55
Analisis Sistem Berjalan
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah perusahaan
PT Dos Ni Roha didirikan pada tanggal 16 September 1963 di
Jakarta. PT Dos Ni Roha merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang distribusi obat-obatan. Pada awalnya obat-obatan tersebut
didistribusikan melalui PT Indria. Pada saat itu direktris PT Indria
adalah Ibu Subari. Namun, beliau memberikan kepercayaan kepada E.
Trismitro untuk memimpin PT Indria. Pada saat kepemimpinan E.
Trismitro, PT Indria mendapat kepercayaan oleh beberapa perusahaan
asing seperti PT Ciba, PT Schering, dan PT Hoffman LA Roche untuk
mengimpor obat-obatan ke Indonesia.
Pada tanggal 16 Agustus 1966, PT Dos Ni Roha diakuisisi oleh
E.Trismitro dan sejak tanggal 16 November 1967, semua kegiatan
mengimport dan juga mendistribusikan obat-obatan ditangani oleh PT
Dos Ni Roha, sedangkan PT Indria menjadi sub agen
PT Dos Ni Roha mulai mengalami kemajuan dikarenakan
adanya kebijakan pemerintah yang memberikan kesempatan untuk
penanaman modal asing di Indonesia. Hal itu mengakibatkan beberapa
perusahaan obat-obatan asing seperti PT Schering Indonesia,
melakukan kerja sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai mitra kerja.
Kemajuan yang dialami oleh PT Dos Ni Roha semakin terlihat,
dimana pada tahun 1968, perusahaan memiliki beberapa cabang yang
berada di Bandung, Solo, Surabaya, Manado, Medan, dan Semarang
dan ditahun yang sama perusahaan Parke Davis mengadakan kerja
sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai distributor bagi perusahaannya.
Pada awal bulan Desember 1969, Drs. Limandoko bergabung
dengan PT Dos Ni Roha untuk membantu dalam memajukan PT Dos
Ni Roha. Pada tahun 1970, PT Dos Ni Roha mendistribusikan produk
dari perusahaan Ciba , Schering, Parke Davis dan Pfitzer Agric. Di
tahun yang sama juga, PT Perdoni menngundurkan diri sebagai
distributor PT Dos Ni Roha. Sehingga, menjadikan PT Dos Ni Roha
sebagai satu-satunya perusahaan distributor yang mendistribusikan
produk-produk dari perusahaan tersebut. Pada tahun 1974, PT Dos Ni
Roha memperoleh izin Perusahaan Besar Farmasi (PBF) untuk daerah
di Palembang, Ujung Pandang, Pontianak, dan juga Banjarmasin
sehingga secara otomatis PT Dos Ni Roha memiliki cabang di kota
tersebut.
Pada tahun 1980, PT Dos Ni Roha memperluas unit usaha
kerjanya dengan menyalurkan bahan baku obat dan menjadi agen bagi
Medimpex Hongaria serta memiliki izin untuk menyalurkan kapsul
kosong dari Parke Davis Jepang. Perkembangan yang pesat pada
divisi tersebut sehingga dibuatlah sebuah keputusan untuk
memisahkannya dan membentuk perusahaan sendiri dengan nama PT
Ekacitra Dian Persada, dimana Drs. Setiawan Nugroho menjabat
sebagai General Manager.
Pada tanggal 1 April 1983, PT Dos Ni Roha mendapatkan izin
PBF untuk membuka cabang di daerah Denpasar. Kemudian
menyusul empat tahun setelah itu, tepat pada tanggal 1 April 1987,
PT Dos Ni Roha mendapatkan izin PBF untuk membuka cabang di
kota Banjarmasin.
PT Dos Ni Roha terus meningkatkan kinerja perusahaan
sebagai distributor obat-obatan dan hasil terbaik pun diperoleh pada
tahun 1983, dimana PT Dos Ni Roha memperoleh penghargaan Piala
Asia Award sebagai distributor obat-obatan terbaik dari seluruh
Indonesia. Oleh karena itu, semakin banyak perusahaan-perusahaan
yang menjalin kerja sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai distributor
bagi produk yang mereka miliki, seperti pada tanggal 1 Agustus 1984,
dimana PT Dupont X-Ray Film and Chemical yang telah berganti
namanya menjadi PT Sterling Diagnostic Imaging. Kemudian
berlanjut pada tahun 1992, beberapa perusahaan seperti Mediafarma
Labratories, PT Daya Muda Agung, PT AFP Imaging, dan PT Tetra
Werke telah menunjuk PT Dos Ni Roha sebagai distributor bagi
produk mereka.
Semakin banyaknya principal (perusahaan) yang ingin bekerja
sama dengan PT Dos Ni Roha sehingga pada tahun 1994, PT Dos Ni
Roha membentuk divisi marketing unit yang bertugas untuk
menangani produk dari principal. Pada tahun 1995, PT Mugi Lab
telah bergabung dan mempercayakan produknya untuk didistribusikan
oleh PT Dos Ni Roha. PT Dos Ni Roha membuka cabang baru di
Ciputat pada bulan September 1994, kemudian pada tahun 1995 di
darerah Bekasi.
