1 MALAM ANUGERAH PELAJAR KE-13
KOLEJ TUN HUSSEIN ONN
Malam Anugerah Pelajar (MAP) Ke-13 Kolej Tun Hussein Onn telah diadakan pada 17 Mac 2010 di Dewan Canselor Tun Abdul Razak (DECTAR) UKM pada pukul 8.00 malam. Majlis tersebut merupakan majlis tahunan anjuran Kolej Tun Hussein Onn yang bertujuan untuk memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada pelajar-pelajar kolej yang cemerlang dalam bidang akademik, sukan dan kepimpinan. Tema MAP pada tahun ini adalah 1Malaysia yang melambangkan perpaduan dan keharmonian sesama pelajar kolej yang terdiri daripada berbilang bangsa dan agama.
Dalam program ini, saya telah melibatkan diri sebagai Penolong Bendahari di bawah Sekretariat Protokol MAP, iaitu di bawah Ketua Pengarah Lim May Lee. Sebab saya memilih untuk menyertai Sekretariat Protokol dalam program ini adalah untuk mendapat pengalaman sebagai AJK Protokol dalam menjayakan sesuatu program.
Pada 22 Februari, saya telah membuat panggilan pertama kepada pejabat Pengerusi Besar FELDA Tan Sri Yusof Noor, iaitu pilihan pertama kami sebagai perasmi MAP ke-13. Namun demikian, setiausaha peribadi beliau meminta statistik bagi bilangan anak peneroka FELDA yang tinggal di Kolej Tun Hussein Onn sebelum memberi kepastian sama ada Tan Sri setuju menjadi perasmi ataupun tidak. Oleh sebab saya tidak mempunyai maklumat tersebut, saya telah berjanji akan menghubungi pihak Tan Sri setelah mendapatkannya.
Maklumat tersebut kemungkinan besar ada dengan pihak pejabat Kolej Tun Hussein Onn.
Saya berjumpa dengan En. Yusof, Penolong Pengurus Kolej Tun Hussein Onn pada 1 Mac untuk mendapatkan statistik tersebut. Walau bagaimanapun, En. Yusof tidak mempunyai maklumat tersebut dan mengatakan akan berbincang dengan En. Rahim sebelum menghubungi saya lagi.
Pada 2 Mac, saya ke pejabat kolej untuk berjumpa dengan En. Yusof untuk mendapatkan statistik tersebut tetapi diberitahu oleh Pn. Aminah Chin, pembantu am pejabat, bahawa En. Yusof menghadiri satu kursus dan tidak akan kembali sehingga hari Khamis minggu itu. Saya menghubungi Siti Salwa Nabila, Setiausaha Jawatankuasa Kebajikan Siswa/Siswi (JAKSA) pula, untuk bertanyakan sekiranya pihak JAKSA mempunyai maklumat bilangan anak peneroka FELDA tetapi diberitahu bahawa maklumat itu hanya ada pada kakitangan pejabat Kolej Tun Hussein Onn.
Sementara itu, Ketua Pengarah Protokol Lim May Lee telah meminta saya untuk menyediakan surat jemputan sebagai perasmi kepada Timbalan Naib Canselor Hal-Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) UKM Prof. Dato’ Dr. Mohamad Abdul Razak sebagai pilihan alternatif sekiranya
▸ Baca selengkapnya: jenis anugerah pelajar prasekolah
(2)2 Tan Sri Yusof Noor tidak dapat merasmikan majlis kami. Surat tersebut diemailkan kepada Cik Nur Azimah Mahmood untuk diperiksa dan diluluskan (5 Mac).
Pada 6 Mac, Pengerusi Besar FELDA Tan Sri Yusof Noor telah dipastikan tidak dapat merasmikan majlis kami. Oleh itu, saya telah mendapatkan sampel surat jemputan daripada Siti Salwa dan menyiapkan surat jemputan sebagai perasmi kepada TNC HEPA Prof. Dato’ Dr. Mohamad Abdul Razak, dan mendapatkan surat jemputan kepada ketiga-tiga TNC UKM yang lain iaitu Prof. Ir. Dr.
