EVALUASI SISTEM PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN PERDAGANGAN KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN KARANGANYAR

(1)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN

METODE PEMILIHAN LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN

PERDAGANGAN KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN

KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

CHRISTINA WAHYU RATNA SARI

F3308036

PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

(3)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

(4)

commit to user

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MASALAH ADALAH SEBUAH KESEMPATAN BAGI ANDA UNTUK MENGERAHKAN YANG TERBAIK DARI DIRI ANDA

(DUKE ELLINGTON)

ORANG YANG MENGERJAKAN SESUATU TAPI GAGAL,

JAUH LEBIH BAIK DARIPADA ORANG YANG TIDAK MENCOBA

MELAKUKAN APAPUN DAN SUKSES.

(LIYOD JONES)

HENDAKLAH KAMU SELALU RENDAH HATI, LEMAH

LEMBUT, DAN SABAR. TUNJUKKANLAH KASIHMU

DALAM HAL SALING MEMBANTU.

(EFESUS 4:2)

Penulis persembahkan kepada:

v

Papa dan Mama, trimakasih atas doanya.

v

Kakak- kakakku yang memberi motivasi.

v

Teman-teman Akuntansi 2008.

(5)

digilib.uns.ac.id

commit to user

v

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kehadirat Tuhan YME yang telah melimpahkan

segala rahmat, karunia, hidayah dan inayah-Nya kepada penulis sehingga penulis

mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “

EVALUASI SISTEM

PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN

LANGSUNG

PADA

DINAS

PERINDUSTRIAN

PERDAGANGAN

KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN KARANGANYAR

”.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk melengkapi dan memenuhi

persyaratan guna memperoleh Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari

bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak yang telah memberikan kesediaan

waktunya untuk membantu demi terselesainya Tugas Akhir ini. Penulis juga

mengucapkan terimakasih yang tulus kepada pihak-pihak yang membantu

penulisan Tugas Akhir ini :

1.

Tuhan YME, terimakasih Engkau selalu memberikan yang terbaik

untukku, memudahkan langkah-langkahku dan mengabulkan semua

doa-doaku.

2.

Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.

Bapak Drs. Santosa T H, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III

(6)

commit to user

vi

4.

Ibu Sri Murni, SE, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5.

Ibu Putri Nugrahaningsih, SE, Ak. selaku Pembimbing Tugas Akhir yang

telah berkenan memberikan kesediaan waktunya untuk memberi

bimbingan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas

Akhir ini.

6.

Bapak maupun Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu praktik dan teori

selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

7.

Bapak Sundoro, SH, Msi yang memberikan ijin kepada penulis untuk

melakukan penelitian di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, dan

UMKM Kabupaten Karanganyar.

8.

Seluruh direksi, staf, serta karyawan di Dinas Perindustrian,

Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar yang telah

membantu memberikan informasi dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

9.

Papa dan Mama tercinta, terimakasih atas cinta, doa, kasih sayang,

perhatian, dan pengorbanannya selama ini.

10.

Kakak- kakakku, mbak inuk, mas hongki, mbak ucik, mas momok,

terimakasih atas doa dan dukungannya.

11.

Keponakanku yang bandel sekali tapi sangat kusayang, Leonard Rafael

(7)

digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

12.

Sahabat-sahabatku, anak-anak Ram’s, Dita, Destia, Cerli, Selvi, Tpr,

Diyan, Marita, Nisha dan Citra, terimakasih atas dukungan, semangat dan

kerjasamanya. Suatu hari aku pasti sangat merindukan kalian.

13.

Teman-teman Akuntansi angkatan 2008, terimakasih atas persahabatan

yang indah selama 3 tahun ini, aku bangga mengenal kalian.

14.

Ceguk izzy, terimakasih buat doa dan semangatnya.

15.

My Best Friend, Shendy Karenina Wijaya, terimakasih telah mewarnai

hidupku, ku percayakan langkah bersamamu, kita bisa jika bersama.

16.

Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu

.

Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi akademi serta para

pembaca yang budiman.

Surakarta, 08 Juli 2011

(8)

commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman

Halaman Judul...

i

Abstract ... ii

Halaman Pesetujuan ... iii

Halaman Pengesahan ... iv

Motto dan Persembahan ... v

Kata Pengantar ... vi

Daftar Isi ... ix

Daftar Gambar ... xi

Daftar Lampiran ... xii

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Gambaran Umum Perusahaan ... 1

1.

Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 1

2.

Visi dan Misi ... 3

3.

Tujuan ... 4

4.

Tugas Pokok dan Fungsi ... 5

5.

Struktur Organisasi ... 9

6.

Deskripsi Jabatan ... 10

B.

Latar Belakang Masalah ... 14

C.

Rumusan Masalah ... 16

(9)

digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

E.

Manfaat Penelitian... 17

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

Tinjauan Pustaka... ... 19

1.

Pengertian Evaluasi ... 19

2.

Pengertian Sistem ... 19

3.

Peralatan Kantor ... 20

4.

Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi

Akuntansi ... 22

5.

Sistem Pengadaan Peralatan Kantor ... 23

B.

Analisis Data dan Pembahasan ... 31

1.

Sistem Pengadaan Peralatan Kantor ... 31

2.

Evaluasi Sistem Pengadaan Peralatan Kantor ... 65

BAB III TEMUAN

A.

KELEBIHAN ... 68

B.

KELEMAHAN ... 68

BAB IV PENUTUP

A.

SIMPULAN ... 70

B.

REKOMENDASI ... 70

DAFTAR PUSTAKA

(10)

commit to user

x

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR

Halaman

1.1 Struktur Organisasi Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan

Akuntansi dan Aset Daerah Kabupaten Karanganyar ... 9

2.1 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang ... 38

2.2 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang (Lanjutan) ... 39

2.3 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang ... 44

2.4 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) ... 45

2.9 Bagan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang ... 53

2.10 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran ... 56

2.11 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran (Lanjutan) ... 57

2.12 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana ... 61

(11)

digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR LAMPIRAN

1.

Surat Pernyataan Tugas Akhir

2.

Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang

3.

Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

4.

Buku Kas Umum Pengeluaran

5.

Register SPP-LS

6.

Register SPM-LS

7.

