STRATEGI INTEGRASI SISTEM PERENCANAAN ANGGARAN, PELAKSANAAN
ANGGARAN, PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN PADA UNIVERSITAS DIPONEGORO
Nama Diklat : Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II Angkatan XIX
Tahun : 2018
Ruang lingkup inovasi : Kementerian/Lembaga
Cluster inovasi : Keuangan, Anggaran & Pendapatan Inovator : Drs. Mulyo Padmono
Jabatan : Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Instansi : Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
Latar Belakang
Universitas Diponegoro terbentuk diawali dengan berdirinya Yayasan Universitas Semarang melalui Akte Notaris R.M. Soeprapto Nomor 59 tanggal 4 Desember 1956.
Universitas Semarang didirikan pada tanggal 9 Januari 1957 dengan Presiden Pertama (Rektor) Mr. Imam Bardjo. Pada Dies Natalis ke-3 Universitas Semarang tanggal 9 Januari 1960, Presiden Republik Indonesia Ir. Soekarno mengganti nama Universitas Semarang menjadi Universitas Diponegoro. Perubahan tersebut merupakan penghargaan atas prestasi dalam bidang pendidikan tinggi di Jawa Tengah. Keputusan Presiden ini kemudian dikukuhkan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan Nomor 101247/UU tanggal 3 Desember 1960 dan diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1961 sebagai dasar berdirinya Universitas Diponegoro. Peraturan tersebut berlaku surut mulai tanggal 15 Oktober 1957 dan tanggal 15 Oktober ditetapkan sebagai Dies Natalis Universitas Diponegoro.
Universitas Diponegoro sebagai entitas pendidikan tinggi telah mengalami perkembangan sejak berdirinya hingga saat ini. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1961 Universitas Diponegoro ditetapkan sebagai Perguruan Tinggi Negeri yang berkedudukan di Semarang, kemudian berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 259/KMK.05/2008 tanggal 15 September 2008 ditetapkan Universitas Diponegoro pada Departemen
Pendidikan Nasional sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU) sehingga sejak tahun 2008 Universitas Diponegoro menerapkan pengelolaan keuangan pola Pengelolaan Badan Layanan Umum. Perkembangan selanjutnya berdasarkan pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 tahun 2015 tentang Statuta Universitas Diponegoro, maka Status Universitas Diponegoro berubah dari Perguruan Tinggi Badan Layanan Umum (PTN-BLU) menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) diberikan masa transisi sampai akhir tahun 2016 dan telah ditetapkan Universitas
Diponegoro secara resmi menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) terhitung mulai 1 Januari 2017. Dengan perubahan tersebut Universitas Diponegoro
prasarana) serta tetap melaksanakan dan mengembangkan tata kelola universitas yang baik (good university governance). Dengan otonomi dan kemandirian tersebut Universitas Diponegoro tetap menjadi perguruan tinggi yang nirlaba, namun tetap terjamin mutu pendidikan, akuntabilitas, transparansi, efisiensi dan
efektifitasnya.Namun demikian hakikat perguruan tinggi negeri badan hukum adalah entitas hukum yang mandiri yang masih dalam lingkup kementerian sehingga tetap harus mengikuti kebijakan yang diberlakukan oleh kementerian.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Tahun 2015 tentang Statuta Universitas Diponegoro sebagai PTNBH pada pasal 27 disebutkan bahwa Organ Undip terdiri dari Majelis Wali Amanat (MWA), Rektor dan Senat Akademik.
Majalis Wali Amanat adalah organ Undip yang menetapkan, memberikan pertimbangan pelaksanaan kebijakan umum dan melaksanakan pengawasan di bidang non akademik.
Rektor adalah organ Undip yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan Undip.
Senat Akademik adalah organ yang menetapkan kebijakan, memberikan pertimbangan dan melakukan pengawasan di bidang akademik.
