Bab 2
DESAIN PEKERJAAN DAN
PERENCANAAN SUMBER DAYA
MANUSIA
Tujuan Pembelajaran
• Mendefinisikan Elemen Desain
Pekerjaan
• Mendiskusikan Analisis Jabatan
• Mengidentifikasi Permintaan SDM
• Menjelaskan Pasokan SDM
ELEMEN-ELEMEN DESAIN PEKERJAAN
• Elemen-elemen desain pekerjaan adalah
elemen-elemen yang harus diperhatikan pada
saat menyusun atau mendesain pekerjaan, baik
di awal maupun pada saat melakukan
penyusunan kembali karena pengembangan
organisasi atau restrukturisasi.
• Terdapat 3 elemen desain pekerjaan, yaitu:
• Elemen Organisasional,
• Elemen Lingkungan,
• Elemen Keperilakuan.
Elemen-elemen Organisasional
•
Elemen-elemen organisasional pada
desain pekerjaan berhubungan dengan
efisiensi.
•
Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang
secara efisien akan memotivasi
karyawan untuk mencapai hasil
maksimal.
•
Time and motion study menuntun
manajemen pada desain pekerjaan
yang efisien, suatu pekerjaan yang
dilakukan secara berulang tanpa banyak
variasi akan menyebabkan hasil yang
lebih banyak dengan mutu dan tingkat
akurasi yang lebih bagus.
•
Terdapat 3 unsur yang diperhatikan
dalam mendesain pekerjaan dengan
elemen organisasional, yaitu:
Pendekatan mekanistik, berupaya menggabungkan
pekerjaan-pekerjaan yang sama yang dilakukan oleh banyak orang menjadi satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh satu orang dengan volume pekerjaan yang tinggi. Langkah ini memancing kreativitas manusia untuk menciptakan mesin atau robot yang dapat melaksanakan tugas-tugas yang berulang dengan volume besar itu. Pendekatan ini menekankan pada efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan waktu belajar karyawan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan dan lebih efektif bila karyawannya kurang tingkat
pendidikannya atau kurang pengalaman industrialnya
Praktek-praktek kerja, yang berupa kebiasaan atau kesepakatan kolektif juga mempengaruhi desain pekerjaan
Aliran kerja, desain pekerjaan juga sangat dipengaruhi oleh aliran, urutan dan prosedur kerja. Urutan pekerjaan
biasanya dimulai dari pekerjaan yang ringan dan diakhiri oleh pekerjaan berat, atau dimulai oleh pekerjaan kasar dan diakhiri pekerjaan halus yang memerlukan presisi sehingga mengharuskan quality control yang cermat.
Elemen-elemen Lingkungan
Kemampuan dan tersedianya karyawan.
Efisiensi yang diharap dalam elemen organisasional dalam penyusunan desain pekerjaan sering kali berbenturan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan. Banyak dijumpai kemampuan karyawan yang tidak menjamin berlangsungnya suatu desain pekerjaan, yang kalau dipaksanakan akan berdampak pada kualitas produk yang kurang memuaskan.
2 faktor lingkungan yang
mempengaruhi desain
pekerjaan:
Berbagai pengharapan sosial.
Banyak karyawan yang mempunyai pengharapan yang tinggi meski kemampuan nya tidak mencukupi. Banyak tenaga kerja lokal disekitar pabrik ngotot untuk diterima bekerja dalam pabrik. Kondisi ini pasti akan mempengaruhi desain pekerjaan.
Elemen-elemen Keperilakuan
•
Elemen-elemen keperilakuan berhubungan dengan keperilakuan SDM sehari-hari
yang bersifat unik.
•
Elemen keperilakuan ini perlu dicermati karena dapat membawa kepada hal-hal
positif maupun sebaliknya ke arah negatif.
•
Meskipun keperilakuan bersifat abstrak dan intangibel namun kita dapat melihat dan
merasakannya dari perasaan yang diluapkan karyawan yaitu berupa perasaan senang,
bahagia, benci, tidak suka, atau biasa-biasa saja tidak senang ataupun tidak susah.
•
Elemen keperilakuan yang dapat didorongkan untuk menghasilkan kinerja positif
adalah berupa spesialisasi pekerjaan.
•
Meskipun terdapat trade-off antara spesialisasi dan efisiensi yaitu adanya tarik ulur
antara usaha untuk meningkatkan spesialisasi pekerjaan dengan harapan dapat
meningkatkan produktivitas namun seringkali berdampak pada berkurangnya
kepuasan kerja dan berdampak pada peningkatan biaya yang mengurangi efisiensi.
•
Spesialisasi adalah hasil pendekatan mekanistis desain pekerjaan yang berupaya
untuk mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat
diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga karyawan, sehingga dapat
meningkatkan produktivitas.
•
Trade off Keperilakuan & Efisiensi: Pekerjaan-pekerjaan yang lebih efisien bisa
menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja sebaliknya pekerjaan-pekerjaan yang
memuaskan bisa berakibat tidak efisien.
Elemen-elemen Keperilaku
an
Dalam gambar 3.1 tampak bahwa :
• produktivitas akan meningkat sejalan dengan bertambahnya spesialisasi pekerjaan. Sampai pada titik tertentu, produktivitas itu akan menurun sejalan dengan bertambahnya spesialisasi (gambar A).