Surat Perintah Membayar (SPM)

(12)

commit to user

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN

METODE PEMILIHAN LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN

PERDAGANGAN KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN

KARANGANYAR

Christina Wahyu Ratna Sari

F3308036

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur/sistem

pelaksanaan pengadaan peralatan kantor pada Disperindagkop dan UMKM

Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan langsung, serta menemukan

kendala-kendala yang ada dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor pada

Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan

langsung.

Dengan penelitian ini, penulis dapat membandingkan prosedur

pemungutan pajak hotel menurut Peraturan Daerah dengan prosedur yang

digunakan oleh DPPKAD Kabupaten Karanganyar di lapangan. Penulis juga

menemukan kelebihan maupun kelemahan terhadap prosedur/sistem yang

digunakan oleh DPPKAD Kabupaten Karanganyar dalam pelaksanaan

pemungutan pajak hotel.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, penulis dapat mengambil

kesimpulan antara lain adalah adanya prosedur/sistem yang digunakan sudah

cukup baik hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi yang jelas, adanya

otorisasi untuk setiap transaksi, penggunaan formulir bernomor urut tercetak,

namun penerbitan formulir masih kurang jumlahnya, karena ada beberapa bagian

yang tidak dapat mengarsipnya setelah divalidasi serta pembuatan Rencana Kerja

dan Syarat-syarat serta Harga Perkiraan Sendiri dilakukan setelah prakualifikasi.

Berdasarkan dari temuan-temuan dalam penelitian ini, maka penulis

mengajukan beberapa saran kepada pihak Disperindagkop dan UMKM Kabupaten

Karanganyar yaitu Petugas menambah jumlah dokumen dalam penerbitan

formulir yang digunakan, sehingga semua bagian yang terkait dapat mengarsip

juga dokumen yang telah diverifikasinya dan pembuatan RKS dan HPS sebaiknya

sebelum prakualifikasi, karena RKS dan HPS adalah acuan proses negosiasi harga

dalam pengadaan barang/jasa, agar mencegah adanya penyelewengan yang

dilakukan oleh petugas.

(13)

digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Gambaran Umum

1.

Sejarah Berdirinya Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan

Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (Disperindagkop dan UMKM)

Kabupaten Karanganyar

Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan

Menengah, dibentuk dengan dasar hukum sebagai berikut ini.

a)

UU No.32 tahun 2004 tentang pemerintah Daerah (Lembaga Negara

RI tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara RI 4437).

Sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan UU Nomor

12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas UU No 34 Tahun 2004

tentang Pemerintah Daerah (Lembaga Negara RI tahun 2008 Nomor

59, Tambahan Lembaran Negara RI 4484).

b)

UU Nomor 33 Tahun 2004, tentang Perimbangan Keuangan antara

Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Republik

Indonesia Nomor 4438).

c)

Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman,

Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165,

(14)

commit to user

d)

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi

dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4737).

e)

Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi

Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007

Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

4741).

f)

Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan,

Pengundangan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan.

g)

Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 7 Tahun 2008

tentang Urusan Pemerintah yang Menjadi Kewenangan pemerintah

Daerah Kabupaten Karanganyar (Lembaran Daerah Kabupaten

Karanganyar Nomor 7).

h)

Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar No.2 Tahun 2009 Tanggal

12 Januari 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kabupaten

Karanganyar.

i)

Keputusan Bupati Karanganyar No.56 tahun 2009, Tanggal 15 Mei

2009 tentang Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktural pada

kegiatan Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha

(15)

digilib.uns.ac.id

commit to user

3

2.

Visi dan Misi

Visi :

Terwujudnya Kabupaten Karanganyar sebagai daerah industri,

niaga yang tangguh dengan ditunjan peningkatan koperasi dan usaha

mikro, kecil dan menengah (UMKM) sebagai penggerak utama menuju

kemandirian Ekonomi Daerah.

Misi :

a)

Menumbuhkembangkan perekonomian daerah yang bertumpu pada

potensi dan pemberdayaan masyarakat melalui sektor industri,

perdagangan, koperasi, dan usaha mikro, kecil, dan menengah yang

dapat

menciptakan

kesempatan

berusaha,

kesempatan

kerja,

pemerataan pembangunan dan peningkatan pendapatan.

b)

Meningkatkan

akses

teknologi

dan

pembangunan,

produksi,

perdagangan, permodalan dengan perkuatan sarana produksi, promosi,

kerjasama kemitraan, studi banding dan temu usaha.

c)

Terjalinnya distribusi barang barang jasa untuk kebutuhan masyarakat,

tertib niaga dan perlindungan konsumen serta peningkatan ekspor

nonmigas daerah.

d)

Meningkatkan peran koperasi dan UKM melalui pembinaan atau

(16)

commit to user

e)

Meningkatkan pemanfaatan dan pengelolaan potensi pasar secara

profesional dan berwawasan lingkungan serta menerapkan penataan

pasar yang tertib, bersih, dan aman.

3.

Tujuan

a)

Meningkatnya sektor industri khususnya industri kecil dan menengah

lebih dapat berkembang, berkualitas, berdaya saing tinggi dengan

pemanfaatan berbagai potensi yang ada sera melakukan pembinaan

dan pengawasan terhadap kegiatan industri.

b)

Meningkatakan kelancaran kebutuhan barang pokok dan strategis serta

barang umum lainnya pada tingkat harga yang wajar dan

meningkatkan perdagangan ekspor impor non migas.

c)

Meningkatkan ketertiban administrasi organisasi dan usaha bagi

koperasi serta meningkatkan perkuatan yang dapat menambah usaha,

sehingga kesejahteraan masyarakat dan pendapatan daerah bertambah.

d)

Adanya pasar yang tertib, bersih dan aman yang dapat

(17)

digilib.uns.ac.id

commit to user

5

4.

Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi

dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah ( Disperindagkop dan

UMKM) Kabupaten Karanganyar

Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, yaitu sebagai berikut ini.

a)

Tugas Pokok Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha

Mikro, Kecil dan Menengah adalah melaksanakan sebagian tugas dan

fungsi Pemerintah Daerah di bidang Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten

Karanganyar.

b)

Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro,

Kecil dan Menengah adalah sebagai berikut ini.

1)

Perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan Pemerintah Daerah

di bidang perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro,

kecil dan menengah yang meliputi perindustrian, perdagangan,

koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dan pengelolaan

pasar serta kesekretariatan.

