SISTEM INFORMASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU BERBASIS WEB PADA UKM SADAYA UNIKOM
Usulan Penelitian
Diajukan untuk memenuhi Tugas Metodologi Penelitian
Pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik & Ilmu Komputer
YOGA KRESNA WIJAKSANA 10514182
MP-5
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
2018
SISTEM INFORMASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU BERBASIS WEB PADA UKM SADAYA UNIKOM
Yoga Kresna Wijaksana 10514182
Sistem Informasi
Abstrak
Dengan semakin meningkatnya minat masyarakat untuk menempuh pendidikan tinggi di Unikom berdampak pula pada semakin meningkatnya minat mahasiswa baru untuk bergabung dengan UKM Sadaya Unikom. Dengan demikian penulis melakukan penelitian dengan tujuan untuk membangun suatu sistem informasi yang terintegrasi guna mempercepat dan mempermudah dalam proses penerimaan anggota baru tersebut.
Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan dan untuk mengetahui sejauh mana teknologi informasi digunakan di Ukm Sadaya Unikom. Sumber data yang dipakai merupakan data primer yang didapat dari hasil wawancara dan observasi secara langsung, melakukan pendekatan sistem secara terstruktur dengan menggunakan tools Flow Map dan DFD.
Keberadaan sistem informasi ini sangatlah penting, mengingat bukan hanya calon anggota baru yang dapat merasakan manfaat dari penggunaan sistem informasi ini, akan tetapi bagi internal pengurus UKM Sadaya Unikom pun juga dapat merasakan manfaatnya. Adapun salah satu contoh manfaat yang dapat dirasakan oleh calon anggota baru adalah kemudahan dalam melakukan pendaftaran, calon anggota baru tidak perlu datang langsung ke sekretariat akan tetapi cukup mendaftarkan diri secara online. Sedangkan manfaat untuk pengurus UKM Sadaya Unikom sendiri adalah kemudahan dalam melakukan perekapan data, absensi, dan keperluan administrasi lainnya calon anggota baru yang telah melakukan pendaftaran.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Penerimaan Anggota Baru, Web
Abstract
With the increase interest of the community to undertake higher education in Unikom impacted to an increased interest new students to join UKM Sadaya Unikom. Thus writer do research by the purpose of establishing a information systems that integrated to expedite and ease in the process of admission to a member of the new.
Writer to do this research is to find how procedure the new members that is currently running and to understand the extent of information technology used in UKM Sadaya Unikom .Data sources used is primary data obtained from the interviews and observation directly , have the system is structured by using tools Flow Map and DFD.
. The existence of information system is very important, remember not only prospective members new who can feel the benefits from the use of these information systems, but for internal the UKM Sadaya Unikom are also can felt the benefits.As for one example of benefits that can be perceived by prospective members new is ease in the registration, prospective members new no longer have to come directly to the secretariat it will be enroll online.While benefit to the UKM Sadaya Unikom are ease in do data recording, absentee, and necessaries other administration candidates new member has the registration.
Key Words : Information System, Member Recruitment, Web
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU BERBASIS WEB PADA UKM SADAYA UNIKOM
YOGA KRESNA WIJAKSANA NIM. 10514182
Telah diuji dan dinilai di Bandung sebagai Pendukung UAS pada tanggal :
……...Januari 2018
Menyetujui, Dosen Pembina
Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra, SE, M.Si NIP. 4127.34.02.015
Dekan Fakultas Ketua Program Studi Teknik dan Ilmu Komputer Sistem Informasi
Prof. Dr. Ir. H. Denie Kurniadi, M.Sc. Marliana Budhiningtias W., S.Si., M.Si.
NIP. 4127... NIP. 4127.70.26.020
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Karya tulis (Usulan Penelitian) saya ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk tugas atau kegiatan penelitian lain, di lingkungan Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.
2. Karya tulis (Usulan Penelitian) ini adalah murni, gagasan, rumusan dan penelitian saya sendiri tanpa bantuan pihak lain kecuali arahan dosen pembina mata kuliah.
