A. PEN GU AT AN M AN AJEM EN PERU BAH AN
1. Capaian T ahun 2017
Capaian-capaian yang berhasil diraih pada tahun 2017 adalah sebagai berikut 1. T im Reformasi Birokrasi
T im Reformasi Birokrasi Kemendikbud telah ditetapkan oleh M enteri Pendidikan dan Kebudayaan yang di tetapkan dalam Keputusan M enteri Pendidikan dan kebudayan N omor 046/ P/ 2017 tentang T im reformasi Birokrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan T ahun 2017 tertanggal 28 Februari 2017 dengan struktur sebagai berikut:
2. Road-M ap Reformasi Birokrasi
Rencana aksi 8 area perubahan Reformasi Birokrasi Kemendikbud tahun yang dituangkan dalam road-map
Reformasi Birokrasi Kemendikbud, adalah sebagai berikut:
3. Pemantauan dan Evaluasi
i. Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan
Permen PAN RB N omor 16/ 2014 dijelaskan bahwa penyelenggara pelayanan publik wajib melakukan Survei Kepuasan M asyarakat (SKM ) secara berkala minimal 1 kali dalam 1 tahun.
T arget responden sebanyak 12.000 responden, dengan samplingerror sebesar + / - 1,03%, pada interval kepercayaan 95,0%. adapun parameter survei tersebut sebagai berikut:
sedangkan indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 per bidang sebagai berikut: i. Bidang Pendidikan berdasarkan pemangku kepentingan
ii. Bidang Kebudayaan berdasarkan pemangku kepentingan
indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 bidang kebudayaan sebesar 78.59 dengan rincian per pemangku kepentingan sebagai berikut:
iii. Bidang Unit Layanan T erpadu berdasarkan pemangku kepentingan
indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 Unit Layanan T erpadu sebesar 81.74 dengan rincian per layanan sebagai berikut:
4. Penilaian M andiri Reformasi Birokrasi
N O
TA TA N I LA I
No Komponen Bobot Tahun 2014 Tahun 2015 Tahun 2016 Tahun 2017
Itjen
MenPAN-A Komponen Pengungkit (KP) 60 47,46 28,30 50,56 38,82 50,20 42,09 55,13 42,19
1. Manajemen Perubahan 5 4,43 3,54 4,60 3,86 4,33 3,89 4,69 3,79
2. Penataan Peraturan UU 5 3,75 2,71 3,75 2,71 3,75 3,13 3,13 3,13
3. Penguatan Organisasi 6 4,01 3,84 4,51 3,84 4,51 3,84 6,00 3,18
4. Penataan Tatalaksana 5 4,46 3,47 4,46 3,63 4,21 3,76 4,38 3,13
5. Penataan Sistem Mjm SDM 15 12,71 6,84 13,91 11,78 13,64 12,05 14,64 12,26
6. Penguatan Akuntabilitas 6 4,26 2,65 5,07 4,10 5,01 4,32 5,80 3,12
7. Penguatan Pengawasan 12 8,92 3,11 9,29 5,32 9,79 7,42 10,80 9,53
8. Pening. Kualitas Pelayanan 6 4,91 2,64 4,96 3,58 4,96 3,68 5,08 4,06
B Komponen Hasil (KH) 40 29,39 27,07 30,97 31,96 32,91 31,89 30,02 31,44
1. Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
20 13,64 14,26 14,29 14,73 15,08 10,28 13,92 10,60
2. Pemerintah yang bersih dan bebas KKN
10 8,25 6,54 8,43 9,8 9,18 5,40 8,60 4,71
3. Kualitas Pelayanan Publik 10 7,50 6,27 8,25 8,23 8,65 5,71 7,50 5,71*
Jumlah 76,84 55,37 81,53 70,79 83,11 3,00 85,15 3,00
5. M onitoring Internalisasi 7 T ata N ilai Budaya Kerja
6. Strategi Komunikasi
Dalam mengkomunikasikan perubahan kebijakan sesuai kondisi terkini, komunikasi yang digunakan untuk penyebaran informasi baik untuk internal maupun eksternal melalui melalui media sosial (website, tweter, facebook, instagram, youtube), begitu juga dalam menjalankan komunikasi dua arah antara pimpinan dan staf Kemendikbud dilakukan melalui media sosial (W hatsApp). M edia sosial dipilih karena media sosial adalah media yang berbiaya murah dan cepat dalam penyebaran informasi yang saat ini jumlah keanggotaan media sosial yang dikelola Kemendikbud dengan rincian sebagai berikut:
dan pada T ahun 2017 M edia H umas Kemendikbud mendapatkan peringkat 2 terbaik dari Kementerian Komunikasi dan Informatika.
