34
ANALISA MASALAH
4.1 Sejarah
Perusahaan
Mandiri Group adalah suatu perusahaan yang terdiri dari tiga perusahaan yang saling berhubungan yang bekerja dalam bidang angkutan atau logistic, distributor pupuk, dan pabrik pupuk. Pelopor dari Mandiri group ini adalah Angkutan atau logistic yaitu CV. Mandiri. Group ini adalah suatu perusahaan keluarga yang telah berdiri sejak tahun 1990. Berikut ini adalah sejarah dari masing-masing perusahaan.
4.1.1 CV. Mandiri
Pada tahun 1990, perusahaan logistic ini mulai didirikan dengan nama PT. Karya Mandiri Trans. Pada awalnya, perusahaan ini hanya memperoleh muatan dari perusahaan distribusi lainnya dan hanya memiliki tiga truck tronton yang dapat memuat sampai 30 Ton tiap trucknya. Pada tahun 1998, PT. Karya Mandiri Trans mengalami krisis dan mengubah nama perusahaannya menjadi CV. Mandiri.
Pada tahun 2003, perusahaan ini mulai mengikuti berbagai tender angkutan khususnya pupuk untuk daerah Sumatra mulai dari Lampung, Palembang, dan Bengkulu. Dengan jumlah angkutan 50 truck, CV. Mandiri dapat memenangkan berbagai tender pengiriman pupuk di Sumatra. Kini CV. Mandiri adalah salah satu angkutan distribusi pupuk yang melayani pengiriman mulai dari pelabuhan ke gudang maupun antar daerah yang ada di
Sumatra. Dan menjadi salah satu perusahaan distribusi yang membantu pembagian muatan ke berbagai angkutan distribusinya di wilayah Lampung. 4.1.2 CV. Handika Pratama
CV.Handika Pratama adalah salah satu anak Mandiri Group yang berdiri sejak awal tahun 2009. Perusahaan ini adalah salah satu distributor pupuk Petrokimia Gresik di wilayah Lampung. Dimana pupuk yang dijual mulai dari Phonska, ZA, Petroganik, dan SP36.
Usaha distributor ini berhubungan dengan usaha utama Mandiri Group dimana pengiriman pupuk dari gudang utama PT.Petrokimia Gresik memerlukan jasa angkutan dan jasa angkutan yang digunakan untuk pengiriman ini adalah CV.Mandiri. Sehingga konsumen CV.Handika Pratama tidak perlu menunggu lama dalam memperoleh barang karena pengiriman pupuk ke konsumen CV.Handika Pratama menjadi salah satu prioritas dari CV.Mandiri. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan pemilik memulai usaha distributor pupuk karena dapat saling membantu dengan usaha Mandiri Group lainnya.
4.1.3 PT. Sinar Mandiri Abadi
Setelah mendirikan CV.Handika Pratama, Mandiri Group mulai membuka usaha pabrik pupuk, dimana pupuk yang diproduksi adalah pupuk organik. Pabrik ini mulai menjual produknya sejak Oktober 2009, dimana trial produksi telah dilakukan sejak bulanSeptember 2009. Salah satu alasan dibuatnya usaha ini adalah karena pupuk organik atau petroganik sedang
diperkenalkan secara besar-besaran oleh para perusahaan pupuk untuk menyelamatkan bumi.
PT. Sinar Mandiri Abadi bekerja sama dengan PT.Petrokimia Gresik, dimana PT.Sinar Mandiri Abadi akan memproduksi pupuk petroganik yang dijual subsidi oleh PT.Petrokimia Gresik. Sehingga seluruh hasil pupuk petroganik dari PT. Sinar Mandiri Abadi akan dibeli oleh PT.Petrokimia Gresik dan dijual untuk daerah Lampung dan sekitarnya oleh distributor PT.Petrokimia Gresik di daerah Lampung dan sekitarnya.