3. Dalam karya tulis (Usulan Penelitian) ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
4. Saya menjamin bahwa karya tulis (Usulan Penelitian) saya ini bebas dari Plagiatisme.
5. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidak benaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai dengan aturan yang berlaku.
Bandung, 04 Januari 2018 Yang membuat pernyataan
Materai 6000
Yoga Kresna Wijaksana 10514182
KATA PENGANTAR Assalamu‟alaikum Wr. Wb.
Puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Penerimaan Anggota Baru Berbasis Web Pada UKM Sadaya Unikom” dengan baik dan lancar.
Dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis banyak sekali dibantu oleh berbagai pihak, maka dari itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan anugerah dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
2. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
3. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
4. Marliana Budhiningtias Winanti, S.Si., M.Si., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
5. Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra, SE, M.Si., selaku pembimbing lapangan.
6. Des Nur Trianti, selaku ketua UKM Sadaya Unikom.
7. Sekar Ayu Aprilyani, selaku humas UKM Sadaya Unikom.
8. Serta pihak-pihak lain yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang juga turut ikut serta membantu penulis dalam membuat laporan penelitian ini.
Dalam penyusunan laporan penelitian ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan, maka dari itu kritik serta saran yang membangun sangat diharapakan demi perbaikan di masa yang akan datang. Akhir kata, semoga laporan ini bermanfaat bagi yang membaca pada umumnya dan khususnya bagi penulis.
Wassalamu‟alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Bandung, 04 Januari 2018
Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi seperti sekarang ini sistem informasi dan teknologi komputer sangatlah banyak dibutuhkan, hal itu berbanding lurus dengan pesatnya perkembangan sistem informasi dan teknologi komputer tersebut sehingga bisa sampai merambah ke berbagai sisi kehidupan manusia. Hadirnya teknologi sistem informasi mempunyai peran yang sangat besar dalam pertumbuhan dan perkembangan suatu organisasi manapun untuk selalu bergerak lebih maju, meningkatkan produktifitas dan lebih mengefisiensikan waktu sehingga organisasi tersebut bisa berjalan lebih produktif. Maka dengan demikian tidak ada lagi alasan bagi suatu organisasi untuk tidak memanfaatkan teknologi sistem informasi tersebut mengingat sangat banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan sistem informasi tersebut.
Pengolahan data dan informasi sudah menjadi sesuatu hal yang mutlak dan rutin dilakukan baik itu di instansi pemerintahan, perusahaan, sekolah, maupun organisasi. Semakin besar suatu organisasi maka akan semakin kompleks pula data dan informasi yang harus diolah tersebut, terlebih di era seperti sekarang ini data dan informasi merupakan suatu komponen strategis dalam menunjang kesuksesan suatu organisasi. Penyajian data dan informasi di jaman modern seperti sekarang dituntut untuk tidak hanya akurat tetapi juga harus bisa didapatkan dengan cara cepat dan mudah. Untuk bisa disajikan dengan akurat, cepat dan mudah maka dalam proses pengolahan data dan informasi diperlukan
suatu sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi atau bisa kita sebut sistem informasi.
Sutabri (2005:42) Menyatakan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
UKM Sadaya Unikom merupakan sebuah organisasi unit kegiatan mahasiswa yang berada dalam naungan Universitas Komputer Indonesia. Ukm Sadaya Unikom merupakan satu-satunya organisasi unit kegiatan mahasiswa yang bergerak dalam lingkup seni musik dan tari tradisional. Ukm Sadaya Unikom ini merupakan salah satu unit kegiatan mahasiswa yang paling diminati di Universitas Komputer Indonesia.
UKM Sadaya Unikom memiliki divisi Humas dan salah satu tugasnya adalah menyelenggarakan penerimaan anggota baru pada setiap tahunnya.
