Tingkat pemanfaatan koleksi pada layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh : Mulyono D.1805047
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
i
PERSETUJUAN
Tugas Akhir ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, 2005
Disetujui Dosen Pembimbing
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Ahli Madya (A.Md)
Hari : ……….. Tanggal : ………... 2008
Tim Penguji Tugas Akhir Penguji I
Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131 283 612
Penguji II
Daryono S.Sos NIP. 131 696 960
Disahkan Oleh:
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
iii
HALAMAN MOTTO
Lebih baik kalah dengan membanggakan daripada menang dengan
memalukan… Mulyono
“Putau membentang Pisau kan haus”
akankah hidup kita sia-sia karena narkoba??
Jauhi Narkoba Bro...!!!!! Mulyono
Nggak ada kata damai sebelum kita mengetahui dimana letak jalan
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
K ar ya ini saya per sem bahkan untuk :
1. Tuhan YM E, yang menguasai jagat raya seisinya yaitu ALLAH SWT
2. Ayah dan I bu yang tiada hentinya mendo’akan anaknya
3. Seluruh keluarga yang senantiasa mendukungku
4. Semua pustakawan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas nikmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini. Dengan judul : TINJAUAN TENTANG PEMANFAATAN KOLEKSI PADA LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA.
Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan kuliah dan memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa adanya bantuan, dukungan serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak dan Ibu tercinta yang tiada hentinya mendoakan aku.
2. Drs. H. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
3. Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku ketua Program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret. 4. Daryono, S.Sos selaku dosen pembimbing penulisan Tugas Akhir dan Dra. Sri
Urip Haryati, M.Si selaku Dosen penguji Tugas Akhir. 5. Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen Pembimbing Akademis
6. Ratna Sufiatin, SH.M.Si selaku Kepala UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
vi
9. Teman-teman kuliah yang selalu memberi semangat sampai terselesaikanya Tugas Akhir ini.
Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, untuk itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga bermanfaat bagi kita semua. Amin dan terima kasih.
vii
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN PERSETUJUAN ……….. i
HALAMAN PENGESAHAN ………... ii
HALAMAN MOTTO ……… iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ……… iv
KATA PENGANTAR ………... v
DAFTAR ISI ……….. vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……… 1
B. Tujuan ………..4
C. Pelaksanaan ………. 5
D. Metode Pengumpulan Data ………. 5
E. Rumusan Masalah ………... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan dan Ilmu Perpustakaan ………7
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ……….. 9
C. Pengertian Layanan Sirkulasi ……….. 10
D. Fungsi dan Tujuan Layanan Sirkulasi ………. 13
E. Sistem Sirkulasi ………... 16
F. Pemilihan Sistem ………. 18
G. Jenis-jenis Bahan Pustaka yang di sirkulasikan……… 19
H. Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan ……… 20
viii
B. Gedung dan Ruang Perpustakaan ……… 23
C. Koleksi ……… 24
D. Visi, Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta……….………. 27
E. Struktur Organisasi….. ……… 28
F. Sumber Daya Manusia...………... 29
G. Sumber Dana.………... 32
H. Sarana dan Prasarana ………. 33
I. Layanan ……… 34
BAB IV PEMBAHASAN ISI A. Analisis Masalah ………. 40
B. Hambatan Masalah ..……… 43
C. Pemecahan Masalah ………. 48
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ……… 51
B. Saran………. 52 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
ix A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian budaya bangsa serta berbagai layanan jasa lainya. Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu:
1. Mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaganya serta masyarakat yang dilayani.
2. Melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak cepat rusak baik karena pemakaian maupun karena usianya.
3. Menyediakan untuk siap dipergunakan dan diberdayakan (to make
available) atas seluruh sumber informasi dan koleksi yang memiliki perpustakaan bagi para pemakainya. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11)
x
Perpustakaan menjadi pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan yang tidak habis-habisya untuk digali, ditimba dan dikembangkan. Melalui perpustakaan kita dapat saling tukar-menukar informasi, dan menambah pengetahuan untuk memajukan jaman. Apa yang terjadi di bagian dunia yang lain dapat diikuti dan kita ketahui melalui buku, majalah, surat kabar, film, video, jaringan internet dan komputer. Dengan perpustakaan kendala jarak dan waktu sudah dapat teratasi, karena perpustakaan memiliki suatu teknologi informasi dan telekomunikasi. Perpustakaan dapat memberikan bimbingan bagi kita untuk melangkah ke masa depan.
Berdasarkan semua paparan diatas, kita berusaha untuk tidak mengulangi kegagalan dan kesalahan. Selanjutnya mampu mempersiapkan dan menatap masa depan yang lebih baik dan makin baik. Dengan modal ilmu pengetahuan, pengalaman masa lampau dan perencanaan, maka kini kita mencoba mengukir sejarah kehidupan untuk masa depan dan generasi penerus yang sejahtera.
Layanan sirkulasi merupakan unsur paling penting dalam kegiatan perpustakaan. Betapapun besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan, kalau sirkulasi dan pemakaianya tidak lancar atau sedikit saja yang memanfaatkanya, maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya jika kegiatan dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik.
xi
perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.
Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Maka dari itu kegiatan ini harus dilakukan dengan baik, salah satunya dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pemakai perpustakaan sehingga tercipta kepuasan pemakai. Staf perpustakaan memainkan peranan penting dalam usaha perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi pemakainya serta jasa lainya, untuk itu dibutuhkan pustakawan-pustakawan professional yang mampu bekerja dengan baik dan menguasai teknologi informasi.
xii
ditentukan oleh mahasiswa itu sendiri. Selain itu mahasiswa juga memperoleh suatu pengalaman yang sangat berharga. Disamping pengalaman ketrampilan dan kemampuan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perpustakaan mahasiswa juga bisa lebih tahu bagaimana kehidupan sehari-hari dunia kerja yang sesungguhnya. Duka dan bahagia mereka kemas menjadi satu kesatuan pengalaman dan kenangan yang tak terlupakan selama menjalani perkuliahan. Dan yang terakhir, dengan Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa dapat mengumpulkan data-data dari instansi perpustakaan yang mereka tempati, sebagai bahan untuk menyusun/ menulis Tugas Akhir (TA) perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan dan untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.).
