435
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KLINIK BERBASIS
RELATIONAL DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM (RDBMS)
DEVELOPMENT OF CLINICAL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BASED ON RELATIONAL DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM (RDBMS)
1)Hindayati Mustafidah, 2)Ardhine Attafaqquf, 3)Tito Pinandita
1,2,3)Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Sains Universitas Muhammadiyah Purwokerto
Jl. KH. Ahmad Dahlan Purwokerto, Jawa Tengah, Indonesia 53182 *Email: h.mustafidah@ump.ac.id
ABSTRAK
Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP) sebagai perguruan tinggi swasta terbesar di Jawa Tengah bagian barat memiliki sarana kesehatan yaitu Klinik Pratama UMP. Kelancaran penyelenggaraan kesehatan di Klinik Pratama UMP tidak lepas dari peran administratif dari tata kelola pasien. Selama ini manajemen pasien klinik masih menggunakan sistem pencatatan manual termasuk pencatatan rekam medis yaitu menggunakan lembaran-lembaran kertas yang dibendel dalam sebuah buku. Hal ini sangat beresiko terjadi human error di samping juga proses pencarian data pasien memakan waktu yang lama. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi manajemen pasien untuk membantu kelancaran operasional klinik. Pengembangan sistem dalam penelitian ini menggunakan model waterfall yang diawali dengan analisis kebutuhan, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Penyimpanan data pasien, catatan kesehatan pasien, maupun data dokter menggunakan database relasional untuk mempermudah pengaksesannya. Sistem informasi yang dihasilkan memiliki beberapa fitur yang dapat dioperasikan oleh admin, resepsionis, dan dokter termasuk di dalamnya dokter gigi dan bidan. Sistem juga dapat membuat laporan kunjungan pasien, baik pasien baru maupun pasien lama. Berdasarkan hasil pengujian unit maupun sistem menggunakan metode blackbox, sistem dinyatakan valid dan berjalan sesuai fungsinya. Dengan demikian, sistem informasi manajemen pasien Klinik Pratama UMP dapat digunakan untuk membantu operasionalisasi klinik khususnya pencatatan pasien dan rekam medis pasien.
Kata-kata Kunci: pengembangan sistem,Klinik UMP, rekam medis, sistem informasi manajemen pasien, waterfall.
ABSTRACT
Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP) as the largest private university in western Central Java has health facilities, namely the “Klinik Pratama”. The smooth running of health at the Klinik Pratama cannot be separated from the administrative role of patient management. So far, clinical patient management still uses a manual recording system, including recording medical records, using sheets of paper bound in a book. This is very risky for human error and the process of searching for patient data takes a long time. Therefore we need a patient management information system to help the smooth operation of the clinic. The system development in this research uses the waterfall model which begins with a needs analysis, design, implementation, testing and maintenance. Storage of patient data, patient health records, and doctor data uses a relational database to make access easier. The resulting information system has several features that can be operated by admins, receptionists, and doctors, including dentists and midwives. The system can also create patient visit reports, both new and old patients. Based on the results of unit and system tests using the blackbox method, the system is declared valid and runs according to its function. Thus, the patient management information system of Klinik Pratama can be used to assist the operation of the clinic, especially patient records and patient medical records.
Keywords: medical records, patient management information system, UMP Clinic, waterfall, system development.
PENDAHULUAN
Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP) merupakan perguruan tinggi swasta terbesar di Jawa Tengah bagian barat, yang terakreditasi B. Ada tiga universitas terbaik di Purwokerto, Jawa Tengah, dalam daftar versi uniRank tersebut. Tertinggi adalah UMP menempati no 40, setelah itu Universitas Jenderal Soedirman (51) dan Universitas Wijaya Kusuma (91) (UniRank, 2019). Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP) terletak di Kabupaten Banyumas, jawa tengah bagian barat, yang memiliki sarana prasarana di mana salah satunya yaitu Klinik Pratama UMP (BTIK UMP, 2019).
