MODUL PERKULIAHAN 7
Menghitung kebutuhan Sales pada bagian
Penjualan
•
Menghitung Kebutuhan sales
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ekonomi dan Bisnis S-1 Manajemen
07
84046 Harjum Muharam, Dr., SE, ME.Abstract
Kompetensi
Salesmanship merupakan ilmu penjualan dalam Pemasaran yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain dalam keputusan pembelian suatu produk.
Mahasiswa diharapkan
memahami peranan manajemen Penjualan dan kontribusinya untuk ilmu manajemen pemasarn
Tujuan Instruksional Khusus :
Mahasiswa memahami bagaimana untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan penarikan dan seleksi tenaga penjual, kriteria tenaga penjual, sumber-sumber penarikan, interview sehingga dapat memperoleh tenaga penjual yang sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan.
Materi Bahasan : 1. Pendahuluan.
2. Perencanaan Penempatan Tenaga Penjual. 3. Penarikan Tenaga Penjual.
4. Seleksi dan Interview Tenaga Penjual 5. Beberapa Kesalahan dalam Seleksi.
____________________________________________
PENDAHULUAN
Salah satu kunci keberhasilan dari suatu penjualan yang sangat menentukan adalah ketersediaan tenaga penjualan yang memadai secara kuantitas maupun kualitas. Betapapun hebatnya suatu program pemasaran dan penjualan perusahaan, tetapi jika tidak didukung oleh sumber daya manusia tenaga penjual yang handal, maka akan menjadikan semua hal di atas menjadi sia-sia. Eksekusi suatu program pemasaran sangat ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankannya. Apalagi di dalam pendekatan penjualan yang berdasarkan pada relasional. Individu tenaga penjual merupakan dasar pembentuk strategi relasional yang akan dilakukan tersebut. Oleh karena itu persoalan memanajemeni sumber daya manusia, khususnya tenaga penjual, menjadi topik pembahasan yang mesti dikuasai oleh manajer penjualan.
Persoalan pertama yang dihadapi manajemen penjualan dalam kontek pengelolaan tenaga penjual ini adalah, bagaimana untuk dapat memperoleh tenaga penjual yang memiliki kemampuan yang memadai dan dapat secara kontinyu untuk dikembangkan. Terdapat beberapa pokok bahasan dalam hal ini yaitu :
- Persiapan apakah yang diperlukan untuk mendapatkan tenaga kerja ? - Bagaimanakan memperoleh Calon Tenaga Penjual ?
- Bagaimanakah memilih individu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dari semua calon tersebut ?
Semua pertanyaan tersebut akan didiskusikan di dalam sesi ini.
PERENCANAAN PENEMPATAN TENAGA PENJUAL.
Sebelum melakukan penarikan (rekcruitment) perlu didahului dengan proses perencanaa, terutama yang berkaitan dengan penarikan dan seleksi tersebut. Proses perencanaan ini meliputi :
- Analisis awal kebutuhan personil. - Analisis Jabatan (Job Analysis)
- Meninjau atau menentukan Job description dan Job Qualification/spesification.
Berdasarkan atas hasil analisis di atas maka baru ditetapkan sumber perekrutan dan prosedur seleksi yang harus direncanakan.
Kebutuhan Personil.
Kebutuhan personil untuk tenaga penjual tergantung pada beberapa faktor seperti :
- Target pertumbuhan penjualan. - Strategi distribusi.
- Perubahan organisasi tenaga penjual. - Perputaran tenaga penjualan (turn Over) - Dan lain-lain.
Perputaran tenaga penjual merupakan persoalan yang memerlukan kebijakan manajemen yang bersifat komprehensif untuk menanganinya. Angka perputaran ini dapat dihitung dengan cara berikut :
Manajemen tentunya berusaha untuk menekan angka perputaran pada angka yang paling rendah. Tingginya angka perputaran akan mempengaruhi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan pengganti dan melatih tenaga penjual yang baru disamping terganggunya aktifitas yang penjualan yang telah direncanakan.
Terdapat beberapa alasan terjadi perputaran yang tinggi di dalam perusahaan yaitu; kinerja tenaga penjual yang jelek, peluang kerja pada bidang lain yang dianggap lebih baik, karir mandek, pemberhentian, suasan kerja dan manajemen. Sebagian penyebab tersebut dapat diatasi oleh manajemen perusahaan agar dapat menekan angka perputaran ini sehingga tidak menjadi beban tambahan pada aktifitas perekrutan dan seleksi.