B. TUJUAN
1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan layanan sirkulasi yang telah diterapkan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui tingkat pemanfaatan koleksi layanan sirkulasi dengan melihat jumlah transaksi peminjaman koleksi.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan layanan sirkulasi.
C. PELAKSANAAN
xiii
(lingkar utara) Condong catur Yogyakarta. Waktu pelaksanaan di mulai tanggal 11 februari s/d 20 Maret 2008.
D. METODE PENGUMPULAN DATA a) Pengamatan (Observasi)
Metode Obsevasi adalah metode pengumpulan data dimana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo: 2002: 116). Metode ini bertujuan untuk mendapatkan data-data yang konkrit dengan melihat lansung kondisi yang ada, yaitu dengan mengumpulkan data-data yang didapatkan langsung dari pihak UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
b) Wawancara (Interview)
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (W Gulo: 2002: 119). Metode ini dilakukan dengan cara dialog langsung dengan orang-orang yang berkepentingan seperti kepala unit pelaksana teknis perpustakaan, staf perpustakaan dan para pemakai jasa perpustakaan.
c) Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data dengan menggunakan catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu (W. Gulo: 2002: 123). Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
xiv
Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan sumber perpustakaan untuk memperoleh data penelitianya. (Mestika Zed, 2004 : 1)
E. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang dan uraian di atas, maka dapat dirumuskan permasalahanya, sebagai berikut:
1. Sejauh mana layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta?
2. Sejauh mana tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta?
xv
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN DAN ILMU PERPUSTAKAAN
Didalam kamus istilah perpustakaan, Perpustakaan diartikan sebagai bentuk pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku/ book material dan bahan non buku/ non book materials disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan kepada pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya atau pengertianya (dipelajari), tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan.
Tokoh ilmu perpustakaan Sulistyo Basuki berpendapat, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan dijual.
Menurut Sulistyo Basuki definisi Ilmu Perpustakaan adalah pengetahuan yang tersusun rapi yang menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, tehnik dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan.
Dalam ilmu perpustakaan ada beberapa hal yang harus dikaji, yaitu:
· Perpustakaan sebagai suatu Instisusi
· Organisasi koleksi perpustakaan
· Pengawetan bahan pustaka
xvi
Jadi sangatlah jelas dipaparkan bahwa baik batasan maupun definisi dan pengkajian ilmu perpustakaan tidak hanya terlibat pada sifat teori tetapi juga pada ilmu yang mengarah pada pemberian jasa langsung kepada penguna. Hal ini tentunya menjadi dasar yang kuat untuk membentuk sebuah konsep mendalam tentang arti ilmu perpustakaan itu sendiri.
Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan, ada beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut: a. Pustaka atau Kitab, yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau
cetakan, di jilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya 48 halaman. Dari kata pustaka terbentuk kata turunan, yaitu Perpustakaan, Pustakawan, Kepustakaan, Ilmu perpustakaan dan Kepustakawanan.
b. Perpustakaan, secara konvesional yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut system tertentu untuk kepentingan pemakai.
c. Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia criteria pendidikan minimal D-2 dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi).
d. Kepustakaan, yaitu bahan bacaan yang digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah dan sejenisnya.
e. Ilmu Perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan, yang cakupanya meliputi hal-hal sebagai berikut:
xvii
· Organisasi koleksi perpustakaan, cara mengolah, menyimpan dan system temu kembalinya (informasi).
· Pengawetan/ pelestarian koleksi perpustakaan
· Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan masyarakat.
· Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan f. Kepustakawanan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi
kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11) B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perguruan Tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan.
Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi (PT) adalah:
· Memenuhi keperluan informasi mahasiswa dan dosen
· Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
· Menyediakan ruangan untuk pengguna perpustakaan
xviii C. PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran. Dalam ilmu perpustakaan Sirkulasi sering disebut bagian peminjaman, yakni suatu pekerjaan, tugas, seksi maupun bagian di perpustakaan yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi.namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan utama perpustakaan yang memiliki beberapa tujuan untuk memuaskan pengguna perpustakaan. Tujuan sirkulasi adalah agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin, diketahui siapa peminjam koleksi tertentu, terjaminya pengembalian koleksi dan untuk memperoleh data kegiatan perpustakaan. (Lasa H.S., 1995 :1)
Bagian layanan sirkulasi harus bekerja sama dengan bagian pengembangan koleksi sehingga koleksi selalu baru dan tersedia dalam jumlah yang memadai, karena bagian sirkulasi lebih mengetahui koleksi yang dibutuhkan pengguna. Selain itu bagian sirkulasi juga harus bekerja sama dengan bagian pemeliharaan dan perbaikan koleksi perpustakaan, agar koleksi lebih efektif digunakan oleh pengguna.
Kegiatan layanan sirkulasi a. Pendaftaran anggota perpustakaan
xix
tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan. Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi keanggotaan intern dan akstern. Anggota intern adalah anggota yang terdiri dari orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya. Anggota ekstern adalah anggota yang terdiri dari orang yang tidak berkaitan langsung dengan lembaganya.
b. Peminjaman
Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku.
c. Pengembalian dan perpanjangan
Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu kali periode peminjaman.
d. Penagihan
xx
keterlambatan, penagihan yang kedua dilakukan dua minggu setelah keterlambatan, dan penagihan yang ketiga dilakukan sebulan setelah keterlambatan. Sarana penagihan koleksi meliputi:
· Kartu penunjuk tanggal kembali, sebagai sarana pengecekan koleksi yang sudah waktunya kembali.
· Kartu buku, yang menunjukkan identitas nomor anggota dan koleksi yang dipinjam.
· Kartu peminjam, untuk menunjukkan identitas peminjam.