7. Keterbukaan Informasi
Berdasarkan Keputusan M endikbud N omor 244/ P/ 2015 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kemendikbud, bahwa Kepala Biro Komunikasi dan Layanan M asyarakat sebagai Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi harus menyediakan informasi publik Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai amanah dalam Undang-Undang N omor 14 T ahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang meliputi
1) Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala 2) Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta
daftar tersebut telah termuat dalam website http:/ / e-ppid.kemdikbud.go.id/ yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan.
Pada Tahun 2017, PPID Kemendikbud ikut serta dalam Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik yang dilakukan oleh Komisi Informasi Publik, hal ini untuk mengetahui pelaksanaan keterbukaan informasi di Badan Publik sebagaimana amanah dalam Undang-Undang N omor 14 T ahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (selanjutnya disebut UU KIP) yang kemudian secara teknis telah diatur dalam Peraturan Komisi Informasi N omor 5 T ahun 2016 tentang M etode dan T eknik Evaluasi Keterbukaan Informasi Badan Publik. Kegiatan ini dilaksanakan selama 7 (tujuh) bulan yang berlangsung pada Juni-Desember 2017 yang diakhiri dengan Pemeringkatan Badan Publik. Badan Publik W AJIB mengikuti seluruh alur kegiatan yang telah ditetapkan oleh Komisi Informasi Pusat. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik T ahun 2017 dalam penilaiannya menggunakan 4 indikator, yaitu:
1) M engumumkan Informasi Publik 2) M enyediakan Informasi Publik 3) Pelayanan Permohonan Informasi Publik 4) Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
8. Perubahan Pola Pikir dan Budaya Kerja Kemendikbud
Upaya mencapai visi dan misi Reformasi Birokrasi terkait dengan komponen pengungkit yakni manajemen perubahan, reformasi birokrasi yang telah dijalankan oleh Kemdikbud berdasarkan evaluasi Kemen PAN dan RB tahun 2016 mendapat nilai 73,91. Salah satu komponen pengungkitnya yakni M anajemen Perubahan mendapat nilai 3,89 sedangkan penilaian sementara terhadap manajemen perubahan pada tahun 2017 mendapat nilai 3,79. Adapun penurunan ini menurut tim asessor M enpan dianggap alumni T unas Integritas yang telah dibentuk Kemendikbud seharusnya bertindak sebagai agentof change dalam menerapkan 7 (tujuh) tata nilai budaya kerja pada renstra Kemendikbud belum mempunya rencana aksi dan rencana kerja, adapun aksi untuk perubahan pola pikir dan budaya kerja yaitu melalui sosialisasi reformasi birokrasi kepada pegawai dan workshop alumni tunas integritas.
1) Sosialisasi Reformasi Birokrasi
Pada tahun 2017 telah dilakukan sosialisasi RBI dan budaya kerja kepada pegawai di 10 propinsi yaitu : Aceh, Lampung, Jambi, Kalbar, N T T, M aluku, M aluku Utara, Sulawesi T enggara, Sulawesi T engah dan Bengkulud engan jumlah peserta sebanyak 983 orang pegawai diharapkan pegawai memahami program reformasi birokrasi Kemendikbud.
2) W orkshop Penguatan Agen Perubahan (Alumni T unas Integritas)
3) Inovasi layanan Kemendikbud
Pada tahun 2017 manajemen perubahan telah menginventarisir inovasi layanan yang ada di unit utama sebagai upaya untuk mempercepat dan efisiensi biaya dalam layanan baik internal maupun eksternal Kemendikbud dengan rincian inovasi layanan sebagai berikut :
N o KON D I SI AW AL KON D I SI SEKARAN G
1
M elaksanakan Pemantauan Capaian Kinerja Satker dengan menggunakan Lembar Pengukuran Kinerja
M enggunakan aplikasi E-Performance, sehingga setiap saat dapat diketahui hasil capaian kinerja Satker
2
M elakukan Pembinaan SDM Sakip Satker melalui pemaparan M ateri Penyusunan Laporan Kinerja
M elakukan Pembinaan Satker dengan menggunakan V idiotron Penyusunan Laporan Kinerja
3
M elakukan evaluasi system akuntabilitas kinerja dengan menggunakan lembar kerja evaluasi
M elakukan evaluasi sakip dengan menggunakan aplikasi evaluasi Sistem Akuntabilitas Kinerja (e-Sakip)
