65 BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tentang Organisasi 3.1.1 Sejarah Organisasi
Sejak terbentuknya Kabinet Republik Indonesia I dengan sistem presidensiil tanggal 19 Agustus 1945, maka wewenang dan tanggung jawab sektor industri dan perdagangan berada di bawah Kementerian Kemakmuran tanggal 14 November 1945.
Pada Kabinet Hatta I yang ditandai adanya perubahan dari sistem parlementer menjadi presidensiil dan berakhir tanggal 4 Agustus 1949.
Dalam Kabinet Hatta II tanggal 4 Agustus sampai dengan 20 Desember 1949 dan berakhirnya Kabinet RIS dengan sistem parlementer, yaitu sejak tanggal 20 Desember 1949 sampai tanggal 21 Januari 1950, yang merupakan kabinet peralihan RI Yogyakarta.
Selanjutnya dalam Kabinet Halim (RI Yogyakarta) dari tanggal 21 Januari sampai dengan 6 September 1950, sektor industri dan perdagangan menjadi satu dalam Kementerian Perdagangan dan Perindustrian.
Pada masa Kabinet Wilopo, sejak tanggal 3 April 1952, sektor industri dan perdagangan menjadi tanggung jawab Kementerian Perekonomian.
Ketika terbentuk Kabinet Karya, sektor industri dan perdagangan dipisahkan pada kementerian tersendiri; yaitu sektor perdagangan masuk dalam Kementerian Perdagangan dan sektor industri dibina oleh Menteri Perindustrian.
Ketika diberlakukannya program Pembangunan Nasional Semesta Berencana yang dimulai tahun 1961, pembinaan industri ditangani oleh dua departemen, yaitu Departemen Perindustrian Dasar dan Pertambangan (Deperdatam) dan Departemen Perindustrian Rakyat (Depperindra). Meskipun antara tahun 1961 sampai dengan Agustus 1964 telah terjadi pergantian kabinet sebanyak 2 (dua) kali, namun Deperdatam dan Depperindra tidak mengalami perubahan. Perubahan organisasi baru terjadi pada periode konfrontasi dengan Negara Federasi Malaysia.
Pada Susunan Kabinet Indonesia Bersatu Jilid I (Periode 2004 - 2009), Departemen Perindustrian dan Perdagangan dipecah menjadi dua yaitu Departemen Perindustrian yang dipimpin dan Departemen Perdagangan. Pada tanggal 5 Desember 2005 terjadi perombakan Kabinet Indonesia Bersatu Jilid I.
Kemudian pada susunan Kabinet Indonesia Bersatu Jilid II (periode 2009 - sekarang), Departemen Perindustrian diubah menjadi Kementerian Perindustrian.
3.1.2 Visi dan Misi Organisasi 3.1.2.1 Visi
Visi Pembangunan Industri Nasional Jangka Panjang (2025) adalah Membawa Indonesia pada tahun 2025 untuk menjadi Negara Industri Tangguh Dunia yang bercirikan :
2. PDB sektor Industri yang seimbang antara Pulau Jawa dan Luar Jawa;
3. Teknologi menjadi ujung tombak pengembangan produk dan penciptaan pasar.
3.1.2.2 Misi
Dalam rangka mewujudkan visi 2025 di atas, Kementerian Perindustrian sebagai institusi pembina Industri Nasional mengemban misi sebagai berikut:
1. Menjadi wahana pemenuhan kebutuhan hidup masyarakat; 2. Menjadi dinamisator pertumbuhan ekonomi nasional;
3. Menjadi pengganda kegiatan usaha produktif di sektor riil bagi masyarakat;
4. Menjadi wahana (medium) untuk memajukan kemampuan teknologi nasional;
5. Menjadi wahana penggerak bagi upaya modernisasi kehidupan dan wawasan budaya masyarakat;
6. Menjadi salah satu pilar penopang penting bagi pertahanan negara dan penciptaan rasa aman masyarakat;
7. Menjadi andalan pembangunan industri yang berkelanjutan melalui pengembangan dan pengelolaan sumber bahan baku terbarukan, pengelolaan lingkungan yang baik, serta memiliki rasa tanggung jawab sosial yang tinggi.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Organisasi
Kementerian Perindustrian berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Kementerian Perindustrian mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang perindustrian dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Dalam melaksanakan tugasnya, Kementerian Perindustrian menyelenggarakan fungsi diantaranya merumuskan, menetapkan dan melaksanakan kebijakan di biadang perindustrian, serta melaksanakan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian di daerah dan pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala internasional. Kementerian ini sedang melakukan industri prioritas, ada 6 kelompok industri prioritas yang sedang dikembangkan dalam lima tahun ke depan, yaitu :
1. Industri padat karya (Industri Tekstil dan Produk Tekstil, Industri alas Kaki, Industri Furniture).
2. Industri kecil dan menengah.
3. Industri barang modal (Industi Permesinan dan Galangan Kapal). 4. Industri berbasis sumber daya alam (Industri Hilir CPO, Industri Makanan dan Minuman, Industri Hilir Kakao, Industri Hilir Karet, Rumput Laut, Industri Baja dan Alumunium).