· Formulir penagihan, berisi nama dan alamat tertagih, identitas koleksi yang dipinjam serta batas akhir waktu peminjaman.
e. Pemberian Sanksi
Sanksi adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan pelanggaran. Sanksi ini penting diberikan bagi pengguna yang melakukan pelanggaran, sebagai sarana untuk mendidik pengguna agar mentaati peraturan yang berlaku. Berat ringanya sanksi kepada pengguna tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 24)
Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain:
· Keterlambatan pengembalian koleksi
· Membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar
· Mengembalikan koleksi dalam keadaan rusak
· Menghilangkan koleksi yang dipinjam
· Melanggar peraturan perpustakaan Jenis sanksi yang diberikan antara lain:
xxi
2) Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam koleksi dalam kurun waktu tertentu, atau dikeluarkan dari keanggotaan perpustakaan.
f. Beres Administrasi Perpustakaan (Bebas Pustaka)
Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman atau denda, serta pemberian tanda bukti bahwa pengguna bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada perpustakaan. Adapun fungsinya untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya koleksi.
g. Statistik
Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keamggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan. Fungsi statistik adalah:
1) Menyusun laporan tahunan perpustakaan 2) Menyusun rencana kegiatan perpustakaan
3) Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna.
4) Memperkuat alas an dalam penambahan anggaran dan tenaga.
D. FUNGSI DAN TUJUAN PELAYANAN SIRKULASI 1. Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Menurut Syuihabuddin Qalyubi dkk terdapat beberapa fungsi pelayanan sirkulasi yaitu sebagai berikut:
xxii
b) Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
c) Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
d) Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda.
e) Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka.
f) Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
g) Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman.
h) Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang memperbarui keanggotaanya. Anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistic peminjam, statistic jumlah buku yang dipinjam, statistic peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tendon.
i) Peminjaman antar perpustakaan
j) Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau barang lainya milik pengunjung perpustakaan.
k) Penugasan lainya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
(Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 221)
2. Tujuan Pelayanan sirkulasi
Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung perpustakaan ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan:
xxiii
b) Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali.
c) Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
d) Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi
e) Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
(Lasa H.S, 1995 : 1)
3. Syarat
Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi para pengguna. Terlebih perpustakaan Perguruan Tinggi yang belum memasuki era digital informasi juga perlu memperhatikan sarana dan prasarana yang lebih memudahkan pengguna untuk memanfaatkan jasa layananya. Layanan perpustakaan yang ramah dan profesional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan bagi pemakai, agar pemakai betah berkunjung ke perpustakaan.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam sirkulasi. Antara lain:
a) Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab keteraturan ini sangat membantu kelancaran tugas-tugas kepustakwanan.
b) Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah.
xxiv
d) Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan bahan pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia yang harus dijaga kelestarian dan keamananya. (Lasa H.S, 1995 : 2)
E. SISTEM SIRKULASI
Untuk menghasilkan suatu hasil kerja yang maksimal dan memuaskan pengguna, sebuah perpustakaan harus mempunyai satu kesatuan sistem yang baik. Dengan sistem yang baik dan jelas diharapkan pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik pula. Dengan adanya sistem yang berlaku pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku. Selain itu sistem yang baik juga akan mempermudah petugas perpustakaan (Pustakawan) dalam memberikan pelayanan yang terbaik untuk pengguna perpustakaan.
Ada dua macam jenis sistem yang kita temui di dalam layanan sirkulasi, yakni sistem tertutup (Close Access) dan sistem terbuka (Open Access). Dari kedua sistem tersebut mempunyai pengertian dan dampak masing-masing, seperti terjelaskan dibawah ini.
1) Sistem tertutup (Close Access)
Suatu sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pengguna mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Pengguna bisa memilih koleksi melalui katalog dan selanjutnya selanjutnya petugas perpustakaan yang akan mengambilkan.
xxv
petugas yang akan mengambilkan pustaka untuk para pengunjung (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 25).
Keuntungan
ü Memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainya,
sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi.
ü Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena
yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas. ü Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil ü Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi
Kerugian
ü Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman ü Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran
dilayani bila antrian panjang).
ü Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam
ü Peminjam sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
ü Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah dipinjam ü Terjadi antrian sehingga menyita banyak waktu.
Kelebihan sistem tertutup
a) Koleksi akan terjaga kerapianya
b) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan Kelemahan sistem tertutup
a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan
xxvi c) Pemakai tidak dapat browsing.
2) Sistem terbuka (Open Acces)
Suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki. Peminjam atau pengguna disini di tuntut harus mengenal sistem pengelompokan buku yang digunakan oleh perpustakaan itu sehingga koleksi yang dikehendaki dapat ditemukan dengan mudah.
(Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26).
Kelebihan
ü Pamakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga
mendapatkan pengetahuan yang beragam. ü Tenaga yang dibutuhkan petugas tidak banyak.
Kelemahan
ü Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat
semula sehingga koleksi bercapur aduk
ü Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku
yang salah letak
ü Kehilangan koleksi relative besar. (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26).
F. PEMILIHAN SISTEM
xxvii
dengan kondisi setempat dan lebih efisien serta sedikit menimbulkan kerugian atau resikonya ringan.
Faktor-faktor dalam menentukan sistem layanan adalah sebagai berikut:
1. Keuntungan dan kerugian masing-masing sistem 2. Tingkat keselamatan koleksi, jenis dan sifat rentan.
3. Perbandingan jumlah petugas dan jumlah pengguna koleksi. 4. Luas gedung perpustakaan.
5. Rasio jam buka dan jumlah petugas. 6. Pengguna aktif/ anggota
G. JENIS-JENIS BAHAN PUSTAKA YANG DISIRKULASIKAN 1. Segi Jenisnya
· Buku Teks (buku penyerta dalam perkuliahan)
· Buku untuk pengembangan ilmu (buku pelengkap untuk memperkaya pengetahuan)
· Penerbitan berkala (Majalah, journal dan surat kabar)
· Penerbitan Perguruan Tinggi (BPK, Skripsi, Tesis, Desertasi)
· Penerbitan Pemerintah (Peraturan Perundang-undangan)
· Penerbitan bukan buku (Audio Visual, tape, kaset, CD) 2. Segi Penempatanya
· Bahan pustaka umum (buku teks dan buku pengembangan ilmu)
· Bahan pustaka cadangan (Reserved collection/ buku teks dan buku pengembangan ilmu yang jumlah kopy judulnya terbatas)
xxviii
· Bahan pustaka khusus (penerbitan berkala, penerbitan pemerintah, penerbitan perguruan tinggi dan koleksi non buku)
· Bahan pustaka pesanan (book on reserve) bahan pustaka yang sudah dipesan pemakai)
H. TEORI KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN
Untuk mengetahui kebutuhan pengguna secara tepat bukanlah suatu pekerjaan mudah. Sebab informasiyang kita terima pada umumnya merupakan sebagian kecil dari apa yang sebenarnya ada di dalam pikiran pemakai perpustakaan.