436
Penyelenggaraan kesehatan di Klinik UMP juga tidak lepas dari peran serta system manajemen atau pengelolaan terhadap klinik di setiap unit pelayanannya. Manajemen klinik khususnya pengelolaan pasien yang dimaksud meliputi berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien. Beberapa permasalahan yang sering terjadi adalah pengelolaan data pasien masih dilakukan dengan cara mencatat pada buku/lembar status, sehingga sering terjadi human error, proses pencarian data pasien memakan waktu yang lama, proses pencatatan laporan penyakit belum berorientasi masalah (Problem Oriented Record/POR), pembuatan laporan memakan waktu lama, data rekam medis tidak tertata dengan rapi, dan data pasien dapat tertumpuk apabila pasien lupa bahwa pernah berobat di Klinik. Padahal, Klinik UMP harus memberikan fasilitas pelayanan kesehatan yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat (Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, 2011). Catatan atau rekam medis pasien sangat penting diperlukan di sebuah klinik (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1989), dengan didukung oleh sebuah sistem informasi yang handal (McLeod & Schell, 2008). Rekam medis ini yang dikatakan sebagai catatan medis pasien atau system informasi manajemen pasien dalam kaitannya dengan data status pasien. Rekam medis memiliki beberapa aspek yang harus dipenuhi seperti yang disampaikan oleh (Shofari, Rachmani, Astuti, & Anjani, 2018) yaitu: kelengkapan isinya, pemanfaatanya, tanggung jawabnya, dan kerahasiaanya.
Sistem informasi rekam medis sangat membutuhkan media penyimpanan dalam sebuah database. Database adalah sebuah struktur yang umumnya terbagi dalam 2 hal, yaitu sebuah databaseflat dan sebuah
database relasional. Database rasional lebih mudah dipahami daripada database flat karena database relasional mempunyai bentuk yang sederhana serta mudah dilakukan operasi data (Wahana Komputer, 2010). Untuk dianggap sebagai basis data, tempat penyimpanan data tidak hanya harus berisi data tetapi juga informasi tentang hubungan data (Harrington, 2016) melalui tabel. Oleh karena itu dikenal dengan sebutan
database relational dengan segala keunggulannya (Dosenit.com, 2019).
Beberapa penelitian terkait dengan pengembangan sistem informasi dalam bidang kesehatan/medis dalam rangka meningkatkan kinerja telah dilakukan di antaranya: Pasaribu & Sihombing (2017) telah melakukan penelitian tentang sistem informasi untuk mencegah terjadinya kesalahan prosedur dalam pelaksanaan pendaftaran dan pengelolaan data. Penelitian lain yang dilakukan oleh Iflahah et al. (2018) mengembangkan sistem informasi rekam medis khususnya poli gigi menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design. Berikutnya Mathai et al. (2017) melakukan penelitian tentang pemanfaatan teknologi dalam perawatan kesehatan khususnya penggunaan Electronic Health Record (EHR). Selain itu, Cucciniello et al. (2015) meneliti tentang interaksi faktor sosiologis dan teknologi dalam penerapan sistem
Electronic Medical Record (EMR) oleh rumah sakit nasional. Dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem rekam medis klinik ini sangat diperlukan guna menunjang semua kinerja yang harus dilakukan, dan dengan adanya pengembangan sistem rekam medis diharapkan karyawan terbantu dan mempermudah pelayanan perekaman medis pasien.
Berdasarkan permasalahan yang ada maka diperlukan suatu sistem informasi manajemen terkomputerisasi dengan menggunakan teknologi Relational Data Base Management System (RDBMS) di Klinik UMP. Klinik UMP memiliki 3 unit sub-pelayanan atau poli yaitu poli umum, gigi, dan kebidanan. Dengan adanya sistem informasi manajemen klinik terkomputerisasi diharapkan pencatatan data pasien menjadi lebih rmudah, mempercepat proses pencarian data pasien yang berkunjung ke Klinik UMP, pembuatan laporan, dan pencetakan resep, sehingga tidak lagi terjadi penumpukan kertas catatan data pasien yang rentan dengan kerusakan fisik seperti sobek, basah, bahkan hilang (terlepas dari bendelannya).
METODE
Pengumpulan Data
Data penelitian dikumpulkan menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi. Wawancara dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak Klinik UMP. Hasil yang diperoleh dari wawancara tersebut adalah mendapatkan informasi tentang data rekam medis (Data Pasien, Data Poli, Data Dokter, Data Tarif) dan alur sistem pengelolaan data pasien Klinik UMP. Observasi dilakukan dengan mengamati aktivitas sistem pengelolaan data pasien yang sedang berjalan pada Klinik UMP. Hasil yang diperoleh dari observasi atau pengamatan adalah sistem yang digunakan belum menggunakan sistem kelola/rekam elektronik sehingga terjadi penumpukan lembaran kertas catatan dan ketidakrapian penyimpanan dokumen, serta kesulitan dalam mencari data pasien tertentu. Sementara itu, data dokumentasi berupa data tenaga medis dan data jenis layanan yang diperoleh dari Klinik Pratama UMP.
