Rangga Pratama W,S.Sn
Makalah
PENGELOLAAN PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI STAKEHOLDER SEKOLAH
Tugas terstruktur
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Hubungan dan Pemberdayaan Masyarakat dalam Pendidikan
Yang dibimbing oleh Drs. Subawadi, M.Pd
Oleh :
Rangga Pratama W, S.Sn NIM. 090100019
UNIVERSITAS GRESIK FAKULTAS PASCA SARJANA JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN
Januari 2010
Rangga Pratama W,S.Sn
PENGELOLAAN PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI STAKEHOLDER SEKOLAH
Rangga Pratama W, S.Sn
Mahasiswa Pasca Sarjana Manajemen Pendidikan Universitas Gresik
Abstrak
Proses komunikasi yang optimal mampu meningkatkan peranan stakeholder sekolah untuk berpartisipasi dan berperan aktif dalam pemberdayaan masyarakat pendidikan. Proses
optimalisasi komunikasi organisasi stakeholder dapat dilakukan dengan mengetahui hambatan proses komunikasi, jenis komunikasi dan iklim komunikasi.
Kata Kunci : Pengelolaan, komunikasi, organisasi
PENDAHULUAN
Sebagai salah satu pilar pemberdayaan masyarakat di era global ini, sekolah
mempunyai tanggung jawab besar. Tanggung jawab yang tidak hanya sebagai pelaksana dan tempat dimana masyarakat bisa menempuh pendidikan tetapi juga tanggung jawab moril sebagai bagian dari masyarakat yang harus mampu memahami kondisi dan permasalahan yang sedang berkembang. Sebuah hal yang memaksa sekolah untuk terus berbenah, baik secara fisik maupun manajerial.
Konsep yang dewasa ini terus dioptimalkan oleh sekolah sebagai bagian dari
masyarakat adalah dengan memaksimalkan program kerja komite sekolah sebagai bagian dari stakeholder sekolah yang secara struktural merupakan bentuk representasi masyarakat di dalam lingkup pendidikan. Dengan dikeluarkannya PP no.32 tahun 1992 tentang peran serta masyarakat dalam pendidikan dan Permendiknas no 004/U/2002 tentang dewan pendidikan dan komite sekolah, peran serta dari keorganisasian komite sekolah dalam upaya
pemberdayaan masyarakat dalam bidang pendidikan tentunya sudah mendapatkan payung
Rangga Pratama W,S.Sn
hukum yang kuat dan diharapkan mampu memenuhi ekspetasi masyarakat akan terwujudnya pendidikan yang unggul.
Namun stakeholder sekolah tidak hanya dari komite sekolah semata, masih ada pihak- pihak lain diantaranya siswa, wali murid, ataupun perusahaan tertentu sebagai penyandang dana kegiatan sekolah yang semuanya mempunyai hak dan kewajiban yang sama dalam peranan pemberdayaan masyarakat dalam pendidikan. Hanya keberadaan payung hukum yang membedakan mereka. Pembeda yang mampu menutup bibir mereka untuk berbicara dan mengkritisi kebijakan yang diambil sekolah, menahan tangan mereka untuk mengepalkan tangan tanda setuju dan semangat untuk mendukung pendidikan dan menahan air mata mereka yang jatuh tatkala mendengar kebijakan pemerintah yang bersikeras untuk tetap melaksanakan ujian nasional yang menurut mereka masih banyak hal-hal yang masih perlu dipertimbangkan lebih lanjut karena selama ini masih menjadi kontroversi di masyarakat.
Namun tentunya masih ada yang bisa diharapkan dapat membantu stakeholder sekolah untuk terus bisa berkoordinasi dengan sekolah dalam upaya pemberdayaan masyarakat dalam pendidikan yaitu dengan mengoptimalkan proses komunikasi antar stakeholder sekolah sebagai satu kesatuan organisasi.
TEORI KOMUNIKASI
Berikut adalah pengertian komunikasi :
a. Carl I. Hovland, merumuskan komunikasi sebagai :
“The process by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal) to modify the behavior of other individuals (the audience).”
(Rakmat,1994,p.3)
Atau dikatakan sebagai proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan
rangsangan (secara umum dalam bentuk lambing verbal untuk mengubah perilaku orang lain.
b. Onong Uchana Effendi, guru besar madya dalam ilmu komunikasi mendefinisiakn komunikasi sebagai proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk member tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku baik secara langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media (Uchana,2005,p.5)
Rangga Pratama W,S.Sn
Dari pengertian diatas dapat dipahami bahwa didalam sebuah komunikasi dan prosesnya terdapat dua pihak atau lebih yang saling berinteraksi dengan tujuan tertentu.
