Table Of Duties. Sales Head Development Program

(1)

Sales Head Development Program

(2)

Kegiatan SH yang semakin banyak dan beragam sehingga

memerlukan

:

Panduan dalam bekerja, sebagai alat kontrol

terhadap kegiatan SH dan salesforce, dan pedoman melakukan

analisa aktivitas penjualan

(3)

TUJUAN

1. Membuat panduan dan alat kontrol dalam aktivitas Harian,

Mingguan, dan Bulanan bagi Sales Head

2. Menyeragamkan cara kerja seluruh Sales Head dalam

memonitor dan mereview aktivitas SF

(4)

POKOK BAHASAN

• Pemahaman Table Of Duties SH

• Aturan-aturan terkait seperti : target SH, target SF,

training, pengembangan tim dan individu, evaluasi

tim

• Implementasi TOD (form) & Evaluasi Kinerja SH dan

Tim

(5)

(6)

No. TOD SALES HEAD SUDAH/BLM

PAGI 08-12

Rekonfirm policy dan strategi ke Branch Manager (BM) dan mencari

informasi tambahan yang perlu disampaikan kepada Sales Force (SF) V

Mengikuti morning meeting bersama SF V

Memastikan dan mengingatkan target harian SF tercapai

Menyampaikan policy strategi maupun rencana kepada SF dengan menekankan pada hal2 yang prioritas

Memastikan dan menjalankan rekruitmen salesforce sesuai dengan standart PT. SIS

Membina dan mengembangkan salesforce trainee dengan cara menjalankan seluruh rangkaian program Sales Trainee Development Program yang menjadi tanggung jawab Dealer

Joint Call dengan utamakan pendampingan oleh Sales Platinum dan Gold, bila ada project besar, baru dengan SH

Memonitor proses penjualan tiap SF mulai dari proses SKPK sampai dengan delivery

Bertanggung jawab pada perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas marketing

(7)

SIANG : Laporan

Menganalisa masalah yang dihadapi masing-masing sales Force di timnya dan membuat solusinya

Mereview Inquiry Tracking System berdasarkan performance masing-masing tim

SIANG : Monitor & Kordinasi

Memonitor pemanfaatan data base oleh Sales Force

Monitor A/R dengan mengutamakan kordinasi dengan bagian penagihan, SH bertindak berdasarkan info bagian penagihan. Penagihan  kasir

(8)

SORE : meeting sore

Bila di rasa perlu menelpon cross check data Kartu Data Pelanggan (KDP) kepada konsumen

Mereview aktifitas pameran, event dan lain-lain

Mereview progres laporan mengenai keluhan konsumen dan memberikan solusi

Mereview pencapaian hasil penjulan SF: Hot prospect monitoring (HP,Closed, Delivery sesuai di wall board)

Melakukan laporan ke BM

Mengadakan meeting sore bersama SF MINGG

UAN

Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 minggu sebelumnya

Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 minggu mendatang

Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery) Membuat rencana pendampingan / joint visit & joint call selama 1 minggu

informasi stok unit dalam 1 minggu

Diskusi dengan BM mengenai pencapaian target penjualan salesman Menfollow up AR customer dan leasing yang bermasalah

(9)

BULANAN

Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 bulan sebelumnya dan triwulan serta semester berjalan

Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 bulan mendatang

Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery)

Menginformasikan stock unit dalam 1 bulan

Menginformasikan program penjualan dalam 1 bulan

Mendistribusikan dan mengevaluasi data base yang telah di terima dari kepala Cabang kepada Sales Force

Membuat evaluasi pencapaian & grading Salesman dan melaporkan ke BM

Sosialisasi policy baru Mencapai MMPI

(10)

Resume TOD Harian SH

1. Buka summary inquiry, evaluasi pencapaian ITS

2. Buka next follow up dan informasikan ke SF, bila

perlu di print ITS yang harus di follow up hari ini

3. Tanyakan setiap Salesman hasil kegiatan kemarin

4. Tanyakan Hot Prospek baru dan informasikan

progress Hot Prospek yang sudah dibantu follow up

oleh SH

5. Lakukan joint call bila diperlukan untuk

mempercepat closing

(11)

6. Tanyakan SPK baru atau progres SPK

7. Bantu prosesnya bila melalui leasing

8. Sampaikan sales program stock update, dan infromasi

baru lainnya

9. Sampaikan rencana kegiatan hari ini (pameran, moving,

juga jadwal follow up data di kantor, dll)

