ii
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Business process modeling is an activity undertaken to help understand the on going process. Main issue discussed was about the business process modeling in AUTO 2000 Pasteur. The purpose of this scientific work task is to figure out the business processes that exist in AUTO 2000 Pasteur and to provide a means for completely and consistently modeling the functions (activities, actions, processes, operations) required by a system or enterprise, and the functional relationships and data (information or objects) that support the integration of those functions in any means IDEF0, used to produce a "function model".Source of data obtained directly from AUTO 2000 Pasteur. Research methods by interviewing staff in charge at AUTO 2000 Pasteur and direct observation at the AUTO 2000 Pasteur and studied theories of IDEF0.From the research results obtain the existing business processes described in the company to IDEF0.
iii
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Pemodelan proses bisnis adalah kegiatan yang dilakukan untuk membantu memahami proses yang sedang berjalan.Topik utama yang dibahas adalah tentang pemodelan proses bisnis di AUTO 2000 Pasteur. Tujuan dari tugas karya ilmiah ini adalah untuk mengetahui proses bisnis yang ada di AUTO 2000 Pasteur dan untuk melihat dan menganalisis keberhasilan dan kekonsistenan sistem dalam memodelkan fungsi (kegiatan, tindakan, proses, operasi) yang dibutuhkan oleh sebuah sistem atau perusahaan, dan hubungan fungsional dan data (informasi atau objek) yang mendukung integrasi fungsi-fungsi, berarti IDEF0 digunakan untuk menghasilkan "model fungsi". Sumber data yang diperoleh langsung dari AUTO 2000 Pasteur. Metode penelitian dengan mewawancarai staf bertugas di AUTO 2000 Pasteur dan observasi langsung di AUTO 2000 Pasteur dan pemahaman teori-teori dari IDEF0. Dari hasil penelitian didapatkan proses bisnis yang ada sudah mendeskripsikan perusahan terhadap IDEF0.
iv
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
PRAKATA... i
ABSTRACT ... ii
ABSTRAK... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
DAFTAR SINGKATAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN ... 2
1.1 Latar Belakang Masalah ... 2
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Pembahasan ... 3
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3
1.5 Sumber Data ... 4
1.6 Sistematika Penyajian... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 6
2.1 Analisis Sistem... 6
2.2 Proses Bisnis ... 6
2.3 Flowchart ... 4
2.3.1 Pengertian Flowchart ... 4
2.3.2 Jenis Flowchart ... 4
2.3.3 Simbol – Simbol Flowchart ... 6
2.4 Teori IDEF0 ... 9
2.4.1 Definisi IDEF0 ... 9
2.4.2 Kelebihan IDEF0 ... 10
2.4.4 Kelemahan IDEF0 ... 10
v
Universitas Kristen Maranatha
2.4.6 Karakteristik IDEF0 ... 12
2.4.7 Konsep Utama IDEF0 ... 13
2.4.8 Aturan IDEF0... 14
2.5 Sintak dan Semantik IDEF0 ... 15
2.5.1 Kotak ... 15
2.5.2 Panah ... 16
2.5.3 Aturan Sintak ... 16
2.6 Diagram IDEF0 ... 19
2.6.1 Top-Level Context Diagram ... 20
2.6.2 Parents Diagram ... 21
2.7 Aturan Diagram Sintak ... 22
2.8 Contoh Kasus IDEF0 (Rumapea, Sri Agustina.2010) ... 25
2.8.1 Latar Belakang Perusahaan ... 25
2.8.2 Bagian Dalam Perusahaan ... 26
2.8.3 Langkah- Langkah Produksi Obat Sesuai Permintaan ... 27
2.8.4 Batasan Dan Ruang Lingkup ... 28
2.8.5 Hirarki Aktivitas ... 28
2.8.6 Pemodelan Proses Yang Sedang Berlangsung ... 29
BAB III ANALISIS DAN PEMODELAN ... 36
3.1 Sejarah Singkat dan Profil Perusahaan ... 36
3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan ... 38
3.3 Struktur organisasi PT. Astra International Toyota Sales Operation cabang Pasteur Bandung ... 39
3.4 Sistem Informasi ... 40
3.5 Standar dan Prosedur TI ... 40
3.6 Proses Bisnis ... 41
3.6.1 Proses Bisnis Penjualan kendaraan ... 42
3.6.2 Hirarki Aktivitas Proses Penjualan Kendaraan ... 42
3.6.3 Flowchart Proses-proses Penjualan Kendaraan ... 45
vi
Universitas Kristen Maranatha
3.6.5 Hirarki Aktivitas Proses Servis Kendaraan ... 56
3.6.6 Flowchart Proses-proses Penjualan Kendaraan ... 59