3.1.2
Perkembangan perusahaan
PT Dos Ni Roha merupakan salah satu distributor profesional
terbaik di Indonesia, hal tersebut dapat dicapai atas dasar sistem
manajemen kuat yang dimiliki oleh perusahaan. PT Dos Ni Roha
mencoba untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka sehingga
perusahaan ingin mengimplementasikan sistem ERP ke dalam proses
bisnis mereka agar informasi yang diperoleh bersifat real time. Oleh
karena itu, perusahaan mulai mencari software solution yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan perusahaan telah memilih
menggunakan ERP software solution yang dibuat oleh SAP, dimana
yang digunakan oleh PT Dos Ni Roha adalah SAP R/3 dengan modul
yang terdiri dari modul material management, sales and distribution¸
dan financial and controlling.
PT Dos Ni Roha memulai persiapan implementasi ERP, pada
akhir bulan Desember 2003, dimana untuk melakukan persiapan
tersebut, PT Dos Ni Roha menggunakan jasa konsultan dan jasa
tersebut digunakan hanya selama dua bulan, kemudian lima bulan
selanjutnya PT Dos Ni Roha melakukan persiapan dan juga
customizing sendiri. Jangka waktu yang diperlukan oleh PT Dos Ni
Roha untuk melakukan implementasi sampai go live yaitu sekitar
tujuh bulan, tepatnya pada bulan Juli 2004.
PT Dos Ni Roha setiap tahunnya mengalami kemajuan yang
signifikan, hal tersebut dapat dilihat dari penghargaan yang diberikan
pada tahun 2006 oleh Procter & Gamble Indonesia sebagai Top
Performer Distributor untuk bagian Sales, Logistics, IT, Finance, dan
HRD. Gambar di bawah ini merupakan bukti penghargaan yang di
berikan dari P&G.
Gambar 3.1 Top Performer Distributor Award from P&G – 2006
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Saat ini, PT Dos Ni Roha telah memiliki 32 cabang dan 16 sub
cabang yang telah tersebar di seluruh wilayah Indonesia.Untuk di
pulau Sumatera, PT Dos Ni Roha telah memiliki 7 cabang, yaitu di
Banda Aceh, Medan, Pekan Baru, Batam, Padang, Jambi, Palembang,
dan Bandar Lampung. Di pulau Jawa, PT Dos Ni Roha telah memiliki
15 cabang, yaitu di Ciputat, Tangerang, Jakarta, Cakung, Bogor,
Bandung, Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Solo, Surabaya, Kediri,
Malang, Jember, dan Denpasar. Di pulau Kalimantan dan juga
wilayah Indonesia Bagian Timur, PT Dos Ni Roha telah memiliki 9
cabang, yaitu di Pontianak, Banjarmasin, Samarinda, Manado, Palu,
Makassar, Kupang, Jayapura, dan Mataram. PT Dos Ni Roha juga
memilki sub cabang yang tersebar di beberapa wilayah seperti, di P.
Sidempuan, R. Prapat, P. Siantar, Sibolga, Karawang, Serang,
Sukabumi, Tasikmalaya, Tegal, Kudus, Purwokerto, Madiun, Kendari,
Palangkaraya, Balikpapan, dan Bangka. Selain itu, PT Dos Ni Roha
telah bekerja sama dengan 30.994 pharma outlets dan 174.565
consumer outlets yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Saat ini, PT Dos Ni Roha merupakan salah satu perusahaan
distributor terbaik di Indonesia dan kantor pusatnya berada di Gd.
Wisma Indovision 2, JL. Panjang komplek Green Garden Blok A8 No
1, Kedoya Utara – Jakarta Barat.
3.1.3
Visi, misi, moto dan nilai perusahaan
3. 1. 3. 1
Visi per usa haa n
•
Berkomitmen untuk menjadi distributor terbaik di
bidang yang di pilih baik di bidang perawatan farmasi
dan kesehatan, peralatan medis dan distribusi produk
konsumen.
•
Mengukur keberhasilan dengan cara melihat distribusi
pangsa pasar atau volume penjualan dan pelayanan
distribusi yang tepat dengan margin yang kompetitif.
3. 1. 3. 2
Misi perusah aa n
•
Berkomitmen untuk menyediakan layanan distribusi
kelas dunia bagi Indonesia.
•
Menyadari tanggung jawab moral untuk memastikan
bahwa produk farmasi, alat kesehatan, produk
perawatan
kesehatan
dan
barang
konsumsi
didistribusikan dengan baik di seluruh Indonesia pada
waktu yang tepat, tepat kuantitas dan kualitas yang
tepat dan biaya yang tepat dengan distribusi yang
efisien.
3. 1. 3. 3
Moto per usah aa n
Service from the HEART (Pelayanan dari Hati)
H : Harmony
E : Emphatic
A : Alliance
R : Responsive
T : Trustworthy
3. 1. 3. 4
Nilai perus ahaan
•
Strong and solid organization
Dos Ni Roha memiliki organisasi yang kuat dan solid
di dalam perusahaannya, yang bertujuan agar setiap
anggota organisasi dapat merasa nyaman dalam
bekerja di Dos Ni Roha.