Hassan Basri (TNC Hal-Ehwal Akademik dan Antarabangsa), Prof. Dr. Rahmah Mohamed (TNC Hal-Ehwal Penyelidikan dan Inovasi) dan Prof. Dr. Saran Kaur Gill (TNC Jaringan Industri dan Masyarakat) yang telah diperiksa oleh Cik Nur Azimah, daripada Christina Ann untuk diprintkan.
Hari minggu berikutnya, iaitu pada 8 Mac (Isnin), saya berjumpa dengan Pengetua Kolej Tun Hussein Onn, Kapt. Dr. Azahan Awang untuk mendapatkan tandatangan beliau pada surat jemputan kepada keempat-empat TNC UKM. Surat-surat tersebut telah dihantar ke pejabat TNC di Canselori pada pagi tersebut juga. (Surat jemputan kepada Naib Canselor UKM, Prof. Tan Sri Dato’ Dr.
Sharifah Hapsah Syed Hasan Shahabudin juga telah disediakan tetapi tidak diperlukan, menurut Kapt.
Dr. Azahan Awang).
Sementara itu, pada 11 Mac, senarai nama bagi kakitangan dan FELO Kolej Tun Hussein Onn diperolehi untuk menyediakan surat jemputan juga sebelum raptai pertama MAP ke-13 pada 14 Mac. Pada 12 Mac, saya telah ke pejabat TNC di Canselori untuk mendapatkan confirmation kehadiran daripada setiausaha-setiausaha peribadi kesemua TNC UKM. TNC HEPA, Prof. Dato’ Dr.
Mohamad Abdul Razak dengan murah hatinya bersetuju untuk menjadi perasmi MAP ke-13. TNC UKM yang lain dengan dukacitanya tidak dapat menghadiri majlis tersebut.
Pada 14 Mac, semasa raptai pertama MAP ke-13, saya telah ditugaskan untuk menyiapkan dan menghantar kad jemputan kepada kesemua kakitangan dan FELO Kolej Tun Hussein Onn, dan juga kepada Yang Berbahagia Perasmi, TNC HEPA. Pada pagi 15 Mac, semua kad jemputan telahpun disiapkan dan dihantar kepada penerima masing-masing.
Pada 16 Mac, saya ke pejabat kolej untuk mengesahkan kehadiran kakitangan dan staf Kolej Tun Hussein Onn di majlis tersebut. Kehadiran FELO kolej juga disahkan melalui SMS dengan mendapatkan balasan SMS daripada FELO kolej sama ada akan menghadiri majlis malam tersebut atau tidak. Saya juga mengesahkan kehadiran isteri Yang Berbahagia Perasmi TNC HEPA, Datin Rokiah Yahya, melalui setiausaha peribadi TNC HEPA dengan membuat panggilan ke pejabat beliau.
Pada malam yang sama, saya mendapat pengesahan kehadiran isteri Pengetua Kolej Tun Hussein Onn, Pn. Siti Rahil bt. Ismail melalui SMS kepada Kapt. Dr. Azahan Awang. Salutasi untuk ditampal
3 pada rostrum pada malam MAP tersebut telah dikemaskinikan dan diemail kepada Cik Nur Azimah untuk diperiksa dan diluluskan.
Pada hari program MAP ke-13, 17 Mac 2010, saya telah menghadirkan diri untuk raptai bermula 2.00 petang dan membantu bahagian backdrop dengan menyusun huruf-hurufnya. Salutasi yang telah diluluskan oleh Cik Nur Azimah juga ditampal pada kedua-dua rostrum Pengacara Majlis dan Perasmi masing-masing. Saya juga membuat beberapa salinan salutasi tersebut untuk kegunaan Sekretariat sekira memerlukannya.
