1
Sistem ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)
Sistem ERP adalah suatu system yang
mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis dan sumber daya yang ada dalam suatu
perusahaan
Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak eksternal perusahaan untuk menilai
perkembangan perusahaan
Pengertian Sistem ERP dan Modul (1)
Sistem informasi akuntansi hanya mampu mencatat data-data keuangan dan transaksi ekonomi
Selain data-data keuangan dan akuntansi,
perusahaan juga memerlukan data-data lain yang tidak dapat dicatat oleh system informasi
akuntansi
Pengertian Sistem ERP dan Modul (2)
ERP membuat data-data yang tidak bisa dicatat oleh system informasi akuntansi menjadi
tercatat, dan memungkinkan integrasi dengan SIA
Pengertian Sistem ERP dan Modul (3)
Penerapan ERP dilakukan secara modular. Secara umum modul-modul ERP terdiri dari:
Modul Keuangan; mengatur GL, piutang, utang, asset tetap, anggaran, manajemen uang kas, laporan internal dan laporan keuangan
Manajemen sumber daya manusia dan
penggajian; mengatur SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran,
tunjangan, atau pelaporan pajak
Pengertian Sistem ERP dan Modul (4)
Penerapan ERP dilakukan secara modular. Secara umum modul-modul ERP terdiri dari:
Siklus penjualan; memasukan sales order, pengiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan,
perhitungan komisi
Siklus pembelian; mengatur pembelian, penerimaan dan pemeriksaan barang,
pengeluaran biaya pembelian, serta manajemen persediaan
Pengertian Sistem ERP dan Modul (5)
Penerapan ERP dilakukan secara modular. Secara umum modul-modul ERP terdiri dari:
Manufaktur atau siklus produksi; pengaturan jadwal produksi, bill of material, work in
process, quality control, manajemen biaya, serta proses manufaktur
Manajemen proyek; mengatur pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya, manajemen aktivitas
Pengertian Sistem ERP dan Modul (6)
Penerapan ERP dilakukan secara modular. Secara umum modul-modul ERP terdiri dari:
Customer relationship management; mengatur pemasaran dan penjualan, komisi, atau call
center
Pengertian Sistem ERP dan Modul (7)
Beberapa vendor ERP diantaranya;
SAP
Oracle
Microsoft
Sage
Epicor
Infor
Dll.
Vendor Sistem ERP
People; (staf IT dan pengguna). Pengguna
memiliki peran kunci dalam proyek implementasi system ERP
Process; terkait dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan
Hardware; meliputi server dan komponen pendukungnya
Komponen-komponen ERP (1)
Software; meliputi system operasi dan program aplikasi
Database; tempat untuk menyimpan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal
Komponen-komponen ERP (2)
Menurut ISACA (2001), pendorong penerapan system ERP adalah sebagai berikut:
1. Dari segi bisnis;
Kepuasan pelanggan
Proses lebih efisien
Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
Kekurangan tenaga kerja
Pendorong Penerapan ERP (1)
Menurut ISACA (2001), pendorong penerapan system ERP adalah sebagai berikut:
1. Dari segi teknologi informasi;
Kebutuhan integrasi system yang tidak terealisasikan pada system yang sekarang
Medernisasi hadware dan software
Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet
Pendorong Penerapan ERP (2)
Beberapa keuntungan yang diharapkan dari penerapan system ERP adalah sebagai berikut:
1. Integrasi data. Database tersentralisasi dapat mengatasi hambatan antar departemen terkait data atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan
2. Input data hanya dilakukan sekali
3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengawasi dan mengatur semua area
perusahaan,
Keuntungan Penerapan ERP (1)
Beberapa keuntungan yang diharapkan dari penerapan system ERP adalah sebagai berikut;
3 …… serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan karena mempercepat
pengumpulan data
4. Sistem ERP mengkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan
Keuntungan Penerapan ERP (2)
Beberapa keuntungan yang diharapkan dari penerapan system ERP adalah sebagai berikut;
