POLA KLASIFIKASI ARSIP
UNIVERSITAS UDAYANA
B. BIDANG FASILITATIFKU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran
0 Pembahasan Anggaran 001 Pembahasan anggaran PNBP 002 Pembahasan APBN 003 Pendapatan SPP/SDPP Unud 1 Pagu Indikatif 2 DIPA
KU.01 Pelaksanaan Anggaran
0 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 1 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU.02 Perbendaharaan KU.03 Bantuan Luar Negeri KU.04 Sistem Akuntansi
KU.05 PertanggungJawaban Keuangan
0 Neraca
1 Laporan Keuangan
KP.00 Formasi
0 Analisis kebutuhan pegawai 1 Analisis jabatan
2 Evaluasi jabatan
3 Standar kompetensi dan kualifikasi 4 Daftar urut kepangkatan
5 Usulan formasi 6 Penetapan formasi KP.01 Pengadaan 0 Seleksi Penerimaan 1 Pengangkatan CPNS 2 Pengangkatan PNS 3 Pengangkatan kembali PNS 4 Pegawai honorer/kontrak KP.02 Pembinaan 0 Kenaikan pangkat/golongan
1 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 2 Pengangkatan dalam jabatan structural 3 Mutasi pegawai
4 Tugas perbantuan/dipekerjakan 5 Alih tugas/alih jabatan
6
KP.03 Pembinaan jabatan fungsional KP.04 Cuti
0 Cuti di luar tangguan Negara 1 Cuti Besar
2 Cuti tahunan 3 Cuti alasan penting 4 Cuti lainnya KP.04 Disiplin 0 Daftar hadir 1 Hukuman disiplin KP.05 Kesejahteraan 0 Perumahan 1 Koperasi 2 Taspen 3 Asuransi Kesehatan 4 Angkutan pegawai 5 Bantuan sosial 6 Rekreasi KP.06 Pemberhentian 0 Dengan hormat 1 Tidak dengan hormat KP.07 Organisasi Non Kedinasan
0 Korpri
1 Dharma Wanita
HK. HUKUM DAN ORGANISASI
0 Peraturan Rektor
1 Keputusan
02 Keputusan Pejabat lainnya 03 Instruksi Rektor
04 Instrumen Hukum 00 Standar/Pedoman
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis 02 Surat Edaran
03 MOU, Kontrak, Kerjasama
05. Dokumentasi Hukum (produk hukum ekstern)
0 Undang-undang
1 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang 2 Peraturan Pemerintah
3 Peraturan dan Keputusan Presiden
4 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen
5 dan lain-lain.
6 Sosialisasi atau penyuluhan Hukum 0 Sosialisasi
1 Penyuluhan
2 Pembinaan Hukum
7 Bantuan dan konsultasi hukum
0 Pidana
1 Perdata
2 Tata Usaha Negara
3 Agama
8 Perizinan
0 Berkas perjanjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin.
OT ORGANISASI
OT.00 Statuta
OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis OT.02 Tata Kerja Organisasi
OT.03 Uraian/Analisis Jabatan/Analisis Manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan
OT.04 Evaluasi dan laporan kinerja 00 Laporan Berkala
0 Laporan Bulanan
1 Laporan Triwulan
2 Laporan Semesteran
3 Laporan Tahunan Unit Kerja
4 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis 01 Laporan Insidentil
KS KERJA SAMA
KS.00 Kerjasama Dalam Negeri:
0 Kerjasama dengan lembaga pemerintah 1 Kerjasama dengan swasta / LSM 2 Kerjasama antar perguruan tinggi 3 Kerjasama dengan perusahaan
KS.01 Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, Multilateral): 0 Kerjasama antar pemerintah
1 Kerjasama dengan Badan Internasional 2 Kerjasama dengan Lembaga Non Pemerintah 3 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
4 Kerjasama dengan Sekolah Asing di Indonesia 5 Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di luar negeri 6 Pertukaran pelajar/mahasiswa
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.00 Hubungan antar lembaga
0 Hubungan antar lembaga pemerintah 1 Hubungan dengan swasta / LSM 2 Hubungan dengan perusahaan 3 Hubungan dengan perguruan tinggi 4 Hubungan dengan media massa HM.01 Siaran pers/press release
HM.02 Kunjungan wartawan/liputan HM.03 Kunjungan dinas
0 Dalam negeri 1 Luar negeri HM.04 Hearing DPR.
HM.05 Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi HM.06 Perpustakaan
0 Pengadaan buku/bahan pustaka 1 Daftar koleksi
2 Kartu anggota
3 Katalog
4 Peminjaman
5 Penghapusan buku/bahan pustaka HM.07 Guntingan berita/kliping koran
HM.08 Pameran/sayembara, festival, pembuatan spanduk dan iklan. HM.09 Pengumuman/pemberitahuan
PR PERENCANAAN
PR.00 Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung PR.01 RPJM Bidang Pendidikan/pokok-pokok kebijakan dan strategi
pembangunan Bidang Pendidikan. PR.02 Program Kerja Tahunan
00 Program Kerja Tahunan Unit Kerja
01 Program Kerja Perguruan Tinggi dan Kopertis PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
0 Lakip Unit Kerja
1 Lakip Perguruan Tinggi dan Kopertis PR.04 Evaluasi Program
0 Evaluasi masing-masing Unit Kerja
PR.05 Laporan
00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil
LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana Kebutuhan Barang
0 Usulan Unit Kerja
1 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis LK.01 Berkas penawaran
LK.02 Pengadaan Barang
00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
− Usulan unit kerja dan data pendukung
− Proses Pengadaan barang
− Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang
− Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
− Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
2 Pengadaan barang melalui Bantuan/Hibah 3 Pengadaan barang melalui tukar-menukar 4 Pengadaan barang melalui pinjaman 5 Pengadaan barang melalui sewa LK.03 Pengadaan Jasa
Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian.
LK.04 Penyimpanan/pergudangan
Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan LK.05 Kartu barang/kartu gudang
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : surat permintaan barang dari unit kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB)
LK.07 Inventaris Barang
00. Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 01. Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02. Daftar Inventaris Barang (DIB) 03. Kartu Inventaris Barang (KIB) LK.08 Perbaikan/Pemeliharaan
0. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor 01. Perbaikan/Pemeliharaan Barang Investasi LK.09 Penghapusan Barang
0. Penghapusan Barang Bergerak/Barang Inventaris Kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
1. Penghapusan barang Investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.
LK.10 Bukti-bukti kepemilikan Aset
0 Sertifikat Tanah
1 IMB
2 BPKB
3 STNK
4 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas
TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
00 Surat tugas/perintah beserta lampirannya 01 Surat Undangan
2 Pengumuman
3 Risalah/Notulen Rapat
− Rapat Pimpinan
4 Daftar Nama/alamat kantor
5 Daftar nama/alamat pejabat
6 Ucapan Terima Kasih
7 Surat Kuasa
8 Surat Keterangan
TU.01 Kearsipan
00 Administrasi Pengendalian Surat (kartu, lembaran, buku) 01 Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip
02 Pembinaan Kearsipan
− Sosialisasi/penyuluhan Kearsipan
− Bimbingan Teknis
− Monitoring
03 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip:
− Daftar Arsip
− Pemeliharaan Arsip, seperti kegiatan pembersihan, fumigasi, dll.
04 Peminjaman dan Penggunaan Arsip 05 Penyusutan Arsip
− Pemindahan arsip inaktif Berita Acara Pemindahan Daftar Arsip yang dipindahkan
− Pemusnahan Arsip
Berita Acara Pemusnahan Daftar arsip yang dimusnahkan
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnaha arsip dari instansi terkait
Keputusan Pemusnahan arsip
− Penyerahan Arsip
Berita Acara Serah Terima Arsip Daftar Arsip yang dimusnahkan 6 Berkas Proses alih media arsip
7 Kompetisi
8 Sarana prasarana pengelolaan arsip
RT KERUMAHTANGGAAN
RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
RT.01 Pengamanan/sekuriti
RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT.03 Telekomunikasi
RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi RT.05 Kebersihan dan taman
RT.06 Konsumsi dan akomodasi RT.07 Perjalanan dinas
RT.08 Pengurusan visa/paspor
RT.09 Penerimaan Tamu
0 Tamu biasa
1 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya) 2 Tamu Asing 3 Buku Tamu RT.10 Acara kedinasan: 0 Upacara/seremonial 1 Pelantikan 2 Jamuan makan TI INFORMATIKA/SIM/TIK
TI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data
TI.03 Design sistem informasi dan komunikasi TI.04 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan TI.05 Evaluasi sistem dan media
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DL.00 Rencana/program diklat 0 Rencana kebutuhan 1 Kurikulum diklat 2 Modul/materi/bahan diklat 3 Jadwal/ silabus DL.01 Penyelenggaraan diklat
Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain. DL.02 Laporan/evaluasi diklat
DL.03 Buku register peserta/alumni DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL.
DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat: 0 Diklat dalam negeri 1 Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal: 0 Pendidikan dalam negeri 1 Pendidikan luar negeri DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop:
0 Penyelenggaraan seminar
1 Pengiriman peserta mengikuti seminar
PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PG.00 Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain.
PG.01 Data dan informasi pendidikan 0 Pengumpulan data 1 Pengolahan data
2 Data informasi dan statistik PG.02 Hasil penelitian dan pengembangan
0 Proses sistem pengujian 1 Pengembangan kurikulum 2 Kebijakan, inovasi pendidikan
WS PENGAWASAN
WS.00 Perencanaan
0 Program kerja pemeriksanaan tahunan
1 Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
2 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional 3 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan 4 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan
Kopertis
WS.01 Administrasi pengawasan meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan dan lain-lain.
WS.02 Laporan
0 Laporan hasil pemeriksaan BPK 1 Laporan hasil pemeriksaan BPKP 2 Laporan hasil pemeriksaan Itjen 3 Laporan Pengaduan Masyarakat
4 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
5 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan 6 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan 7 Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
8 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan 9 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan 10 Laporan hasil seminar/lokakarya
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi / Kopertis
12 Analisis hasil pengawasan 13 Ekspose hasil pengawasan WS.03 Laporan tindak lanjut
WS.04 Administrasi layanan pengawasan eksternal WS.05 Penanganan Kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Pidana
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran, meliputi :
− Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis.
− Berkas pembelaan dan bantuan hukum
− Telaahan hukum dan opini hukum 02 Perdata
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata meliputi :
− Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
− Berkas pembelaan dan bantuan hukum
− Telaahan hukum dan opini hukum
03 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara, meliputi :
− Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
− Berkas pembelaan dan bantuan hukum
− Telaahan hukum dan opini hukum
R e k t o r
Prof. Dr. dr. I Made Bakta, Sp.PD ( KHOM ) NIP. 194806281979031001
