1 POKOK BAHASAN
KELAYAKAN EVENT DAN PERENCANAAN PELAKSANAAN EVENT
DESKRIPSI
Pertemuan pertama ini membahas mengenai bagaimana penanganan sebuah event diselengarakan. Prosesnya dari mulai praevent, even hinga hari H yang telah ditentukan. Mulai dari perizinan, kontak pengisi acara, persiapan lokasi, kelengkapan properti, susunan acara, kepanitiaan hingga apa saja yang harus dilakukan oleh panitia pada saatnya dilokasi acara atau event.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai penanganan sebuah event diselengarakan. Prosesnya dari mulai praevent, even hinga hari H yang telah ditentukan. Mulai dari perizinan, kontak pengisi acara, persiapan lokasi, kelengkapan properti, susunan acara, kepanitiaan hingga apa saja yang harus dilakukan oleh panitia pada saatnya dilokasi acara atau event.
Kerja EO Itu Overlapping
Koordinasi dalam kerja adalah sebuah koordinasi kerja yang unik. Organisasi kerja EO berbeda dengan organisasi kerja bisnis yang lain. Bila dalam dunia kerja yang lain, organisasi kerja dapat diatur dengan jelas serta job description yang jelas pula. Di dalam kerja event organizer sering terjadi tumpang tindih pekerjaan atau overlapping. Bahkan yang namanya overlapping harus terjadi dalam dunia EO.
Setelah menelaah hal di atas, tim yang kuat yang mampu bekerja sama adalah yang terbaik bagi bisnis event organizer. Karena itu EO tidak memerlukan sebuah tim besar untuk menangani sebuah event. lebih-lebih bagi yang baru akan memulainya. cukup dengan tiga, lima atau tujuh orang yang dapat menyatukan visi kerja. Selain mudah mengenal secara pribadi hingga mempermudah menyamakan visi, juga dapatmenghemat pengeluaran
2
operasional, termasuk di dalamnya adalah urusan gaji. Baru ketika sebuah event telah direncanakan dengan matang, EO dapat mengambil tenaga tambahan dari luar (outsources) tau memanfaatkan jasa supplier
Outsources
Saat ini, banyak tenaga-tenaga professional di bidang EO yang lebih senang bekerja freelance atau per- proyek . Dengan begitu mereka bisa bekerja dengan bermacam-macam EO Tenaga –tenaga tersebut ada yang bekerja sendiri atas nama pribadi atau mereka membentuk sebuah komunitas yang akan bekerja secara kelompok .
Ketika kita menghadapi sebuah proyek , EO membutuhkan Show Director, Stage Manager , atau Desainer Grafis. EO dapat menggunakantenaga mereka . Atau ketika membutuhkan tenaga yang akan di fungsikan sebagai Liason Officer yang jumlahnya banyak, penerima tamu, pagar bagus , pagar ayu, female presenter dan lainnya, EO bias menggunakan perkumpulan/ komunitas mereka, ini akan lebih mudah dalam melakukan koordinasi.
Ijin penyelenggaraan acara di keluarkan oleh kepolisian . karena tu ketika hendak menyelenggarakan acara, EO harus meminta ijin kepada Kepolisian tempat di mana acara tersebut akan di selenggarakan . Hal ini di lakukan menyangkut adanya keramaian dan jaminan keamanan. Namun dalam event- event tertentu perijinan juga perlu di tujukan kepada pemerintah. Dalam hal ini kepala Daerah atau minimal Kepala dinas yang berkompeten dengan tema acara, misalnya : acara yang mengemas Pariwisata dapat ke Dinas Pariwisata dapat ke Dinas pendidikan, sesuai dengan tingkat dan besar kecilnya acara bertema Pendidikan ke Dinas Pendidikan,sesuai dengan tingkat dan besar kecilnya acara.
Contoh:
1)Penyelenggaraan acara di pantai Parangtritis, Pantai Parangtritis adalah wilayah Polres Bantul. Karena lokasi tersebut sangat berdekatan dengan wilayah Gunung Kidul , maka EO perlu juga memohon ijin ke polres Gunung Kidul serta Polda Daerah Isitimewa Yogyakarta .
