LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan bersama-sama dengan maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives).
Untuk memudahkan pemahaman mengenai sistem pertama-tama ketahui dari definisinya, dengan demikian definisi ini mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.
Menurut Jogiyanto (2016a:2) “sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Sujarweni (2015:1) “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berkaitan dan bekerja sama dalam melakukan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.
Dari definisi sistem diatas maka penulis menyimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi atau berhubungan dengan maksud dan tujuan tertentu.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2016b:3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain. 7. Pengolah Sistem (process)
Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi, sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Jogiyanto (2016c:6) mengemukakan sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antar manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. M isalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-human-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah sistem berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
2.1.4. Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Menurut Jogiyanto (2016d:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sedangkan menurut McFadden dkk dalam Zakiyudin (2012:10), informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam mengambil keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information-generating systems.
Didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2016e:11) bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.1.6. Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2016f:12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari:
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpanan data dan lain sebagainya.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.7. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Zakiyudin (2012:19) mengemukakan bahwa:
Sistem informasi manajemen (management information system) adalah suatu sistem informasi manajemen menggambarkan ketersediaan suatu rangkaian data yang cukup lengkap yang disimpan agar dapat menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.
Sedangkan menurut Frederick H. Wu dalam Jogiyanto (2016g:14) bahwa “Sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”.
2.1.8. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut TMBooks (2015:2) menjelaskan bahwa “SIA atau Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi”.
Informasi-informasi yang dihasilkan oleh SIA antara lain meliputi informasi mengenai order penjualan, penjualan, penerimaan kas, order pembelian, penerimaan barang, pembayaran dan penggajian.
2.1.9. Sistem Akuntansi Kas Kecil
Menurut Sujarweni (2015:123) bahwa “sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan sejumlah uang yang tidak besar”. Sistem ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu sistem saldo fluktuasi atau berubah (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system).
2.1.10. Jurnal Kas Kecil
Menurut Hasanuh (2011:37) menerangkan bahwa “Jurnal merupakan media atau formulir untuk mencatat segala transaksi yang terjadi secara kronologis disertai dengan pendebitan dan pengkreditan perkiraan berdasarkan jumlah tertentu”.
Jurnal disebut juga catatan harian atau buku harian. Proses pencatatan transaksi ke dalam jurnal disebut penjurnalan (journalizing).
Ada beberapa manfaat jurnal, yaitu: 1. Untuk menghindari adanya kekeliruan
2. Untuk memudahkan adanya pengawasan karena adanya urutan waktu pada transaksi pada masa lampau dengan mudah dan dapat ditelusur
Jurnal-jurnal yang diperlukan dalam kas kecil sebagai berikut: 1. Jurnal pada saat pembentukan kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Contoh:
Kas kecil Rp. 4.000.000,-
2. Jurnal pada saat pengeluaran biaya-biaya kas kecil Biaya-biaya xxx Kas kecil xxx Contoh: Biaya Telepon Rp. 500.000,- Biaya Listrik Rp. 600.000,- Biaya Air Rp. 61.000,- Kas kecil Rp. 1.161.000,- 3. Jurnal pada saat pengisian kembali kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Contoh:
Kas kecil Rp. 3.000.000,-
Kas Rp. 3.000.000,-
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (tools system) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan secara tepat.
2.2.1. Unified Modelling Language (UML)
Menurut Fowler (2014:1) bahwa “UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (OO)”.
Di dalam UML terdapat 13 diagram yang dapat menggambarkan suatu sistem, yaitu: 1. Activity Diagram 2. Class Diagram 3. Communication Diagram 4. Component Diagram 5. Composite Diagram 6. Deployment Diagram
7. Interaction Overview Diagram 8. Object Diagram
9. Package Diagram 10. Sequence Diagram 11. State Machine Diagram 12. Timing Diagram
13. Use Case Diagram.
Tetapi penulis hanya membahas 4 diagram saja, yaitu sebagai berikut: 1. Use Case Diagram
Menurut Fowler (2014:141) “Use case adalah teknik untuk merekam persyaratan fungsional sebuah sistem”.
Use case mendeskripsikan interaksi tipikal antara para pengguna sistem dengan sistem itu sendiri, dengan memberi sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Rangkaian langkah-langkah yang menjabarkan sebuah interaksi antara seorang pengguna dengan sebuah sistem disebut skenario.
“Sebuah use case adalah serangkaian skenario yang dikemas menjadi satu oleh tujuan pengguna umum” (Fowler, 2014:142).
Dalam bahasan use case, para pengguna disebut sebagai aktor. Aktor merupakan sebuah peran yang dimainkan seorang pengguna dalam kaitannya dengan sistem. Seorang aktor dapat menggunakan banyak use case, sebaliknya, sebuah use case juga dapat digunakan oleh beberapa aktor.
2. Activity Diagram
Menurut Fowler (2014:163) menjelaskan bahwa “Activity diagram adalah teknik untuk menggambarkan logika prosedural, proses bisnis dan alur kerja”.
Activity diagram memberi tahu tentang apa yang terjadi, tetapi diagram ini tidak memberi tahu tentang siapa yang melakukan apa. Jika ingin menunjukkan siapa melakukan apa, maka dapat memisahkan activity diagram ke dalam partisi-partisi yang menampilkan action mana yang dilakukan oleh sebuah class atau organisasi.
3. Class Diagram
Class diagram tidak hanya digunakan secara luas tetapi juga memiliki bayak konsep pemodelan (Fowler, 2014). Meskipun elemen-elemen dasar dibutuhkan oleh setiap orang, konsep-konsep tingkat lanjut juga tidak jarang digunakan.
berbagai macam hubungan statis yang terdapat di antara mereka. Class diagram mmenunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan-hubungan objek tersebut.
4. Sequence Diagram
Sequence diagram menunjukkan interaksi dengan menampilkan setiap partisipan dengan garis alir secara vertikal dan pengurutan pesan dari atas ke bawah.
2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Rosa dan Shalahudin (2016:53) bahwa “ERD adalah bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data relasional”.
ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika. ERD biasanya memiliki hubungan binary (satu relasi menghubungkan dua buah entitas). Beberapa metode perancangan ERD menoleransi hubungan relasi ternary (satu relasi menghubungkan tiga buah relasi) atau N-ary (satu relasi menghubungkan banyak entitas), tapi banyak metode perancangan ERD yang tidak mengizinkan hubungan ternary atau N-ary. Berikut contoh bentuk hubungan relasi dalam ERD:
Tabel III.1. Bentuk Hubungan Relasi Dalam ERD
Nama Gambar
binary
ternary
N-ary
Sumber : Rosa dan Shalahudin (2016:52)
E1 E2 E2 E1 E3 E4 E3 E1 E2 R1 R1 R1