437 Metode Pengembangan Sistem
Sistem dalam dalam penelitian ini dikembangkan menggunakan model Waterfall (Sommerville, 2011) dengan tahapan kegiatan: 1) pendefinisian kebutuhan dilakukan dengan mengumpulkan data, penyiapan perangkat lunak, dan perangkat keras sesuai dengan kebutuhan pengguna; 2) desain sistem rekam medis seperti pada Gambar 1; 3) implementasi dan pengujian unit; 4) integrasi dan pengujian sistem; 5) penerapan.
Mulai Masuk Dashboard Aplikasi RM Valid ? Input Username & Password Ya Tidak Selesai
Gambar 1. Diagram alur login sistem
Pada diagram alur login sistem, terdapat 3 macam
user
yaitu: admin, resepsionis, dan
dokter/bidan/dokter gigi. Login dilakukan dengan mengisi
username
dan
password
yang akan
divalidasi oleh sistem.
Perancangan Database
Sistem informasi manajemen klinik ini dibangun menggunakan konsep basis data relasional.
Database
dalam sistem ini terdiri atas beberapa tabel yaitu tabel pasien, dokter, pendaftaran, poli,
kategori, diagnosa, dan resep. Relasi antar tabel tersebut disajikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Relasi tabel dalam database sistem informasi manaemen klinik
Gambar 2 menjelaskan tentang sebuah keterkaitan entitas antara satu tabel dengan tabel
lainnya. Semua data transaksi akan mengarahkan sebuah
look-up
ke dalam sebuah tabel pendaftaran
dimana di dalamnya terdapat sebuah
entitas
yang
unique
atau sebagai
primary key
. Tabel pasien
terhubung dengan tabel pendaftaran, sementara tabel pendaftaran akan mengambil data dari tabel
pasien apabila pasien tersebut pernah melakukan kunjungan ke klinik dan dilakukan rekam medis di
sistem (pasien lama). Apabila pasien tersebut baru mendaftar maka data diri dari tabel pendaftaran
akan otomatis mengisi data di tabel pasien.
438
HASIL DAN PEMBAHASAN Implementasi Sistem
Sesuai dengan tahapan pengembangan sistem, pada tahap implementasi dilakukan penerjemahan kebutuhan alur sistem ke dalam bahasa pemrogramman sehingga menjadi sistem yang real. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, dan Dompdf. MySQL
adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (Database management system). Database ini bersifat multithread dan multi-user (Zaki & Community SmitDev, 2008). Sementara itu PHP adalah sebuah bahasa pemrograman scripting untuk membuat halaman web yang dinamis. Perangkat lunak Dompdf merupakan package yang digunakan untuk membuat laporan pdf dari sebuah halaman HTML. Untuk bisa menggunakannya harus melakukan instalasi terlebih dahulu dengan menggunakan composer (Awaludin, 2015).
Hasil implementasi sistem adalah sebuah sistem informasi manajemen klinik yang diberi nama URL
https://www.klinik.ump.ac.id. Sistem dioperasikan oleh 3 user yaitu admin yang memegang peranan penting dalam maintenance atau pemeliharaan sistem, resepsionis untuk mengoperasikan pengisian data pendaftaran pasien, anamnesa/keluhan pasien, dan tensi pasien, serta dokter yang mengisi diagnosa penyakit yang diderita, tindakan apa yang dilakukan kepada pasien, serta resep obat apa saja yang diberikan kepada pasien. Tampilan awal sistem yaitu halaman login seperti pada Gambar 3.
Gambar 3. Halaman login aplikasi
Gambar 3 menjelaskan tentang halaman untuk login/masuk ke sistem. Untuk itu, pengguna harus memiliki akun berupa username dan password. Halaman login melakukan validasi ke tabel master login
dalam database. Hanya admin yang dapat menambahkan akun user. Setelah user sukses melakukan log in,
439
Gambar 4. Halaman dashboard system
Halaman dashboard berisi fitur-fitur antarmuka sistem. Dashboard digunakan untuk melihat pasien yang mendaftar hari ini dan belum diperiksa, pasien yang telah diperiksa dan didiagnosa oleh dokter, dan pasien baru yang terdaftar ke database pasien. Dalam halaman ini terdapat 3 fitur yaitu: 1) menampilkan pasien yang mendaftar untuk berobat di klinik, 2) pasien yang telah diperiksa oleh dokter, dan 3) pasien yang baru pernah atau pertama kali mendaftar dan berobat di klinik.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem manajemen klinik ini memiliki 3 buah tingkatan user yaitu: admin, resepsionis, dan dokter.