Menjalin hubungan dengan Instansi Pemerintah maupun Kepolisian akan mempermudah EO mendapatkan informasi yang lengkap . Khususnya dalam memenuhi syarat-syarat sebelum
3
event di gelar. Segala sesuatu yang berkaitan dengan perijinan keramaian dan keamanan harus selesai jauh-jauh hari sebelum event di mulai
Hubungan dengan Pemerintahan tersebut tidak perlu sampai pada meminta ijin. Sekedar pemberitahuan sudah cukup, kecuali instansi –instansi yang benar-benar terkait dengan event .Demikian pula di kepolisian , harus memulai dari polsek , kemudian polres, bila perlu sampai ke polda. Dengan event yang menampilkan artis nasional, kemungkinan akan membuat banyak orang yang menonton. Disini kebutuhan pengamanan memerlukan jumlah personil yang sangat besar yang hanya bisa dipenuhi oleh polda. Tetapi , bila EO langsung melakukan hubungan dengan polres dan mengabaikan polsek, bisa jadi pada saat event di gelar tidak ada petugas Kepolisian yang turut mengamankan event . Hal ini terjadi karena Polres memandang event tersebut ada di wilayah polsek yang otomatis sudah ditagani Polsek, dan petugas polsek di sini telah di pandang mencukupi untuk mengamankan event tersebut.
Permasalahan perijinan dan keamanan ini harus dilakukan sedari awal, jauh-jauh hari sebelum event di gelar, minimal H-7 tergantung besar kecilnya event. Biasanya proses permohonan perijinan sebuah acara di tingkat polres dan polda paling lama adalah 2 (dua ) hari bila syarat-syarat telah di lengkapi .
Ada kalanya dari kepolisian meminta data/ kelengkapan lain, misalnya: denah lokasi , rundown, jadwal setting, dan sebagainya.
Proses Perijinan Event Dari Kepolisian Dan Pemerintah
Tingkat event Perijinan/pemberitahuan /keamanan
Kepolisian Pemerintahan
Tingkat Kelurahan, Acara Intern (sekolah, instansi, keluarga)
Pemberitahuan ke polsek Pemberitahuan ke kelurahan
4 Intern (sekolahan, instansi,
keluarga)
pemberitahuan Ke Kecamatan
Tingkat Kota madya/ Kabupaten acara yang mendatangkan massa, penampilan artis local, Nasional Pemberitahuan ke polsek Perijinan ke polres Bila di perlukan : pemberitahuan ke Koramil,Kodim,Korem Pemberitahuan ke kelurahan Pemberitahuan ke kecamatan Pemberitahuan ke Pemada Dati II
Tingkat event Perijinan/Pemberitahuan/Keamanan
Kepolisian Pemerintahan Tingkat Nasional, mendatangkan
massa, menampilkan Artis Nasional ala
Pemberitahuan ke polsek
perijinan ke polres perijinan ke polda (untuk
jumlah massa, artis/ tokoh yang berpengaruh besar untuk mendatangkan massa yang banyak ) Bila diperlukan : pemberitahuan ke koramil, kodim. Korem
Pemberitahuan ke kelurahan Pemberitahuan ke kecamatan pemberitahuan ke Pemda Dati II
5 mendatangkan
massa,menampilkan Artis Nasional, Artis dari Luar Negri, Tamu Asing
Perijinan ke polres perijinan ke polda (untuk
jumlah massa, artis/ tokoh yang berpengaruh besar untuk mendatangkan massa yang banyak )
Bila event di anggap berpengaruh pada Negara , polda akan menyarankan melakukan ijin ke kapolri
pemberitahuan ke Kecamatan Pemberitahuan ke Pemda Dati II Pemberitahuan ke pemda Dati I Gubernur
Menghaditkan pejabat vvip (presiden dan wakil presiden)
Perijinan ke polda, dan secara otomatis semua Kesatuan TNI(AU, AD, AL) dan Kepolisian akan berperan
Secara Otomatis, Pemerintah Propinsi akan melakukan
koordinasi ke wilayahnya
Networking itu penting!
Memiliki jaringan kerja adalah syarat mutlak dalam menjalankan bisnis EO. Tanpa memiliki jaringan kerja, mustahil EO mampu menjalankan sebuah produksi acara dengan baik , Dalam memproduksi acara EO menampilkan talent, menggunakan panggung, dekorasi, sound system , music equipment, menyediakan konsumsi, mengatur petugas keamanan, hingga proses publikasi dan promosi melalui media massa dan media luar griya selain itu, EO juga harus berkoordinasi dengan aparat mengenai teknis keamanannya. bayangkan bila itu semua di kerjakan dan di sediakan sendiri. Berapa banyak modal finansial yang harus di siapkan?, berapa banyak tenaga kerja yang harus di kelola? Dan bisakah EO menelola keamanan sendiri?
Jaringan kerja EO biasa disebut supplier.Tugasnya menyediakan kebutuhan produksi acara yang akan di selenggarakan.