Produk yang dihasilkan juga harus memenuhi spesifikasi dari pupuk petroganik PT.Petrokimia Gresik. Perusahaan ini juga berhubungan dengan perusahaan Mandiri Group lainnya, dimana pengiriman pupuk dapat menggunakan jasa CV.Mandiri sedangkan penjualannya dapat menggunakan jasa CV.Handika Pratama. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan pemilik membuka pabrik pupuk.
4.2 Aliran Bisnis
4.2.1 CV. Mandiri
Dalam proses pengiriman sampai pembayaran di CV Mandiri terdapat tiga tahapan proses yaitu proses tender, pengiriman barang, dan penagihan. Berikut ini adalah penjelasan tiap-tiap proses yang perlu dilakukan oleh pemilik:
4.2.1.1 Proses Tender
Proses tender dimulai dari adanya pengumuman tender yang akan dilakukan oleh pihak supplier. Setelah memperoleh pengumuman tersebut, pemilik mulai memperhitungkan harga pengiriman yang akan mereka daftarkan dalam tender tersebut. Bila saat tender dilakukan, harga yang diajukan dapat diterima oleh supplier, maka CV Mandiri dapat memenangkan tender tersebut, tetapi bila ada pesaing lain yang menawarkan harga lebih murah maka CV Mandiri tidak dapat memenangkan tender tersebut. Berikut ini adalah bagan proses tender yang perlu dilalui oleh CV Mandiri:
4.2.1.2 Proses Pengiriman Barang
Pengiriman barang dimulai dari pengecekkan jumlah dan jenis barang yang dibutuhkan oleh gudang tujuan serta stok barang di gudang awal. Setelah mengetahui jenis barang yang diinginkan maka dapat dilakukan pengaturan surat jalan dan uang jalan untuk diberikan kepada pengirim (supir) melalui kepala kendaraan CV.Mandiri. Setelah supir mengirim barang dari gudang awal ke gudang tujuan sesuai surat jalan dengan keadaan baik tanpa ada masalah seperti susut pupuk, kurang kirim dan lainnya surat jalan akan disimpan di kantor untuk diolah ke proses selanjutnya. Berikut ini adalah proses pengiriman barang dalam perusahaan ini:
4.2.1.3 Proses Penagihan
Berbeda dengan dua tahapan sebelumnya, dalam tahapan penagihan terdapat beberapa istilah baru seperti
a. No Penagihan berisi beberapa jumlah OK kerja yang akan dibayarkan oleh supplier ke CV. Mandiri.
b. Order Kerja (OK) kerja berisi beberapa no Surat Penyerahterimaan Pengiriman Stock Pupuk (SPPSP) yang harus dikirim oleh CV. Mandiri ke gudang tujuan.
c. Berita Acara Rampung (BAR) terdiri dari surat jalan SPPSP yang telah selesai dikirim. BAR dapat terdiri dari satu atau dua SPPSP. Gambar berikut akan mempermudah penjelasan mengenai istilah dalam penagihan:
Sedangkan Dalam proses penagihan terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan yaitu:
- Bila seluruh surat jalan sudah terkirim sesuai muatan SPPSP dan tanpa adanya kekurangan maka BAR dapat dikirim ke gudang tujuan untuk di ACC oleh kepala gudang tujuan.
- Bila seluruh BAR per SPPSP telah terkumpul sesuai OK kerja maka surat-surat penagihan dapat dibuat. Dalam pengiriman penagihan ke supplier, dilampirkan no penagihan, OK, seluruh BAR, dan surat jalan yang telah dilaksanakan oleh perusahaan. - Bila seluruh data penagihan telah dicek dan dinyatakan komplit
oleh supplier, maka pembayaran dapat dilakukan. Bila data yang dikirim masih ada yang kurang, maka kekurangan harus diselesaikan dan file dikirim kembali ke supplier.
Gambar 4.4 Proses Penagihan
4.2.2 CV. Handika Pratama
Dalam distributor terdapat dua proses yang dilakukan yaitu pembayaran dan pengiriman pupuk ke konsumen serta proses pendataan untuk dilaporkan ke kantor Petrokimia Gresik guna pengecekan.
