Pengembangan Sistem Integrasi
PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATIONVersion <1.0>
Oleh :
IKHTISAR
1. Kebutuhan Sistem
Administrasi dalam kegiatan operasional suatu perusahaan selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun perusahaan perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun perusahaan juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Makin besar perusahaan akan menyebabkan “bottleneck” serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Perusahaan.
2. Perumusan
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Perusahaan terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Perusahaan perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing
yang selanjutnya disebut Sekretariat.
3. Rancangan Sistem
Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu :
1. Pusat Distribusi :
adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke unit atau bagian lainnya.
2. Sekretariat :
adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan.
3. Personal :
Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi. Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya. Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring. Memberikan fasilitas dalam pembuatan
laporan pengelolaan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur
4. Diagram Asitektur yang dibangun
Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb :
Integrated
Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi.
Paperless
Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas. User Management Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing.
Access Log
Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem Query & Report Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik Online Office to Office Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat
dilakukan online melalui jaringan internet
Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam: 1. Staf Administratif di Pusat Distribusi
2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat 3. Staf kesekretariatan di tiap unit
4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat) Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok
personal lainnya untuk mendukung operasional sistem, yaitu : 5. Administrator sistem aplikasi
7. Pengelola sistem server
8. Network Administrator
Jika diperlukan oleh perusahaan ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak lain di luar perusahaan baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum.
Stakeholders System owners:
Management PT Antah Berantah sebagai pihak yang akan mengelola System users:
.
Internal user:
Pihak manajemen PT Antah Berantah System designer:
PT Anta Developer System System builder:
PT Anta Brantah Developer System System analyst:
PT Anta Brantah Developer System . External Service Provider:
Compaq® sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan Hardware yang dibutuhkan sistem.
Microsoft® sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan operating System yang akan digunakan sistem.
Project Manager:
Supri Anta dari PT Anta Developer System Dependencies
Sistem ini akan lebih mudah dibangun jika melakukan kerjasama dengan vendor yang menyediakan perangkat keras, dalam hal ini adalah komputer dan vendor yang bersangkutan adalah compaq®, dan vendor yang menyediakan operating System, dalam sistem ini adalah Microsoft® Windows dan vendor yang
bersangkutan adalah Microsoft®.
1
Masalah-masalah dan peluang yang menyebabkan dilakukannya proyek ini adalah:
No Brief Statements of Problems, Opportunity, or
Directive
Urgency Visibility Priority of Rank
Proposed Solution
Problem:
1. Setiap Staff dan Manager menerima Surat secara manual dari Resepsionis
3 Month High 2 New
developme nt 2. Sulitnya melacak surat yang
hilang atau surat Urgent yang harus dibalas segera
4 Month High 1 New
developme nt 3. Biaya yang dikeluarkan untuk
menyimpan fisik surat yg mahal
5 Month Med 2 New
developme nt Opportunity
mendapatkan informasi akan surat masuk dan keluar lebih cepat dan dapat menyortir surat yg mana priority dan tidak sehingga efesiensi kerja dapat optimal
developme nt
Jadwal
Berikut adalah jadwal yang diperkirakan akan digunakan dalam pelaksanaan proyek ini. Jadwal masih dapat direvisi sesuai dengan keadaan yang terjadi saat pelaksanaan. Tahap Analisa
Start: 01 Maret 2010
Initial Business Analysis: 01 Maret 2010 – 06 April 2010 Initial Requirement Analysis: 07 April 2010 – 14 April 2010 Initial Scope Analysis: 14 April 2010 – 21 April 2010
Project Analysis Review 21 April 2010 - 26 April 2010 0BTahap Desain
Start: 27 April 2010
Initial System Design: 27 April 2010 – 31 April 2010 System Design Review: 01 May 2010 – 07 May 2010 System Design Revision: 08 May 2010 – 14 May 2010 1BTahap Implementasi
Implementation Overview: 15 May 2010 – 26 May 2010 Software Development: 27 May 2010 – 30 Juni 2010 Hardware Procurement: 01 Juni 2010 – 20 Juni 2010 System Integration: 30 Juni 2010 – 15 Juli 2010 System Distribution: 16 Juli 2010 – 02 Agustus 2010 2BTahap Testing
Software Testing & Debugging: 03 Agustus 2010 – 15Agustus 2010 Database Testing & Debugging: 05 Agustus 2010 – 17 Agustus 2010 System Integrity Testing & Debugging: 18 Agustus 2010 – 30 Juli 2010 Final Revision(s): 31 Agustus 2010 – 05 September s 2010
Tahap Dokumentasi dan Peralihan
System Documentation: 06 September 2010 – 12 September 2010 Operator Training: 06 September 2010 – 20 September 2010 Project Review: 21 September 2010 – 24 Oktober 2010 Project Review2 : 1 November – 28 Februari 2011 Dari 01 Maret 2010 – 28 Februari 2011 ( 12 bulan )
Budget
Untuk melengkapi project charter ini kami juga menyertakan perkiraan biaya yang akan digunakan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem yang akan dibuat. Perlu dicatat bahwa biaya yang tercantum saat ini masih merupakan estimasi yang tentu saja masih dapat diperbaiki seiring dengan perkembangan-perkembangan yang mungkin terjadi.