5. Industri pertumbuhan tinggi (Industri Otomotif, Industri Elektronika dan Telematika).
6. Industri piroritas khusus (Industri Gula, Industri Pupuk dan Industri Petrokimia).
3.1.4 Struktur Organisasi
3.1.4.1 Kementerian Perindustrian Republik Indonesia
Berikut ini merupakan bagan dari Kementerian Perindustrian R I.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Perindustrian RI 3.1.4.2 Pusat Data dan Informasi
Berikut ini merupakan bagan dari Pusat Data dan Informasi yang merupakan tempat dimana dilaksanakannya Penulisan Skripsi, dimana Pusat Data dan Informasi merupakan divisi dari Kementerian Perindustrian R I.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi Kementertian Perindustrian RI
3.1.5 Pembagian Tugas dan Fungsi
Pembagian tugas dan fungsi di kementerian ini adalah sebagai berikut : 1. Menteri Perindustrian
Menteri Perindustrian mempunyai tugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian urusan pemerintahan di bidang perindustrian.
2. Wakil Menteri
Wakil Menteri Perindustrian mempunyai tugas membantu Menteri Perindustrian dalam memimpin pelaksanaan tugas Kementerian Perindustrian.
3. Pusat Data dan Informasi
Pusdatin bertugas untuk melaksanakan pembinaan, pengendalian dan pengelolaan sistem informasi, data,serta Jabatan Fungsional Pranata Komputer dan Statistisi di lingkungan Kementerian Perindustrian.
Dalam melaksanakan tugas, Pusat Data dan Informasi menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program di bidang pengelolaan data dan informasi;
b. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data;
c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi dan jaringan;
d. Pelaksanaan pelayanan informasi industri;
e. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan data dan informasi;
Susunan Organisasi Pusdatin : a) Bagian Tata Usaha
Bidang tata usaha memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, tata usaha dan rumah tangga, rencana program, evaluasi dan pelaporan, serta manajemen kinerja PUSDATIN.
Selain itu bagian Tata Usaha memiliki fungsi diantaranya : 1. Penyiapan penyusunan program, evaluasi, dan pelaporan. 2. Pelaksanaan urusan kepegawaian dan manajemen kinerja.
3. Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, dokumentasi, keuangan dan perlengkapan serta rumah tangga PUSDATIN. Bagian Tata Usaha terdiri dari :
1. Subbagian Program dan Pelaporan, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, evaluasi dan pelaporan. 2. Subbagian Kepegawaian dan Manajemen Kinerja, mempunyai
tugas melakukan urusan administrasi kepegawaian dan manajemen kerja.
3. Subbagian Umum, mempunyai tugas melakukan surat menyurat, kearsipan, dokumentasi, keuangan, perlengkapan, dan rumah tangga PUSDATIN.
b) Bidang Basis Data
Bidang Basis Data memiliki tugas yaitu melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data industri. Selain itu bidang basis data memiliki fungsi diantaranya :
1. Pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data industri nasional.
2. Pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data industri internasional.
Bidang Basis Data terdiri dari :
1. Subbidang Basis Data Industri Nasional, mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data nasional.
2. Subbidang Basis Data Industri Internasional, mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data serta pengelolaan basis data internasional.
c) Bidang Sistem Informasi
Bidang Sistem Informasi memiliki tugas yaitu melaksanakan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi dan jaringan serta pemeliharaan fasilitas sistem jaringan informasi.
Selain itu bidang sistem informasi memiliki fungsi diantaranya :
1. Pengelolaan sistem jaringan serta pemeliharaan fasilitas sistem jaringan informasi.
2. Pengembangan sistem informasi. Bidang Sistem Informasi terdiri dari :
1. Subbidang Sistem Jaringan, mempunyai tugas melakukan pengelolaan sistem jaringan serta pemeliharaan fasilitas sistem jaringan.
2. Subbidang Pengembangan Sistem Informasi, mempunyai tugas melakukan pengembangan sistem informasi.
d) Bidang Pelayanan Informasi Industri
Bidang Pelayanan Informasi Industri memiliki tugas yaitu melaksanakan pelayanan data dan informasi industri.