4.2.2.1 Proses Pengiriman & Pembayaran
Pada tahapan ini, proses awal yang dilakukan adalah pengecekan pembayaran. Bila pembayaran belum dilakukan maka
pengiriman tidak dapat dilakukan. Berikut ini adalah tahapan dalam pengiriman:
Gambar 4.5 Proses Pengiriman & Pembayaran
4.2.2.2 Proses Pendataan
Dalam proses ini pihak distributor harus melakukan pengecekan jumlah pupuk yang terdapat di kios-kios yang mereka tangani serta jumlah pengiriman yang telah mereka lakukan. Data tersebut akan dilaporkan ke kantor cabang PT.Petrokimia Gresik di Lampung. Oleh
sebab itu, file-file berupa surat jalan yang sudah di acc oleh gudang awal dan kios serta faktur disimpan oleh pihak CV. Handika Pratama.
4.2.3 PT. Sinar Mandiri Abadi
Dalam PT. Sinar Mandiri Abadi, terdapat beberapa proses utama yaitu
Gambar 4.6 Proses dalam PT. Sinar Mandiri Abadi
Dimana dalam proses pemesanan bahan baku, hanya perlu dilakukan pemberitahuan kepada supplier untuk mengirimakan barang ke pabrik dimana proses ini dilakukan oleh pemilik perusahaan. Pemesanan barang harus dilakukan beberapa hari agar pengiriman barang dapat sesuai pesanan. Sehingga perlu dilakukan suatu perencanaan produksi agar ketersediaan bahan baku dapat terus ada.
Selanjutnya setelah seluruh barang siap di pabrik, pabrik dapat memulai proses produksi pupuk dengan spesifikasi sesuai keinginan PT. Petrokimia Gresik. Proses terakhir yang dilakukan adalah pengambilan barang jadi oleh ekspedisi PT. Petrokimia Gresik untuk dikirim ke gudang PT. Petrokimia Gresik ataupun dikirim ke kios-kios penyalur pupuk organik bersubsidi PT. Petrokimia Gresik.
Pemesanan Bahan Baku
4.3 Penggambaran
Permasalahan
Dari hasil pengumpulan data melalui wawancara dan pengamatan langsung dapat digambarkan masalah yang terjadi dalam Mandiri Group. Penggambaran masalah dalam Mandiri Group dilakukan melalui grafik data perusahaan, Porter’s Five Force dan Fish Bone Diagram.
4.3.1 Fish Bone Diagram
Untuk mempermudah pengamatan akan penelitian yang dilakukan, digunakan fish bone diagram. Dengan adanya fish bone diagram, penyebab akan masalah yang terjadi dapat lebih jelas dan mudah untuk diamati sehingga saran penyelesaian yang diberikan dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dalam perusahaan. Dari hasil pengamatan yang dilakukan ditemukan beberapa penyebab dari masalah yang ada. Penyebab tersebut dapat dilihat pada gambar 4.7.
Berdasarkan diagram Fish Bone pada 4.7, dapat diketahui bahwa permasalahan yang terjadi dalam Mandiri Group antara lain adalah makin tingginya persaingan dalam bisnis Mandiri Group, selain itu terdapat beberapa masalah dalam internal perusahaan seperti kurangnya jelasnya job description tiap karyawan karena tidak adanya struktur organisasi yang jelas di perusahaan tersebut.
4.3.2 Porter’s Five Force
Untuk mengetahui mengenai bisnis yang dijalani oleh Mandiri Group, berikut ini adalah Five Porter’s mengenai ketiga bisnis Mandiri Group:
4.3.2.1 CV. Mandiri
Meskipun kekuatan pembeli dan persaingan di bidang logistik tinggi, tetapi dengan rendahnya kemungkinan pesaing baru, barang pengganti dan kekuatan supplier maka bisnis ini masih menarik untuk dimasuki. Sebab persaingan yang dilakukan hanya pada lingkupan yang sama serta dengan pemberian kepercayaan dan jasa yang memuaskan pembeli dapat tetap menggunakan jasa kita untuk mengirimkan barang mereka ke tujuan. Kedekatan hubungan dengan pembeli juga menjadi kekuatan CV.Mandiri untuk tetap menekuni bisnis ini.