Ada beberapa supplier utama yang selalu membantu kinerja EO, yaitu:
. Media Massa (Koran, majalah, televisi, radio: baik perusahaannya maupun wartawannya) . Biro Reklame (memproduksi spanduk, baliho, rontek, poster, selebaran, balon udara) . Perusahaan sound system (sound system, lighting, music equipment, genset) . Dekorasi (tenda,panggung, backdrop, taman )
. Perusahaan Katering & snack, Rumah makan dan Restoran . Perusahaan Jasa Transportasi
6 . Hotel dan Penginapan
. Tour Travel, Ticketing & Transportasi . Perusahaan Jasa Foto dan Video . Perusahaan Garmen, fesyen
. Hall Owner (hotel, lapangan, stadion , mall, sekolah , museum, tempat wisata) . Talent dan manajemen Artis (penyanyi, band, MC, Pemain sinetron).
. Lembaga-lembaga ilmiah (Universitas, Lembaga Penelitian, LSM)
Oerational & Oppourtunity
Operasional EO di bagi dalam tiga tahapan yaitu :
1.Tahap Pra Produksi ( perencanaan ) a. Menjabarkan ide menjadi konsep
b. Pembentukan Tim, pembagian Kerja ( job description )
c. Pengembangan Konsep Kreatif (Rundown) , Talent, Artistik & dan desain
d. Penentuan/ Observasi Tempat, Perlengkapan, Akomodasi, Konsumsi, Transportasi, Dokumentasi dan lain-lain
e. Promosi, Publikasi dan Sosialisasi Event
f. Penyelesaian Administrasi, Kontrak, perijinan, Tempat, Ticketing dan lain-lain
2.Tahap Produksi (saat event digelar) a. Kesiapan Pengisi Acara
b. Kesiapan Perlengkapan c. Kesiapan pengamanan
d. Kesiapan Kru, seperti : show Directior, Stage Manager, Sound Enginer, lightingman dan seksi- seksi yang lain
e. Proses event di gelar sesuai rundown
3.Tahap Pasca produksi ( laporan) a. Evaluasi
b. Pembuatan Laporan
7
Tahap pra produksi ini sangat penting, karena akan menentukan kelancaran operasional saat produksi. Bila semua permasalahan dalam pra produksi telah tertangani dengan baik, maka produksi akan semakin ringan. jika masih ada permasalahan yang belum terselesaikan akan mengganggu jalannya produksi, misalnya jika perijinan keramaian dari kepolisian belum keluar, maka event akan terancam gagal
Produksi
Tahap prduksi adalah saat semua tim bekerja di lapangan mempersiapkan event sampai Event selesai di gelar. Dalam produksi, kierja sebuah EO akan di lihat dan di amati oleh Banyak pihak, baik itu penyandang dana/sponsor, supplier maupun EO lain, terutama itu Penonton. Di sinilah EO terlihat sibuk menyelesaikan permasalahan – permasalahan sampa Pada kelancaran penyajian acara.
Dalam menyusun laporan, EO tidak boleh melakukan pemalsuan data artinya, apa yang terjadi pada saat event di gelar, itulah yang benar- benar di laporkan. Misalnya : jumlah penonton yang hanya 300 orang di laporkan menjadi 800 orang dengan maksud agar event tampak meriah, dan lain sebagainya.
Berkaitan dengan hal di atas, kejujuran merupakan hal utama yang harus dilakukan Oleh EO dalam membuat laporan. Dengan kejujuran inilah, pihak sponsor/ penyandang dana dan pemberi kerja akan menghargai apa yang sudah di kerjakan oleh EO. Dengan begitu EO tersebut akan tetap di percaya untuk mengelola event lagi.
Protokoler
Protokoler adalah aturan sebagai bentuk penghormatan, keamanan dan lainnya yang menyangkut beberapa hal, antara lain :
1. Pelaksanaan suatu kegiatan resmi
2. Jenis- jenis kegiatan / upacara resmi/ tidak resmi 3. Tata upacara jamuan makan
4. Ketentuan mengenai bendera Sang Merah Putih, Panji, dan bendera jabatan 5. Ketentuan mengenai lambang negara
6. Ketentuan mengenai lagu kebangsaan Indonesia Raya
Beberapa aturan protokoler yang perlu di ketahui oleh pekerja EO adalah yang menyangkut Event resmi. Event resmi , haruslah mengacu pada aturan protokoler. Yang termasuk di dalam kegiatan resmi adalah upacara kenegaraan dan non- kenegaraan,
8
misalnya upacara penerimaan Duta Besar, upacara penerimaan surat- surat kepercayaan Duta Besar negara asing , upacara pelantikan dan serah terima jabatan, dan lain sebagainya. Agar pelaksanaan event resmi dapat berjalan dengan baik, maka perlu di perhatikan hal- hal yang meliputi : tata warkat , tata ruang, tata tempat, tata upacara, dan tata busana
Tata Warkat
Yang di maksud dengan tata Warkat adalah ke tentuan yang menyangkut masalah format undangan (ukuran undangan, redaksi, dan isinya) menuliskan nama dan alamat pada sampul undangan, mencantumkan mengenai ketentuan pakaian, menentukan batas waktu penerimaan tamu dan menentukan agar memberitahukan kehadiran tidaknya .