Faktor Nilai
Komunikasi data 5
Distribusi pemrosesan 1
Critical performance 0
Lingkungan pengoperasian 3 Masukan data secara online 4 Transaksi input melalui banyak screen 4 Update berkas utama secara online 4 Informasi mengenai nilai domain 0
Pemrosesan internal 2
Desain program untuk penggunaan kembali
5
Konversi/instalasi disain 4
Instalasi multiple 4
Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5
Σ Fi = 45
Tabel 2: Faktor Penyesuaian Kompleksitas
Bobot pengali
Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit
Jumlah masukan dari user 14 X 3 4 5 = 56
Jumlah keluaran 15 X 3 4 5 = 45
Jumlah inquiries 10 X 3 4 5 = 50
Jumlah berkas 8 X 3 4 5 = 32
Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0
3B3B 3B3B
Jumlah total 183
Tabel 3: Domain Informasi
FPestimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Σ Fi)]
= 183 x [0.65 + (0.01 x 45)]
= 200 .6
Estimasi Waktu = 12 Bulan Dokumentasi = 1 Halaman / FP
Operational Feasibility PIECES frame work :
Performance :
Sistem ini mempunyai dua fungsi utama yaitu fungsi pengaksesan surat masuk dan Surat keluar
Response time untuk fungsi pengaksesan data surat masuk lambat karena sistem memerlukan akses ke
database yang besar.
Sedangkan response time untuk Surat keluar lebih cepat karena pada dasarnya sistem tidak memerlukan akses ke
database.
Kinerja sistem tinggi mengingat bahwa sistem ini akan dioperasikan oleh suatu komunitas yang bidang kerjanya seputar dunia komputer
Information :
- Input :
Sistem akan memproses data dari user yang akan melakukan otentikasi.
Sistem menerima input berupa surat masuk yang akan dicari.
- Output :
Hasil pencarian barang yang dihasilkan sistem sesuai dengan input yang diberikan user.
User dapat melihat-lihat surar masuk
- Data yang disimpan :
Penyimpanan data tidak permanen karena dilakukan hanya pada saat Server sistem sedang berjalan dan jika
Server sistem dimatikan maka data-data pada sistem tidak dapat diakses lagi.
Hal di atas menjamin sekuritas sistem dalam hal pencegahan terhadap intervensi dan manipulasi data dari pihak-pihak ketiga.
Economy :
- Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) :
besar
Operating cost untuk pemeliharaan sistem besar karena sistem ini mengintegrasikan tiap Workstation
- Keuntungan :
Mempermudah pengaksesan Surat masuk dan keluar Control :
Sistem dapat terkontrol dengan baik karena adanya otentikasi bagi siapa saja yang akan mengakses sistem. Kekonsistensian data terjaga karena hanya terdapat satu
database yang terpusat.
Efficiency :
Database sistem yang terintegrasi menyebabkan data-data barang yang apabila mengalami penambahan atau perubahan akan ter-update dengan cepat,
Fungsi pencarian mempercepat dibandingkan jika harus melakukan pengecekan melalui telepon.
Usability Analysis :
Usability analysis digunakan untuk mengetahui tingkat pemahaman user terhadap penggunaan user’s interface. Pada sistem ini interface akan dibangun berdasarkan prinsip web-based dengan mempertimbangkan interface yang familiar bagi
user. Sistem ini memungkinkan user untuk mempelajari sistem dengan mudah dalam waktu yang singkat karena penggunaan sistem yang user friendly.
Technical Feasibility
Solusi yang diajukan merupakan adaptasi dari beberapa teknologi yang telah banyak diaplikasikan di dunia bisnis dan terbukti menghasilkan kinerja yang baik pada sejumlah organisasi. Dengan memadukan layanan pensgaksesan data yang terintegrasi Dalam mengimplementasikan sistem ini,
personnel proyek ini tidak melakukan proses pembelajaran terlebih dahulu karena personnel telah berpengalaman dengan teknologi yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem ini.