4.3.2.2 CV. Handika Pratama
Untuk menjadi distributor suatu perusahaan pupuk subsidi sangat menarik, sebab bila sudah dapat menjadi distributor suatu daerah maka bisnis ini akan terus berjalan. Hal itu disebabkan karena persaingan yang rendah dan sulitnya untuk menjadi distributor pupuk subsidi. Persaingan rendah disebabkan karena tiap distributor memiliki area penjualan masing-masing yang tidak boleh dilanggar dimana bila terjadi pelanggaran, hak distributor dapat dicabut oleh supplier. Selain itu, sulitnya memperoleh hal distributor menjadi keuntungan bagi pengusaha yang telah memiliki akses menjadi distributor pupuk subsidi.
4.3.2.3 PT. Sinar Mandiri Abadi
Saat ini bisnis pupuk organik kurang menarik untuk dijalani karena konsumen lebih memilih menggunakan pupuk kimia yang lebih cepat dilihat hasilnya. Oleh sebab itu, jumlah pabrik pupuk organik relatif masih sedikit. Tetapi harga pupuk subsidi kimia telah dinaikkan, dimana harga pupuk subsidi yang termurah adalah pupuk organik. Diharapkan dengan murahnya harga pupuk organik, konsumen akan mulai menggunakan pupuk organik karena dapat menyuburkan tanah. Sehingga bisnis ini akan menarik apalagi pemerintah mulai menekankan penggunaan pupuk organik bagi para petani agar menyuburkan tanah dan akan mengurangi jumlah subsidi pupuk kimia.
4.3.3 SWOT
Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dari perusahaan Mandiri Group berikut ini adalah SWOT Mandiri Group:
4.3.3.1 CV. Mandiri
Tabel 4.1 SWOT CV.Mandiri
CV.Mandiri
S W‐ Hubungan yang dekat dengan konsumen ‐ Hubungan yang dekat
dengan kepala gudang ‐ Jumlah mobil yang banyak ‐ Termasuk dalam pemain
lama
‐ Sudah dipercaya konsumen ‐ Pembayaran kredit tanpa
DP ‐ Kurangnya pengontrolan supir ‐ Kurangnya pengontrolan finance ‐ Kurangnya pengontrolan admin
‐ Semakin banyaknya tugas karyawan sehingga bingung O ‐ Masih banyaknya keperluan angkutan darat ‐ Pemakaian Pupuk bersifat kontinu ‐ Memanfaatkan secara optimal pengiriman dg mbl banyak ‐ Mempertahankan hubungan yang baik ‐ Meningkatkan performa
service
‐ Menggunakan SOP untuk control karyawan
‐ Memberikan job desc sehingga tidak bingung akan tugasnya
T
‐ Mulai masuknya pesaing dari Jawa ‐ Bertambahnya
pesaing ‐ Banyaknya
pemain lama yang kuat
‐ Meningkatkan hubungan baik dengan konsumen ‐ Tetap menggunakan
kredit tanpa DP untuk mendapat konsumen baru ‐ Mempertahankan
kerpercayaan yang telah diberikan
‐ Melakukan rekonstruksi struktur organisasi sehingga internal perusahaan kuat ‐ Dengan internal yang
kuat, dapat focus dalam menangani masalah eksternal
4.3.3.2 CV. Handika Pratama
Tabel 4.2 SWOT CV. Handika Pratama
CV.Handika
Pratama
S W
‐ Hubungan yang dekat dengan supplier
‐ Sudah dipercaya supplier ‐ Memiliki ijin Distributor ‐ Memiliki Pabrik pupuk
organik sendiri
‐ Kurangnya paham aturan distributor
‐ Kurangnya chanel penjualan
O ‐ Tiap distributor memiliki area masing-masing yang harus dipatuhi ‐ Banyaknya
pengguna pupuk subsidi
‐ Menggarap secara optimal market yang telah diberikan ‐ Mempertahankan
kepercayaan supplier ‐ Pasokan pupuk organik
terjamin
‐ Memperkuat marketing sehingga chanel penjualan bertambah
‐ Menjalin hub yang baik dengan distributor lain untuk menambah wawasan
T ‐ Dipersempitnya area kerja
‐ Diubahnya area kerja
‐ Hubungan yang baik dengan supplier dapat memperkecil kemungkinan area diubah atau dipersempit
‐ Mengikuti tender
distributor pupuk subsidi perusahaan lain
‐ Mempelajari aturan
distributor dari perusahaan-perusahaan pupuk subsidi lainnya.
