PROJECT MANAGEMENT PLAN RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE

P

ROJECT

M

ANAGEMENT

P

LAN

R

ANCANG

B

ANGUN

S

ISTEM

I

NFORMASI

P

ENERIMAAN

D

AN

S

ELEKSI

P

EGAWAI

M

ENGGUNAKAN

M

ETODE

M

ANAGEMENT

B

Y

O

BJECTIVE

Hastin Istiqomah N 08.41010.0148

Nur Aini Maya Sari 08.41010.0265

Lilia Puspasari 08.41010.0142 Qoirul Bariah 08.41010.0139 Ageng Yudha 08.41010.0261

C

OMPANY

N

AME

M

Y

Q

UALITY

S

OFTWARE

S

URABAYA

D

ATE

22/

MARET

/2011

T

ABLE OF

C

ONTENTS

Introduction ... 2

Project Management Approach ... 2

Project Scope ... 2

Milestone List ... 2

Schedule Baseline and Work Breakdown Structure ... 3

Project Change Control Process ... 3

Communications Management Plan ... 3

Cost Management Plan ... 3

Procurement Management Plan ... 4

Project Scope Management Plan ... 5

Schedule Management Plan ... 6

Quality Management Plan ... 6

Risk Management Plan ... 6

Risk Register ... 8

Staffing Management Plan ... 8

Resource Calendar ... 9

Cost Baseline ... 9

Quality Baseline ... 9

kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor. ... 9

I

NTRODUCTION

Project Management Plan (PMP) ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang semua proses

perencanaan dari proyek rekayasa perangkat lunak dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

Project Management Plan (PMP) ini berfungsi untuk mendenifisikan, mempersiapkan,

mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana menjadi suatu proyek yang terintegrasi dan solid.

P

ROJECT

M

ANAGEMENT

A

PPROACH

Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini dibuat oleh Softwarehouse My Quality Software (MQS) dan sebelum di ajukan kepada pihak seponsor terlebih dahulu di setujui oleh Project Manager Hastin Istiqomah Ningtyas. Pihak seponsor pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini adalah Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Proyek tersebut dibuat untuk memenuhi permintaan dari PT.LIA untuk bagian HRD.

P

ROJECT

S

COPE

Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan

Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development,

implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah

Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi,

semua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.

M

ILESTONE

L

IST

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai jadwal pengerjaan proyek secara umum. Jadwal

tersebut meliputi analis dan desain, programing, testing dan dokumentasi. Jadwal tersebut dapat

dilihat pada tabel berikut:

Tabel Milestone

Milestone Description Date

10 Hari _{• Project Start 14/03/2011}

17 hari _{• Complete Solution Design 28/03/2011}

5 Hari _{• Acquire Hardware and Software 04/04/2011}

21 Hari _{• Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011}

7 Hari _{• Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011}

7 Hari _{• Deploy Solution 20/05/2011}

S

CHEDULE

B

ASELINE AND

W

ORK

B

REAKDOWN

S

TRUCTURE

Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini diprediksi akan berlangsung selama tiga bulan yang dimulai dari bulan maret 2011 hingga mei 2011, dengan toleransi waktu hingga awal Juni 2011. Jumlah hari kerja selama seminggu adalah lima hari, yaitu mulai hari Senin hingga Jumat dengan masing-masing membutuhkan waktu sekitar tiga hingga empat jam per hari.

P

ROJECT

C

HANGE

C

ONTROL

P

ROCESS

Proyek Sistem Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective mengacu pada project manajement plan yang

telah dibuat. Proyek tersebut dikontrol oleh Manager proyek. Point-point berikut ini harus

dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek.

