53
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah PT. Siemens Indonesia
Siemens telah aktif di Indonesia selama hampir 150 tahun, dengan jumlah 5 perusahaan yang beroperasi, yang dibangun pada setiap negara. Pada fiskal 2004 (1 Oktober 2003 sampai 30 September 2004), penjualan Siemens di Indonesia berjumlah hampir 735 juta euro. Permintaan terbaru berjumlah 793 juta euro. Siemens saat ini memiliki lebih dari 3300 karyawan di setiap negara, dengan 5 manufaktur yang bergerak dalam bidang pasar domestik dan ekspor antar negara. Fasilitas produksi yang berada di Pulo Mas, Jakarta, Cilegon dan Banten telah menjadi pusat persaingan internasional untuk panel-panel dan komponen-komponen pembangkit listrik, mengekspor 80% dari outputnya.
Komunikasi merupakan bidang bisnis Siemens yang paling sukses, dengan pembagian sebagai berikut, 60% pada Time Divison Multiplexing (TDM) switching, 25% pada jaringan transmisi backbone performa tinggi, 35% pada bisnis mobile network yang sedang booming. Pada Februari 2004, Siemens menyelesaikan suatu jaringan backbone performa tinggi untuk PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM). Kontraknya termasuk menyediakan peralatan-peralatan switching dan pemasangan 2500 Km kabel fiber optik yang menghubungkan Jakarta dengan Batam, bersamaan dengan melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan konstruksi dan penyediaan peralatan transmisi optikal. Siemens juga mengimplementasi dua proyek backbone untuk membangun jalur komunikasi pada pulau Sulawesi dan Kalimantan untuk
TELKOM, dengan pelayanan tambahan untuk wilayah di dalamnya dan meningkatkan infastruktur untuk pengembangan regional pada telekomunikasi dan bisnis. Pada awal tahun 2004, Siemens memasang lebih dari 1400 Km transmisi backbone optikal pada pulau Jawa dan Sumatera untuk PT Indonesian Satellite Corporation, Tbk (INDOSAT).
Operator mobile terbesar di Indonesia, PT. Telekomunikasi Selular Indonesia, Tbk (TELKOMSEL), telah memilih Siemens’ Charge@Once online sebagai alat bantu untuk mengantisipasi kebutuhan pasar yang akan datang dengan model bisnis yang tersegmentasi dan munculnya mobile data services. Sebagai provider end-to-end dari mobile data services untuk jaringan INDOSAT, Siemens secara berkelanjutan dilibatkan dalam pengembangan lingkup jaringan dan kapasitas untuk melebihi performa peralatan GSM yang sudah ada. Perusahaan telah menyediakan base stations, switching technology, dan minilink dan transmisi backbone dan memperluas intelligent network yang biasa digunakan untuk menawarkan pre-paid mobile payment dan mobile banking solutions.
Pada area bisnis automation and control, Siemens menerima sebuah kontrak dari PT. Krakatau Steel, manufaktur baja yang paling besar di Indonesia, untuk memodernisasi fasilitas-fasilitas yang digunakan pemotongan baja dengan menyediakan elektrikal baru dan teknologi otomatis. Siemens juga men-supply sebuah sistem eksekusi manufaktur, yang pertama di Asia Pasifik untuk PT, HM Sampoerna, salah satu perusahaan tembakau terbesar di Indonesia. Building Technologies group telah berhasil mengimplementasikan sebuah fire safety terintegriasi dan internet broadband system untuk Hotel Shangri-La Jakarta.
Pada area bisnis medical, siemens menerima sebuah kontrak pada September 2004 dari Rumah Sakit Pluit Gading di Jakarta untuk menyediakan Magnetom avanto systems dan Somatom Sensation Cardiac 64 Scanners. PT Siemens Hearing Instruments, yang berlokasi di pulau Batam, mengembangkan alat bantu pendengaran untuk pasar ekspor.
Pada area bisnis transportasi, Siemens telah menyediakan seluruh peralatan stasiun kereta di Pulau Jawa dengan relay interlocking dan komponen outdoor electrical sebaik sistem signal, termasuk lebih dari seribu unit fungsi seperti signals, switch signals dan lintasan sirkuit. Sistem ini memudahkan operator jalur kereta api untuk memperluas commuter dan main-line service sepanjang koridor timur dan selatan.
Pada area bisnis penerangan (lighting), PT. Osram Indonesia telah memfokuskan pada produksi incandesccent dan fluorescent lamps untuk pasar domestik dan pasar ekspor, dengan total investment 3.2 juta euro dan beberapa 1250 karyawan. Perusahaan men-supply kotamadya Jakarta dengan 70.000 lampu sodium NAV bertekanan tinggi yang disesuaikan untuk kebutuhan pembuatan lampu jalan.