Dalam memberikan strategi kepuasan pengguna perpustakaan, terdapat tiga kunci utama. Yaitu:
1. Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta memahami tipe-tipe pemakai perpustakaan.
2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data kebutuhan dan keinginan setiap segmen pengguna dan perubahan kondisi.
3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam suatu kerangka strategis. (Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003: 204)
Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara lain sebagai berikut:
xxix
dalam jangka panjang yang dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan melakukan Frecuency Marketing, yaitu usaha untuk mengidentifikasi, memelihara dan meningkatkan hasil pemakai terbaik melalui hubungan jangka panjang yang interaktif dan bernilai tambah.
b) Strategi superior Customer Service, yaitu menawarkan pelayanan yang lebih baik daripada pesaing. Biasanya pemakai perpustakaan mendapatkan manfaat besar dari pelayanan superior tersebut.
c) Strategi yang berintikan komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme penyempurnaan mutu produk jasa dan kinerja perpustakaan.
d) Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara menyelesaikan penanganan keluhan secara baik sehingga pemakai perpustakaan menjadi puas.
e) Strategi peningkatan kinerja perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi dkk.
xxx
BAB III
GAMBARAN UMUM
A. SEJARAH SINGKAT
Sejarah UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari berdirinya APN “Veteran” Yogyakarta berdasarkan surat keputusan Menteri Urusan Veteran Republik Indonesia nomor: 139/KPTS/1958 pada 8 oktober 1958. Setelah tiga tahun resmi berdiri, maka didirikan suatu perpustakaan untuk mendukung kelancaran kegiatan pendidikan dengan nama Perpustakaan APN “Veteran” Yogyakarta yang berlokasi di kampus ketandan wetan no.22 Yogyakarta.
Pada tahun 1965, berdasarkan keputusan bersama Menteri Urusan Veteran dam Mobilisasi dan Menteri Pendidikan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan nomor 140/KPTS/1965, APN “Veteran” ditingkatkan menjadi PTPN “Veteran” Yogyakarta. Sejalan dengan lembaga induknya, perpustakaan juga berubah namanya menjadi perpustakaan PTPN “Veteran” Yogyakarta. Pada tahun 1976, perpustakaan pindah ke jalan Babarsari no.02 tambakbayan Yogyakarta.
xxxi
Sejak berdiri sampai sekarang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta telah mengalami dua belas kali masa pergantian kepemimpinan, yaitu:
1. Oemi S. (1961 – 1964) 2. Adiani Mulyani (1964 – 1969) 3. Sadjimin, B.A. (1969 – 1974) 4. Dra. Rahayuningsih (1974 – 1981) 5. Wahid Sudarsonohadi (1981 – 1985) 6. R. Sri Widodo, B.Sc. (1985 – 1991) 7. Drs. Soepono (1991 – 1994)
8. Sadjimin, B.A. (juli 1994 – September 1994)
9. Kol. CZI. Sudrajat (September 1994 – September 1995) 10. Ir. Siti hamidah, MP (September 1995 – Agustus 1997) 11. Dra. Yuharningsih, SH.M.Si (Agustus 1997 – Januari 1997) 12. Ratna Sufiatin, SH.M.Si (Februari 2000 – Sekarang)
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
B. GEDUNG DAN RUANG PERPUSTAKAAN
xxxii
Adapun ruangan yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, adalah sebagai berikut:
1. Ruang UPT Perpustakaan 2. Ruang Sirkulasi
3. Ruang Penelusuran dan Internet 4. Ruang Administrasi
5. Ruang Pengolahan 6. Ruang Transit
7. Ruang peta rupabumi 8. Ruang Baca buku cadangan 9. Ruang Referensi
10. Ruang baca hasil penelitian, skripsi, tesis, dan Disertasi 11. Ruang fotokopy dan Administrasi
12. Ruang Bebas 13. Ruang Diskusi 14. Ruang Gudang 15. Kamar mandi
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
C. KOLEKSI
xxxiii
Table 1. jumlah koleksi sampai dengan bulan Maret 2008
No Jenis Koleksi Judul/Keping/buah Eks/keping/buah 1
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta
Koleksi yang bisa digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan sebagai berikut:
1) Koleksi Umum
Yang dimaksud koleksi umum adalah koleksi yang berada di ruang sirkulasi dan ruang cadangan. Terdiri dari buku-buku teks seluruh cabang ilmu dari golongan 000 – 999 dan dapat di pinjam.
xxxiv
Koleksi cadangan berada di ruang baca. Koleksinya sama dengan koleksi yang ada di ruang sirkulasi tetapi koleksi cadangan lebih lengkap dan setiap satu judul buku tersedia satu eksemplar (c.1). koleksi yang ada di ruang cadangan adalah buku teks, laporan penelitian dosen, skripsi, tesis dan desertasi.
3) Koleksi Referensi
Koleksi referensi yang dimiliki antara lain:
· Atlas
· Abstrak
· Kamus
· Laporan Tahunan
· Indeks
· Direktori
· Handbook
· Ensiklopedi
· Prosiding
· Jurnal
· Terbitan Pemerintah 4) Koleksi Terbitan Tahunan
Ø Surat kabar yang di langgani antara lain The Jakarta Post, Warta
Ekonomi, Bernas, Republika, Kedaulatan Rakyat dan Kontan.
Ø Majalah yang dilanggani antara lain Forum, Gatra, Buletin Jendela
xxxv
Indonesia, Jurnal Keuangan, Jurnal Primatologi Indonesia, Media Teknik, Duta Rimba dan Majalah Ilmiah Pembangunan.
Ø Terbitan berkala yang di terbitkan oleh Fakultas dan UPT yaitu Buletin
Perpustakaan, Agrivet, Info Kampus, Paradikma, Media Klipping, Jurnal Fakultas Ekonomi, dan Buletin teknik Mineral.
Ø Majalah yang berasal dari hadiah antara lain Warta Pertamina, Petroleum
Engineering, OPEL, Bina Widya, Indonesia Mining Journal, Jurnal Teknologi Industri, Jurnal Geologi dan Sumber Daya Mineral.
