Sistem Informasi Akademik Akbid Griya Husada Surabaya
Buku Pedoman Sistem Informasi Akademik Akbid Griya Husada
Akademi Kebidanan Griya Husada
Surabaya 2015
Daftar Isi
Panel Administrator
o Manajemen pengguna (dosen, mahasiswa dan orang tua)
o Manajemen kelas, dan mata kuliah
o Manajemen Ujian dan NilaiManaging exam, grades o Manajemen tanda ujian
o Mengirim tanda ujian via sms o Manajemen kehadiran mahasiswa
o Manajemen akuntansi, pendapatan dan biaya o Manajemen kegiatan kampus
o Manajemen perpustakaan, asrama dan kendaraan transportasi
o Pesan antar pengguna
o Mengelola pengaturan (pengaturan umum, sms)
Panel Dosen
o Manajemen mahasiswa o Manajemen tanda ujian
o Menyediakan bahan belajar mengajar ke mahasiswa o Manajemen kehadiran
Panel Mahasiswa
o Mendapatkan rutinitas kelas o Mendapatkan tanda ujian o Mendapatkan status kehadiran
o Mendapatkan bahan belajar dari dosen
o Mendapatkan tanda pembayaran, pembayaran online o Berkomunikasi dengan dosen
Panel Orang Tua
o Mendapatkan hasil belajar putrinya
o Mendapatkan bukti pembayaran mahasiswa o Mendapatkan rutinitas kelas putrinya
o Meninggalkan pesan untuk dosen
PANEL ADMINISTRATOR PANEL ADMINISTRATOR
Jumlah mahasiswa, guru, orang tua dan kehadiran siswa untuk sekilas hari ini. Didalam panel juga menampilkan beberapa agenda kegiatan
MANAJEMEN MAHASISWA
Menambahkan Mahasiswa
•
Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa•
Mengisikan informasi yang di perlukan•
Simpan mahasiswaMenambahkan Mahasiswa secara masal
•
Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa masal•
Unduh file Excel kosong•
Mengisikan informasi yang di perlukan•
Pilih kelas•
Unggah file Excel yang sudah terisi•
Simpan
Informasi Mahasiswa
•
Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > Informasi Mahasiswa•
Disini anda dapat memilih mahasiswa berdasarkan angkatanLembar Penilaian Mahasiswa
•
Dari navigasi menu lanjutkan ke menu mahasiswa > pilih angkatan yang akan dilihat.•
Pilih mahasiswa yang akan dilihat > pilih aksi kemudian pilih lembar penilaian•
Dari sini anda akan dapat melihat lembar penilaian dari mahasiswa tersebut•
Jika angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihatnya bersama kelas angkatan tersebutMENGELOLA DOSEN
•
Arahkan navigasi ke menu dosen•
Darisini anda dapta meilihat daftar dosen dalam sebuah tabel•
Untuk menambahkan dosen baru, klik tombol kanan atas Tambah Dosen Baru dan isikan informasi tentang dosen tersebut lalu simpan•
Untuk mengelola atau menghapus informasi seorang dosen, klik pada menu setiap dosen yang berada di samping kanan tabel. Menu tersebut akan mengelola dosen atau menghapusnya.MENGELOLA ORANG TUA/ WALI
•
Arahkan navigasi ke menu Orang Tua•
Disini anda dapat melihat daftar orang tua mahasiswa dalam sebuah tabel•
Untuk menambahkan orang tua mahasiswa, klik pada menu kanan atas“Tambah Orang Tua” kemudian isikan informasi yang berhubungan dengan orang tua tersebut lalu simpan
•
Ketika anda ingin mengelola atau menghapus informasi mengenai orang tua mahasiswa, klik pada menu aksi pada setiap baris orang tua apakah anda ingin mengelola informasi ataupun ingin menghapusnyaMENGELOLA KELAS