4.3.3.3 PT. Sinar Mandiri Abadi
Tabel 4.3 SWOT PT. SINAR MANDIRI ABADI
PT. Sinar
Mandiri Abadi
S W
‐ Sudah dipercaya supplier ‐ Memiliki modal untuk
berproduksi
‐ Memiliki ijin produksi pupuk organik subsidi ‐ Memiliki distributor internal
‐ Kurangnya pengetahuan RnD pupuk
‐ Keterbatasan bahan baku ‐ Tugas karyawan
menumpuk sehingga pengiriman telat
O
‐ Mulai dikuranginya subsidi pupuk kimia ‐ Pupuk subsidi organik
yang paling murah ‐ Pemakaian pupuk bersifat kontinu ‐ Penggalakan penggunaan pupuk organik oleh pemerintah ‐ Menggalakkan penggunaan pupuk organik sesuai kebijakan pemerintah ‐ Penjualan pupuk organik
subsidi terjamin melalui CV.Handika Pratama
‐ Menghire tenaga RnD untuk menciptakan pupuk dengan kualitas tinggi
‐ Menjelaskan job desc tiap karyawan
‐ Memperluas koneksi untuk mendapat bahan baku
T
‐ Sedikitnya minat akan pupuk organik ‐ Mulai bertambahnya produsen pupuk organik ‐ Meningkatkan promosi pupuk organik
‐ Menghasilkan produk yang berkualitas sehingga barang akan didahulukan
pengambilannya
‐ Mencari bahan baku alternatif
4.3.4 Data Perusahaan
4.3.4.1 Data Logistik CV.Mandiri
Gafik dibawah ini menunjukkan data pengiriman CV.Mandiri dalam satu tahun terakhir. Dimana dalam grafik tersebut diketahui bahwa jumlah tonase pengiriman yang dilakukan oleh CV.Mandiri mulai menurun sejak bulan ke 11 tahun 2009. Dimana pada awal tahun 2009 sampai Oktober 2009 jumlah pengiriman pupuk berada pada rangen 30.000 ton dan mulai menurun sejak bulan November 2009.
Grafik 4.1 Grafik Logistik CV. Mandiri th 2009
Penurunan yang terjadi dikarenakan mulai masuknya pemain logistik dari wilayah Jawa sehingga persaingan yang terjadi menjadi semakin ketat. Dengan ketatnya persaingan, bila terjadi penurunan kualitas servis yang diberikan oleh CV.Mandiri dapat mempermudah para pesaing masuk mengambil area kerja CV.Mandiri. Selain itu, karena banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan mulai dari pemilik perusahaan
sampai karyawan perusahaan, menyebabkan beberapa pengiriman yang dilakukan menjadi terlambat. Sehingga penurunan jumlah pengiriman menjadi makin drastis pada Desember 2009.
4.3.4.2 Data Produksi PT. Sinar Mandiri Abadi
Kapasitas mesin produksi pabrik per shift (8 jam) sebesar 64 ton pupuk. Dimana dalam 5 hari kerja jumlah pupuk yang dapat diproduksi sebesar 320 ton pupuk organik. Untuk saat ini dengan mengaktifkan satu shift, kapasitas produksi dapat menutupi pesanan dari PT.Petrokimia Gresik khususnya untuk daerah Lampung dan sekitarnya.
