ANALISIS JABATAN
INFORMASI JABATAN
1.
Nama Jabatan
: Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2.
Kode Jabatan
:
3.
Unit Organisasi :
Eselon I
: -
Eselon II
: Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
Eselon III
: Sekretariat
Eselon IV
: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
membantu Sekretaris dalam melaksanakan kegiatan surat menyurat, kearsipan, rumah tangga,
perlengkapan serta administrasi kepegawaian pada Badan.
6. Uraian Tugas:
1. merencanakan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan rencana operasional Sekretariat sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
3. membimbing pelaksanaan tugas bawahan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan;
4. memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku;
5. melaksanakan urusan kearsipan dan pengagendaan surat menyurat baik surat masuk maupun surat keluar dan urusan rumah tangga dinas;
6. melaksanakan administrasi dan pengelolaan inventaris/barang (rencana pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan pelaporan);
7. merencanakan kebutuhan manajemen kinerja, manajemen karier serta mengembangan potensi dan kapasitas sumber daya manusia;
8. melaksanakan urusan pengelolaan administrasi kepegawaian pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
9. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa mendatang;
Kepala BPPPPD
Sekretaris Badan JFT
Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Kasubbag Keuangan Kasubbag Perencanaan
10. melaporkan pelaksanaan kinerja pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang; dan
11. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.
7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Regulasi Petunjuk kerja
2 Disposisi/perintah atasan Petunjuk kerja
3 Kertas cetak Untuk membuat memo/ konsep surat
4 Tinta Untuk mencetak konsep surat/ laporan/ memo
8. Perangkat/Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Seperangkat komputer Untuk menyelesaikan tugas kedinasan
2 ATK Untuk menunjang pelaksanaan tugas
9. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja Satuan
1 Bahan koordinasi, pelaksanaan urusan tata usaha, kearsipan dan dokumentasi; Dokumen 2 Bahan koordinasi, pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan Badan; Dokumen 3 Bahan koordinasi, pelaksanaan analisis pendapat umum, pemberitaan media masa, dan pengelolaan media sosial Dokumen 4 Bahan koordinasi, pelaksanaan pengembangan dan peningkatan kompetensi
pegawai Dokumen
5
Bahan koordinasi, mutasi pegawai, analisis jabatan, analisis kinerja organisasi, analisis beban kerja, administrasi jabatan fungsional, organisasi dan tata laksana Badan
Dokumen
6 Administrasi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dokumen
7 Rencana kegiatan Sub Bag Umum dan Kepegawaian berdasarkan program kerja
Badan Laporan
8
Pemberian intruksi, petunjuk, bimbingan kepada bawahan langsung serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas agar dapat mencapai target kinerja dan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yangberlaku
Laporan
9 Evaluasi kinerja hasil pelaksanaan tugas oleh bawahan langsung sebagai bahan pertimbangan dalam pembinaan dan pengembangan karier
Laporan
10
Rencana kebutuhan rumah tangga Badan, baik berwujud barang bergerak dan tidak bergerak sesuai ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas Badan
Laporan
11
Penataausahaan berupa mencatat, menyimpan, mengelola/memelihara dan mendistribusikan barang milik Daerah di lingkungan Badan, serta menyiapkan bahan usulan penghapusan barang milik Daerah yang ada di lingkungan Badan
Laporan
12 Koordinasi pemeliharaan keamanan, ketertiban, kebersihan peralatan, perlengkapan, gedung kantor dan halaman kantor Badan
Laporan 13 Pengurusan administrasi perjalanan dinas pegawai dan keprotokolan Laporan
14 Pengurusan pelayanan dan pemeliharaan sarana komunikasi Badan Laporan
15 Pengelenggaraan urusan korespondensi dengan meneliti, menggandakan, mendistribusikan dan mengarsip
Laporan 16 Penyusunan buku penjagaan pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku Dokumen 17
Bahan usulan kepangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi, kenaikan gaji berkala, kartu pegawai, karis/karsu, askes, taspen dan sejenisnya sesuai ketentuan yang berlaku
18