•
Dari menu disamping kiri arahkan pada menu kelas > Pengaturan kelas•
Tambahkan kelas/ angkatan baru persemester (ganjil=1 genap=2) beserta wali kelasnya.•
Lihat kelas/ angkatan yang telah ditambahkan dalam format tabel yang telah tertera•
Kelola dan hapus informasi kelas pada kolom pilihan yang terletak di sebelah kananMENGELOLA KELAS BAGIAN
•
Arahkan kursor anda pada bagian menu kelas > Pengaturan Bagian•
Tambahkan bagian kelas baru untuk setiap kelas/angkatan dan tambahkan seorang dosen pada setiap bagiannya•
Anda dapat melihat bagian kelas dalam sebuah format tabel yang telah di buat•
Kelola dan hapus setiap informasi pada bagian kelas yang dapat anda temukan pada kolom pilihan
MENGELOLA MATA KULIAH
•
Arahkan pada menu Mata Kuliah untuk mengelola mata kuliah•
Jika kelas/ angkatan sudah di tambahkan, maka anda akan melihat list kelas/ angkatan yang telah di tambahkan, tetapi jika anda belummenambahkan maka tambahkan kelas/angkatan terlebih dulu
•
Dari sini anda akan dapat melihat rincian mata kuliah berdasarkan kelas yang ditempuh•
Tambahkan, kelola atau menghapus mata kuliah pada menu yang disediakan.MENGELOLA RUTINITAS KELAS
•
Klik pada menu Rutinitas Kelas•
Anda dapat melihat semua rutinitas kelas pada slidebar•
Klik “tambah rutinitas kelas” pada menu diatas untuk menambahkan•
Isikan setiap mata kuliah berdasarkan pada kelas/ angkatan keberapa, hari, serta jam yang berlangsungMENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI
•
Navigasikan pada menu kehadiran rutin•
Pilih tanggal beserta kelas/angkatan untuk mengelola kehadiran rutin•
Lalu klik pada menu “Pengaturan Kehadiran” yang akan membawa anda pada setiap informasi mahasiswa dan kehadirannya yang berbentuk tabel•
Pilih kehadiran mahasiswa “Present” berarti Hadir dan “Absent” berarti alpha•
Setelah anda isikan semua anda bisa menyimpannya dengan mengklik menu “Save Changes”MENGELOLA UJIAN
Daftar Ujian
•
Pada navigasi masuk ke menu Ujian lalu Daftar Ujian•
Tambahkan sebuah ujian dengan nama dan tanggal ujian•
Anda dapat mengelola sebuah ujian pada menu aksi pada kolom pilihan untuk mengedit dan menghapus sebuah ujianTingkat Ujian
•
Dari menu navigasi masuk ke menu Ujian > Nilai Ujian•
Tambahkan Tingkat Ujian sebagai prasyarat institusi•
Kelola dan hapus tingkat ujian Mengelola Nilai Ujian•
Dari menu navigasikan ke bagian Ujian > Kelola Nilai•
Pilih Ujian, Kelas dan Mata Kuliah untuk merubah atau memperbarui nilai•
Hal itu akan membawa anda ke formulir untuk memperbarui nilai mahasiswa dari setiap distribusi mata kuliah•
Masukkan nilai lalu perbarui/updateMengirim Nilai Ujian via SMS
•
Arahkan pada menu Ujian > Kirim nilai ujian via SMS•
Pilih Ujian, Kelas/Angkatan dan Penerima (Mahasiswa/Orang tua)•
Klik pada tombol “Kirim Nilai via SMS”•
Hal diatas akan mengirimkan pesan via SMS tentang Nilai Ujian yang telah anda pilih, jika Layanan SMS telah diaktifkanMENGELOLA PEMBAYARAN KULIAH
•
Navigasikan pada menu Pembayaran•
Tambahkan tagihan dan pembayaran manual dari beberapa waktu dalam sebuah tagihan yang sama•