Selain itu bidang pelayanan informasi industri memiliki fungsi diantaranya :
1. Pelaksanaan pelayanan data dan informasi industri internal. 2. Pelaksanaan pelayanan data dan informasi industri eksternal. Bidang Pelayanan Informasi Industri terdiri dari :
1. Subbidang Pelayanan Internal, mempunyai tugas melakukan pelayanan data dan informasi industri internal.
2. Subbidang Pelayanan Eksternal, mempunyai tugas melakukan pelayanan data dan informasi industri eksternal.
e) Kelompok Jabatan Fungsional.
Jabatan fungsional pada hakekatnya adalah jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, namun sangat diperlukan dalam tugas-tugas pokok dalam organisasi Pemerintah. Jabatan fungsional Pegawai Negeri Sipil terdiri atas jabatan fungsional keahlian dan jabatan fungsional keterampilan.
Ada beberapa jenis jabatan fungsional di Kementerian Perindustrian, namun penulisan ini hanya membahas Pejabat fungsional di bidang
Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN), yaitu Pranata Komputer dan Statistisi.
1. Pranata Komputer
Tugas pokok Pranata Komputer meliputi merencanakan, menganalisis, merancang, mengimplementasikan, mengembangkan dan atau mengoperasikan sistem informasi berbasis komputer.
Jenjang Jabatan Pranata Komputer terdiri atas : 1. Pranata Komputer Tingkat Terampil
Jenjang Jabatan Pranata Komputer Tingkat Terampil dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi meliputi :
a. Pranata Komputer Pelaksana Pemula b. Pranata Komputer Pelaksana
c. Pranata Komputer Pelaksanakan Lanjutan d. Pranata Komputer Penyelia
2. Pranata Komputer Tungkat Ahli.
Jenjang Jabatan Pranata Komputer Tingkat Ahli dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi meliputi :
a. Pranata Komputer Pertama b. Pranata Komputer Muda c. Pranata Komputer Madya d. Pranata Komputer Utama
2. Statistisi
Tugas pokok Statistisi meliputi melakukan pengumpulan, pengolahan, penyajian, penyebarluasan, dan analisis data serta pengembangan metode statistik.
Jenjang Jabatan Statistisi terdiri atas : 1. Statistisi Tingkat Terampil
Jenjang Jabatan Statistisi Tingkat Terampil dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi meliputi :
a. Statistisi Pelaksana Pemula b. Statistisi Pelaksana
c. Statistisi Pelaksanakan Lanjutan d. Statistisi Penyelia
2. Statistisi Tingkat Ahli.
Jenjang Jabatan Statistisi Tingkat Ahli dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi meliputi :
a. Statistisi Pertama b. Statistisi Muda c. Statistisi Madya
3.2 Gambaran Sistem
3.2.1 DFD (Data Flow Diagram)
Untuk memudahkan penggambaran sistem secara umum sistem yang berjalan, digunakan diagram aliran data, yang terdiri dari Diagram Konteks dan Diagram Nol.
a) Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan.
b) Diagram Nol
Diagram nol merupakan penjabaran proses – proses utama yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Berikut ini adalah gambar diagram nol dari sistem yang sedang berjalan.
3.2.2 Prosedur di dalam Sistem
3.2.2.1 Prosedur Pengumpulan Angka Kredit
a. Pengumpulan angka kredit diawali dengan pejabat fungsional yang melakukan kegiatan tertentu untuk naik pangkat dan pejabat fungsional mempunyai kurun waktu tertentu untuk mengumpulkan angka kredit.
b. Kegiatan yang sudah dilakukan harus didokumentasikan dalam bentuk fisik. Satuan hasil dari bentuk fisik dapat berupa buku, naskah, makalah, laporan, sertifikat, dan lain sebagainya.
c. Pejabat fungsional mencatat kegiatan yang telah dikerjakan pada Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK). DUPAK adalah daftar yang memuat prestasi kerja yang dicapai oleh pejabat fungsional yang telah diperhitungkan angka kreditnya dalam kurun waktu tertentu.
d. Pejabat fungsional mengisi angka kredit yang diusulkan pada DUPAK.
e. DUPAK dilampirkan ke berkas kegiatan yang berupa bukti fisik kemudian diberikan ke sekretariat tim penilai.
f. Sekretariat tim penilai menerima berkas kegiatan dan DUPAK. Kemudian memeriksanya, jika angka kredit tidak mencukupi, maka berkas akan dikembalikan ke pejabat fungsional dan pejabat fungsional harus mengumpulkan angka kredit lagi.
g. Bila angka kredit terpenuhi, sekretariat tim penilai akan memilih tim penilai yang akan menilai berkas tersebut.
h. Sekretariat tim penilai membuat surat tugas kepada dua orang tim penilai untuk menilai berkas pejabat fungsional.
