MANUAL PROSEDUR
PELAKSANAAN OBJECTIVE STRUCTURED
CLINICAL EXAMINATION (OSCE)
JURUSAN KEDOKTERAN
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2011
MANUAL PROSEDUR
PELAKSANAAN OSCE
JURUSAN KEDOKTERAN
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen
:
00801 06000.03-14
Revisi
:
0
Tanggal
:
24 Juni 2011
Diajukan oleh
:
Anggota UJM
Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD
Dikendalikan oleh :
Sekretaris Jurusan Kedokteran
ttd
Dr dra Sri Winarsih, Apt, MSi
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Kedokteran
ttd
1. TUJUAN : Menjamin terlaksananya kegiatan pelaksanaan OSCE yang lancar, tertib dan baik sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku
2. RUANG LINGKUP : Program S1 Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya Malang
3. TANGGUNG
JAWAB
: Jurusan, Subag Akademis, Koordintor Semester II-VI,
PJB, PJMK, Dosen Pengampu.
4. DEFINISI : 1. Ujian Objective Structured Clinical Examination
(OSCE) adalah salah satu jenis ujian yang berbasis kinerja untuk mengukur kompetensi mahasiswa. Selama OSCE, mahasiswa diamati dan dievaluasi pada beberapa unit lokasi/station ketika mahasiswa melakukan wawancara (interview), pemeriksaan dan prosedur terapi/penatalaksanaan pasien baku/standard yang datang dengan beberapa karakteristik/tipe masalah kesehatan.
2. OSCE dilaksanakan padda akhir setiap blok dalam semester untuk mengukur kompetensi integrasi dari modul-modul pembelajaran.
3. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku
4. Ujian Ulangan adalah ujian OSCE bagi mahasiswa yang belum dapat lulus pada ujian OSCE kesempatan pertama, yang dilaksanakan pada hari yang sama segera/beruntun setelah OSCE kesempatan pertama tersebut.
5. REFERENSI : Pedoman Pendidikan tahun akademik 2010/2011 di
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang berlaku
Standar Akademik GJM FK-UB 6. PROSEDUR
6.1 Berdasarkan Kalender Akademik yang berlaku, Kasubag Akademik menyusun Rancangan Jadwal OSCE dan menyerahkannya kepada Ketua Jurusan.
KaSubag Akademik Fakultas
6.2 Ketua/Sekretaris Jurusan membicarakan Rancangan Jadwal OSCE dengan Dekan, Kajur, Kabag TU dan Ka.Subag Akademik, Koordinator Semester II-VI, PJB, PJMK untuk memperoleh persetujuan Dekan.
Ketua/Sekretaris Jurusan
6.3 Jika disetujui, Jurusan menetapkan Rancangan Jadwal OSCE menjadi Jadwal OSCE dan menyerahkannya kepada Ka.Subag Akademik.
PJB, PJMK dan Dosen Pembimbing menentukan jumlah, dan jenis station serta materi/soal dan formulir penilaian OSCE; Koordinator Sirkuit, Dosen Pengawas/Observer Petugas LayOut dan Petugas Administrasi OSCE; serta menyampaikan ke Subbag Akademik.
II-IV, PJB, PJMK, Dosen
6.5 Ka.Subag Akademik mendokumentasikan Jadwal OSCE (00801 08000.03-08-01), memperbanyak dan membagikannya kepada PD I, Kajur dan Kabag TU.
Ka.Subag Akademik
6.6 Dekan menerbitkan Surat Tugas untuk melaksanakan UTS/UAS kepada pihak-pihak yang mengerjakan pelaksanaan ujian tersebut (00801 08000.03-08-02)
Dekan
6.7 Kabag TU menyelenggarakan rapat koordinasi pelak-sanaan UTS/UAS dengan Ka.Subag terkait. Hasil rapat dituangkan dalam Notulen Rapat (00801
08000.03-08-03).
Kabag TU
6.8 Ka.Subag Akademik (dibantu petugas yang ditunjuk): a. Menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian
(00801 08000.03-08-04) berdasarkan file
mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah).
b. Menyiapkan Surat Pemberitahuan Pelaksanaan OSCE dan Permohonan Soal OSCE (00801
08000.03-08-05) yang ditandatangani oleh
Dekan/PD I kepada seluruh PJB, PJMK, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE, dan menyiapkan Daftar Penggunaan Ruang pelaksanaan sesuai jadwal OSCE.
c. Menyiapkan Surat Permohonan Kesediaan Mengawas ujian kepada karyawan dan Undangan Koordinasi Pengawasan ujian dalam bentuk ST Dekan
d. Menyiapkan dan mengumumkan pembagian/ penempatan Dosen Penguji/Observer, Koordinator Sirkuit, Petugas Administrasi OSCE dan Ruang Ujian berdasarkan Daftar Penggunaan Ruangan.
e. Menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan OSCE, Formulir Checklist/Evaluasi OSCE, Pembagian Kelompok Mahasiswa yang mengikuti OSCE pada tiap station, sirkuit dan siklus/kesempatan.
f. Mengadakan Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta OSCE.