Konsep usulan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi kenaikan pangkat, gaji berkala, penghargaan dan usulan lainnya yang terkait sesuai ketentuan berlaku
Laporan
19 Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai Laporan
20 Blanko-blanko di bidang kepegawaian Dokumen
21 Bahan absensi dan rekapitulasi absensi kepegawaian secara periodik, untuk keperluan bahan laporan
Dokumen
22 Berkas kepegawaian Laporan
23
Bahan penyusunan surat pernyataan menduduki jabatan, melaksanakan tugas pengurusan pelantikan, sumpah jabatan, dan sumpah PNS serta serah terima jabatan
Laporan
24
Bahan telaahan/kajian dan analisis organisasi maupun ketatalaksanaan terhadap analisis jabatan/pengukuran beban kerja serta menyiapkan bahan penyusunan program dan laporan P3 waskat
Laporan
25 Laporan hasil pelaksanaan tugas/kegiatannya kepada Sekretaris Badan Laporan
10. Tanggung Jawab :
1. Kelengkapan dan kualitas bahan koordinasi, pelaksanaan urusan tata usaha, kearsipan dan dokumentasi; 2. Kelengkapan dan kualitas bahan koordinasi, pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan
Badan;
3. Kelengkapan dan kualitas bahan koordinasi, pelaksanaan analisis pendapat umum, pemberitaan media masa, dan pengelolaan media sosial;
4. Kelengkapan dan kualitas bahan koordinasi, pelaksanaan pengembangan dan peningkatan kompetensi pegawai;
5. Kelengkapan dan kualitas bahan koordinasi, mutasi pegawai, analisis jabatan, analisis kinerja organisasi, analisis beban kerja, administrasi jabatan fungsional, organisasi dan tata laksana Badan;
6. Kelancaran pelaksanakan administrasi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
7. Kualitas rencana kegiatan Sub Bag Umum dan Kepegawaian berdasarkan program kerja Badan;
8. Kualitas intruksi, petunjuk, bimbingan kepada bawahan langsung serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas agar dapat mencapai target kinerja dan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yangberlaku;
9. Ketepatan evaluasi kinerja hasil pelaksanaan tugas oleh bawahan langsung sebagai bahan pertimbangan dalam pembinaan dan pengembangan karier;
10. Kualitas rencana kebutuhan rumah tangga Badan, baik berwujud barang bergerak dan tidak bergerak sesuai ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas Badan;
11. Kebenaran laporan hasil pelaksanaan tugas/kegiatannya kepada Sekretaris Badan
12. Kelancaran koordinasi pemeliharaan keamanan, ketertiban, kebersihan peralatan, perlengkapan, gedung kantor dan halaman kantor Badan;
13. Kelancaran pengurusan administrasi perjalanan dinas pegawai dan keprotokolan; 14. Kelancaran pengurusan pelayanan dan pemeliharaan sarana komunikasi Badan;
15. Kelancaran pengelenggaraan urusan korespondensi dengan meneliti, menggandakan, mendistribusikan dan mengarsip;
16. Ketepatan penyusunan buku penjagaan pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
17. Kelengkapan dan kualitas bahan usulan kepangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi, kenaikan gaji berkala, kartu pegawai, karis/karsu, askes, taspen dan sejenisnya sesuai ketentuan yang berlaku;
18. Ketepatan konsep usulan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi kenaikan pangkat, gaji berkala, penghargaan dan usulan lainnya yang terkait sesuai ketentuan berlaku;
19. Ketepatan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai;
20. Kelengkapan dan kualitas blanko-blanko di bidang kepegawaian secara periodik sesuai petunjuk, untuk keperluan bahan laporan;
21. Kelengkapan bahan absensi dan rekapitulasi absensi kepegawaian secara periodik, untuk keperluan bahan laporan;
22. Kerapihan berkas kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku;
23. Kelengkapan dan kualitas bahan penyusunan surat pernyataan menduduki jabatan, melaksanakan tugas pengurusan pelantikan, sumpah jabatan, dan sumpah PNS serta serah terima jabatan;
24. Kelengkapan dan kualitas bahan telaahan/kajian dan analisis organisasi maupun ketatalaksanaan terhadap analisis jabatan/pengukuran beban kerja serta menyiapkan bahan penyusunan program dan laporan P3 waskat;
25. Kebenaran laporan hasil pelaksanaan tugas/kegiatannya kepada Sekretaris Badan.
11. Wewenang :
Jabatan ini berwenang, antara lain :
Merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan yang berorientasi pada output serta mengarahkan tugas yang jangka waktunya sama.