Pengembangan Sistem Integrasi
PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION
Version <1.0>
Oleh :
Suprianta (10406016) STMIK Jakarta
1. Kebutuhan Sistem
Administrasi dalam kegiatan operasional suatu perusahaan selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun perusahaan perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun perusahaan juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Makin besar perusahaan akan menyebabkan “bottleneck” serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Perusahaan.
2. Perumusan
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Perusahaan terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Perusahaan perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing yang selanjutnya disebut Sekretariat.
3. Rancangan Sistem
Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu :
1. Pusat Distribusi :
adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke unit atau bagian lainnya.
adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan.
3. Personal :
adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat.
Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi. Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya. Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring. Memberikan fasilitas dalam pembuatan
laporan pengelolaan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur
4. Diagram Asitektur yang dibangun
Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb :
Integrated
Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi.
Paperless
Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas. User Management Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing.
Access Log
Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem Query & Report Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik Online Office to Office Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat
dilakukan online melalui jaringan internet
Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam: 1. Staf Administratif di Pusat Distribusi
2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat 3. Staf kesekretariatan di tiap unit
4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat) Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok
personal lainnya untuk mendukung operasional sistem, yaitu : 5. Administrator sistem aplikasi
7. Pengelola sistem server
8. Network Administrator
Jika diperlukan oleh perusahaan ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak lain di luar perusahaan baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum.
Stakeholders System owners:
Management PT Antah Berantah sebagai pihak yang akan mengelola System users:
.
Internal user:
Pihak manajemen PT Antah Berantah System designer:
PT Anta Developer System System builder:
PT Anta Brantah Developer System System analyst:
PT Anta Brantah Developer System . External Service Provider:
Compaq® sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan Hardware yang dibutuhkan sistem.
Microsoft® sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan operating System yang akan digunakan sistem.
Project Manager:
Supri Anta dari PT Anta Developer System Dependencies
Sistem ini akan lebih mudah dibangun jika melakukan kerjasama dengan vendor yang menyediakan perangkat keras, dalam hal ini adalah komputer dan vendor yang bersangkutan adalah compaq®, dan vendor yang menyediakan operating System, dalam sistem ini adalah Microsoft® Windows dan vendor yang
bersangkutan adalah Microsoft®.
1Masalah-masalah dan peluang yang menyebabkan dilakukannya proyek ini adalah:
No Brief Statements of Problems, Opportunity, or Directive
Urgency Visibility Priority of Rank
Proposed Solution
Problem:
1. Setiap Staff dan Manager menerima Surat secara manual dari Resepsionis
3 Month High 2 New
developmen t
2. Sulitnya melacak surat yang hilang atau surat Urgent yang harus dibalas segera
4 Month High 1 New
developmen t
3. Biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan fisik surat yg mahal
5 Month Med 2 New
developmen t Opportunity
1. Manajemen perusahaan akan mendapatkan informasi akan surat masuk dan keluar lebih cepat dan dapat menyortir surat yg mana priority dan tidak sehingga efesiensi
3 Month Med 2 New
developmen t
kerja dapat optimal
Jadwal
Berikut adalah jadwal yang diperkirakan akan digunakan dalam pelaksanaan proyek ini. Jadwal masih dapat direvisi sesuai dengan keadaan yang terjadi saat pelaksanaan.
Tahap Analisa
Start: 01 Maret 2010
Initial Business Analysis: 01 Maret 2010 – 06 April 2010 Initial Requirement Analysis: 07 April 2010 – 14 April 2010 Initial Scope Analysis: 14 April 2010 – 21 April 2010
Project Analysis Review 21 April 2010 - 26 April 2010
0BTahap Desain Start: 27 April 2010
Initial System Design: 27 April 2010 – 31 April 2010 System Design Review: 01 May 2010 – 07 May 2010 System Design Revision: 08 May 2010 – 14 May 2010
1BTahap Implementasi
Implementation Overview: 15 May 2010 – 26 May 2010 Software Development: 27 May 2010 – 30 Juni 2010 Hardware Procurement: 01 Juni 2010 – 20 Juni 2010 System Integration: 30 Juni 2010 – 15 Juli 2010 System Distribution: 16 Juli 2010 – 02 Agustus 2010
2BTahap Testing
Software Testing & Debugging: 03 Agustus 2010 – 15Agustus 2010 Database Testing & Debugging: 05 Agustus 2010 – 17 Agustus 2010 System Integrity Testing & Debugging: 18 Agustus 2010 – 30 Juli 2010 Final Revision(s): 31 Agustus 2010 – 05 September s 2010
Tahap Dokumentasi dan Peralihan
System Documentation: 06 September 2010 – 12 September 2010 Operator Training: 06 September 2010 – 20 September 2010 Project Review: 21 September 2010 – 24 Oktober 2010 Project Review2 : 1 November – 28 Februari 2011
Budget
Untuk melengkapi project charter ini kami juga menyertakan perkiraan biaya yang akan digunakan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem yang akan dibuat. Perlu dicatat bahwa biaya yang tercantum saat ini masih merupakan estimasi yang tentu saja masih dapat diperbaiki seiring dengan perkembangan-perkembangan yang mungkin terjadi.
