USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

(1)

USULAN KEGIATAN

AUDIT MUTU INTERNAL

BIDANG AKADEMIK

DAN NON-AKADEMIK

TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN

PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

PUSAT PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN

SURAKARTA

(2)

PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM)

(TOTAL QUALITY MANAGEMENT CENTER)

UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA

Jalan Balekambang Lor No. 1 Telp/(fax (0271) 726278-739048 SURAKARTA 57139 Website: http://utp.ac.id Email ppm.utp@gmail.com

Nomor : 003/F/PPM-UTP/V/2016

Perihal : Usulan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Dokumen Th. 2015/2016

Lamp

: 2 (dua) lembar

Kepada : Yth. Rektor Universitas Tunas Pembangunan

u/b.

Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ongko Cahyono, MSc.

Disampaikan dengan hormat, bahwa dalam rangka keberlanjutan

implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Universitas

Tunas Pembangunan, kami mengingatkan sudah saatnya dilaksanakan lagi

penyelenggaraan Audit Muti Internal. (AMI). Terkait hal dimaksud, Pusat

Penjaminan Mutu (PPM), mengajukan kegiatan AMI tahap Implementasi

Dokumen baik pada tingkat Universitas dan Fakultas serta Program Studi. Bagi

Rektorat dan Dekan Fakultas akan meliputi bidang akademik dan non akademik.

Sebagaimana telah diketahui, tujuan AMI dalam tahap implementasi

adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual tentang implementasi

setiap dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan, perbaikan dan/atau

pengembangan program-program akademik dan non-akademik serta mengurangi

resiko kegagalan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)/audit eksternal

oleh BAN-PT sebagai kelanjutan SPMI. Temuan hasil audit selanjutnya

dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap Standar Nasional (SN)

Dikti. Implementasi dokumen dalam tahap ini meliputi:

1.

Dokumen Manajemen

2.

Dokumen Akademik

3.

Impementasi Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu/SPMI, Manual

Mutu/SPMI, Standar Mutu/SPMI dan Standar Operasional

Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK dan record/form SPMI dan

dokumen-dokumen lain terkait).

Hasil temuan auditor, akan digunakan sebagai dasar pengambilan

keputusan yang secara khusus untuk memberikan umpan balik tentang kinerja

unit kerja terkait yaitu mengarahkan pencapaian sasaran dan menemukan

peluang perbaikan.

Sehubungan dengan itu, kami mohon perkenan Keputusan Bapak untuk

Pelaksanaan Kegiatan serta Tim Audit Mutu Internal Tahap Implementasi

Dokumen UTP Periode Tahun 2015/2016 sebagai payung hukum (draft Susunan

Tim Audit Mutu Internal tersaji dalam Lampiran I).

(3)

Jika disetujui, sosialisasi AMI sebelum pelaksanaan AMI pada tingkat

universitas akan kami laksanakan pada tanggal 7 Juni 2016 jam 9.00-10.30

WIB, sedangkan pelaksanaan AMI untuk Rektorat dimulai pada tanggal 14 Juni

2016 jam 09.00-selesai. (Jadwal AMI terlampir pada Lampiran II) Sosialisasi

AMI dan pelaksanaan AMI untuk tingkat fakultas dan Prodi tersaji pada

Lampiran III).

Demikian ajuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kebijakan

terbaiknya diucapkan terima kasih.

Surakarta, 24 Mei 2016

Mengetahui

Wakil Rektor I,

Ketua Pusat Penjaminan Mutu,

Ir. H. Isnarno, MT.

Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

Tembusan Kepada Yth.:

1. KDP YPTTP Surakarta

2. Wakil Rektor I, II dan III UTP.

3. Karo UTP. Surakarta

(4)

Lampiran I

Nomor Surat KaPPM : 003/F/PPM-UTP/V/2016

Perihal

: Pengajuan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi

Tanggal

: 24 Mei 2016

USULAN SUSUNAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL

TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN

UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA

PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

No.

