5 2.1 Tinjauan Pustaka
Berkaca dari pesatnya laju perkembangan teknologi modern, sistem pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) akan lebih efektif jika menggunakan sistem komputerisasi. Sistem ini akan membuat pengolahan dokumen yang efisien dan penyimpanan dokumen yang lebih aman.
Nuraini Purwandari, Arie Kusumawati (2015) membuat sebuah jurnal yang berjudul “Simulasi Penerapan Modul Sumber Daya Manusia Menggunakan Odoo Pada Perusahaan Konsultan”. Jurnal tersebut berujuan untuk menghasilkan rancangan prototipe implementasi sistem informasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).
Pengimplementasian aplikasi modul odoo mengenai sistem informasi pengelolaan sumber daya manusia juga sudah pernah dilakukan sebelumnya dalam skripsi yang berjudul “Pengembangan Sistem Human Resource Management (HRM) Berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) dengan Odoo”. Skripsi tersebut bertujuan untuk pengoptimalan setiap proses bisnis meningkatkan kualitas keamanan dengan adanya pengaturan hak akses user dan keakuratan data yang didapat dengan transaksi data yang real time, serta efisiensi waktu yaitu memperkecil durasi waktu yang diperlukan untuk pencatatan dan penyimpanan dokumen dibanding secara manual.
Adapun kekurangan dari pengembangan dan pengimplemtasian tersebut adalah modul Employee yang diimplementasikan hanya menggunakan field standar modul dan pengguna hanya dapat menginput secara manual data karyawan. Pada modul Attendance pengguna hanya dapat merekap data presensi jika hanya melakukan presensi pada modul di odoo.
Berkaca dari pengembangan dan pengimplemtasian tersebut, penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada sebuah perusahaan akan
memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Adapun keuntungan yang didapatkan jika mengimplementasikan sistem ERP modul SDM adalah sebagai berikut:
1. Memantu pelaksaan kegiatan administrasi divisi SDM seperti mengelola data karyawan, presensi karyawan yang lebih efesien dibandingkan dengan kegiatan sebelumnya yang belum menerapkan ERP.
2. Sistem ERP menggunakan aplikasi yang open source sehingga tidak dikenakan biayan dalam penggunaan modul.
3. Banyak modul-modul yang dapat diinstal sesuai kebutuhan perusahaan.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah penggabungan antara teknologi informasi dan kegiatan seseorang yang menerapkan teknologi untuk mendukung kegiatan operasional dan manajemen. Dalam arti luas, istilah sistem informasi sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Ada Perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.
Sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu
dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi.
Sistem informasi mempunyai sebuah tujuan yaitu untuk menghasilkan sebuah informasi. Sistem informasi adalah sebuah data yang akan diolah menjadi sesuatu yang dapat berguna bagi pengguna. Data yang hanya diolah tidak dapat dijadikan sebagai informasi, oleh karena itu informasi harus didukung oleh tiga komponen yaitu: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga komponen ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat, dibutuhkan komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur berbasis komputer serta standar. Prosedur adalah alur proses yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas atau lebih aktivitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI.
2.2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan untuk menjalankan proses bisnis pada suatu perusahaan. Sistem ERP mengacu pada sebuah database yang dirancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua divisi perusahaan dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari divisi penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Tujuan utama ERP pada sebuah perusahaan adalah untuk mengkoorinasikan bisnis proses perusahaaan secara keseluruhan.
Komponen utama ERP adalah Integrasi. Integrasi adalah menggabungkan atau mengkoordinasuka berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua divisi untuk saling berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap divisi dalam perusahaan untuk mengelola, menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Perangkat lunak modular harus dirancang dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari perusahaan, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan proses bisnis dan unjuk kerja bisnis.