10. Lakukan C&C tiap individu untuk mengetahui

permasalahan yang timbul dan mencari jalan keluarnya

(utamakan C&C menyangkut skill)

(12)

11. Siang hari lakukan monitoring terhadap semua

kegiatan harian. Lakukan semua kegiatan untuk

membantu progress target (DAILY – WEEKLY –

MONTHLY) bisa tercapai

12. Sore hari menerima laporan aktivitas SF yang

dilakukan hari itu

(13)

(14)

SALES FORCE DEVELOPMENT 1. Kapasitas Penjualan

No Outlet / Sub Dealer

Target Penjualan per Bulan

SKP Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Total Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit Kontri busi Outle t (%) Unit 1 SEJAHTERA ABADI TRADA 100% 24 23 100% 22 100% 23 100% 26 100% 23 100% 27 100% 26 100% 26 100% 26 100% 27 100% 27 300 21 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL - Dealer 100% 24 0% 23 100% 22 100% 23 100% 26 100% 23 100% 27 100% 26 100% 26 100% 26 100% 27 100% 27 300 21 ADJUSTMENT TARGET JUMLAH UNIT*

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC TOTA L SKP 24 23 22 23 26 23 27 26 26 26 27 27 300 26

*Diisi pada saat meeting RKA, jika ada perubahan target unit

2. Sales Force Quantity & Quality

Data Versi SFD No Position & Grade

Jumlah Sales Force Data Training Data Training 2014 Aktual -2015 RKA 2016 STD Train ed Remai n Train ed Remai n 1 Branch Manager 1 1 1 1 1 0 2 Sales Head 1 2 2 2 2 0 3 Sales Platinum 0% 0% 0% 3,5% 0 0 0 4 Sales Gold 2 25% 1 8% 1 7% 23,0% 1 0 0 0 5 Sales Silver 4 50% 5 42% 5 36% 48,5% 5 0 1 0 6 Sales Trainee 2 25% 6 50% 8 57% 25,0% 4 2 3 6

Total Sales Person 8 12 14 10 2 4 6 Kapasitas Penjualan 20 23 25

CONTOH RKA DEALER

(15)

TARGET SH

1. Target sh tahunan ditentukan oleh kepala cabang (BM), di

break down menjadi target bulanan

2. Target yang ditentukan oleh BM kepada SH adalah

berdasarkan turunan dari target rka tahunan

3. Target meliputi jumlah penjualan (DO) yang diperoleh dan

juga target manpower (komposisi) yang ditetapkan

(16)

1. Berdasarkan penambahan / pengurangan target

manpower sesuai RKA

2. Berdasarkan komposisi platinum, gold, silver dan

trainee yang dimiliki

3. Mempertimbangkan turnover manpower

4. Berdasarkan potensi market yang ada di wilayahnya

PERTIMBANGAN DALAM MENENTUKAN TARGET SH

(17)

TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF

TARGET

DEALER

TARGET SH TARGET SH TARGET SH

HIRARKI TARGET DEALER

Platinun Gold Silver Trainee

(18)

Disusun berdasarkan breakdown dari aktivitas

marketing yang ada di RKA dan yang dilaporkan

setiap 3 bulan kepada PT SIS

(19)

• Pameran Indoor

• Pameran Outdoor

• Showroom Event

• Customer Gathering

• Moving Exhibition

dengan display unit

• Open Table

• Canvas

• Walk in

• Call in

• Call out

• Visit

• Newspaper

• Social Media

(20)

MANAGE ACTIVITIES

PLAN, DO, CHECK, ACTION (PDCA)

PLAN : Set the target

• Tentukan target bulanan SH

• Tentukan target SF

• Tentukan progress milestones

• Tentukan target pendukung (Inquiry, HP, SPK,

SR, Test Drive, dll)

(21)

DO : Take action to achieve the targets (implement

the plan)

• Buat desain aktivitas yang dilakukan untuk

mencapai target

• Desain sub-targets (test drive, inquiry, HP, SPK,

SR, dsb)

• Buat skedul mingguan untuk mencapainya

CHECK : Periksa progress tiap inquiry dan monitor

problem

• Buat laporan daily activities

• Progress Management

(22)

ACTION : Fix problems to achieve the targets

• Bila target mingguan tidak tercapai lakukan

perbaikan (langsung rubah/menambah

strategi untuk minggu berikutnya)

• Cek Inquiry, analisa faktor kegagalan (lost)

juga faktor sukses

(23)

(24)

ATURAN SDQA

yang

(25)

KAPASITAS PENJUALAN

• Dealer mempunyai wiraniaga yang total

kapasitasnya sesuai untuk mencapai target

penjualan Dealer

• Penilaian dilakukan secara proporsional setiap

3 bulan, dengan pertimbangan masa review 3

bulan dan tersedia ruang improvement bagi

Dealer.