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat
Keuntungan Penerapan ERP (3)
Tantangan dalam penerapan ERP diantaranya adalah sebagai berikut;
Biaya. Biaya hardware, software, dan kosultan
Waktu yang dibutuhkan, tergantung pada ukuran perusahaan, jumlah modul, dan perubahan
Perubahan proses bisnis. Kegagalan untuk
menyesuaikan proses bisnis dengan software ERP dapat menjadi penyebab kegagalan utama
Tantangan Penerapan ERP (1)
Tantangan dalam penerapan ERP diantaranya adalah sebagai berikut;
Kompleksitas. Berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan system yang berbeda
Resistensi. Diperlukan pelatihan dan pengalaman untuk implementasi oleh user. Penolakan dri
karyawan dapat menggagalkan implementasi ERP
Tantangan Penerapan ERP (2)
1. Tahap 1 (Scope dan Planning)
Menentukan ruang lingkup atau scope untuk implementasi ERP yang disesuikan dengan sumber daya dan waktu
Scope yang harus ditentukan; scope fisik,
business process reengineering, teknikal, sumber daya, implementasi
Penentuan struktur tim implementasi
Review terhadap vendor penyedia software ERP
Tahapan Implementasi ERP (1)
2. Tahap 2 (Analysis dan Design)
Melakukan analisis gap, yakni membandingkan fungsi yang disediakan oleh sitem ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya
Menentukan proses yang akan ditambahkan pada proses yang ada atau memodifikasi software ERP
Menentukan rencana perubahan, rencana konversi data, dan rencana pelatihan
Tahapan Implementasi ERP (2)
3. Tahap 3 (acquisition dan development)
Customize komponen teknikal dan user interface software ERP, penambahan syarat-syarat
tambahan dan data-data dalam table database
Instalasi software ERP, perubahan pada proses bisnis, melakukan pelatihan awal dengan
menggunakan prototype
Melakukan migrasi data dari system lama ke system baru
Menentukan aturan authentication dan otorisasi akses system ERP
Tahapan Implementasi ERP (3)
4. Tahap 4 (implementation)
End user mencoba software ERP dan mengujinya
Melakukan konversi dari system lama ke system baru dengan menggunakan metode; phased,
pilot, parallel, direct cutover atau Big Bang
Pelatihan penggunaan oleh end user terkait
Tahapan Implementasi ERP (4)
5. Tahap 5 (operation)
Tim implementasi beralih fungsi menjadi tim support untuk membantu end user atau tim
operasional yang mengalami kesulitan atau butuh bantuan dalam mengoperasikan system
Memberikan pelatihan kepada end user secara berkelanjutan
Tahapan Implementasi ERP (5)
Menurut Motiwalla dan Thomson (2009), faktor- faktor penting yang menentukan keberhasilan penerapan ERP adalah;
Proses pembuatan keputusan
Keputusan yang cepat dan tepat harus dilakukan oleh tim implementasi
Ruang lingkup proyek implementasi ERP
Jika ruang lingkup proyek semakin meluas, maka biaya dan waktu semakin besar
Faktor Penting Penentu Keberhasilan ERP (1)
Teamwork
Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk membangun kerjasama dalam tim
implementasi
Manajemen perubahan
Manajer proyek harus mengkomunikasikan
perubahan terhadap end user dan melakukan pelatihan penerapan ERP
Faktor Penting Penentu Keberhasilan ERP (2)
Tim implementasi dan eksekutif
Struktur tim implementasi, peran, dan tanggung- jawab tiap anggota tim merupakan factor
penentu keberhasilan. Eksekutif bertugas
mengkomunikasi perubahan-perubahan yang terjadi. Dukungan eksekutif mencakup juga komitmen budget penerapan ERP
Faktor Penting Penentu Keberhasilan ERP (3)
Menurut Wong dkk. (2005), 3 factor penting yang dapat menyebabkan kegagalan implementasi ERP adalah:
1. Lemahnya efektifitas konsultan
Dapat disebabkan karena konsultan yang belum memiliki pengalaman yang cukup
Faktor Penyebab Kegagalan ERP (1)
2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process Reengineering)
Dapat disebabkan konsultan tidak mampu untuk mendampingi dan meberikan masukan bagi tim proyek implementasi untuk melakukan BPR
3. Lemahnya efektifitas manajemen proyek
Dapat disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia dan jadwal aktivitas implementasi yang terlalu ketat