Menyempurnakan metode dan prosedur kerja demi peningkatan kualitas SDM dan output;
Mengidentifikasi kebutuhan Pengembangan dan Pelatihan Pegawai dengan cara menginformasikan kalender diklat, menyusun jadwal diklat, serta mengatur proses terealisasinya diklat tersebut;.
Merencanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, menetapkan dan menyesuaikan prioritas jangka pendek, serta menyusun jadwal penyelesaian pekerjaan untuk staf bawahan;
Memberikan pekerjaan kepada bawahan berdasarkan prioritas, tingkat kesulitan dan persyaratan tugas, dan kemampuan pegawai;
Mengevaluasi hasil kerja bawahan;
Mengarahkan serta memberi petunjuk dalam pelaksanaan tugas bawahan.
Mendengarkan dan memberikan solusi atas pengaduan pegawai;
Memberikan teguran atau peringatan terhadap pegawai yang tidak disiplin/menyimpang dari ketentuan yang berlaku;
Meningkatkan Kualitas Pekerjaan yang diarahkan.
12. Korelasi Jabatan:
No Jabatan Unit Kerja / Instansi Dalam Hal
1 Kepala Badan, dan Sekretaris. Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
Pelaksanaan tugas dan pelaporan 2 Kepala Bidang, Sub Bidang BKPSDMD Perangkat Daerah Kabupaten Bangka
Selatan
Koordinasi dan Sikronisasi 3
Kepala Bidang, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang dan Jabatan Pelaksana
Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan 4 Pegawai Harian Lepas (PHL) Badan Perencanaan Pembangunan,
Penelitian dan Pengembangan Daerah
Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
13. Kondisi Lingkungan Kerja:
No Aspek Faktor
a Tempat kerja Di dalam ruangan tertutup
b Suhu Dingin dengan perubahan
c Udara Sejuk
d Keadaan Ruangan Cukup
e Letak Di sudut ruangan
f Penerangan Terang
g Suara Jelas
h Keadaan tempat kerja Bersih
i Getaran -
14. Resiko Bahaya :
No
Bahaya Fisik / Mental
Penyebab
15. Syarat Jabatan :
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I/ III.b
b. Pendidikan
: Sarjana (S1)
c. Diklat
1) Penjenjangan
2) Teknis
:
:
PIM IV
d. Pengalaman kerja
: Minimal 4 tahun
e. Pengetahuan kerja : Administrasi Perkantoran, analisis jabatan, Kearsipan/Ketatausahaan,
Kelembagaan dan Ketatalaksanaan Pemerintahan, Kesekretariatan,
Pelayanan Prima, Pengadaan Barang dan Jasa, Peraturan Kepegawaian,
Perencanaan Pegawai.
f. Keterampilan kerja :
Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal, Memberikan Pelayanan di Bidang Kepegawaian, Membina/Meningkatkan Profesionalisme ASN, Memelihara Sarana dan Prasarana, Menata Persuratan/Arsip, Mengelola Administrasi Kepegawaian, Mengelola Sarana dan Prasarana, Menghitung Kebutuhan Pegawai, Menghitung masa kerja pegawai, Mengelola Tata Naskah/Dokumen Pegawai, Mengelola usul mutasi pegawai, Menyusun Analisis Jabatan, Menyusun/Merencanakan Program Diklat Pegawai.g. Bakat Kerja
: 1) G = Intelegensia;
2) V = Bakat Verbal;
3) N = Numerik;
4) Q = Ketelitian.
h. Temperamen Kerja : 1) D = Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggungjawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan;
2) P = Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan
orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan instruksi;
3) V = Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai
tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya
yang “berbeda” sifatnya, tanpa kehilangan efisiensi atau
ketenangan diri; dan
5) M = Kemampuan Menyesuaikan Diri dengan Kegiatan Pengambilan
Peraturan, Pembuatan Pertimbangan atau Pembuatan Peraturan
Berdasarkan Kriteria Yang Dapat Diukur Atau Yang Dapat Diuji.
i.
Minat Kerja
: 1) 1.a = Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
benda-benda dan obyek-obyek;
2) 3.a = Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit & teratur;
3) 4.a = Pilihan melakukan kegiatan - kegiatan yang dianggap baik bagi
orang lain.
j.
