1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis Konvokesyen UPM dilaksanakan.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis Konvokesyen iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis Konvokesyen UPM.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PU/PS/AK030 Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universit
UPM/PU/PS/AK031 Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus.
- Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014
- Buku Gerak Cara Majlis Konvokesyen - Manual Pengurusan Acara
- Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen
- Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus
- Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen
- Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen
- Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus
- Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti
- Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan peruntukan kewangan Majlis Konvokesyen (jika berkenaan)
peruntukan kewangan Majlis Konvokesyen (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat Post-Mortem Majlis Konvokesyen
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
AKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik
FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi (Unit Pendidikan Luar)
FEP : Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (Unit Program Eksekutif)
JKK Kerja : Jawatankuasa Kecil Kerja
JK Induk : Jawatankuasa Induk Majlis Konvokesyen JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik
KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa PT AKD : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT PNC : Pegawai Tadbir Pejabat Naib Canselor
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah
TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
UPM : Universiti Putra Malaysia
UPMET : UPM Training and Education Sdn.Bhd
UPMKB : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu
URUS SETIA : Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen
WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
TNC (A&A), KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PT PNC
6.2 Rancang Majlis Konvokesyen
a) Kemukakan cadangan tarikh pelaksanaan majlis ke Pejabat Naib Canselor sebelum 31 Januari tahun konvokesyen yang akan diadakan dengan mengambil kira perkara berikut:
i. Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB
ii. Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa
iii. Cuti umum;
iv. Majlis Konvokesyen Khas (jika berkaitan)
b) Dapatkan pengesahan kesesuain tarikh daripada Canselor.
c) Dapatkan kelulusan Mesyuarat JPU terhadap tarikh majlis konvokesyen.
d) Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis Konvokesyen berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan)
e) Maklumkan Senat berkenaan tarikh Majlis
Konvokesyen yang telah
diluluskan/diperkenankan Canselor.
f) Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan).
PT AKD
6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk Konvokesyen a) Keluarkan surat lantikan Ahli Jawatankuasa
Induk yang ditandatangani oleh TNC(AA).
b) Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk sekurang-kurangnya tiga (3) kali sebelum Majlis Konvokesyen.
c) Dapatkan senarai nama ahli jawatankuasa kerja dan anggaran peruntukkan perbelanjaan JK Induk daripada Pengerusi Jawatankuasa Kerja Konvokesyen.
6.1 Mula
6.2 Rancang Majlis Konvokesyen
6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk Konvokesyen
A
PT AKD
6.4 Laksana Mesyuarat Laksana Mesyuarat berikut:
i. Mesyuarat JK Induk Majlis Konvokesyen
ii. Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti (JKHU)
iii. Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat (JKTIK)
Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti (UPM/PU/PS/AK0
30)
Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profes or Emeritus (UPM/PU/PS/AK0
31) PT AKD
6.5 Laksana Persediaan Majlis
Sediakan jadual kerja dan buat persiapan Majlis Konvokesyen.
Urus Setia
6.6 Laksana Majlis Konvokesyen
a) Laksana Majlis Konvokesyen pada tarikh, masa, tempat dan tatacara yang telah ditetapkan.
PT AKD
6.7
6.8
Nilai Semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Konvokesyen
Adakan Mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen untuk tujuan penambahbaikan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh akhir Majlis Konvokesyen.
a) Buat tindakan penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan.
Tamat
Minit mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen dan Laporan Tindakan Penambahbaikan
Majlis Konvokesyen 6.4 Laksana Mesyuarat
6.5 Laksana Persediaan Majlis
6.7 Nilai semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Konvokesyen
6.6 Laksana Majlis Konvokesyen
6.8 Tamat A
7.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus 1. UPM/100/31/1/1
Takwim Majlis Konvokesyen
1. Takwim Majlis Konvokesyen 2. Jadual Kerja Majlis Konvokesyen 3. Surat-surat berkaitan
PT (P/O) PT Pusat
Dokumen dan Rekod
3 Tahun
KPAA
2. UPM/100/31/1/3
Surat Menyurat Konvokesyen
1. Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat
2. Surat jawapan anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB 3. Surat – surat pelantikan AJK
Kerja
4. Surat – surat jemputan 5. Surat kelulusan/perkenan
Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Konvokesyen 6. Surat-menyurat berkaitan
PT (P/O) PT Pusat
Dokumen dan Rekod
3 Tahun
KPAA
3. UPM/100/31/1/2
Jawatankuasa Induk Konvokesyen
1. Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Konvokesyen
2. Minit Mesyuarat JK Induk Konvokesyen
3. Surat lantikan Pengerusi JK Kerja Konvokesyen
4. Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Konvokesyen 5. Surat panggilan mesyuarat Pos-
Mortem Konvokesyen
6. Minit mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen
PT (P/O) PT Pusat
Dokumen dan Rekod
3 Tahun
KPAA
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus Penambahbaikan Majlis
Konvokesyen
8. Surat-menyurat berkaitan
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No.
Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak
Dilulus/
diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan TNCAA WP 03/01/2011
02 01 32/2011
Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011
(Khas)
TNCAA WP 08/08/2011
02 02 32/2011
Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011
(Khas)
TNCAA WP 09/05/2012
02 03 3/2014
Mesyuarat Pengurusan Akademik 19/2014
(Khas)
TNCAA WP 11/08/2014
02 04 2/2015
Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan
dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21
Khas (2/2015)
TNCAA WP 05/06/2015