Menurut data yang penulis dapatkan bisa dilihat jika rata-rata jumlah pendaftar UKM Sadaya Unikom dalam setiap tahunnya mencapai angka lebih dari 400 pendaftar dan selalu meningkat.
Dari prosedur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan pada saat ini belum terdapat suatu sistem informasi yang dapat mempermudah proses penerimaan anggota baru di UKM Sadaya Unikom sehingga seringkali didapatkan kesulitan dan kesalahan dalam mengolah data dan informasi yang berkaitan dengan proses penerimaan anggota baru tersebut. Dengan adanya hal demikian guna untuk mempermudah berbagai proses atau kegiatan selama penerimaan anggota baru penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “SISTEM INFORMASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU BERBASIS WEB PADA UKM SADAYA UNIKOM”.
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500
2014 2015 2016 2017
Grafik Pendaftar UKM SADAYA UNIKOM
(Tahun)
(Jumlah Pendaftar)
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Adapun masalah yang penulis temukan dalam penelitian ini antara lain :
1. Proses penerimaan anggota baru di UKM Sadaya Unikom masih dilakukan secara manual, belum terkomputerisasi dan terintegrasi.
2. Proses penerimaan anggota baru masih memerlukan biaya yang besar yaitu untuk mencetak form pendaftaran dan untuk menyebarkan informasi.
3. Terjadi kesulitan dalam perekapan data pendaftar karena data pendaftar harus direkap ulang satu persatu setelah pelantikan anggota baru.
4. Absensi ketika dalam rangkaian proses seleksi penerimaan anggota baru masih dilakukan secara manual sehingga sangat dimungkinkan akan terjadinya kesalahan maupun kecurangan.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berikut adalah rumusan masalah yang penulis buat berdasarkan dari identifikasi masalah di atas, antara lain :
1. Bagaimana prosedur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan di UKM Sadaya Unikom?
2. Bagaimana agar proses penerimaan anggota baru di UKM Sadaya Unikom bisa dilakukan dengan lebih efektif dan efisien ?
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Berikut merupakan maksud dari penulis melakukan penelitian ini :
1. Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi.
2. Menekan biaya sekecil mungkin untuk kegiatan penerimaan anggota baru.
3. Mempermudah dalam absensi, perekapan data, dan keperluan administrasi lainnya.
4. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan maupun kecurangan dalam setiap proses penerimaan calon anggota baru.
1.3.2 Tujuan
Tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mempraktekan apa yang telah dipelajari di perkuliahan secara langsung ke lapangan.
2. Memenuhi tugas mata kuliah Metodologi Penelitian.
3. Memperluas wawasan tentang kebutuhan sistem informasi di lapangan.
4. Meningkatkan softskill dan hardskill sebagai bentuk persiapan masuk ke dunia kerja.
5. Melatih rasa tanggung jawab, kemandirian dan kedisiplinan sebagai bentuk persispan untuk memasuki dunia kerja.
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dirancang merupakan sistem informasi yang dapat dipakai selama penerimaan anggota baru di UKM Sadaya Unikom meliputi proses pendaftaran, penyebaran informasi, absensi dalam tahapan seleksi, dan perekapan data anggota.
2. Sistem informasi ini dirancang dengan menggunakan metode pengembangan prototype.
3. Sistem informasi yang dirancang merupakan sistem informasi berbasis web.
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:683) ”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Sebuah sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) masing-masing dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai. [1]
2.2 Pengertian Data
Menurut (McLeod, 2004) “data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai”. Fakta adalah segala sesuatu yang tertangkap
oleh indera manusia. Fakta dalam istilah keilmuan adalah hasil observasi yang objektif dan dapat dilakukan verifikasi oleh siapapun. Secara konseptual data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, gambar, audio, dan video. [1]
2.3 Pengertian Informasi
Menurut (McLeod, 2004) “informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”
Informasi juga disebut data yang diproses atau data yang memiliki arti. Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegaglan dari suatu bidang usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya. [1]
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Jogiyanto, 1999) “sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi. Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi, kemudian dengan integrasi yang dimiliki antar subsistem, maka sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. [1]
2.4.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari :
a. Blok masukan (input block), input memiliki data yang masuk kedalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukan.
b. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
c. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology block), blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran
dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu;
teknisi (brainware), preangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
e. Basis data (database block), basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya. [1]
2.4.2 Sumber Daya Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki lima sumber daya dasar, yaitu :
a. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dibutuhkan untuk mengoprasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi.
b. Sumber Daya Hardware
Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi sistem komputer dan perlengkapan lainya.
c. Sumber Daya Software
Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi software system, software aplikasi, dan prosedur.
d. Sumber Daya Data
Sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberikan manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.
e. Sumber Daya Jaringan
Sumber daya jaringan yang menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan, meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan. [1]
2.5 Pengertian Basis Data
Menurut C. J. Date (2007) basis data pada dasarnya dapat dianggap sebagai tempat atau lokasi untuk sekumpulan berkas data yang sudah
terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara informasi, dan juga memuat informasi tersebut, terutama apabila informasi tersebut sedang dibutuhkan. [1]
2.5.1 Manfaat Basis Data
Beberapa manfaat basis data adalah sebagai berikut :
a. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) : Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.
b. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) : Dengan basis data efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena penekanan jumlah redudansi data, baik dengan sejumlah pengkodean atau dengan membuat table-tabel yang saling berhubungan.
c. Keakuratan (Accuracy) : Pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constrain) tipe, domain dan keunikan data dapat diterapkan dalam sebuah basis data.
d. Ketersediaan (Availability) : dapat memilah data utama/master, transaksi, data histori hingga data kadaluarsa. Data yang jarang atau tidak digunakan lagi dapat diatur dari sistem basis data yang aktif.
e. Kelengkapan (Completenes) : Lengkap/tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif (baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu). Bila seorang pemakai sudah menganggap bahwa data yang dipelihara sudah lengkap, maka pemakai yang lain belum tentu berpendapat sama. Atau, yang sekarang dianggap sudah lengkap, belum tentu di masa yang
akan datang juga demikian. Dalam sebuah basis data, di samping data kita juga harus menyimpan struktur (baik yang mendefinisikan objek-objek dalam basis data maupun definisi dari tiap objek, seperti struktur file/tabel atau indeks). Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel.
f. Keamanan (Security) : memang ada sejumlah (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan basis data. Tetapi untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan dengan ketat. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.
g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability) : Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem/aplikasi saja. Data pegawai dalam basis data kepegawaian, misalnya, dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori, dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser, akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bersamaan) atau kondisi
deadlock (karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data). [1]
2.6 Pengertian Web
Menurut Hakim Lukmanul (2004) “Web atau website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh.
Dokumen pada website disebut dengan web page dan link dalam website memungkinkan pengguna bisa berpindah dari satu page ke page lain (hyper text), baik diantara page yang disimpan dalam server yang sama maupun server diseluruh dunia. [1]
BAB 3
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
3.1.1 Profil Organisasi
UKM Sadaya Unikom didirikan di Bandung pada tanggal 25 Februari 2008. Status UKM Sadaya Unikom adalah organisasi kesenian yang berada dibawah Wakil Rektor III bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Universitas Komputer Indonesia. Sehingga organisasi Unit Kegiatan Mahasiswa Saung Budaya Universitas Komputer Indonesia dapat berdiri dengan menunjukkan eksistensi sebagai organisasi kemahasiswaan yang peduli terhadap budaya-budaya Tradisional di Indonesia. Hal ini tidak terlepas dari adanya suatu pola pembinaan dan pengembangan mahasiswa yang secara tidak langsung akan peduli terhadap kekayaan budaya-budaya Indonesia. Oleh karena itu, dapat kita lihat dengan saksama dari perkembangan zaman saat ini, perlu adanya suatu rangsangan pola pikir mahasiswa untuk mengembangkan jati diri budaya Indonesia. Sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi, bahwasanya suatu pendidikan, penelitian dan pengabdian sangat diperlukan pengembangan diri dari mahasiswa untuk memperluas wawasan dan intelektual serta intregitas kepribadian dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Untuk mencapai maksud tersebut, sangat diperlukan sumber daya manusia yang mau dan mampu mengembangkan budaya- budaya tradisional di Tanah Air Indonesia. Organisasi ini bernama Unit Kegiatan Mahasiswa Saung Budaya Universitas Komputer Indonesia atau disingkat dengan UKM Sadaya Unikom.