Jika pembayaran telah lewat jatuh tempo, disana akan tersedia pilihan mengambil alih pembayaran pada menu aksi yang berisi daftar tagihan beserta informasinya•
Kelola dan hapus tagihanAKUNTAN
Pendapatan
•
Arahnkan pada menu Akuntan > lalu Pendapatan•
Dari sini anda akan dapat melihat pendapatan dari institusi anda yang berarti pembayaran mahasiswa dalam format tabel beserta waktu pembayaran dan total pembayaranPendapatan lainnya
•
Dari menu disamping arahkan pada tombol Akuntan > Pendapatan Lainnya•
Tambahkan pendapatan lainnya untuk institusi anda•
Kelola atau hapus tagihannya Kategori Pendapatan Lainnya•
From navigation, go to accounting > Kategori Pendapatan Lainnya•
Tambah Kategori Pendapatan Lainnya•
Kelola atau hapusMENGELOLA BUKU
•
Dari menu navigasikan ke Perpustakaan•
Tambah Buku•
Kelola atau hapus buku-bukuMENGELOLA TRANSPORTASI
•
Navigasikan ke menu transportasi•
Tambah informasi tentang transportasi•
Kelola atau hapus informasi tentang transportasiMENGELOLA ASRAMA
•
Navigasikan menu Asrama•
Kelola, tambah, atau hapus asrama PAPAN PENGUMUMAN•
Masuk ke menu Papan Pengumuman•
Tambah, kelola atau hapus papan pengumuman•
Untuk mengirimkan pemberitahuan via SMS, pilih Ya/Yes ketika membuat pengumuman•
Proses tersebut akan mengirimkan pesan via SMS kepada semua penerima layanan SMS tentang pemberitahuan yang akan dibuatPESAN PRIBADI
•
Masuk ke menu pesan•
Hanya Admin yang dapat mengirimkan pesan kes semua tingkat pengguna, baik itu Dosen, Mahasiswa ataupun Orang Tua•
Untuk mengirimkan pesan ini, pilih penerima pesan, ketikkan isi pesan lalu kirim•
Anda dapat melihat semua pesan yang dikirimkan ke anda ataupun yang telah anda kirimkanSISTEM PENGATURAN
•
Masuk ke menu Pengaturan > Pengaturan Umum•
Anda dapat mengganti sistem pengaturan dasar dan anda juga dapat memilih sistem bahasa yang akan digunakan•
Anda dapat mengunggah logo institusi anda dari sini PENGATURAN TEMA•
Navigasikan ke menu pengaturan > Pengaturan Umum•
Pada tampilan sebelah kanan terdapat pengaturan tema yang akan digunakan pada sistem akademik ini•
Anda dapat menemukan beberapa pilihan tema sistem akademik ini•
Pilih tema sesuai keinginan andaPENGATURAN SMS
•
Masuk ke menu pengaturan > Pengaturan SMS•
Disini anda dapat menemukan 2 layanan SMS yang akan digunakan, yaitu Clickatell dan Twilio•
Anda harus mengaktifkan layanan ini sebelum digunakan•
Lalu masukkan informasi yang diminta sesuai informasi layanan yang akan di gunakan•
Untuk akun Twilio kunjungi web ini :https://www.twilio.com/user/account/settings/ international/sms
PENGATURAN BAHASA
•
Arahkan pada menu Pengaturan lalu Pengaturan Bahasa•
Anda dapat mengganti frasa atau menambahkan frasa baru untuk setiap Bahasa yang digunakan•
Tambah Bahasa baruPENGATURAN AKUN
•
Masuk ke menu Akun sebelah kiri bawah•
Anda dapat mengganti informasi akun anda secara standar•
Perbarui kata sandi anda•
Ganti foto profil andaPANEL DOSEN
DASBOR / PANEL DOSEN
Dari sini setiap dosen dapat mengetahui jumlah total dari Mahasiswa, Dosen, Orang Tua dan kehadiran mahasiswa setiap harinya. Dari dasbor ini juga dosen dapat mengetahui acara-acara kegiatan yang sedang berlangsung.