Tata ruang
Yang di maksud dengan tata ruang adalah pengaturan ruang yang akan di pergunakan sebagai tempat kegiatan. Yang harus di perhatikan dalam pengaturan ruang, antara lain sebagai berikut :
1. Pengaturan ruang harus sesuai dengan kebutuhan 2. Jumlah kursi dan meja yang memadai
3. Gambar Presiden dan Wakil Presiden 4. Lambang Garuda Pancasila
5. Papan petunjuk yang di perlukan
6. Tata suara dan tata lampu yang memadai
Tata Tempat
Yang di maksud dengan tata tempat adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk bagi tamu. Norma ini di dasarkan atas kedudukan ketatanegaraan, kedudukan administrasif/ struktual dalam jabatan, dan kedudukan sosial.
. Tata penempatan duduk . Tata urutan masuk kendaraan
. Tata urutan memasuki ruang atau meninggalkan ruang .
Secara umum, tata penempatan duduk harus di tetapkan terlebih dahulu pada tempat yang pertama, kemudian baru yang lain. yang dianggap lebih tinggi di tempatkan di sebelah kanan dari tempat yang pertama. orang yang pertama juga memilki urutan paling
9
depan. apabila duduk berjajar, yang duduk disebelah kanan orang yang utama di anggap memiliki kedudukan lebih tinggi dari yang duduk di sebelah kirinya. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah yang menghadap pintu keluar . yang duduk di dekat pintu keluar dianggap yang paling akhir. Bila duduk dua orang, maka yang sebelah kanan adalah yang pertama (2.1). Bila ada tiga orang, maka yang tengah adalah yang utama (3,1,2.). Bila ada empat orang berjajar, urutaanya 4,2,1,3. Bila lima orang, urutannya 4, 2,1, 3. Bila lima orang, urutannya 5,3,1,2,4. Bila terdapat enam orang atau lebih, di pergunakan prinsip yang sama , jumlahnya genap atau ganjil
Tata Urutan Kedatangan dan Kepergian
Dalam acara resmi, orang yang utama ( beserta rombongan ) akan memasuki ruangan paling akhir, dan akan meninggalkan ruang/ pergi paling awal. Oleh sebab itu pada acara resmi di perlukan ruangan menunggu bagi orang utama dan rombongan (transit room), sebelum acar di mulai, dan hendaknya jumlah rombongan orang utama di batasi sesuai dengan kapasitas ruang tunggu.
Tata Upacara
Yang di maksud dengan tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara di susun sesuai dengan kegiatannya. Urutan acara harus tepat. Siapa saja yang akan memberikan sambutan terlebih dahulu, kapan lagu kebangsaan di nyanyikan, kapan bendera di kibarkan, dan sebagainya.
Kunci menyusun urutan sambutan adalah: orang yang paling tinggi kedudukannya akan memberikan sambutan paling akhir, Misalnya :
1. Wali kota 2. Gubernur 3. Menteri 4. Presiden
Tata busana
Yang dimaksud dengan tata busana adalah pakaian yang harus dikenakan bagi undangan dan petugas pelaksana
Tata busana harus di tentukan dengan mencantumkannya di dalam surat undangan, yang termasuk di dalam tata busana adalah sepatu, topi, tanda kebesaran/kehormatan beserta atributnya atau kelengkapannya
10 Tata Upacara Jamuan Makan
Terdapat dua macam bentuk jamuan makan , yaitu: Jamuan makan siang atau luncheon party, dan jamuan makan malam atau dinner party
Penyelenggaraan tata tempat duduk dapat di lakukan dengan : meja berkelompok lima sampai enam orang tiap meja, satu atau dua meja makan untuk bentuk” prasmanan” atau self- service, meja besar satu atau dua dengan lebih dari sepuluh kursi untuk makan bersama . Hidangan untuk meja ini di sajikan oleh pelayan
General Rehearsal
General Rehearseal (GR) atau dalam istilah Indonesia adalah Gladi Resik, atau latihan terakhir dengan sunggu-sungguh seolah acara benar-benar sedang berlangsung. Dilakukan sebelum pertunjukkan yang sebenarnya di gelar. GR dapat di lakukan satu hari sebelum hari- H, atau beberapa jam sebelum pertunjukkan di mulai
Banyak manfaat yang di peroleh dari kegiatan GR ini, diantaranya adalah: Dapat melihat gambaran detil acara yang akan di pertunjukkan
Dapat melihat kekurangan –kekurangan yang masih terjadi dan masih memiliki waktu tuk memperbaiki/melengkapinya
Dapat mengetahui waktu yang di butuhkan dalam acara nanti, sehingga dapat melakukan pengurangan maupun penambahan item acara.