Pada tahun 1977, sebagai bagian dari kebijakan dalam menyediakan know-how and education, Siemens membangun sebuah Vocational Training Center (VTC) pada bidang elektrikal dan mekanikal, mechatronics dan telekomunikasi. Merepresentasikan sebuah investment sebesar 3 juta USD, pusatnya berlokasi pada pabrik PT. Siemens Indonesia di Cilegon, Banten. Setiap tahun, lebih dari seratus apprentices menjadi bagian dalam program.
Sampai sekarang sebanyak 650 orang indonesia telah menyelesaikan program kualifikasi VTC untuk teknisi.
Siemens memiliki sebuah tradisi lama di Indonesia. Pada tahun 1855 – hanya delapan tahun setelah ditemukan oleh Werner von Siemens - perusahaan menerima kontrak lokal pertama untuk peralatan telegraf. Siemens mengirim insinyur ke Batavia (saat ini Jakarta) pada tahun 1894. Pada tahun 1909, perusahaan membuka kantor pertama di Surabaya, yang kemudian menjadi pusat ekonomi dan teknologi di Jawa.
3.2 Struktur Organisasi PTSI
(Gambar 3.1. Struktur Organisasi PTSI) (Sumber : Arsip PT Siemens Indonesia)
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
a. Customer Account Commercial Sales
Memimpin, merumuskan kebijaksanaan pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas Commercial, Sales dan Service.
b. Team Assistant
1. Mengkoordinir semua kegiatan yang dilakukan oleh anggota tim 2. Mencatat dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan tim seperti pembelian
peralatan yang digunakan untuk mendukung kegiatan anggota tim 3. Mengatur data-data tim seperti pengambilan cuti yang dilakukan oleh
anggota tim
4. Bertanggung jawab terhadap susunan file pada ruang penyimpanan file
c. Commercial Manager
1. Bertanggung jawab terhadap pengembangan dan perekrutan sumber daya manusia
2. Merancang semua pedoman dan regulasi dalam PTSI
3. Project Management untuk suatu project sebagai partner dari PM, mengatur semua fungsi controlling.
4. Mengawasi Project Reporting untuk Project Steering Committee 5. Mengatur claim, resiko, asset, perubahan order dan manajemen
konfigurasi.
a. Commercial Processing
Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengeluaran dari departemen Commercial
b. Project Implementation and Control Terdiri dari 3 bagian yaitu :
• Commercial Assistant Manager
1. Mengkoordinir, mengawasi, dan melakukan follow up kegiatan-kegiatan bagian Project Implementation and Control untuk proyek customer
2. Bertanggung jawab terhadap Project Controlling, Project Reporting, dan Project Accounting berkenaan dengan PTSI
3. Mengkoordinir Project Reporting untuk Project Steering Committee
4. Bertanggung jawab terhadap data order financial dan proses penyelesaian suatu pekerjaan
5. Mendukung PM ( laporan-laporan, semua topic-topik keuangan atau administrasi )
• Project Controller
1. Mengkoordinasi, mengawasi dan melakukan follow up terhadap proyek customer
2. Bertanggung jawab terhadap data order financial 3. Bertanggung jawab terhadap pengawasan PO
4. Bertanggung jawab terhadap Accrual creation (garansi, penalti dan kerugian)
• Project Administrator
1. Mendukung pengawasan proyek customer dalam PTSI 2. Mendukung administrasi harian proyek customer
3. Mendukung penutupan keuangan akhir bulan untuk proyek customer
4. Mendukung persiapan dari pembuatan laporan proyek customer yang bertujuan untuk review meeting
5. Mendukung masalah-masalah administrasi commercial lainnya yang berhubungan dengan customer
6. Mendukung pembuatan laporan dari pengawasan PO 7. Mendukung penutupan proyek
d. Sales Support
1. Membuat proposal pengajuan proyek untuk customer 2. Menerima PO dari customer
3. Membuat surat order barang beserta PO-nya
4. Menerima dokumen ATP ( Acceptance Test Protocol )dari departemen Service
5. Membuat laporan BAST ( Berita Acara Serah Terima ) dan CR (Change Request )
e. Service Support
1. Mengawasi penggunaan barang yang digunakan untuk membangun suatu proyek dari customer
2. Membuat dokumen ATP yang berisi tentang penggunaan barang di lapangan
f. Billing Coordinator
1. Mengkoordinasi dan mengawasi pembuatan invoice yang akan diserahkan kepada customer
2. Membawahi 2 bagian : a. Billing
Membuat invoice yang akan diserahkan kepada customer b. Landlord Reimbursement
Melakukan riset ke lapangan dan membeli tanah yang akan digunakan untuk pembangunan proyek dari customer
g. Customer Liaison and Collection Coordinator
1. Membantu penerimaan dan pengecekan invoice untuk customer 2. Menghubungkan tim billing dengan customer
h. Task Force Deputy
1. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan closing contract 2. Membawahi 1 bagian :
a. Contract Closing
1. Memeriksa kontrak dengan implementasinya 2. Membuat invoice akhir
3.4 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen antara pihak PTSI dengan Customer Berdasarkan gambar diatas, sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. PTSI mengajukan proyek kepada customer yang berupa proposal. 2. Jika proposal tersebut disetujui oleh customer, customer membuat
purchase requisticion.