4 Inventarisasi BM N secara manual Sekarang sudah ada inventarisasi secara elektronik e-asset
5 Persuratan masih manual Sekarang sudah dengan e-Office
6 Absensi pegawai masih per satker Sekarang sudah terintegrasi melalui aplikasi kehadiran web : kehadiran.kemdikbud.go.id
7 Layanan masih di dominasi dengan surat
menyurat, kunjungan dan tatap muka Layanan pengaduan sudah berbasis W eb
8 Layanan perpustakaan secara manual pendampingan
Layanan Perspustakaan sudah menggunakan aplikasi SLIM S (Senayan Library M anagement System)
9 Diklat perpustakaan di satuan pendidikan secara SLIM S kepada pengelola manual
Diklat SLIM S kepada pengelola perpustakaan di satuan pendidikan secara online (aplikasi dalam pengembangan dan uji coba)
10 Koleksi buku perpustakaan sebagian besar masih berbentuk hardcopy/ buku-buku bacaan
Koleksi perpustakaan sudah terhimpun dan terintegrasi dalam Repositori Institusi
11 Sistem pengelolaan arsip dan dokumentasi masih manual
Sistem pengelolaan arsip dan dokumentasi sudah memakai aplikasi SPAD (Sitem Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi)
12 Sistem perparkiran masih manual, mandiri Sitem perpakiran secara elektronik dengan melibatkan pihak ke 3
13 Layanan keterbukaan informasi diberikan secara manual
Alternatif layanan keterbukaan informasi publik melalui (e-PPID) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen
14 Pengaduan disampaikan Kemdikbud ke Itjen melalui pelaku pendidikan yang surat, kunjungan dan tatap muka
Posko Pengaduan IT JEN Kemendikbud menggunakan
W eb : posko pengaduan.itjen.kemdikbud.go.id
15 Penilaian kinerja pegawai yang menggunakan format SKP di isi secara manual
Penilaian kinerja pegawai dan pembayaran T ukin menggunakan Aplikasi Sistem Kinerja Pegawai
W eb : Skp.sdm.kemdikbud.go.id
16 Aplikasi M onitoring Laporan Keuangan (M olk) versi 2.0
Aplikasi M onitoring Laporan Keuangan (M olk) versi 3.0
manual dengan mengkompilasi RKAKL dari seluruh unit utama
elektronik dengan e-planning
18
M onitoring media cetak, online, elektronik dan media sosial terhadap pemberitaan Pendidikaan dan Kebudayaan menggunakan aplikasi intelegent media monitori masih manual
M onitoring media cetak, online, elektronik dan media sosial terhadap pemberitaan Pendidikaan dan Kebudayaan menggunakan aplikasi intelegent media monitoring (media tracking) yang pelaporanya didistribusi menggunakan email dan aplikasi melalui smart phone
19 Data Kebudayaan selama ini belum sepenuhnya dan informasi Pendidikan dan terintegrasi secara online
Data dan informasi Pendidikan dan Kebudayaan terintegrasi secara online dan bisa diakses melalui
W eb : Jendela.data.kemdikbud.go.id
20 Perizinan belajar masih manual
Perizinan belajar ( e-layanan penyetaraan ijazah dari luar negeri/ sekolah asing, penyaluran siswa dari luar negeri izin belajar W N A) yang sudah dapat di akses melalui web: http:/ / kemdikbud.go.id/
21 Program Indonesia Pintar manual Program Indonesia Pintar, dan dapat diakses melalui web: http:/ / www.sipintar.web.id/
22 Program Data Pokok Pendidikan Dasar dan M enengah masih manual
Program Data Pokok Pendidikan Dasar dan M enengah, dapat diakses melalui web: http:/ / dapo.dikdasmen.kemdikbud.go.id/
2. Rencana kerja T ahun 2018
Upaya mencapai visi dan misi Reformasi Birokrasi terkait dengan komponen pengungkit yakni manajemen perubahan, reformasi birokrasi yang telah dijalankan oleh Kemedikbud berdasarkan evaluasi Kemen PAN dan RB tahun 2016 mendapat nilai 73,91. Salah satu komponen pengungkitnya yakni M anajemen Perubahan mendapat nilai 3,89 sedangkan penilaian sementara terhadap manajemen perubahan pada tahun 2017 mendapat nilai 3,79. Adapun penurunan ini menurut tim asessor M enpan dianggap alumni T unas Integritas yang telah dibentuk Kemdikbud seharusnya bertindak sebagai agent of change dalam menerapkan 7 (tujuh) tata nilai budaya kerja pada renstra Kemendikbud belum mempunya rencana aksi dan rencana kerja.