Seperti yang dijelas diatas bahwa terdapat beberapa faktor yang menentukan kebutuhan tenaga penjualan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan berbagai teknik dan metode yang digunakan di dalam menghitung kebutuhan ini. Sebagian metode sudah dibahas secara singkat pada sesi terdahulu. Adapun beberapa metode dalam menentukan kebutuhan tenaga penjual yaitu :
- Afordable Methode - Work Load Methode. - Incremental Methode - Sales Potential Methode.
Afordable methode merupakan pendekatan penentuan jumlah tenaga penjual berdasarkan kemempuan keuangan perusahaan untuk membayar tenaga penjual sesuai dengan Anggaran yang disusun perusahaan. Seperti yang telah disajikan pada sesi terdahulu perhitungan methode ini dilakukan dengan cara sebagai berikut.
Turn Over
Rate
=
Separations per Year
Average Size of Sales Force
Affordability Approach
Expected Sales $35,000,000 Field Sales Expense Ratio x .04 Sales Budget $ 1,400,000 Percent for Sales Force x .80 Available for Salespeople $1,120,000
$ Available = $1,112,000 = 16 (to be
Wages & expenses/person $70,000
hired)
Jika jumlah tenaga kerja perusahaan masih berada di bawah angka 16, berarti perusahaan masih memilki kesempatan untuk merekrut tengapenjual baru. Penggunaan metode ini memilki kelemahan yaitu perusahaan sangat tergantung pada ketersediaan dana, sehingga seakan-akan prestasi penjualan sanghat ditentukan sekali oleh kemampuan perusahaan dalam keuangan. Bukankah aktifitas penjualan mestinya dapat mendongrak kemampuan keuangan perusahaan ?
Metode beban kerja nerupaka metode yang cukup ideal, karena penetapan jumlah tenaga kerja disesuaikan dengan target perusahaan dalam perencanaan pemasaran/penjualan perusahaan. Sumber daya keuangan diharapkan harus dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Jumlah tenaga total yang dibutuhkan nanti di kurangi dengan jumlah tenaga yang sudah ada dan dapat juga dipertimbangkan tingkat perputaran tenaga kerja. Adapun rumus metode ini juga telah disajikan pada sesi terdahulu, yaitu :
Workload Approach
[(NECt + NPCt) x IFCt] x LC ST NSP = where: NSP = Number of Salespeople NEC = Number existing customers NPC = Number of potential customers IFC = Ideal frequency of callsLC = Length of call
ST = Selling time available for one person t = Customer size or type class
Dalam penerapannya perlu diperhatikan bahwa setiap pelanggan memilki kebutuhan kunjungan yang berbeda seperti yang dibahas pada manajemen teritori dalam sesi terdahulu.
Metode di atas merupakan pendekatan yang mudah untuk dilakukan namun memiliki kelemahan yaitu tidak memasukan pertimbangan keuntungan/laba yang akan diperoleh. Untuk mempertimbangkan laba maka metode incremental merupakan metoda yang cocok. Metode ini dapat dipahami melalui konsep ekonomi mikro/manajerial. Dalam metode ini diperhatikan dua faktor yang berubah akibat penambahan/penguranga tenaga penjualan yaitu :
- Penghasilan Tambahan (incremental revenue) - Biaya Tambahan (incremental Cost)
Asumsi-asumsi yang digunakan di dalam pendekatan ini adalah :
- Terdapat kaitan yang erat antara usaha-usaha penjualan yang dilakukan penjual dengan volume penjualan yang dicapai.
- Volume penjualan cukup sensitif terhadap perubahan jumlah tenaga penjualan.
- Personal selling merupakan alat utama dalam penjualan.
Bagaimana bentuk perhitunganya dan hubungan masing-masing dapat dilihat pada tabel berikut.
Tambahan Tenaga penjual ke
Tambahan
Volume Penjualan Harga Pokok Laba Kotor
11 1.450.000 797.500 652.500
12 1.125.000 618.750 506.250
13 1.000.000 550.000 450.000
14 375.000 206.250 168.750
Pada tabel terlihat bahwa perusahaan bermaksud untuk menambah tenaga penjual yang ke 11 s/d 14 yang mengakibatkan terjadinya tambahan penjualan, harga pokok dan laba. Harga pokok adalah 55 % dari penjualan.
Masing-masing penjual menerima gaji tetap sebesar 20.000 per bulan/orang atau 240.000 per tahun dan tambahan komisi sebesar 5 % dari volume penjualan yang dicapai. Biaya perjalanan 25.000 per tahun. Jika penambahan tenaga penjual dilakukan maka dapat dihitung kontribusi laba bersih yang diberikan oleh tambahan tenaga penjual tersebut, seperti tabel berikut.
