KUMPULAN SOAL RESERVASI

KUMPULAN SOAL RESERVASI N O INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

INSTRUMEN KUNCI JAWABAN SKOR BOBO

T

1 Menyebutkan

Peranan Reservasi

Jelaskan peranan

reservasi!

 Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu.

 Reservation section adalah bagian hotel yang menangani pemesanan kamar

 Reservation staff adalah petugas yang menangani pemesanan kamar

2 Menjelaskan

Pengertian Reservasi

Jelaskan pengertian reservasi

suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu

3 Menjelaskan Tugas dan Tanggung Jawab Seksi Reservasi

Jelaskan tugas dan tanggung jawab dari seksi reservasi?

 Tugas utama petugas reservasi (Reservation staff) : Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang prima

4 Menjelaskan Manfaat Reservasi

Jelaskan manfaat

reservasi bagi hotel

 Pihak hotel mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum waktunya tiba dalam hal pelayanan yang perlu dipersiapkan dan pelayanan khusus yang diperlukan tamu

 Pihak hotel dapat menyiapkan kamar (blocking) dengan demikian dapat diketahui tingkat huni kamar yg diharapkan dimasa mendatang

 Untuk meminta kepastian kpd calon tamu sebelum waktunya tiba apakah kamar yg dipesan tetap diperlukan atau tidak

 Pihak hotel dapat membuat perkiraan (Forecasting) jumlah kamar yg telah dipesan dalam waktu / periode tertentu sehingga bisa diketahui penghasilan hotel yg akan dicapai

5 Jelaskan manfaat

reservasi bagi tamu

 Tamu mendapat kepastian bahwa kamar telah tersedia pada waktu tamu tiba.

 Dapat memastikan berapa jumlah beaya penginapan yang di habiskan selama mereka tinggal

 Dapat menyusun jadwal kegiatan perjalanan mereka. 6 Menjelaskan

Jenis-Jenis Reservasi

Jelaskan jenis-jenis reservasi

 Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation

Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai (peak season/ high season).  Pemesanan kamar tidak bergaransi/non-guaranteed

reservation

Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah 6 pm release.

Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamar(confirmation letter) yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar.

7 Menjelaskan

Klasifikasi Reservasi

Jelaskan klasifikasi reservasi?

 Individual reservation

Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (normal rates/package rates/ family plan rates).

 Group reservation

Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates/ group rates).

 Conference reservation

Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial. 8 Menjelaskan

sumber-sumber reservasi

Jelaskan 6 sumber-sumber reservasi

 Perusahaan: perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan,

 Biro/agen perjalanan: agen perjalanan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh

travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi.

Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu:

 FIT (Free Independent Traveler/ Free Individual Traveler).  GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang

mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 8 kamar.

 Airlines companies: sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan, antara lain:awak kabin, kantor-kantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.  Kantor pemerintahan: pejabat pemerintahan serta tamu yang

berasal dari perusahaan Negara/BUMN.

 Hotel representative: pemesanan kamar yang berasal dari kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.

 Tamu hotel: tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya .

9 Menjelaskan cara penulisan nama tamu dan penggunaan symbol atau

singkatan pemesanan kamar pada format kerja reservasi.

Jelaskan yang di maksud dengan:

a. Surname/Family name/Last name b. Initial (First name) :

Initial of Given

a. Surname/Family name/Last name Adalah nama akhir atau nama keluarga atau nama tambahan

b. Initial (First name) Adalah nama depan baik berupa nama pemberian maupun nama tengah

name & Initial of Middle name c. Title

(Jabatan/gender)

c. Title (Jabatan/gender) adalah panggilan yang ditujukan kepada tamu sesuai dengan jenis kelamin atau jabatan yang

disandang 10 Penulisan nama tamu

yang benar

Jelaskan penulisan nama tamu di bawah ini: 1. Mr. Ficher Von Osten 2. Mrs. Silvy A. La Rue 3. Mr. John Vander Kuyl

4. Miss. Ong Ai Hoa 5. Mrs. Elizabeth La Rose 6. Ms. Chang Hsiao Pei san 7. Mrs. Robert St Alponzo

8. Mr. Ing Pick Ling 9. Col Toyohisa Kajiwara 10. Dr. Yekaterina Kushekbayeva 1. Von Osten, F. Mr. 2. La Rue, S. A. Mrs. 3. Vander Kuyl, J. Mr. 4. Ong, Ai Hoa Miss. 5. La Rose, E. Mrs.