Adapun Visi dan misi Universitas Diponegoro yang ditetapkan pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Tahun 2015 tentang Statuta Universitas Diponegoro sebagai berikut :
Visi adalah “Universitas Diponegoro menjadi universitas riset yang unggul”, adapun misinya adalah :
a. Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang menghasilkan lulusan yang unggul dan kompetitif;
b. Menyelenggarakan penelitian yang menghasilkan publikasi, hak kekayaan intelektual, buku, kebijakan, dan teknologi yang berhasil guna dan berdaya guna dengan mengedepankan budaya dan sumber daya lokal;
c. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat yang dapat menghasilkan publikasi, hak kekayaan intelektual, buku, kebijakan, dan teknologi yang berhasil guna dan berdaya guna dengan mengedepankan budaya dan sumber daya lokal; dan
d. Menyelenggarakan tata kelola pendidikan tinggi yang efisien, akuntabel, transparan dan berkeadilan.
Dengan diberikan atonomi tersebut dan untuk mencapai visi dan misi Universitas Diponegoro, Rektor telah menyusun Renstra Undip dan menetapkan organisasi dan tata kerja Universitas Diponegoro dengan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan tata kerja unsur-unsur di bawah Rektor Universitas Diponegoro dan telah dilakukan perubahan terakhir dengan Peraturan Rektor Nomor 13 tahun 2016.
Berdasarkan Peraturan Rektor tentang Organisasi dan tata kerja unsur-unsur dibawah Rektor pada Pasal 119 disebutkan bahwa Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) adalah merupakan unsur pelaksana di bidang administrasi umum dan keuangan dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pemberian layanan administrasi umum dan keuangan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut BAUK menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan layanan kepegawaian
b. Pelaksanaan layanan aset dan kerumahtanggaan
c. Pelaksanaan layanan keuangan; dan
d. Pelaksanaan layanan akuntansi.
Adapun Biro Administrasi Umum dan Keuangan terdiri dari Bagian Kepegawaian, Bagian Pengelolaan Aset, Bagian Keuangan, dan Bagian Akuntansi sebagaimana pada Struktur Organisasi dibawah ini.
Biro Administrasi Umum dan Keuangan
Subbag. Tenaga Dosen
Bagian Kepegawaian
Bagian Pengelolaan Aset
Subbag. Tenaga Kependidikan
Subbag. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Subbag. Pengadaan Aset
Subbag. Inventari sasi dan PenghapusanAset
Subbag.
Rumah Tangga
Rektor
W R 3
W R 4
W R.I
W R 2
Sub Bagian Rupiah Murni
BagianAkuntansi
BagianKeuangan
Sub Bagian Dana Masyarakat
Sub Bagian PerencanaanAnggaran
Sub Bagian Pelaporan
Gambar 1
Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)
Universitas Diponegoro
Pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Administrasi Umum dan Keuangan antara lain sebagai pengelola keuangan Universitas Diponegoro yang bertugas melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT), pelaksanaan anggaran serta penyusunan laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran (RKAT). Dalam rangka penyusunan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran tersebut, Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)
mengkoordinasikan 21 Unit Kerja Pengguna Anggaran yaitu terdiri dari :11 Fakultas, 2 Sekolah, 2 Lembaga, Kantor Pusat, RSND, Majelis Wali Amanat, Satuan Pengawas Intern dan 2 Badan Pengelola.
BAUK pada tahun 2017 mengelola anggaran selain APBN sebesar Rp. 879.916.418.422,00 dengan jumlah serapan sampai bulan Desember sebesar Rp.
673.684.897.335,00 (76,56%) dan pada tahun anggaran 2018 mengelola anggaran sebesar Rp. 1.207.426.136.890,00, sampai dengan buli Juni 2018 serapan masih rendah yaitu sebesar Rp. 219.046.426.059,00 (18,34%). Perbandingan Semester II tahun 2017 dan Semester I Tahun 2018 dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 1 :
Data Serapan Anggaran Semester II tahun 2017 dan Semester I Tahun 2018
No. Semester Tahun Anggaran Pagu (Rp.) Serapan (Rp.) Prosentase
1
Semester II Tahun 2017
a. Juli
b. Agustus
c. September
d. Oktober
e. November
f. Desember
879.916.418.422,00
271.248.064.277,00
315.443.524.937,00
367.603.249.534,00
407.113.646.866,00
488.548.505.212,00
673.684.897.335,00
31,68%
36,84%
42,93%
46,27%
55,52%
76,56%
2.