Sebagai sarana latihan, mencoba sound system, panggung dan kinerja masing-masing seksi dalam sebuah tim
Meski terlihat gampang, namun kegiatan GR ini harus di rencanakan sejak awal . Termasuk dalam jadwal kegiatan pengisi acara, misalnya: ketika mengontrak artis, MC, penari tamu, dan lain-lainnya,
Memang tidak banyak EO yang menerapkan GR sebagai bagian penting dari produksi event, ada yang hanya menyelenggarakan cek sound, cek lampu, dan semacamnya.
Membuat Rundown,
Rundown merupakan bagian terpenting dalam menjalankan sebuah event. Dengan mengacu pada Rundown –lah semua crew dapat menjalankan acara secara benar
Rundown adalah jadwal sebuah acara yang di buat secara detil dan di hitung berdasarkan menit bahkan detik. Mustahil sebuah acara di gelar anpa rundown . Kalupun ada
11
hampir di pastikan acara tersebut adalah acara improvisasi,spontanitas, dan acara yang di gelar tanpa target.
Sebuah acara yang akan di gelar di hitung kapan acara tersebut di mulai dan kapan harus berakhir. Di situ juga di gambarkan di mana dan kapan “goal” dan klimaks acara harus terjadi, kapan pengisi acara A tampil, kapan pengisi acara B tampil, apa yang harus di lakukan dari seluruh elemen acara, seperti sound system, lighting, audio visual, sampai pada tugas masing-masing crew hingga pengisi acara, lebih-lebih pada pembawa acara ataupun MC
Contoh:
Sebuah event Pesta Ulang Tahun Perkawinan. Acara inti adalah Pemotongan kue Tart dan Sambutan oleh suami istri tersebut. Dengan acara pendukung: Makan Malam, Hiburan Sulap, Sajian Musik pop, Sajian Musik Dangdut, dan Do’a.
Bila di- breakdown acara tersebut, terdiri dari: 1.Pemotongan kue 2.Makan Malam 3.Do’a 4.Sulap 5.Musik Dangdut 6. Musik Pop
Manakah yang di tempatkan terlebih dahulu? Mana yang di tempatkan terakhir ?
a. Bila menginginkan acar tersebut sedikit sacral dan menyentuh perasaan , EO dapat menyusun nya sebagai berikut:
1. Do’a
2. Pemotongan Kue Tart 3. Makan Malam
4. Musik pop 5. Sulap
6. Musik Dangdut
b. Bila menginginkan kemeriahan dan sebuah acara yang full pesta, urutan dapat di susun sebagai berikut :
1. Musik Pop
12 3. Makan Malam
4. Sulap
5. Musik Dangdut 6. Do’a
Yang jabatannya paling tinggi akan memberikan sambutan yang paling akhir misalnya:
1. Sambutan Ketua Pantia 2. Sambutan Gubernur 3. Sambutan Menteri
Talent, Artis,Selebritis
Talent adalah pengisi acara sebuah event sehingga sangat tergantung dari kebutuhan Event itu sendiri . Dalam sebuah acara biasanya menampilkan beberapa talent, sehingga ada yang akan berperan Talent pendukung. Talent Utama adalah sosok yang menjadi magnet sebuah event :
1. MC ( Pembawa acara)
Bila MC atau Pembawa Acara adalah Public figure maka MC dapat berperan sebagai talent utama
2. Artis ( penyanyi, pemain sinetron , penari , pemain band, pesulap, badut,dan lainnya)
Artis yang memiliki nama dan tingkat ke populeran yang lebih biasanya akan di jadikan Talent Utama
3. Pembicara /penceramah ( pakar , praktisi,Akademisi,Kyai, pendeta, Bhiksu) Bila acara memfokuskan pada acara talk show, seminar, presentasi bisnis, ceramah keagamaan, maka para pakar,praktisi,akademis, kyai, pendeta, bhiksu akan di jadikan talent utama.
4. Pejabat (yang meresmikan suatu acara, memberikan sambutan / pidato) Pejabat vvip (Presiden dan Wakil Presiden) serta para Menteri biasanya akan menjadi talent utama. Namun dapat pula Walikota , Bupati,Camat, Lurah atau pejabat lainnya sebagai talent utama, tergantung dengan tingkat dan lingkup event-nya
5. Masyarakat/ sekelompok orang yang memiliki kelebihan atau keunikan yang perlu di ketahui orang lain
13
Bila acara tersebut hendak mengangkat suatu keunikan tentang masyarakat tersebut, maka masyarakat itulah yang akan di jadikan pusat perhatian atau menjadi Talent utama. Keberadaan Talent Utama dan Talent Pendamping di maksudkan agar susunan acara yang di rancang dapat mengalir dan mencapai klimaks. Lebih detil tentang susunan acara dan penempatan talent dapat di baca pada bab rundown
EO menggunakan talent dalam sebuah event, perlu adanya kontrak kerja. Kontrak kerja ini berisi Kejelasan –kejelasan hak dan tanggung jawab antara EO dengan talent. Seperti waktu dan tempat di selenggarakannya event, perlengkapan, sumber dana dan proses pembayara, hak publikasi, wawancara dengan media, penginapan, keamanan, transportasi, konsumsi, dokumentasi, talent-talent lain yang terlibat dan lain-lainnya.