(26)

Grade

Maximum

Minimum

Pencapaian

Point

Pencapaian

Point

Platinum

> 70%

2 <70%

0 Gold

> 80%

5 <80%

0 Silver

80% - 100%

0 <80% atau >100%

-3

Trainee

80% - 100%

0 <80% atau >100%

-2

(27)

Grade

Target

Komposisi

wiraniaga

Realisasi

Komposisi

wiraniaga

% pencapaian

Nilai

P

3

2 67%

0 G

6

3 50%

0 S

3

2 67%

-3

T

3

3 100%

0 Total

15 Wiraniaga

10 Wiraniaga

0

(28)

TRAINING

Seluruh wiraniaga grade trainee dengan masa kerja

maksimal 1 bulan telah menyelesaikan tahapan training

STDP

Setiap peserta training STDP mencapai nilai minimum 85

(29)

TRAINING

Seluruh wiraniaga grade Silver telah menyelesaikan

training STDP & Standar Pelayanan Suzuki (SPS) Silver

maksimal 2 bulan setelah pengangkatan grade Silver

Setiap peserta training SPS Silver mencapai nilai

minimum 85 pada post test SPS Silver via E-Learning

Sales Head wajib mengambil bagian sebagai Instruktur

pada training STDP & SPS Silver

(30)

TRAINING

STDP

SPS SILVER

NILAI

V

2 V

X

0 X

V

0 X

X

-2

(31)

TRAINING

• Partisipasi wiraniaga pada test periodik E-Learning

sudah mencapai minimal 95% setiap bulan

• setiap peserta tes periodik E-Learning mencapai nilai

minimal 85

• Sales Head (dan Branch Manager) HARUS

mengerjakan setiap materi test periodik Elearning

(32)

SILVER

(75poin)

GOLD

(240 Poin)

PLATINUM

(360Poin)

3 bulan

6 bulan

6bulan

3 bulan

6 bulan

•Pencapaian Target poin >120% ( >90poin)

OUT

•Pencapaian Target 90%≤ poin ≤120% (67,5 – 90 poin)

•Pencapaian Target 90%≤ poin ≤120% (216– 288 poin)

•Pencapaian Target poin >120% ( >288 poin)

•Pencapaian Target poin ≥ 90% ( ≥324 poin)

•Pencapaian Target poin < 90% ( < 216poin) •Pencapaian Target poin < 90% ( < `67,5 poin) •Pencapaian Target poin < 90% ( < 324poin) PROMOTE STAY DEMOTE •Pencapaian Target < 20 poin

Trainee

(20 poin)

3 bulan

•Pencapaian Target >20 poin

3 bulan

Target Point Trainee = 10 Silver = 25 Gold = 40 Platinum = 60

Career Path

(33)

Table Of Duties

Sales Head wajib melakukan review atas aktivitas yang

dilakukan berdasarkan Table of Duties (TOD).

Topik :

• Review ITS

• Marketing Activity

(34)

Review ITS

1. Apakah SH mengetahui Total Target

Inquiry?

2. Apakah SH mengetahui Total

Prospek?

3. Apakah SH mengetahui Total Hot

Prospek?

4. Apakah SH mengetahui Stock unit

yang tersedia?

5. dll

MATERI

ITS

(35)

TOD Pengembangan SF

REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (Bulanan)

Setiap salesforce pada setiap grading mempunyai target, actual

dan % pencapaian.

Terdiri dari :

1. Inquiry

2. Spk

3. Do

4. Success Ratio (P to SPK, SPK to DO, P to DO)

Untuk mengetahui:

1. Evaluasi personal

2. Action plan

(36)

REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE

(3 Bulanan)

Evaluasi yang dilakukan untuk menilai Performance setiap

salesforce dengan masa Waktu selama 3 (tiga) bulan terdiri dari:

1. TARGET (inq, SPK, DO)

2. ACTUAL (inq, SPK, DO)

3. Presentasi pencapaian

Dengan adanya eveluasi tersebut dapat dipertimbangkan untuk

promosi, demosi, stay dan next grading

(37)

(38)

Mar-16

(CONTOH)