3.2.2.2 Prosedur Penilaian Penetapan Angka Kredit (PAK)
Penilaian Angka Kredit oleh tim penilai dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Tim penilai melaksanakan penilaian terhadap angka kredit yang diajukan pada setiap DUPAK sesuai dengan ketentuan proses penilaian.
b. Penilaian angka kredit dilakukan dengan memeriksa satu per satu bukti fisik dalam satu ikatan yang mengacu pada daftar rincian kegiatan.
c. Tim penilai dan sekretariat tim penilai membahas hasil penilaian dari tim penilai untuk menyusun Berita Acara Penilaian Angka Kredit (BA-PAK) sebagai hasil penilaian akhir.
d. Apabila angka kredit terpenuhi maka sekretariat tim penilai mengeluarkan BA-PAK lalu membuat Penilaian PAK.
e. Penilaian PAK diberikan kepada Kepala Pusdatin untuk ditanda tangani.
f. Penilaian PAK diberikan kembali kepada sekretariat tim penilai, lalu diberikan kepada unit kerja pejabat fungsional dan pejabat fungsional yang bersangkutan.
3.3 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh Pusat Data dan Informasi Kementerian Perindustrian Republik Indonesia adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi
No Pengguna Informasi Pejabat Fungsional Sekretariat Tim Penilai Tim Penilai Kepala Pusdatin
1. Data Pejabat Fungsional 3 3 3
2. Data Sekretariat Tim
Penilai 3 3
3. Data Tim Penilai 3
4. Berkas Kegiatan 3 3 3
5.
Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit
(DUPAK) 3 3 3 6. Daftar Kegiatan 3 3 7. Surat Penugasan 3 3 8. Penilaian Berkas Kegiatan 3 3 9.
Berita Acara Penetapan Angka Kredit
(BA-PAK)
3 3 3
10. Penetapan Angka Kredit
3.4 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem
Berdasarkan analisis dari prosedur kepegawaian yang sedang berjalan saat ini pada Kementerian Perindustrian, maka ditemukan beberapa masalah, yaitu : 1. Prosedur pengumpulan berkas kegiatan yang berupa bukti fisik dan pengajuan
angka kredit. Pejabat fungsional juga harus mencari satu per satu nilai maksimal angka kredit yang diisi pada Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit, hal ini memungkinkan pejabat fungsional melakukan kesalahan pengajuan angka kredit. 2. Pejabat fungsional harus mendistribusikan berkas kegiatan berupa dokumentasi,
laporan, catatan, buku, fotokopi berkas ataupun program yang telah dibuat oleh pejabat fungsional, masih secara manual dalam bentuk file-file arsip. Penyimpanan berkas tersebut juga tidak tersimpan dengan baik serta sulit diorganisir dikarenakan banyaknya file.
3. Tim penilai juga mengalami kesulitan untuk memberikan nilai, dikarenakan tim penilai harus memeriksa satu per satu bukti fisik secara manual yang di berikan oleh pejabat fungsional. Selain itu, adanya perbedaan angka kredit untuk masing-masing kegiatan Pejabat fungsional mengharuskan tim penilai untuk mencari angka kredit dengan lebih teliti.
3.5 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh sistem kepegawaian Kementerian Perindustrian, maka diusulkan beberapa solusi pemecahan masalah :
1. Merancang suatu sistem basis data peajabat fungsional.
Dengan adanya basis data yang berfungsi menyimpan dan mengelola data-data pegawai pejabat fungsional, maka pengelolaan pejabat fungsional dapat terorganisir dengan baik.
2. Merancang aplikasi untuk pengelolaan pejabat fungsional yang berbasis web. Hal ini untuk mempermudah para pejabat fungsional untuk mengumpulkan dokumentasi tentang kegiatan yang sudah dilakukan untuk memenuhi angka kredit untuk mengajukan kenaikan jabatan atau pangkat. Aplikasi ini juga mengurangi waktu memeriksa tim penilai tanpa perlu mencari satu per satu bukti fisik yang menumpuk dalam satu ikatan yang diserahkan pejabat fungsional, dan juga untuk menghemat biaya yang dikeluarkan pejabat fungsional untuk mengumpulkan bukti fisik kepada tim penilai.