3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Visi :
1. Memperkenalkan kebudayaan dan kesenian tradisional Indonesia kepada mahasiswa dan masyarakat.
2. Melestarikan seni dan budaya Indonesia yang merupakan tanggung jawab kita sebagai mahasiswa dan masyarakat Indonesia.
3. Sebagai mitra pemerintah khususnya Dinas Pariwisata dan Budaya Jawa Barat untuk melestarikan, mengenalkan, dan memfasilitasi pemerintah dalam upaya memajukan budaya Indonesia.
4. Menjadi wadah pembinaan dan pengembangan seni musik dan seni tari tradisional untuk kalangan mahasiswa dan masyarakat yang dikelola secara profesional dengan didukung oleh teknologi.
Misi :
1. Sebagai generasi muda penerus bangsa yang mempunyai kewajiban dalam memajukan budaya Indonesia.
2. Dibawah pengawasan Pembina Saung Budaya (SADAYA UNIKOM), akan melestarikan budaya Indonesia khususnya seni musik dan seni tari tradisional.
3. Memperkenalkan dan mengajarkan seni musik dan seni tari tradisional Indonesia kepada mahasiswa dan masyarakat.
4. Mempererat tali persaudaraan dengan kampus lain serta masyarakat.
5. Sebagai media pemersatu mahasiswa Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
Tujuan :
Bersama SADAYA, kita bangkitkan kesenian tradisional nusantara.
3.1.3 Struktur Organisasi
3.1.4 Deskripsi Tugas a. Ketua
Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan organisasi
Menjaga situasi di UKM Sadaya Unikom agar tetap kondusif
Menentukan dan memegang kebijakan umum organisasi
Mengadakan evaluasi kinerja pengurus setiap satu bulan sekali
Mengawasi jalannya program kerja masing-masing pengurus
Menandatangani semua kebutuhan surat organisasi b. Wakil Ketua
Membantu kinerja ketua dalam menjalankan program kerja
Mengawasi jalannya program kerja masing-masing pengurus
Menggantikan peran ketua apabila ketua berhalangan
Melakukan wewenang ketua apabila ketua berhalangan
Melaksanakan tugas dan wewenangnya bertanggungjawab pada ketua c. Kepala Biro Humas & Wakil Kepala Biro Humas
Menyebarkan informasii yang berkaitan dengan UKM Sadaya Unikom baik itu informasi untuk internal maupun eksternal
Menjaga dan menjalin hubungan baik dengan internal dan eksternal kampus
Mengadakan sosisalisasi terhadap UKM dan Hima yang ada di lingkungan kampus
Melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat ataupun hubungan dengan pihak luar organisasi.
Melaksanakan penerimaan anggota baru pada setiap periode yang telah ditentukan.
3.1.5 Prosedur dan Aturan Organisasi 1. Prosedur Organisasi
a. Calon anggota mengambil formulir pendaftaran kepada humas di stand pendaftaran.
b. Calon Anggota mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi semua persyaratan.
c. Jika formulir pendaftaran sudah diisi dan persyaratan sudah lengkap maka selanjutnya menyerahkan formulir pendaftaran dan persyaratan tersebut ke humas di stand pendaftaran.
d. Petugas memeriksa kelengkapan formulir pendaftaran dan persyaratan, e. Jika data di formulir dan persyaratan belum lengkap humas akan
mengembalikannya kepada calon anggota.
f. Jika sudah lengkap persyaratan akan diarsipkan dan formulir pendaftaran akan direkap.
g. Dan selanjutnya calon anggota akan diberitahu untuk datang pada jadwal pelaksanaan seleksi.
h. Calon anggota mengikuti proses seleksi
i. Humas akan membuat laporan calon anggota yang lolos seleksi bersasarkan data yang didapat dari tim penilai dan melaporkannya kepada ketua.