2)

Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelaksanaan pelayanan

umum di bidang perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha

mikro, kecil dan menengah dan pengelolaan pasar serta

(18)

commit to user

3)

Pembinaan dan Pelaksanaan Tugas di bidang perindustrian,

perdagangan, koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah yang

meliputi perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro,

kecil dan menengah dan pengelolaan pasar serta kesekretariatan.

4)

Pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis dalam Lingkup Dinas

Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, dan Usaha Mikro, Kecil dan

Menengah.

5)

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

5.

Struktur Organisasi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi,

dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 2

Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten

Karanganyar, maka susunan organisasi Dinas Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut ini.

1.

Kepala Dinas

2.

Sekretariat, membawahi:

a)

Sub Bagian Perencanaan;

b)

Sub Bagian Keuangan;

(19)

digilib.uns.ac.id

commit to user

7

3.

Bidang Perindustrian, membawahi:

a)

Seksi Industri Agro dan Hasil Hutan;

b)

Seksi Industri Kimia, Logam dan Aneka Industri.

4.

Bidang Perdagangan, membawahi:

a)

Seksi Bimbingan Usaha Perdagangan dan Perlindungan Konsumen;

b)

Seksi Pendaftaran Perusahaan, Promosi, Distribusi, Ekspor dan Impor.

5.

Bidang Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, membawahi:

a)

Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi, Usaha Mikro, Kecil

dan Menengah;

b)

Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk.

6.

Bidang Pengelolaan Passar

a)

Seksi Penataan Pasar;

b)

Seksi Keamanan dan Ketertiban Pasar;

c)

Seksi Pemeliharaan dan Pengembangan Pasar.

7.

Unit Pelaksana Teknis

8.

Kelompok Jabatan Fungsional

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Kemudian masing-masing bidang

dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Kepala Dinas. Masing-masing sub bagian dipimpin oleh

seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab

(20)

commit to user

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang yang

bersangkutan. Gambaran dari susunan organisasi Dinas Perindustrian,

Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro, Keci, dan Menengah Kabupaten

(21)

p

e

rp

u

st

a

ka

a

n

.u

n

s.

a

c.

id

d

ig

ili

b

.u

n

s.

a

c.

id

c

o

m

it

t

o

u

ser

9

6.

D

es

k

ri

p

si

Jab

at

an

KEPALA SEKRETARIAT KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Sub Bagia n Perencanaan Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian BIDANG PERINDUSTRIAN BIDANG PERDAGANGAN Seksi Bimbingan Usaha Perdagangandan Perlindungan Konsumen BIDANG KOPERASI

DAN UMKM PENGELOLAAN PASAR BIDANG

Seksi Pendaftaran Perusahaan, Promosi, Distribusi,

Ekspor dan Impor

Seksi Permodalan, Kemitraan dan Pemasaran Produk

Seksi Kelembagaan Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan

Menengah Seksi Industri Agro

dan Hasil Hutan

Seksi Industri Kimia, Logam dan Aneka

Industri Seksi Pemeliharaan dan Pengembangan Pasar Seksi Keamanan dan Ketertiban Pasar Seksi Penataan Pasar UPT

Struktur Organisasi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Karanganyar

Keterangan:

Bagian/ Divisi tempat melakukan kegiatan magang

BIDANG KOPERASI DAN

(22)

commit to user

1.

Kepala Dinas

Bertugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan

Pemerintahan Daerah di Bidang Dinas Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah berdasarkan azas

otonomi dan tugas pembantuan

2.

Sekretaris

Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan

kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegiatan

perencanaan, keuangan, umum, dan kepegawaian di lingkungan dinas.

3.

Kepala Sub Bagian Perencanaan

Bertugas membantu sekretaris dalam menyusun program

kegiatan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan program

kegiatan Dinas.

4.

Kepala Sub Bagian Keuangan

Bertugas membantu Sekretaris dalam melaksanakan urusan

administrasi keuangan dan pelaporan pertanggungjawaban keuangan

Dinas.

5.

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Bertugas

membantu

Sekretaris

dalam

melaksanakan

pengelolaan urusan administrasi umum, rumah tangga, perlengkapan/

perbekalan,

dokumentasi,

perpustakaan

dan

kearsipan,

serta

(23)

digilib.uns.ac.id

commit to user

11

6.

Kepala Bidang Perindustrian

kebijakan, mengkoordinasi, membina dan mengendalikan kegiatan di

bidang perindustrian.

7.

Kepala Seksi Industri Agro dan Hasil Hutan

Bertugas membantu Kepala Bidang Perindustrian dalam

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan, dan pengendalian kegiatan Seksi Industri Agro dan Hasil

Hutan.

8.

Kepala Seksi Industri Kimia Logam dan Aneka Industri

Bertugas membantu Kepala Bidang Perindustrian dalam

penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan

pengendalian kegiatan Seksi Industri Kimia Logam dan Aneka

Industri.

9.

Kepala Bidang Perdagangan

Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan bahan

kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegitan

di Bidang Perdagangan.

10.

Kepala Seksi Bimbingan Usaha Perdagangan dan Perlindungan

Konsumen

Bertugas membantu Kepala Bidang Perdagangan dalam

(24)

commit to user

pembinaan, dan pengendalian kegitan Seksi Bimbingan Usaha

Perdagangan dan Perlindungan Konsumen.

11.

Kepala Seksi Pendaftaran, Promosi, Distribusi, Ekspor dan Impor

Bertugas membantu Kepala Bidang Perdagangan dalam

melaksanakan persiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan, dan pengendalian kegiatan Seksi Pendaftaran, Promosi,

Distribusi, Ekspor dan Impor.

12.

Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro , Kecil dan Menengah

(UMKM)

kebijakan, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan kegiatan

di bidang Koperasi dan Usaha Mikro , Kecil dan Menengah (UMKM).

13.

Kepala Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi dan Usaha

Mikro, Kecil dan Menengah

Bertugas membantu Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro,

Kecil dan Menengah dalam melaksanakan penyiapan bahan

perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengembalian

kegiatan Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi dan Usaha

Mikro, Kecil dan Menengah.

14.

Kepala Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk

Bertugas membantu Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro,

(25)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

13

perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian

kegiatan Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk.

15.

Kepala Bidang Pengelolaan Pasar

kebijakan, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan kegiatan

di bidang pengelolaan pasar.