C

OMMUNICATIONS

M

ANAGEMENT

P

LAN

Manager proyek akan mengambil peran proaktif dalam memastikan komunikasi yang efektif di proyek ini. Persyaratan komunikasi yang didokumentasikan dalam matrix komunikasi disajikan dalam dokumen ini. Matrik komunikasi akan digunakan untuk menampilkan informasi berkomunikasi, siapa yang melakukan komunikasi dan kepada siapa komunikasi dilakukan. Subyek pelaku komunikasi pada proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective antaralain:

Tabel Subyek Pelaku Komunikasi

Peran Nama

Project Sponsor Yoppy Mirza Maulana, S.Kom

Program Manager Yoppy Mirza Maulana, S.Kom

Key Stakeholders PT. LIA

Change Control Board Nur Aini Maya Sari

Customer PT. LIA

Project Manager Hastin Istiqomah Ningtyas

Project Team Nur Aini Maya Sari

Lilia Puspasari Qoirul Bariah

Ageng Yudha

Steering Committee HRD

Technical Lead Lilia Puspasari

C

OST

M

ANAGEMENT

P

LAN

Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan

Tabel Cost Management

Budget

Project Component Component Cost

o Project Manager Rp 3.350.000

o System Analyst and Designer system _{Rp 1.080.000}

o Programer _{Rp 780.000}

o Tester _{Rp 420.000}

o Dokumentator _{Rp 1.675.000}

o ATK _{Rp 695.000}

o Software and Licensing Rp 3000.000

Total Rp 11.000.000

P

ROCUREMENT

M

ANAGEMENT

P

LAN

Tabel berikut berisi rencana pengadaan barang berdasarkan komponen biaya yang direncanakan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan

Metode Management By Objective. Perencanaan pengadaan barang tersebut akan dikontrol oleh

Manajer Proyek.

Tabel Procurement

Item/Service Justification Needed By

Project Manager Jasa memanajemen proyek selama proyek

berlangsung 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011 System Analyst

and Designer system

Jasa analisa sistem serta desainya selama proyek

berlangsung 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011

Programer Jasa pembuatan program selamaproyek

berlangsung

14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011

Tester Jasa testing program selama proyek berlangsung 14/Maret/2011

Sampai 31/Mei/2011

Dokumentator Jasa dokumentasi selama proyek berlangsung 14/Maret/2011

Sampai 31/Mei/2011 Licency SQL

Server 2005

Dibutuhkan untuk licency program pada custumer 14/Maret/2011

Sampai 31/Mei/2011

Item/Service Justification Needed By Licency Windows

XP Dibutuhkan untuk licency program pada custumer 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011

ATK Dibutuhkan untuk mengerjakan dokumentasi 14/Maret/2011

Sampai 31/Mei/2011

P

ROJECT

S

COPE

M

ANAGEMENT

P

LAN

Scope dari project manajemen plan tersebut dapat dilihat pada Work Breakdown Structure (WBS) berikut ini: K o n s e p D e s a in P e n g e m b a n g a n Im p le m e n ta s i D u k u n g a n O b s e r va s i d a n W a w a n c a r a S tu d i L ite r a tu r D e s a in S is te m D e s a in I/O P e m r o g r a m a n S is te m In s ta la si T e s tin g D e s a in a p lik a s i D o k u m e n ta s i T r a in in g A d m in istr a s i M a in te n a n c e T a m b a h a n la in -la in(m e e tin g,ta m b a h a n

k e r ja) P r o y e k S is te m In fo r m a s i

R e k r u tm e n d a n S e le k s i P e g a w a i p a d a P e r u sa h a a n X Y Z M e n g g u n a k a n M e to d e M B O

S

CHEDULE

M

ANAGEMENT

P

LAN

Pada table berikut akan dijelaskan schedule dari pengerjaan proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

Q

UALITY

M

ANAGEMENT

P

LAN

Kualitas dari setiap software diperlihatkan dari setiap laporan-laporan yang ada serta pada bagian akhir (feedback dan revisi), bila dirasa kualitas software masih kurang masih dapat dilakukan perbaikan pada software yang ada. Untuk mencapai kualitas maksimal maka perlu dipatuhi dan dilaksanakan proses berikut ini:

1. Melakukan analisa bisnis

2. Melakukan analisa permasalahan 3. Melakukan desain sistem

4. Melakukan pembuatan program 5. Melakukan testing

6. Dan memuat dokumentasi pada setiap sesion

7. Untuk menghasilkan kualitas software yang baik langkah-langkah diatas perlu dikomunikasikan dan selalu di kontrol.

R

ISK

M

ANAGEMENT

P

LAN

Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa resiko serta rencana penanganannya pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode

Management By Objective.Resiko yang mungkin terjadi dapat di lihat pada tabel berikut ini: Project Schedule 0 20 40 60 80 100 120 140 160 Analisa Dan Desain