: NO SALES

FORCE GRADING

OUSTANDI

NG (N-1) TARGET ACTUAL %PENCAPAIAN SUCCESS RATIO

Problem identification Corrective Action Action Plan ITS

(HP) SPK INQ SPK DO INQ SPK DO INQ SPK DO Inq to SPK Inq to DO SPK to

DO

1 GTORO SILVER 17 1 50 5 3 75 2 2 150% 40% 67% 3% 3% 100%

Actual > Plan Inq (75 : 50) • Sangat baik Inq vs DO < 8% (3%) • Tidak memenuhi target yang diharapkan Target vs Actual SPK hanya 40% • Tidak memenuhi target Target vs Actual DO hanya 67% • Tidak memenuhi target Ratio DO thd SPK 100% • Sangat baik, acc

leasing tidak ada kendala  Perbanyak pencapaian SPK dan DO Maximalkan perolehan inquiry Tingkatkan realisasi pencapaian SPK dan DO sesuai target Pertahankan sukses faktor leasing  Latihan sellling skill ditingkatkan Selektif dalam menentukan inquiry Follow up inquiry ditingkatkan 2 IDA PLATINUM 12 1 50 8 6 70 10 8 140% 125% 133% 14% 11% 80%

Actual > Plan Inq (70 : 50) • Sangat baik Inq vs DO > 8% (11%) • Memenuhi target yang diharapkan Target vs Actual SPK 125% • Melebihi target Target vs Actual DO 133% • Melebihi target Ratio DO thd SPK 80% • Tidak seluruhnya disetujui leasing  Tingkatkan kemampuan untuk memperoleh approval leasing Pelajari faktor2 penentu persetujuan leing 3 YUDI SILVER 28 0 50 3 2 75 2 1 150% 67% 50% 3% 1% 50%

(39)

NO SALES

FORCE GRADING

OUSTANDI

NG (N-1) TARGET ACTUAL %PENCAPAIAN SUCCESS RATIO

Problem identification Corrective Action Action Plan ITS

(HP) SPK INQ SPK DO INQ SPK DO INQ SPK DO Inq to SPKInq to DO SPK to DO 4 ROZI SILVER 21 0 50 3 2 75 2 1 150% 67% 50% 3% 1% 50% 5 RISMA SILVER 17 0 50 3 2 71 1 1 142% 33% 50% 1% 1% 100% 6 AFRI GOLD 15 1 50 5 4 67 4 3 134% 80% 75% 6% 4% 75% 7 AMIN SILVER 26 0 50 3 2 70 4 3 140% 133% 150% 6% 4% 75% 8 MEGA SILVER 5 0 50 3 2 71 2 1 142% 67% 50% 3% 1% 50% 9 NUR MK 0 0 25 2 1 42 1 1 168% 50% 100% 2% 2% 100% TOTAL 141 3 425 35 24 616 28 21 145% 80% 88% 5% 3% 75%

Note : Target SH adalah breakdown dari target BM sesuai RKA

(40)

Sales Head : outlet : Bulan : MARET 2016

NO SALES FORCE GRADI NG targe t gradi ng poi nt

JANUARY FEBRUARI MARET EVALUASI ( JANUARY

-MARET ) _{N (PROMOSI}KETERANGA / DEMOSI / STAY) NEXT GRADING APRIL 2016 Targe t OSPK actual % targe t OSPK actua l % targe

t OSPK actual % target OSPK actual %

1 TORO SILVER 3 25 3 3 3 100% 3 3 3 100% 3 3 2 67% 9 9 8 89% 2 IDA PLATIN

UM 6 60 6 6 7 117% 6 6 10 167% 6 7 8 133% 18 19 25 139%

3 YUDI SILVER 3 25 2 2 0 0% 2 2 1 50% 2 2 1 50% 6 6 2 33% warning Diberikan SP 4 ROZI SILVER 3 25 2 2 2 100% 2 2 1 50% 2 2 1 50% 6 6 4 67% warning

diberikan kesempatan sd 30 April 5 RISMA SILVER 3 25 2 3 7 350% 2 3 3 150% 2 2 1 50% 6 8 11 183% 6 AMIN SILVER 3 25 2 2 2 100% 2 2 1 50% 2 2 3 150% 6 6 6 100% 7 MEGA SILVER 3 25 2 4 4 200% 2 3 0 0% 2 2 1 50% 6 9 5 83%