Kegiatan interaksi yang terjadi melibatkan pemaknaan konsep pesan yang disampaikan dari pihak satu kepada pihak lain maupun sebaliknya. Proses komunikasi tidak akan berjalan bila hanya ada elemen-elemen dalam proses komunikasi tidak terpenuhi.
Komunikasi mengacu pada tindakan oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakakukan umpan balik (Devito, 1997). Adapun elemen-elemen komunikasi menurut Devito (1997:27) adalah:
1. Sumber-Penerima
Merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (atau pembicara) sekaligus penerima (atau pendengar).
2. Enkoding-Dekoding
Enkoding merupakan tindakan menghasilkan pesan dengan menuangkan gagasan ke dalam suatu kode tertentu. Sedangkan dekoding adalah tindakan menerima pesan dengan menerjemahkan dan menguraikan kode dari sumber.
3. Kompetensi Komunikasi
Merupakan kemampuan dalam berkomunikasi, mencakup pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi.
4. Pesan dan Saluran
Pesan adalah kandungan yang terdapat dalam kode-kode yang dikomunikasikan.
Sedang saluran komunikasi adalah media yang dilalui oleh pesan.
5. Umpan Balik dan Umpan Maju
Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya dan umpan maju adalah informasi tentang pesan yang akan disampaikan.
6. Gangguan
Merupakan gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalami penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan.
Gangguan dikatakan ada dalam suatu sistem komunikasi bila ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima.
Rangga Pratama W,S.Sn
Konsep penting dalam elemen-elemen komunikasi ini adalah adanya noise atau gangguan yaitu setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang ingin disampaikan. Menurut Shannon dan Weaver dalam Mulyana, 2002, gangguan ini selalu ada dalam saluran pesan tersebut yang diterima oleh penerima.
Ahli-ahli komunikasi memperluas konsep ini pada gangguan psikologis dan gangguan fisik (Mulyana,2002).
Noise atau gangguan pada proses komunikasi dapat mengaburkan persepsi sebenarnya dari pesan yang ingin disampaikan. Contoh kasus misalnya dalam sebuah rapat sosialisasi program sekolah yang dihadiri oleh seluruh stakeholder sekolah, pada aplikasinya terdapat gangguan teknis dari pengeras suara atau kondisi dari penyaji materi yang tidak prima bisa menjadi sebuah gangguan dalam proses komunikasi tersebut. Akhirnya persepsi yang ingin dimunculkan oleh pemberi pesan menjadi terdistorsi dan mengalami perubahan makna konsep.
HAMBATAN KOMUNIKASI
Menurut Cangara pada tahun 2006, gangguan komunikasi adalah intervensi pada elemen komunikasi yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif, sedangkan rintangan komunikasi adalah hambatan yang menyebabkan proses komunikasi adalah hambatan yang menyebabkan proses komunikasi menjadi tidak sesuai antara penerima dan pengirim. “Meski gangguan dan rintangan komunikasi dapat dibedakan, tetapi sebenarnya rintangan komunikasi bisa juga terjadi disebabkan karena adanya gangguan” (Cangara,2006)
Sedangkan menurut Liliweri (2004) member pengertian bahawa hambatan
komunikasi adalah segala sesuatu yang menjadi penghambat laju pesan yang ditukar antara pengirim dengan penerima, atau paling fatal adalah mengurangi makna pesan di antara mereka.Menurut Curtis, Floyd, dan Winsor (2005), hambatan merupakan sifat yang melekat pada komunikasi dan merupakan satu factor dalam situasi komunikasi.
Ada beberapa hal yang merupakan hambatan komunikasi yang harus menjadi perhatian. Menurut Robbins (1996) ada empat hal yang bisa menjadi hambatan komunikasi, yaitu:
Rangga Pratama W,S.Sn
1. Penyaringan
Penyaringan (filtering) mengacu pada pengirim yang memanipulasikan informasi sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata si penerima. Misalnya Misalnya bila seorang wali kelas memberitahu apa yang ia rasa ingin didengar oleh Kepala Sekolah, ia sedang menyaring informasi. Kepentingan dan persepsi pribadi mengenai apa yang penting oleh mereka yang melakukan ituakan mengakibatkan penyaringan. Determinan (penentu) utama dari penyaringan adalah banyaknya tingkat dalam suatu struktur organisasi. Semakin banyak tingkat vertical dalam hirarki organisasi itu, makin banyak kesempatan untuk penyaringan (Robbins, 1996).Hal ini akan sedikit demi sedikit mengurangi kevalidan informasi sebenarnya.