•
Admin
Salah satu aktivitas yang bisa dilakukan oleh admin adalah melakukan entri maupun update data dokter dalam database dokter. Master dokter adalah halaman untuk melihat, menambah, mengubah, dan menghapus data dokter yang ada. Dalam master dokter, admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data akun dokter dalam sistem. Pembuatan akun baru dokter akan terhubung dengan master login melalui trigger untuk mengisi username dan password dokter. Selain melakukan aktivitas terhadap data dokter, admin juga bisa melakukan pemutakhiran data pasien yang meliputi master pasien dan master login. Data pasien yang dimaksud meliputi: kategori pasien yang terdiri dari 4 kategori pasien yaitu JKM (Jaminan Kesehatan Mahasiswa), Umum, BPJS, dan JAMKESDA.
•
Resepsionis
Resepsionis memiliki hak atas aktivitas mendaftar pasien di Klinik Pratama UMP. Setelah login dan sukses, resepsionis bertugas untuk mendaftarkan pasien yang akan memeriksakan dirinya berobat di Klinik. Pendaftaran pasien terdiri dari 2 macam, yaitu pasien baru atau lama. Jika pasien tersebut baru pertama kali melakukan pemeriksaan di Klinik UMP, maka data diri dari pasien tersebut yang dimasukkan oleh resepsionis akan otomatis masuk ke master pasien. Jika pasien tersebut sudah pernah melakukan pemeriksaan di Klinik UMP maka pilih pasien lama lalu masukkan kategori dan nomor identitas maka sistem akan otomatis mengisi data diri yang diambil dari master pasien. Selain melakukan pendaftaran pasien, resepsionis juga berkewajiban mengisi anamnesa/keluhan pasien.
Aktifitas lain resepsionis adalah mengecek daftar kunjungan. Daftar ini berisi data pasien yang telah didaftarkan oleh resepsionis. Jika pasien telah melakukan pemeriksaan dan data diagnosa telah diisikan oleh dokter. Pada halaman ini, ada beberapa kolom yang ditampilkan yaitu tanggal registrasi atau tanggal pasien mendaftar untuk berobat di Klinik UMP, nomor rekam medis pasien, nama, alamat, tanggal lahir, poli yang dipilih, dan dokter yang dipilih serta diagnosa yang dibuat dan tindakan yang dilakukan oleh dokter.
•
Dokter
Dokter mengakses sistem menggunakan akun dokter dan membuka halaman list kunjungan pasien untuk melakukan pemeriksaan. Halaman ini berfungsi untuk melihat data pendaftaran pasien yang mendaftar
440
pada hari tersebut hingga memasukkan diagnosa, tindakan, dan resep obat. Semua fasilitas ini ada dalam sistem. Sebagai contoh halaman resep obat yang diberikan dokter.
Sesuai fungsinya sebagai rekam medis pasien, sistem dilengkapi dengan halaman informasi sebagaimana pada Gambar 5.
Gambar 5. Riwayat pengobatan pasien
Gambar 5 menampilkan riwayat pengobatan pasien yang pernah terekam di sistem. Riwayat pasien ini dapat menjadi acuan dokter dalam pembuatan diagnosa, dan resep yang dipilih sesuai dosis obat yang dipakai pada riwayat pengobatan pasien sebelumnya. Halaman ini berisi informasi detail identitas pasien dan
anamnesa, diagnosa, kategori penyakit, dan tindakan pengobatan pasien yang pernah terekam oleh sistem per kedatangan pasien.
Manajemen laporan klinis
Salah satu fitur dalam sistem ini adalah laporan medis. Terdapat beberapa laporan medis pada sistem ini yaitu: laporan medis untuk resepsionis dan laporan pasien. Halaman laporan medis berisi laporan-laporan yang berada dalam aplikasi dalam periode tertentu. Halaman laporan hanya dapat diakses oleh resepsionis dan admin. Dalam laporan medis terdapat 6 macam laporan yaitu: 1) laporan pasien harian; 2) laporan per kategori penyakit; 3) laporan pasien per dokter; 4) laporan pasien mingguan; 5) laporan pasien bulanan; dan 6) laporan pasien per poli.