Faktor Nilai
Backup and recovery 4
Komunikasi data 5
Distribusi pemrosesan 1
Critical performance 0
Lingkungan pengoperasian 3 Masukan data secara online 4 Transaksi input melalui banyak screen 4
Update berkas utama secara online 4
Informasi mengenai nilai domain 0
Pemrosesan internal 2
Desain program untuk penggunaan kembali 5 Konversi/instalasi disain 4
Instalasi multiple 4
Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5
Σ Fi = 45
Tabel 2: Faktor Penyesuaian Kompleksitas
Bobot pengali
Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit
Jumlah masukan dari user 14 X 3 4 5 = 56
Jumlah keluaran 15 X 3 4 5 = 45
Jumlah inquiries 10 X 3 4 5 = 50
Jumlah berkas 8 X 3 4 5 = 32
Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0
3BJumlah total 183
Tabel 3: Domain Informasi
FPestimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Σ Fi)]
= 200 .6 Estimasi Waktu = 12 Bulan Dokumentasi = 1 Halaman / FP
Operational Feasibility
PIECES frame work :
Performance :
Sistem ini mempunyai dua fungsi utama yaitu fungsi
pengaksesan surat masuk dan Surat keluar
Response time untuk fungsi pengaksesan data surat
masuk lambat karena sistem memerlukan akses ke
database yang besar.
Sedangkan response time untuk Surat keluar lebih cepat
karena pada dasarnya sistem tidak memerlukan akses ke
database.
Kinerja sistem tinggi mengingat bahwa sistem ini akan
dioperasikan oleh suatu komunitas yang bidang kerjanya seputar dunia komputer
Information :
- Input :
Sistem akan memproses data dari user yang akan
Sistem menerima input berupa surat masuk yang akan dicari.
- Output :
Hasil pencarian barang yang dihasilkan sistem sesuai
dengan input yang diberikan user.
User dapat melihat-lihat surar masuk
- Data yang disimpan :
Penyimpanan data tidak permanen karena dilakukan
hanya pada saat Server sistem sedang berjalan dan jika
Server sistem dimatikan maka data-data pada sistem tidak
dapat diakses lagi.
Hal di atas menjamin sekuritas sistem dalam hal
pencegahan terhadap intervensi dan manipulasi data dari pihak-pihak ketiga.
Economy :
- Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) :
Development cost untuk pengembangan sistem ini cukup
besar
Operating cost untuk pemeliharaan sistem besar karena
sistem ini mengintegrasikan tiap Workstation
- Keuntungan :
Mempermudah pengaksesan Surat masuk dan keluar
Control :
Sistem dapat terkontrol dengan baik karena adanya
otentikasi bagi siapa saja yang akan mengakses sistem.
Kekonsistensian data terjaga karena hanya terdapat satu
database yang terpusat.
Efficiency :
Database sistem yang terintegrasi menyebabkan
data-data barang yang apabila mengalami penambahan atau
perubahan akan ter-update dengan cepat,
Fungsi pencarian mempercepat dibandingkan jika harus
melakukan pengecekan melalui telepon.
Usability Analysis :
Usability analysis digunakan untuk mengetahui tingkat
pemahaman user terhadap penggunaan user’s interface. Pada
web-based dengan mempertimbangkan interface yang familiar bagi
user. Sistem ini memungkinkan user untuk mempelajari sistem
dengan mudah dalam waktu yang singkat karena penggunaan
sistem yang user friendly.
Technical Feasibility
Solusi yang diajukan merupakan adaptasi dari beberapa teknologi yang telah banyak diaplikasikan di dunia bisnis dan terbukti menghasilkan kinerja yang baik pada sejumlah organisasi. Dengan memadukan layanan pensgaksesan data yang terintegrasi Dalam mengimplementasikan sistem ini,
personnel proyek ini tidak melakukan proses pembelajaran
terlebih dahulu karena personnel telah berpengalaman dengan
teknologi yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem ini.