16.

Kepala Seksi Penataan Pasar

Bertugas membantu Kepala Bidang Pasar dalam melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan

pengendalian kegiatan Seksi Penataan Pasar.

17.

Kepala Seksi Keamanan dan Ketertiban Pasar

Bertugas membantu Kepala Bidang Pengelolaan Pasar dalam

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakn, koordinasi,

pembinaan dan pengendalian kegiatan Seksi Keamanan dan Ketertiban

Pasar.

18.

Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pengembangan Pasar

Bertugas membantu Kepala Bidang Pengelolaan Pasar dalam

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan dan pengendalian kegiatan Kepala Seksi Pemeliharaan dan

(26)

commit to user

B.

Latar Belakang Masalah

Penggunaan anggaran negara dalam pengelolaan barang milik daerah

adalah hal yang perlu diperhatikan oleh pemerintah. Sistem pengadaan

barang/ jasa milik daerah pada lembaga pemerintah mengacu pada Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/ Jasa Pemerintah. Jika peraturan tersebut tidak dipatuhi, maka

pemerintah melalui BPK ataupun BPKD berhak memberikan sanksi yang

setimpal. Untuk mengetahui sistem pengadaan perealatan kantor pada

lembaga pemerintah oleh Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan

UMKM akan dievaluasi menggunakan bagan alir dokumen

(flowchart).

Di kalangan lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah menyadari

perlunya menyelesaikan tugas pemerintahan dan pembangunan dengan cepat,

efisien, dan bermanfaat. Salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran

operasional di dinas pemerintah itu adalah pemakaian inventaris kantor yang

dibutuhkan pada setiap dinas pemerintah.

Pengadaan peralatan kantor seperti meja, kursi, kipas angin, AC,

komputer, laptop, televisi, LCD, dan pendukung lainnya dibutuhkan untuk

kelancaran kegiatan operasional pemerintahan. Pemerintah daerah kabupaten

Karanganyar menggunakan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010

sebagai pedoman pengadaan barang dan jasa, sedangkan untuk pencairan

(27)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

15

nomor 7 tahun 2007 yang mengatur tentang prosedur permintaan pembayaran

sampai dengan prosedur pencatatan pencairan dana.

Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, pemilihan

penyedia barang dan jasa memiliki beberapa metode diantaranya metode

pelelangan umum, metode pelelangan terbatas, metode pemilihan langsung,

dan metode penunjukan langsung. Pengadaan peralatan kantor pada Dinas

Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM menggunakan metode

pemilihan langsung dalam proses pelaksanaannya. Metode pemilihan

langsung yaitu metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-

banyaknya penawaran dan sekurang- kurangnya tiga (3) penawaran dari

penyedia barang dan jasa yang telah lulus prakualifikasi.

Metode pemilihan langsung digunakan untuk aktivitas yang bernilai

antara Rp 50 juta sampai Rp 100 juta. Pengadaan peralatan kantor pada Dinas

Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM menggunakan metode ini

karena lebih sederhana dalam proses pengadaannya, dan harga peralatan

kantor yang dibutuhkan memang tidak lebih dari Rp 100 juta. Hal ini sudah

sesuai dengan Peraturan Bupati nomor 7 tahun 2007 tentang pedoman

penatausahaan pelaksanaan APBD Kabupaten Karanganyar.

Berdasarkan penelitian sebelumnya, (Trisnawati, 2006) yang

dilakukan di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah

(DPPKAD) Kabupaten Karanganyar mengenai Evaluasi Sistem Pengadaan

(28)

commit to user

Tahun 2010 tentang “Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa

Pemerintah”, sistem pengadaan kendaraan Dinas roda empat (mobil) di

Kabupaten Karanganyar menggunakan metode pelelangan umum dengan

pascakualifikasi. Begitu juga dengan fungsi- fungsi yang terkait dan

dokumen- dokumen yang digunakan, serta catatan akuntansi yang digunakan

sudah sesuai dengan prosedur yang diterapkan.

Pengadaan peralatan kantor pada Dinas Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar memerlukan pengeluaran kas

yang tidak sedikit jumlahnya, hal ini berarti dibutuhkan sistem kerja yang

teliti dalam pelaksanaan tugasnya. Dengan demikian Dinas Perindustrian,

Perdagangan, Koperasi dan UMKM harus lebih memperhatikan pengawasan

pada sistem pengadaan peralatan kantor supaya tidak terjadi kesalahan dalam

penulisan jumlah, atau pencatatan.

Berdasarkan latar belakang di atas, dalam penulisan Tugas Akhir ini

penulis mengambil judul :

“EVALUASI SISTEM PENGADAAN

PERALATAN

KANTOR

DENGAN

METODE

PEMILIHAN

LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN,

KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH

(29)

digilib.uns.ac.id

commit to user

17

C.

Rumusan Masalah

Sesuai dengan latar belakang masalah diatas maka rumusan masalah

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ini.

a.

Bagaimana prosedur/sistem pengadaan peralatan kantor oleh Dinas

Perindustrian,

Perdagangan,

Koperasi

dan

UMKM

Kabupaten

Karanganyar dengan metode pemilihan langsung?

b.

Apa saja kelebihan dan kelemahan yang muncul dari pelaksanaan

pengadaan peralatan kantor pada Dinas Perindustrian, Perdagangan,

Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan

langsung?

D.

Tujuan Penelitian

Sesuai dengan permasalahan di atas, maka tujuan dari penelitian ini

adalah sebagai berikut ini.

a.

Untuk mengetahui apakah sistem pengadaan peralatan kantor oleh Dinas

Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM dengan metode

pemilihan langsung sudah sesuai dengan prosedur yang diterapkan.

b.

Untuk mengetahui apakah Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi

dan UMKM Kabupaten Karanganyar sudah menerapkan sistem pengadaan

peralatan kantor dengan metode pemilihan langsung secara benar dan

(30)

commit to user

E.

Manfaat Penelitian

Hasil dari penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi

semua pihak antara lain sebagai berikut ini.

a.

Bagi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten

Karanganyar.

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai wacana bagi

DinasPerindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten

Karanganyar untuk selalu menciptakan kondisi pemerintahan yang tertib

melalui sistem pengadaan peralatan kantor dan mesin yang sesuai dengan

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010.

b.

