21
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah SMP Muhammadiyah Cikampek
SMP Muhammadiyah Cikampek berdiri pada tanggal 6 juli 1989 di Kp. Krajan Tengah RT. 02 RT. 02 Desa Cikampek Barat Kec.Cikampek Kab. Karawang dibawah naungan pimpinan Cabang Muhammadiyah Cikampek. Seiring pengembangan jaman pada tahun 2005 SMP Muhammadiyah Cikampek pindah lokasi dari desa Cikampek Barat ke Desa Utara Kecamatan kota Baru.
Berdirinya SMP Muhammdiyah Cikampek merupakan gagasan dari pengurus pimpinan cabang Muhammadiyah Cikampek karena pada saat itu daerah dilingkungan SMP Muhammadiyah Cikampek Khususnya di kampung krajan desa Cikampek Barat masyarakatnya sangat tertinggal dan terbelakang terutama dalam bidang pendidikan sehingga masyarakat sekitar yang lulusan SMP sangat sedikit sekali karenakan mereka tidak memiliki biaya untuk melanjutkan ke sekolah yang lebih tinggi. Oleh karena itu dengan keberadaan SMP Muhammadiyah Cikampek dilingkungan sekitar sangat membantu sekali.
Seiring perkembangan jaman dan gagasan pun berkembang bahwa Muhammadiyah Cikampek tidak hanya memiliki amal usaha sekolah tingkat SMK ditanah wakaf yang berlokasi di jl.Raya Parakan Desa Cikampek utara Kec. Kotabaru. Pada tahun 2005 pengurus pemimpin Cabang Muhammadiyah Cikampek Menginginkan bahwa perguruan Muhammadiyah dipusatkan satu
tempat maka dari itu pada tahun tersebut SMP Muhammadiyah resmi dipindahkan dari Kp. Krajan Tengah Desa Cikampek Barat ke Jl. Raya Parakan Desa Cikampek Utara kec. Cikampek.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Smp Muhammadiyah Cikampek ( 2018 )
Gambar III.1. Struktur Organisasi Smp Muhammadiyah Cikampek
Fungsi Jabatan : 1. Kepala Sekolah
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menyusun rencana pengembangan sekolah. b. Mengawasi jalannya perpustakaan.
c. Melakukan penyusunan jadwal pelaksanaan kegiatan belajar mengajar tiap tahunnya.
2. Komite Sekolah
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mengontrol alur sistem kinerja sekolah b. Menetapkan sumbangan sarana dan prasarana 3. Kasubag TU
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Memantau alur keuangan sekolah.
b. Mengatur anggaran belanja sekolah per bulan.
c. Andil dalam menentukan besaran sumbangan sarana dan prasarana. 4. Pks Kesiswaan
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Menangani siswa yang bermasalah. b. Mendisiplinkan tata tertib sekolah. c. Mengatur kegiatan sekolah. 5. Pks Kurikulum
Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. menyediakan perangkat penilaian sesuai kurikulum yang di gunakan. b. Menganalisa bahwa kurikulum yang dipakai sesuai dengan aturan
kemendikbud.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan SMP Muhammadiyah kotabaru ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Menyerahkan Kartu Spp
Pada proses ini siswa menyerahkan kartu siswa kepada staff TU untuk didata terlebih dahulu untuk memastikan data yang benar dan akurat sesuai nama siswa yang akan membayar spp tersebut. Penyerahan kartu spp ini juga berlaku sebagai tanda bukti bahwa siswa tersebut telah membayar spp sesuai dengan jumlah tagihan dari pihak sekolah.
2. Pencatatan transaksi pembayaran spp pada kartu spp
Pencatatan transaksi pembayaran ini dilakukan pada media kartu spp yang nantinya akan dicatat pada kartu Spp sesuai jumlah yang dibayarkan oleh siswa tersebut
3. Pemberian kwitansi
Pemberian kwitansi pada siswa yang telah membayarkan Spp sebagai bukti pembayaran yang sah untuk bukti transaksi. Dan juga sebagai bentuk bukti kepada orang tua murid agar terjadinya siklus kepercayaan yang timbul antara sekolah dengan pihak orang tua siswa.
4. Mencatat bukti transaksi spp pada buku besar
Bagian tata usaha akan mencatat setiap transaksi pembayaran spp pada buku besar, fungsinya adalah sebagai data pembayaran spp siswa. Mungkin dalam metode pembuatan data seperti ini belum cukup efektif, dalam pencarian datapun akan terhambat dengan kata lain jika nanti bendahara akan mencari
data siswa yang masih menunggak pembayaran spp akan lama dalam mencari datanya.