•
Superior sales and distribution
Selain memiliki organisasi yang kuat dan solid, PT.
Dos Ni Roha bertujuan untuk menjadi salah satu
distributor yang dikenal oleh banyak perusahaan, dan
yang memiliki kualitas, yaitu terbukti dengan adanya :
•
Jaringan distribusi yang luas
•
Cakupan channel yang luas
•
Salmon Integrated Distribution Strategy
o
Clear call / frequency / strike
o
Coverage evaluation process
o
Sales Monitoring / Bistro
o
Standard training programs
o
OHD per principal
•
Key account team
•
Right information technology
Tidak hanya pada memberikan pelayanan yang
terbaik bagi para pelanggan, Dos Ni Roha juga
memiliki teknologi informasi handal yang bertujuan
untuk mendukung dalam menjalankan setiap aktivitas
pada proses bisnis. Hal ini diperkuat dengan
tersedianya teknologi informasi yang digunakan oleh
Dos Ni Roha, yaitu menggunakan software SAP
terutama pada modul material management.
Gambar 3.2 Right Information Technology
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.2 merupakan bukti dimana PT Dos Ni Roha
menggunakan teknologi informasi SAP dengan
berbagai modul.
•
Logistics vision : world class services
Visi logistics Dos Ni Roha yaitu memberikan
pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan.
Pelayanan yang sudah berkelas terbukti dengan :
•
Right storage (ruang penyimpanan yang baik)
Gambar 3.3 Central Warehouse – 15,800 sqm
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.3 merupakan central warehouse yang
ada pada PT Dos Ni Roha yang berpusat di
Cakung.
•
Optimum
inventory
(penyimpanan
yang
optimum)
Gambar 3.4 Automatic Replenishment for Optimum Inventory
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.4 merupakan DRP / MRP yang ada di
PT Dos Ni Roha.
•
Right delivery services (pengiriman yang terbaik)
Gambar 3.5 Right Delivery Service
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.5 merupakan pelayanan yang terbaik
yang dimiliki oleh PT Dos Ni Roha.
•
Service quality : SOP & GDP (pelayanan yang
berkualitas).
Gambar 3.6 GDP Audit Form
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.6 merupakan GDP yang dimiliki oleh
PT Dos Ni Roha.
•
Right
processes
(proses
pengiriman
menggunakan teknologi PDA )
o
Logistics
o
PDA technology
Gambar 3.7 Right Logistics Process
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.7 merupakan alur dari pengiriman
barang menggunakan sistem PDA, dimana
terdiri dari inbound dan outbond. Pada saat
barang diterima, staff akan mengecek barang
sesuai dengan pemesanan terlebih dahulu,
setelah itu barang akan ditempatkan sesuai
dengan jenis barangnya, lalu pada saat
pelanggan memesan barang, maka staff akan
membuatkan
order
pemesanan,
kemudian
barang akan melalui proses picking dan packing,
setalah itu invoice akan dicetak dan kemudian
akan dikirim sesuai dengan alamat pelanggan.
•
Balanced financial and discount management
Perkembangan keuangan yang terus dikontrol serta
manajemen diskon yang dikelola memiliki tujuan agar
PT Dos Ni Roha tetap komitmen akan visi dan misi
perusahaan, yaitu menjadi distributor terbaik dalam
memberikan pelayanan bagi setiap pelanggan.
•
New and innovatives services
Pelayanan yang inovatif dikembangkan PT Dos Ni
Roha dalam mempertahankan baik setiap pelanggan
maupun vendor yang sudah memiliki brand ternama.
3.1.4
Produk
Sebagai perusahaan distributor terbesar di Indonesia, PT Dos
Ni Roha telah mendistribusikan banyak produk dari berbagai macam
vendor (principals). Berikut ini adalah produk-produk yang
didistribusikan oleh PT Dos Ni Roha.
Gambar 3.8 Breakdown by Business Division
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Ethical 21% Consumer Health 15% Consumer Food 7% Consumer Non Food / Personal Care 25% OTC 18% Medical 14%Gambar 3.8 merupakan pembagian produk-produk yang akan
didistribusikan berdasarkan persentasi di Dos Ni Roha, terdiri dari
Consumer Food, Medical, Consumer Health, OTC (Over The
Counter), Ethical, dan Consumer Non Food/Personal Care.
3. 1. 4. 1
Con s um er food
Pada bagian consumer food, PT Dos Ni Roha
mendistribusikan sebanyak 7%. Berikut ini nama principals
pada consumer food:
•
San Miguel Corp
•
PT Wyeth Ind
•
PT Kraft Indonesia
•
PT Medan Tropical Canning
•
PT Pondan Pangan MI
•
PT Pilato International
3. 1. 4. 2
M edical
Pada bagian medical, PT Dos Ni Roha mendistribusikan
sebanyak 14%, yang terdiri dari beberapa bagian yaitu
medical supplies, medical equipmentand systems, dan
services.
Medical supplies :
•
Horiba-ABX Diagnostics
•
B. Braun Medical Indonesia
•
Bio/Rad Laboratories
•
Cawo Photochemische GmbH
•
CEA Aktiebolag
Medical equipment and systems :
•
ABX Hematology
•
B. Braun Medical Indonesia
•
Drager Medical
•
Biorad Laboratories
•
Zoll
Services :
•
Total Maintenance Indonesia
3. 1. 4. 3
Cons umer health
Pada consumer health, PT Dos Ni Roha mendistribusikan
sebanyak 15%. Berikut ini nama principals pada consumer
health :
•
PT Deltomed
•
PT Pasific Healthcare
•
PT Nutriscience Pharos
•
PT Totalcare Nutraceutical
•
PT. Psific Republic International
•
PT Jamu Puspo
•
PT Radiant Sentral Nutrindo
•
PT Natural Nutrindo
•
PT. IKONG Pharma
3. 1. 4. 4
OTC (over the count er)
Pada bagian OTC (over the counter), PT Dos Ni Roha
mendistribusikan sebanyak 18%. Berikut ini nama
principals pada OTC (over the counter) :
•
PT Gratia Husada Farma.
•
PT SSHL Healthcare Indonesia
•
PT Actavis Indonesia
•
PT Gratia Husada Farma
•
PT Henson Farma
•
PT Indofarma
•
PT Medikon Prima Lab
•
PT Mugi Laboratories
•
PT Simex Pharmaceutical
•
PT Vitabiotics Utama
•
PT Afiat Industri
3. 1. 4. 5
Ethical
Pada bagian ethical, PT Dos Ni Roha mendistribusikan
sebanyak 21%. Berikut ini nama principals yang ada pada
ethical:
•
PT Bayer Indonesia
•
PT Novartis Indonesia
•
PT Medikon Prima Labs
•
PT Mugi Laboratories
•
PT Pharos Indonesia
•
PT Sandoz Indonesia
•
PT Lapi Laboratories
•
PT Vitabiotics Utama Ind
•
PT Mersi
•
PT Wyeth Pharma
•
PT. IFARS Sri Buana
•
PT. Gracia Pharmindo
•
PT. Bernofarm
•
PT. Tobbess Busindo
•
Corsa Laboratories
3. 1. 4. 6
Con s um er non food / person al care
Pada bagian consumer non food/personal care, PT Dos Ni
Roha mendistribusikan sebanyak 25%. Berikut ini nama
principals pada consumer non food/personal care :
•
PT J&J Indonesia
•
PT Dynea Indria
•
PT Miswak
•
PT Hoyu Indonesia
•
PT. Gondowangi
•
PT Beiersdorf Indonesia
•
PT L’OREAL Indonesia
•
PT Rembak
3.2
Struktur organisasi
Gambar 3.9 Struktur Organisasi PT Dos Ni Roha
(Sumber : IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Salah satu kunci utama bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya adalah
dengan memiliki susunan atau struktur organisasi yang sudah terorganisir dengan
baik dan juga memiliki tugas dan wewenang yang jelas. Struktur organisasi dapat
memberikan gambaran yang jelas mengenai apa saja tugas dan juga wewenang
yang dimiliki oleh masing-masing karyawan perusahaan serta dapat memberikan
gambaran mengenai hubungan antara atasan dengan bawahan. Gambar 3.9
merupakan gambaran struktur oraganisasi yang ada di PT Dos Ni Roha.
3.2.1
Pembagian tugas dan wewenang
a.
Chief operating officer (COO)
•
Memiliki tugas dan juga wewenang untuk memberikan arahan
pada bagian supply chain, sales & operation, support, dan
operasional yang terjadi perusahaan.
•
Memiliki tugas dan wewenang untuk membuatkan keputusan
yang bersifat operasional di perusahaan, khususnya pada
bagian yang berhubungan dengan supply chain, sales &
operation, dan support.
b.
Inventory control (IC)
•
Merupakan bagian yang memiliki tugas dan wewenang untuk
melakukan pembelian material ke principal
•
Memiliki tugas dan wewenang untuk mengatur pengalokasian
material ke setiap cabang – cabang perusahaan.
•
Membuat keputusan yang berkaitan dengan administrasi
barang dan juga yang membuat perencanaan berapa jumlah
kuantitas material yang akan dibeli ke principal.
•
Memiliki tugas dan wewenang untuk mengawasi segala
aktivitas pergerakan material (moving stock) yang disimpan di
warehouse.
•
Memiliki tugas dan wewenang untuk mengatur dan juga
mengawasi kegiatan administrasi dari setiap aktivitas
pergerakan material (moving stock).
•
Mengawasi dan mengkontrol material stock yang disimpan di
warehouse.
c.
Inventory quality (IQ)
•
Merupakan divisi yang memiliki tugas dan wewenang untuk
melakukan claim terhadap barang yang memiliki keadaaan
yang rusak atau expired ke principal.
•
Bagian yang menangani dan juga mengontrol setiap
pegembalian barang retur dari cabang supaya pada saat
mengclaim barang ke principal, sudah sesuai dengan
kesepakatan yang telah dibuat terlebih dahulu, yaitu
berdasarkan kontrak yang sudah ditandatangani antar kedua
belah pihak.
•
Divisi yang memiliki tugas dan wewenang untuk meretur
kembali material yang rusak ke principal.
•
Mengawasi setiap kegiatan adminsitrasi terhadap material
yang akan diretur.
d.
Distribution center / national warehouse (DC)
•
Bagian yang menerima dan menyimpan material yang telah
dikirimkan oleh principal ke warehouse.
•
Bagian yang memeriksa kondisi material yang telah dikirim
oleh principal.
•
Melakukan aktivitas stock opname (yaitu pemeriksaan stock
material yang disimpan di warehouse) secara berkala.
•
Bagian yang mengirimkan material ke setiap cabang-cabang
perusahaan.
•
Bagian yang memonitori serta mengawasi setiap kegiatan
pendistribusian antar pulau dan juga material yang diimport
dari luar negeri.
•
Bagian yang mengawasi dan memonitori kegiatan administrasi
setiap aktivitas pendistribusian material.
e.
Third party logistic/national logistic
•
Bagian yang memonitor dan mengelola stock material dan
setiap pergerakan material yang tersimpan di setiap gudang
yang dimiliki oleh cabang.
•
Bagian yang mengetahui jumlah stock yang tersedia di gudang
cabang dan yang memberitahukan kekurangan material stock
yang ada di cabang ke bagian inventory control (IC).
3.2.2
Struktur organisasi supply chain management pada PT Dos Ni Roha
Gambar 3.10 Struktur Organisasi Supply Chain Management di PT Dos Ni Roha
(Sumber: IC Manager – PT Dos Ni Roha)
7
3.2.3
Pihak – pihak di supply chain management PT Dos Ni Roha
Gambar 3.10 merupakan struktur organisasi yang berada di
departemen supply chain management. Pada departemen supply chain
management, terdapat 4 divisi, yaitu inventory control (IC), national
warehouse distribution (DC), national logistic, dan inventory quality
(IQ).
Berikut adalah posisi yang berada pada divisi IC, yaitu :
a.
Inventory control manager
•
Mengawasi setiap kegiatan pembelian material baik dari
principal dalam negeri dan luar negeri.
•
Memiliki wewenang untuk memutuskan jumlah material
yang akan dipesan ke principal.
•
Mengawasi dan memutuskan setiap masalah pada bagian
pembeliaan.
•
Memonitori setiap pergerakan material (moving stock).
b.
Inventory analyst
•
Menganalisis berapa jumlah material yang tersimpan di
gudang.
•
Menganalisis jumlah material yang akan dibeli ke
principal.
•
Melakukan analisis dalam melakukan pengalokasian
material.
•
Menganalisis setiap kebutuhan cabang akan material,
dimana setiap permintaan dari cabang harus dianalisis
terlebih dahulu berdasarkan informasi penjualan yang
telah diberikan oleh data analyst.
•
Melakukan perencanaan atau forecasting.
c.
Import admin
Menangani setiap kegiatan pembelian material yang
diimpor.
d.
Data analyst
•
Mengolah dan menganalisis setiap data penjualan yang
dimiliki setiap cabang.
•
Memberikan informasi mengenai penjualan yang
dilakukan oleh setiap cabang sebagai bahan referensi
dalam melakukan pembelian barang.
e.
Logistic admin
•
Mengecek setiap dokumen, apakah dokumen tersebut
sesuai dengan material yang diterima pada saat
material akan masuk ke dalam warehouse.
•
Membantu dalam menginformasikan hal-hal penting
seperti pemindahan material dari satu branch ke
branch lain kepada pihak-pihak tertentu.
f.
Secretary
Menangani setiap kegiatan administrasi yang terjadi di
divisi inventory control.
Berikut adalah posisi yang berada pada divisi national
warehouse distribution (DC), yaitu :
a.
Inbound
•
Mengecek dokumen apakah sesuai dengan material
yang di terima dan membuat penerimaan material
(MIGO) dengan menggunakan sistem pada saat
menerima material.
•
Mengalokasikan material dan melakukan stock
transfer ke berbagai branch serta melakukan putway
ke warehouse.
•
Melakukan pembayaran atau invoice verification setiap
menerima pemesanan material.
b.
Logistic administrator
•
Mengecek setiap dokumen, apakah dokumen tersebut
sesuai dengan material yang diterima pada saat
material akan masuk ke dalam national warehouse.
•
Membantu dalam menginformasikan hal-hal penting
seperti pemindahan material dari satu branch ke
branch lain kepada pihak-pihak tertentu.
c.
Receiving
Menerima dan mengkoordinasikan setiap material yang
akan masuk ke dalam warehouse.
d.
Stock control
Mengontrol setiap stock yang ada di warehouse, dimana
stock control admin yang bertugas dalam mengatur
pengalokasian material seperti storage type, storage
section, dan storage bin, serta melihat apakah stock yang
ada di warehouse sudah mencapai stock maximal, stock
minimal, atau safety stock. Sedangkan putwayer bertugas
dalam melakukan pemindahan material ke dalam
warehouse sesuai dengan storage type, storage section,
dan storage bin yang sudah di kontrol oleh stock control
admin.
e.
Expedition
•
Bertanggung jawab dalam melakukan ekspedisi
pengiriman material ke berbagai branch baik melalui
jalur darat, jalur laut, maupun jalur udara.
•
Memprediksi seberapa jauh perjalanan yang akan di
lalui dalam pengirimin material ke berbagai branch.
f.
Checker
•
Bertanggung jawab dalam pencatatan material yang
keluar maupun yang masuk ke dalam gudang.
•
Memastikan material yang masuk ataupun keluar
gudang dalam kondisi yang layak, tidak ada cacat.
g.
Pickers
Bertugas dalam melakukan pemindahan material secara
fisik seperti pemindahan dari storage bin ke transportasi
yang akan digunakan untuk pengiriman material dan
sebaliknya, pemindahan dari satu storage bin ke storage
bin yang lain.
h.
Outbound
Bertanggung jawab untuk memantau dan mengarahkan
semua pengiriman dan mengontrol pergerakan material
dari gudang keluar dan loading.
i.
Delivery
•
Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengontrolan
warehouse team.
•
Menganalisis pengiriman pemesanan ke branch atau
customer dari forwarder.
•
Mengontrol warehouse dan sistem delivery.
j.
Logistic supervisor
•
Menganalisis total kebutuhan material dan mengatur
penyediaan, pengadaan, dan pengiriman material
sedemikian rupa agar alokasi material di setiap branch
dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan
tepat waktu.
•
Bertanggung jawab atas penerimaan dan pemrosesan
permintaan material dari setiap branch, dan
mengontrol pengiriman material dari vendor agar
material dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan
waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah
ditetapkan.
•
Melakukan perencanaan dan mengkoordinasikan
pengiriman material dari vendor dan atau gudang,
termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk
memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat
waktu dan efisien, serta material yang diterima oleh
setiap branch sesuai dengan apa yang telah ditetapkan.
•
Mengelola anggaran biaya logistic dan menjaga agar
kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien
dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.
k.
Forklift operator
Melaksanakan proses pemindahan dan penyimpanan
material dengan forklift untuk menunjang kelancaran
proses pemindahan dan penyimpanan material.
l.
Office helper
•
Membantu setiap staff ketika mendapat kesulitan
dalam menggunakan sistem SAP.
•
Mencari solusi ketika staff sedang mengalami
permasalahan pada sistem yang digunakan.
•
Membantu abbaper dalam menciptakan T-code baru
untuk mempermudah setiap proses bisnis yang ada.
3.2.4
Organizational level in SAP PT Dos Ni Roha
Gambar 3.11 Organizational Levels in Procurement Process PT. Dos Ni Roha
(Sumber: IT Manager – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.11 menggambarkan organizational level dalam
proses procurement yang dijalankan di PT Dos Ni Roha, yaitu :
1.
Client
Client merupakan suatu unit resmi yang ada pada SAP R/3,
dimana terdapat data dan beberapa master records serta kumpulan
tabel yang independen. Di lihat dari sudut pandang bisnis, client
merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi
(corporate group). Dos Ni Roha merupakan client atau tingkatan
hierarki tertinggi dalam sistem SAP/R3 yang diterapkan pada PT
Dos Ni Roha, sehingga semua spesifikasi atau data dimasukkan
pada tingkatan ini, berlaku di semua cabang dan unit organisasi
lainnya.
2.
Company code
Company Code menggambarkan suatu unit yang independenyang
memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan
dalam corporate group (client). company code yang ada di Dos
Ni Roha yaitu PT Dos Ni Roha, dimana setiap laporan keuangan
di dalam perusahaan itu di kelola sendiri.Untuk company code PT
Dos Ni Roha yaitu 1000, sedangkan untuk cabang-cabang lainnya
memiliki 4 digit yang berbeda.
3.
Plant
Plant adalah suatu unit organisasi dalam logistik yang
memisahkan berdasarkan struktur perusahaan mulai dari produksi,
pengadaan, plant maintenance, dan perencanaan master. Dos Ni
Roha memiliki 33 plants, dimana 1 plant untuk HO/IC/DC, dan
32 plants untuk cabang. Untuk plant yang berlokasi di Cakung,
memiliki 1 plant untuk DC dan branch, sedangkan untuk HO
akan ditempatkan di plant yang berlokasi di Cakung. PT Dos Ni
Roha juga memiliki 16 sub-branches yang tersebar di Indonesia.
Gambar 3.12 DNR Offers Complete Coverage of Indonesia
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Berikut ini plant yang ada pada PT Dos Ni Roha dengan company
code 1000 :
1.
0001 : Lokasi Cakung untuk HO/DC/IC
2.