Seperangkat infrastruktur komputer baik software maupun hardware dapat mendukung penerapan konsep ERP dengan baik. Oleh karena itu, pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan dapat terintegrasi. Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai fasilitator juga dapat memberikan nilai tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi dan otomasi proses. Oleh karena itu, pentingnya dukungan sistem komputer untuk mewujudkan konsep ERP. Kata integrasi yang dimaksud dalam konsep ERP berhubungan pada interprestasi berikut:
a. Menghubungkan antara berbagai proses bisnis b. Metode dan teknik berkomunikasi
c. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis d. Koordinasi operasi bisnis
Secara umum, prinsip ERP merupakan perangkat lunak sistem manajemen yang diperuntukan untuk perusahaan mufaktur dan jasa yang menggunakan babsis data terpusat, sehingga setiap divisi pada perusahaan tersebut dapat berbagi data dan informasi yang tentunya disesuaikan dengan hak akses masing-masing pengguna yang berbeda. ERP dikembangkan dengan berbasiskan modul yang dapat dimodifikasi atau di kustomisasi sesuai kebutuhan melalui perangkat tertentu yang dibuat oleh perusahaan atau melalui penggunaan bahasa pemrograman standar.
2.2.3 Pengenalan Open ERP (Odoo)
Open ERP (Odoo) adalah salah satu jenis perangkat lunak ERP modern dan lengkap yang didalamnya terdapat banyak modul yang dapat diinstal oleh perusahaan dalam proses bisnisnya termasuk Sales, Customer Relationship Management, Human Resources, Warehouse Management, Manufacturing, Finance and Accounting dan sebagainya. Odoo merupakan perangkat lunak ERP yang didistribusikan secara open source.
Odoo merupakan web aplikasi yang dibangun menggunakan Bahasa pemograman phyton, XML, dan JavaScript dan menggunakan database management system PostgreeSQL. Odoo hanya membutuhkan browser modern di sisi client untuk menjalankannya, sementara di sisi server membutuhkan server Linux atau Windows tanpa perlu peralatan di luar standar.
Odoo dapat disesuaikan dengan bisnis proses pada sebuah perusahaan atau organisasi yang telah berjalan. Odoo dapat disesuaikan dengan prosedur yang telah berlaku sepanjang sesuai dengan standar ERP.
2.2.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) memiliki peranan perting dalam sebuah organisasi, isntitusi maupun perusahaan. SDM merupakan kuncu sukses perkembangan sebuah perusahaan. SDM berupa manusia yang dipekerjakan pada sebuah organisasi sebagai pemikir, perencana, dan penggerak untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
Definisi SDM dibagi menjadi dua, yaitu definisi mikro dan makro. Definisi SDM secara mikro adalah seseorang yang bekerja dan menjadi anggota suatu perusahaan atau institusi dan biasa disebut sebagai karyawan, buruh, pekerja, tenaga kerja dan lain sebagainya. Sedangkan pengertian SDM secara makro adalah penduduk suatu negara yang telah memasuki usia ideal angkatan kerja, baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja.
Secara garis besar, pengertian Sumber Daya Manusia adalah seseorang yang bekerja sebagai penggerak suatu organisasi, baik institusi maupun perusahaan dan berfungsi sebagai aset yang harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya.
Secara ringkas, adapun peranan SDM dalam sebuah organisasi, institusi atau perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Membuat perencanaan dan mengkoordinasikan pekerja yang dapat bekerja pada suatu sebuah organisasi, institusi atau perusahaan.
b. Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan. c. Menjadi tempat pelayanan karyawan.
d. Memberi masukan atau pendapat kepada seorang manajer mengenai kebijakan atau peraturan sebuah organisasi, institusi atau perusahaan.
e. Menjadi pengawas karyawan dalam melakukan pekerjaaan.
f. Menjadi pengawas dalam proses perekrutan karyawan, termasuk wawancara kerja, seleksi dan penempatan karyawan baru.
g. Mengelola pendataan karyawan seperti biodata, cuti, penggajian dan dana pensiun.
2.2.5 Business Process Model Notation (BPMN)
Business Process Model and Notation (BPMN) merupakan sebuah alternative yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proses bisnis. BPMN dapat digunakan sebagai media untuk menjelaskan bagaimana cara mendesain sebuah proses bisnis dan mendeskripsikan secara teknis bagaimana proses bisnis dijalankan. Di tataran praktis, BPMN akan sangat powerfull digunakan untuk menjembatani perbedaan yang sering terjadi antara System Analyst dan programmer dalam mendesain dan membuat aplikasi. BPMN mempunya beberapa simbol, simbol tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2 1 Simbol BPMN
Nama Gambar Keterangan
Events Sebuah event
direpresentasikan dengan lingkaran. Events dapat berupa Start, Intermediate, atau End
Activities Sebuah aktivitas
direpresentasikan dengan persegi dengan sudut melingkar dan memperlihatkan pekerjaan yang harus dilakukan.