2. Persepsi Selektif
Persepsi selektif muncul karena penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi mereka yang lain (Robbins, 1996). Dalam sebuah proses komunikasi kita sebagai individu bisa memilih pesan yang menurut kita lebih penting untuk ditangani dan meninggalkan pesan yang lain untuk ditinggalkan.
Persepsi selektif bisa menyebabkan distorsi pesan, dikarenakan tidak keseluruhan pesan yang didengarkan tetapi hanya sebagian saja yang sesuai dengan kebutuhan (Sharpe, 1991).
3. Emosi
Kondisi kejiwaan antara pengirim dan penerima pesan sangat berpengaruh terhadap pemaknaan konsep sebuah informasi. Pesan yang sama saat diterima pada kondisi emosi yang labil misalnya saat marah atau bingung kemungkinan besar akan dimaknai lain ketika kondisi kejiwaan stabil. Emosi yang ekstrem akan besar
kemungkinannya untuk menghalangi proses komunikasi yang efektif. Dalam contoh semacam itu, kita cenderung sekali mengabaikan proses pemikiran rasional serta objektif dan menggantikannya dengan penilaian yang emosional (Robbins, 1996)
4. Bahasa
Menurut Wibowo (2001:3), bahasa adalah sistem simbol bunyi yang bermakna dan berartikulasi (dihasilkan oleh alat ucap) yang bersifat arbitrer dan konvensional, yang dipakai sebagai alat berkomunikasi oleh sekelompok manusia untuk melahirkan
Rangga Pratama W,S.Sn
perasaan dan pikiran. Hampir senada dengan pendapat Wibowo, Walija (1996:4), mengungkapkan definisi bahasa ialah komunikasi yang paling lengkap dan efektif untuk menyampaikan ide, pesan, maksud, perasaan dan pendapat kepada orang lain.
Dan sebagai bagian dari hasil perkembangan kebudayaan masyarakat,
tentunya masing-masing individu mempunyai karakteristik bahasa yang berbeda-beda tentunya. Hambatan terbesar proses komunikasi dalam organisasi adalah bahwa anggota organisasi tidak mengetahui bagaimana orang-orang lain dengan siapa mereka berinteraksi telah menggunakan persepsi yang berbeda dengan bahasa yang sama. Para pengirim cenderung mengandaikan kata-kata dan istilah-istilah yang mereka gunakan berarti sama bagi penerima dan bagi mereka (Robbins, 1996)
KOMUNIKASI ORGANISASI
Sekolah merupakan organisasi yang komplek. Organisasi yang terdiri dari puluhan atau bahkan ratusan anggota, mulai dari siswa yang didalam alur organisasi berada di posisi paling bawah, guru dan pegawai sekolah, kepala sekolah dan komite sekolah. Tentunya masing-masing dari mereka mempunyai latar belakang yang berbeda yang nantinya turut mempengaruhi bagaimana konsep mereka menjalankan proses komunikasi di organisasi sekolah. Oleh karena itu harus dipahamai bagaimana konsep komunikasi yang diaplikasikan di organisasi tersebut.
Deddy Mulyana (2000) menggambarkan komunikasi organisasi sebagai demikian
“Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi dan adakalanya juga komunikasi publik.
Wayne Pace dan faules dalam bukunya (2002) mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat empat jenis komunikasi organisasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah.
Infomasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.
Rangga Pratama W,S.Sn
2. Komunikasi ke atas
Informasi mengalir dari tingkat yang leih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.
3. Komunikasi horisontal
Penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.
4. Komunitas lintas saluran
Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak
menjadi atasan atau bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda.
PENGELOLAAN PROSES KOMUNIKASI
Untuk membangun sebuah proses komunikasi yang berjalan sesuai dengan koridor fungsi dan tujuan berorganisasi.Dimana anggota organisasi bisa mengkomunikasikan informasi kepada sesama anggota dengan efektif, tingkat gangguan komunikasi bisa
diminimalkan, dan kesenjangan persepsi bisa dikurangi, maka organisasi tersebut harus bisa membangun iklim komunikasi yang sehat dan positif.
Istilah iklim merupakan kiasan (metafora), seperti diungkapkan oleh Pace dan Faules (2002), “frase iklim komunikasi organisasi” menggambrakan suatu kiasan bagi iklim fisik.
Sama seperti cuaca membentuk iklim fisik untuk suatu kawasan, cara orang bereaksi terhadap aspek organisasi menciptakan suatu iklim komunikasi. Pace dan Faules menambahkan, iklim komunikasi berbeda dengan iklim organisasi dalam arti iklim komunkasi meliputi persepsi-persepsi mengenai pesan dan peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi.
