ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KECAMATAN ALIAN KEBUMEN NASKAH PUBLIKASI

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PADA KANTOR KECAMATAN ALIAN KEBUMEN

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Yogi Brilianto

09.11.2619

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2014

iv

ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM OF ALIAN KEBUMEN SUB-DISTRICT OFFICE

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KANTOR KEAMATAN ALIAN KEBUMEN

Yogi Brilianto Krisnawati

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Growth in the world in the field of Information Technology and today's causing the need for a system in a business entity or agency , who can follow and support these developments , especially in data processing , where the data at this point is considered a valuable asset . Draft System Administration here is a system that is required in the data collection personnel . The problems faced by the district office Kebumen this is the unavailability of a good database management to manage employee data administration and database management are also less realization on the part of the admin's personal , so that when the data is needed quickly the system less reliable .

Solutions that can be taken is how to design and create employee data management system that can store all employee data can provide information and data quickly . Based on the above solutions , the need for a system which can facilitate in database management and can facilitate in providing data information .

The design of the administrative system is a database management system capable of providing efficiencies and Effectiveness in data storage and the employee is able to provide information of data quickly .

Keywords : Information Systems Administration , District Office Kebumen , administration

1

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Diera globlalisasi seperti sekarang ini tidak dipungkiri pertumbuhan di bidang Teknologi dan Informasi menjadi sangat pesat. Sejalan dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini menuntut perlunya suatu sistem pelayanan yang maksimal mungkin pada sebuah badan usaha atau instansi pemerintahan. Namun masih banyak badan atau instansi pemerintah yang masih mengalami kesulitan karena sistem yang dibuat. Salah satu sistem yang penting dan diperlukan pada sebuah badan usaha atau instansi pemerintahan adalah sistem informasi administrasi untuk pengolahan data pegawai yang dipergunakan untuk tujuan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan menyalurkan informasi.

Dengan mengacu hal tersebut diatas aplikasi pengolahan data memiliki pengaruh yang sangat penting dalam sebuah lembaga dan instansi pemerintahan untuk menangani masalah keadministrasian. Penggunaan sistem administrasi pengolahan data pegawai di Kantor kecamatan Alian masih menggunakan sistem manual, belum efisien dan akurat dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam hal pengolahan data kepegawaian masih banyak terjadi kesalahan. Hal tersebut mendorong adanya pembenahan bahkan menciptakan system informasi administrasi untuk pelaksanaan kerja agar pendataan yang terjadi dalam sirkulasinya tidak mengalami data yang hilang ataupun pencatatan yang salah serta dapat memberikan informasi data dengan cepat.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana cara mengolah data dari manual ke sistem komputerisasi yang baik agar pengolahan data pegawai dapat berjalan lebih efektif dan efisien? 2. Bagaimana membuat analisis dan perancangan sistem informasi administrasi pada Kantor kecamatan Alian, Kebumen agar informasi data pegawai dapat diketahui dengan cepat dan akurat.

1.3 Batasan Masalah

Pada pembuatan sistem informasi administrasi pada Kantor Kecamatan Alian ini memiliki batasan masalah yakni sebagai berikut:

1. Pembuatan sistem administrasi hanya meliputi pengolahan data pegawai pada Kantor kecamatan Alian.

2. Data yang di olah meliputi :

a.

Data pegawai

b.

Data detail gaji

c.

Data gaji

2

d.

Data cuti

e.

Data mutasi

f.

Data pensiun

g.

Data golongan

h.

Data jabatan

i.

Data pangkat

j.

Data keterangan keluarga penerima pension

k.

Data Potongan

3. Laporan :

a. Laporan data pegawai b. Laporan data detail gaji c. Laporan data gaji d. Laporan data cuti e. Laporan dat mutasi f. Laporan data pensiun g. Laporan data golonan h. Laporan data jabatan i. Laporan data pangkat

j. Laporan data keterangan penerima pensiun k. Laporan data potongan

4. Pencarian data – data berdasarkan data tertentu seperti dengan menggunakan Id_pegawai.

Perangkat lunak yang dibutuhkn dalam pembuatan sistem administrasi untuk data pegawai ini antara lain :

a. Java Netbean b. MySQL database

5. Tidak membahas keamanan system

1.4 Tujuan Penelitian

Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi S1 pada program studi Teknik Informatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Menerapkan sekaligus mempraktekkan teori yang didapatkan selama menempuh pendidikan di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

3. Untuk membuat analisis dan perancangan sistem informasi administrasi pada “Kantor kecamatan Alian, Kebumen

3

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis

a. memperbanyak wawasan tentang pengabministrasian untuk pengolahan data pegawai di Instansi pemerintahan.

b. Mengimplementasikan teori yang telah didapat dari bangku perkuliahan untuk bidang diluar studi.