8 AFRI GOLD 5 40 4 4 1 25% 4 4 2 50% 4 4 3 75% 12 12 6 50% WARNING & CnC

Downgrade to Silver

TOTAL 29 250 23 26 26 113% 23 25 21 91% 24 25 21 88% 70 76 68 97%

PRODUCTIVITY : 3,25 2,63 2,33 8,50

REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE ( 3 Bulanan)

(41)

DEALER A DEALER B

No. Tipe

Poin

No. Tipe

Poin

Sales Sales Counter Sales Sales Counter

1 Ertiga 15 11 1 Ertiga 13 7,8

2 Karimun WagonR 10 7 2 Karimun WagonR 10 6 3 All New Swift 13 9 3 All New Swift 15 9 4 Swift Sport 13 9 4 Swift Sport 20 12 5 Grand Vitara 15 11 5 Grand Vitara 20 12 6 APV Luxury 13 9 6 APV Luxury 13 7,8 7 APV Arena 13 9 7 APV Arena 13 7,8 8 APV GE / GA 13 9 8 APV GE / GA 13 7,8 9 APV Blind Van 10 7 9 APV Blind Van 13 7,8

10 APV PU 10 7 10 APV PU 10 6

11 Carry Real Van 10 7 11 Carry Real Van 10 6 12 Carry Pick Up 10 7 12 Carry Pick Up 10 6 13 Mega Carry 10 7 13 Mega Carry 10 6 14 Mega Carry Xtra 10 7 14 Mega Carry Xtra 10 6

15 Splash 10 7 15 Splash 13 7,8

16 - 16

-Tabel Point Per Type

(contoh)

(42)

Keterangan

• Productivity : jumlah penjualan total SH dibagi jumlah Sales

Head

• Pencapaian Grading adalah : jumlah penjualan total SH

terhadap total grading (digunakan untuk menilai apakah

komposisi grading di dalam team-nya dibagi jumlah SF sudah

tercapai produktivitasnya)

• Outstanding SPK (OSPK) : Adalah outstanding SKPK bulan lalu

yang belum ada PO Leasing, Total DP belum dibayar, atau

misal baru bayar tanda jadi Rp.1.000.000,- yang ada di bulan

lalu

• Target SH adalah berdasarkan target RKA yang diturunkan

• Target SH meliputi jumlah penjualan dan komposisi

(43)

Contoh MMPI ver Dealer SBT

MMPI for SH Semester II Tahun 2015

Periode Juli - Desember 2015

Nilai

Grade

_KPI

_Bobot

> 90

A

Sales Performance Target

60%

75 s/d < 90

B

Sales Development Team

15%

60 s/d < 75

C

_ITS

15%

45 s/d < 60

D

_TOD

10%

< 45

E

(44)

REKAP PENILAIAN

NO. Keterangan INTISARI KPI SH Performa implementasi TOD (100%) Target Penjualan (60%) Grading Productivity (15%) ITS (15%) Marketing Activity (10%)

Nama Sales Head Rekap Actual vs Sales Rekap Sales vs Grading Rekap pencapaian Inq (P, HP, SPK/DO) Rekap Target Marketing Activity vs Actual 60%+15%+15 %+10% = 100% (113%+91%+8 8%)/3 = 97% Lalu 97/100x 60 = 58,2% (26+21+21)/3 =22,6 dibanding target grading 31 Yaitu 72,9 Lalu 72,9/100x15 =10,9% Target inq perhari sesuai SDQA adalah 1 (SBT 3) (dpt ditambahkan pencapaian SR tiap sts) Yaitu % pencapaian inq thd target Ada bbrp approach : • Pencapaian inq yang didapat (SR 0,05) • By cost/spk (tergantung lokasi event) • By SPK berdasarkan periode 1 bln extent Total Pencapaian setiap komponen

(CONTOH LANJUTAN)

(45)

CATATAN

• Proporsi pembobotan tiap komponen akan

tergantung dari lokasi dealer masing-masing

• Bisa saja target penjualan lebih besar atau lebih kecil

dari 60%

(46)

Contoh Penilaian oleh Dealer

Data Penilaian SH

Cabang : SBT Bulan : OKTOBER Tahun : 2015 Rekap

No Cabang Sales Head

Rekap TOD % total pencapaian TOD Rank Poin Target penjualan 60% Produktivity Grading 15% ITS 15% Marketing Activity 10%

1 Madrid Nur 60% 15% 9% 7% 91% 1 baik 2 Roma Ati 0% 0% 0% 0% 0% 2

(47)