2. Aturan Organisasi
a. Calon Anggota merupakan mahasiswa aktif Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
b. Bagi calon anggota UKM Sadaya Unikom diwajibkan mengisi formulir dan melengkapi persyaratan pada rentang waktu yang telah ditentukan.
c. Calon Anggota UKM Sadaya Unikom bebas memilih satu atau lebih divisi yang ada di UKM Sadaya Unikom, namun salah satunya diwajibkan untuk memilih divisi angklung.
d. Untuk menjadi anggota secara resmi, para calon anggota diwajibkan mengikuti serangkaian kegiatan hingga prosesi pelantikan.
e. Untuk anggota baru yang telah dilantik akan diumumkan oleh panitia baik secara langsung maupun melalui media sosial.
3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Jenis Penelitian
Adapun maksud penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan dan untuk mengetahui sejauh mana teknologi informasi digunakan di Ukm Sadaya Unikom. Pada kesempatan kali ini penulis melakukan penelitian dengan topik dan tema Sistem Informasi Penerimaan Anggota Baru di Ukm Sadaya Unikom.
Penulis bermaksud membangun sebuah sistem informasi berbasis web yang terintegrasi guna untuk mempermudah para calon anggota UKM Sadaya Unikom dalam melakukan pendaftaran, menekan biaya untuk kegiatan penerimaan anggota baru, dan mempermudah pihak UKM Sadaya Unikom dalam melakukan absensi, perekapan data dan keperluan administrasi lainnya.
3.2.2 Desain Penelitian
3.2.2.1 Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data adalah cara atau alat yang digunakan oleh penulis dalam melakukan penelitian untuk mendapatkan data-data atau sumber sumber dari perusahaan yang dijadikan objek penelitian. Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari unit pengamatan (organisasi) atau responden penelitian baik melalui pengamatan maupun pencatatan terhadap objek penelitian.
Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data primer dengan menggunakan teknik :
a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara penanya atau pewawancara dengan penjawab atau responden. Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara untuk mendapatkan informasi tentang alur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan di UKM Sadaya Unikom, adapun orang- orang yang penulis wawancarai antara lain :
Des Nur Trianti, selaku ketua UKM Sadaya Unikom untuk mengetahui
tentang informasi organisasi, aturan organisasi dan data jumlah pendaftar pada setiap tahunnya.
Sekar Ayu Aprilyani, selaku humas UKM Sadaya Unikom untuk
mengetahui infomasi tentang teknis penerimaan anggota baru dan kendala yang sering kali muncul pada alur penerimaan anggota baru UKM Sadaya Unikom yang sedang berjalan,
b. Observasi
Observasi merupakan suatu proses pengamatan yang sistematis terhadap objek yang dituju secara langsung yang dilakukan dengan menggunakan indera
penglihatan/mata. Adapun observasi yang penulis lakukan meliputi pengamatan proses kerja organisasi, analisis alur penerimaan anggota baru yang sedang berjalan.
2. Pengumpulan Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang digunakan untuk mendukung data primer, merupakan jenis data yang sudah diolah terlebih dahulu oleh pihak pertama, data sekunder diambil secara tidak langsung dari objek penelitian misalnya data ini diperoleh dari buku-buku, jurnal, tutorial, internet, dokumentasi dan lain-lain.
Adapun salah satu contoh penulis memperoleh data sekunder yaitu dari sumber dokumentasi, dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian.dalam hal ini, dokumen yang diperoleh akan dianalisis agar didapatkan data yang sesuai dengan penelitian.