2. Bagi pengguna

a. Mendapat wawasan tentang perkembangan dunia teknologi khususnya pada aplikasi administrasi pada “Kantor kecamatan Alian, Kebumen”

b. Meminimaliskan terjadinya kesalahan pengadministrasian untuk pengolahan data pegawai.

c. Mempermudah kinerja pegawai dengan penyusunan data yang lebih efektif dan efisien.

3. Bagi pembaca

Penunjang untuk menambah pengetahuan.

1.6 Metodologi Penelitian

Untuk dapat menghasilkan karya ilmiah yang berkualitas maka penulis melakukan beberapa metode dalam pengumpulan informasi. Langkah – langkah dalam penelitian ini adalah:

1. Mengumpulkan data a. Studi Literatur b. Studi Pustaka c. Wawancara 2. Analisa Data

4

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Skripsi yang disusun oleh penulis adalah:

BAB I : PENDAHULUAN

BAB II : LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN UMUM

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

BAB V : PENUTUP

DAFTAR PUSTAKA

2 LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisis Sistem Informasi,2012 definisi sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mc Leod dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen,1995 definisi informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut Kertahadi,1995 definisi sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.

2.2 Karakteristik Sistem Informasi

Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem (Components)

b. Batasan Sistem (Boundary)

c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

d. Penghubung Sistem (Interface)

e. Masukan Sistem (Input)

f. Keluaran Sistem (Output)

g. Pengolahan Sistem (Procces)

5

2.3 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gray Grudnitski mengemukakan bahwa system informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block )yaitu sebagai berikut

1. Blok Masukan ( Input Block )

2. Blok Model ( Model Block )

3. Blok Keluaran ( Output Block )

4. Blok Teknologi ( Techonology Block )

5. Blok Basis Data ( Database Block )

6. Blok Kendali ( Controls Block )

2.4 Konsep Arsitektur Sistem

1. Sistem Informasi Administrasi

Administrasi merupakan proses penyelnggaraan bersama atau proses kerjasama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu hayat atau kekuatan yang member hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat, organisasi itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik kesimpulan unsure-unsur penting dalam administrasi adalah :

1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama

2. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia yang berkesinambungan.

3. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya.

2. System Development Life Cycle (SDLC)

SDLC (System Development Life Cycle) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisi sistem dan programer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : melakukan survei informasi dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi, mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem informasi, memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware) dan

6

perangkat lunak (software), merancang sistem informasi baru, membangun sistem informasi baru, memelihara dan melakukan perbaikan atau peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan. System Development life Cycle (SLDC) adalah keseluruhan proses dalam membangun system melalui beberapa langkah. Dalam sebuah siklus SDLC.

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum

Alian adalah sebuah kecamatan di Kabupaten Provinsi Jawa tengah Kebumen Kecamatan Alian terletak di sebelah timur laut kota Kebumen. Luas wilayahnya 57.750 km², dan jumlah penduduknya 57.523 jiwa (laki-laki 29.124 jiwa, perempuan 28.399 jiwa). Jarak Kecamatan Alian dari Kota Kebumen adalah 11 km melalui Sruni. Kecamatan Alian terdiri atas 16 desa, 75 RW, dan 258 RT. Dan kecamatan alian sekitarnya terbentang pegunungan dan bukit-bukit yang begitu hijau yang dilewati dua buah sungai. Di sebelah timur ada sungai kedung bener yang berhulu di sekitar Kalikemong kecamatan

Karangsambung dan disebelah barat terdapat sungai yang dikenal dengan istilah “Kali Kulon”. Sungai ini berhulu di daerah Kalikudu yang juga masuk dalam kecamtan Karangsambung. Keberadaan sungai ini sangat penting peranannya dalam kehidupan kependudukan di kecamatan Alian.