Nama Dosen

NIDN

Jabatan

Dalam Unit

Kerja Asal

Dalam

Tim AMI

1. Auditor

a. Ir. Dwi Suci Sri Lestari,

MT. 0012115401

Ketua PPM/ Dosen FT-UTP

Auditor Ketua b. Dr. Ir. Sapto Priyadi, MP. 0608016101 Dosen FP-UTP Auditor Anggota 2. a. Agus Supriyoko, S.Or,

M.Or, 0616088003 GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP Observer/Peninjau b. Ir. Daryanti, MP. 0004016401 GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP Observer/Peninjau c. Syahriar Abdullah, SE,

MM. 0630088502

GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP

Observer/Peninjau d. Aan Budi Santoso, SPd.,

MPd. 0613038401

GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP

Observer/Peninjau

Ketua Pusat Penjaminan Mutu UTP

(5)

Lampiran II.a Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2016; Perihal AMI & Tim AMI implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT UNIVERSITAS

PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

No. Uraian Audit

Mei Juni Juli Agustus September Oktober

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen, Penyempurnaan check-list

2.

Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman

check-

3. list ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/AMI

4. Pelaksanaan audit ke lembaga-lembaga UTP + UPT PKTS

5. Pelaksanaan audit ke LPPM

6. Pelaksanaan audit ke LKI

7. Pelaksanaan ke PKTS

8. Closing meeting Lembaga-lembaga + PKTS UTP

9. Pelaksanaan audit ke Biro Universitas + UPT Perpustakaan

10. Pelaksanaan audit ke BAAK

11. Pelaksanaan audit ke BAUK

12. Pelaksanaan audit ke Perpustakaan

13. Closing meeting Biro Universitas + UPT Perpustakaan UTP

14. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu

15. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi

16. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu

17. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee

Ketua Pusat Penjaminan Mutu

(6)

Lampiran II.b Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI; Tangga 24 Mei 2016

JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI

PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) - UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN (UTP) SURAKARTA

No. Uraian Audit Mei Juni Juli Agustus September Oktober

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen

2. Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman check-

list ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/AMI

3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik

Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil

Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur

4. Closing meetingFakultasTeknik

5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian

Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknolog

Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis

6. Closing meeting Fakultas Pertanian

7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi

Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen

Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi

8. Closing meeting Fakultas Ekonomi

9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Olahraga

Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling

Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar

Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Jasmanai, Kesehatan & Rekreasi

10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu

12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi

13. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu

14. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee

Ketua Pusat Penjaminan Mutu

(7)

Lampiran II.c Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015;

Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016

JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 – TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN

TINGKAT UNIVERSITAS PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

PPM UTP SURAKARTA

Uraian Audit Tanggal

1 Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Rektorat 09 Mei -13 Juni 2016

2

Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/

01 -13 Juni 2016 finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi

AMI

3 Pelaksanaan audit ke LPPM 21 Juni 2016

4 Pelaksanaan audit ke LKI 21 Juni 2016

5 Pelaksanaan audit ke PKTS 22 Juni 2016

6 Closing Meeting Lembaga-lembaga + PKTS 04 - 09 Juli 2016

7 Pelaksanaan audit ke BAAK _{05 Juli 2016}

8 Pelaksanaan audit ke BAUK _{06 Juli 2016}

9 Pelaksanaan audit ke Perpustakaan 07 Juli 2016

10 Closing meeting Biro + Perpustakaan 11 - 16 Juli 2016

11 Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 18 - 23 Juli 2016 12 Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 20 Juli - 31 Agustus 2016 13 Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan

Mutu 05 - 10 September 2016

14 Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan

kinerja ke auditee 12 -17 September 2016

Ketua PPM

(8)

Lampiran II.d Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015;

Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016

JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 – TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN

TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

PPM UTP SURAKARTA

Uraian Audit Tanggal

1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen 15 - 30 Oktober 2016 2.

Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/

1 – 9 November 2016

finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi AMI

3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik dan TU Teknik 12 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil 12 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 12 Juli 2016

4. Closing meeting FakultasTeknik 17 Juli 2016

5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian dan TU Pertanian 19 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi 20 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 20 Juli 2016

6. Closing meeting Fakultas Pertanian 25 Juli 2016

7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi dan TU Ekonomi 26 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen 27 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 27 Juli 2016

8. Closing meeting Fakultas Ekonomi 01 Agustus 2016

9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Or. 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru SD 23 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Penjas Kesehatan & Rekreasi 23 Agustus 2016

10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 27 Agustus 2016

11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 05 September 2016 12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 05 September - 25 Oktober 2016 13.

Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan

Mutu 27 Oktober 2016

14.

Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan

kinerja ke auditee 31 Oktober 2016

Ketua PPM