Biasanya talent yang telah memiliki nama telah memiliki daftar keperluan / kebutuhan mereka saat mereka terlibat sebagai pengisi acar di sebuah event, yang di sebut rider. Misalnya : Group Band Dewa, telah memiliki patokan perlengkapan sendiri, seperti standar kualitas sound system , lighting, termasuk merek-nya, hotel kelas tertentu, transportasi jenis mobil tertentu, standar keamanan tertentu dan sebagainya
Khususnya untuk pejabat, hubungan dapat di jalin dengan melibatkan staf protocol atau para ajudan di mana pejabat tersebut berdinas.
Yang jelas, ketika sebuah EO telah melakukan kontrak kerja, komitmen ini harus benar-benar di jaga dan dilaksanakan dengan baik oleh EO. Bila EO melanggar satu hal kecil saja yang menyebabkan talent tidak merasa nyaman, maka EO akan kehilangan kesempatan untuk membina hubungan baik dengan mereka.
Memilih Venue
Dalam penyelenggaraan event, venue atau tempat penyelenggaraan acar juga sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah event.Venue tidak hanya menentukan siapa pesertanya atau siapa yang akan bersedia hadir, tetapi juga turut membentuk karakter event itu sendiri.
14
Pertama yang harus dipikirkan dalam memilih Venue adalah, apakah tempat tersebut sesuai dengan tema acara yang akan kita produksi.
Sesuai Image produk
Kita harus dapat menjaga citra dari produk yang mensponsorinya. jika citra produk itu ekslusif, maka bisa jadi kita memilih venue di Pusat Perbelanjaan Ekslusif (Mall, Super Mall, Mega Mall), atau di gedung pertunjukkan yang megah atau di ballroom Hotel berbintang .Jangan sampai tempat penyelenggaraan acara justru menjatuhkan citra sponsor, seperti contoh: menyelenggarakan event yang di sponsori produk Mobil BMW diselenggarakan di lapangan Bola.
Sesuai Target Audience
Jika event yang akan di gelar memiliki target audience anak muda, yang gaul, suka musik yang hangar bingar, bolehlah kita gunakan Diskotik sebagai venue acara , atau Hall sebuah Mall. Namun jangan sekali- sekali kita menggelarnya di ballroom Hotel Bintang Lima, mereka akan kikuk enggan masuk.
Kemudahan Akses Dan Jangkauan
Kita harus menghitung, apakah jalan menuju venue tersebut mudah dilalui, mudah di jangkau denagan segala macam kendaraan atau tidak?
Nilai Sejarah
Jika kita ingin membuat event apapun, dan ingin memadukannya dengan sejarah masa lalu bangsa kita, tak ada salahnya kita menggunakan Halaman Museum, Monumen, atau candi. Yang perlu diperhatikan, venue yang memiliki nilai sejarah biasanya memiliki persyaratan tersendiri, event-event apa saja yang boleh di selenggarakan di situ.
Tempat Wisata
Tempat wisata alam ,seperti di lereng Gunung, Tepi Sungai, Dan Pantai, saat ini banyak di pilih sebagai tempat penyelenggaraan event, Tempat –tempat ini sangat menguntungkan dari sisi promosi. Tempat tersebut sudah dikenal dan banyak didatangi orang. Jika akan menggelar event yang menargetkan penontont yang banyak , kita dapat memilih hari libur di
15
mana banyak orang dating dengan sendirinya ke tempat-tempat wisata. Kita dapat menghemat biaya promosi.
Nilai Artistik
Banyak bangunan yang memiliki nilai artistic yang dapat di gunakan sebagai tempat penyelenggaraan event, seperti bangunan gubuk- gubuk sebuah restoran, rumah rukuno milik seorang priyayi, dan rumah mewah milik seorang pengusaha.
