.10. SKU PET‐Medium Moving ………... 86 Tabel 3.11. SKU PET‐Slow Moving & Can 330&250‐Slow Moving …. 87 Tabel 3.12. SKU Kelas TWA, TBA, Postmix & BIB ………. 87

Tabel 3.13. Jumlah Storage Area Model Class‐Based Storage Pada

Tabel 3.14. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada

Baris = 13 Pallet Alternatif 1 ……… 89 Tabel 3.15. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Class‐ Based Storage Alternatif 1 ………. 89 Tabel 3.16. Jumlah Storage Area Model Dedicated Storage Pada Baris = 16 Pallet Alternatif 2 ……….. 91 Tabel 3.17. Jumlah Storage Area Model Dedicated Storage Pada Baris = 13 Pallet Alternatif 2 ……….. 92

Tabel 3.18. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse

Dedicated Storage Alternatif 2 ……….. 93

(12)

Tabel 3.19. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada

Baris = 16 Pallet Alternatif 2 ……….... 94

Tabel 3.20. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada Baris = 13 Pallet Alternatif 2 ……… 95

Tabel 3.21. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Randomized Storage Alternatif 2 ……….. 96

Tabel 3.22. Jumlah Storage Area Model Class‐based Storage Pada Baris = 16 Pallet Alternatif 2 ……… 97

Tabel 3.23. Jumlah Storage Area Model Class‐based Storage Pada Baris = 13 Pallet Alternatif 2 ……… 98

Tabel 3.24. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Class‐ Based Storage Alternatif 2 ……….. 98

Tabel 3.25. Jumlah Storage Area Model Dedicated Storage Pada Baris = 16 Pallet Alternatif 3 ……….... 100

Tabel 3.26. Jumlah Storage Area Model Dedicated Storage Pada Racking = 952 Pallet Altaernatif 3 ……… 101

Tabel 3.27. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Dedicated Storage Alternatif 3 ……….. 102

Tabel 3.28. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada Baris = 16 Pallet Alternatif 3 ……….... 103

Tabel 3.29. Jumlah Storage Area Model Randomized Storage Pada Racking = 952 Pallet Alternatif 3 ……….. 104

Tabel 3.30. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Randomized Storage Alternatif 3 ……….. 105

Tabel 3.31. Jumlah Storage Area Model Class‐based Storage Pada Baris = 16 Pallet Alternatif 3 ……… 106

Tabel 3.32. Jumlah Storage Area Model Class‐based Storage Pada Racking = 952 Pallet Alternatif 3 ……….. 107 Tabel 3.33. Jumlah Pallet dan Floor Pallet Di Luar Warehouse Class‐ Based Storage Alternatif 3 ……….. 108 Tabel 3.34. Rekap Tiap Alternatif Layout ……….. 109 Tabel 3.35. Persentase Titik Keluar Kelas RGB ……… 113 Tabel 3.36. Persentase Titik Keluar Kelas Can 330 ……….. 114 Tabel 3.37. Persentase Titik Keluar Kelas Can 250 ……….. 114 Tabel 3.38. Persentase Titik Keluar Kelas PET ……… 114

Tabel 3.39. Rekapitulasi Hasil Random Jarak Randomized Storage Model ………. 118

Tabel 3.40. Throughput‐To‐Storage Ratio Untuk PET‐Medium Moving ……… 119

Tabel 3.41. Throughput‐To‐Storage Ratio Untuk RGB ……… 120

(13)

Tabel 3.42. Throughput‐To‐Storage Ratio Untuk Can 330 & Can 250‐ Fast Moving & Medium Moving ………... 120 Tabel 3.43. Throughput‐To‐Storage Ratio Untuk PET‐Fast Moving …. 120 Tabel 3.44. Throughput‐To‐Storage Ratio Untuk PET, Can 330 dan

can 250‐Slow Moving ……… 121 Tabel 3.45. Rekapitulasi Nilai Throughput‐to‐Storage Ratio dan

Peringkat Tiap Kelas ……… 121 Tabel 3.46. Rekapitulasi Jarak Random Class‐based Storage Model … 122 Tabel 3.47. Jumlah Inventory tiap SKU di DSD Area ………... 125 Tabel 3.48. Rekapitulasi Hasil Tiap Model Pada Area Regular …….. 128 Tabel 3.49. Form yang Ada Sekarang ……… 132 Tabel 3.50. Form Usulan Untuk Pencatatan ………. 132 Tabel 3.51. Rekapitulasi KPI Beserta Batasan‐Batasannya ………… 145 xii

(14)

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A: Perhitungan Jarak Alternatif 3 (Regular dan DSD Area) LAMPIRAN B: Perhitungan Jarak Random Randomized dan Class‐Based Storage LAMPIRAN C: Peletakan Area Produk (Regular dan DSD Area) xiii