5) Koleksi Khusus
Koleksi khusus berupa arsip-arsip rektor. Pengelolaan arsip-arsip rektor dimulai pada tahu 1966, bersifar rahasia dan khusus. Untuk itu tidak setiap orang dapat menggunakan koleksi tersebut. Apabila menggunakan harus dengan ijin orang kepercayaanya atau petugas perpustakaan yang mengelolanya.
D. VISI, MISI DAN TUJUAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
1. Visi
Visi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah menjadi pusat informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang berbasis elektronik dan mampu bersaing di era globalisasi dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2. Misi
xxxvi
b. Mengembangkan jenis layanan di perpustakaan sesuai dengan perkembangan yang terjadi di era globalisasi.
c. Mengembangkan kemampuan SDM dalam rangka meningkatkan mutu layanan kepada pemakai.
d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan.
e. Mengembangkan layanan informasi secara on-line dan terintegerasi. Sehingga dapat diakses melalui fakultas atau program studi yang lokasinya jauh dari UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. f. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan Perguruan Tinggi lain. 3. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada pemakai, melalui penyediaan berbagai sumber informasi ilmu pengetahuan dan teknologi dan layanan elektronik dengan pemanfaatan jaringan LAN (Local Area Network) maupun jaringan internet sehingga dapat diakses dari berbagai tempat.
E. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi perpustakaan yang disusun oleh seorang atau beberapa staf pimpinan, tidak asal tersusun namun penyusunanya harus berdasarkan persyaratan atau asas prinsip organisasi. Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan.
xxxvii 1) Struktur Makro
Organisasi makro adalah penegasan dan penggambaran kedudukan perpustakaan sebagai unit kerja dalam organisasi yang bersangkutan (Daryanto: 1986: 14). Susunan kepengurusan dalam struktur makro ini berada dibawah Rektor UPN “Veteran” Yogyakarta. Rektor dibantu oleh pembantu rektor, ketua lembaga dan dekan. UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta kepengurusanya berada dibawah pembantu rektor.
2) Struktur Mikro
Organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, scope, system dan kewenangan secara hirarki dari sub-unit kerja yang ada dalam lingkungan perpustakaan yang kemudian tertuang dalam bentuk struktur organisasi (Daryanto: 1986: 15). Susunan kepengurusan dalam struktur mikro ini berada dibawah Kepala UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, yang dibantu oleh Kepala Sub bagian tata usaha dan Kepala Sub bagian teknik serta Kepala Sub bagian pelayanan dibantu oleh pustakawan maupun bukan pustakawan.
F. SUMBER DAYA MANUSIA
xxxviii
“Veteran” Yogyakarta sehingga staff UPT dapat melakukan proses pemasukan buku.
Pegawai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda, yaitu 7 orang lulusan SLTA, 2 orang lulusan D III Perpustakaan, 2 orang lulusan S1 dan 2 orang lulusan S2.
Tabel
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Yogyakarta
No Nama Pendidikan Terakhir Gol Jabatan 1
Sri Lestari Kristiani, ST
Sarimin
TI UPN dan kursus Perp.
xxxix
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang memberikan pelayanan kepada:
1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari beberapa fakultas, yaitu:
a. Fakultas Teknologi Mineral, dengan jurusan:
· Teknik Geologi
· Teknik Pertambangan
· Teknik Peminyakan
· Teknik Lingkungan
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan:
· Teknik Kimia
xl
· Teknik Informatika
c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan:
· Sosial Ekonomi Pertanian
· Ilmu Tanah Pertanian
· Pertanian Agronomi
d. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan:
· Ekonomi Manajemen
· Ekonomi Pembangunan
· Ekonomi Akuntansi
e. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dengan jurusan:
· Hubungan Internasional
· Administrasi Negara
· Komunikasi Jurnalistik f. Pasca Sarjana, dengan jurusan:
· Magister Manajemen
· Magister Teknik Pertambangan 2. Dosen UPN “Veteran” Yogyakarta
3. Staf administrasi UPN “Veteran” Yogyakarta
G. SUMBER DANA
xli
digunakan untuk keperluan pemeliharaan dan perbaikan pustaka serta pengadaan dan perawatan sarana prasarana perpustakaan.
H. SARANA DAN PRASARANA
Sarana dan Prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
1) Furniture
ü Meja pengolahan ü Meja belajar
ü Meja Kerja dan Pelayanan ü Meja Komputer
ü Almari Katalog ü Almari tas (Locker)
ü Almari dan rak display kaca ü Rak buku
ü Rak majalah dan Koran ü Rak buku dorong ü Filing Kabinet ü Papan Koran
ü Papan pengumuman ü White board
ü Hiasan dinding
xlii ü Mesin Ketik
ü AC
ü Kipas Angin ü Vacuum Cleaner
ü Alat Laminating dan Scanner 3) Audio Visual
ü Tape Recorder ü Sound system ü Televisi
ü Speaker Komputer 4) Peralatan lain
ü Pesawat telepon ü Pesawat Airphone ü Jam dinding ü Lampu penerang ü Mobil dinas
H. LAYANAN
Layanan di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:
1. Pelayanan Teknis
Pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain:
xliii
Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam pengadaan bahan pustaka adalah dengan cara pembelian, hadiah dan juga dengan pengadaan. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai. b. Pengolahan
Proses yang dilakukan dalam kegiatan pengolahan ini adalah mengolah buku baru yang masuk ke perpustakaan, dan tahap-tahapnya meliputi: ü Cek fisik buku
ü Klasifikasi ü Pengecapan ü Inventarisasi ü Pelabelan
ü Pemberian barcode ü Input data
c. Perawatan
Kegiatan perawatan yaitu memelihara seluruh koleksi perpustakaan supaya tidak rusak dan memperbaiki koleksi perpustakaan yang sudah rusak, yaitu dengan cara:
ü Pengaturan koleksi
ü Mengatur suhu udara dengan memasang AC
ü Meredam cahaya matahari yang masuk dengan cara memasang tirai ü Membersihkan ruangan
2. Pelayanan pemakai
xliv
sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan, penelusuran informasi dan pelayanan administrasi.