Bagi Penulis

Sebagai salah satu syarat penting untuk kelulusan sebagai Ahli Madya

program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas

Maret Surakarta dengan penyusunan tugas akhir ini.

c.

Bagi Pembaca

Diharapkan bisa menjadi wacana ulang agar dapat digunakan sebagai

(31)

digilib.uns.ac.id

commit to user

19 BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Evaluasi

Menurut Arikunto (2004: 1), evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut. Di dalam mengevaluasi suatu kegiatan salah satu hal yang perlu diperhatikan ialah efisiensi dan efektivitas kinerja karyawan supaya dapat meningkatkan produktivitas pengelolaan peralatan kantor dan mesin sesuai tujuan yang diharapkan.

2. Pengertian Sistem

Sistem merupakan suatu susunan terpadu yang terdiri dari sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dengan tujuan untuk memenuhi suatu proses. Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001: 15) adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu.

(32)

commit to user

secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang (Mulyadi, 2001: 5). Sistem yang besar terdiri dari sistem- sistem lain yang lebih kecil yang saling melengkapi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu komponen yang terdiri dua atau lebih bagian yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh guna melaksanakan aktifitas pokok perusahaan.

3. Peralatan Kantor

Peralatan kantor merupakan jenis inventaris barang yang tergolong dalam aktiva tetap yang mendukung lancarnya aktifitas suatu perusahaan. Pengertian aktiva tetap itu sendiri menurut PSAK Nomor 16 tentang Pengelolaan Aktiva Tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.

Menurut Nurdiawan (2007: 4), peralatan kantor adalah merupakan biaya perolehan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya instalasi, serta biaya langsung lainnya untuk memperoleh dan mempersiapkan sampai peralatan tersebut siap digunakan.

(33)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

21

digunakan dalam operasional bank, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal bank dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.

Sedangkan menurut Bastian (2005: 69), aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas pemerintah, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas pemerintah dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Karena kekayaan memiliki wujud, sering kali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets).

Peralatan menggambarkan seluruh biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh peralatan sampai dengan siap untuk dipakai. Biaya ini meliputi harga pembelian, biaya instalasi, dan biaya langsung lainnya untuk memperoleh serta mempersiapkan aktiva sehingga dapat digunakan. Untuk peralatan yang berasal dari donasi dinilai berdasarkan nilai wajar dari harga pasar atau harga gantinya.

4. Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).

Dari definisi tersebut, menurut Mulyadi (2001: 3) unsur pokok sistem akuntansi adalah sebagai berikut ini.

a. Formulir

(34)

commit to user

keluar tersebut merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan ke dalam buku kas keluar.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi dan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

c. Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening- rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah di catat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu

Buku pembantu terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar dan merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada lagi catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.

e. Laporan

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi dan laporan perubahan laba yang ditahan.

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19) adalah sebagai berikut ini.

(35)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

23

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya operasional dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

5. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Menurut Perpres No. 54 Tahun 2010, pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan pengadaan barang yang dibiayai dengan APBN/ APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang dan jasa. Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa, sistem pengadaan barang dan jasa dapat dijelaskan sebagai berikut ini. a. Metode yang digunakan dalam sistem pengadaan barang/jasa.

1) Pelelangan Umum

Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode pelelangan umum adalah sebagai berikut ini.

a) Prakualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini. (1) Pengumuman.

(36)

commit to user

(3) Pemasukan dokumen prakualifikasi. (4) Evaluasi dokumen prakualifikasi. (5) Penetapan hasil prakualifikasi. (6) Pengumuman hasil prakualifikasi. (7) Masa sanggah prakualifikasi.

(8) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi. (9) Pengambilan dokumen lelang umum.

(10)Penjelasan.

(11)Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya.

(12)Pemasukan penawaran. (13)Pembukaan penawaran. (14)Evaluasi penawaran. (15)Penetapan pemenang. (16)Pengumuman pemenang. (17)Masa sanggah.

(18)Penunjukkan pemenang. (19)Penandatanganan kontrak.

b) Pasca kualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini. (1) Pengumuman pelelangan umum.

(2) Pendaftaran untuk mengikuti pelelangan. (3) Pengambilan dokumen lelang umum. (4) Penjelasan.

(37)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

25

(6) Pemasukan penawaran. (7) Pembukaan penawaran.

(8) Evaluasi penawaran termasuk evaluasi kualifikasi. (9) Penetapan pemenang.

(10)Pengumuman pemenang. (11)Masa sanggah.

(12)Penunjukkan pemenang. (13)Penandatangan kontrak.

2) Pelelangan Terbatas

Metode ini dilakukan apabila pelelangan umum dinilai sulit dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu mengerjakannya diyakini terbatas serta pekerja yang dilaksanakan adalah pekerjaan yang kompleks.

Pekerjaan kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi atau mempunyai resiko tinggi atau yang menggunakan peralatan yang didesain khusus atau yang bernilai di atas Rp 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah).

Pelelangan terbatas diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman yang resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, untuk memberikan kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang mampu memenuhi kualifikasinya.

(38)

commit to user

a) Pemberitahuan dan konfirmasi kepada peserta terpilih. b) Pengumuman pelelangan terbatas.

c) Pengambilan dokumen prakualifikasi. d) Pemasukan dokumen prakualifikasi. e) Evaluasi dokumen prakualifikasi. f) Penetapan hasil prakualifikasi. g) Pemberitahuan hasil prakualifikasi. h) Masa sanggah prakualifikasi.

i) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi. j) Penjelasan.

k) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya.

l) Pemasukan penawaran. m) Pembukaan penawaran. n) Evaluasi penawaran. o) Penetapan pemenang. p) Pengumuman pemenang. q) Masa sanggah.

r) Penunjukkan pemenang. s) Penandatanganan kontrak.

3) Penunjukkan Langsung

(39)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

27

biasanya digunakan pada keadaan tertentu dan khusus, termasuk apabila nilai pengadaan di bawah Rp 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah).

Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda penunjukkan langsung adalah sebagai berikut ini.

a) Undangan kepada peserta terpilih.

b) Pengambilan dokumen prakualifikasi dan dokumen penunjukkan langsung.

c) Pemasukkan dokumen prakualifikasi, penilaian kualifikasi, penjelasan dan pembuatan berita acara penjelasan.

d) Pemasukkan penawaran. e) Evaluasi penawaran.

f) Negosiasi baik teknis maupun biaya.

g) Penetapan/penunjukkan penyedia barang/jasa. h) Penandatanganan kontrak.