Tambahan Tenaga penjual ke
Tambahan
Laba Kotor Gaji Komisi Biaya Perjalanan Kontribusi Laba bersih 11 652.500 240.000 72.500 25.000 315.000 12 506.250 240.000 56.250 25.000 185.000 13 450.000 240.000 50.000 25.000 135.000 14 168.750 240.000 18.750 25.000 -115.000
Pada tabel terlihat bahwa penambahan tenaga penjual dapat dilakukan hanya sampai tenaga penjual ke 13, karena setelah itu akan terdapat kontribusi laba bersih yang minus.
Atau dengan rumus :
Dimana :
V = Jumlah Tenaga Penjual Yang diperlukan. V = Volume Penjualan yang diramalkan
P = Produktivitas penjualan yang diperkirakan dari seorang tenaga penjual. T = Tingkat perputaran tenag penjual yang diperkirakan
Setelah dihitung maka jumlah tenaga penjual yang akan direkrut adalah selisih antara tenaga yang ada dengan hasil perhitungan di atas.
Analisis Jabatan ( Job Analysis).
Sebelum manajer melakukan penarikan dan seleksi, maka perlu untuk memahami dengan jelas aktifitas, tugas dan tanggung jawab tenaga penjual yang akan dipekerjakan nanti. Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara yang sistematis untuk menggambarkan bagaimana suatu jabatan tenaga penjualan yang akan diterima oleh tenaga penjual. Analisis jabatan dilakukan terhadap jabatan (Job) bukan orangnya. Analisis ini akan menghasilkan dua hal yaitu :
- Job description. - Job Qualification/specification.
J =
V
P
( 1 - T )
J =
V
P
+ T ( V / P )
Job Description.
Merupakan gambaran secara detil tentang suatu jabatan. Job description dari jabatan salespersons terdiri dari penjelasan tentang :
1. Kepada siapa tenaga penjual tersebut melapor.
2. Bagaimana hubungan kerja dan interaksi tenaga penjual dengan staf pemasaran lainnya.
3. Pelanggan yang menjadi tanggung jawabnya dan yang akan dikunjungi. 4. Tugas tugas khusus yang harus dilakukan.
5. Tuntutan fisik dan mental yang dibutuhkan pekerjaan. 6. Tipe produk yang harus dijual.
7. Dan lainnya.
Contoh bentuk Job Description dapat dilihat pada lampiran Atas dasar inilah maka dapat dianalisis persyaratan yang harus dipenuhi oleh tenaga yang memangku pekerjaan tenaga penjual tesebut.. Persyaratan yang diperlukan itu biasa disebut dengan Job qualification / Job Specification.
Job Qualification.
Salah satu prinsip dalam manajemen sumber daya manusia adalah bagaimana menempat orang yang tepat pada tempat yang tepat. Begitu juga untuk tenaga penjual yang merupakan suatu pekerjaan unik dan membutuhkan kualifikasi tertentu. Job qualification menjelaskan tentang orang yang bagaimana yang cocok ditempatkan pada jabatan tenaga penjual berdasarkan atas job description. Kalau Job Description mengarah pada aktifitas dan tanggung jawab dari seorang tenaga penjual, maka job qualification mengarah pada Sikap, Keahlian, Pengetahuan dan kepribadian yang diperlukan untuk mencapai hasil kerja tenaga penjual dengan sukses. Suatu pernyataan Job qualification memasukan pendidikan, pengalaman kerja seblumnya, keahlian teknis, sikap dan minat.
Untuk mendapatkan kualifikasi tenaga penjual yang sukses, ratusan penelitian telah dilakukan oleh berbagai peneliti bidang ini. Salah satu bentuk
- Keahlian manajemn waktu dan teritori, seperti ketrampilan organisasi penentu yang kritis untuk sukses dalam personal selling.
- Tingkat pendidikan, intelengensia dan kemampuan sosial tidak selalu berhubungan dengan kinerja penjualan.
- Variabel yang bersifat personal seperti latar belakang keluarga, kisah pribadi, status keluarga dan perkawinan merupakan prediktor yang baik.
Pada survey yang lain juga diperoleh informasi bahwa persepsi tentang pembeli dan keinginanan untuk berjuang bagi konsumen menjadi hal yang diperhatikan oleh para sales manajer dalam merekrut tenaga penjual. Hasil lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.