Integrasi dan Pengujian
Unit testing pada sistem informasi ini yaitu testing pada unit yang terkecil seperti unit rekam medis, unit dokter/bidan/dokter gigi, unit pasien, dan unit tindakan. Setiap unit program diintegrasikan satu sama lain dan diuji menggunakan Blackbox Testing. Blackbox testing merupakan pengujian terhadap fungsi operasional software yang berfokus pada kebutuhan fungsional berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari software (Utami & Asnawati, 2015). Hasil pengujian blackbox yang meliputi unit rekam medis, unit dokter/bidan/dokter gigi, unit pasien, dan unit tindakan menunjukkan hasil yang valid, sesuai dengan harapan.
Sistem ini memerlukan penanganan khusus dalam operasionalnya. Kurangnya pemeliharaan dapat mengakibatkan sistem tersebut rusak sehingga diperlukan proses maintenance secara berkala. Berkas rekam medis dalam basis data sistem rekam medis harus mendapatkan pemeliharaan dan pengecekan. Pemeliharaan berkas rekam medis meliputi:
- setiap satu sampai tiga bulan sekali dilakukan penyisiran data.
- dilakukan peremajaan code sehingga sistem dapat berjalan lebih baik dan efisien.
KESIMPULAN
Penelitian ini telah menghasilkan sebuah sistem informasi manajemen klinik berbasis database relational yang di dalamnya terdapat sistem rekam medis yang terkomputerisasi untuk Klinik UMP. Sistem ini digunakan 3 macam kelompok user yaitu: admin, resepsionis, dan dokter. Sistem ini memiliki fitur-fitur seperti dapat melihat riwayat pasien, mencetak resep obat dokter, dan dapat mencetak beberapa laporan yaitu: laporan pasien harian, laporan pasien mingguan, laporan pasien bulanan, laporan per kategori penyakit, laporan pasien per dokter, dan laporan pasien per poli. Sistem yang dibangun belum terkoneksi dengan bagian
441
apotek, sehingga disarankan untuk dikembangkan lebih lanjut dan diintegrasikan dengan apotek UMP. Hal ini bertujuan supaya proses administrasi pemberian obat kepada pasien lebih tertib, teratur, dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Awaludin, R. (2015). Seminggu Belajar Laravel. Bandung: Lean Publishing.
BTIK UMP. (2019). Purwokerto: Profil Universitas Muhammadiyah Purwokerto. Retrieved January 2, 2019, from http://www.ump.ac.id/profil-1-Profil.Universitas.html.
Cucciniello, M., Lapsley, I., Nasi, G., & Pagliari, C. (2015). Understanding key factors affecting electronic medical record implementation: a sociotechnical approach. BMC Health Services Research, 15(268), 1– 19. https://doi.org/10.1186/s12913-015-0928-7
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1989). Permenkes No: 749a/MenKes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medik. Jakarta: DepKes RI.
Dosenit.com. (2019). 12 Keuntungan dan Kerugian Database Relasional Bagi Pengguna. Retrieved September 11, 2019, from https://dosenit.com/kuliah-it/database/keuntungan-dan-kerugian-database-relasional. Harrington, J. L. (2016). Relational Database Design and Implementation. British: Morgan Kaufmann. Iflahah, D., Aknuranda, I., & Setiawan, N. (2018). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis
Poli Gigi. Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer, 2(6), 2121–2130.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Permenkes No 028 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Jakarta: Kementrian Kesehatan RI.
Mathai, N., Shiratudin, M. F., & Sohel, F. (2017). Electronic Health Record Management: Expectations, Issues, and Challenges. Journal of Health & Medical Informatics, 8(3), 1–5. https://doi.org/10.4172/2157-7420.1000265
McLeod, R. J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen (10th ed.). Jakarta: Salemba Empat. Pasaribu, J., & Sihombing, J. (2017). Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Berbasis Web di Klinik Sehat Margasari Bandung. Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan, 3(3), 220–232.
Shofari, B., Rachmani, E., Astuti, R., & Anjani, S. (2018). Dasar Pengelolaan Rekam Medis (1st ed.). Semarang: Percetakan UDINUS.
Sommerville, I. (2011). Software Engineering, 9ed. Boston: Pearson Education Inc.
UniRank. (2019). ni 3 Top Universitas di Purwokerto, UMP yang Tertinggi Versi uniRank. Retrieved September 11, 2019, from https://jateng.tribunnews.com/2019/08/01/ini-3-top-universitas-di-purwokerto-ump-yang-tertinggi-versi-unirank.
Utami, F. H., & Asnawati, A. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Deepublish. Wahana Komputer. (2010). Panduan Belajar Mysql Database Server. Jakarta: Mediakita.
Zaki, A., & Community SmitDev. (2008). 36 Menit Belajar Komputer PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Computindo.