4) Pemilihan Langsung

Metode ini dilakukan apabila pelaksanaan metode pelelangan umum dan pelelangan terbatas sulit dilaksanakan dan dinilai mungkin tidak mencapai sasaran. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai Rp 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah) sampai dengan Rp 200.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah).

Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pemilihan langsung adalah sebagai berikut ini.

(40)

commit to user

c) Pemasukkan dokumen prakualifikasi. d) Evaluasi dokumen prakualifikasi. e) Penetapan hasil prakualifikasi. f) Pemberitahuan hasil prakualifikasi. g) Masa sanggah prakualifikasi.

h) Undangan pengambilan dokumen pemilihan langsung. i) Penjelasan.

j) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya.

k) Pemasukkan penawaran. l) Pembukaan penawaran. m) Evaluasi penawaran. n) Penetapan pemenang.

o) Pemberitahuan penetapan pemenang. p) Masa sanggah.

q) Penunjukkan pemenang. r) Penandatanganan kontrak.

5) Prinsip-prinsip yang wajib digunakan dalam sistem pengadaan barang/jasa.

a) Efisien

(41)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

29

b) Efektif

Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c) Terbuka dan bersaing

Pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

d) Transparan

Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

e) Adil/tidak diskriminatif

Memberikan perlakuan yang samabagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.

f) Akuntabel

(42)

commit to user

pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

B. Analisis dan Pembahasan

1. Sistem Pengadaan Peralatan Kantor a. Bagian-bagian terkait

1) PPTK Bagaian Perlengkapan

Pejabat pada unit SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. 2) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

Pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD.

3) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pejabat yang diangkat oleh KPA sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 4) Panitia Pengadaan Barang/Jasa

Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Panitia pengadaan bertanggungjawab penuh atas seluruh proses pengadaan barang/jasa. 5) Penyedia Barang/Jasa (Pihak Ketiga)

Badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

(43)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

31

Pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada SKPD.

7) Tim Pemeriksa

Bagian yang mengadakan pemeriksaan terhadap barang yang dikirimkan oleh penyedia barang/jasa.

8) Bagian Penyimpan Barang

Bertanggungjawab atas penyimpanan barang setelah dilakukan pemeriksaan oleh panitia pemeriksa dan selanjutnya akan didistribusikan ke unit pemakai barang yang membutuhkan.

9) Pengguna Anggaran/Pengguna Barang

Pejabat di lingkungan pemerintahan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja APBD.

10)Bendahara Pengeluaran

Bertanggungjawab secara fungsional atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya dengan melaporkan laporan pertanggung jawaban pengeluaran kepada BUD.

11)Kuasa BUD

Pejabat pengelola keuangan daerah yang bertindak dalam kapasitas sebagai bendahara umum daerah. Fungsi ini mempunyai tugas untuk menyiapkan anggaran kas dan menerbitkan SP2D.

12)Sub Bagian Pembukuan

(44)

commit to user

b. Dokumen yang digunakan

1) SPPB-PPTK Bagian Perlengkapan

Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh PPTK Bagian Perlengkapan yang digunakan untuk memberitahukan kepada KPA bahwa akan melaksanakan pengadaan barang.

2) SPPB-KPA

Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh KPA yang akan diajukan kepada PPK untuk menyusun perencanaan kegiatan pengadaan.

3) SPPB-PPK

Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh PPK yang akan diserahkan kepada panitia pengadaan untuk memproses kegiatan pengadaan.

4) Rencana Kerja dan Syarat-syarat

RKS diperlukan dalam melakukan prosedur pengadaan barang untuk penyusunan perencanaan dan menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan dalam data penunjukkan langsung yang memuat ketentuan dan informasi yang spesifik sesuai dengan jenis pekerjaan. 5) Syarat Prakualifikasi

(45)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

33

6) Dokumen Prakualifikasi

Dokumen ini dibuat oleh panitia pengadaan yang digunakan untuk kualifikasi bagi penyedia barang dan penyampaian dokumen ini sebelum pemasukkan dokumen penawaran.

7) Dokumen Penawaran

Metode penyampaian dokumen penawaran yang digunakan adalah metode satu sampul. Metode satu sampul adalah penyampaian harga yang terdiri persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang dimasukkan kedalam satu sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan.

8) Surat Perintah Mulai Kerja

Dokumen yang dibuat oleh PPK yang berisi perintah kerja dengan penyedia barang.

9) Berita Acara Pemeriksaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh tim pemeriksa sebagai pernyataan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam RKS.

10)Berita Acara Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Penyimpanan Barang sevagai pernyataan penerimaan barang dari penyedia barang.

11)SPD

Dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk melaksanakan kegiatan sebagai dasar penerbitan SPP.

(46)

commit to user

Dokumen ini diajukan oleh Bendahara Pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja.

13)SPM-LS

Dokumen ini diterbitkan oleh KPA untuk menerbitkan SP2D-LS atas beban pengeluaran kepada pihak ketiga.

14)SP2D-LS

Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan oleh BUD berdasarkan SPM.

15)STS

Dokumen ini dibuat oleh Kuasa BUD yang digunakan untuk bukti pembayaran kepada pihak ketiga.

c. Catatan yang digunakan 1) Register SPP-LS

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat penerbitan SPP-LS melalui PPK SKPD.

2) Register SPM-LS

Catatan akuntansi yang digunakan mencatat penerbitan SPM-LS.

3) Register SP2D-LS

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat penerbitan SP2D-LS yang diterbitkan oleh kuasa BUD.

(47)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

35

Bukti jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.

5) Register Bukti Kas Keluar

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pengadaan peralatan kantor.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem. 1) Prosedur Permintaan Barang

Bagian yang terkait adalah PPTK Bagian Perlengkapan, KPA dan PPK, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini.

a) PPTK Bagian Perlengkapan memberitahukan kepada KPA untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan pagu anggaran.

b) KPA memeriksa ketersediaan dana dengan SPD yang berasal dari pengarsipan sementara pembentukan SPD.

c) KPA memberitahukan kepada PPK untuk menyusun perencanaan pengadaan barang disertai ketentuan dan informasi yang spesifik. d) PPK menunjuk panitia untuk pengadaan kemudian memerintahkan

(48)

commit to user

PPTK Bagian Perlengkapan Kuasa Pengguna Anggaran

Keterangan :

[image:48.595.90.549.99.702.2]

SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang SPD : Surat Penyediaan Dana

Gambar 2.1 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang.