What Purchasing Agents Like About Salespeople
0% 25% 50% 75% 100%
Willingness to fight for customer Thoroughness/follow-through Market knowledge/ willingness to share Knowledge of product line
Diplomacy in dealing with operating departments Imagination
Traits Percent of Respondents Who Rated Most Valued
Persoalan lain yang menjadi dilema dalam menentukan kualifikasi tenaga penjual adalah, apakah akan memilih teknisi kemudian dilatih kemampuan menjualnya atau seorang salepeople yang berpengalaman kemudian diberikan pelatihan teknis tentang pekerjaan mereka. Untuk ini masing-masing perusahaan memilki cara pandang masing-masing, dan belum ada suatu kesimpulan yang jelas untuk hal ini.
PENARIKAN ( RECRUITMENT) TENAGA PENJUAL.
Tujuan dari rkeutmen adalah untuk menemukan dan menarik pelamar yang bekualifikasi terbaik untuk posisi tenaga penjual. Jumlah pelamar yang diperlukan tentunya harus lebih besar dari yang akan diterima. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat memiliki pilihan yang pasling terbaik Tidak semua pelamar memenuhi kualifikasi perusahaan dan juga tidak semua pelamar akhirnya bersedia untuk menerima penawaran kerja tersebut. Berapa jumlah pelamar yang harus diperoleh dari proses perekrutan dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut.
Dimana :
R = Jumlah pelamar yang dibutuhkan untuk dicari. S = Persentasi pelamar yang terseleksi
A = Persentasi pelamar terseleksi yang menerima
Bagaimana untuk mendapatkan para pelamar ? Banyak sumber yang dapat digunakan diantaranya adalah :
- Iklan/media umum.
- Tenaga kerja sekarang yang ada.
- Jaringan tenaga penjual atau rekomendasi dari tenaga kerja di dalam perusahaan.
- Agen tenaga kerja. - Institusi pendidikan.
R =
H
S X A
kondisi turn over yang tinggi akan lebih baik digunakan. Tetapi tidak jarang rekrutment melalui media ini akan mengahsil banyak pekerja yang dibawah kualifikasi juga ikut mengajukan lamaran.
Menerima tenaga kerja yang ada sekarang di dalam perusahaan juga memungkinkan dilakukan dan akan memberi keuntungan lebih karena mereka telah memahami perusahaan dengan baik. Sales dapat dijadikan sebagai tempat untuk promosi sehingga jabatan ini menjadi sesuatu yang membanggakan dalam perusahaan. Selain itu perusahaan juga dapat memperoleh tenaga penjual atas dasar referensi atau rekomendasi dari karyawan perusahaan sendiri. Hal ini akan lebih memudahkan interaksi tenaga beru tersebut karena sebelumnya sudah memilki kontak dengan karyawan lama.
Bagi sebagian perusahaan memperoleh tenaga penjualnya melalui agen tenaga kerja maupun institusi pendidikan. Untuk yang pertama cendrung untuk lebih baik, karena semuanya dilakukan dengan cara profesional berdasarkan pengalamannya untuk mencari tenaga bagi perusahaan lain yang sejenis. Penggunaan institusi pendidikan akan diperoleh calon yang lebih tenang dan mudah untuk dilatih meskipun mereka belum berpengalaman. Namun sebagian mereka seringkali cepat bosan dan menginginkan pekerjaan di bidang manajerial.
Tenaga penjual juga dapat direkrut dari pelanggan maupun pemasok perusahaan. Mereka telah lebih banyak mengenal bisnis yang dilakukan perusahan sehingga cendrung lebih mudah untuk menyesuaian diri dan menjalankan tugas mereka. Selain itu tenaga penjual pesaingpun dapat menjadi alternatif. Mereka rata-rata telah memahami pembeli/pasar dan bisnis yang dijalankan perusahaan sekaligus memahami persaingan antar perusahaan.
SELEKSI TENAGA PENJUAL.