Pada malam majlis tersebut berlangsung, saya berada on standby sekiranya terdapat apa-apa masalah berkaitan Protokol semasa majlis tersebut. Saya juga ditugaskan mengingatkan Cik Nur Aqilah dan Adam untuk berada on standby di bahagian tepi pentas sebelum giliran mereka untuk mengumumkan calon-calon dan pemenang Anugerah Akademik. Pada pengakhiran majlis tersebut, saya, bersama-sama dengan semua AJK MAP ke-13 yang lain membersihkan kawasan dewan dan menyusun kerusi meja semula. Majlis tersebut berakhir pada pukul 12.00 pagi tetapi kerja pembersihan berakhir pada pukul 12.45 pagi.
Kebaikan yang telah saya perolehi daripada pengalaman ini adalah saya telah mempelajari sedikit sebanyak tentang apa yang terlibat apabila menjalankan sesuatu program. Melalui pengalaman ini sebagai seorang AJK, saya telah pelajari bahawa di sebalik tabir kejayaan sesuatu program adalah berkat usaha dan kegigihan setiap satu ahli jawatankuasanya. Tanpa setiap ahlinya yang sanggup mengorbankan masa dan tenaganya di samping saling bekerjasama di antara satu sama lain, sememangnya program yang dijalankan tidak akan berjaya.
Selain itu, bekerja dalam satu kumpulan meningkatkan daya kerjasama berkumpulan (teamwork). Setiap ahli dalam satu Sekretariat itu perlu saling membantu untuk melaksanakan kerja yang telah diberi oleh Ketua Pengarah Sekretariat dan juga Majlis Tertinggi. Apabila saya tidak dapat melaksanakan kerja yang ditugaskan, ahli lain dalam kumpulan Protokol telah menghulurkan bantuan.
Kerja juga diagihkan sesama ahli untuk meringankan beban kerja.
Program ini juga telah membantu saya dalam aspek disiplin dan pengurusan masa. Pada semester ini, saya terlibat dalam 3 program lain tidak termasuk MAP ke-13, iaitu Malam Kesempurnaan Kasih: Love Is A Verb (anjuran Persaudaraan Kristian UKM; 2 Mac), Konsert Koir Artisukma: Music, Speak To Me Now (anjuran Koir Artisukma UKM; 3 Mac) dan Konsert Lagu Ciptaan Bahasa Tiong Hua: Sparks Of Melody (anjuran Persatuan Tiong Hua UKM; 10 Mac). Dalam penglibatan saya dengan persediaan MAP ke-13, saya ‘terpaksa’ belajar mengimbangkan masa saya untuk kesemua program ini tanpa mengabaikan aspek akademik saya juga. Saya terpaksa berdisiplin
4 untuk membuat semua kerja persediaan MAP dengan efisien supaya MAP ke-13 dapat berjalan dengan lancar.
Penglibatan dalam program sebegini juga meningkatkan kesedaran saya terhadap perkara- perkara yang melibatkan protokol dan prosedur yang betul mengikut saluran yang betul. Jenis-jenis surat yang diperlukan dan perbezaannya dengan surat biasa, serta salutasi yang betul bagi VIP yang berlainan juga merupakan sesuatu yang baru saya pelajari. Saya juga mempelajari cara percakapan yang betul apabila menghubungi pihak atasan atau pihak luar, seperti pejabat TNC di Canselori dan pejabat Pengerusi Besar FELDA.
Saya berpendapat bahawa, walaupun terdapat gangguan ‘minor’ dalam flow program MAP ke-13 pada malam tersebut, secara keseluruhannya, majlis telah berjalan dengan baik dan lancar sekali. Saya berasa amat bangga dengan hasil usaha kami selama beberapa bulan ini. Walaupun sumbangan daripada setiap ahli kelihatan kecil, secara kumulatifnya, MAP ke-13 telah berjaya!