a. Pelayanan sirkulasi
Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dilakukan dengan system terbuka (Open Access) dan sudah dilakukan menggunakan computer (Automasi). Salah satu jenis layanan di ruang sirkulasi yaitu peminjaman dan pengembalian buku, syaratnya harus sudah terdaftar sebagai anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, lama pinjam adalah 10 hari dan dapat diperpanjang satu kali perpanjangan selama 10 hari, jumlah maksimal pinjam buku adalah 2 buah buku. Dan untuk lebih jelasnya, kegiatan ini akan dibahas pada bab III.
b. Pelayanan Referensi
Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai perpustakaan. Adapun koleksi yang terdapat dalam ruangan referensi antara lain Handbook, ensiklopedi, kamus dan buku-buku referensi lainya. Koleksi ini hanya boleh dibaca tempat.
c. Pelayanan buku cadangan.
xlv
pada hari senin paling lambat pukul 10.00 WIB. Dan apabila terlambat mengembalikan maka dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- per buku/jam. d. Pelayanan Koleksi di Ruang Penelitian
Koleksi yang ada di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen, tesis dan desertasi. Koleksi ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dibaca di tempat atau bisa juga di fotokopi pada bab satu saja, karena untuk menghindari kerusakan dan proses penjiplakan pada bahan pustaka tersebut.
e. Pelayanan koleksi Jurnal dan Terbitan berkala
Layanan ini meliputi layanan koleksi jurnal, majalah, bulletin dan terbitan berkala lainya. Dan hanya boleh baca ditempat.
f. Pelayanan Penelusuran catalog melalui OPAC (On-line Public Access
Cataloging)
Data bibliografi perpustakaan dapat diakses melalui seluruh komputer yang telah tersedia dan telah terintregasi dengan jaringan LAN di perpustakaan.
g. Pelayanan Penelusuran Informasi
Dalam pelayanan ini ada beberapa jenis layanan yang dapat di telusuri melalui komputer (internet) antara lain:
ü Penelusuran informasi melalui Internet
ü Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat
Guna (TTG).
ü Penelusuran BEJ (Bursa Efek Jakarta)
ü Penelusuran Lewat CD-ROM mengenai jurnal ilmiah, artikel dan
xlvi
ü Penelusuran berita Indonesia (Klipping Elektronik)
ü Penjualan Produk Bakosurtanal berupa peta rupabumi, peta lepas pantai dan atlas.
3. Pelayanan Administrasi
Pelayanan administrasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain:
a. Melakukan layanan tata usaha perpustakaan yaitu dalam hal surat menyurat dan menyimpan dokumen.
b. Mengurusi keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan c. Membuat laporan secara periodic tentang seluruh kegiatan perpustakaan
kepada Rektor.
d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyediaan barang-barang habis pakai untuk keperluan perpustakaan.
4. Tata tertib perpustakaan
Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain:
a) Jam layanan
Waktu layanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yaitu:
Hari Waktu Istirahat
Senin – Kamis Pagi: 08.00 – 12.00 WIB Sore: 13.00 – 17.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
Jumat Pagi: 09.00 – 12.00 WIB Sore: 13.00 – 17.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
xlvii
b) Keanggotaan
Syarat-syarat untuk menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah sebagai berikut:
ü Membawa atau menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) bagi
mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta atau fotokopi skep/ mengajar/ pengangkatan bagi dosen dan karyawan,
ü Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3000,- dan kartu berlaku sampai 1 tahun akedemik.
ü Untuk anggota luar UPN “Veteran” Yogyakarta harus membawa surat
pengantar dari fakultas dan membayar biaya administrasi sebesar Rp. 10.000,-. Kartu ini berlaku untuk 1 tahun akademik dan hanya digunakan sebagai kartu baca, tidak untuk meminjam bahan pustaka.
c) Sanksi
Sanksi yang diberikan kepada para pemakai UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain:
ü Keterlambatan pengembalian buku koleksi yang dipinjam dikenakan
denda sebesar Rp. 300,- per buku/hari
ü Untuk keterlambatan pengembalian buku koleksi cadangan dikenakan
dengan sebesar Rp. 1.000,- perp buku/hari.
xlviii
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISIS MASALAH
Layanan sirkulasi sering dianggap ujung tombak bagi perpustakaan dalam pelayananya kepada pengguna. Karena bagian layanan sirkulasi merupakan jasa layanan yang paling sering digunakan oleh pengguna perpustakaan. Dengan kata lain layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan, sehingga keberadaanya sangat menentukan citra baik suatu perpustakaan dimata pengguna.
xlix
Jika dilihat dari Subjek/bidang ilmunya, keberadaan koleksi bahan pustaka di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sudah bisa dikatakan lengkap, karena didalamya bahan pustaka dengan nomor klasifikasi 001 – 999 hampir semua tersedia. Dibawah ini adalah tabel statistik buku di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Tabel
Data statistik buku berdasarkan Subjek atau bidang ilmunya Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007
No No. Klas Subjek Jml
judul
Jml eks.
1 001 – 099 Karya Umum 1105 2733
2 100 – 199 Filsafat 231 608
3 200 – 299 Agama 138 314
4 300 – 399 Ilmu-ilmu Sosial 4329 10583
5 400 – 499 Bahasa 177 432
6 500 – 599 Ilmu-ilmu Murni 3251 7399 7 600 – 699 Ilmu-ilmu terapan (Teknologi) 7160 18915 8 700 – 799 Kesenian dan Olahraga 109 193
9 800 – 899 Kesusastraan 134 192
10 900 – 999 Sejarah dan Geografi 452 809
Jumlah 17447 42182
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta
l
Tetapi dari semua koleksi bahan pustaka tertera diatas, tingkat pemanfaatanya cenderung masih kurang. Apabila ditinjau dari jumlah anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, intensitas pengunjung ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta masih rendah, hal ini bisa dilihat dari data statistik peminjaman dibawah ini.
Tabel
Statistik transaksi peminjaman pada tahun 2007 di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta
Bulan pinjam buku Jumlah buku dipinjam Presentase (%) Januari
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta
li
yang mencapai kurang lebih 13000 anggota. Berikut data statistik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007.