Faktor Keamanan & Kenyamanan
Event dapat berlangsung sukses bila pengunjung merasakan keamanan dan kenyamanan dalam menikmati event tersebut. Faktor ini di harapkan menjadi pilihan utama dalam menentukan venue. Factor Keamanan & Kenyamanan tersebut biasanya meliputi: tersedianya toilet yang representative, tempat parker yang memadai, lingkungan yang aman, dan lain sebagainya
Besar Kecilnya Event
Memilih venue event harus memperhitungkan skala event itu sendiri. Bila event berskala, nasional dan di hadiri oleh ribuan orang, maka tidak ada salahnya kita memilih stadion olah raga ataupun alun-alun yang sangt besar. Namun bila event yang kita selenggarakan hanya menghadirkan ratusan penonton mungkin cukup di gedungt pertemuan atau aula
Sesuai Badget
Badget adalah yang membatasi kita dalam memilih venue. Tempat yang bagus dengan segala fasilitas memiliki biaya sewa yang tinggi. Sangat berbeda antara biaya sewa yang tinngi sangat berbeda antara biaya aula di kabupaten dengan ballroom di Hotel bintang lima. Tapi bukan tidak mungkin karena terbatasnya biaya yang ada, kita justru mampu menemukan venue yang pas dengan event kita. Bisa jadi sebuah kebun milik seseorang dapat di kemas menjadi venue yang menarik
Sebelum memilih venue, eo harus melakukan observasi secar detil terhadap venue tersebut agar betul-betul mengenalnya, agar dapat menetahui kelebihan dan kekurangan venue tersebut, bagaimana penerangannya, berapa daya tampungnya, apa saja fasilitasnya (toilet/ urinior), akses masuk dan keluar, dan sebagainya.
16
Dibawah ini ada rumusan sederhana yang dapat menjawab tindakan apa yang harus dilakukan, yaitu lakukan tindakan AKTIF (Amati, Kaji, Target, Imajinasi, Fokus).
A. Amati
Amati event-event yang ada di sekitar kita, baik event kecil maupun event besar. B. Kaji
Kaji secara detil kelebihan dan kekurangan sebuah event yang diselenggarakan oleh EO. Apa kelebihan dan kekurangan event tersebut?
C. Target
Target apa yang hendak dicapai? Cari informasi selengkap-lengkapnya, target apa yang diinginkan oleh event tersebut? Apakah target itu berhasil dicapai atau tidak?
D. Imajinasi
Kembangkan imajinasi secara bebas tanpa batas. Dari hasil mengamati dan mengkaji sebuah event, dan memperoleh gambaran target dari sebuah event, cobalah berimajinasi, seandainya anda yang bertindak sebagai event organizer, apa yang perlu dilakukan agar event tersebut lebih baik?
E. Fokus
Fokuskan pada hal-hal yang mengutamakan kepentingan penyandang dana/sponsor dna penonton, karena event tersebut digelar untuk mereka, buka untuk kepentingan event organizer.
Tindakan AKTIF ini akan menghasilkan gambaran tentang sebuah event dan bagaimana event tersebut diselenggarakan serta bagaimana jika anda yang bertindak sebagai EO. Kegagalan sering berasal dari persoalan internal perusahaan. Misalnya keputusan penting yang di ambil oleh manajemen puncak menyebabkan sebuah ide kegiatan tidak dapat di wujudkan melalui pertimangan- pertimbangan yang kontraproduktif. Pengambilan keputusan dapat terjadi oleh adanya kecenderungan mengabaikan siyal kegagalan sebagaimana di ungkapkan oleh Dermawan (2004). “Model keputusan, baik rasional maupun rasionalitas, yang di batasi menunjukkan sejumlah langkah dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Seluruh aktivitas itu di bantu oleh adanya informasi yang berkualitas .
Sebuah keputusan yang di bayang-bayangi ketakutan biasanya timbul karena kurangnya pengalaman pribadi. Pentingnya evaluasi atas sebuah peristiwa yang telah erjadi
17
bertujuan untuk membantu kita membuat ruas-ruas jalan dan batasan-batasan improvisasi atas suatu gagasan.
Kegagalan even juga terjadi di karenakan koordinasi yang tidak akurat,rekrutment yang tidak maksimal, dan prioritas waktu yang tidak konsisten. Semua itu adalah tindakan manajemen. Kita sering berhadapan dengan konsekuensi dari kegiatan yangyang akan di selenggarakan tetapi tidak terjadi karena koordinasi yang tidak jelas, ruh dari kegiatan itu tidak mewakili pemenuhan kebutuhan serta kurang persiapan .pikirkan sebuah perusahaan yang telah mempromosikan adanya kegiatan yang di sebut dalam media promosinya, tetapi karena alas an biaya kegiatan itu di hilangkan, padahal justru kegiatan itulah yang menarik dari even itu perserta mungkin tidak memprotes, tetapi mereka membuat cataan bahwa pihak pelaksana tidak menepati janji. Walaupun ada kemungkinan mereka merasa tidak apa-apa, ada baiknya pihak pelaksana tidak membiarkan hal itu terulang.