0003 : Lokasi Jakarta (Kemanggisan)
3.
0004 : Lokasi Bandung
4.
0005 : Lokasi Semarang
5.
0006 : Lokasi Solo
6.
0007 : Lokasi Surabaya
7.
0008 : Lokasi Denpasar
8.
0009 : Lokasi Makasar
9.
0010 : Lokasi Manado
10.
0011 : Lokasi Samarinda
11.
0012 : Lokasi Banjarmasin
12.
0013 : Lokasi Pontianak
13.
0014 : Lokasi Bandar Lampung
14.
0015 : Lokasi Palembang
15.
0016 : Lokasi Padang
16.
0017 : Lokasi Medan
17.
0018 : Lokasi Ciputat
18.
0019 : Lokasi Cakung
19.
0022 : Lokasi Jayapura
20.
0023 : Lokasi Palu
21.
0025 : Lokasi Jambi
22.
0026 : Lokasi Pekanbaru
23.
0027 : Lokasi BandaAceh
24.
0028 : Lokasi Kupang
25.
0029 : Lokasi Malang
26.
0030 : Lokasi Bogor
27.
0031 : Lokasi Tangerang
28.
0032 :Lokasi Cirebon
29.
0033 : Lokasi Jember
30.
0034 : Lokasi Yogyakarta
31.
0035 : Lokasi Batam
32.
0038 : Lokasi Kediri
33.
0039 : Lokasi Mataram
PT Dos Ni Roha juga memiliki 16 sub-branches yang tersebar di
Indonesia, berikut ini sub-branches yang ada di PT Dos Ni Roha :
1.
Lokasi P. Sidempuan menginduk ke Medan
2.
Lokasi R .Prapat menginduk ke Medan
3.
Lokasi P.Siantar menginduk ke Medan
4.
Lokasi Sibolga menginduk ke Medan
5.
Lokasi Karawang menginduk ke Cakung
6.
Lokasi Serang menginduk ke Tangerang
7.
Lokasi Sukabumi menginduk ke Bogor
8.
Lokasi Tasikmalaya menginduk ke Bandung
9.
Lokasi Tegal menginduk ke Semarang
10.
Lokasi Kudus menginduk ke Surabaya
11.
Lokasi Purwokerto menginduk ke Solo
12.
Lokasi Madiun menginduk ke Surabaya
13.
Lokasi Kendari menginduk ke Makasar
14.
Lokasi Palangkaraya menginduk ke Pontianak
15.
Lokasi Balikpapan menginduk ke Samarinda
16.
Lokasi Bangka menginduk ke Pekanbaru
4.
Storage location
Storage location merupakan unit organisasi sebagai wadah untuk
menampung segala material dalam suatu plant. Storage location
yang ada di dalam Dos Ni Roha memiliki 3 jenis storage, yang
pertama storage type, kedua storage section, dan yang terakhir
storage bin. Berikut merupakan deskripsi dari 3 jenis storage :
•
Storage type, merupakan tipe penyimpanan secara fisik
yang berfungsi untuk mengetahui jenis barang apa yang
disimpan di dalam gudang, sehingga karyawan atau staff
dengan mudah mendapatkan material yang dibutuhkan
hanya dengan mencari di dalam sistem warehouse
management. misalnya seperti tipe 001, tipe tersebut
merupakan tempat penyimpanan khusus untuk bagian
farmasi atau alat-alat kesehatan.
•
Storage section, merupakan subdivision dari storage type,
misalnya seperti A01, jenis tersebut merupakan bagian
dari tipe farmasi atau alat-alat kesehatan yang berlokasi di
zone A, sedangkan zone B.
•
Storage bin, dimana Storage Bin merupakan unit ruang
terkecil yang ada digudang (sering disebut dengan
“Storage Slot”). Di dalam storage bin tersebut berisi
alamat-alamat, dimana setiap alamat berasal dari koordinat
sistem, sehingga karyawan atau staff sering menyebutnya
sebagai koordinat.
Gambar 3.13 merupakan elemen-elemen struktur warehouse yang
ada pada PT Dos Ni Roha, mulai dari plant, storage location,
warehose, dan storage type
Gambar 3.13 Elements of Warehouse Structure
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
5.
Purchasing organization
Purchasing organization merupakan level organisasi pada SAP
yang bernegosiasi dengan vendor untuk satu atau lebih plant atau
company. Di PT Dos Ni Roha, bagian ini disebut dengan
inventory control. Negosiasi harga dan pembelian material secara
umum dilakukan secara terpusat.
Gambar 3.14 Purchasing Organization in SAP System pada PT Dos Ni Roha
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.14 merupakan purchasing organization yang ada di
Dos Ni Roha, dimana hanya terdiri dari 2 purchasing
organization yaitu 1000 untuk barang trading dan 2000 untuk
barang non trading.
6.
Purchasing group
Level organisasi pada SAP yang berperan sebagai kunci utama
untuk pembelian. Purchasing group yang ada di Dos Ni Roha
dikenal dengan“buyer group”, yang bertanggung jawab untuk
kegiatan pembelian sehari-hari. Di dalam PT Dos Ni Roha,
memiliki 2 kelompok pembeli utama, yaitu :
1.