Memberita

hukan kebutuhan

barang

2

SPPB-PPTK 1

Memeriksa 2 SPD 1 Menerbitkan 2

SPPB-KPA 1

Menandata

ngani

SPPB-KPA 1

2

SPPB-KPA 1

2

SPD

(49)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Pejabat Pembuat Komitmen

Keterangan :

[image:49.595.159.434.107.639.2]

SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang

Gambar 2.2 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang (Lanjutan). HPS

SPPB-KPA 1

Menunjuk

Panitia

Membuat dan

SPPB-KPA 1

2

SPPB-PPK 1

2 RKS

1

2 SP

(50)

commit to user

Keterangan Flowchart Prosedur Permintaan Barang :

1) PPTK Bagian Perlengkapan

Membuat SPPB-PPTK rangkap 2, lembar pertama diserahkan kepada KPA dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

2) Kuasa Pengguna Anggaran

a)Menerima SPPB-PPTK lembar pertama dari PPTK Bagian Perlengkapan.

b) Menerbitkan SPPB-KPA rangkap 2, serta menandatangani SPPB-PPTK dan SPPB-KPA sebagai tanda disetujuinya pengadaan barang.

c)SPPB-PPTK lembar pertama serta SPD dan SPPB-KPA lembar kedua disimpan sebagai arsip.

d) SPPB-KPA lembar pertama diserahkan kepada PPK, sedangkan SPD lembar pertama diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran perihal permintaan pencairan dana.

3) Pejabat Pembuat Komitmen

a)Menerima SPPB-KPA lembar pertama dari KPA.

b) Membuat dan memvalidasi SPPB-PPK rangkap 2, SP rangkap 2, RKS rangkap 2, dan HPS rangkap 1.

c)SP dan SPPB-PPK lembar pertama diserahkan kepada Panitia Pengadaan.

(51)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

39

e)RKS lembar pertama diserahkan kepada Panitia Pengadaan sedangkan lembar kedua diserahkan kepada Tim Pemeriksa. f) SPPB-PPK lembar kedua, SPPB-KPA dan HPS kemudian

(52)

commit to user

2) Prosedur Pengadaan Barang

Bagian yang terkait adalah Panitia Pengadaan dan PPK, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini. a) Panitia Pengadaan menerima pemberitahuan dari PPK untuk

mengadakan pengadaan barang, setelah itu mengumumkan pengadaan di papan pengumuman/internet dan menerima pendaftaran calon penyedia barang.

b) Panitia menerima dokumen-dokumen prakualifikasi dari para calon penyedia barang.

c) Panitia menetapkan pemenang dan mengusulkannya ke PPK bersama dengan dokumen-dokumen prakualifikasi milik calon penyedia barang.

d) PPK memilih pemenang prakualifikasi dan menyerahkan kembali semua dokumen milik calon penyedia barang.

e) Panitia kemudian mengumumkan pemenang prakualifikasi dan selanjutnya mengundangnya untuk penyampaian RKS dan aanwjzing.

f) Panitia menerima dokumen-dokumen penawaran dari para pemenang prakualifikasi.

g) Panitia melakukan negosiasi dan kualifikasi, setelah itu mengusulkan pemenang kepada PPK, untuk menetapkan penyedia barang.

(53)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

41

(54)

commit to user

PANITIA PENGADAAN

Keterangan :

[image:54.595.141.486.113.625.2]

SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang SP : Syarat Prakualifikasi

Gambar 2.3 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).

(55)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

43

Keterangan :

SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang SP : Syarat Prakualifikasi

[image:55.595.79.538.110.723.2]

RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat

5 4 3 2 DOKUMEN 1 Mengumumkan Memberi Mengundang para Menyam paikan RKS 1 RKS 1 Menerima RKS 1 3 2 DOKUM

EN 1

Mengevaluasi Melakukan Memilih pemenang RKS 1 3 2 DOKUM

(56)

commit to user

Pihak Ketiga Keterangan :

SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang SPK : Surat Perjanjian Kerja

[image:56.595.82.452.112.626.2]

SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat

3

3 DOKUM

EN 1

Mengum

umkan

Memberi

DOKUM

EN 1

(57)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

45

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Keterangan :

[image:57.595.160.510.128.636.2]

SP : Syarat Prakualifikasi

Gambar 2.6 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan)

5 4 3

2

DOKUMEN

1

SP

2

Memband

ingkan

Menetapkan

5

4 3

2

DOKUME

(58)

commit to user

Keterangan :

[image:58.595.117.523.104.617.2]

SPK : Surat Perjanjian Kerja SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat

Gambar 2.7 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan). RKS

1 3

2

DOKUM

EN 1

Memeriksa RKS

Menetapkan

DOKUM

EN 1

13

DOKUM

EN 1

(59)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

47

Keterangan :

[image:59.595.165.435.160.497.2]

SPK : Surat Perjanjian Kerja SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja

17

SPMK

2

3

2

SPK

1

16

(60)

commit to user

Keterangan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang :

a) Panitia Pengadaan

(1) Panitia menerima SPPB-PPK dan SP lembar pertama dari PPK kemudian Panitia mengumumkan adanya pengadaan. (2) Selanjutnya PPK menerima dokumen-dokumen prakualifikasi

dari para calon penyedia barang.

(3) Panitia menerima dan kemudian mengarsip semua dokumen prakualifikasi, serta menerima RKS yang akan disampaikan kepada para pemenang.

(4) Panitia menerima dokumen penawaran dari para pemenang, dan mengarsip semua dokumen penawaran tersebut setelah sebelumnya ditetapkan pemenangnya oleh PPK.

(5) Panitia menerima RKS dan kemudian menyampaikannya kepada penyedia barang.

(6) Panitia menerima SPK dan SPMK kemudian memintakan tanda tangan penyedia barang.

(7) SPMK lembar pertama disimpan sebagai arsip oleh panitia. (8) SPK lembar pertama, kedua dan ketiga serta SPMK lembar

kedua diserahkan kepada PPK.