3. Jika proposal tersebut tidak disetujui, maka tidak terjalin kerjasama diantara kedua belah pihak.
4. Customer mengirim purchase order kepada PTSI.
6. Departemen Sales membuat surat order barang (Purchase Order) untuk Third Party.
7. Third Party menerima purchase order dari Departemen Sales. 8. Third Party mengirim barang ke customer.
9. Customer menerima barang lalu customer membuat BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang). Sedangkan Third party membuat invoice.
10. Departemen Service menggunakan barang untuk membangun BTS (Base Transceiver Subsystem).
11. Departemen Service membuat dokumen ATP (Acceptance Test Protocol).
12. Departemen Sales menerima dokumen ATP dari Departemen Service.
13. Departemen Sales membuat dokumen BAST (Berita Acara Serah Terima).
14. Departemen commercial membuat invoice untuk ditagihkan kepada customer.
15. Customer melakukan pembayaran
3.5 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan sekarang ini adalah :
• Data-data pada departemen Service, Sales dan Commercial tidak terintegrasi dan tidak terstruktur.
Data-data ini meliputi data peralatan (equipment), pelanggan (customer), lokasi BTS (site) dan data-data yang berhubungan dengan invoice yang ditujukan kepada pelanggan (customer). Akibat dari data yang tidak terintegrasi :
¾ Sulit untuk menampilkan informasi tertentu yang dibutuhkan. Contohnya menampilkan informasi penggunaan peralatan beserta harga pada suatu site berdasarkan nomor PO (Purchase Order). Bila ingin menampilkan informasi ini, maka harus dilakukan tracking terhadap data-data site berdasarkan nomor site-nya (Site ID). Hal ini sulit dilakukan karena harus memeriksa satu per satu dari keseluruhan site record dalam suatu PO dimana dalam satu PO tersebut terdiri dari banyak site yang nomor site-nya (Site ID) tidak berurutan.
¾ Sulit untuk melakukan manipulasi data (update data) karena data-data tidak terintegrasi. Contohnya ketika terjadi perubahan harga barang yang dimiliki oleh departemen sales, mengakibatkan data harga yang ada pada departemen commercial tidak ter-update.
¾ Adanya duplication job. Contohnya nomor PO atau data total harga yang diinput tidak dikerjakan hanya satu orang staff melainkan banyak staff di departemen yang berbeda.
• Kurangnya kontrol otorisasi user dalam mengakses data-data di departemen Sales, Service, dan commercial.
3.6 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh departemen Sales, Service, dan Commercial adalah:
• Informasi yang dibutuhkan pada pembuatan BAST (Berita Acara Serah Terima) berdasarkan nomor PO
• Informasi yang dibutuhkan pada pembuatan BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang) berdasarkan nomor PO
• Informasi yang dibutuhkan pada pembuatan invoice berdasarkan nomor PO • Informasi mengenai status site
• Informasi penggunaan peralatan beserta harga pada suatu site berdasarkan nomor PO (Purchase Order).
• Laporan pembayaran oleh customer
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tidak dapat terpenuhi karena datanya tersimpan dalam file-file yang sulit dikoordinasi dengan baik.
Dalam aplikasi basis data ini data-data tersimpan dan terkoordinasi dengan baik, sehingga mempermudah pencarian data yang dibutuhkan. Hal ini, juga dapat meningkatkan kinerja dari para karyawan, karena dengan aplikasi ini, para karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka secara praktis sehingga tanpa mengerjakan job overlapping atau duplication job. Di dalam aplikasi ini
juga akan tersedia fasilitas untuk membuat laporan yang dibutuhkan dimana laporan tersebut sesuai dengan standar dan kebutuhan masing-masing departemen.