3.1.1 Sejarah berdirinya kantor kecamatan Alian

Dahulunya kecamatan alian adalah pegunungan dan bukit-bukit yang sangat hijau. Sebelum terbangunnya Kecamatan Alian, alian merupakan bukit-bukit yang begitu hijau dengan banyaknya pepohonan, di kecamatan alian juga ada pemandian air hangat yang air berasal dari mata air murni dari pegunungan dengan belerang sebagai khasnya. Di karenakan penduduk yang lama semakin lama banyak. Secara geografis desa yang ada di kecamatan alian sangat luas kurang lebih 640 Ha.

Adapun batas-batas kecamatan alian sebagai berikut :

Sebelah Utara : Desa Plumbon, Kecamatan Karangsambung Sebelah selatan : Desa Kalirancang, Kecamatan Alian

Sebelah Barat : Desa Pencil, Kecamatan Karangsambung Sebelah Timur : Desa Pujitirto, Kecamatan Karangsambung

7

3.1.2 Struktur Organisasi Kecamatan Alian

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis PIECES (Performance, Information,Economic, Control, Efficiency, Services) bertujuan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan apakah masih layak atau tidak.

a. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

Kasi PM Tri Koeswinardi, S.Sos Kasi Trantib Bambang kuntoaji, S.Sos KASI Pemerintahan Andri.K, S.STP Kasi kensos Mulyono camat Prawoto, S.SOS Sekretaris camat Bambang. Budi.S, SH Kasubag perencanaan dan keuangan Setiayono Kartiko, B.Sc

Kasubag Umum dan Kepegawaian

8

b. Analisis Ekonomi (Economy)

Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.

c. Analisis Pengendalian (Control)

Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. d. Analisis Efisiensi(Efficiency)

Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. e. Analisis Pelayanan(Service)

Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui apakah proses pelayanan penyampaian informasi penjualan sudah berjalan dengan baik atau belum. Dalam proses yang singkat, diharapkan kebutuhan dasar atas semua data dan informasinya akan terpenuhi.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem.

Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena

kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau perusahaan.

Dengan adanya sistem baru yang telah dibuat diharapakan dapat lebih membantu

dalam kinerja sistem dan mempermudah wisatawan dalam memperoleh informasi – informasi yang diperlukan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan

keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka dibagi kebutuhan sistem menjadi dua jenis

yaitu kebutuhan fungsional dan nonfungsional.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Hukum

2. Kelayakan Teknologi 3. Kelayakan Operasi 4. Kelayakan Ekonomi

9

3.2 Perncangan Sistem Input data pensiun laporan data pensiun Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data pensiun Input data cuti laporan data cuti Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data cuti Input data mutasi laporan data mutasi Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data mutasi Input data jabatan Proses pembuat an data Data jabatan Input data golongan Proses pembuat an data Data golongan Input data det_gaji laporan data det_gaji Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data det_gaji Input data gaji laporan data gaji Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data gaji Input data pegawai laporan data Pegawai Proses pembuat an data Pegawai Proses pembuatan laporan data Pegawai Data Pegawai Input data Petugas laporan data Petugas Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data Petugas Input data kel_peneri ma_pensiun laporan data kel_peneri ma_pensiu n Proses pembuat an data Proses pembuatan laporan data Pegawai Data kel_peneri ma_pensiu n

10

Flowchart

Relasi Antar Tabel 3.3 Perancangan Antar Muka

Interface Login

11

Interface Petugas

Interface Golongan

12

4 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi

Dalam pengujian ini menggunakan pengujian Black Box Testing dan White Box Testing. Pengujian ini bertujuan untuk mengetahui program atau sistem tersebut sudah berada pada kondisi yang sesuai atau belum, dan dimungkinkan untuk perbaikan. Dalam hal ini sistem diuji agar terbebas dari kesalahan sintax dan logika.

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian

di-compile ulang.

White Box Testing

Tahapan ini merupakan proses dimana program diuji tentang bagaimana cara beroperasi, sehingga data yang masuk dapat dijaga kemukhiran atau tidak, serta informasi yang diterima sesuai dengan apa yang diinginkan atau tidak.