6.9 Kurang lebih 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Ka.Subag terkait (00801
08000.03-08-06).
Kabag TU
6.10 KaSubag Akademik :
a. Menyiapkan Daftar Koordinator OSCE, Observer, Petugas Administrasi, Petugas Layout OSCE yang ditandatangani oleh Kasubag Akademik b. Melakukan koordinasi dengan Subag Umum dan
Petugas LayOut OSCE untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan
KaSubag Akademik
6.11 PJMK/Dosen melaksanakan;
a. Pembuatan soal soal ujian
b. Penyiapan Pelengkap Ujian (alat, bahan dan pasien standard yang diperlukan dalam OSCE) c. Penggandaan soal-soal ujian
(00801 07000.045)
- PJMK (Penanggung Jawab Mata Kuliah) - Dosen
6.12 Petugas pengadaan menyerahkan soal ujian kepada Kasubag Akademik di ruang sekretariat Pelaksanaan Ujian
KaSubag Akademik
6.13 Kasubag Akademik menyiapkan Daftar Hadir Peserta,
Koordinator/Ketua Pelaksana OSCE, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi dan Pembantu Pengawas/Pengatur Pelaksanaan OSCE (00801 08000.03-08-07), Formulir checklist/Evaluasi OSCE, Daftar Nilai ujian
(00801 09000.03-08-01), dan formulir berita
acara Pelaksanaan Ujian (00801
09000.03-08-02), (00801 08000.03-08-08) beserta
perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para Koordinator Sirkuit dan Dosen Penguji/Observer.
KaSubag Akademik
6.14 Petugas subag akademik menyerahkan perangkat
ujian (Daftar hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksanaan ujian) kepada para Petugas Layout OSCE untuk disiapkan di tiap station.
KaSubag Akademik
6.15 Lima belas menit sebelum ujian, Petugas LayOut dan
Koordinator sirkuit memverifikasi kehadiran para mahasiswa peserta OSCE di ruang karantina, Dosen Pengawas/Observer dan perlengkapan OSCE di tiap station.
Koordinator Sirkuit
6.16 Sepuluh menit sebelum jadwal, para Dosen
Penguji/Observer menempati station masing-masing sesuai yang telah ditetapkan dalam Tata Tertib OSCE.
Dosen
Penguji/Observer
6.17 Petugas LayOut OSCE mempersilahkan para peserta OSCE kelompok Satu memasuki ruang ujian dan menempati station sesuai Daftar peserta tiap siklus dan sirkuit.
Petugas LayOut dan Koordinator Sirkuit
6.18 Petugas LayOut memimpin persiapan pelaksanaan OSCE dengan simulasi arah perpindahan dari station awal ke station berikutnya secara serempak sesuai sirkuit.
Petugas LayOut dan Koordinator Sirkuit
6.19 Pelaksanaan OSCE untuk Mahasiswa Kelompok Satu
dilaksanakan dipimpim Petugas LayOut yang menandai setiap 7 menit mahasiswa harus sudah berpindah ke station OSCE berikutnya. Koordinator sirkuit mengawasi untuk menjamin kelancaran OSCE. Dosen Pengawas/Observer mengevaluasi mahasiswa pada setiap station masing-masing. Pada setiap akhir 7 menit, para Petugas Administrasi mengumpulkan Formulir Checklist/Evaluasi dari semua Dosen Pengawas/Observer dan mengkompilasi hasil OSCE.
Petugas LayOut, Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.20 Setelah OSCE untuk mahasiswa Kelompok Satu
selesai dilaksanakan, maka OSCE untuk Mahasiswa kelompok berikutnya dimulai dengan cara yang sama (lihat butir 6.16-1.18)
Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.21 Hasil rekapitulasi nilai OSCE diumumkan segera, dan
mahasiswa yang dinyatakan lulus diperkenankan meninggalkan ruang ujian, sedangkan yang belum lulus mendapat kesempatan Ujian Ulangan/Remidi OSCE pada station sesuai pengumuman hasil OSCE yang harus diulang.
Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi OSCE
6.22 Petugas Administrasi dan Koordinator OSCE
mengevaluasi seluruh hasil OSCE dan mengumumkan nilai akhir OSCE, serta mengisi Berita Acara Pelaksanaan OSCE dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang peserta OSCE.