Pemesanan bahan baku dilakukan tanpa adanya perencanaan dan dilakukan oleh pemilik perusahaan. Tanpa adanya perencanaan produksi maka sering terjadi keterlambatan kedatangan bahan baku yang berdampak pada proses produksi pabrik. Selain itu, tanpa adanya perencanaan maka pembelian bahan baku tidak dapat disiapkan oleh supplier sehingga terjadi beberapa masalah dalam produksi.
Dari grafik 4.2 dapat diketahui bahwa terjadi fluktuasi yang drastis dalam proses produksi. Dimana dalam satu minggu hasil produksi yang diperoleh dapat berkisar mulai dari 130 ton – 480 ton sesuai ketersediaan bahan baku. Hal ini mengakibatkan perusahaan perlu melemburkan karyawan untuk memenuhi pesanan sehingga biaya operational meningkat
Grafik 4.2 Data Produksi PT. Sinar Mandiri Abadi
4.4 Struktur
Organisasi
4.4.1 Struktur Organisasi Lama
Dari hasil pengamatan langsung di lapangan dapat dibuat pembagian tugas dan jabatan yang terbentuk dalam Mandiri Group. Saat ini pembagian tugas perusahaan masih saling bergabung, hal ini terjadi karena keputusan yang diambil untuk tiga perusahaan dilakukan oleh satu orang. Oleh karena keputusan masih dilakukan oleh satu orang, untuk mempermudahnya memperoleh data maka beberapa tugas dari tiga perusahaan masih ditangani oleh satu orang. Berikut ini adalah keadaan pembagian jabatan yang ada dalam mandiri Group saat ini
Gambar 4.11 Struktur Organisasi Awal Mandiri Group
4.4.2 Struktur Organisasi Baru
Agar perusahaan dapat berjalan lebih baik dan efisien maka perlu dilakukan penyusunan struktur organisasi yang jelas sehingga karyawan dapat mengerti tanggung jawab dan kewajibannya. Berikut ini adalah beberapa jenis struktur organisasi yang ditawarkan agar Mandiri Group dapat berjalan lebih baik.
4.4.2.1 Plan A
Struktur organisasi Plan A adalah struktur organisasi dengan sistem kepemimpinan desentralisasi dimana tiap perusahaan dipimpim oleh masing-masing manager. Sehingga perusahaan dapat berdiri sendiri dan tidak saling berhubungan
Gambar 4.12 Struktur Organisasi Plan A
Berikut ini adalah keuntungan dan kerugian dari struktur organisasi plan A:
Tabel 4.4 Keuntungan dan Kerugian Struktur Organisasi Plan A
Keuntungan
Kerugian
1. Kinerja tiap-tiap Perusahaan dapat
terpantau lebih focus.
2. Dapat mengetahui perusahaan mana
yang sedang bermasalah atau menguntungkan.
3. Tiap manager hanya memantau kinerja
satu perusahaan saja.
4. Lebih terbuka dalam keuangan
5. Pengambilan keputusan terpusat
berdasarkan satu perusahaan saja
1. Saling berdiri sendiri tanpa mau membantu perusahaan lainnya.
2. Menciptakan kesulitan dalam koordinasi fungsional maupun pengambilan keputusan antarfungsi
3. Pemilik harus mengontrol perusahaan dari tiga sumber berbeda.
4. Manajer hanya mengetahui mengenai kinerja satu perusahaan saja.
4.4.2.2 Plan B
Berbeda dengan plan A, plan B tidak dipisah berdasarkan masing-masing perusahaan tetapi dipisahkan berdasarkan fungsi pekerjaannya yaitu Operasional & produksi (berhubungan dengan dalam perusahan) dan Marketing & Finance (berhubungan dengan luar perusahaan). Hal ini dilakukan karena ketiga perusahaan saling berhubungan sehingga dapat tetap saling membantu bila dipimpin oleh satu kepala perusahaan. Tetapi struktur organisasi ini juga memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Gambar 4.13 adalah struktur organisasi plan B dan table 4.5 menunjukkan keuntungan dan kerugian dari struktur organisasi plan B.