Tabel Pengujian Black Box Testing

No Nama Form Aksi Ket

1. Form Login a. Tombol Submit b. Tombol Keluar

Sukses

2. Form Data Petugas a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update

13

d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong 3. Form Data Golongan a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

4. Form Data Jabatan a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

5. Form Data Pangkat a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

6. Form Data Potongan a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

7. Form Data Pensiun a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses 8. From Data Ket_keluarga penerima pension a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print Sukses

14

f. Tombol Kosong 9. From Data Mutasi a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print

f. Tombol Kosong 10. From Data Cuti a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

11. From Data Pegawai a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

12. From Data Gaji a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

13. From Data Detail Gaji a. Tombol Simpan b. Tombol Hapus c. Tombol Update d. Tombol Cari e. Tombol Print f. Tombol Kosong Sukses

15

Tampilan Menu Utama

Tampilan Login 4.2 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem merupakan sebuah upaya untuk menjaga konsistensi sebuah sistem ketika diimplementasikan dilapangan. Sistem membutuhkan sebuah perlindungan dan pemeliharaan agar dapat terhindar dari kerusakan dan dapat terus berjalan sesuai yang diinginkan. Pemeliharaan sistem dapat dikelompokan menjadi 2 hal yaitu pemeliharaan software dan pemeliharaan

hardware , adapun tujuan dari pemeliharaan adalah untuk memaksimalkan kinerja sistem dan dapat menjalankan tugas tanpa adanya gangguan.

a. Pemeliharaan Software

b. Instalasi antivirus pada perangkat komputer yang akan digunakan dalam menjalankan aplikasi

16

c. Setiap kali ada hardware yang dikoneksikan pada komputer lebih baik untuk dilakukan scanning virus atau pemerikasaan oleh anti virus. d. Buatlah backup database secara rutin dan berkesinambungan. b. Pemeliharaan Hardware

1. Komputer harus aman dari tegangan arus listrik yang naik turun. 2. Pastikan komputer sudah mati sebelum mematikan arus listrik. 3. Lakukan pembersihan hardware secara rutin.

4. Penggunaan hardware harus sesuai dengan komponennya.

5 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melalui beberapa tahapan penelitian dan proses dimulai dengan analisis,

perancangan, sampai dengan pembuatan aplikasi administrasi kepegawaian kecamatan

alian, maka dapat disimpulkan untuk menjawab pertanyaan-pertayaan yang terdapat

pada rumusan masalah adalah sebagai berikut:

Implementasi sistem komputerisasi administrasi kepegawaian pada Kantor

Kecamatan alian telah memiliki

1. Fitur pengolahan data golongan, data jabatan, data mutasi, data pensiun, data

cuti, data keluarga penerima pensiun, data detail gaji, data gaji.

2. Proses cetak laporan (data golongan, data jabatan, data mutasi, data pensiun,

data cuti, data keluarga penerima pensiun, data detail gaji, data gaji) menjadi

otomatis.

3. Mendukung pengolahan data dengan lebih cepat dan tepat dan akurat dalam

informasi.

4. Menghindari dari kesalahan dalam pencatatan data kecamatan alian.

5. Berpengaruh kepada meningkatnya kinerja petugas.

6. Keuangan dari segi ekonomi menjadi hemat.

5.2 Saran

Setelah penelitian, perancangan, dan pembuatan Sistem administrasi

kepegawaian pada Kantor Kecamatan Alian, penulis menyadari bahwa project dalam

17

nya sistem ini dapat dikembangkan dengan lebih baik lagi. Saran tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Sistem administrasi kepegawaian hanya dapat berjalan dalam satu komputer

saja (stand alone), namun dapat dikembangkan lagi menjadi sebuah sistem

jaringan (client server).

2. Kantor Kecamatan Alian perlu melakukan pelatihan personil pada petugas data

sehingga dapat meningkatkan kinerja sistem administrasi kepegawaian yang

baru agar maksimal.

3. Sistem informasi saat ini masih menggunakan versi pertama dan kedepannya

diharapkan dapat dilakukan upgrade guna memperbaiki kelemahan dan

menambahkan fitur yang di sesuaikan dengan kebutuhan dimasa mendatang.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan guna dapat

meningkatkan optimalisasi administrasi kepegawaian, sehingga dapat berjalan dengan

18

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.