6. Chang, Hsiao Pei San Ms.

7. St Alponzo, R. Mrs. 8. Ing, Pick Ling Mr. 9. Toyohisa, Kajiwara Col. 10. Kushekbayeva, Y. Dr.

11 Menjelaskan format kerja reservasi

Jelaskan keuntungan penggunaan formulir kamar

1. Untuk memastikan beberapa hal-hal yang penting tentang tamu seperti pembayaran, harga kamar dan jam berapa tiba 2. Memudahkan untuk mengadakan proses pengisian ke

format selanjutnya

3. Menghindari hilangnya data tamu yang telah diambil

12 Menjelaskan format kerja reservasi pada hotel besar dan hotel kecil

Jelaskan format kerja reservasi pada hotel besar dan hotel kecil

Jenis-jenis formulir pemesanan kamar (reservation form) untuk hotel besar:

a. Reservation form b. Reservation slip c. Density chart d. Expected arrival list

Jenis-jenis formulir pemesanan kamar (reservation form) untuk hotel kecil: a. Reservation form b. Reservation diary c. Conventional chart 13 Menjelaskan Media Reservasi Jelaskan 5 media reservasi!

1. Telephone.: Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam.

2. Letter (surat): Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar (group) dengan

maksud untuk pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

3. Facsimile : Metode pemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.

4. Computer : Penggunaan computer biasanya banyak

dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang mempunyai hubungan

kerjasama dengan hotel lain (hotel chain). Melalui computer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau penuh.

5. Personal (langsung) : Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. 14 Menjelaskan

kelebihan dan kelemahan media reservasi

Jelaskan kelebihan dan kelemahan telephone sebagai media reservasi! 1. Telephone Kelebihan: a) Penggunaannya mudah b) Menghemat waktu .

c) Konfirmasi langsung diperoleh dari pihak hotel. Kelemahan :

b) Tidak memberi bukti konkrit

c) Bahasa atau dialek yang digunakan penelpon kadang tidak jelas.

d) Kekeliruan pemesan, menimbulkan keluhan dari tamu. Jelaskan kelebihan dan

kelemahan faksimil sebagai media reservasi!

2. Facsimile

Kelebihan :

a) Lebih efektif karena informasi yg terkirim dapat diterima langsung oleh hotel.

b) Kedua belah pihak mempunyai tanda bukti. c) Waktu lebih cepat.

d) Hemat biaya. Kelemahan :

a) Gangguan pada listrik, pesan tidak terkirim.

15 Jelaskan kelebihan dan

kelemahan surat sebagai media reservasi!

3. Surat Kelebihan :

a) Lebih efisien, karena informasi yg disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami.

b) Ada bukti nyata, apabila ada kesalahan pemesanan kamar Kelemahan:

a) Prosesnya lama, karena memerlukan beberapa hari untuk mendapat konfirmasi dari hotel.

16 Menjelaskan Bagian-Bagian Surat

Jelaskan bagian-bagian surat!

a. The heading of the letter

Adalah kepala surat, yang umumnya berisikan nama suatu instansi, alamat dan hal penting lainnya, seperti nomor telepon,

telex, fax, dan lain sebagainya. b. The date

Ditulis sebelah kiri atau disebelah kanan sesuai dengan bentuk surat penulisnya, dimulai dari tanggal, bulan dan tahun

c. The address

Nama yang dituju dan alamat umumnya ditulis sebelah kiri. d. The salutation

Salam pembuka e. Subject heading

Pokok surat, biasanya digunakan untuk menekankan dan menjelaskan maksud dari surat tersebut. Pokok surat ini biasanya tidak ditulis jika surat tersebut ditujukan kepada tamu. f. Body of the letter

Isi surat yang terdiri dari 3 bagian yaitu:

• Introduction (pendahuluan) adalah bagian yang berisikan maksud dari surat, dimana penulisnya harus dapat menarik perhatian si pembaca, umumnya berisi ucapan terimakasih kepada tamu karena telah mengirimkan surat pemesanan kamar.

• Content (isi surat) adalah berisi jawaban terhadap permintaan tamu mengenai apakah pemesanannya dapat

diterima, atau jawaban terhadap permintaan lainnya.

• Closing (penutup) adalah bagian yang berisikan ungkapan pengharapan agar tamu mau menginap di hotel

g. The complimentary close Salam penutup

h. The signature

Berisikan tanda tangan, diikuti jabatan serta nama sipenulis surat

i. The enclosure

Berupa lampiran-lampiran yang disertakan dalam surat, seperti brosur hotel, daftar harga kamar, dan lain sebagainya

17 Menjelaskan bentuk-bentuk surat

Jelaskan bentuk-bentuk surat yang biasa

digunakan

Bentuk-bentuk surat yang umumnya digunakan adalah:

a. Block style or full block style, dimana penulisnya dimulai dari rata kiri

b. Modified block style, penulisannya hampir sama dengan full

block style namun penulisan tanggal dan salam penutup ditulis

rata kanan

c. Modified semi block style, hampir sama dengan modified block

style. Perbedaannya terletak pada setiap paragraph dalam isi