Tabel 4.5 Keuntungan dan Kerugian Struktur Organisasi Plan B
Keuntungan
Kerugian
1. Tiap perusahaan dapat saling
membantu satu sama lainnya.
2. Mempertahankan pengendalian secara
sentralistik
3. Mencapai efisiensi lewat spesialisasi 4. Pemilik hanya perlu mengetahui kinerja
perusahaan dari dua orang saja.
5. Dapat memaksimalkan kinerja ketiga
perusahaan.
6. Manajer dapat mengontrol ketiga
perusahaan sehingga terjadi efisiensi pekerjaan.
7. Dapat memanfaatkan sinergi antar
perusahaan
8. Pemilik dapat melakukan cross cek
kinerja karyawan yang bermasalah berdasarkan kinerja staff internal atau eksternal perusahaan.
1. Tugas manager mencakup berbagai bidang usaha
2. Kinerja perusahaan terpantau secara keseluruhan bukan satu per satu.
Berdasarkan kedua jenis struktur organisasi yang ditawarkan. Untuk tetap melakukan pengontrolan serta berjalannya ketiga perusahaan dengan saling berkesinambungan dapat digunakan struktru organisasi plan B sebagai struktur organisasi dalam Mandiri Group. Hal itu dilakukan karena beberapa pemikiran antara lain:
Pembagian tugas yang lebih efisien denga berdasarkan divisi internal dan eksternal perusahaan sehingga tetap dapat melakukan cross-cek untuk mengetahui bila terjadi masalah dalam perusahaan.
Penambahan divisi kerja juga masih memperhatikan pekerjaan yang mereka lakukan sehingga tidak semua divisi harus dikerjakan oleh satu orang. Hal ini dilakukan agar tidak meningkatkan biaya operational yang sangat tinggi saat awal mula penerapan struktur organisasi Plan B
CV.Handika Pratama dan PT. Sinar Mandiri Abadi masih merupakan perusahaan baru yang masih berkembang dan perlu bantuan dari usaha utama yaitu CV.Mandiri sehingga belum perlu kepemimpinan sendiri untuk kedua perusahaan tersebut.
4.5 Sample
Job Description & SOP
Berikut ini adalah beberapa contoh dari Job Description dan Standard Operational Procedure yang dapat dibuat oleh perushaan:
1. Administrasi CV. Mandiri
i. Mengatur dan menyimpan file-file perusahaan
ii. Mencatat dan menyimpan surat jalan pengiriman pupuk ke dalam SPPSP dan buku supir.
iii. Mencatat dan menyimpan pembelian spare part mobil ke dalam buku supir.
iv. Menyerahkan surat-surat jalan yang telah dicatat ke bagian finance. v. Mengecek kelengkapan surat jalan maupun file lainnya yang akan
disimpan
Gambar 4.14 SOP Administrasi CV. Mandiri
2. Administrasi CV. Handika Pratama
i. Mengatur dan menyimpan file-file perusahaan ii. Membuat surat jalan dan faktur pengirimna pupuk
iii. Mencatat pengiriman pupuk dan melakukan konfirmasi ke kantor cabang PT.Petrokimia Gresik.
v. Mengecek kelengkapan surat jalan maupun file lainnya yang akan disimpan
Contoh dari SOP administrasi CV.Handika Pratama yaitu
Gambar 4.15 SOP Administrasi CV.Handika Pratama
3. Finance CV.Mandiri
i. Mengecek kelengkapan data surat jalan dari administrasi CV.Mandiri serta mencopy data untuk rekap perusahaan.
ii. Menyiapkan BAR untuk ditandatangan oleh kepala gudang via pengirim surat
iv. Mengecek kelengkapan file-file penagihan yang akan ditagihkan serta mencopy untuk rekap perusahaan.
v. Mencatat dan menyimpan bukti-bukti biaya pengeluaran yang
dilakukan CV.Mandiri mulai dari pembelian bahan baku, pembayaran ekspedisi pembantu, dan biaya lainnya.
Contoh dari SOP finance CV.Mandiri yaitu