Pada tahun 2017, terdapat tiga rencana aksi yang diprogramkan untuk dilaksanakan dalam rangka penguatan manajemen perubahan di lingkungan Kemendikbud, antara lain yaitu:
1. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan
1) Up date strategi/ program kerja perubahan dan strategi komunikasi a) Penyusunan T im M anajemen Perubahan
b) Penyusunan rencana aksi/ program kerja c) Penyusunan M ateri Promosi Perubahan d) Pembentukan agen perubahan 2) Sosialisasi dan internalisasi Budaya Kerja
a) Sosialisasi Reformasi Birokrasi
b) W orkshop Agen perubahan (Alumni T unas Integritas)
3) Penguatan H asil Perubahan
a) Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan b) M onitoring internalisasi budaya kerja pegawai c) M onitoring agen perubahan (Alumni T unas Integritas) 3. Kriteria Keberhasilan
Kriteria untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan rencana aksi dari masing-masing kegiatan ditetapkan indikator keberhasilan sebagai berikut:
N o Program/ Kegiatan I ndikator Keberhasilan T arget 2018
1
Penyusunan Strategi/ Program kerja RBI
Jumlah dokumen strategi
/ program kerja perubahan 1 dokumen
2 Internalisasi Budaya Kerja N ilai internalisasi budaya kerja
pegawai 77 s.d 80 (Sangat Baik)
3 Sosialisasi dan Internalisasi
SDM Kemendikbud yang memperoleh sosialisasi
Reformasi Birokrasi 2.400 pegawai
4 Penguatan hasil perubahan
N ilai Penilaian M andiri RBI 85
Indek Kepuasan pemangku
Kepentingan 76
4. Agenda Prioritas
Kegiatan prioritas yang diagendakan dalam program penguatan manajemen perubahan periode 2018 yaitu perubahan terhadap komitmen pimpinan dan seluruh pegawai serta alumni tunas integritas untuk menciptakan perubahan mindset (pola pikir) maupun culture set (Budaya kerja) untuk menjadi agen perubahan yang mampu berperan sebagai role model (individu/ kelompok) yang bisa dijadikan contoh serta terbangunnya birokrasi dengan integritas dan kinerja tinggi.
5. W aktu Pelaksanaan dan T ahapan Kerja
Penjelasan mengenai kegiatan, tahapan-tahapan kegiatan, dan waktu pelaksanaan kegiatan, perinciannya sebagai berikut:
a. U pdate strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi
N o T ahapan Kegiatan D eskripsi W aktu Pelaksanaan
1
Penyusunan T im M anajemen Perubahan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk membentuk tim pelaksana reformasi birokrasi Kemendikbud
Januari 2018
2 Penyusunan rencana
aksi/ program kerja
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyusun rencana aksi/ program pada 8 area perubahan
Januari 2018
3 Penyusunan M ateri Promosi Perubahan
Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendukung komunikasi perubahan kepada pegawai
Januari s.d Februari 2018
4 Pembentukan Agen perubahan
Kegiatan ini dilakukan dalam rangka membentuk model panutan dalam merubah pola pikir budaya kerja sesuai tatanilai budaya kerja
Januari s.d Februari 2018
N o T ahapan Kegiatan D eskripsi W aktu Pelaksanaan
1 Sosialisasi Reformasi Birokrasi
Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman kepada pegawai tentang reformasi birokrasi kemendikbud
M aret s.d Oktober 2018
2 W orkshop Agen Perubahan (Alumni T unas Integritas
Kegiatan ini dimaksudkan agar para alumni T unas Integritas sebagai agen perubahan dalam internalisasi 7 tata nilai budaya kerja pada unit kerjanya
April s.d. Oktober 2018
c. Penguatan H asil Perubahan
N o T ahapan Kegiatan D eskripsi W aktu Pelaksanaan
1
Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholder pendidikan dan kebudayaan atas layanan Kemendikbud
Oktober s.d
N ovember 2018
2 M onitoring internalisasi budaya kerja pegawai
Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui perubahan internalisasi budaya kerja pegawai Kemendikbud
Oktober s.d
N ovember 2018
3 M onitoring agen perubahan (Alumni T unas Integritas)
Kegiatan ini dimaksudkan untuk
mengetahui pelaksanaan
program/ rencana aksi agen perubahan
Oktober s.d
dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi
Birokrasi
1) W orkshop Agen
Perubahan
( Alumni T unas Integritas)
Penguatan H asil Perubahan
1) Survei Kepuasan Pemangku
Kepentingan
2) M onitoring
internalisasi budaya kerja pegawai
3) M onitoring agen perubahan (Alumni T unas Integritas)
6. Penanggung Jawab
Penanggung jawab Program Penguatan M anajemen Perubahan adalah Kepala Biro Komunikasi dan Layanan M asyarakat, Bapak Dr. Ir. Ari Santoso, D.E.A.selaku koordinator program M anajemen Perubahan, dan Kepala Bagian Informasi, Ibu Dra. Dian Srinursih, Kepala Bagian H ubungan Antar Lembaga M .Si, Drs. Sediarto, M M , Kepala Bagian Layanan T erpadu Drs. Setiono, M M ; Kasubbag Tata Usaha Anang Ristanto, SE.M A selaku tim