IC (inventory control) berlokasi di kantor pusat, dan bertugas
dalam menangani barang trading, dan jumlah pembelian
dalam kelompok IC akan sebanyak analisis produk.
2.
HO (handle non trading stock) berlokasi di kantor pusat, dan
bertugas dalam menangani barang non trading. Di dalam HO
akan ada 3 kelompok pembelian, yaitu : 201 untuk asset, 202
untuk service, dan 203 untuk office supplies.
Gambar 3.15 Purchasing Group in SAP System pada PT Dos Ni Roha
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
Gambar 3.15 adalah klasifikasi purchasing group yang ada di
PT Dos Ni Roha. Hubungan antara purchasing group dengan
IC dan juga HO, yaitu IC/HO merupakan buyer team, yang
memiliki job desk untuk melakukan perencanaan terhadap
stock barang, mengatur pengalokasian stock setiap cabang
yang dimiliki oleh perusahaan, dan juga melakukan proses
pembelian.
3.3 Proses procurement PT Dos Ni Roha
A
B
Business Marketing Principal IC DC Branch A B
8
7
F E DC
Gambar 3.16 Proses Perencanaan dan Pembelian Material di PT Dos Ni Roha
(Sumber :Manager IT – PT Dos Ni Roha)
8
8
D
E
F
Business Marketing
Principal
IC
DC
Branch
Gambar 3.16 menjelaskan mengenai proses procurement yang
berjalan di PT Dos Ni Roha. Calon principal dan divisi business /
marketing PT Dos Ni Roha, terlebih dahulu membuat kontrak yang
berisi mengenai perjanjian masa kontrak, harga barang, dan lain-lain.
Setelah ditandatangani kontrak antara kedua belah pihak, selanjutnya
divisi business / marketing PT Dos Ni Roha akan menginformasikan
ke inventory control (IC) bahwa sudah ada kerjasama antara
perusahaan dengan perusahaan lain (principal), kemudian pihak IC
akan membuat purchase order (PO) ke principal, tetapi terlebih
dahulu IC membuat forecasting.
Setelah pembuatan forecasting telah dilakukan, dilanjutkan
dengan pembuatan MRP pada setiap produk, seperti menentukan
safety stock, maximum stock, dan ROP. Tahapan selanjutnya yaitu
dengan pembuatan purchase requisition (PR), setelah itu PR akan
dikonversikan menjadi PO dan akan dikirimkan ke principal. Terdapat
3 tipe PO, yaitu stock (dimana material yang ada disimpan sebagai
stock di DC, dimana material tersebut diperuntukkan sebagai stock
dan belum dialokasikan ke cabang-cabang perusahaan), cross docking
(dimana material yang dikirimkan dari principal ke DC kemudian
material tersebut akan dialokasikan ke cabang), dan direct (dimana
material dikirim dari principal ke cabang yang bersangkutan tanpa
perlu melalui DC).Principal mengirimkan material yang telah
perusahaan order, bersamaan dengan delivery note yang dibuat
berdasarkan referensi dari PO yang telah dikirimkan ke principal.
Apabila tipe PO yang telah dibuat cross docking atau stock maka
delivery note dan material akan dikirim ke DC (Distribution Center).
Delivery note akan diperiksa dengan material yang telah diterima,
apabila material sesuai dengan delivery note maka delivery note akan
ditandatangani kemudian material tersebut akan menjadi material
stock bagi DC atau material tersebut dialokasikan ke cabang
perusahaan. Namun, bila ditemukan ketidaksesuaian antara material
dengan delivery note maka pihak DC akan menginformasikan hal
tersebut ke pihak IC. Pihak IC yang telah menerima informasi tersebut
kemudian akan mengecek kembali masalah tersebut dengan SOP
(Standard Operating Procedure) dan apabila ditemukan masalah
maka dapat diajukan claim kepada principal. Namun, claim yang
perusahaan ajukan tidak menjamin akan disetujui oleh pihak principal,
apabila principal menerima claim yang telah perusahaan ajukan maka
akan dilakukan goods return ke principal. Akan tetapi, bila principal
menolak claim yang telah diajukan oleh perusahaan dan ternyata
masalah tersebut disebabkan oleh pihak ketiga (forwader/expedition –
perusahaan jasa pengiriman) makaperusahaan akan mengajukan claim
ke expedition. Claim yang diajukan oleh perusahaan ke expedition
sudah diterima oleh expedition maka perusahaan akan membuat sales
order to forwader kemudian membuat invoice verification. Namun,
bila claim ke expedition tidak diterima maka material tersebut akan
menjadi scrap dan tetap dibuatkan invoice verification. Akan tetapi,
apabila pada saat membuat PO, memiliki tipe directmaka principal
akan mengirimkan delivery note dan material ke cabang tanpa perlu
melewati DC.
C B A
9
1
9
1
Principal IC DC Branch Other Branch
A B
C
D
F E