Koordinasi antardepartemen sangat penting untuk di cermati .secara professional kita memandang tugas yang dilaksanakan oleh seseorang lebih penting dari pada kepribadiannya, tetapi ternyata kepribadinnya seseorang berpengaruh pada kinerja dalam kegiatan. Sebagai manajer, hal ini tidak dapat di biarkan begitu saja, anda perlu turun langsung berhadapan dengan mereka, mendengarkan keluhan mereka , dan mengambil keputusan yang sifatnya menang- menang. Tanpa itu, motivasi dan konsentrasi bawahan akan terhalang oleh masalah internal. Anda harus cermat mengatur bentuk bentuk koordinasi, rantai komando, dan system komunikasi ; termasuk siapa saja yang memiliki keterkaitan.
Keputusan yang di ambil oleh eksekutif puncak, komitmen, koordinasi, rekrutmen, perencanaan dan eksekusi sangat mempengaruhi apakah sebuah even berjalan sesuai harapan. Jadi, keberhasilan dan kegagalan even sangat di pengaruhi kualitas manajemen. Sebagai contoh, konser Sheila On 7 di lampung tahun 2001 memakan korban 7 (tujuh) orang meninggal dunia. Mei 2006 pertunjukan musik iwan fals di Bogor dan konser peterpen di Makasar juga menelan korban. Di penghujung tahun 2006 peristiwa event memakan korban juga kembali terulang, yaitu konser group bend Ungu di Pekalongan menewaskan 10 (sepuluh) orang.
Hilangnya nyawa manusia dalam sebuah gelaran acara dalam kasus diatas tanggung jawab EO. Koordinasi yang kurang, persiapan yang tidak matang, perhitungan-perhitungan yang tidak detil seperti: kapasitas stadion/ tempat pertunjukan yang tidak mampu menampung membludaknya penonton, terbatasnya akses keluar masuk stadion, penyebabnya, dan orang EO harus melewati hari-harinya di dalam penjara sebagai bentuk tanggung jawabnya.
18
Profesi OE memang harus berani. Pekerja ini membutuhkan profesionalitas yang sejati, karena itu EO harus berani bertindak dan berani menolak tawaran dari berbagai pihak yang kurang professional. Jangan hanya karna sungkan dengan tetangganya yang fotografer, maka kita menggunakan tetangga kita sebagai foto grafer padahal hasilnya masih meragukan. Bayangkan jika event yang kita selengarakan adalah pernikahan, orang terkenal. Acara pesta tersebut berjalan lancar dan sukses, kedua mempelai, orang tua, saudara serta tamu undangan terkesan dengan acara yang kita tangani. Namun ternyata foto dokumentasi acara tersebut tidak ada yang jadi, semua hangus terbakar.
Tanpa nyali, tidak ada artinya menjalani profesi sebagai EO. Selain berani bertanggung jawab, EO harus berani memilih resiko, artinya: sebelum melanggar event, harus dapat memperhitungkan resiko-resiko yang akan dihadapi, bahkan resiko terburukpun harus sudah dipikirkan.
Dengan mencanangkan resiko terburuk yang akan dihadapi, kita telah mempersiapkan solusi jika risiko tersebut benar-benar terjadi, misalnya dalam kasus foto pesta perkawinan. Selain memilih fotografer yang benar-benar professional untuk mendokumentasikan event tersebut, kita juga mempersiapkan dokumentasi sendiri sehingga memiliki cadangan, atau jika ternyata hasil foto keduanya sama-sama hangus terbakar, telah disiapkan dana cadangan agar dapat memotret kedua mempelai dan keluarganya diwaktu lain dalam suasana yang mirip dengan pesta perkawinan tadi.
Jangan takut menggelar event. Tapi juga jangan gegabah menggelar event. Semua harus direncanakan secara matang. Semakin sering menggelar event akan semakin mudah kita mengatasi berbagai masalah yang muncul dalam event tersebut.
Menggelar sebuah event itu seperti orang belajar naik sepeda, tidak ada orang yang bisa naik sepeda hanya dengan membaca buku untuk bisa naik sepeda, kita harus mencoba mengayuhnya, mungkin pertama kali kita akan jatuh, kemudian kita bisa menjalankan sepeda itu, tapi sulit berhentinya hingga menabrak pohon.
Memang, EO bukanlah matematika. Kondisi dilapangan dengan tiba-tiba bisa berubah dan berbeda dengan yang dipikirkan diatas kertas. Namun sebagai event organizer, dituntut Profesional dan mampu mempertanggungjawabkan langkah-langkahnya. EO dapat menemukan the way of problem.
19
Selain draft yang akan menghasilkan akurasi kesuksesan sebuah event, jaminan perlu diberikan melalui kesepakatan tertulis, misalnya : MOU (memorandum of understanding), DPK (Surat Perintah Kerja), Jaminan Pekerjaan (dari Bank / Asuransi), maupun bentuk-bentuk Gentlement Agreement.