3.7 Pemodelan IDEF0 ... 68
3.7.1 Pemodelan Sistem Administrasi Penjualan Kendaraan ... 68
3.7.2 Pemodelan Sistem Administrasi Servis Kendaraan ... 76
BAB IV Simpulan dan Saran... 86
4.1 Simpulan ... 86
4.2 Saran ... 87
DAFTAR PUSTAKA ... 88
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Contoh Sistem Flowchart ... 5
Gambar 2 Conseptual Flowchart dan Detail Flowchart ... 6
Gambar 3 Konsep Utama IDEF0 ... 14
Gambar 4 Sintaks Garis Pada Pemodelan IDEF0 ... 16
Gambar 5 Posisi Panah dan Aturannya ... 18
Gambar 6 Top-Level Context Diagram (A0) ... 21
Gambar 8 Node Ditunjukkan sebagai DRE ... 22
Gambar 9 Kontrol masukan “atas dan melewati” ... 23
Gambar 10 Kontrol masukan “bawah dan bawah” ... 24
Gambar 11 Mekanisme umpan balik bawah dan di bawah ... 24
Gambar 12 Panah batas terbuka yang mewakili data yang sama harus dihubungkan menggunakan panah berbentuk garpu. ... 25
Gambar 13 Hirarki Aktivitas ... 28
Gambar 14 Proses A0 ... 29
Gambar 15 Proses A0, A1, A2, A3 ... 30
Gambar 16 dijelaskan proses A11, A12 dan A13 ... 31
Gambar 17 dijelaskan proses A21, A22 dan A23 ... 32
Gambar 18 menjelaskan proses A31, A32, A33, A34 dan A35 ... 33
Gambar 19 dijelaskan proses A41, A42 dan A43 ... 34
Gambar 20 dijelaskan proses A231, A232, A233 dan A234 ... 35
Gambar 21 Struktur Organisasi AUTO 200 Pasteur ... 39
Gambar 22 Hirarki Aktivitas Penjualan Kendaraan ... 43
Gambar 23 Flowchart Penerimaan Pesanan Kendaraan ... 47
Gambar 24 Flowchart Proses Penyedian Kendaraan ... 49
Gambar 25 Flowchart Pembuatan Purchase Order ... 51
Gambar 26 Flowchart Pembuatan STUJ dan BSTB ... 53
Gambar 27 Flowchart Pembuatan Faktur Penjualan ... 55
Gambar 28 Hirarki Aktivitas Servis Kendaraan ... 57
Gambar 29 Flowchart Penerimaan Pesanan Servis ... 61
Gambar 30 Flowchart Permintaan Suku Cadang dan Bahan ... 63
Gambar 31 Flowchart Pembuatan Kwitansi ... 65
Gambar 32 Flowchart Pembayaran Tunai dan Kartu Kredit ... 67
Gambar 33 Proses A0 Sistem Administrasi Penjualan Mobil ... 68
Gambar 34 Proses A1,A2,A3,A4,A5 5 Proses Utama Penjualan Mobil ... 69
Gambar 35 Proses A11,A12,A13,A14,A15 Rincian Proses Penerimaan Pesanan ... 71
viii
Universitas Kristen Maranatha
Gambar 37 Proses A31,A32,A33 Rincian Proses Pembuatan PO ... 73
Gambar 38 Proses A41,A42,A43,A44,A45 Rincian Proses Penyerahan Kendaraan .... 74
Gambar 39 Proses A51,A52,A53 Rincian Proses Pembuatan Faktur Penjualan ... 75
Gambar 40 Proses A0 Sistem Administrasi Bengkel ... 76
Gambar 41 Proses A1,A2,A3,A4 4 Proses Utama Servis Kendaraan ... 77
Gambar 42 Proses A11,A12,A13,A14,A15 Rincian Proses Penerimaan Pesanan Servis ... 79
Gambar 43 Proses A21,A22,A23 ... 80
Gambar 44 Proses A231,A232,A233 Rincian Proses Pencarian Suku Cadang ... 81
Gambar 45 Proses A31,A32,A33 Rincian Proses Pembuatan Kwitansi ... 82
Gambar 46 Proses A41 dan A42 Rincian Proses Pembayaran Servis ... 83
Gambar 47 Proses A411,A412,A413,A414 dan A415 ... 84
ix
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
x
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Dokumen Output Proses ... A.1 Faktur / Kwitansi Servis ... A.1 Bukti Pengeluaran Suku Cadang / Nota Suku Cadang ( NSC ) ... A.2 Perintah Kerja Bengkel ( PKB ) ... A.3 Surat Pesanan Kendaraan ( SPK )... A.4 Faktur Penjualan Kendaraan ... A.5 Lampiran Screenshoot Sistem ... B.1
xi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR SINGKATAN
No Singkatan Keterangan
1 SPK Surat Pesanan Kendaraan
2 PO Purchase Order
3 STUJ Surat Tanda Uji Kendaraan
4 BSTB Bukti Serah Terima Barang 5 SIKK Surat Ijin Keluar Kendaraan
6 NSC Nota Suku Cadang
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pemodelan sistem informasi atau pendokumentasian sistem informasi
sudah mulai dilakukan oleh banyak perusahaan atau organisasi. Sistem analisis
adalah orang yang melakukan pemodelan sistem informasi pada
perusahaannya atau organisasinya. Pemodelan sistem informasi memiliki
pengertian dimana suatu sistem informasi perusahaan yang berbentuk
software
diubah menjadi dokumentasi yang dilakukan oleh seorang sistem analisis.
Software
yang biasa alur prosesnya melalui komputer, dapat dilihat dan
dipahami melalui pemodelan sistem informasi karena sudah dilakukan
pendokumentasian.Dengan adanya suatu proses bisnis yang terstruktur dengan
baik tentunya visi dan misi perusahaan dapat tercapai dengan maksimal. Tetapi
pada kenyataannya, banyak perusahaan yang sering kali melupakan tahapan
dalam melakukan pemodelan proses bisnis. Pemodelan proses bisnis
merupakan aktivitas yang dilakukan untuk membantu memahami proses yang
sedang berlangsung dalam suatu perusahaan.
Pemahaman ini digunakan untuk menilai apakah kinerja dari
proses-proses tersebut berlangsung dengan baik untuk dipertahankan atau kurang baik
untuk selanjutnya diperbaiki, karena itu perlu dilakukuan analisis terhadap
kinerja setiap proses yang ada di dalam proses bisnis tersebut. Dengan
dilakukannya pemodelan proses bisnis di perusahaan yang bersangkutan yaitu
AUTO 2000 Pasteur dengan menggunakan
Framework
IDEF0 dengan tujuan
untuk mengetahui proses bisnis yang berjalan sudah terstruktur dengan baik
atau masih perlu diperbaiki. IDEF
Model dibuat berdasarkan pada analisis
struktur dengan cara dan teknik perencanaan SADT yang telah disempurnakan
oleh ICAM (
Intergrated Computer Aided Manufactoring
) tahun 1993. IDEF
Universitas Kristen Maranatha
berkaitan dengan lingkungan kerja (Fieldman, 1998). Dengan model IDEF
dapat
menjelaskan hal-hal teknis yang kompleks kepada setiap orang baik orang
teknik maupun orang non teknik secara keseluruhan proses. Perusahaan ini
sudah lama menerapkan sistem informasi dalam melakukan semua proses
bisnisnya. Oleh karena itu dengan adanya pendokumentasian sistem informasi,
aplikasi pada AUTO 2000 dapat dilihat alur kerjanya dan dapat disempurnakan
(bila masih terdapat kekurangan) agar menjadi lebih baik dari sebelumnya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1, maka
dibuatlah rumusan masalah yaitu :
1. Bagaimana menggambarkan proses bisnis Sistem Administrasi
Penjualan dan Servis Kendaraan di AUTO 2000 Pasteur dengan
menggunakan
Framework
IDEF0 ?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka dihasilkan tujuan
pembahasan sebagai berikut :
1. Menggambarkan proses bisnis Sistem Administrasi Penjualan dan Servis
Kendaraan di AUTO 2000 Pasteur dengan menggunakan
Framework
IDEF0.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Berdasarkan pada rumusan masalah diambil beberapa ruang lingkup kajian
yaitu :
1. Melakukan pendokumentasian terstruktur terhadap proses bisnis yang
ada pada AUTO 2000 Pasteur.
2. Melakukan analisis dan observasi terhadap sistem informasi yang sudah
Universitas Kristen Maranatha
3. Melakukan pemodelan terhadap proses bisnis Sistem Administrasi
Penjualan dan Servis Kendaraan di AUTO 2000 Pasteur menggunakan
Framework
IDEF0.
1.5 Sumber Data
Metode yang akan dilakukan yaitu :
1. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk memahami dan mempelajari teori
–
teori
yang digunakan dalam IDEF0.
2. Metode Survey
Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari cara kerja
proses bisnis yang ada di AUTO 2000 Pasteur
Pengumpulan Informasi menggunakan :
a. Wawancara
(Interview)
Wawancara
(Interview)
adalah suatu model pengumpulan data
dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab
secara langsung kepada pembimbing lapangan dari perusahaan
tersebut untuk megetahui proses bisnis yang ada di AUTO 2000
Pasteur.
b. Observasi
Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu
metode pengumpulan data / fakta yang cukup efektif. Observasi
merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang
bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan
cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan
Universitas Kristen Maranatha
1.6 Sistematika Penyajian
Sistematika penyajian hasil karya ilmiah ini terdiri dari 4 bab pokok yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
BAB I Pendahuluan membahas mengenai dasar-dasar dan latar
belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan yang dicapai,
ruang lingkup, metode penelitian, hipotesis, dan sistematika
penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
BAB II Kajian Teori membahas mengenai teori-teori dasar
Framework IDEF 0
BAB III ANALISIS DAN PEMODELAN
BAB III Analisis dan Pemodelan membahas mengenai pokok
permasalahan yang terdapat dalam ruang lingkup masalah,
sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
BAB IV Kesimpulan dan Saran membahas mengenai kesimpulan
dari pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga
92
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
Berdasarkan pada hasil yang telah dicapai dalam penelitian ini, dapat
disimpulkan bahwa secara garis besar analisis menggunakan IDEF0 ini berguna
untuk menganalisis dan mengetahui proses bisnis di AUTO 2000 Pasteur
Bandung. Dengan adanya pemodelan dengan IDEF0 dapat diketahui sejauh
mana Sistem Administrasi Penjualan dan Servis Kendaraan di AUTO 2000
Pasteur sudah berhasil membantu pencapaian proses bisnis dengan maksimal
dan tetap terjaga kekonsistenannya berhubungan dengan aktivitas, eksekusi,
proses dan operasi merujuk kepada sistem berskala
enterprise
. Semua hal ini
merupakan hal-hal yang sangat dibutuhkan oleh AUTO 2000 untuk mengetahui
apakah hubungan antara data, informasi dan objek bisnis sudah terintegrasi
dengan sistem secara baik. Dilihat dari sisi kedua proses yaitu penjualan dan
servis yang sudah dimodelkan dapat juga disimpulkan
output
dari berbagai
proses sudah terintegrasi dengan baik antara satu sama lain dengan proses
lain, dimana
output
tersebut menjadi
input
untuk proses berikutnya yang dibatasi
Universitas Kristen Maranatha
4.2 Saran
Saran yang dapat diberikan setelah melihat evaluasi dan hasil yang telah
dicapai adalah :
1. Menyederhanakan atau menghilangkan sebagian aktivitas-aktivitas
manual dilihat dari Sistem Administrasi Penjualan dengan cara dapat
mengembangkan sumber daya manusia khususnya Salesman agar
dapat mengoperasikan sistem Administrasi Penjualan agar kinerja
lebih efisien lagi.
2. Dengan adanya pemodelan ini diharapkan AUTO 2000 Pasteur dapat
menjadikan hasilnya sebagai referensi untuk perbaikan proses bisnis
dan sistem kearah yang lebih baik.
3. Untuk lebih mengefisienkan proses AUTO 2000 dapat mempersingkat
proses yang cukup panjang dan memakan waktu pada Proses
Penyediaan Suku Cadang dan Bahan (mengacu pada pemodelan
pada halaman 82-83) pada keadaan tidak tersedianya suku cadang di
lokasi bengkel yang sedikit berpengaruh kepada
customer
karena
94
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Draft Federal Information Processing Standards Publication 183.(1993).
Integration Definition For Function Modeling (IDEF0)
Retrieved
September 13,
2011,from http://www.idef.com/pdf/idef0.pdf
Jogiyanto,
HM.
2001.
Analisis
Perancangan
Sistem
Informasi.Andi
Offset.Yogyakarta.
Rumapea, Sri Agustina.(2010).Analisis Proses Bisnins Pada Distributor XYZ
Menggunakan Tools Pemodelan IDEF0, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi
Informasi. Retrieved September 13, 2011 from
http://journal.uii.ac.id/
index.php/Snati/article/view/1886/0 .
Rincen.(2009, September). Definisi dan Simbol Flowchart Algoritma Dan
Pemograman 1.Retrieved September 13, 2011,from
http://www.findtoyou.co.id/ebook/get/FZ36666D/2-definisi-dan-simbol-flowchart-a-pengertian-dasar-flowchart.html
Ritchi, Hamzah, 2008. Arsitektur Informasi untuk Eprocurement Persediaan
Maintanance,Repair And Operation Berbasis TOGAF dan Zachman.