5. Rekapitulasi
Perekapan ini dilakukan agar data siswa yang melakukan transaksi pembayaran akan terlihat dengan jelas datanya, serta untuk memudahkan bendahahra sekolah dalam merekapitulasi pemasukan keuangan sekolah yang diterima sesuai dengan tahun ajaran. Rekapitulasi ini juga sebagai acuan tunggakan siswa yang belum membayarkan Spp di satu semester tersebut, yang nantinya akan ada pemanggilan kepada siswa yang masih menunggak pembayaran Spp oleh pihak sekolah dan akan dimusyawarahkan bersama pihak sekolah.
6. Laporan Pemasukan SPP
Laporan ini yang dimana bendahara akan melaporkan jumlah dana yang masuk kesekolah dan akan dilaporkan kepada kepala sekolah hal ini dilakukan agar setiap dana yang masuk pada sekolah terlihat jelas dan sebagai pengontrol keuangan sekolah, yang nantinya kepala sekolah akan melihat sumber dana pemasukan sekolah dan juga laporan ini sebagai acuan keuangan sekolah serta bisa meningkatkan fasilitas sekolah pertahun ajaran. 7. Laporan pemasukan keuangan
Laporan pemasukan keuangan disini adalah laporan uang yang masuk ke bendahara sekolah melalui semua pembayaran siswa yang masuk kesekolah. Dimana laporan ini juga sebagai acuan keungan sekolah yang dimanfaatkan untuk membangun sarana dan prasarana sekolah yang selanjutnya akan menjadi peningkatan pembelajaran dalam sekolah tersebut.
3.3. Use Case Diagram sistem berjalan
1. Use Case Diagram Siswa
Gambar III.2. Use Case Diagram Siswa
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Diagram Siswa
Use case name Siswa
Requirements Siswa melakukan memberikan kartu
spp, memberikan uang bulanan spp, dan mendapatkan kwitansi.
Goal Siswa memberikan kartu spp,
memberikan uang bulanan spp, dan dapat kwitansi.
Post-Conditions Siswa yang melakukan pembaryaran spp.
Failed end Condition Siswa yang tidak melakukan pembayaran spp.
Actors Siswa
Main Flow / Basic Path 1. Siswa memberikan kartu spp 2. Siswa memberikan uang
bulanan spp.
3. Siswa mendapatkan kewitansi pembayaran spp setelah melakukan transaksi pembayaran spp.
Alternate flow / Invariant A A1. Siswa yang melakukan Pembayaran spp.
Invariant B B1. Siswa memberikan kartu spp
B2. Siswa tidak membayarakan uang bulanan spp.
2. Use Case Diagram Tata Usaha
Gambar III.3. Use Case Diagram Tata Usaha
Tabel III.2
Deskripsi Use Case Diagram Tata Usaha
Use case name Tata Usaha
Requirements Tata usaha melakukan tata cara
pembayaran spp.
Goal Tata usaha menerima kartu spp,
mengecek kartu spp, mencatat kartu spp, membuat kwitansi lalu memberikan ke siswa, dna membuat laporan transaksi.
pembayaran spp.
Post-Conditions Daftar data siswa yang melakukan pembayaran spp.
Failed end Condition Siswa tidak bisa melakukan pembayaran sendiri.
Actors Tata Usaha
Main Flow / Basic Path 1. Tata usaha menerima kartu spp 2. Lalu mengecek kartu spp 3. Mencatat pembayaran spp 4. Tata usaha membuat kwitansi 5. Memberikan kwitansi
6. Membuat laporan transaksi Alternate flow / Invariant A A1. Menampilkan pilihan transaksi
ppembayaran spp.
Invariant B B1. Tata usaha lupa mencatat
pembayaran spp.
B2. Tata usaha tidak mengecek kartu spp
B3. Tata usaha tidak membuat dan memberikan kwitansi.
3. Use Case Diagram Bendahara
Gambar III.4. Use Case Diagram Bendahara
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Diagram Bendahara
Use case name Bendahara
Requirements Bendahara menerima laporan transaksi, membuat laporan spp, dan memberikan laporan spp.
Goal Bendahara mengecek dna membuat
laporan yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah.
Pre-Conditions Bendahara telah membuat laporan spp Post-Conditions Bagian tata usaha yang membuat
laporan transaksi.
kepada bendahara.
