Manual Prosedur
Tinjauan Manajemen
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
i
Manual Prosedur
Tinjauan Manajemen
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 01001 06102
Revisi : 0
Tanggal : 11 Februari 2014
Diusulkan oleh : Ketua Tim Unit Jaminan Mutu
Indria Purwantiningrum,STP.,MSi. NIP. 19791017 200501 2 001
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan
Dr. Teti Estiasih, STP. MP. NIP. 19701226 200212 2 001
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
1
1. Tujuan
Memberikan arahan kepada top management untuk melakukan evaluasi SMM secara berkala dan berkesinambungan dalam hubungannya dengan penerapan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
2. Ruang Lingkup
Sistem Manajemen Mutu yang berlaku/dilaksanakan di Jurusan THP UB.
3. Tanggung Jawab
Ketua Jurusan bertanggung jawab selaku top management.
4. Pihak Terkait
4.1. Ketua Jurusan
4.2. Sekretaris Jurusan
4.3. Ketua Laboratorium
4.4. Ketua Program Studi
4.5. Reviewer internal
4.6. Reviewer eksternal
4.7. UJM Jurusan THP UB
4.8. Staf Administrasi Jurusan THP UB
5. Definisi
5.1. Sistem Manajemen Mutu (SMM) Jurusan THP UB adalah keseluruhan
sistem manajemen yang diselenggarakan di Jurusan THP UB sesuai dengan Kebijakan Mutu untuk mencapai Sasaran Mutu yang telah ditetapkan.
5.2. Tinjauan Manajemen adalah evaluasi yang dilaksanakan secara periodik
terhadap SMM Jurusan THP UB.
5.3. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan oleh
jajaran manajemen dan undangan lainnya untuk mengevaluasi implementasi SMM Jurusan THP secara berkala.
5.4. Jajaran manajemen Jurusan THP adalah Ketua Jurusan, Sekretaris
Jurusan, Ketua Program Studi dan Ketua Laboratorium.
5.5. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :
- Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu
(SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara
- Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan
manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Jurusan THP UB
- Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di
lingkungan Jurusan THP UB
- Membantu Top Management merencanakan, merumuskan,
memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan
lainnya
- Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu
2
5.6. Reviewer adalah perorangan yang merupakan dosen dan tenaga
penunjang akademik dari Jurusan THP UB (internal) ataupun dari luar Jurusan THP UB (eksternal) yang memiliki pengalaman di bidang manajemen dan bertugas mereview/mengevaluasi dan memberi masukan terhadap SMM Jurusan THP UB.
6. Garis Besar Prosedur
6.1. Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal dua kali dalam setahun.
6.2. Tinjauan tengah tahun dilakukan untuk mengevaluasi capaian dalam
tengah tahun berjalan.
6.3. Tinjauan akhir tahun dilakukan untuk mengevaluasi SMM secara
keseluruhan selama satu tahun terakhir.
6.4. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) diselenggarakan dengan dihadiri
oleh seluruh jajaran manajemen, reviewer dan dosen/staf Jurusan yang lain.
6.5. Surat undangan RTM dikirimkan minimal 3 hari sebelum pelaksanaan
rapat.
6.6. Jika RTM gagal dilaksanakan, Ketua Jurusan membatalkan surat
undangan dan mengirim surat undangan baru.
6.7. Sekretaris Jurusan bertugas menyiapkan agenda rapat yang dapat
berupa:
- Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
- Hasil audit mutu (AIM) dan tindak lanjutnya
- Peninjauan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
- Perbaikan implementasi SMM
- Sosialisasi adanya peraturan baru yang membawa konsekuensi
perubahan dokumen mutu dan implementasinya
- Rencana, program kerja dan atau pelaksanaan kerjasama dengan
pihak eksternal
- Penentuan waktu RTM berikutnya
- Hal-hal lain yang dianggap perlu untuk kepentingan Jurusan
6.8. Ketua Jurusan dan atau jajaran manajemen Jurusan THP menyiapkan
laporan implementasi SMM yang akan dilaporkan dan dievaluasi pada RTM.
6.9. Ketua Jurusan (pimpinan rapat) memimpin RTM, menyampaikan
laporan, memberikan tanggapan dan mengambil kesimpulan dalam rangka perbaikan mutu berkelanjutan.
6.10.Jajaran manajemen yang dievaluasi melaporkan capaian SMM pada
bidang masing-masing dan dapat memberikan penjelasan serta tanggapan.
6.11.Reviewer mengevaluasi, memberikan masukan dan arahan kepada
jajaran manajemen guna perbaikan SMM Jurusan THP UB.
6.12.Hasil evaluasi, semua keputusan dan atau ketetapan yang diambil
dalam RTM dicatat oleh notulis rapat yang ditentukan pada saat RTM dimulai. Notulis mengisi berita acara dan membacakan hasil rapat sebelum RTM ditutup oleh Ketua Jurusan.
3
6.14.Ketua Jurusan mengirimkan hasil RTM kepada UJM THP UB untuk
ditindaklanjuti jika ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada ranah implementasi maupun ranah dokumentasi sesuai dengan MP yang berlaku.
6.15.UJM THP UB melaporkan hasil kerjanya kepada MR.
6.16.Semua catatan yang berhubungan dengan RTM didokumentasikan dan
dikendalikan oleh UJM THP UB sesuai dengan MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
7. Rekaman Mutu
7.1. Surat Undangan RTM/ Surat Pembatalan RTM
7.2. Daftar Hadir RTM
7.3. Berita Acara RTM
7.4. Laporan Implementasi Sistem Manajemen Mutu
4
8. Bagan Alir Tinjauan Manajemen
Mulai
Menyiapkan laporan implementasi SMM (1 bulan)
Memimpin RTM (2-3 jam) Ketua Jurusan
Laporan Implementasi SMM
Menyiapkan agenda RTM (1 hari)
Mengirimkan undangan RTM/ Pembatalan RTM (1 hari)
Surat Undangan RTM/ Surat Pembatalan
Menyampaikan laporan, Menanggapi (2-3 jam)
Melakukan perbaikan/ perubahan SMM (2 minggu)
Mencatat hasil RTM (2-3 jam) Hasil RTM (Notulen Rapat)
Mengesahkan hasil RTM
dengan diketahui Reviewer (5 menit) Berita Acara
Laporan perbaikan/ perubahan
Selesai Jajaran Manajemen
UJM THP UB & Jajaran Manajemen Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan & Jajaran manajemen
Ketua Jurusan Staf Administrasi Jurusan
Daftar Hadir RTM Sekretaris Jurusan
Reviewer Melakukan Tinjauan
Manajemen/ Evaluasi (1-2 jam)
Notulis
Ketua Jurusan
UJM THP UB Melaporkan kembali kepada MR (1 hari)
5
9. Lampiran
9.1. Daftar Hadir Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
DAFTAR HADIR RAPAT JURUSAN THP
No. Peserta Rapat Tanda tangan
Malang,…./…../……
Pimpinan Rapat,
6 9.2. Berita Acara Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
BERITA ACARA RAPAT JURUSAN THP
Rapat Jurusan Teknologi Hasil Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya Malang,
Hari/Tanggal :……….
Agenda :……….
……….. ……….. ………..
Peserta Hadir :……orang Notulis :………….
Hasil/Keputusan/Ketetapan:
Keterangan lainnya:………
Malang,……/……/……
Mengetahui, Reviewer,
Mengesahkan, Ketua Jurusan,