MENGELOLA MAHASISWA
Mahasiswa Baru
•
Masuk ke menu Mahasiswa > Tambah Mahasiswa•
Tambahkan informasi yang berkaitan dengan mahasiswa tersebut•
Kemudian Simpan Informasi Mahasiswa•
Navigasikan ke menu mahasiswa > Informasi Mahasiswa•
Dari sini anda dapat melihat mahasiswa berdasarkan kelas/angkatan•
Jika kelas tersebut mempunyai bagian maka anda dapat melihat mahasiswa per-bagian kelas/angkatanLembar Nilai Mahasiswa
•
Dari menu arahkan ke bagian Mahasiswa > Informasi Mahasiswa > Kelas/Angkatan > Pilih Menu Action > Lembar Nilai
•
Disini anda dapat melihat lembar nilai mahasiswa berdasar kelas/ angkatan•
Jika kelas/angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihat bagian tersebut bersamaan dalam sebuah kelas/ angkatanMATERI KULIAH
•
Untuk dosen dapat masuk langsung ke menu bahan ajar di menu sebelah kiri•
Setelah masuk anda akan dapat melihat materi kuliah yang telah di unggah•
Jika belum ada dosen dapat menambah bahan kuliah yang nantinya bisa di unduh oleh mahasiswa•
Tambahkan materi kuliah tersebut berdasarkan kelas/angkatan yang berlaku•
Dosen dapat mengelola setiap materi kuliah yang ada atau menghapusnyaMENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI
•
Dari menu navigasi arahkan ke bagian Kehadiran Rutin•
Pilih tanggal, bulan, dan tahun serta kelas mengajar lalu klik Pengaturan Kehadiran•
Disini anda dapat melihat nama mahasiswa beserta info kehadirannya dalam sebuah tabel•
Untuk memperbarui status kehadiran setiap kelas tertentu atau tanggal tertentu yang telah di input sebelumnya, klik tombol perbarui kehadiran•
Input status kehadiran seluruh mahasiswa lalu klik simpan/ save changesPANEL MAHASISWA
DASBOR
Dasbor ini berisi jumlah dosen, mahasiswa, orang tua serta kehadiran mahasiswa dalam suatu kurun tertentu
Dasbor mahasiswa ini juga berisi kalender kegiatan yang sedang atau akan berlangsung
RUTINITAS KELAS
•
Masuk ke menu Rutinitas Kelas•
Dari sini mahasiswa dapat melihat rutinitas kelas mereka (per- kelas/angkatan) setiap mereka masuk ke dalam sistem akademikLEMBAR NILAI
•
Dari menu navigasi masuk ke Nilai Ujian•
Pilih ujian dan mata kuliah•
Dari sini mahasiswa dapat melihat nilai untuk setiap ujian yang telah di ikuti dan dapat mencetak setiap lembar nilai yang diberikanBAHAN AJAR
•
Masuk ke menu bahan ajar•
Mahasiswa dapat dapat melihat setiap bahan ajar yang telah di unggah oleh dosen untuk kelas mahasiswa•
Mahasiswa dipersilahkan mengunduh setiap bahan ajar yang telah diberikan dalam bentuk dokumen yang telah disediakan, PDF ataupun ExcelPEMBAYARAN
•
Dari menu navigasi arahkan ke menu pembayaran•
Mahasiswa dapat melihat daftar tagihan yang telah dibuat oleh bagian keuangan•
Mahasiswa dapat membayarkan tagihan yang belum di bayarkan melalui bagian keuangan•
Selanjutnya pihak keuangan mencetak nota pembayaran yang sudah di bayarkan, atau mahasiswa sendiri yang akan mencetak notapembayaran yang sudah dibayarkan.
BERKOMUNIKASI DENGAN ADMINISTRATOR / DOSEN
•
Masuk ke menu Pesan di sebelah kiri bawah•
Kirim pesan yang akan ditujukan untuk Administrator atau Dosen•
Mahasiswa dapat menerima pesan yang dikirimkan ke mereka ataupun yang telah mereka kirimkan ke Dosen atau AdministratorPARENT PANEL
DASBOR
Seperti pada dasbor-dasbor sebelumnya, dasbor orang tua ini berisi tentang jumlah mahasiswa, dosen, orang tua serta kehadiran mahasiswa berdasarkan kurun waktu tertentu.
Pada dasbor ini juga berisi kalender acara yang sedang atau akan berlangsung.
NILAI PUTERA-PUTERI/ MAHASISWA
•
Dari menu navigasi masuk ke bagian nilai ujian•
Dari sini orang tua dapat melihat nilai dari putra putrinya•
Setiap orang tua dapat memiliki beberapa anak/ mahasiswa PEMBAYARAN•
Dari menu arahkan ke bagian pembayaran•
Orang tua dapat melihat tagihan pembayaran dari putera-puteri nya secara inidividu•
Buat pembayaran secara online atau manualRUTINITAS KELAS
•
Dari menu navigasikan pada Rutinitas Kelas•
Orang tua dapat melihat kehadiran anaknya/ mahasiswa berdasarkan tanggal aktivitas kuliahPESAN
•
Arahkan pada menu pesan untuk mengelola pesan•
Orang tua dapat mengirimkan pesan secara pribadi kepada dosen ataupun administrator•
Orang tua dapat mengelola pesan yang dikirimkan atau terkirim ke mereka