Actors Bendahara
Main Flow / Basic Path 1. Bendahara menerima laporan transaksi.
2. Bendahara membuat lapran spp 3. Bendahara memberikan laporan
spp kepada kepala sekolah. Alternate flow / Invariant A A1. Memberikan laporan
Invariant B B1. Bendahara tidak menerima laporan dari tata usaha.
B2. Bendahara tidak membuat laporan spp.
B3. Bendahara tidak memberikan laporan spp kepada kepala sekolah.
4. Use Case Diagram Kepala Sekolah
Gambar III.5. Use Case Diagram Kepala Sekolah
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Diagram Kepala Sekolah
Use case name Kepala Sekolah
Requirements Kepala sekolah mengecek laporan dan menerima laporan.
Goal Kepala sekolah menerima hasil laporan
spp.
Pre-Conditions Kepala sekolah melakukan pengecekan laporan spp.
Post-Conditions Kepala sekolah menerima laporan spp Failed end Condition Bendahara tidak memberikan laporan
spp.
Main Flow / Basic Path 1. Kepala sekolah mengecek laporan spp
2. Kepala sekolah menerima laporan spp.
Alternate flow / Invariant A A1. Menerima laporan spp.
Invariant B B1. Kepala sekolah tidak mengecek
laporan spp.
B2. Kepala sekolah tidka menerima laporan spp.
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan (Input)
Bentuk dokumen masukan (Input) adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam sistem data dan selanjutnya akan di olah susai dengan kebutuhan. Bentuk-bentuk dokumen masukan (Input) adalah sebagai berikut.
1. Nama Dokumen : Data Siswa
Fungsi : Sebagai Data Siswa Pada Sistem Sumber : Biodata Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Siswa Baru Yang Masuk Bentuk : Lampiran A1
2. Nama Dokumen : Data Spp
Sumber : Kartu Spp
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Siswa Melakukan Pembayaran Spp Bentuk : Lampiran A2
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran (Output)
Bentuk dokumen keluaran (Output) adalah semua yang dikeluarkan untuk mencatat setiap kegiatan transaksi pembayaran Spp. Bentuk-bentuk dokumen keluaran (Output) tersebut antara lain.
1. Nama Dokumen : Kartu Spp
Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran Spp
Frekuensi : Setiap Siswa Melakukan Pemayaran Spp Sumber : Tata Usaha
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B1
2. Nama Dokumen : Laporan Pemasukan Spp Fungsi : Sebagai Laporan Persemester Frekuensi : Setiap Akhir Semester
Sumber : Tata Usaha Tujuan : Bendahara
Media : Kertas Bentuk : Lampiran B2
3.5. Permasalahan Pokok
Permasalahan pokok yang timbul pada proses pembayaran spp sebagai berikut. 1. Pada saat transaksi pembayaran Spp, petugas harus menuliskan data siswa
yang membayar kedalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar yang ditulis secara manual sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap siswa.
2. Kurang efektif dalam pemrosesan data pembayaran spp dalam segi waktu. 3. Jika siswa kehilangan kartu Spp, maka petugas akan kesulitan untuk
mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan oleh siswa.
4. Keamanan data masih kurang karena sering terjadi kehilangan data yang menyebabkan kesalahan pada proses pembuatan laporan.
5. Rentannya terjadinya kekeliruan data. 6. Waktu rekapitulasi yang lama.
7. Dalam pencarian data siswa yang lunas dan yang masih menunggak lama waktu pencarian datanya karena hanya ditulis di buku.
8. Sistem masih terbilang manual dan agak lama dalam pemrosesan.
3.6. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah diantaranya sebagai berikut.
1. Pencatatan data transaksi seharusnya sudah komputerisasi. 2. Pemrosesan data yang seharusnya sudah terkomputerisasi. 3. Ketelitian dalam penggunaan sistem yang akan terkomputerisasi.
4. Rekapitulasi data yang cepat, tepat, dan akurat dengan sistem yang terkomputerisasi.
5. Penghematan waktu dalam pencarian arsip data pembayaran spp dengan sistem yang sudah terkomputerisasi.
6. Data base yang sistem keamanannya terjaga agar arsip data dapat terjaga dan gampang dicari ketika aka nada pencarian data.
7. Perlu adanya pembaharuan sistem serta pembuatan program untuk menunjang kinerja dalam sistem pembayaran spp ini, serta lebih efisiensi waktu.