Namun demikian, setiap program tidak dikecualikan dari cacat cela. Antara kelemahan yang dapat saya lihat daripada perspektif saya adalah masalah komunikasi di antara Sekretariat dan juga di antara Ketua Pengarah Sekretariat dengan ahli-ahli jawatankuasanya. Terdapat miscommunication di antara Sekretariat di mana tugas yang diberi bertindih pula. Tambahan pula, komunikasi di antara Ketua Pengarah Sekretariat dengan anak buahnya sering membawa kepada kekeliruan. Anak buah tidak pasti apa yang perlu dilakukannya atau mengapa, tetapi hanya diberi arahan untuk melaksanakannya. Secara peribadi, saya menghadapi kesukaran untuk bekerja dalam situasi sebegitu.
Di samping itu, mesyuarat yang dikendalikan oleh Majlis Tertinggi tidak se-efisien yang boleh. Pengurusan mesyuarat boleh diperbaiki lagi di mana kesemua laporan yang dibentangkan oleh setiap Sekretariat haruslah ringkas dan padat. Kata putus yang dicapai dalam mesyuarat juga haruslah diikuti. Ketua Pengarah setiap Sekretariat patut mengambil perhatian terhadap perkara ini, walaupun tidak berkaitan dengan Sekretariat masing-masing supaya setiap Ketua Pengarah Sekretariat mengetahui apa yang dilakukan oleh Sekretariat yang lain justeru mengelakkan pertindihan kerja.
Demi memperbaiki prestasi dan kecemerlangan Jawatankuasa MAP yang akan datang, beberapa perkara harus diberi perhatian. Yang pertama adalah jaringan komunikasi dalam sesuatu Sekretariat itu sendiri. Untuk mengelakkan kekeliruan di kalangan ahli-ahli jawatankuasa kecil dalam sesuatu Sekretariat, Ketua Pengarah Sekretariat seharusnya mengadakan mesyuarat dengan lebih kerap. Objektif mesyuarat-mesyuarat tersebut bukanlah hanya untuk memberi arahan, tetapi untuk memberi briefing kepada anak-anak buah tentang kata putus dan perkembangan dalam mesyuarat terakhir dengan Majlis Tertinggi dan pentadbiran kolej. Sekiranya setiap AJK dalam Sekretariat
5 tersebut jelas akan perkembangan baru yang berlaku dalam persediaan untuk program yang akan diadakan, pelaksanaan Sekretariat akan menjadi lebih berkesan dan mantap.
Sebaliknya, jika AJK di bawah Ketua Pengarah Sekretariat tidak diberitahu perkembangan terbaru pelaksanaan program, situasi akan menjadi kelam-kabut dan akan memberi kesan yang negatif terhadap pelaksanaan program yang akan diadakan.
Keengganan AJK untuk menghadiri mesyuarat adalah kerana mesyuarat yang dikendalikan sering membuang masa dan tidak efektif. Sekiranya seorang Pengerusi Mesyuarat boleh mengendalikan mesyuarat dan memastikan bahawa setiap laporan yang dibentangkan oleh setiap Sekretariat dalam mesyuarat adalah ringkas, masa dapat dijimatkan dan AJK tidak pula dibebankan.
Jika mesyuarat yang diadakan adalah efektif dan berkesan, pelaksanaan program akan bertambah baik lagi.
Walaupun mengalami banyak stres semasa membuat persediaan sehingga ke hari program tersebut, saya berasa bersyukur kerana telah dibantu oleh FELO dan AJK lain terutamanya Cik Nur Azimah (untuk perkara berkaitan Bahagian Protokol). Sepanjang persediaan MAP ke-13, saya telah berusaha melaksanakan yang terbaik. Walaupun banyak perkara yang tidak saya ketahui, saya sanggup pelajari dengan banyak bertanya dan usaha yang tinggi. Saya berasa bangga kerana telah menjadi sebahagian daripada Ahli Jawatankuasa Malam Anugerah Pelajar ke-13 Kolej Tun Hussein Onn 2010. Semoga MAP yang akan datang lebih baik daripada yang terakhir ini!
LISA KWAN SU LI (A123040) FPEND/TESL/2
AJK Sekretariat Protokol
Malam Anugerah Pelajar Ke-13 2010