Setelah manajemen mendapatkan calon tenaga penjual (pelamar), maka proses seleksi dapat dijalankan. Prosedur yang dijalankan oleh setiap perusahaan dalam proses seleksi ini berbeda-beda, namun secara umum seleksi yang baik
biasanya terjadi seperti pada gambar berikut. Setiap langkah di dalam seleksi selalu menggunakan acuan kriteria yang telah ditetapkan pada tahap persiapan terdahulu. Biasanya pada langkah bagian awal setiap pelamar diminta uintuk mengisi Application Form yang telah disediakan sebelumnya. Application Forms bertujuan untuk :
1. Menyedian Informasi, yaitu yang diperlukan didalam pengambilan keputusan seleksi.
2. Mendapatkan informasi tambahan yang mungkin dibutuhkan selama jabatan individu.
A Model for Selecting Salespeople
Direct recruit to control location or phone number
Direct recruit to control location or phone number
Complete application blanks Complete application blanks Conduct screening interviews Conduct screening interviews
Check credit and background
Check credit and background
Complete psychological and achievement tests
Complete psychological and achievement tests
Secondary interviews
Secondary interviews
Make offer for sales position
Make offer for sales position
Physical exam
Physical exam
Measure subsequent success on the job
Measure subsequent success on the job
Hiring criteria for sales jobs used to guide selection process Hiring criteria for sales jobs used to guide selection process Modify hiring criteria, tests or Interview procedures Modify hiring criteria, tests or
Interview procedures Reject
Wawancara (Interview) juga merupakan bentuk prosedur seleksi yang umum dilakukan pada banyak perusahaan. Prosedur ini merupakan bagian krusial,
pelamar yang memiliki pola bicara yang jelek, penampilan yang kurang disenangi atau kurangnya kedewasaan. Sedangkan wawancara utama akan dilakukan untuk mendapat informasi utama dan mendalam tentang pelamar.
Setidak terdapat dua keuntungan dari wawancara yaitu memperoleh keterangan tambahan yang diperoleh dari daftar isian yang telah diperoleh dari pelamar. Kedua, untuk menilai tingkat ketertarikan dan keinginan pelamar terhadap jabatan yang ditawarkan. Beberapa pertanyaan tipikal yang biasa diajukan dalam wawancara dapat dilihat pada lembar berikut.
Typical Interview Questions
Why should we hire you?
Regardless of the company and type of sales position for which you may interview, there are some interview questions that are typically asked. You may not be asked each of these questions in every interview, but you should be prepared to answer them all. After reading each question, think about what the interviewer’s purpose may be in asking the question. What is he or she trying to determine? What should your response be to each question?
• What was the most monotonous job you ever had to do?
• In thinking about the people you like, what is it you like most about them?
• Up to this point in your life, what do you consider to be your biggest disappointment? • How willing are you to relocate? To what extent are you willing to travel?
• How do you feel about the way your previous employer treated you?
• What are your long-term financial objectives, and how do you propose to achieve them? • What was the most difficult decision you ever had to make as a leader?
• Why should we hire you? • Sell me this pen.
Sering kali pewawancara melakukan kesalahan dalam melakukan tugasnya sehingg mengurangi efektifitas seleksi melalui prosedur ini. Adapun beberapa kesalahan pewawancara adalah :
1. Kesalahan dalam menulis laporan. 2.Tidakterencananyawawancara.
3. Waktu yang tidakmemadaiataumanajemnwaktu yang tidakbaik. 4. Tidakmendengarkan/menyimakpelamar.
6. Pertanyaan yang tidakterarahdantidakdipahami 7. Pengaruhpenampilanpertama / Hallo Effect
Selainwawancara, tes-tes lain yang biasadilaluipelamaradalahinteligence
test, personality test danaptitude
test.Sebaianbesarbiasanyadikenaldenganpsichology test.Memanghasiltesinitidakharusdipercayasepenuhnya,
namuncarainimasihmemberikanmanfaatuntukberjaga-jagamelaluiindikator-indikator yang yangadajikasipelamartidaksesuaidengankebutuhanperusahaan. Selainmerugikanperusahaanjugaakanmerugikansipelamarjikaketidaksesuaiandiriny adenganpekerjaandanperusahaantempatiabekerjananti.
BEBERAPA KESALAHAN DALAM SELEKSI.
Terdapat beberapa kesalahan yang biasa terjadi dan harus dihindari di dalam proses seleksi. Kesalahn-kesalahn tersebut diantaranya adalah :
1. Semata-mata mempercayai sepenuhnya pewawancara untuk mengevaluasi kandidat.
2. Mengeneralisasi model sukses dalam selksi. 3. Terlalu banyak kriteria yang digunakan.
4. Lebih menekankan Personality dibandingkan Job skill. 5. Menggunakan diri sendiri sebagai contoh.
6. Tidak meneliti kenapa orang gagal dalm tugasnya. 7. Mengandalkan kriteria orang baik secara umum. 8. Melewatkan beberapa informasi untuk diperiksa.
9. Kesalahan untuk menggunakan pengujian yang telah divalidasi secara statistik.