Gateways Sebuah gateway
direpresentasikan dengan belah ketupat dan memperlihatkan pilihan yang berbeda. Gateway juga menjelaskan mengenai percabangan dan penggabungan dari path yang ada.
Nama Gambar Keterangan Sequence Flow Sequence flow direpresentasikan dengan garis lurus dengan panah tertutup dan menjelaskan mengenai urutan aktivitas yang akan dijalankan. Message Flow Message flow direpresentasikan dengan garis putus-putus dan panah terbuka. Message flow menjelaskan pertukaran pesan yang sedang terjadi. Association Association direpresentasikan dengan garis putus-putus. Association digunakan untuk mengasosiasikan sebah artifak, data, maupun flow object.
Nama Gambar Keterangan Pool Pool direpresentasikan dengan persegi besar yang didalamnya dapat berisi flow objects, connecting object, maupun artifak.
Lane Lane merupakan
bagian lebih mendetail dari pool. Data Objects Data object digunakan untuk menjelaskan mengenai data yang dibutuhkan atau dihasilkan dari sebuah aktivitas. Group Dgambarkan dalam persegi dengan sudut melingkar dan garis luar putus-putus. Group untuk melakukan grouping
BPMN didesain baik untuk pemodelan maupun eksekusi suatu proses bisnis, dengan demikian, BPMN bukan hanya sebagai tools pemodelan seperti halnya menggambar diagram saja, namun harus memperhatikan kaidah-kaidah pemodelan proses bisnis, seperti: penentuan aktivitas inti beserta rangkaian urutannya, siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis, data apa saja yang akan diakses, dokumen apa yang perlu diakses jika memang membutuhkan keterlibatan manusia, dan sumber daya TI lainnya yang terlibat. Perkembangan kebutuhan akan otomasi proses bisnis, maka berkembang pula tools pelengkap lainnya seperti process monitoring, process optimization, process auditor, process analytics, integration, dan lain-lainnya.
Kehadiran BPMN di lingkungan TI dipandang sebagai salah satu terobosan yang cukup signifikan untuk melakukan perubahan paradigma dalam memandang pengelolaan sistem informasi. BPMN menawarkan cara yang mudah untuk mewujudkan sistem informasi dengan fitur eksekusinya. Mewujudkan sistem informasi yang sederhana, transparan, dan auditable sekarang dapat dilakukan secara lebih mudah, karena hanya dengan fokus di level proses bisnis. Keruwetan implementasi sistem informsi dalam aspek teknis seperti pemrograman dapat diminimalkan atau bahkan dihindari.
2.2.6 Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan salah saju jenis pemodelan Unified Markup Languange (UML). UML merupakan Bahasa pemodelan berupa grafis yang berfungsi untuk membangun, mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan menvisualisasikan seluruh rancangan aplikasi perangkat Lunak. Use Case Diagram menggambarkan sebuah hubungan antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang dibuat. Use Case Diagram digunakan untuk mengetahui fungsi yang ada dapam sebuah sistem dan pengguna yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Use Case mempunya beberapa simbol, symbol-simol tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Simbol Use Case
No. Gambar Nama Gambar Keterangan
1. Use Case
Gambaran fungsional sistem yang akan di buat, agar pengguna lebih mengerti penggunaan sistem.
2.
Actor
Menggambarkan sesorang yang beriteraksi dengan sistem, di mana hanya bisa menginputkan informasi dan menerima informasi dari sistem.
3.
Association
Relation
Menghubungkan link antar element.
4. Generalization
Relation
Sebuah elemen yang menjadi spesialisasi dari elemen yang lain.
5. Dependency
Relation
Sebuah elemen yang bergantung beberapa cara kepada elemen lainnya.
No. Gambar Nama Gambar Keterangan
6. <<include>> Sebuah proses yang harus terpenuhi agar sebuah event dapat terjadi, dimana pada kondisi ini sebuah use case adalah bagian dari use 7 <<extends>> Merupakan perluasan dari use case jika kondisi atau syarat terpenuhi.