• Searah dengan peningkatan produktivitas,
kepuasan karyawan juga akan meningkat dengan bertambahnya kadar Spesialisasi pekerjaan
sampai pada titik tertentu Kepuasan kerja itu menurun juga (gambar B).
• Dalam gambar C diterangkan hubungan antara Waktu dan Proses belajar. Untuk pekerjaan yang terspesialisasi diperlukan waktu yang lebih
pendek, sedang untuk pekerjaan yang tidak
terspesialisasi diperlukan waktu yang relatif lebih lama.
• Perputaran karyawan adalah lebih tinggi untuk karyawan yang mempunyai pekerjaan
terspesialisasi dibanding pekerjaan yang kurang terspesialisasi, hal ini terlihat pada gambar D.
ANALISIS JABATAN
• Analisis jabatan adalah
serangkaian kegiatan berupa
mengumpulkan,
mengevaluasi dan
mengorganisasi informasi
tentang pekerjaan-pekerjaan
secara sistematik yang
berhubungan dengan suatu
pekerjaan atau jabatan
tertentu.
• Luaran dari kegiatan analisis
jabatan adalah :
Job Description (Uraian Jabatan)
Job Spesification (Syarat Jabatan)
Job Performance Standard
ANALISIS JABATAN
Desain pekerjaan menjadi
rumit dan menantang:
• Pada hakekatnya sering terjadi konflik antara kebutuhan dan keinginan individual karyawan dengan kelompok karyawan. • Munculnya berbagai tanggapan dalam
wujud sikap, kegiatan fisik, dan produktivitas dalam pelaksanaan
pekerjaan tertentu, dikarenakan adanya sifat unik personal masing-masing
karyawan.
• Adanya perubahan lingkungan,
organisasional, dan perilaku karyawan yang menyebabkan perubahan desain pekerjaan.
Manfaat Analisis jabatan :
• Menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi atau penggajian.
• Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja.
• Memadukan dan mencocokkan antara lamaran dengan pengadaan tenaga kerja. • Mengembangkan rencana pengembangan
karyawan potensial.
• Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.
PERMINTAAN SDM
•
Kegiatan meramalkan permintaan SDM di masa yang datang akan muncul
manakala perusahaan berkembang sedemikian rupa sehingga
memerlukan dukungan ketersediaan SDM dalam jumlah, kualitas dan
waktu yang tepat.
•
Keperluan identifikasi tersebut tidak hanya diperlukan saat perusahaan
mau ekspansi saja tapi juga pada saat perusahaan mengalami masalah
kesulitas bisnis dan keuangan yang menyebabkan terjadi kelebihan SDM.
•
Peramalan kebutuhan SDM tidaklah gampang karena kondisi di masa
yang akan datang yang selalu berubah dan tidak pernah bersifat linier,
apalagi kondisi sekarang cenderung bersifat turbulansi.
•
Hal inilah yang terus memicu perusahaan untuk selalu memperbarui
perencanaan SDM nya.
•
Ukuran peramalan kebutuhan SDM jangka panjang bukanlah 5 tahun tapi
1 tahun, sementara jangka pendek hanya berdurasi 1 sampai 3 bulan saja.
•
Hal ini karena rentannya faktor-faktor pengaruh khususnya yang berasal
dari luar perusahaan yang cepat berubah.
•
Hal lain yang mempengaruhi keakuratan peramalan kebutuhan SDM
adalah ketepatan pemilihan metode atau teknik peramalan yang cocok
dengan kondisi yang ada.
PASOKAN SDM
Pasokan untuk memenuhi kebutuhan atau lowongan SDM di masa yang akan datang dapat dipenuhi dari internal juga dari eksternal.
Pasokan internal berarti berasal dari dalam perusahaan yaitu dengan memanfaatkan SDM yang ada di dalam perusahaan sekarang baik yang berasal dari satu departemen atau dari
departemen lain, baik yang berada dalam level yang sama maupun dari level yang lebih rendah sehingga memerlukan upaya promosi.
Pasokan dari dalam tidak hanya menghitung jumlah tapi juga mengaudit kemampuan, keahlian dan ketrampilan masing-masing tenaga kerja yang tersedia, sehingga memungkinkan
manajemen mampu membuat peta SDM dengan baik.
Terdapat 3 teknik forecasting yang biasa digunakan adalah: Inventarisasi SDM, Bagan
penempatan dan analisis Markov.
Pasokan dari luar diperlukan manakala stock SDM dari dalam tidak mencukupi dalam jumlah, kualitas dan waktu. Untuk itu bisa diperoleh dari pasar tenaga kerja baik yang bersifat lokal, regional, maupun internasional.
Bila suatu kualifikasi tenaga kerja tidak bisa dipenuhi dari lokal dimana unit usaha itu berada, maka lowongan itu harus dibuka di lokal yang lain bahkan mungkin di regional ataupun
internasional.
Kita sering mendengar upaya banyak perusahaan mendatangkan tenaga kerja ke suatu daerah dimana di dalam daerah tersebut tidak mencukupi daya pasok tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas. Tentu dalam kondisi ini beberapa faktor biaya seperti biaya transpor kepergian dan kepulangan, akomodasi selama di lingkungan perusahaan, dan lain-lain patut untuk dicermati.