(9) SPK lembar keempat dan SPMK lembar ketiga diserahkan kepada penyedia barang.

(61)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

49

(1) PPK menerima dokumen-dokumen prakualifikasi milik para calon penyedia barang dan membandingkannya dengan SP lembar kedua.

(2) PPK menetapkan pemenang prakualifikasi dan mengembalikan semua dokumen prakualifikasi milik calon penyedia barang.

(3) PPK kemudian menerima beberapa dokumen penawaran dari panitia.

(4) PPK menerbitkan dan menandatangani SPMK rangkap 3 dan SPK rangkap 4, kemudian diserahkan semua ke panitia pengadaan untuk ditandatangani oleh penyedia barang.

(5) PPK menerima SPK lembar pertama,kedua dan ketiga serta SPMK lembar kedua dari panitia pengadaan, kemudian SPK lembar ketiga dan SPMK lembar kedua akan disimpan sebagai arsip sedangkan SPK lembar pertama dan kedua diserahkan kepada tim pemeriksa untuk penerimaan barang.

3) Prosedur Penerimaan Barang

(62)

commit to user

a) Penyedia barang menyelesaikan pekerjaannya, setelah selesai barang diserahkan ke panitia pengadaan melalui tim pemeriksa barang

b) Tim pemeriksa menerima SPK dan RKS beserta barang, kemudian tim pemeriksa memeriksa barang apakah sesuai dengan ketentuan. c) Tim pemeriksa menerbitkan BAPmB dan menyerahkan barang ke

Bagian Penyimpanan Barang.

d) Bagian Penyimpanan Barang menerima dan kemudian mendistribusikan barang kepada bagian yang memerlukan

(63)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

51

TIM PEMERIKSA BAGIAN PENYIMPANAN BARANG

Bersama Bersama

Barang barang

Mendistribusikan Barang

Keterangan :

[image:63.595.80.512.107.655.2]

SPK : Surat Perjanjian Kerja SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat BAPnB : Berita Acara Penyimpanan Barang BAPmB : Berita Acara Pemeriksaan Barang

Gambar 2.9 Bagan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang RKS 2 2 SPK 1 Me meriksa Me mbuat 2 BAPm

B 1 RKS 2 2 SPK 1 BAPm

B 2 SPK 2 Men yimpanBara Me mbuat 2 BAPn

B 1 BAPm

B 2 SPK

(64)

commit to user

Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang :

a) Tim Pemeriksa

(1) Menerima SPK lembar pertama dan kedua dari PPK serta RKS lembar kedua dari panitia pengadaan.

(2) Menerbitkan BAPmB rangkap 2, kemudian menyerahkan SPK lembar kedua dan BAPnB lembar kedua kepada bagian penyimpanan barang, sedangkan SPK lembar pertama, RKS dan BAPmB lembar pertama disimpan sebagai arsip.

b) Bagian Penyimpanan Barang

(1) Menerima SPK dan BAPmB lembar kedua dan kemudian menyimpan barang.

(65)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

53

4) Prosedur Permintaan Pembayaran

Bagian yang terkait adalah PPTK Bagian Perlengkapan, Bendahara Pengeluaran dan PPK SKPD, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini.

a) PPTK menerima serta mengotorisasi BAPmB, BAPnB dan SPK kemudian menyerahkannya ke Bendahara Pengeluaran sebagai dasar pembuatan SPP-LS.

b) Bendahara pengeluaran memeriksa semua dokumen pembuatan SPP-LS.

c) Bendahara menerbitkan SPP-LS dan mencatat penerbitan SPP-LS dalam Register SPP-LS.

d) Menyerahkan SPP-LS kepada PPK SKPD sebagai dasar penerbitan SPM-LS.

e) PPK SKPD menerbitkan SPM-LS, dan menyerahkan SPM-LS dan SPP-LS sebagai berkas pembuatan SP2D-LS kepada Kuasa BUD yang sebelumnya harus diotorisasi oleh KPA.

(66)

commit to user

PPTK BAGIAN PERLENGKAPAN BENDAHARA PENGELUARAN

Keterangan :

[image:66.595.119.563.110.704.2]

SPK : Surat Perjanjian Kerja SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja BAPnB : Berita Acara Penyimpanan Barang BAPmB : Berita Acara Pemeriksaan Barang

Gambar 2.10 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran BAPn

B 1 BAPm

B 2 SPK 2 Mengotori sasi semua dokumen BAPn

B 1 BAPm

B 2 SPK

2

SPD

1 BAPn

B 1 BAPm

B 2 SPK

2

Memeriks

a semua dokumen

Memb

uat

SPD

1 BAPn

B 1 BAPm

B 2 SPK 2 R egister 3 2

(67)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

55

PPK SKPD

Keterangan :

SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung

[image:67.595.157.471.111.651.2]

SPM-LS : Surat Perintah Membayar Langsung

Gambar 2.11 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran (Lanjutan)

SPP-LS 1

2

SPP-LS 1

Memeri

ksa

2

SPP-LS 1

Membuat

SPM-LS rangkap 3

3

2

SPM-LS 1

R

egister Membuat

SPM-LS rangkap 3

2

(68)

commit to user

Keterangan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran :

a) PPTK Bagian Perlengkapan

(1) Menerima SPK lembar kedua, BAPmB lembar kedua dan BAPnB lembar pertama dari Bagian Penyimpanan Barang sebagai berkas pembuatan SPP-LS.

(2) PPTK Bagian Perlengkapan mengotorisasi semua berkas pembuatan SPP-LS kemudian menyerahkannya ke Bendahara Pengeluaran.

b) Bendahara Pengeluaran

(1) Bendahara Pengeluaran menerima semua berkas pembuatan SPP-LS dan juga SPD lembar kedua dari KPA pada saat prosedur permintaan barang.

(2) Menerbitkan SPP-LS rangkap 3 dan mencatat penerbitannya dalam Register SPP-LS.

(3) SPP-LS lembar pertama dan kedua diserahkan ke PPK SKPD sebagai dasar pembuatan SPM-LS.

(4) SPP-LS lembar ketiga, SPK dan BAPmB lembar kedua, BAPnB dan SPD lembar pertama disimpan sebagai arsip. c) PPK