Upaya Fisik
: berjalan, duduk, berdiri, berbicara, pengamatan secara mendalam,
melihat
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin
2) Umur
3)Tinggi Badan
4) Berat Badan
5) Postur Badan
6) Penampilan
:
:
:
:
:
:
:
laki – laki/perempuan
disesuaikan
disesuaikan
disesuaikan
disesuaikan
disesuaikan
l.
Fungsi Pekerjaan
: 1) Data : a) D1 = Mengkoordinasikan data
b) D2 = Menganalisis data
c) D3 = Menyusun data
d) D4 = Menghitung data
e) D5 = Menyalin Data
f) D6 = Membandingkan data
2) Orang : a) O1 = Berunding
b) O2 = Mengajar
c) O8 = Menerima Instruksi
16. Prestasi Kerja yang diharapkan
NO Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit) Volume (setahun)
1 Bahan koordinasi, pelaksanaan urusan tata usaha, kearsipan dan
dokumentasi; 300 2
2 Bahan koordinasi, pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan
perlengkapan Badan; 150 1
3 Bahan koordinasi, pelaksanaan analisis pendapat umum, pemberitaan
media masa, dan pengelolaan media sosial 150 1
4 Bahan koordinasi, pelaksanaan pengembangan dan peningkatan
kompetensi pegawai 150 1
5
Bahan koordinasi, mutasi pegawai, analisis jabatan, analisis kinerja organisasi, analisis beban kerja, administrasi jabatan fungsional, organisasi dan tata laksana Badan
3600 5
6 Administrasi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 3600 12
7 Rencana kegiatan Sub Bag Umum dan Kepegawaian berdasarkan program
kerja Badan 300 1
8
Pemberian intruksi, petunjuk, bimbingan kepada bawahan langsung serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas agar dapat mencapai target kinerja dan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yangberlaku
150 1
9 Evaluasi kinerja hasil pelaksanaan tugas oleh bawahan langsung sebagai
bahan pertimbangan dalam pembinaan dan pengembangan karier 300 2
10
Rencana kebutuhan rumah tangga Badan, baik berwujud barang bergerak dan tidak bergerak sesuai ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas Badan
1500 12
11
Penataausahaan berupa mencatat, menyimpan, mengelola/memelihara dan mendistribusikan barang milik Daerah di lingkungan Badan, serta menyiapkan bahan usulan penghapusan barang milik Daerah yang ada di lingkungan Badan
300 1
12 Koordinasi pemeliharaan keamanan, ketertiban, kebersihan peralatan,
perlengkapan, gedung kantor dan halaman kantor Badan 3600 12
13 Pengurusan administrasi perjalanan dinas pegawai dan keprotokolan 300 1
14 Pengurusan pelayanan dan pemeliharaan sarana komunikasi Badan 300 1
15 Pengelenggaraan urusan korespondensi dengan meneliti, menggandakan,
mendistribusikan dan mengarsip 3600 12
16 Penyusunan buku penjagaan pegawai sesuai dengan ketentuan yang
berlaku 150 1
17
Bahan usulan kepangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi, kenaikan gaji berkala, kartu pegawai, karis/karsu, askes, taspen dan sejenisnya sesuai ketentuan yang berlaku
300 1
18
Konsep usulan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, mutasi kenaikan pangkat, gaji berkala, penghargaan dan usulan lainnya yang terkait sesuai ketentuan berlaku
300 1
19 Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai 150 1
20 Blanko-blanko di bidang kepegawaian 150 1
21 Bahan absensi dan rekapitulasi absensi kepegawaian secara periodik,
untuk keperluan bahan laporan 150 1
NO Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit) Volume (setahun) 23
Bahan penyusunan surat pernyataan menduduki jabatan, melaksanakan tugas pengurusan pelantikan, sumpah jabatan, dan sumpah PNS serta serah terima jabatan
300 1
24
Bahan telaahan/kajian dan analisis organisasi maupun ketatalaksanaan terhadap analisis jabatan/pengukuran beban kerja serta menyiapkan bahan penyusunan program dan laporan P3 waskat
300 1
25 Laporan hasil pelaksanaan tugas/kegiatannya kepada Sekretaris Badan 300 1
17. Butir Informasi Lain : -
Mengetahui/Menyetujui :
Plt. KEPALA BADAN,
Dto
HERMAN, SP., M.Eng
NIP. 19731123 200212 1 004
KASUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN,
Dto
RACHMAD KURNIAWAN, S.Sos