Statitik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Kategori Anggota Jumlah Anggota Presentase
Dosen UPN 218 1,67 %
Mahasiswa UPN 12.420 94,98%
Luar UPN 432 3,33%
Jumlah 13.070 100%
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “ Veteran” Yogyakarta
Dari data riil diatas dan penelitian langsung dilapangan penulis menyimpulkan bahwa pemanfaatan koleksi di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta masih rendah.
B. HAMBATAN MASALAH
1. Minat baca yang masih rendah
lii 2. Fasilitas kurang memadahi
Didalam layanan sirkulasi, fasilitas yang memadahi sangatlah penting untuk kepentingan kelancaran pelayanan dan kepuasan pengguna perpustakaan. Tanpa disertai fasilitas yang memadahi sulit untuk petugas dibagian layanan sirkulasi untuk menghasilkan suatu hasil layanan yang maksimal. Selain itu pengunjung perpustakaan Perguruan Tinggi yang notabene mayoritas mahasiswa, sudah banyak mengetahui dan bisa membedakan mana fasilitas yang baik dan yang kurang baik. Jika fasilitas yang disediakan tidak sesuai dengan apa yang diharapakan, tentu saja hal ini akan mempengaruhi niat mahasiswa selaku pengguna perpustakaan di Perguruan Tinggi untuk memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan dengan baik.
Keadaan fasilitas yang terdapat di ruang Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tergolong masih kurang. Mungkin ada beberapa fasilitas yang sudah memadahi. Tetapi selama melakukan penelitian, penulis juga menemukan beberapa fasilitas-fasilitas yang masih kurang. Antara lain:
a. Unit komputer penelusuran OPAC bagi pengunjung
liii
minta bantuan kepada petugas yang menyebabkan petugas menjadi kerepotan dalam melayani pengguna, ini disebabkan karena yang semula komputer untuk petugas hanya untuk layanan peminjaman dan pengembalian terpaksa digunakan untuk menelusur koleksi bahan pustaka/buku yang dibutuhkan pengunjung.
b. Spesifikasi komputer untuk petugas.
Peminjaman dan pengembalian merupakan kegiatan pokok yang terdapat didalam layanan sirkulasi. Ini harus didukung dengan fasilitas komputer yang “ canggih”. Canggih di sini artinya bisa digunakan dengan cepat tanpa terjadi suatu masalah-masalah yang dapat mengganggu kelancaran dalam layanan sirkulasi. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta khusunya ruang layanan sirkulasi, terdapat 2 unit komputer untuk petugas yang berfungsi untuk pelayanan peminjaman dan pengembalian. 2 komputer sebenarnya sudah cukup untuk melayani peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka, tetapi dalam pelayananya kecepatan komputer dalam membaca data-data masuk masih lemah. Hal ini mengakibatkan petugas kerepotan ketika terjadi antrian dalam layanan peminjaman maupun pengembalian. Ditambah lagi dengan keadaan sinar laser pembaca barcode yang sudah rusak mengakibatkan petugas harus mengketik nomor barcodenya, dan ini juga salah satu penyebab ketidaklancaran dalam pelayanan sirkulasi.
c. Meja baca untuk pengunjung
liv
referensi, dan memang disana di khususkan untuk kegiatan membaca bukan pelayanan peminjaman dan pengembalian. Hal ini menyebabkan tidak betahnya pengunjung datang ke ruang sirkulasi, karena mereka harus beridiri di depan rak buku, dan tentunya juga menimbulkan kelelahan bagi pengunjung.
3. Keadaan SDM (Tenaga Kerja)
Sumber Daya Manusia yang berkualitas merupakan faktor utama penunjang keberhasilan pelayanan dalam layanan sirkulasi. Berkualitas disini berarti mampu dan tahu bagaimana cara menciptakan suatu hasil layanan yang berhasil. Dengan SDM yang berkualitas diharapkan akan menciptakan suatu hasil kerja yang maksimal dan tentunya kepuasan bagi pengguna perpustakaan juga akan terjaga. Sumber Daya Manusia di bagian layanan sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ada tiga orang, terdiri dari satu orang lulusan D3 Perpustakaan dan dua orang lulusan SMA ditambah dengan kursus perpustakaan. Dilihat dari segi pendidikan mungkin bisa dikatakan cukup, dalam hal pekerjaan dibidang perpustakaan mereka juga sudah sangat mampu dan tahu bagaimana menciptakan suatu pelayanan yang maksimal. Tapi disini permasalahanya tiga orang karyawan masih sangat kurang. Dengan terlalu sedikitnya SDM di bagian sirkulasi mengakibatkan karyawan memperoleh pekerjaan berat dalam melayani pengguna perpustakaan.
4. Faktor keamanan
lv
yang kuat akan menyebabkan ketidaknyamanan petugas maupun pengunjung perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sistem keamanan yang diterapakan masih sangat jauh dari kata aman. Hal ini terbukti masih seringnya tersiar berita kehilangan, baik kehilangan koleksi bahan pustaka/buku maupunpun barang milik pengunjung perpustakaan. Penyebabnya tidak lain adalah kurangnya fasilitas penunjang keamanan, antara lain:
a) Pintu masuk dan keluar tanpa disertai alat detektor.
Pintu masuk sangatlah vital peranya untuk keamanan koleksi. Di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terdapat 1 pintu masuk dan pintu keluar yang tidak diserta alat detektor. Ini mengakibatkan sering terjadi kehilangan koleksi bahan pustaka/buku, karena buku yang keluar tanpa melalui proses peminjaman tidak dapat terdeteksi oleh petugas.
b) Keadaan locker barang untuk pengunjung.
Menurut tata tertib, setiap pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas atau jaket ke dalam ruang sirkulasi untuk menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, disini bisa berarti hilangnya koleksi bahan pustaka. Maka dari itu UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta menyediakan beberapa fasilitas locker untuk menyimpan barang-barang milik pengunjung. Tapi sungguh disayangkan locker tersebut tanpa disertai kunci pengaman. Hal tersebut mengakibatkan sering terjadi berita kehilangan barang milik pengunjung perpustakaan.
lvi
Setiap masalah pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikanya, dan dari berbagai masalah-masalah diatas mungkin banyak cara untuk mengatasinya. Disini akan diterangkan satu persatu pemecahan masalah tersebut diatas.