3.2.2.2 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang penulis gunakan pada penelitian ini adalah metode pendekatan sistem terstruktur. Dengan menggunakan metode pendekatan sistem terstruktur, diharapkan permasalahan-permasalahan akan dapat dipecahkan dengan hasil dari sistem yang fleksibel serta mudah untuk dipelihara.
Metode pendekatan sistem terstruktur mempunyai dokumentasi yang baik sehingga dapat meningkatkan produktifitas. Alasan lain penulis menggunakan metode pendekatan terstruktur adalah karena dalam kasus penelitian yang penulis lakukan berorientasi pada fungsi atau aliran data. Adapun alat bantu yang
digunakan pada penelitian ini adalah Flow Map (Diagram Alur) dan DFD (Data Flow Diagram).
3.2.2.3 Metode Pengembangan Sistem
Berdasarkan pendekatan sistem yang diambil maka untuk pengimplementasiannya penulis menggunakan prototype sebagai metode pengembangan. Metode prototype dapat memberikan gambaran/ide bagi seorang analis sistem untuk menyajikan gambaran secara lengkap. Dengan demikian model sistem dapat dilihat baik dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun. Atas dasar itulah metode pengembangan yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengembangan prototype.
3.2.2.4 Alat Bantu Pengembangan 1. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
a. Flow Map
Flow Map berfungsi untuk mendefinisikan hubungan antara entitas,
proses baik itu yang dilakukan secara manual ataupun terkomputerisasi dan aliran data/dokumen.
b. DFD (Data Flow Diagram)
Sebagi alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem
yang digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD digunakan sebagai alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD merupakan alat perancang sistem yang berorientasi pada alur
data.
2. Alat Bantu Pembangunan a. Microsoft Visio
Microsoft Visio adalah sebuah program aplikasi komputer yang sering digunakan untuk membuat diagram, diagram alir (flowchart), brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis oleh Microsoft Corporation. Aplikasi ini menggunakan grafik vektor untuk membuat diagram-diagramnya.
b. Adobe Dreamweaver
Adobe Dreamweaver adalah sebuah program yang berfungsi untuk menyunting maupun membangun halaman web.
c. Xampp
Xampp adalah sebuah program aplikasi yang berfungsi sebagai database server yang berdiri sendiri yang terdiri dari program Apache HTTP Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan PHP dan Perl.
d. HTML
Fungsi dari HTML ialah untuk mengelola serangkaian data dan juga informasi sehingga sebuah dokumen bisa diakses serta ditampilkan di internet melalui layanan web.
e. PHP
PHP berkaitan erat dengan dunia web desain. Dalam dunia web desain, PHP digunakan sebagai script pelengkap bahasa pemrograman lainnya yaitu bahasa pemrograman HTML dan CSS. Bahasa pemrograman PHP hanya merupakan bahasa pemrograman pelengkap yang hanya digunakan pada website dinamis atau pun interaktif.
3.3 Analisis dan Evaluasi Sistem yang Berjalan
3.3.1 Analisis Sistem yang Berjalan 1. Analisis Prosedur yang Berjalan
2. Analisis Dokumen
3. Analisis Entitas
No Jenis User Tugas/Fungsi
1. Calon Anggota Mengikuti setiap ketentuan yang telah ditentukan dalam pelaksanaan penerimaan calon anggota baru
2. Humas Memeriksa formulir pendaftaran, persyaratan, merekap data pendaftar, merekap data calon anggota yang lolos seleksi
3. Ketua Mengawasi jalannya kegiatan penerimaan anggota baru, Memeriksa data pendaftar dan data calon anggota yang lolos seleksi 4. Tim Penilai Melakukan penilaian pada tahap seleksi
3.3.2 Evaluasi Sistem yang Berjalan
3.4 Sistem yang Diusulkan
3.4.1 Perubahan/Penambahan Pada Sistem Baru
3.4.2 Gambaran Sistem Baru