Petugas Administrasi, Koordinator Sirkuit dan Koordinator OSCE
6.23 Nilai hasil ujian OSCE (00801 08000.03-08-09)
dibawa oleh Koordinator OSCE untuk dilaporkan ke Subbag. Akademik dalam waktu yang ditetapkan 1 minggu setelah pelaksanaan ujian. Apabila terlambat akan diberikan pemberitahuan tiap 3 hari, ditanda tangani oleh Kajur (00801 0800.03-08-10)
6.24 Ka.Subag Akademik berkoordinasi dengan Ka.Subag
Keuangan untuk memproses pembayaran biaya ujian OSCE seperti honorarium pengawasan, evaluasi, dan lain-lain.
Ka.Subag Akademik
6.25 Ka.Subag Akademik menyerahkan nilai ujian kepada Petugas Subag Akademik untuk diumumkan kepada mahasiswa dan diproses dalam sistem informasi akademik (SIAKAD).
6.26 Diagram Alir Prosedur OSCE
(lanjutan diagram pada halaman berikutnya)
Rencana Jadwal OSCE
Rapat koordinasi: penetuan station, materi, kelopmpok dan petugas OSCE,
Materi, station OSCe, Daftar Kelompok Mahasiswa dan Petugas OSCE Penyusunan Rancangan Jadwal OSCE
Rapat Perencanaan Jadwal Ujian KaSubag Akademik Fakultas KaSubag Akademik Fakultas Ketua/Sekretaris Jurusan, KaBag TU, KaSubbag Akademik, Dekan/PD1 Mulai
Pembuatan Dan Distribusi Surat Tugas PD1, Kalab, Ketua
Jurusan, Kabag TU danKasubbag Akademik
Notulen Rapat KaBag TU, KaSubag
Akademik,Petugas LayOut dan Admin OSCE Fakultas
Rapat Koordinasi Pelaksaan Ujian
Persiapan Pelaksanaan Ujian (Dokumen, Borang, Pelaksana)
Surat Tugas
KaBag TU, KaSubag Akademik,Petugas LayOut dan Admin OSCE Fakultas
Selesai
Pelaksanaan OSCE: dan Ujian Ulangan OSCE
Pengisiian Berkas Acara Ujian
Berkas Ujian,Nilai, Berkas Beirta Acara
Verifikasi Berkas OSCE dan Berkas Serah Terima KaSubag Akademik
,
Koordinator
OSCE
Nilai Akhir Ujian, Berkas Beirta Acara Pengumuman Hasil Ujian, SIAKADPembayaran Biaya Ujian KaSubag
Akademik
KaSubag Akademik
,
KaSubbag
Keuangan
KaBag TU, KaSubag Akademik,
Koordinator OSCE, sirkuit, Observer, Petugas LayOut dan Admin OSCE
6.27 Model LayOut Station
7. DOKUMEN TERKAIT 1. Jadwal Ujian Asli (00801 08000.03-08-01)
2. Notulen Rapat (00801 08000.03-08-02) 3. ST Dekan tentang pelaksanaan ujian (00801
08000.03-08-03)
4. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan OSCE dan Permohonan Soal Ujian (00801 08000.03-08-04)
5. Undangan Rapat Koordinasi Pengawasan ujian
(00801 08000.03-08-05)
6. Daftar Hadir Peserta, Dosen dan Pengawas (00801 08000.03-08-06)
7. Daftar Nilai Ujian (00801 08000.03-08-07) 8. Berita Acara Pelaksanaan Ujian (00801
09000.03-08-01)
9. Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta ujian (00801 07000.016 & 017)
10. Daftar Koordinator Pengawas Ujian Harian
(00801 08000.03-08-08)
11. Formulir Berita Acara Serah terima Berkas Ujian (00801 09000.03-08-02)
12. Formulir Tanda Terima nilai Ujian (00801
09000.03-08-03)
13. IK Pembuatan dan Penggandaan Soal (00801 07000.045)
14. IK Persyaratan mengikuti Ujian (00801 07000.47)
15. Nilai hasil ujian (00801
08000.03-08-09)
16. Edaran Pemberitahuan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-10)
17. Edaran Peringatan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-11)
Tim UJM 1. dr Sudjari, DTM&H, MSi, SpParK.
2. Safrina Dewi Ratnaningrum Ssi, MSi. Med. 3. Dr. Tri Yudani MR, MAppSc.
Stati on 3 Statio n 2 Statio n 1 Stati on 4 Station 6 Stati on 5 Ruang Karanti na 1 Ruang Karanti na 2 Reme di 3 Reme di 2 Reme di 1 Rem
edi 4 Remedi 6
Petugas LayOut, Petugas Admin OSCE, Koordinator OSCE, Koordinator Sirkuit,
Rem edi 5
4. Dr. dr. Retty Ratnawati, MSc 5. Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD 6. dr. Nurul Hidayati, M.Sc.
7. dr Cholid Tri Tjahjono, MKes, SpJP 8. Rizal Rahmanda Akbar