Pace dan Faules (2002) mengutip dari Redding (1972), mengungkapkan bahwa “iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan member kereka kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif member penyuluhan kepada para anggota organisasi sehingga mereka dapat
Rangga Pratama W,S.Sn
melihat bahwa keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi, menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan member tantangan”.
Berdasarkan Inventaris Iklim Komunikasi oleh Pace dan Faules (2002) iklim komunikasi organisasi dipengaruhi oleh enam faktor indikator, berikut:
1. Kepercayaan
Siswa, guru, kepala sekolah dan komite seolah harus berusaha keras mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang di dalamnya kepercayaan, keyakinan dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan.
2. Pembuatan keputusan bersama
Para anggota organisasi sekolah di semua tingkat harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan organisasi, yang relevan dengan kedudukan masing-masing anggota organisasi. Anggota organisasi juga harus diberi kesempatan berkomunikasi dan berkonsultasi dengan manajemen di atas merea agar berperan dalam proses pembuatan keputusan dan penentuan tujuan.
3. Kejujuran
Suasana umum yang diliputi kejujuran dan keterusterangan haru mewarnai hubungan- hubunga dalam organisasi, dan para anggota organisasi mampu mengatakan apa yang aa di dalam benak mereka tanpa mengindahkan status mereka di struktur organisasi.
4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
Para pengambil kebijakan, kepala sekolah misalnya, harus relatif mudah memberikan informasi yang berhubungan langsung dengan keorganisasian kepada anggota yang lain.
Sebuah informasi yang cenderung ditutupi akan membuat suasana tidak kondusif dan mereduksi tingkat kepercayaan antar anggota organisasi.Informasi yang jelas dan efektif akan memudahkan peningkatan kinerja anggota organisasi.
5. Mendengarkan dalam komunikasi ke atas
Anggota di setiap tingkat struktur dalam organisasi harus mendengarkan saran dan laporan masalah yang dikemukakan anggota di tingkat bawahnya secara
berkesinambungan dan dengan pikiran terbuka.
6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi
Setiap anggota di setiap tingkat organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi.
Rangga Pratama W,S.Sn
PENUTUP
Sebagai organisasi yang komplek dan juga tuntutan yang teramat besar dalam mengemban amanat negara dalam usaha mencerdaskan bangsa serta meningkatkan pemberdayaan masyarakat dalam dunia pendidikan, sekolah harus mampu memanajemen iklim komunikasi organisasi dengan baik dan positif. Diantaranya harus memahami hambatan-hambatan komunikasi yang ada di masing-masing sekolah dan menerapkan indikator-indikator bagian dari Inventaris Iklim Komunikasi, sehingga terwujud iklim komunikasi yang efektif dan positif yang tentunya diharapkan dengan hal tersebut bisa meningkatkan kinerja dan partisipasi aktif stakeholder sekolah dalam usaha pemberdayaan masyatakat pendidikan.
KEPUSTAKAAN
Agus. Maulana , Ir.MM. 1997. Komunikasi Antarmanusia, Alih Bahasa dari Joseph, A DeVito, "Human Communication". Jakarta :Professional Books.
Hafied Cangara. 2006. Tesis Pasca Sarjana UPI. Pengantar Ilmu Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada: Jakarta
Hovland, Carl I., Irving L. Janis and Harold H. Kelly. 1953. Communication and Persuasion: Psychological Studies of Opinion Change New Haven: Yale University Press
Jalaludin Rakhmat, 1994, Psikologi Komunikasi, Bandung: Remaja Rosdakarya.
Onong Uchana Effendy. 2005. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Deddy Mulyana.2001. Komunikasi organisasi. Bandung: PT. remaja Rosdakarya.
Terjemahan.
Liliweri, Alo.2004. Wacana Komunikasi organisasi. Bandung: PT. Mandar Maju Curtis, Dan B. ; Floyd, James J. ; Winsor, Jerry L.1999. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Bandung : Remaja Rosdakarya,
Robbins, Stephen P.1996. Organizational behavior, concepts, controversies, applications (7th Edition). New jersey: Printice-Hall International, Inc.
Wibowo, Wahyu. 2001. Manajemen Bahasa. Jakarta : Gramedia.
Walija. 1996. Bahasa Indonesia dalam Perbincangan. Jakarta: IKIP Muhammadiyah Jakarta Press.
Pace, R. Wayne; Don F. Faules.2002. Komunikasi Organisasi (Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan). Remaja Rosda Karya.