Program Testing Dokumentasi Kategori

H ar i Lilia Choirul Ageng Aini Hastin

Tabel Resiko

Resiko Teknik mengurangi resiko

Kegagalan pada personil _•Memperkerjakan staf yang handal •Job matching

•Membangun tim

• Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir •Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama Estimasi biaya dan waktu

yang tidak realistis •_• Membuat beberapa estimasi_{Desain untuk biaya} • Meningkatkan pengembangan

• Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya • Standarisasi metode

Mengembangkan fungsi

software yang salah •_• Evaluasi proyek ditingkatkan_{Buat metode spesifikasi yang formal} • Survey pengguna

• Buat prototype

• Buat user manual lebih awal Mengembangkan

antarmuka pengguna yang salah

Membuat prototype Analisis tugas

Keterlibatan pengguna Gold plating • Mengurangi kebutuhan

• Membuat prototype • Analisis biaya manfaat • Desain biaya

Terlambat untuk mengubah

kebutuhan •_• Mengubah prosedur kendaliMembatasi perubahan yang terlalu banyak • Meningkatkan prototype

• Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan) Kegagalan pada komponen

yang disuplai pihak eksternal

Melakukan benchmarking Inspeksi

Spesifikasi formal Kontrak perjanjian

Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas Kegagalan menjalankan

tugas eksternal Prosedur jaminan kualitas_{Desain / prototype yang kompetitif} Membangun tim

Kontrak insentif Kegagalan kinerja

real-time Simulasi_Benchmarking Prototipe Tuning Analisis teknis Pengembangnya terlalu

sulit secara teknis Analisa teknis_{Analisis biaya manfaat} Prototipe

R

ISK

R

EGISTER

Register resiko merupakan daftar resiko yang dihadapi perusahaan setelah melalui proses identifikasi. Register resiko ini bermaksud untuk mengelompokkan akibat resiko-resiko yang kemungkinan terjadi.

Tabel Resiko

Resiko Dampak Biaya Waktu Kualitas

1. Kegagalan pada personil Sangat rendah

Dana mencukupi Agak

menyimpang dari target Kualitas agak berkurang namun masih dapat digunakan

1. Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis Rendah Membutuhkan dana tambahan Agak menyimpang dari target Gagal untuk memenuhi janji pada stakeholder 1. Gold plating 2. Terlambat untuk mengubah kebutuhan Sedang Membutuhkan dana tambahan Penundaan berdampak terhadap stakeholder Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan 1. Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah 2. Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal

3. Kegagalan kinerja real-time

Tinggi Membutuhkan dana tambahan yang signifikan

Gagal memenuhi

deadline Gagalmemenuhi untuk kebutuhan banyak stakeholder

1. Mengembangkan fungsi software yang salah 2. Kegagalan menjalankan

tugas eksternal

3. Pengembangnya terlalu sulit secara teknis

Sangat

tinggi Membutuhkan dana tambahan yang substansial

Penundaan

merusak proyek Proyekefektif dan tidak tidak berguna

S

TAFFING

M

ANAGEMENT

P

LAN

Tim Proyek merupakan staff yang merencanakan pengelolaan sumber daya proyek. Tim proyek tersebut adalah:

Tabel Staffing

Tim Proyek Job

Hastin Istiqomah Manajer Proyek

Aini Analis dan desain sistem

Ageng Programer

Choirul Tester

R

ESOURCE

C

ALENDAR

Perencanaan terhadap waktu sangat penting dalam sebuah proyek. Waktu tersebut dapat dirinci dalam tangga-tanggal agar terlihat deadline yang jelas. Dengan deadline yang jelas maka tim proyek mampu mempunyai acuan agar tepat waktu dalam mengerjakan proyek teresebut. Ketepatan waktu pengerjaan proyek juga merupakan salah satu keberhasilan proyek. Waktu proyek dapat terlihat jelas pada milestone list.

.

C

OST

B

ASELINE

Biaya yang telah ditentukan pada proyek ini telah disesuaikan dengan hasil dan kualitas

softaware yang telah dihasilkan.

Q

UALITY

B

ASELINE

kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor.

S

PONSOR

A

CCEPTANCE

Approved by the Project Sponsor:

Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 22 Maret 2011

Proyek : Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective