BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan public relations sebenarnya baru dikenal pada abad ke–20, namun gejalanya sudah tampak sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasar seperti memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak, selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dulu. Dimana kehidupan masyarakat zaman dulu, jika ingin berhubungan dengan orang lain yang berjauhan tempatnya, maka akan melakukan suatu kegiatan komunikasi timbal balik melalui tanda-tanda berupa asap api di atas gunung dan tabuh-tabuhan. Kegiatan komunikasi ini tiada lain bertujuan untuk menarik perhatian dalam rangka memberitahukan informasi/sesuatu kepada masyarakat lain atas dasar untuk memelihara hubungan baik dengan sesamanya.
Dalam memelihara hubungan baik dengan sesama inilah yang menjadi cikal bakal terbentuknya public relations. Public relations yang pada hakekatnya adalah suatu kegiatan komunikasi yang menghubungkan antara masyarakat satu dengan yang lain, individu dengan individu lain, individu dengan kelompok, dan kelompok dengan kelompok, pada prinsipnya membutuhkan komunikasi dua arah. Sesuai dengan ciri hakiki dari komunikasi public relations sendiri bahwa kegiatan ini membutuhkan respon atau komunikasi dua arah/timbal balik (two way
communication). Arus komunikasi timbal balik inilah yang harus dilakukan dalam
kegiatan public relations, sehingga menciptakan umpan balik/respon yang merupakan prinsip pokok dalam public relations (Soemirat dan Elvinaro, 2004:11).
Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, komunikasi merupakan suatu kebutuhan mendasar karena keberhasilan perusahaan atau organisasi dapat dilihat dari pola komunikasi yang diterapkan atau digunakan antara perusahaan atau organisasi dengan publik internal maupun eksternal perusahaan atau organisasi. Dalam hal ini, publik internal adalah publik yang berada di dalam organisasi atau perusahaan seperti supervisor, karyawan pelaksana, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan. Sedangkan publik eksternal adalah publik yang tidak
berkaitan langsung dengan perusahaan atau organisasi seperi pers, pemerintah, pendidik/dosen, pelanggan, komunitas.
Jika dalam perusahaan atau organisasi, pola komunikasi yang diterapkan tidak dapat menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen yang ada pada suatu perusahaan atau organisasi, maka akan sulit untuk menumbuhkan partisipasi, motivasi, dan pengertian di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Padahal fungsi dari public relations itu salah satunya adalah untuk mengkomunikasikan atau menghubungkan informasi yang ada antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya sehingga terjadi keselarasan komunikasi.
Pola komunikasi yang digunakan untuk mencapai keselarasan komunikasi dalam perusahaan atau organisasi, dituntut untuk lebih baik lagi seiring dengan perkembangan demokrasi yang ada. Seiring dengan kemajuan yang ada dan perkembangan demokrasi, akhirnya public relations semakin banyak dipergunakan, dipelajari, dan diteliti oleh berbagai badan pemerintahan, perusahaan, ataupun instansi-instansi masyarakat.
Perkembangan tersebut akhirnya mendorong lahirnya public relations dalam bentuk modern di Amerika Serikat. Public relations yang awalnya merupakan kegiatan tanpa disadari, kini sudah menjadi suatu profesi, suatu ilmu pengetahuan yang diteliti dan dikaji secara khusus. Bahkan di Amerika Serikat,
public relations adalah bisnis multi jutaan dolar dengan melibatkan 159.000
profesional Public Relations, berdasarkan catatan biro statistik Amerika Serikat (Soemirat dan Elvinaro, 2004:4).
Ivy Ledbetter Lee merupakan orang yang pertama kali memperkenalkan istilah public relations pada tahun 1906, sehingga dia dianggap sebagai the father
of public relations (bapak public relations). Gagasan Lee pada waktu itu
dinamakannya declarations of principle yang memuat keberadaan publik tidak bisa dianggap enteng oleh manajemen industri dan dianggap tidak bisa apa-apa oleh pers. Gagasan Lee dianggap sensasional karena melawan kelaziman yang selama ini berlaku di Amerika Serikat. Namun, dengan gagasan itu pula semakin banyak bermunculan konsep public relations yang lebih efektif lagi, yang
diarahkan pada hal yang menyangkut hubungan antara perusahaan dengan para karyawannya, pelanggannya, dan publiknya (Suhandang, 2004:24).
Kemajuan penggunaan public relations semakin pesat sesudah Perang Dunia II, kegiatan public relations semakin banyak dipergunakan di berbagai bidang dengan tujuan untuk membina dan memelihara saling pengertian antara organisasi atau perusahaan dengan masyarakatnya. Bahkan di Indonesia profesi
public relations atau hubungan masyarakat, beberapa tahun belakangan juga
sudah mulai dikenal oleh masyarakat. Banyak perusahaan swasta dan badan pemerintahan sudah mulai menggunakan public relations dalam menjaga, meningkatkan citra organisasi atau perusahaan. Mereka sudah mulai menyadari bahwa peran seorang public relations itu penting adanya dalam menumbuhkan dan mengembangkan good will (kerjasama) publiknya serta memperoleh opini publik yang menguntungkan.
Seorang public relations akan menggunakan komunikasi dua arah/timbal balik (two way communication) dalam upaya menumbuhkan kerjasama, mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan kepada publiknya. Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya diharapkan tidak hanya secara tatap muka tetapi dapat menggunakan media komunikasi lain. Agar lebih efisien dalam menyebarkan informasi, membentuk citra, dan opini publik yang menguntungkan, public
relations akan memerlukan media komunikasi dalam organisasi atau
perusahaannya. Media komunikasi yang digunakan pun tergantung dari kebijakan perusahaan, apalagi di masa sekarang ini media komunikasi sangat beragam. Perusahaan atau organisasi harus dapat memilih secara tepat media mana yang akan digunakan paling efektif dalam menjangkau publik perusahaan atau organisasi untuk kepentingan korporasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan (Soemirat dan Elvinaro, 2004:11).
Keberadaan sebuah media di dalam perusahaan atau organisasi yang menjadi alat seorang public relations, sekiranya dapat memenuhi kebutuhan informasi dan mengakomodir informasi yang ada antara top manajemen dan karyawan atau perusahaan dengan publiknya. Media komunikasi bisa menjadi jembatan komunikasi yang baik, dalam memelihara hubungan dan komunikasi
antara perusahaan atau organisasi dengan publik internal dan publik eksternal. Media penyebaran informasi ini, dikenal dengan media internal dan media eksternal.
Media internal adalah media yang digunakan untuk berkomunikasi dengan publik internal, dan media eksternal adalah media yang digunakan untuk berkomunikasi dengan publik eksternalnya. Media internal bisa juga disebut dengan house journal dan majalah “Ing-griya”, merupakan suatu terbitan yang ditujukan untuk publik internal yang berisi tentang informasi perusahaan, sifatnya
top down maupun bottom up, dengan tujuan untuk menciptakan kondisi yang baik
dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan (Kusumastuti, 2002:33).
Salah satu media komunikasi public relations yang diterbitkan sendiri adalah house journal (seperti bulletin, majalah, surat kabar, newsletter, atau koran dinding perusahaan). House journal adalah salah satu bentuk media komunikasi
public relations yang telah ada sekitar 150 tahun yang lalu dan merupakan media
komunikasi public relations yang paling tua dalam membantu melaksanakan tugas dan fungsi public relations. Dalam bukunya yang berjudul American Notes, yang diterbitkan di London pada tahun 1982, sastrawan Charles Dickens mengisahkan penerbitan Lowell Offering, yang berisikan informasi-informasi internal dari sebuah perusahaan pemintalan di New England, yang disunting oleh bagian internal (wanita-wanita) yang bekerja disana. Ketika I.M Singer mulai menjajakan mesin-mesin jahit buatannya di Amerika Serikat pada tahun 1855, ia menerbitkan Gazette untuk mengajarkan cara pemakaian mesin jahit kepada para konsumennya (Jefkins, 2003:4).
Menurut Jefkins, bentuk-bentuk media internal cukup bervariasi, antara lain bulletin, majalah, koran, newsletter, dan majalah dinding. Media komunikasi
house journal ini diperlukan untuk mencapai citra positif dan opini publik yang
mendukung, selain daripada penggunaan media yang tidak bisa dikendalikan langsung oleh seorang public relations yaitu media massa atau pers. Dalam pembuatan sebuah media komunikasi house journal, misi dan visi house journal bisa mencerminkan kebijakan manajemen, alat manajemen, atau provokasi buruh dari perusahaan atau organisasi (Soemirat dan Elvinaro, 2004:27).
Pada perusahaan swasta di negara maju terdapat house journal yang merupakan alat provokasi buruh/karyawan. Sedangkan di Indonesia sendiri, kebanyakan house journal masih berkisar untuk kepentingan atau alat manajemen. Bahkan di Indonesia, tidak bisa dipungkiri bahwa tidak semua perusahaan, lembaga pemerintahan, atau instansi-instansi membuat house journal dan merasa memerlukan house journal sebagai media komunikasi. Mereka masih belum menyadari pentingnya seorang public relations dan media komunikasi house
journal dalam mengembangkan perusahaan atau organisasinya.
Media komunikasi house journal dalam pembuatannya, idealnya dapat mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada, antara kepentingan manajemen dan karyawan di dalam perusahaan atau organisasi. Sehingga informasi yang akan disampaikan tidak akan timpang antara sisi satu dengan yang lainnya, sesuai dengan tujuan awal dari pembuatan house journal yaitu untuk menjadi jembatan antara manajemen dengan karyawan maupun karyawan dengan manajemen.
Pembuatan house journal di dalam perusahaan atau organisasi, akan terdiri dari beberapa rubrik yang telah ditentukan oleh tim pembuat house journal. Rubrikasi inilah yang akan diisi dengan berbagai informasi dari perusahaan atau organisasi, baik itu yang sifatnya mendidik, menghibur ataupun sekedar menginformasikan kepada manajerial maupun untuk karyawan. Muatan informasi yang disajikan dalam rubrikasi house journal seyogyanya dapat disesuaikan, agar dapat mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada. Dalam hal ini, Elvinaro dan Soemirat merumuskan muatan informasi di dalam house journal, antara lain manajerial 50% dan karyawan 50% atau 60% dan 40%, 70% dan 30%, 80% dan 20% atau komposisi ini bisa dibalik (Soemirat dan Elvinaro, 2004:28).
Muatan informasi yang dirumuskan Elvinaro dan Soemirat adalah contoh bentuk ideal dari sebuah house journal yang seyogyanya menjadi jembatan antara manajemen dengan karyawan serta sebaliknya. Namun, dalam kenyataannya tidak semua tim pembuat house journal mengetahui hal ini, bahkan mereka tidak mengetahui berapa sebenarnya persentase atau proporsi informasi yang disampaikan di dalam house journal. Inilah yang terkadang menimbulkan masalah karena tidak terjadinya keselarasan komunikasi antara top manajemen dengan
karyawan atau perusahaan dengan publiknya yang merupakan salah satu fungsi dari public relations.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) yang disingkat dengan Pelindo I merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang juga memanfaatkan house journal sebagai salah satu media komunikasi mereka. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero), didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 1991 dengan Akta Pendirian/Anggaran Dasar Perusahaan Perseroan (Persero) yang dibuat dihadapan Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 1 tanggal 1 Desember 1992 sebagaimana dimuat dalam Tambahan Berita Negara Republik Indonesia tanggal 01 Nopember 1994 Nomor 87 kemudian diubah sebagaimana dimuat dalam Tambahan Berita Negara Republik Indonesia Nomor 01 tanggal 02 Januari 1999 dan kemudian diubah dengan Akta Notaris Agus Sudiono Kuntjoro, SH Nomor 01 tanggal 15 Agustus 2008 yang telah disahkan berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor AHU-85564.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 13 November 2008 dan Akta Notaris Junita Ritonga, SH Nomor 26 tanggal 31 Juli 2009 serta Akta Notaris Rahmad Nauli Siregar, SH Nomor 90 tanggal 22 Agustus 2011 yang telah disahkan berdasarkan Surat Kementerian Hukum dan HAM RI Nomor AHU-AH.01.10-30810 tanggal 28 September 2011 (www.inaport1.co.id).
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang melaksanakan kegiatan di bidang pelayanan jasa kepelabuhan di Indonesia di bawah pengelolaan kantor Menteri Pemberdayaan BUMN. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) menyediakan jasa kepelabuhan dan logistik serta melaksanakan pembangunan di bidang usaha jasa kepelabuhan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas (www.inaport1.co.id).
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) memiliki 4 provinsi wilayah kerja yaitu Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Riau dan Kepulauan Riau. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) membawahi 14 pelabuhan cabang, 12 Pelabuhan Perwakilan dan 4 Unit Usaha lainnya. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) memiliki kantor pusat di Jln. Gunung Krakatau Ujung No. 100 Medan (www.inaport1.co.id).
Divisi Humas PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) juga memanfaatkan media internal dalam menyampaikan informasi antara karyawan dan manajemen. Majalah internal atau house journal mereka diberi nama “Gema Pelabuhan” terbit setiap bulannya, yang berisi artikel yang disertai gambar, foto, artikel, dan feature. Dalam menerbitkan majalah internal, divisi humas tidak menutup kemungkinan jika tulisan yang dimuat berasal dari karyawan. Karyawan dapat membuat tulisan dan mengirimkannya kepada pihak divisi humas, jika memang layak terbit maka tulisan akan diterbitkan. Karyawan yang dimaksud pun tidak hanya karyawan yang ada di pusat tetapi juga karyawan dari setiap cabang yang ada.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada salah seorang staf humas PT Pelabuhan Indonesia I (Persero), yang saat ini memegang bagian media internal “Gema Pelabuhan” menyatakan bahwa pembagian “Gema Pelabuhan” akan dibagikan ke dalam beberapa bagian. Pembagian house journal “Gema Pelabuhan” akan dibagikan kepada setiap direksi, bagian/divisi, unit usaha yang tersebar di 14 pelabuhan cabang, 12 pelabuhan perwakilan, dan 4 unit usaha lainnya. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan sekitar bulan Oktober tahun lalu, didapati juga bahwa awalnya house journal “Gema Pelabuhan” ini hanya ditujukan untuk kalangan internal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. Namun, seiring berjalannya waktu house journal “Gema Pelabuhan” pun dibagikan juga kepada cabang Pelindo yang lain untuk saling bertukar informasi antar setiap cabang, menjalin kerja sama, menjalin silaturahmi antara mitra kerja, dan perusahaan pelayaran.
House journal “Gema Pelabuhan” memiliki beberapa rubrik, pada tahun
2009 rubrik yang dimiliki antara lain : “Pandu”, “Menara”, “Lensa Gema”, “Sandar”, “Labuh”, “Curah”, “Tambat”, dan “Ujung baru”. Sedangkan untuk tahun 2010, rubrik “Ujung baru” diubah menjadi rubrik “Terminal” dan pada September 2010 ada tambahan rubrik “Value Corner”, yang berisi tentang motivasi untuk mendukung kinerja karyawan yang diterjemahkan dari value perusahaan. Namun, dalam keadaan tertentu ada tambahan rubrik, seperti “Kaleidoskop” tahunan, dimana rubrik ini berisi tentang kegiatan-kegiatan penting perusahaan selama setahun sebelumnya, baik itu kegiatan internal maupun eksternal. Rubrik-rubrik ini akan menampilkan informasi yang informatif,
edukatif, dan hiburan, yang nantinya akan berguna bagi manajemen dan karyawan setiap bulannya. Sehingga informasi dari top manajemen akan sampai ke bawah, begitupun umpan balik dari karyawan ke pimpinan.
Melalui media internal public relations, khususnya house journal, seluruh karyawan dan publik perusahaan, akan mengetahui bagaimana pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, program atau kebijakan-kebijakan tertentu perusahaan dan informasi yang berkaitan dengan perusahaan atau berkaitan dengan kepentingan karyawan. Pengakomodiran informasi yang dilakukan oleh public
relations dapat terlihat dalam media house journal yang digunakannya.
Menunjukkan bahwa informasi yang tersaji di dalam media house journal tidak hanya memperlihatkan informasi manajerial, melainkan menyeimbangkan dengan informasi karyawan. Keseimbangan informasi inilah yang nantinya dapat menumbuhkan kerja sama dan saling pengertian antar karyawan dengan manajerial maupun sebaliknya.
Penelitian mengenai house journal sebenarnya sudah banyak dilakukan di luar negeri, namun di Indonesia belum banyak peneliti yang meneliti tentang
house journal. Salah satunya adalah penelitian yang dilakukan oleh Elvira Wood
pada tahun 2006. Untuk mendapatkan gelar doctor dari North-West University, Elvira Wood meneliti tentang 5 publikasi (house journal) yang terkemuka di
South Africa. Kelima perusahaan itu adalah Abacus (Absa Bank), Harmonise
(Harmony Gold Mining Company),Hello The Future (MTN), Pick’n Patter (Pick
and Pay), dan Sandaba (Sanlam) (www.prsa.org).
Kelima perusahaan ini dipilih Elvira Wood berdasarkan hasil pengamatan dan data dari SA Publication Forum’s Annual Corporate Publication Competition, yang menunjukkan bahwa kelima house journal ini adalah house journal yang banyak menerima penghargaan selama dua tahun berturut-turut dan merupakan 5
house journal yang memimpin di South Africa. House journal yang diteliti oleh
Elvira dimulai dari tahun 2000 sampai dengan 2003. Dalam penelitian ini, Elvira meneliti tentang persentase informasi antara kelima house journal, baik itu informasi internal maupun eksternal. Selain itu, Elvira juga meneliti tentang tema apa saja yang sering dipublikasikan serta perbedaan fisik antara kelima house
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa kelima house journal ini adalah house journal yang dibuat dengan sangat baik dengan strategi manajemen yang baik. Bahkan 3 dari 5 house journal, dinyatakan Elvira baik dalam menggunakan model two way symmetrical communication dari James Grunig, karena para karyawan dapat dengan leluasa mengekspresikan pendapat, saran, keluhan mereka dan langsung mendapatkan tanggapan atau feedback dari manajer (www.prsa.org).
Selain itu juga isu-isu internal yang paling sering dibahas adalah informasi dari setiap cabang perusahaan, kontribusi karyawan, berita perusahaan dan penghargaan sedangkan untuk isu eksternal seperti olahraga, rekreasi, sosial, dan lain-lain. Secara keseluruhan, 60% dari artikel yang ada ditujukan kepada isu internal sedangkan 40% lainnya ditujukan kepada isu eksternal. Dengan kata lain, secara umum house journal South Africa memiliki keseimbangan dalam mempublikasikan informasi baik itu secara internal maupun eksternal. Dalam hal penampilan fisik house journal, kelima house journal dikatakan kreatif dalam desain, pengeditan tulisan, layout, foto, dan lain sebagainya (www.prsa.org).
Namun dalam penelitian ini, peneliti ingin meneliti tentang komposisi informasi yang disajikan di dalam house journal. Banyak perusahaan mengeluarkan house journal perusahaan tapi sebenarnya tidak mengetahui tentang berapa komposisi idealnya informasi yang akan disajikan di dalam house journal perusahaan. Bahkan terkadang perusahaan tidak memperhatikan keseimbangan informasi yang disampaikan di dalamnya, apakah sudah seimbang atau belum. Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti ingin melihat bagaimana komposisi informasi yang ada di dalam house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
I.2 Pembatasan Masalah
Untuk menghindari ruang lingkup penelitian yang terlalu luas sehingga dapat mengaburkan penelitian, maka peneliti membatasi masalah yang akan diteliti. Adapun pembatasan masalah tersebut yakni sebagai berikut :
1. Penelitian ini bersifat deskriptif kuantitatif dengan menggunakan analisis isi, yaitu untuk melihat komposisi informasi house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
2. Objek penelitian ini adalah house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
3. House Journal “Gema Pelabuhan” yang akan diteliti dari edisi 2009-2011
sebanyak 30 majalah. I.3 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka peneliti merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimanakah Komposisi Informasi pada House
Journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan Edisi
2009–2011?”.
I.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui dan menganalisis komposisi informasi house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) edisi 2009-2011. 2. Untuk mengetahui sasaran dari house journal “Gema Pelabuhan” lebih
ditujukan kepada manajerial atau karyawan atau kepada keduanya. I.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Secara akademis, penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan memperluas perkembangan penelitian Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU dan dapat dijadikan bahan referensi oleh mahasiswa Ilmu Komunikasi lainnya.
2. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan penerapan khususnya berkaitan dengan aplikasi two way communication dalam penerapan house journal di dalam organisasi/perusahaan dalam melihat hubungan antara sebuah organisasi/perusahaan terhadap publiknya.
3. Secara praktis, melalui penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan bagi peneliti, serta dapat menjadi masukan bagi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dalam mengembangkan media internal house journal.