Semester I Tahun 2018
a. Januari
b. Februari
c. Maret
d. April
e. Mei
f. Juni
1.207.426.136.890,00
27.278.387.213,00
46.772.682.910,00
74.845.880.538,00
138.966.765.458,00
171.663.609.437,00
219.046.426.059
2,26%
3,87%
6,20%
13,51%
14,22%
18,39%
Sumber : RSA Undip tahun 2017 dan 2018
Kondisi saat ini dalam rangka tata kelola pendidikan tinggi yang baik, efisien, efektif, tranparan, akuntabel dan berkeadilan; BAUK sesuai Tupoksinya dalam pelaksanaan layanan antara lain pengelolaan layanan kepegawaian, pengelolaan aset, pengelolaan keuangan dan akuntansi sudah menggunakan sistem
informasi/aplikasi yang berbasis teknologi informasi yaitu dibidang kepegawaian dengan sistem informasi E-DUK, di bidang perencanaan anggaran RKAT, di bidang keuangan dengan sistem informasi pelaksanaan anggaran RSA, sistem informasi pendapatan E-billing, E-pendapatan, di bidang pengelolaan aset SIMASET, SIMPEL, SIKONTRAK, SIMAK BMU dan di bidang akuntansi SIAK.
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Biro Administrasi Umum dan Keuangan Undip, walaupun sudah menggunakan sistem informasi/ aplikasi masih juga menemui berbagai permasalahan antara lain sebagai berikut :
1. Masih rendahnya penyerapan anggaran diawal tahun anggaran, pertengahan dan menumpuk pada akhir tahun anggaran.
2. Masih sering adanya pengusulan perubahan/pergeseran anggaran (RKAT) yang telah disyahkan oleh MWA.
3. Dalam penyusunan laporan keuangan masih dilakukan secara manual dan belum adanya sikronisasi akun pada masing-masing sistem.
4. Belum terintegrasinya sistem informasi penyusunan perencanaan anggaran, sistem pelaksanaan anggaran/penatausahaan, sistem informasi aset/BMU dengan sistem informasi akuntansi dalam penyusunan laporan keuangan.
Dari permasalahan tersebut diatas perlu dilakukan intervensi adalah terkait belum terintegrasinya sistem informasi penyusunan rencana anggaran, sistem pelaksanaan anggaran/penatausahaan, sistem informasi aset dan sistem informasi akuntansi dalam penyusunan laporan keuangan sehingga dipilih menjadi isu strategis.
Manfaat
Manfaat gagasan proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1) Bagi Universitas Diponegoro
a. Dengan terintegrasinya sistem perencanaan penganggaran, penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan diharapkan secara teknis akan mudah dilaksanakan secara cepat dan tersistem, sehingga pelaksanaan tata kelola keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dapat terlaksana efisien, efektif, transparan dan akuntabel. serta terwujudnya good university governance.
b. Mempercepat waktu penyusunan laporan keuangan Universitas Diponegoro
c. Mempermudah pengendalian dan pengawasan oleh satuan pengawasan internal.
2) Bagi Biro Administrasi Umum dan Keuangan
a. Dengan terintegrasinya sistem aplikasi keuangan berupa sistem perencanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, penatausahaan, sistem barang milik Undip dan pertanggungjawaban keuangan dapat disusun laporan keuangan secara cepat, akurat, efisien, efektif, transparan dan akuntabel
b. Meningkatkan kinerja pengelolaan keuangan dan pencapaian kinerja Undip.
c. Mempermudah pengendalian, dan pengawasan pelaksanaan keuangan
3) Bagi Peningkatan Pelayanan Publik
Mendukung program reformasi birokrasi terkait dengan peningkatan kualitas pelayanan publik dan terwujudnya pelayanan pengelolaan keuangan yang lebih cepat dan mudah.
4) Bagi Stakeholder :
a. Rektor :
1. Mendukung pencapaian Visi dan Misi Universitas Diponegoro pada misiyang keempat yaitu menyelenggarakan tata kelola pendidikan tinggi yang efisien, akuntabel, transparan dan berkeadilan.
2. Mempermudah pengendalian dan pengawasan pengelolaan keuangan Universitas Diponegoro sehingga dapat digunakan mengambil keputusan untuk peningkatan kinerja.
b. Wakil Rektor :
1. Mempermudah dan mempercepat penyusunan anggaran
2. Mempermudah dan mempercepat penyerapan anggaran
3. Mempermudah pengendalian dan pengawasan pengelolaan keuangan
4. Mempercepat penyusunan laporan keuangan
c. Bagi Unit Kerja :
1. Mempermudah dan mempercepat proses penyusunan anggaran, penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan unit kerja.
2. Mempermudah proses pengawasan dan pengendalian internal keuangan unit kerja.
3. Meningkatkan kinerja pelaksanaan anggaran dan mempercepat penyusunan laporan keuangan.
1. Mempermudah dalam pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pengelolaan keuangan (non akademik)
2. Mempermudah dalam memberikan pertimbangan dan melakukan pengawasan dalam rangka mengembangkan kekayaan dan menjaga kesehatan keuangan.
Milestone
Tahapan implementasi gagasan proyek perubahan dapat dilihat pada tabel 2 dibawah ini :
Tabel 2
Pentahapan (Milestone)
No Tahapan Output Tahapan Waktu
A.
JANGKA PENDEK
Target : Penyusunan Peraturan Rektor tentang Integrasi Sistem aplikasi, dan Integrasi Sistem aplikasi
1
Membentuk tim Kerja Efektif
a. Menyusun SK Tim Efektif
b. Merumuskan pembagian tugas dan wewenang Tim Efektif
c. Menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan
d. Rapat Koordinasi dengan stakeholder terkait
SK Tim Efektif
Job Description
Jadwal Pelaksanaan Notulen Rapat
Minggu IV Agustus 2018
2
Menyusun Peraturan Rektor (PEREK)
a. Penyiapan materi PEREK
b. Rapat Koordinasi
c. Penyusunan Draft Rancangan PEREK
d. Pembahasan Rancangan PEREK
e. Penyempurnaan Rancangan PEREK
f. Pengajuan Rancangan PEREK Ke Bagian TU, HTLP dan Kantor Hukum
g. Penandatanganan/Pengesahan PEREK
Peraturan Rektor Minggu – I, II, III
September 2018
3
Menyusun Petunjuk Teknis Pelaksanaan Integrasi Sistem aplikasi
a. Penyusunan draft Juknis
b. Pembahasan draft Juknis
c. Penyempurnaan Juknis
d. Penandatangan/pengesahan Juknis
Tersusunnya Juknis Minggu – IV
September
4
Mengintegrasikan sistem aplikasi
a. Sikronisasi akun antar sistem aplikasi
b. Pengintegrasian sistem aplikasi
Integrasi Sistem Aplikasi Minggu 1, II Oktober
5
Melaksanakan Sosialisasi Integrasi Sistem
a. Penyiapan materi sosialisasi
b. Pelaksanaan sosialisasi
Tersosialisasinya Integrasi Sistem Minggu – II oktober
6
Melaksanakan Workshop Uji Coba pengintegrasian aplikasi
a. Penyiapan materi workshop
b. Pelaksanaan Workshop Uji Coba pengintegrasian sistem aplikasi
Terlaksananya Workshop Minggu III oktober
7
Monitoring dan Evaluasi
a. Pelaksanaan Monev
b. Penyusunan laporan Monev
Laporan Hasil Monev Minggu – IV oktober
B..
JANGKA MENENGAH
Target : Penyusunan dan Penetapan RKAT
1 Penyusunan RKAT secara online dan terintegrasi
dari Fakultas/ Sekolah, Lembaga dan Unit Kerja RKAT Minggu IV Oktober
2 Pengajuan RKAT kepada MWA RKAT Minggu IV Oktober
3 Persetujuan dan pengesahan RKAT RKAT 2019 Minggu III Desember
4. Pelaksanaan dan penatausahaan Keuangan
secara online dan terintegrasi Terlaksananya Rencana Kerja dan Anggaran 2019 Minggu 1 Januari
6. Penyusunan Laporan Keuangan Semester II
secara online dan terintegrasi Laporan Minggu II Januari
2019
C.
JANGKA PANJANG
Target : Penyusunan Laporan Tahunan Universitas
1 Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan secara online dan terintegrasi 2018
Laporan Minggu II Januari 2019
2 Monitoring dan Evaluasi Laporan Minggu III Januari 2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 18 Aug 2022 01:16:47
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