1. Pemanfaatan koleksi.
UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan salah satu Universitas swasta favorit yang terdapat di propinsi DIY. Sangat di sayangkan jika dosen dan mahasiswa-mahasiswa didalamnya tidak mampu memanfaatkan koleksi yang terdapat di perpustakaan dengan baik. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan cara sebagai berikut:
a. Bimbingan Pemakai
Bimbingan pemakai dimaksudkan untuk memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan. Bimbingan pemakai ini bukan hanya ditujukan kepada mahasiswa, tetapi juga para dosen UPN “Veteran” Yogyakarta. Adapun bimbingan pemakai ini dimaksudkan agar pengguna mengenal perpustakaan dan mengetahui bahwa perpustakaan merupakan sarana untuk mendapatkan informasi-informasi yang tidak mereka dapatkan dalam perkuliahan. Dengan bimbingan yang baik diharapkan mahasiswa dapat mengetahui sumber informasi yang mereka butuhkan dan tentunya mahasiswa dapat memanfaatkan koleksi yang terdapat diperpustakaan dengan baik.
b. Promosi
lvii
itu perpustakaan harus sering melakukan promosi guna merangsang mahasiswa agar tertarik dan berminat dalam memanfaatkan semua jasa layanan dan koleksi yang ada sebagai sumber belajar. Tujuan daripada Promosi adalah, sebagai berikut:
· Memperkenalkan semua yang dimiliki Perpustakaan kepada seluruh mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta.
· Mendorong minat baca dan mendorong mahasiswa agar menggunakan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.
· Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada seluruh keluarga besar UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Fasilitas
Fasilitas dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta seperti dijelaskan masih kurang. Mungkin masalah tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Penyediaan paling tidak dua unit komputer tambahan untuk penelusuran katalog OPAC, untuk mengurangi antrian ketika pengunjung melakukan browsing.
b. Hendaknya spesifikasi komputer petugas untuk pelayanan peminjaman dan pengembalian lebih diperbesar dan lebih baik. Hal ini untuk menghindari masalah-masalah demi kelancaran pelayanan. Sekalian untuk alat pembaca barcode supaya diperbarui.
c. Walaupun tidak terlalu penting mungkin keberadaan meja juga diperlukan oleh pengguna, mungkin bisa difungsikan untuk menyeleksi dengan yakin buku mana yang akan mereka pinjam
lviii
Untuk masalah Sumber Daya Manusia hendaknya pihak UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta menambah beberapa karyawan, untuk meringankan pekerjaan di ruang sirkulasi. Karena ruang sirkulasi merupakan bagian yang kerjanya berhubungan langsung dengan banyak pengguna perpustakaan. Dengan penambahan karyawan diharapkan akan meringankan para karyawan yang sebelumnya.
4. Keamanan koleksi dan pengunjung
Faktor keamanan sangatlah penting untuk kelancaran layanan sirkulasi. Karena pentingnya keamanan koleksi maupun pengguna perpustakaan keamanan tersebut harus diutamakan. Beberapa cara meningkatkan keamanan di ruang layanan sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain:
a. Melengkapi pintu masuk dengan sebuah alat detektor koleksi yang keluar dari ruang sirkulasi. Dengan begini diharapkan dapat mengurangi presentasi kehilangan koleksi bahan pustaka.
b. Menyediakan kunci untuk locker penyimpanan barang-barang milik pengguna perpustakaan. Dengan adanya kunci diharapkan barang milik pengguna dapat tersimpan dengan aman dan tentu saja akan menghapuskan semua berita kehilangan dari pengguna perpustakaan.
BAB V
lix A. KESIMPULAN
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan penulis menyadari dan melihat bahwa UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup berhasil dalam melayani kalangan civitas akademika. UPT Perpustakaan merupakan bagian penting dari UPN “Veteran” Yogyakarta yang bertugas memenuhi kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupun umum, melalui penyediaan dan pengaturan koleksi, pelayanan, gedung, ruang dan peralatan untuk kelancaran program Tri Dharma Perguruan Tinggi UPN “Veteran” Yogyakarta, meliputi:
1. Pendidikan dan Pengajaran 2. Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, penulis mengkhususkan pengamatan terhadap tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi. Penulis dapat menarik beberapa kesimpulan yaitu:
a) Layanan sirkulasi merupakan ujung tombak bagi perpustakaan dalam pelayananya kepada pengguna. Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pengguna, sehingga keberadaanya sangat mempengaruhi citra baik UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimata pengguna.
lx
c) Pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran Yogyakarta masih rendah. Dari kurang lebih 13000 anggota, per harinya tidak lebih dari 75 anggota yang meminjam koleksi bahan pustaka.
d) Hambatan-hambatan yang banyak mempengaruhi minimnya pemanfaatan koleksi sirkulasi di kalangan civitas mahasiswa, antara lain: minat baca yang masih rendah dari civitas akademika UPN “Veteran” Yogyakarta, Fasilitas yang disediakan pada layanan sirkulasi kurang memadahi, keadaan SDM yang masih kurang dan faktor keamanan.
e) Dari hambatan-hambatan tersebut dapat dipecahkan dengan beberapa cara, antara lain: bimbingan pemakai, promosi, meninjau kembali dan melengkapi semua fasilitas yang dirasa masih kurang, menambah beberapa karyawan di bagian sirkulasi serta peninjauan kembali terhadap keamanan koleksi ataupun barang milik pengunjung perpustakaan.
B. SARAN
Berdasarkan pembahasan masalah dan berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan penulis pada 11 Februari s/d 20 Maret 2008 di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, maka ada beberapa saran yang dapat penulis sampaikan antara lain sebagai berikut:
lxi
memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan, khususnya bagian sirkulasi.
b) Hambatan-hambatan yang muncul sebaiknya segera ditangani dengan lebih sigap dan cepat. Pemecahan-pemecahan masalah yang penulis sampaikan diharapkan dapat memberikan gambaran mudah dan masukan untuk digunakan dengan sebaik-baiknya.
lxii
DAFTAR PUSTAKA
Basuki Sulistyo, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1991
Lasa, H.S, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan Sirkulasi Referensi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1995
Lasa, H.S., Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1990
Qalyubi Syihabuddin dkk., Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Yogyakarta, 2003
Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian kepustakaan, Jakarta : Yayasan Obor Indonesia
Gulo, W. 2002. Metodologi Penelitian. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
